MANUAL DE PROCEDIMIENTOS JAC MATT Recuperado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OCTUBRE DE 2013

LIC. ADMINISTRACION “4ºA”

Jac MatGalletas

Manual de Procedimientos

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INDICEPresentación................................................2Objetivo General............................................3Mapa de Procesos de alto nivel..............................4procedimientos..............................................5

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PresentaciónLa tendencia de la globalización abre oportunidades para que

pequeñas empresas surjan en el ámbito productivo y comercial.

Jac Mat es una empresa 100% Chiapaneca con actividad

industrial, ya que se dedica a la elaboración de galletas.

Las galletas se manejan en dos clases nutritivas y

pastisetas.

Las Galletas nutritivas son: cereal trix, Avena con miel de abeja y avena. El proceso para la elaboración de estas galletas es diverso ya que la materia prima requerida varia.

Las pastisetas son de sabor café y su proceso de elaboración

es diferente a la de las nutritivas, ya que esta utiliza

diferente materia prima.

La función principal del manual de procedimientos es

describir las actividades que deben seguirse para la

realización de las funciones dentro de la organización.

El plan de Desarrollo de este año para el crecimiento de la

empresa es reducir el costo de su galleta, por lo cual la

realización de este manual de procedimientos ayudara a

reducir los tiempos y movimientos de manera eficaz y

eficiente para la elaboración de las galletas, que nos

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permitirá conocer las funciones de manera detallada de las

diferentes áreas de esta organización.

La implementación del manual de procedimientos permitirá a

los trabajadores una mayor integración con la empresa y

facilitara el proceso para la elaboración de las galletas,

así mismo será de ayuda para la propia empresa que gracias a

estos reducirán costos ya que la interpretación de los

diagramas de flujo que se elaboraran en este manual podrán

ser comprendidos por todos ellos.

Objetivo GeneralEl presente Manual de Procedimientos nos proporcionara unabase administrativa para mejorar el desempeño de lostrabajadores dentro de la organización.

En este trabajo se describen los procedimientos de formadetallada las operaciones que llevan a cabo las áreas queintegran a la organización.

Objetivos específicos

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Proporcionar un manual técnico-práctico optimizando laimplementación de procedimientos que facilite laelaboración, aprobación, ejecución, seguimiento ycontrol de los proyectos, de forma ordenada, secuencialy detallada.

Permitirá conocer el funcionamiento interno por lo querespecta a descripción de tareas, ubicación,requerimientos y a los puestos responsables de suejecución.

Auxiliara en la inducción del puesto, adiestramiento ycapacitación del personal ya que describen en formadetallada las actividades de cada puesto.

Aumentará la eficiencia de los empleados, indicándoleslo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Ayudará a la coordinación de actividades y evitarduplicidades.

Tener los conocimientos estructurales de la forma deelaborar un manual de procedimientos administrativospara la deducción de tiempos y movimientos.

Obtener los conocimientos suficientes para laelaboración de manuales de procedimientos y ponerla enpráctica en aquellas microempresas que necesiten unmanual de procedimientos de manera eficiente.

Especificar con claridad la finalidad que pretende dichodocumento dentro de una organización.

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Mapa de Procesos de alto nivel

Elaboración y

compra de

Ventas Abastecimiento demateria

Transformación de

la

Almacenamiento

Distribución

-Solitud depedidos

-Entrega de-

Proveedores

-compra

-Producci -empaquetado

de cajas de-Entrega deCajas de

Comunicación con los Compradores

Clien

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PROCEDIMIENTOS

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PROCEDIMIENTOS 001

VENTA DE GALLETAS

FECHA: 25 deOctubre de 2013

VERSIÓN:PAGINA:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General AREA RESPONSABLE: ventas

OBJETIVOS: lograr las ventas planeadas para el tiempo determinado para generar más utilidades a la empresa.ALCANCES: clientes, producción y proveedores.DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPODOCUMENTODE TRABAJO(CLAVE)

1.

2.

3.

Agenté de Ventas

Visita a los diferentesestablecimientos dondese desea comercializar ydonde se comercializa.

