MICROSOFT ACCESS

UNTUK KALANGAN SMK TELKOM PURWOKERTO

ISTILAH MS ACCESS• Suatu program aplikasi basis data komputer yang

digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.

• Databasekumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.

KOMPONEN UTAMA (OBYEK)• Table

tabel adalah obyek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.table terdiri atas:– Field : atribut dari sebuah table yang menempati

bagian kolom( contoh: ID_Penerbit, Penerbit, Kota, No_telp)

– record : isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang

menempati bagian baris

Field

Record

• Query (SQL/Struktur Query Language)adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.query dibedakan menjadi 2 yaitu:– DDL (Data Definition Language) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel atau yang lainnya.

– DML (Data Manipulation Language) digunakan untuk memanipulasi database seperti: menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database

• Formdigunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilakn data (output), memeriksa dan memperbarui data.

• Reportdigunakan menampilkan data yang sudah dirangkum dan mengecek data secara efektif.

• Macrosuntuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering digunakan dalam pengolahan data

D. TYPE DATAfield-field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam MS Access yaitu:– Teks

teks digunakan untuk field alfanumeric( misal nama, alamat, kode pos, telp) sekitar 255 karakter tiap fieldnya

– Memodapat menampung 64000karakter untuk tiap fieldnya. Tetapi tidak bisa diurutkan/diindeks

– Numberdigunakan untuk menyimpan data numerik yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematika

– Date/time– Currency

• Auto number

• Yes/No

• OLE Objectdigunakan untuk eksternal obyek, seperti bitmap, file suara

• Hyperlink

• Lookup Wizarddigunakan untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilakn dalam combo box

Field Properties• Field Size: untuk menentukan lebar maksimum untuk data yang

disimpan dalam suatu field (untuk tipe data tekt, Number dan autonumber)

• Format : untuk mengatur tampilan angka, tanggal, waktu dan teks dilayar maupun di printer)

• Input mask : untuk menentukan tampilan pada saat data dimasukkan, juga dipakai untuk mengendalikan nilai yang dapat dimasukkan

• Decimal Places: untuk menentukan jumlah angka decimal yang diinginkan

• Caption: untuk menampilakn informasi yang berguna untuk user sebagai judul kolom, form atau laporan

• Default, untuk menentukan nilai yang otomatis diisikan ke dalam suatu field ketika record baru dibuat. Property ini tidak berlaku untuk jenis data AutoNumber dan OLE Obyect

• Validation Rule, digunakan untuk membatasi atau mengontrol pemasukan data pada field tertentu.

• Validation Text, untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukan tidak sesuai dengan batasan data yang telah diberikan pada field tertentu.

• Required : untuk menentukan apakah sebuah field harus diisi atau tidak harus diisi. Jika isinya yes maka pada setiap mengisikan record baru anda harus mengisikan nilai ke dalam field ini, jika isinya no anda dapat mengosongkannya.

• Allow Zero Length, untuk menentukan bilamanakah “zerolength string” (“”) adalah data yang valid dalam sebuah field dalam tabel. Bernilai Yes jika data tersebut dianggap valid, No jika dianggap tidak valid (hanya untuk tipe data text, memo dan Hyperlink)

• Index: untuk membuat index pada sebuah field.

Primary Key & Foreign Key

• Primary key: Suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

• Foreign key: adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Membuka & membuat database• Buka ms Access maka muncul pilihan seperti dibawah, pilih New Blank Database, beri nama: Tabel Buku, klik create.

Membuat table

• Pilih pada ribbon: table design

• Kemudian buat design tabelnya sbb:, setelah selesai simpan dan beri nama:

Untuk mengetik datanya , klik View, View data sheet , Kemudian ketikan datanya sbb:

• Buat tabel ke 2 dengan design sbb:

• Ketikkan datanya pada data sheet view sbb:

Relasi Antar tabel

Realasi antar tabel (Teble relationship) adalah relasi atau hubungan beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key.Untuk membuat relation ship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak. Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat relationship antar tabel.Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.

