MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA ...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PENSIONES CIVILES DEL ESTADO

COORDINACIÓN DE ARCHIVO OFICIALÍA DE PARTES

FEBRERO 2022

Pensiones Civiles del Estado

Coordinación de Archivos Manual de Procedimientos de Correspondencia y Gestión Documental

VER 1.0 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORÓ: F.F.V.R. / 22-02-2022

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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA ACTUALIZADO POR DESCRIPCIÓN DE LA

ACTUALIZACIÓN

1.0 22/02/2022 Flor Valles Ramirez Primera versión del Manual de

Procedimientos de Correspondencia y Gestión Documental




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ACTUALIZACIÓN AL DOCUMENTO

Manual de Procedimientos de Correspondencia y Gestión Documental autorizada por Pensiones Civiles del Estado de Chihuahua al 22 de febrero de 2022.

NOMBRE PUESTO / UNIDAD INVOLUCRADAS

DEPENDENCIA FIRMA

Lic. Flor Faviola Valles Ramírez

Analista Administrativo


Fecha de Actualización: 22 de febrero 2022




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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 5

MARCO JURÍDICO ......................................................................................................... 5

MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL ............................................................................... 5

DEFINICIONES ............................................................................................................... 6

DISPOSICIONES GENERALES ..................................................................................... 7

ORGANIGRAMA ............................................................................................................. 7

MAPA DE PROCESOS ................................................................................................... 8

PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................ 9

1. GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA POR OFICIALÍA DE PARTES ...................... 9

1.- OBJETIVO ............................................................................................................ 9

2.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN .............................................................................. 9

3.- DIAGRAMAS DE PROCESOS ........................................................................... 11

2. USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .............................................. 14

1.- OBJETIVO .......................................................................................................... 14

2.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN ............................................................................ 14

3.- DIAGRAMAS DE PROCESOS ........................................................................... 16




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INTRODUCCIÓN

La necesidad de contar con un proceso de gestión documental nace a raíz de las reformas

constitucionales que se han hecho en los últimos años en materia de transparencia y de archivo;

atiende al requerimiento de la Ley General de Archivos y la Ley de Archivo para el Estado de

Chihuahua, en donde adicional a esto, se estipula que como parte del Sistema Institucional de

Archivos, todos los sujetos obligados deberán contar con una unidad de correspondencia. Es por

todo lo anterior que se crea en la Institución una nueva unidad, la Oficialía de Partes de Pensiones

Civiles del Estado de Chihuahua y se implementa el Sistema de Gestión Documental.

La Oficialía de Partes es la unidad encargada de recibir la correspondencia dirigida a todas las

unidades administrativas que componen la Institución, para posteriormente digitalizar su

recepción y canalizarla a sus destinatarios a través del Sistema de Gestión Documental.

Con base en lo anterior, se emite el presente manual de usuario y lineamientos, a fin de ilustrar

la operatividad del manejo de correspondencia institucional, Oficialía de Partes y el Sistema de

Gestión Documental.

MARCO JURÍDICO

Ley General de Archivo

Ley de Archivos para el Estado de Chihuahua

MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL

MISIÓN. Otorgar seguridad social y servicios de salud en apego a la normatividad aplicable, con

profesionalismo y sentido humano, para mejorar la calidad de vida.

VISIÓN. Ser una institución que proporciona seguridad social y servicios de salud integral,

reconocida por su calidad, calidez, transparencia y alto desempeño.




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DEFINICIONES

Para los efectos de este Manual de Procedimientos se entenderá por:

I. Enlaces: Personal capacitado para utilizar el Sistema de Gestión Documental. Existe

cuando menos uno por cada unidad administrativa

II. ID de documento: Clave de registro único que se genera de manera sucesiva al emitir

un documento en el Sistema de Gestión Documental y que se compone de tres partes:

Nomenclatura del área emisora, número progresivo generado automáticamente y año

de emisión

III. Oficialía de Partes: Unidad de correspondencia encargada de la recepción y emisión

de documentación en la Institución

IV. Sistema de Gestión Documental: Sistema desarrollado por la Secretaría de la

Función Pública y utilizado por la Institución como un repositorio digital en el cual se

gestiona la correspondencia enviada por cada una de las unidades administrativas

V. Volante de turno: Clave de registro única que se genera de manera sucesiva al recibir

un documento en el Sistema de Gestión Documental y que se compone de tres partes:

Nomenclatura del área receptora, número progresivo generado automáticamente y

año de recepción.