Entrega de la solicitudde pedido al gerente delestablecimiento.

Llenado de la solicitud. Entrega de la

2 a 4 horas.

15 a 20 min.5 min.

001Solicitudde pedido

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4.solicitud llenada alagente de ventas.

Entrega de la solicitudal supervisor deproducción por parte delagente de ventas.

10 a 15 min.

1 hora.

PROCEDIMIENTOS 001

VENTA DE GALLETAS

FECHA: 25 de Octubrede 2013VERSIÓN:PAGINA:


DIAGRAMA DE FLUJO

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PROCEDIMIENTOS 001

ABASTECIMIENTO DE MATERIA PRIMA


VERSIÓN:

PAGINA:UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General AREA RESPONSABLE: Producción

OBJETIVOS: contar siempre con la materia prima requerida para no atrasar la producción.ALCANCES: proveedores y producción.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

DIAGRAMA DE FLUJO

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1.

2.

3.4.

Supervisor deProducción

llenado del inventario dela materia primafaltante.

Entrega del inventario demateria prima alsupervisor.

Llamar a los proveedores. Cotizar el precio de la

materia prima por víatelefónica.

Realizar el pedido de lamateria prima de acuerdocon el inventario.

Compra de la materiaprima.

Llegada de losproveedores con lamateria prima.

Recibimiento de lamateria prima.

Almacenamiento de materiaprima.

10 a 15 min.10 min.

15 min.

1 hora

10 min.

002Inventariode Materiaprima.

003Lista de

proveedores

PROCEDIMIENTOS 001

ABASTECIMIENTO DE MATERIAPRIMA


UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General AREA RESPONSABLE: Producción

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PROCEDIMIENTOS 001

DIAGRAMA DE FLUJO

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Transformación de la MateriaPrima

GALLETA DE CEREAL TRIX


VERSIÓN:


OBJETIVOS: tener la producción meta por día para no atrasar la distribuciónde pedidos.ALCANCES: Clientes, proveedores, área administrativa y producción.



1.

2.

3.

4.

5.


Verificar si se tienenlos ingredientes para laelaboración de lagalleta.

Pesar por separado lossiguientesingredientes*.

- Margarina 2.700 kgrs.- Azúcar 1.110 kgrs.- Agua 0.563

mililitros.

Encender la batidora.

Vertir en la batidora lamargarina, la azúcar yel agua, mezclar hastaque la azúcardesaparezca entre lamargarina.

Pesar en el mismoutensilio los siguientesingredientes*:

10 min.

15 min.

1 min.

15 a 20 min.

10 min.

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6.

7.8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.16.

17.

18.

- Harina suave 3.107kgrs.

- Amaranto 0.245 grs.- Avena molida 0.235

grs.- Salvado 0.150 grs.

Una vez pesados losingredientes mezclarpoco a poco con lamargarina en la batidorahasta que se forme unamasa.

Sacar la masa de labatidora.

La masa se ira pasandopoco a poco en eldosificador porcionador*el cual deberá serrevisado y cambiado elmolde para la galletaque se está realizando,de donde saldrán lasgalletas con la formadel molde colocado.

Las galletas se iránpesando en la báscula ytendrán que tener unpeso de 30 grs.

Las galletas crudas seirán colocando en lascharolas en columnas de6 x 9.

Al terminar decolocarlas en lascharolas estas se iránponiendo en losespigueros.

Encender el horno. Programar el tiempo y la

10 a 15 min.

5 min.

10 a 15 min.

10 a 15 min.

10 a 15 min.

5 min.

30 min.

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19.

20.

21.

temperatura para elhorneado de galletas.

Cuando los espiguerosestén llenos y el hornoeste caliente se meterána hornear.

Encender la envolvedora. Checar que la fecha de

producción y caducidadsean correctas.

Revisar que la bobinasea la correcta y hacerajustes a la envolvedora(si es necesario).

Programar las medidas dela bolsa.

Cuando las galletasestén listas se sacarandel horno y se pondrán aenfriar.

