Лабораторна робота № 1 ВИКОРИСТАННЯ ОФІСНОГО ПАКЕТУ MICROSOFT OFFICE ДЛЯ

ФОРМАТУВАННЯ ТА СТИЛІСТИЧНОГО ОПРАЦЮВАННЯ ТЕКСТОВОГО МАТЕРІАЛУ

Мета роботи: ознайомитися та на практиці засвоїти основні принципи форматування, стилістичного опрацювання текстового матеріалу за допомогою офісного пакету Microsoft Office та підготовка його до перекладу в системах автоматизованого перекладу.

Теоретичні відомості

Текстовий редактор Word є одним з найпоширеніших текстових редакторів. Це зумовлюється насамперед його численними перевагами, до яких передусім належать широкі функціональні можливості.

1. Вікно текстового редактора Word Текстовий редактор Word можна запустити декількома способами: за

допомогою піктограми редактора, ярлика програми-редактора, меню тощо. Командою Файл (File) => Новий (New)— створюють новий, а Файл (File)

=> Відкрити (Open) відкривають існуючий документ. В передостанній секції відображається 4 файли, що були відкриті останніми. Максимальне число таких файлів може бути 9. Налаштування цього параметру відбувається в Сервіс (Service ) => Параметри (Parameters).

Рис. 1. Відкриття файлу в текстовому редакторі Word

Вікно текстового редактора Word, що міститиме бланк документу з назвою, наприклад, Document1, має:

рядок, в якому є назва програми і документа та кнопки керування вікном програми;

рядок меню з кнопками керування вікном документа; панелі інструментів; робоче поле документу зі смугами прокручування та службовими

кнопками документу; рядок статусу.

Рис. 2. Вікно текстового редактора Word

2. Налаштування параметрів текстового редактора Word Процес налаштування — це введення даних у відповідні діалогові вікна,

наприклад, Параметри (Options) та інші. Наявність у робочому полі І-подібного (текстового) курсору дає змогу

вводити текст. Перед першим сеансом необхідно підготувати середовище до роботи. За допомогою команд основного меню або кнопок панелей інструментів, що їх дублюють, задають чи перевіряють ввімкнення потрібних параметрів (режимів) функціонування програми-редактора. Найчастіше виконують такі підготовчі дії:

задають параметри сторінки (розмір і поля); вибирають вигляд документа; вмикають панелі інструментів і лінійку; задають розміри абзацного відступу; вибирають стиль чи окремі елементи стилю майбутнього тексту,

якщо стиль Звичайний (Normal) не влаштовує; вмикають засоби автоматичного перевіряння правопису; присвоюють паролі документу, якщо його треба захистити тощо.

Увімкнути чи вимкнути панелі інструментів можна засобами пункту Вигляд (View) і підпункту Панелі інструментів (Toolbars). Найчастіше користуються наступними панелями: Стандартна, Форматування, Рисування.

Режимів відображення документа на екрані для візуального огляду є 4: звичайний, електронний, розмічений, структурований. Найчастіше задають звичайний вигляд. Перехід між цими режимами:

Вид (View) => Звичайний (Normal), або Електронний (Web Layout), або Розмічений (Print Layout), або Структурований (Outline);

кнопки зліва над горизонтальною смугою прокручування. При довготривалій роботі з документом важливу роль відіграє масштаб

документу, який можна налаштувати одним із способів: Вид (View) => Масштаб (Zoom)…; вибрати необхідний масштаб зі списку або ввести у вигляді числа на

панелі інструментів Standard => Zoom;

використати скрою маніпулятора при натиснутій клавіші Ctrl. Включення/виключення повноекранного режиму виконується вибором

View => Full Screen. Для отримання уявлення про вигляд документу перед друком слід

використовувати режим перегляду документу: File => Print Preview або на панелі інструментів Standard => Print Preview

Для коректного форматування документу необхідно використовувати режим відображення недрукованих символів. Для його відображення слід виконати одну з дій:

на панелі інструментів Standard ввімкнути режим ¶ (Show/Hide) або в Сервіс (Tools) => Параметри (Options) вибрати на закладці Вид (View) => в секції Знаки форматування (Formatting marks) поставити відмітку => все.

Рис. 3. Діалогове вікно Параметри (Options)

Позначення деяких недрукованих символів показано в табл. 1. Таблиця 1

Позначення деяких недрукованих символів

позначення символів знак абзацу ¶ знак табуляції →

нерозривний пробіл º пробіл ·

3. Робота з текстом Виділення фрагменту тексту:

від початку фрагменту тексту методом перетягування (drag) до кінця фрагменту тексту;

натиснути на початку фрагменту тексту (click) => кінець фрагменту тексту ([Shift]+click);

встановити курсор на початок фрагменту тексту, натиснувши [Shift] встановити курсор на кінець фрагменту тексту.

