MATERI KELAS XII

MS ACCESS

BAB I

DASAR DATABASE

1. Database Secara UmumDatabase adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan dirancang sesuai dengan kebutuhan pemakaiannya.Berikut adalah beberapa istilah dalam penyusunan program aplikasi database:

a.Data, merupakan fakta dan masih belum diolah. Misalnya sebuah sekolah memiliki 500 siswa pada satu tahun pelajaran.

b.Informasi, merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi sesuatu yang berarti.

c.Tabel, merupakan hasil pengolahan data tentang topic/masalah tertentu.

d.Field/kolom, sebuah lokasi dalam table tempat data dengan tipe tertentu tersimpan.

e.Record, berarti baris, dapat pula catatan.f.Relationship, agar data dapat terpelihara integrasinya.g.Key, sebuah kolom yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah

record dan kolom ini sering dipakai sebagai kolom indeks untuk sebuah table.

h.Primary key, sebuah kolom yang memiliki nilai /value unik yang membedakan setiap record dalam suatu table.

i.Foreign Key, salinan dari nilai primary key table asal dan memungkinkan memiliki nilai null.

j.Null, tidak memiliki nilaik.Query, untuk melihat, menampilkan, mengubah serta menganalisis

data.2. Mengenal MS Access

Adalah program aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation untuk melakukan proses penyotiran, pengaturan data, pembuatan table data serta laporan, data kegiatan sehari-hari.

3. Type data MS AccessBeberapa factor yang mempengaruhi pemilihan tipe data untuk sebuah field pada table antara lain:a.Jenis data yang disimpan pada fieldb.Data pada field akan dipakai dalam perhitungan atau tidakc.Data pada field akan diurutkan atau tidakd.Cara pengurutan datae.Kapasitas penyimpan data

Type Data Penggunaan RuangPenyimpanan

Text Data yang berisi text, gabungan text dan angka,Contoh nama,alamat,jenis kelamin

0 sampai 255 byte

Memo Teks yang panjang dan data berupa numeric,Contoh:catatan,keterangan

0 sampai 65.536 bytes

Number Data berupa angka untuk perhitungan(tidak termasuk uang),Contoh: umur,jumlah saudara

1,2,4, atau 8 bytes

Date/time Tanggal dan waktu 8 bytes

Currency Nilai mata uang 8 bytes

Auto number Nomor unik untuk keperluan identifikasi (primary key) dapat berurutan atau acak

4 bytes

Yes/No Field yang berisi pilihan ya/tidak 1 bit

OLE object Obyek seperti dokumen,spreadsheet,foto,klip

0 sampai 1 GB

Hyperlink Teks atau kombinasi teks dan angka,disimpan sebagai teks dan digunakansebagai hyperlink untuk alamat website

0 sampai 2.048 byte (hingga 64.000 karakter)

Perbedaan Flat file dan Relational fileFlat file adalah file yang tidak mengacu atau terhubung langsung denganfile lainRelational file adalah file yang terkait atau terhubung dengan file lain.Contoh:

Kode Kursus Nama Kursus Tipe kursus Pengajar

A100 MS Officce Aplikasi Suprianto

A200 Internet Aplikasi Suprianto

P101 Pascal 7 Pemrograman Sutatmi

P111 Delphi Pemrograman Sutatmi

Nama siswa Kode kursus Pendidikan Alamat

Jacky A100 SMA Salatiga

Imang A200 S1 Salatiga

Imam P101 S1 Salatiga

Lulu P111 S2 Kudus

Menjadi table relational

Nama siswa Kode kursus Nama kursus Pengajar

Jacky A100 MS Office Suprianto

Imang A200 Internet Suprianto

Imam P101 Pascal 7 Sutatmi

Lulu P111 Delphi Sutatmi

Cara Menjalankan program Access:1. Klik Start, all program2. Klik Ms Office, klik Ms Acees3. Tampilan awal Access

4. Klik Blank database

5. Muncul tampilan seperti di bawah

6. Klik browser untuk menentukan directory

7. Ketik nama file database

8. Klik Create

Tampilan Ms Access

4. Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Sebelum Merancang Database

a.Menentukan tujuan atau fungsi database

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam merancang database adalah

Merinci tentang apa saja yang perlu disediakan oleh database

Membuat sketsa, misalnya sketsa bentuk report

Mengumpulkan form-form yang ada, sebagai bahan informasi dan perbandingan untuk mengetahui data apa saja yang akan digunakanpada database.

Menentukan data apa saja yang perlu dimasukkan dalam database.

Cara Membuat design table

1. Klik create, klik table design

2. Muncul tampilan

3. Isikan isi table pada field name, data type, dan diskripsi

4. Isikan field size dan format

5. Klik close, lakukan penyimpanan

6. Ada keterangan do you want primary key klik no

Pengisian data pada table:

1. Double klik table, misal table siswa seperti tampilan dibawah ini

2. Tampilan setelah double klik

3. Isikan datanya

Membuat Primary Key

1. Buka table design view

2. Klik pada field kunci, missal NIS

3. Klik kanan, klik primary key

Mengurutkan data dengan sort

1. Klik home

2. Klik pada kolom yang akan diurutkan

3. Klik assending untuk mengurutkan dari nilai kecil sampai kebesar

4. Klik Descending untuk mengurutkan nilai terbesar sampai kecil

Menyaring data dengan filter

Menyaring data dalam table menurut criteria atau syarat tertentu.