Una vez frías lasgalletas, se sacaran delas charolas y sepondrán en laenvolvedora una por unapara que seanembolsadas.

Se irán colocando entaras*.

10 min

10 a 15 min.

10 a 15 min.

2 a 3 horas.

NOTA:

* Los ingredientes noson los reales por

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PROCEDIMIENTOS 001


GALLETA DE CEREAL TRIX



NOTA:

* Los ingredientes noson los reales por

DIAGRAMA DE FLUJO

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PROCEDIMIENTOS 001

Transformación de la Materiaprima

GALLETA DE AVENA


VERSIÓN:PAGINA:



DIAGRAMA DE FLUJO

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1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.



Pesar por separado lossiguientes ingredientes:

- Margarina: 2.765 kgrs- Azúcar: 1.632 kgrs- Agua: 0.321 mililitros



Pesar en el mismo

utensilio los siguientes

ingredientes*:

- Avena molida: 2.136kgrs.

- Harina: 3.215 kgrs.- Polvo para hornear:

0.112 grs Una vez pesados los

ingredientes mezclarpoco a poco con lamargarina en la batidorahasta que se forme unamasa.

Sacar la masa de la

10 min.

15 min.

1 min.

15 a 20 min.

10 min.

10 a 15 min.

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9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.16.

17.

18.

19.

20.

batidora.











5 min.

10 a 15 min.

10 a 15 min.

10 a 15 min.

5 min.

30 min.

10 min.

10 a 15

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21.




Se irán colocando entaras.

min.

10 a 15 min.

2 a 3 hrs.

PROCEDIMIENTOS 001


GALLETA DE AVENA


UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General AREA RESPONSABLE: ProducciónDIAGRAMA DE FLUJO

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PROCEDIMIENTOS 001


GALLETA DE AVENA CON MIEL DEABEJA


VERSIÓN:




DIAGRAMA DE FLUJO

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1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.8.




- Margarina 2.700 kgrs.- Azúcar 1.110 kgrs.- Agua 0.563

mililitros.





- Amaranto 0.245 grs.- Avena molida 0.235

grs.- Salvado 0.150 grs.

Una vez pesados losingredientes mezclarpoco a poco con lamargarina en la batidorahasta que se forme una

10 min.

15 min.

1 min.

15 a 20 min.

10 min.

10 a 15 min.

5 min.

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9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.16.

17.

18.

19.

20.

21.

masa. Sacar la masa de la

batidora. La masa se ira pasando

poco a poco en eldosificador porcionador*el cual deberá serrevisado y cambiado elmolde para la galletaque se está realizando,de donde saldrán lasgalletas con la formadel molde colocado.









Revisar que la bobinasea la correcta y hacer

10 a 15 min.

10 a 15 min.

10 a 15 min.

5 min.

30 min.

10 min

10 a 15 min.

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ajustes a la envolvedora(si es necesario).





10 a 15 min.

2 a 3 horas.

NOTA:

* Los ingredientes noson los reales por cuestiones de seguridad de la elaboración de la galleta. * Dosificador porcionador: Rodillo donde se coloca la masa de las galletas y se va girando para que la galleta salga de acuerdo al molde colocado.* Taras: Cajas grandes de plástico.

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PROCEDIMIENTOS 001Transformación de la Materia

PrimaGALLETA DE AVENA CON MIEL DE

ABEJA



DIAGRAMA DE FLUJO

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PROCEDIMIENTOS 001


PASTISETAS DE CAFÉ


VERSIÓN:





1.

2.




- Margarina 2.700 kgrs.

10 min.

15 min.

DIAGRAMA DE FLUJO

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3.

4.

5.

6.

7.8.

9.

10.

11.

12.

- Azúcar 1.110 kgrs.- Agua 0.563

mililitros.





- Café 0.245 grs.

Una vez pesados losingredientes mezclarpoco a poco con lamargarina en la batidorahasta que se forme unamasa.

Sacar la masa de labatidora.



1 min.

15 a 20 min.

10 min.

10 a 15 min.

5 min.

10 a 15 min.