Jenis-jenis relasi antar tabel

• One-to-many relationship (relasi satu ke banyak)merupakan jenis relasi yang palinng umum, dalam relasi satu ke banyak sebuah record dalam tabel A dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B. tetapi sebuah record dalam tabel B hanya memiliki sebuah record yang bersesuaian dalam tabel A.

• Many-to-Many relationship ( relasi banyak ke banyakk)sebuah record dalam tabel A dapat memiliki record yang bersesuaian dalam tabel B. dan record dalam tabel B dapat memiliki record yang bersesuaian dalam tabel A.

• One-to-one relationship (relasi satu ke satu)setiap record dalam tabel A hanya dapat memiliki satu record yang bersesuaian dalam tabel B dan sebaliknya. Jenis relasi ini tidak umum karena sebenarnya tabel A dan B dapat digabungkan menjadi satu tabel.. Biasanya relasi ini digunakan untuk mengisolasi sebagian tabel dengan alasan keamanan data

Membuat relasi antar tabel

Klik menu Database tool, relationship

Seleksi kedua tabel, klik add

• Drag field yang ada primary ke field yang sama pada tabel lain sbb

Klik Enforce Referential Integrity, klik create

catatan• Referensial Integrity

aturan yang digunakan Ms Access untuk meyakinkan bahwa relasi antar record-record dalam tabel yang direlasikan adalah valid, dan bahwa anda tidak akan dapat secara tidak sengaja menghapus atau mengubah data yang direlasikan. Syarat –syarat yang harus dipenuhi:– field yang bersesuaian dari tabel primer dalah primary key atau

memiliki index yang unik.– Field-field yang direlasikan memiliki tipe data yang sama, kecuali :• Field dengan type autonumber dapat direlasikan dengan field yang

bertipe data number yang memiliki properti fildsize Long Integer.• Autonumber yang memiliki fiedsize replication ID dengan field yang

memiliki replication ID.• Cascade Update Related Field

Perubahan pada primary key pada tabel primer secara otomatis mengubah nilai pada record-record yang ersesuaian dalam tabel yang memiliki relasi dengan tabel primer

• Cascade Delete Related recordPenghapusan record pada tabel primer, mengakibatkan penghapusan record yangbersesuaian pada tabel yang direlasikan dengan tabel

Drag field ID_Penerbit tabel 1 ke field ID_penerbit tabel 2

MEMBUAT QUERY

Klik menu create, query designBlok semua tabel yang akan diolah, Add, close

Drag /double click pada field yang akan dibuat query. Klik tool Run ! untuk menjalankan.

Membuat perhitungan

• Buat query dengan field-field: kode mobil, jenis mobil, tarif sewa, lama pinjam

• Tempatkan pointer pada field yang masih kosong• Ketikan perkalian pada field kosong atau Klik tool

Builder, double klik pada nama tabel, double klik pada tarif sewa, klik operator *, klik doble pada field lama pinjam, OK, seperti yang terlihat pada contoh dibawah ini:

Expression builder

Membuat total perhitungan• Buat query, masukkan field-field yang akan

diolah• Klik pada ribon total, atau klik kanan pada field,

pilih total,• Maka muncul satu baris baru pada susunan field

yaitu total, • Klik SUM, OK

Mencari kriteria data tertentu

• Buat query• Masukkan field-field yang akan diolah• Pilih field yang akan dijadikan kriteria• Ketikan kriteria data pada baris criteria dibagian

bawah field, misal: untuk mencari data yang nilainya lebih besar dengan 2000000 maka diketik: >2000000, atau yang lainnya.

Mencari seluruh data tertentuBuat queryMasukkan field-field yang akan diolahPilih field yang akan dijadikan kriteriaKetikan kriteria data pada baris criteria dibagian bawah field, misal: untuk mencari seluruh data pada field Jenis kelamin maka diketik : “Perempuan*”

Membuat FORMForm adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi sebagai:

1. Menginputkan data2. Mengedit dan menampilkan data3. Mengontrol application flow4. Mencetak informasi

Langkah membuat FORM

• Click tab create pada jendela• Click more Form pada ribbon Form, kemudian pilih

Form Wizard, sehingga muncul kotak dialog form wizard:

• 3. memilih tabel yang atributnya akan digunakan• Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut

yang akan ditampilkan dalam Form

5. Memilih bentuk layout form kemudian click next6. Memilih style form kemudian klik next7. Kemudian simpan form dengan nama tertentu, Misal BUKU)lalu

klik Finish

Lalu akan muncul tampilan form View sbb:

Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan design view, clik tab Home, kemudian pada ribbon , view, design view

Gambar diatas menunjukkan tampilan design view yang digunakan untuk mengubah susuna form sesuai dengan keinginan user. Pada design view user dapat menambahkan tools (misal tombol navigasi, texbox, checkbox ,list box)

Membuat form dengan melibatkan beberapa tabel1. Langkahnya sama, create, form wizard2. memilih tabel yang atributnya akan digunakan3. Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut

yang akan ditampilkan dalam Form4. Ulangi langkah 3 pada tabel lain, next, muncul

pilihan :

Keterangan: Form with subform(s) : bila data dari beberapa

tabel ingin ditampilkan dalam bentuk subform dibawahnya

Linked forms : bila data antar tabel ingin dihubungkan dengan form lain yang terkait melalui tombol perintah.

5. Klik layot pilihan sbb:

6. Ketikkan judul form pada What title do you want for your form?

7. Klik open the form to view or enter information ( jika ingin langsung menampilkan formnya.

8. finish

Membuat form design view

langkah-langkah:- klik create, form design, maka muncul lembar design sbb:

• Klik add existing field untuk menampilkan field

• Drag field ke daerah design, atur posisinya

Membuat judul form

• Klik tool label, klik di form• Atur jenis , ukuran font dengan cara:

– Klik field properties, pilih font size, tentukan ukurannya, pilih font name, pilih jenis font

– Ketik judulnya

Memasukan dan menyunting data pada form

• Untuk memasukan datanya, klik pada menu view, layout form, ketik datanya

• Untuk berpindah ke field berikutnya gunakan tombol data

• Untuk memasukan data tanggal sekarang, tekan ctrl+• Untuk memasukan gambar berupa foto, klik field

foto, klik kmenu insert, object, pilih salah satu pilihan, create new atau create from file, cari fotonya.catatan: untuk mengatur properti foto aktifkan properties sheet, pada size mode, pilih strecth

Membuat Field Entri Data Khusus dan command Button pada form digunakan untuk menampilkan daftar pilihan

Untuk mengefisienkan pemasukan data dan untuk memperkecil kemungkinan kesalahan pengetikan srta agar form yang dirancang terlihat lebih profesional. Dapat dibuat field entri data khusus untuk field tertentu pada form.

LIST BOXdigunakan untuk menampilkan daftar pilihan• Pilih form yang akan dimodifikasi rancangannya.masuklah ke

design view• Klik tombol list box, drag di layar• Jika ingin mengisi data dengan sendiri,piih I will type in the

values that I want. ketik isi kotakPada kotak pilihan isian Number of coloumns, ketikkan jumlah kolom dan ketikan isi kotak, next

• Pilih store that value in this field.• Pada kotak isian what label would you like for your list box., ketik

namanya

COMBO BOXdigunakan untuk menampilkan daftar pilihan dan dapat dipakai untuk mengetikkan data lain selain yang di dalam daftar

• Buka form yang akan dimodif• Klik combo box• Arahkan posisi awal posisi penempatan field entri

yang diinginkan• Jika menginginkan data dari field yang ada pada

tabel tertentu. Pilih I will the combo box to look up the values in a table or query, next.

• Jika ingin mengetik sendiri pilih I will type…• Pilih tabel atau query yang datanya akan

ditempatkan pada kombo box• Pada kotak available field, klik pada field yang

datanya akan ditempatkan pada combo box, next.• Untuk melihat hasil, klik form view.

Field entri data berbentuk Option group

• Pilih form yang akan dimodifikasi, design view• Klik Option group• Drag keposisi awal, drag seluas yang diinginkan.

Maka muncul dialog option group wizard sbb:• Ketik label atau keterangan yang ingin ditampilkan

unuk masing-masing pilihan data

• pilih yes, jika pada saat mengisi record baru secara devault menampilkan data tertentu