Mail Merge

Nama : NovriNim : 1401081002Kelas : Teknik Komputer IBLaporan Ke : VI. Judul MAIL MERGE

II. Teori Dasar

Mail merge adalah sebuah aplikasi surat-menyurat yang disediakan olehaplikasi untuk menulis dalam computer seperti Microsoft Word, yangmemungkinkan penggunanya untuk membuat banyak surat dengan format dan isiyang sama dengan cepat.

Dalam bahasa Indonesia mail merge berarti “surat masal”. Padapengertian ini mail merge didefenisian sebagai cara untuk membuat banyaktulisan dengan format yang sama dengan mudah dan cepat, hanya denganmengubah sedikit pada bagian nama atau alamat si penerima surat.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat surat, sertifikat,label, dan amplop. Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge,yaitu:

Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing

penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupadata di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Penggunaan data source pada excel dapat memiliki bebagai keuntungan,selain pemanfaatan lebih cepat juga berbagai ada bebagai keuntungan lainseperti;

Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru. Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel

terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaandan sebagainya.

Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembarkerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebihkurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerjatersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

III. Langkah Kerja

Berikut ini adalah langkah-langkah penggunaan fitur-fitur yang adapada mail merge Microsoft word 2010 adalah;

Membuat surat Buka Microsoft Office Word 2010.

http://www.computer1001.com/2012/06/cara-membuat-mail-merge-label-dengan.html

http://www.computer1001.com/2012/07/4-Situs-untuk-Download-Template-Sertifikat.html

Nama : NovriNim : 1401081002Kelas : Teknik Komputer IBLaporan Ke : V

Ketik surat yang akan dibuat.

Pilih menu mailings pada Menu bar dan klik letter pada menu startmail merge.


Untuk membuat surat secara beurutan sesuai panduan Microsoft Word2010 klik step by step mail merge wizard pada menu start mail merge.

Klik Nexts Starting Document.

Klik Select Document.

2

1


Klik write your letter.

Pilih data yang dijadikan acuan pembuatan rangkap surat berikutnyadan klik open.

2

1

2

1


Klik Insert merge Field, dan klik data yang ingin diganti.

Kemudian klik Priview Results.

Jika data telah berubah sesuai dengan yang diinginkan kilik Finish &Merge.


Membuat labels Buka Document baru untuk membuat labels.

Pilih Start Mail Merge dan klik labels.


Untuk membuat label secara beurutan sesuai panduan Microsoft Word2010 klik step by step mail merge wizard pada menu start mail merge.

Atur ukuran labels sesuai kebutuhan.

Maka akan tampil menu pengisian data labels seperti berikut.


Pilih data yang dijadikan acuan kemudian klik OK.

Pilih insert Merge Field dan sesuaikan data yang akan dibuat padalabel, setelah itu pilh update labels.

Pilih Preview Result untuk menampilkan data pada labels.


Pilih Menu Insert pada Menu Bar dan klik shapes untuk menambahkankarakter pada labels.

Pilih Shapes yang diinginkan dan sesuaikan pada labels.


Klik Update labels.

Membuat Envelopes Document baru untuk membuat Envelopes.

Pilih start mail merge pada menu mailing dan klik Envelopes.


Kemudian pilih bentuk Envelopes yang diinginkan dan klik Ok.

Untuk membuat envelopes secara beurutan sesuai panduan Microsoft Word2010 klik step by step mail merge wizard pada menu start mail merge.


Ketikan data yang derlukan untuk Envelopes.

Pilih data yang dijadikan sebagai acuan klik open.

Klik ok.

1

2


Klik Insert Merge Field dan pilih data yang akan diganti.

Klik Preview Result untuk menampilkan data yang diganti.

IV. Hasil dan Analisa Surat


Surat yang telah selesai dibuat ditampilkan hanyalah 1 lenbaranpertama. Tapi pada tab kanan atas pada menu mailings kita dapat menggantilembaran surat pertama ke surat halaman berikutnya. Pada print previewjuga bisa temukan seluruh surat yang telah dibuat. Dengan penggunaan mailmerge dapat membantu dalam memudahkan pekerjaan membuat surat dalam skalabanyak, tanpa harus membuatnya satu per satu.

Labels

Pembuatan label dapat dilakukan dengan mudah, label yang dibuat pundapat berjumlah banyak dalam satu halaman. Pewarnaan, pembuatan karakterpadalabel, dan bentuk shapes pun bisa dipilih sesuai keiinginan. Samahalnya seperti suarat yang dibuat pada mail merge, label pun hanyaditampilkan pada halaman pertama. Namun pada menu mailings bagian sebelahkanan atas dapat diganti dari halaman 1 ke halaman berikutnya.


Envelopes

Gambar diatas adalah tampilan Envelopes yang telah selesai dibuat.Terdiri dari 6 halaman sesuai dengan jumlah daftar yang ada data acuanuntuk membuat envelopes. Data yang diinputkan seperti no surat, istansi,alamat sesuai dengan data acuan. Seluruh Envelopes yang telah dibuat punbisa langsung dicetak secara keseluruhan. Pada proses percetakan pun akandikonfirmasi berapa jumlah halaman yang akan dicetak.

V. ReferensiLaksamana (2010). Panduan Cepat Kuasai Microsoft Office Word 2010. Jakarta:

Banduose Media. Hal 56-67

Mail Merge

Documents

Transcript of Mail Merge