Виділення слова:

подвійне натискання (double click) на слові.

Виділення рядка тексту:

натискаємо курсором миші зліва від рядка (click) і виконуємо перетягування(drag) для виділення необхідної кількості рядків.

Виділення речення:

([Ctrl]+click) в межах речення.

Виділення абзацу:

розташовуємо курсор миші зліва від абзацу (double click) і виконуємо перетягування (drag) для виділення необхідної кількості абзаців;

потрійне натискання абзацу (triple click).

Виділення всього документу:

потрійне натискання курсором миші зліва від тексту (triple click); меню Edit => Select All.

Виділення прямокутних фрагментів тексту:

[Alt]+задати прямокутник (кут прямокутника (drag) протилежний кут прямокутника).

Переміщення фрагменту тексту:

виділити фрагмент тексту, перетягнути фрагмент тексту (drag) на нове місце фрагменту.

Копіювання фрагменту тексту

виділити фрагмент тексту, фрагмент тексту перемісти ([Ctrl]+drag) в нове місце.

Крім того, переміщення та копіювання фрагментів тексту за допомогою операції drag можливе при Tools => Options => Edit =>Drag-and-drop text editing (Editing options).

Використання буферу обміну (послідовність дій):

1. виділити дані; 2. Cut або Copy; 3. вибрати місце вставки; 4. Paste або Paste Special.

Вирізання даних:

виділити дані, Edit => Cut; виділити дані, виклик контекстного меню (right click mouse) => Cut/

Копіювання даних:

виділити дані, Edit => Copy; виділити дані, виклик контекстного меню (right click mouse) => Copy.

Вставка даних:

вибрати місце вставки, Edit => Paste або Edit => Paste Special… місце вставки => виклик контекстного меню (right click mouse) =>

Paste. Після вирізання чи копіювання дані потрапляють у буфер обміну. Після

вставки дані залишаються у буфері і їх можна використовувати для наступної вставки.

4. Орфографія Мова тексту

Від мови тексту залежні перевірка правопису, використання тезаурусу. Мову тексту можна встановити одним з наступних способів:

виділити фрагмент тексту, Tools => Language => Set Language… виділити фрагмент тексту, рядок стану => Language.

Правопис

Правопис встановлюється як: Tools => Spelling and Grammar… або: рядок стану => Spelling and Grammar Status (double click) => перехід до наступної помилки.

Тезаурус

Діалогове вікно Thesaurus використовується для пошуку синонімів та антонімів. Під час пошуку можна пройти ланцюг слів. Пройдені слова можна знайти у списку Looked Up:

=> вибір значення у списку Meanings: => вибір слова у списку Replace with Synonym: => Look Up => перехід на нове слово у ланцюзі.

Для знаходження слова і заміна його, зокрема синонімів, використовуємо наступний алгоритм:

=> вибрати слово => Tools => Language => Thesaurus… => знайти інше слово => Replace. => слово (right click) => Synonyms => Thesaurus… => знайти інше слово => Replace.

5. Робота з стилями Стиль – це набір параметрів форматування з власним іменем. Існує стиль

абзацу (¶) та стилі знаку (a). Стилі значно полегшують форматування документа. Наприклад, при

підготовці книг варто один раз вказати, як оформити заголовок книги, заголовки розділів і основний текст, і тоді при оформленні документа не потрібно вникати в тонкощі оформлення, досить просто вибрати готовий стиль.

Встановлення стилю фрагмента:

виділити фрагмент, Format => Style… => вибрати стиль => Apply; виділити фрагмент, вибрати стиль зі списку панель інструментів

Formatting => Style (або [Shift]+панель інструментів Formatting => Style).

Створення нового стилю

виділити фрагмент, ввести нову назву стилю у полі панель інструментів Formatting => Style (новий стиль матиме параметри форматування виділеного фрагменту) або Format => Style… => New…

З базового стилю (в описі стилю: базовий стиль + явно задані параметри) беруться ті параметри форматування, які не задані явно при формуванні даного стилю.

При натискуванні кнопки Новий (New) відкривається вікно Новий стиль (див малюнок), в якому можна вказати параметри створюваного стилю. Поле Name (Ім’я) визначає ім’я створюваного стилю, поле Базується на стилі визначає стиль, на основі якого створюється даний. Кнопка Format (Формат) відкриває список основних параметрів формату, які можна визначити.

Рис. 4. Діалогове вікно Стилі форматування

Модифікація стилю відбудеться при виконанні наступних дій: Format => Style… => Modify…

Отримання інформації про параметри форматування

Щоб отримати параметри форматування, застосовані до визначеного місця документа, потрібно натиснути клавіші [Shift]+[F1] (при цьому покажчик миші прийме форму стрілки зі знаком питання) і клацнути лівою кнопкою миші у цьому місці документа (див малюнок). Щоб вийти з цього режиму, натисніть клавішу [Esc].

