ISTILAH MS ACCESS• Suatu program aplikasi basis data komputer yang
digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.
• Databasekumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.
KOMPONEN UTAMA (OBYEK)• Table
tabel adalah obyek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.table terdiri atas:– Field : atribut dari sebuah table yang menempati
bagian kolom( contoh: ID_Penerbit, Penerbit, Kota, No_telp)
– record : isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang
menempati bagian baris
Field
Record
• Query (SQL/Struktur Query Language)adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.query dibedakan menjadi 2 yaitu:– DDL (Data Definition Language) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel atau yang lainnya.
– DML (Data Manipulation Language) digunakan untuk memanipulasi database seperti: menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database
• Formdigunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilakn data (output), memeriksa dan memperbarui data.
• Reportdigunakan menampilkan data yang sudah dirangkum dan mengecek data secara efektif.
• Macrosuntuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering digunakan dalam pengolahan data
D. TYPE DATAfield-field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam MS Access yaitu:– Teks
teks digunakan untuk field alfanumeric( misal nama, alamat, kode pos, telp) sekitar 255 karakter tiap fieldnya
– Memodapat menampung 64000karakter untuk tiap fieldnya. Tetapi tidak bisa diurutkan/diindeks
– Numberdigunakan untuk menyimpan data numerik yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematika
– Date/time– Currency
• Auto number
• Yes/No
• OLE Objectdigunakan untuk eksternal obyek, seperti bitmap, file suara
• Hyperlink
• Lookup Wizarddigunakan untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilakn dalam combo box
Field Properties• Field Size: untuk menentukan lebar maksimum untuk data yang
disimpan dalam suatu field (untuk tipe data tekt, Number dan autonumber)
• Format : untuk mengatur tampilan angka, tanggal, waktu dan teks dilayar maupun di printer)
• Input mask : untuk menentukan tampilan pada saat data dimasukkan, juga dipakai untuk mengendalikan nilai yang dapat dimasukkan
• Decimal Places: untuk menentukan jumlah angka decimal yang diinginkan
• Caption: untuk menampilakn informasi yang berguna untuk user sebagai judul kolom, form atau laporan
• Default, untuk menentukan nilai yang otomatis diisikan ke dalam suatu field ketika record baru dibuat. Property ini tidak berlaku untuk jenis data AutoNumber dan OLE Obyect
• Validation Rule, digunakan untuk membatasi atau mengontrol pemasukan data pada field tertentu.
• Validation Text, untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukan tidak sesuai dengan batasan data yang telah diberikan pada field tertentu.
• Required : untuk menentukan apakah sebuah field harus diisi atau tidak harus diisi. Jika isinya yes maka pada setiap mengisikan record baru anda harus mengisikan nilai ke dalam field ini, jika isinya no anda dapat mengosongkannya.
• Allow Zero Length, untuk menentukan bilamanakah “zerolength string” (“”) adalah data yang valid dalam sebuah field dalam tabel. Bernilai Yes jika data tersebut dianggap valid, No jika dianggap tidak valid (hanya untuk tipe data text, memo dan Hyperlink)
• Index: untuk membuat index pada sebuah field.
Primary Key & Foreign Key
• Primary key: Suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
• Foreign key: adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.
Membuka & membuat database• Buka ms Access maka muncul pilihan seperti dibawah, pilih New Blank Database, beri nama: Tabel Buku, klik create.
Relasi Antar tabel
Realasi antar tabel (Teble relationship) adalah relasi atau hubungan beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key.Untuk membuat relation ship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak. Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat relationship antar tabel.Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.
Jenis-jenis relasi antar tabel
• One-to-many relationship (relasi satu ke banyak)merupakan jenis relasi yang palinng umum, dalam relasi satu ke banyak sebuah record dalam tabel A dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B. tetapi sebuah record dalam tabel B hanya memiliki sebuah record yang bersesuaian dalam tabel A.
• Many-to-Many relationship ( relasi banyak ke banyakk)sebuah record dalam tabel A dapat memiliki record yang bersesuaian dalam tabel B. dan record dalam tabel B dapat memiliki record yang bersesuaian dalam tabel A.
• One-to-one relationship (relasi satu ke satu)setiap record dalam tabel A hanya dapat memiliki satu record yang bersesuaian dalam tabel B dan sebaliknya. Jenis relasi ini tidak umum karena sebenarnya tabel A dan B dapat digabungkan menjadi satu tabel.. Biasanya relasi ini digunakan untuk mengisolasi sebagian tabel dengan alasan keamanan data
catatan• Referensial Integrity
aturan yang digunakan Ms Access untuk meyakinkan bahwa relasi antar record-record dalam tabel yang direlasikan adalah valid, dan bahwa anda tidak akan dapat secara tidak sengaja menghapus atau mengubah data yang direlasikan. Syarat –syarat yang harus dipenuhi:– field yang bersesuaian dari tabel primer dalah primary key atau
memiliki index yang unik.– Field-field yang direlasikan memiliki tipe data yang sama, kecuali :• Field dengan type autonumber dapat direlasikan dengan field yang
bertipe data number yang memiliki properti fildsize Long Integer.• Autonumber yang memiliki fiedsize replication ID dengan field yang
memiliki replication ID.• Cascade Update Related Field
Perubahan pada primary key pada tabel primer secara otomatis mengubah nilai pada record-record yang ersesuaian dalam tabel yang memiliki relasi dengan tabel primer
• Cascade Delete Related recordPenghapusan record pada tabel primer, mengakibatkan penghapusan record yangbersesuaian pada tabel yang direlasikan dengan tabel
Membuat perhitungan
• Buat query dengan field-field: kode mobil, jenis mobil, tarif sewa, lama pinjam
• Tempatkan pointer pada field yang masih kosong• Ketikan perkalian pada field kosong atau Klik tool
Builder, double klik pada nama tabel, double klik pada tarif sewa, klik operator *, klik doble pada field lama pinjam, OK, seperti yang terlihat pada contoh dibawah ini:
Membuat total perhitungan• Buat query, masukkan field-field yang akan
diolah• Klik pada ribon total, atau klik kanan pada field,
pilih total,• Maka muncul satu baris baru pada susunan field
yaitu total, • Klik SUM, OK
Mencari kriteria data tertentu
• Buat query• Masukkan field-field yang akan diolah• Pilih field yang akan dijadikan kriteria• Ketikan kriteria data pada baris criteria dibagian
bawah field, misal: untuk mencari data yang nilainya lebih besar dengan 2000000 maka diketik: >2000000, atau yang lainnya.