10 a 15 min.

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13.

14.

15.16.

17.

18.

19.

20.

21.













10 a 15 min.

5 min.

30 min.

10 min

10 a 15 min.

10 a 15 min.

2 a 3 horas.

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PROCEDIMIENTOS 001


FECHA: 25 de Octubrede 2013

NOTA* Los ingredientes noson reales por cuestiones de seguridad de la elaboración de la galleta. * Dosificador porcionador: Rodillo donde se coloca la masa de las galletas y se va girando para que la galleta salga de acuerdo al molde colocado.* Taras: Cajas grandes de plástico.

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PASTISETAS DE CAFÉ VERSIÓN:PAGINA:


DIAGRAMA DE FLUJO

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PROCEDIMIENTOS 001

ALMACENAMIENTO


VERSIÓN:PAGINA:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: dirección General AREA RESPONSABLE: producción

OBJETIVOS: tener en bodega cajas disponibles, selladas y colocadas cuidadosamente para entregar a clientes de manera inmediata.ALCANCES: producción y almacenamiento.DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


1.

2.

3.

4.

5.


Las galletas que estánen las taras se iráncontando una por una.

La caja que se leentrega a DIF llevara500 piezas de galletas.

Estarán acomodadas en 4columnas de 25 galletascada una y serán 5 filashacia arriba.

la caja que secomercializa llevara 40piezas.

Una vez llenadas lascajas se sellaran de laparte superior, se lecolocaran las etiquetascorrespondientes.

Las cajas terminadasserán llevadas a labodega paraalmacenamiento.

2 a 4 horas.

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PROCEDIMIENTOS 001

ALMACENAMIENTO


VERSIÓN:PAGINA:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: dirección General AREA RESPONSABLE: producciónDIAGRAMA DE FLUJO

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PROCEDIMIENTOS 001

DISTRIBUCIÓN.


VERSIÓN:

PAGINA:UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General AREA RESPONSABLE: ventas

OBJETIVOS: distribuir las cajas de galletas en el tiempo acordado con el cliente para la satisfacción de este.ALCANCES: almacenamiento y clientes.



1.

2.

Agente de Ventas.

Ir con el agente deventas para que se lesentregue la solicitud depedidos.

Verificar lassolicitudes para ver

10 a 15 min.

001Solicitudde pedidos

DIAGRAMA DE FLUJO

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3.

4.

cuantas cajas secargaran al camión.

Hacer entrega al agentede ventas de lassolicitudes y darautorización para lasalida de mercancía.

El agente de ventasiniciara su ruta dedistribución.

1 hora

15 min

2 a 4 horas.

PROCEDIMIENTOS 001

DISTRIBUCIÓN.


VERSIÓN:PAGINA:


DIAGRAMA DE FLUJO

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Simbología ANSI para diagramas de flujo

SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Inicio o termino Señala donde inicia o termina un procedimiento.

Actividad Representa la ejecución de unao más tareas de un procedimiento

Decisión Indica las opciones que se puedan seguir en caso de que sea necesario tomar caminos alternativos

Conector Mediante el símbolo se pueden unir, dentro de la misma hoja,dos o más tareas separadas físicamente en el diagrama de flujo, utilizando para su conexión el número arábigo; indicando la tarea con la que se debe continuar.

DIAGRAMA DE FLUJO

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Conector de pagina Mediante el símbolo se pueden unir, cuando las tareas quedanseparadas en diferentes páginas; dentro del símbolo seutilizará un número arábigo que indicará la tarea a la cual continua el diagrama

Documento Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o envía

Nota Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una tarea y se puede conectar a cualquier símbolo del diagrama en el lugar donde la anotación sea significativa

Flujo Conecta símbolos, señalando lasecuencia en que deben realizarse las tareas

Actividad opcional Representa la ejecución opcional de una tarea dentro de la secuencia del procedimiento

Documento opcional Representa un documento que dentro del procedimiento puedeelaborarse, requerirse o utilizarse

Documento destruido Indica la destrucción o

eliminación de un documento por no ser necesario.

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