1. Klik pada kolom yang akan di saring

2. Klik home

3. Klik Selection

4. Pilih salah satu operator

Menyaring data dengan selection :

1. Klik pada kolom

2. Klik selection pada menu bar

3. Pilih equal, doesn’t equal dsb-nya.

Membuat Form:

1. Klik pada table yang akan di buat form

2. Klik create, klik more forms pada menu bar, klik form wizard

3. Muncul tampilan

4. Pilih table pada tables/queries, pindahkan avalaible fields ke selected fields dengan cara klik tanda >>

5. Klik next muncul tampilan

6. Pilih salah satu pilihan layout , klik next, muncul tampilan

7. Pilih salah satu pilhan style, klik next, muncul tampilan

8. Beri nama what title do you want for you form, klik finish

MEMBUAT JUDUL DENGAN TOMBOL LABEL

Digunakan untuk member i teks,tulisan,judul pada form tanpa melalui input data.

1. Klik toolbox label

2. Lakukan drag n drop pada tempat pembuatan judul

3. Ketik judul form

4. Lakukan editing

MENGGUNAKAN TEXT BOX

Digunakan member kotak tambahan yang nantinya untuk tempat pengisian data.

Langkahnya:

1. Buka design tabelnya

2. Ketik field baru, tutup dan simpan design table

3. Buka kembali file form

4. Tampilkan desain form

5. Klik 1x kotak text box

6. Buat kotak dengan cara drag

7. Buatlah label dengan judul missal pemrograman

Membuat hubungan antara form dan Tabel

1. Klik 1x kotak unbound (dikanan pemrograman)

2. Klik kanan klik properties

3. Klik All untuk menampilkan semua elemen properties

4. Pada kotak control source pilih pemrograman

5. Klik tombol close untuk menutup kotak properties

6. Tampilkan form (view, form view)

7. Isi semua nilai pemrograman

PENGGUNAAN OPTION GROUP

Digunakan untuk membuat tampilan form dengan beberapa pilihan, pilihandapat berupa option button,check box, toogle button.

Langkahnya:

1. Tampilkan desain tabelnya

2. Tambahkan field baru yaitu kelas

3. Tutup dan simpan desain

4. Buka desain form

5. Klik 1x pada option group

6. Lakukan drag n drop , muncul tampilan

7. Ketik pada label names missal kelas 1, kelas 2, kelas 3

8. Klik next, muncul tampilan

9. Klik no, I don’t want a default

10. Klik next, muncul tampilan

11. Klik next, muncul tampilan

12. Pilih store the value in this field lalu pilih kelas

13. Klik next, muncul tampilan

14. Pada control pilih option buttons

15. Pada pilihan style pilih shadowed

16. Klik next, ketik kelas untuk caption

17. Klik finish, isikan pilihan kelas

MENGGUNAKAN COMBO BOX

Digunakan untuk membuat suatu daftar pilihan dengan menekan drop down.

1. Tampilkan desain tabelnya

2. Tambahkan field baru yaitu Jenis Kelamin

3. Tutup dan simpan desain

4. Buka desain form

5. Klik combo box

6. Lakukan drag n drop,muncul tampilan

7. Klik I will type in the value that I want, klik next muncul tampilan

8. Ketik isian Pada Col 1 Pria, kemudian tekan panah ke bawah ketik wanita, klik next muncul tampilan

9. Klik Store that value in this field, pilih Jenis kelamin, klik next muncul tampilan

10. Ketik jenis kelamin pada label would you like for your combobox, klik finish

MENGGUNAKAN LIST BOX

Digunakan untuk membuat daftar pilihan yang kelihatan semua

1. Klik List box

2. Langkah selanjutnya sama dengan penggunaan combo box

MENGGUNAKAN COMMAND BUTTON

Digunakan untuk memberi perintah khusus , misalnya tombol menambah record, menghapus record, menutup record dan lain-lain.

Langkahnya:

1. Buka desian form

2. Klik comman button

3. Muncul tampilan

4. Klik record navigation, klik go to next record, klik next, muncultampilan

5. Pilih picture-go to next, klik next muncul tampilan

6. Klik finish

Pada toolbox command button juga ada categories record operation:

1. Save record digunakan menyimpan record

2. Delete record digunakan untuk menghapus record

3. Add new record digunakan untuk menambah record

Untuk categories form operation adalah;

1. Close form digunakan untuk menutup form

MEMBUAT RELATIONAL/HUBUNGAN ANTARA TABEL

1. Klik pada table,muncul tampilan

2. Klik database tools, klik relational, muncul tampilan

3. Klik table guru klik add, klik table siswa klik add, klik close show table, muncul tampilan

4. Klik Field Nip hubungkan ke field Nis , muncuk tampilan

5. Klik Ok