Рис. 5. Вікно інформації про параметри форматування

Комбінація клавіш [Ctrl]+[Space] дозволяє зняти додаткове форматування з символів, а [Ctrl]+[Q] – зняти додаткове форматування з абзаців.

Копіювання форматування

Копіювання формату частини тексту, на якому стоїть курсор, відбувається у момент натискання кнопки Format Painter, або на панелі інструментів Standard |=>Format Painter => виділити місце копіювання (використовуючи мишу) або слово (click), або на панелі інструментів Standard => Format Painter (double click) => виділити місце копіювання 1 (використовуючи мишу) або слово 1 (click), виділити місце копіювання 2 (використовуючи мишу) або слово 2 (click) => … (вихід з режиму копіювання: панель інструментів Standard => Format Painter або [Esc]). Цей методу можна використовувати при копіювання форматування в інший документ.

6. Шаблони документів Як правило, текстовий редактор використовують для підготовки типових

документів. Word пропонує користувачу стандартні форми таких документів і інструменти для їх використання. Основними інструментами є шаблони і майстри.

Шаблон – це порожній бланк, в якому користувач заповнює потрібні поля своєю інформацією. Шаблон може попередньо включати деякі заповнені поля, які є спільними для всіх документів даного типу.

У шаблонах зберігаються стандартні тексти, панелі інструментів, що налаштовані користувачем, макроси, комбінації клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Ці дані визначають зовнішній вигляд документа та методи роботи з ним.

Word містить достатньо готових шаблонів для різноманітних документів (файли стандартних шаблонів мають розширення dot). Вибрати конкретний шаблон можна при створенні нового документу з допомогою команди Файл (File) => Новий (New). З’явиться діалогове вікно, у якому проводиться відповідний вибір потрібного шаблону. Найбільш простий засіб створити шаблон – це відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон.

Рис. 6. Діалогове вікно вибору шаблону документу

Створення нового шаблону на основі існуючого шаблону:

=> File | New…, вибрати шаблон, (Create New • Template) => зберегти документ, задавши у полі File => Save As…, Save as type: тип

Document Template

Копіювання стилів, елементів автотексту, панелей інструментів, макросів між документами та шаблонами:

=> Tools =>| Templates and Add-Ins… => Organizer…

Зміна шаблону документа:

=> Tools => Templates and Add-Ins… => Attach…

Рис. 7. Діалогове вікно Організатора

Використання стилів деякого шаблону:

=> Format => Theme… => Style Gallery…

Створення змісту документу

Для створення змісту документу необхідно стилістично оформити документ, виділити в тексті заголовки першого рівня, другого рівня та при потребі третього рівня, а також зміст, список використаної літератури, малюнки (для їх автоматичної нумерації).

Рис. 8. Діалогове вікно Створення змісту

Для того щоб створити зміст потрібно: Вставка (Insert) => Посилання (Referents) => Зміст та покажчики (Table

and content) У вікні, що появиться вибрати закладку Зміст (Table). Параметри цього

вікно можна не змінювати. При потребі змінити шаблон відображення змісту.

ПОСЛІДОВНІСТЬ РОБОТИ

1. Запустіть текстовий редактор і розгляньте його меню. Занотуйте чотири команди з меню Вигляд (View) Вставка (Insert) у звіт.

2. Відкрийте будь-який текстовий файл з неформатованим текстом. 3. Увімкніть панелі інструментів Стандартну (Standard), Форматування

(Formatting), Лінійку (Ruler). Задайте вигляд документа Normal (Звичайний).

4. Задайте параметри сторінки. Файл (File) => Параметри сторінки (Page Setup) => У відкритій закладці Поля (Margins) задайте усі чотири поля сторінки по 2 см => Розгорніть закладку Розміри паперу (Paper Size), клацнувши на назві, і переконайтеся, що формат сторінки є А4, а орієнтація Книжкова (Portrait) => Закрийте діалогове вікно Параметри сторінки (Page Setup), натиснувши на ОК.

5. Виберіть оптимальний (на Вашу думку) режим відображення та масштаб документа. Включіть/виключіть повноекранний режим. Включіть режим відображення недрукованих символів.

6. Вставте розрив сторінки. 7. Виділіть букву, слово, рядок, кілька рядків, речення, абзац, кілька абзаців,

весь документ. 8. Перемістіть фрагмент тексту, використовуючи вирізання та вставку. 9. Скопіюйте фрагмент тексту у кілька місць, використовуючи копіювання

та вставку. 10. Використовуючи довідку знайдіть інформацію про комбінації клавіш

(keyboard shortcuts) 11. Видаліть вставлений розрив. 12. Повторіть дії з пунктів 9-11, використовуючи комбінації клавіш.

