Manual de Procedimientos - San Martín Texmelucan

ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018

Manual de Procedimientos

DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS

Septiembre 2018

Sistema Municipal DIF

Manual de Procedimientos de Planeación y Proyectos

Registro:HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417

Fecha de elaboración: Abril 2017

Número de Revisión:01

2

ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018

Manual de Procedimientos

de Planeación y Proyectos

Autorizaciones

Lic. Gabriela Castro Hernández

Directora del DIF

Lic. Gabriela Jácome Pérez

Jefa de Planeación y Proyectos

Mtro. José Cuautle García

Contralor Municipal

M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora

Sub Contralora de Planeación, Evaluación y Control

Actualizado el veintisiete de septiembre de dos mil dieciocho, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/180417.

Sistema Municipal DIF





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Índice

Planeación y Proyectos

Página

I Introducción 4

II Presentación de los procedimientos 5

III NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO 6

Planeación de eventos y proyectos 6

Difusión de eventos y proyectos 9

IV Formatos 12 Formato de planeación 12

Ejemplo de oficio 13

Formato de calendarización interno 14

Ejemplo boletín y ficha informativa 15

V Glosario de Términos 17





4

I.- INTRODUCCIÓN

En la Jefatura de Planeación y Proyectos del Sistema Municipal DIF de San Martín Texmelucan (SMDIF), tenemos clara nuestra función, que es la de divulgar la asistencia social y buscar maneras nuevas y creativas de llegar a todos y cada uno de los texmeluquenses.

Además de generar y planear proyectos que atiendan y desarrollen las necesidades del Sistema Municipal DIF de Texmelucan (SMDIF), a través de la gestión de donaciones, planeación, realización y difusión de los mismos.





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II.- PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Planeación de eventos y proyectos

Difusión de eventos y proyectos





6

III.- NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, DIAGRAMA DE FLUJO Y FORMATOS

Nombre del procedimiento: Planeación de eventos y proyectos

Objetivo: Crear la logística atendiendo los protocolos de actividades, cívicas, recreativas o de servicios que las jefaturas que integran el SMDIF hagan en el cumplimiento de su función.

Fundamento Legal: Artículos 25, 26 y 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Políticas de operación: 1. La directora del DIF, realizara la planeación de los eventos de todo el año de acuerdo a las actividades mismas o cívicas, así como recreativas y los demás que surjan en el periodo.

2. La directora autorizará todos y cada uno de los eventos.

3. Se solicitará el apoyo para la realización de evento a los diferentes departamentos involucrados.

4. Se llenarán formatos de planeación. * Calendarizar eventos con área interesada. *Planeación del evento.

5. Enviará oficios, correos electrónicos para gestionar donación/ lugar. (Si aplica)

6. Realización del diseño de la imagen a proyectar durante el evento.

7. Se deberá delegar la supervisión de los eventos y/o proyectos.

Tiempo de gestión: N/A





7

Descripción del Procedimiento: Planeación de eventos y proyectos

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Directora del SMDIF

1 Realizara la planeación de los eventos de todo el año de acuerdo a las actividades cívicas, así como recreativas y los demás que surjan en el periodo.

N/A N/A

Directora del SMDIF

2 Autorizara todos y cada uno de los eventos.

N/A

N/A

Directora del SMDIF

3 Solicitará el apoyo para la realización de evento a los diferentes departamentos involucrados

N/A N/A

Jefatura de planeación y

proyectos

4 Se llenarán formatos de planeación. * Calendarizar eventos con área interesada. *Planeación del evento.

Formato de planeación

1

Asistente Administrativo

5 Enviará oficios, correos electrónicos para gestionar donación/ lugar. (Si aplica)

Oficios N/A


proyectos

6 Realización del diseño de la imagen a proyectar durante el evento.

N/A N/A

Directora del SMDIF

7 Delegará la supervisión de los eventos y/o proyectos.

N/A N/A





8

Diagrama de flujo: Planeación de eventos y proyectos

Directora del SMDIF

Jefatura de Planeación y Proyectos

Asistente Administrativo de Planeación y

Proyectos

Realizara la planeación de los eventos de todo el año.

3 4

5

Enviara oficios y/o correos electrónicos

Llenara formatos

de planeación.

Realización del diseño

Fin

Decide

2

Autoriza los eventos

Fin

Si No

Solicitará el apoyo para la realización

de evento

6

Inicio 1

Delegará la supervisión de los eventos y/o proyectos.

7





9

Nombre del procedimiento: Difusión de eventos y proyectos

Objetivo: Dar a conocer a la ciudadanía las actividades, cívicas, recreativas o de servicios que las jefaturas que integran el SMDIF hagan en el cumplimiento de su función.