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DISPOSICIONES GENERALES

Todas las unidades administrativas y delegaciones que componen a la Institución se encuentran

sujetas a lo especificado en el presente manual de procedimientos y de acuerdo a las políticas

de operación de cada uno de los procesos.

ORGANIGRAMA

Dirección General

Oficialía de Partes

Coordinación de Archivo




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MAPA DE PROCESOS

Gestión de correspondencia por Oficialía de Partes

• Recepción de correspondencia

• Captura en el Sistema de Gestión Documental

• Dispersión de correspondencia a unidades destinatarias

• Envío de correspondencia a delegaciones foraneas

Uso del Sistema de Gestión documental

• Emisión de documentos en Sistema de Gestión Documental

• Recepción de documentos en Sistema de Gestión Documental




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PROCEDIMIENTOS

1. GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA POR OFICIALÍA DE PARTES

1.- OBJETIVO

Esta unidad tiene el objetivo de proporcionar el servicio de recepción, envío y entrega de

correspondencia y paquetería oficial, interna y externa, de las áreas que integran a la Institución

mediante la entrega y envío, en tiempo y forma de los documentos pertinentes y respetando los

principios de reserva y confidencialidad, para un efectivo desempeño de sus funciones y

actividades institucionales.

2.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. La Oficialía de Partes estará a cargo de la Coordinación de Archivos y su responsable será

designado por el Director General.

2. La Oficialía de Partes tendrá un horario comprendido de las 09:00 a las 14:00 horas de

lunes a viernes.

3. La Oficialía de Partes será la unidad responsable de recibir, registrar y manejar la

correspondencia que ingrese a la Institución en forma centralizada, procurando su expedita

distribución a las áreas que correspondan.

4. La Oficialía de Partes procesará la correspondencia recibida para su inmediato registro en

el Sistema de Gestión Documental y su posterior despacho a la unidad destinataria.

5. La Oficialía de Partes será la unidad encargada de diligenciar el despacho de la

correspondencia interna de la delegación Chihuahua hacia las delegaciones foráneas a

través de los servicios de paquetería contratados.

6. La Oficialía de Partes emitirá constancia de la documentación e información ingresada, en

el caso de ser solicitado.

7. La Oficialía de Partes no será responsable del estado y tiempos de entrega de la

correspondencia de carácter personal o privada recibida, ya que su función es meramente

la de recepción y canalización.

8. La Oficialía de Partes no será responsable del envío o despacho de correspondencia

emitida a dependencias u órganos externos que se encuentren dentro de la ciudad; esta

será enviada por las mismas unidades remitentes a través de los medios que consideren

pertinentes.

9. Las unidades administrativas que reciban documentación relativa a trámites con

derechohabientes, podrán proporcionar a la Oficialía de Partes un formato o checklist que

auxilie en la recepción de documentos, o conciliar un método para que el área receptora

verifique la documentación antes de que esta sea recibida.




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10. La Oficialía de Partes no puede negarse a recibir documentación que se encuentre

correctamente dirigida a alguna unidad administrativa de la Institución.

11. La Oficialía de Partes es responsable de la recepción de documentación, no obstante, es

responsabilidad de las unidades administrativas acudir a recoger los documentos de su

competencia.

No serán comprendidas dentro de la correspondencia regulada en el presente manual la

siguiente:

I. La correspondencia dirigida al Órgano Interno de Control, ya que normativamente depende

de la Secretaría de la Función Pública, por lo cual dicha correspondencia será recibida

directamente en las oficinas del Órgano Interno y por los servidores públicos adscritos a

éste.

II. La documentación proveniente de Juzgados de Distrito o Tribunales Colegiados de Circuito,

misma que será recibida directamente por la unidad administrativa a que venga dirigida.

III. La correspondencia de carácter personal dirigida a trabajadores de esta Institución, la cual

deberá ser recibida personalmente por el destinatario.




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3.- DIAGRAMAS DE PROCESOS

INICIO

Se verifica que la correspondencia se encuentre correctamente dirigida y se

revisan los anexos

Se recibe y se sella de recibido

Se recibe correspondencia en la Oficialía de Partes

FIN

¿De donde proviene?