13. Відкрийте панель інструментів Буфер обміну (Clipboard) та зробіть кілька вирізань та копіювань; закрийте панель інструментів Clipboard та зробіть кілька вирізань та копіювань. Занотуйте в звіт результати роботи.

14. Зробіть вставку (елементу, що не є останнім), використовуючи панель інструментів Clipboard; зробіть вставку, не використовуючи панель інструментів Clipboard.

15. Виставте для документа українську мову тексту. 16. Виправте орфографічні та граматичні помилки, використовуючи

діалогове вікно Spelling and Grammar. 17. Використайте пункт меню Help => What's This? для того, щоб визначити

призначення пункту меню Tools => Language => Thesaurus… Занотуйте пояснення в звіт.

18. Замініть слово thesaurus словом glossary. Підберіть синонім до 5 англійських слів у тексті.

19. Перегляньте статистику документа (кількість слів, абзаців, речень і т.д.) за допомогою меню Tools => Word Count….

20. Відформатуйте розпізнаний текст якнайкраще. Застосуйте до абзаців різні шрифти, зокрема, декоративні: Decor, Odessa тощо.

21. У тексті встановіть для кількох абзаців стиль (Normal, Title, Subtitle). Встановіть для кількох фрагментів тексту стиль (Hyperlink, FollowedHyperlink).

22. Створіть новий стиль My paragraph (¶) з параметрами: Font Formatting: Font: Arial, 16 pt, Double underline, Font color: Blue, English (U.S.) Paragraph Formatting: Indent: Left 0 cm Right 0 cm Centered. Створіть стиль з My paragraph2 (¶) з довільними параметрами форматування. Задайте для нього комбінацію клавіш (shortcut key). Застосуйте цей стиль з допомогою комбінації клавіш до 2 абзаців.

23. Створіть новий стиль My character (a) з описом: Default Paragraph Font + Font: Courier, 16 pt, Italic, Font color: Green. Створіть стиль з My character2 (a) з довільними параметрами форматування. Задайте для нього комбінацію клавіш (shortcut key). Застосуйте цей стиль з допомогою комбінації клавіш до 2 символів.

24. Встановіть для абзаців стиль My paragraph. Модифікуйте стиль My paragraph (Normal + Font: Arial, 14 pt, Bold, Font color: Sky Blue, English (U.S.), Centered). Чи змінились абзаци? Занотуйте в звіт висновки про зміну.

25. Встановіть для фрагментів тексту стиль My character. Модифікуйте стиль My character (Default Paragraph Font + Font: Courier, 14 pt, Underline, Font color: Bright Green). Чи змінились фрагменти тексту? Занотуйте в звіт висновки про зміну.

26. Відновіть початковий стан набору стилів. 27. Створіть новий шаблон My Letter на основі шаблону Professional Letter.

Збережіть новий шаблон у папці My Templates. Створіть новий документ на основі шаблону My Letter. Які розширення мають файли документів та файли шаблонів? Занотуйте їх в звіт.

28. Створіть новий документ, змініть у ньому параметри сторінки, збережіть цей документ як шаблон My Page (у папці My Templates).

29. Створіть новий шаблон My Template на основі шаблону Normal. Збережіть новий шаблон у папці My Templates. Використайте у новому шаблоні стиль Title. Скопіюйте стиль Title у шаблон Normal, вилучіть з шаблону Normal стиль Title.

30. Встановіть для документа шаблон My Template. Встановіть для документа шаблон Normal.

31. Для документа на основі шаблону Normal використайте стилі будь-якого шаблону за допомогою Format => Theme…, Style Gallery…

32. Відновіть початковий стан набору шаблонів. 33. Створіть зміст , попередньо відфоматувавши заголовки відповідними

стилями. 34. Створіть список ілюстрацій, попередньо вставивши кілька зображень і

задавши автоматичну нумерацію для їх опису. 35. Збережіть документ. Закінчіть роботу. Оформіть звіти.

ВИМОГИ ДО ЗВІТУ

Звіт повинен містити: 1) мету роботи; 2) короткі теоретичні відомості, обсягом 2 сторінки; 3) схематично навести вигляд основних недрукованих символів; 4) прикладів дій, які можна виконувати за допомогою комбінації клавіш; 5) вказати статистичні дані документу; 6) приклади* всіх дій, що виконувались в ході лабораторної роботи; 7) вихідний зразок тексту та зразок тексту, отриманий в результаті виконання ходу роботи;

8) висновки. *Приклади повинні бути у вигляді PrintScreen з відповідними коментарями. Оформлена робота повинна містити верхні та нижні колонтитули, в яких

зокрема вказати: у верхньому колонтитулі: групу, прізвище та ініціали, назву

лабораторної роботи. у нижньому колонтитулі: дату створення та нумерацію сторінок.