Mencari seluruh data tertentuBuat queryMasukkan field-field yang akan diolahPilih field yang akan dijadikan kriteriaKetikan kriteria data pada baris criteria dibagian bawah field, misal: untuk mencari seluruh data pada field Jenis kelamin maka diketik : “Perempuan*”
Membuat FORMForm adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi sebagai:
1. Menginputkan data2. Mengedit dan menampilkan data3. Mengontrol application flow4. Mencetak informasi
Langkah membuat FORM
• Click tab create pada jendela• Click more Form pada ribbon Form, kemudian pilih
Form Wizard, sehingga muncul kotak dialog form wizard:
• 3. memilih tabel yang atributnya akan digunakan• Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut
yang akan ditampilkan dalam Form
5. Memilih bentuk layout form kemudian click next6. Memilih style form kemudian klik next7. Kemudian simpan form dengan nama tertentu, Misal BUKU)lalu
klik Finish
Lalu akan muncul tampilan form View sbb:
Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan design view, clik tab Home, kemudian pada ribbon , view, design view
Gambar diatas menunjukkan tampilan design view yang digunakan untuk mengubah susuna form sesuai dengan keinginan user. Pada design view user dapat menambahkan tools (misal tombol navigasi, texbox, checkbox ,list box)
Membuat form dengan melibatkan beberapa tabel1. Langkahnya sama, create, form wizard2. memilih tabel yang atributnya akan digunakan3. Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut
yang akan ditampilkan dalam Form4. Ulangi langkah 3 pada tabel lain, next, muncul
pilihan :
Keterangan: Form with subform(s) : bila data dari beberapa
tabel ingin ditampilkan dalam bentuk subform dibawahnya
Linked forms : bila data antar tabel ingin dihubungkan dengan form lain yang terkait melalui tombol perintah.
5. Klik layot pilihan sbb:
6. Ketikkan judul form pada What title do you want for your form?
7. Klik open the form to view or enter information ( jika ingin langsung menampilkan formnya.
8. finish
Membuat judul form
• Klik tool label, klik di form• Atur jenis , ukuran font dengan cara:
– Klik field properties, pilih font size, tentukan ukurannya, pilih font name, pilih jenis font
– Ketik judulnya
Memasukan dan menyunting data pada form
• Untuk memasukan datanya, klik pada menu view, layout form, ketik datanya
• Untuk berpindah ke field berikutnya gunakan tombol data
• Untuk memasukan data tanggal sekarang, tekan ctrl+• Untuk memasukan gambar berupa foto, klik field
foto, klik kmenu insert, object, pilih salah satu pilihan, create new atau create from file, cari fotonya.catatan: untuk mengatur properti foto aktifkan properties sheet, pada size mode, pilih strecth
Membuat Field Entri Data Khusus dan command Button pada form digunakan untuk menampilkan daftar pilihan
Untuk mengefisienkan pemasukan data dan untuk memperkecil kemungkinan kesalahan pengetikan srta agar form yang dirancang terlihat lebih profesional. Dapat dibuat field entri data khusus untuk field tertentu pada form.
LIST BOXdigunakan untuk menampilkan daftar pilihan• Pilih form yang akan dimodifikasi rancangannya.masuklah ke
design view• Klik tombol list box, drag di layar• Jika ingin mengisi data dengan sendiri,piih I will type in the
values that I want. ketik isi kotakPada kotak pilihan isian Number of coloumns, ketikkan jumlah kolom dan ketikan isi kotak, next
• Pilih store that value in this field.• Pada kotak isian what label would you like for your list box., ketik
namanya
COMBO BOXdigunakan untuk menampilkan daftar pilihan dan dapat dipakai untuk mengetikkan data lain selain yang di dalam daftar
• Buka form yang akan dimodif• Klik combo box• Arahkan posisi awal posisi penempatan field entri
yang diinginkan• Jika menginginkan data dari field yang ada pada
tabel tertentu. Pilih I will the combo box to look up the values in a table or query, next.
• Jika ingin mengetik sendiri pilih I will type…• Pilih tabel atau query yang datanya akan
ditempatkan pada kombo box• Pada kotak available field, klik pada field yang
datanya akan ditempatkan pada combo box, next.• Untuk melihat hasil, klik form view.
Field entri data berbentuk Option group
• Pilih form yang akan dimodifikasi, design view• Klik Option group• Drag keposisi awal, drag seluas yang diinginkan.
Maka muncul dialog option group wizard sbb:• Ketik label atau keterangan yang ingin ditampilkan
unuk masing-masing pilihan data