Se digitaliza y se captura en el Sistema de Gestión Documental, canalizándola a

su destinatario

Se registra la correspondencia recibida en el sistema de valija desarrollado por

Servicios Generales

Se imprimen los acuses de entrega de correspondencia y se acomoda la

paqueteria conforme al area destinataria

Se notifica al área para que acuda a recibir su documentación

Se entrega la correspondencia recibida en Oficialía de Partes

DelegacionesForáneas

Entes externos o derechohabientes




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INICIO

Se genera la guía de paquetería por cada sobre o caja a enviar

Se registra en el sistema de valijas la relación de sobres que se están enviando, el area que la envía y datos del

destinatario

Las unidades emisoras entregan en sobre cerrado la paquetería que se va a enviar a las delegaciones a

través de la Oficialía de Partes

FIN

Se envía la paquetería a través del proveedor de paquetería contratado para tal fin y se resguarda el

comprobante

El proveedor distribuye y entrega la paquetería a las delegaciones correspondientes




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Descripción del procedimiento.

1. El personal de la Oficialía recibirá la correspondencia que se encuentre dirigida a la Institución

o a alguna de las unidades administrativas que la integran.

2. Toda la correspondencia que se reciba deberá de ser acusada de recibido, asentando

mediante el sello el día y la hora de la recepción del original y del acuse; de igual manera

ambos documentos deberán de contar con la firma autógrafa de quien recibe.

3. El personal de la Oficialía digitalizará el documento recibido y lo registrará en el Sistema de

Gestión Documental, en donde lo turnará a las áreas que correspondan y se generará un

volante de turno que posteriormente será plasmado en el documento en cuestión.

4. La correspondencia recibida será resguardada en la Oficialía de Partes hasta en tanto la

unidad destinataria acuda a recogerla.

5. El personal de la unidad destinataria que acuda a la Oficialía de Partes a recibir su

correspondencia, deberá identificarse plenamente y llenar una bitácora de recepción de

documentos en los cuales se especificaran la fecha y hora de recepción, así como los volantes

de turno recibidos.

6. El enlace de cada unidad deberá de revisar su Sistema de Gestión Documental y/o llamar a

la Oficialía de Partes a fin de consultar si su unidad recibió correspondencia y poder estar en

condiciones de recogerla.

7. La correspondencia se recogerá por cada una de las unidades administrativas en la oficina

de la Oficialía, y bajo ningún supuesto se entregara fuera de ese lugar, o fuera del horario

definido; y será responsabilidad de cada unidad recibirla y darle seguimiento una vez que ya

se les haya turnado en el Sistema de Gestión Documental.

8. La unidad administrativa que requiera enviar correspondencia a las delegaciones foráneas de

la Institución; deberá hacerla llegar en un sobre o caja cerrado a la Oficialía de Partes dentro

de un horario de 09:00 a 14:00 horas de lunes a viernes.

9. Al día hábil siguiente a la recepción de la correspondencia, la Oficialía de Partes se encargará

de despacharla a través de la paquetería contratada por la Institución, generando la guía

correspondiente y resguardando el acuse de envío de manera digital.




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2. USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1.- OBJETIVO

El Sistema de Gestión Documental funciona como un repositorio digital que abona a la

trazabilidad, seguridad, acceso y conservación de toda la documentación generada y recibida en

la Institución de una manera eficiente e integral.

Para entender el funcionamiento del Sistema de Gestión Documental, es importante concebir el

proceso de correspondencia en tres ejes:

1. Correspondencia interna

2. Correspondencia recibida

3. Correspondencia emitida

1.- La correspondencia interna hace referencia a los oficios, memorándums, invitaciones o

circulares que se envían y reciben entre las diferentes unidades administrativas que componen

Pensiones Civiles del Estado.

2.- La correspondencia recibida se refiere a toda la documentación o paquetería externa (de otras

dependencias o terceros) que se recibe en la Institución y que será canalizada a través de la

Oficialía de Partes.

3.- La correspondencia emitida es toda aquella generada por las unidades administrativas de

Pensiones Civiles y que va dirigida a delegaciones foráneas o alguna otra dependencia u órgano

externo a la Institución.