Fundamento Legal: Artículos 25, 26 y 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Políticas de operación: 1.-La directora del DIF, autorizara que eventos y/o proyectos son los que se difundirán para conocimiento de la ciudadanía.

2.-Realizará los boletines y seleccionará las fotos correspondientes a cada evento programado.

3.- Elaborará ficha informativa y/o boletín. 4.-Realizará la difusión del evento en redes

sociales.

Tiempo de gestión: N/A





10

Descripción del Procedimiento: Difusión de eventos y proyectos

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Directora del SMDIF

1 Autorizara que eventos y/o proyectos son los que se difundirán para conocimiento de la ciudadanía.


proyectos

2 Realizar los boletines y selección de fotos correspondientes a cada evento programado.

Formato de calendarización

interno

N/A


proyectos

3 Elaborará ficha informativa y/o boletín.

Asistente Administrativo de

Jefatura planeación y

proyectos

4 Realizar difusión del evento en redes sociales.

Formato de planeación

1





11

Diagrama de flujo: Difusión de eventos y Proyectos

Directora del SMDIF

Jefatura de Planeación y Proyectos

Asistente Administrativo de Jefatura de planeación y

proyectos

1

2

Fin

Realizar los boletines y

selección de fotos

Inicio

Autorizara que eventos y/o

proyectos son los que se difundirán

Elaborará ficha informativa y/o boletín.

3

Difusión en redes sociales

4





12

IV. FORMATOS 1.- FORMATO DE PLANEACIÓN

OBJETIVO ACTIVIDADES RECURSOS

Transmitir

conocimientos de la convención de manera lúdica e informar a los

pequeños para que sean

DIFusores de sus derechos.

Se llevará a cabo con 100 niños divididos en 5

grupos de 20 cada 1.

Determinar espacios de trabajo y para las actividades/ Instalar equipo de audio para explicar rally. DINÁMICAS DE INICIO: 1.-Cartero (presentación) 2.-Grupos numéricos (integración de equipos) 3.-Dinámica de telaraña (Etiquetas para distinguir a cada equipo) RETO 1: recorrido de (cangrejo para todos) al final tendrán que formar una frase. RETO 2: Cada uno debe pasar 1frootloop con un palito, usando la boca> Quien termine primero adquiere el derecho de picar globo con segunda frase dentro. RETO 3: recorrido de carretilla. A cada uno se le da una palabra para formar una frase. RETO 4: llevar agua en cuchara sobre una viga y llenar un vaso al final donde se les dará una palabra para armar la frase al final. RETO 5: Pasar pecho tierra bajo lazo y después saltar llantas hasta llegar a la meta, donde a cada uno se le dará una palabra para formar una frase

Equipo de audio DINÁMICAS DE INICIO: *Etiquetas (100, 20 de cada color). *5 madejas de estambre RETO 1: 5 frases divididas y sus respectivos papelitos. (papel estraza y sobres) RETO 2: *100 palitos y froot loops> *10 globos rellenos de harina o agua con frase dentro (2 por cada equipo), * lazo o cordón para colgar, *palitos para picar. *5 frases enrolladas dentro de cada globo. RETO 3: *5 frases con sus respectivos papelitos. RETO 4: *paquete de cucharas y 5 vasos *Viga y dos sillas *Mesa al final *5 frases con sus respectivos papelitos. RETO 5: * 20 sillas, madeja de hilo y llantas. *5 sobres con sus respectivos papelitos. DINAMICA DE CIERRE: 1 cartulina por cada equipo y crayones/ plumones/ gises.

1





13

2.- EJEMPLO DE OFICIO





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3.- FORMATO DE CALENDARIZACIÓN INTERNO

JEFATURA:__________________________________

Actividad/evento

Fecha

Lugar

Datos generales

(asistentes, tema, palabras clave)





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4.- EJEMPLO BOLETÍN y FICHA INFORMATIVA





16





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V.- Glosario de Términos

Boletines: Se les conoce como boletín informativo debido a que cumplen con una finalidad de hacer llegar cierto tipo de información a un público, ya sea en formato impreso o electrónico, permiten a la ciudadanía y otros interesados enterarse de las actividades relacionadas. Planeación: Es un accionar que está vinculado a planear, este verbo consiste en elaborar un plan. A través de la planeación una persona u organización se fija alguna meta y estipula que pasos debería seguir para llegar hasta ella. Proyectos: Proviene del latín proiectus, conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Difusión: Es la acción y efecto de difundir (propagar, divulgar o esparcir). El término, que procede del latín diffusio, hace referencia a la comunicación extendida de un mensaje.

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