Cada una de las unidades administrativas cuenta con mínimo un usuario con rol enlace, con

facultades para consultar, emitir y recibir documentación, y que permite ver el seguimiento del

documento desde que fue capturado hasta la recepción por el destinatario final. Es por esto que

todo el flujo de correspondencia deberá ser registrado en el Sistema de Gestión Documental

conforme al presente manual.

2.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Cada unidad administrativa cuenta con al menos dos usuarios, uno para él o la titular del área

y otro para el enlace que hayan solicitado vía oficio o correo electrónico.

2. Es obligación del titular de la unidad informar a la División de Servicios Generales y al

Departamento de Sistemas cada vez que el responsable del usuario enlace cambie, en caso

de existir un cambio en el titular del área también se deberá notificar, a fin de que se puedan

realizar las modificaciones pertinentes y crear los usuarios nuevos.

3. Cada unidad es responsable de la documentación que forma parte de su correspondencia,

así como del buen uso, supervisión y control del Sistema de Gestión Documental.

4. En caso de requerirse apoyo o ayuda técnica se puede contactar al Departamento de

Sistemas para asistencia.




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5. No es posible eliminar registros de emisiones que hayan sido capturadas en el Sistema de

Gestión Documental, por lo cual las áreas deberán procurar la organización y claridad de los

registros que emiten.

6. La correspondencia dentro del Sistema de Gestión Documental se realiza entre las diferentes

áreas y no entre diferentes usuarios, por lo cual todos los usuarios de una misma unidad

administrativa tienen acceso a la misma información.




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3.- DIAGRAMAS DE PROCESOS

INICIO

Captura los datos del documento a emitir en el apartado del botón “Emitir documento”

Anexa la versión digitalizada en formato .pdf del documento que está enviando

La unidad emisora entra al Sistema de Gestión Documental en el apartado de Emisión

FIN

Captura en el documento físico el ID de documento que fue generado por el Sistema al momento de

emitir el documento

¿Se va a enviar o a recibirun documento?

Entrega el documento físico en la unidad receptora y se queda con su acuse firmado

Digitaliza su acuse sellado y lo ingresa en el Sistema en el apartado de Emisión, capturando la fecha y

hora de recepción del mismo

Al recibir un documento enviado por otra unidad se verifica que cuente con ID de

documento

La unidad receptora entra al Sistema de Gestión Documental en el apartado de

Recepción

En el botón “Recibir documento” se localiza el ID del documento recibido en físico

Se ingresa la fecha y hora de recepción del documento recibido

Una vez aceptado se le da seguimiento en el Sistema a través de las opciones de “Concluir”

“Responder” o “Turnar”

Emitir documento

Recibir documento




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Descripción del procedimiento.

1. La unidad remitente deberá generar su correspondencia de manera regular, firmada por el

titular de la unidad. Adicional a esto, el usuario enlace documentará en su Sistema de Gestión

Documental el registro de esta emisión.

2. Hablando de la emisión de la correspondencia, la unidad remitente deberá generar su

documento de manera regular, firmado por el titular del área.

3. El documento será enviado a través del Sistema de Gestión Documental en el apartado de

“Emisión”; una vez que se haya enviado el Sistema generará un ID de documento que deberá

ser plasmado en el documento a fin de que el área receptora pueda identificarlo fácilmente

en su propio Sistema.

4. Posterior a este paso, el documento se entregará de manera física a la unidad destinataria,

recabando su acuse sellado, el cual se digitalizará y se agregará en el apartado

correspondiente en la pantalla de emisión del Sistema de Gestión Documental.

5. El destinatario de la correspondencia deberá verificar que la documentación que reciba cuente

con ID de documento previo a la recepción.

6. Una vez que sea recibido el documento, el enlace de la unidad destinataria, deberá ingresar

al Sistema de Gestión Documental en el apartado de “Recepción” a fin de capturar la fecha y

hora de recepción del documento.

7. Una vez recibido el documento en el Sistema de Gestión Documental, será responsabilidad

del área darle el tratamiento que corresponda; ya sea turnarlo a otra área, contestarlo

mediante una nueva emisión o dar por concluido el proceso.

8. En el caso de la emisión de documentos a entidades externas o delegaciones foráneas, su

registro en el Sistema de Gestión Documental también deberá ser realizado, ya sea dentro

del apartado de emisión de correspondencia interna o externa según sea el caso.

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