Jánta folía - Hospital Santa Sofía

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■ RETENCIÓN DOCUMENTAL

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GESTIÓN DOCUMENTAL Hospital Departamental Santa Sofía E.S.E

Jánta folía E.S.E

Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas

fanta f lía "Orgullosamente Público"

GE010.1-1377

Manizales, 23 de noviembre de 2009

Señor JHON JAIRO YEPES GUTIÉRREZ. Secretario Consejo Departamental de Archivo Calle 23 No. 20-30 Manizales, Caldas

Asunto: Envío Tablas de Retención Documental

Cordial Saludo:

De la manera más atenta, nos permitimos enviar para su evaluación ante el Consejo Departamental de Archivo, las Tablas de Retención Documental elaborada por Procesos, de la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas.

Adjunto enviamos documento conformado por 114 folios, más el contenido general de las Tablas de Retención Documental.

Agradeciendo la atención prestada.

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ospital Depa ental Santa Sofíade Caldas.

Anexo: Uno (documento con 114 folios más Tabla de Contenido General)

Luis O.

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Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas " Orgullosamente Público" ■

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III

CONTENIDO GENERAL TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN II

NOMBRE DOCUMENTO N° FOLIOS

Ill • •

Introducción. Normas Legales Archivísticas.

1-5 6-7

• • Metodología utilizada en elaboración de las T.R.D. 8-9 • Listado general de Series Documentales. 10-11

a • Copia Acuerdo 003 de mayo de 2008, por medio del cual se Modifica el Organigrama Funcional de la E.S.E. Hospital

■ Departamental Santa Sofía de Caldas. 12-13

II

•

• •

Copia Organigrama Funcional General Codificado. Copia Resolución 097 de 4 de septiembre de 2008, por medio de la cual se modifica el mapa de procesos, la política de calidad y se especifican los objetivos de calidad de la E.S.E.

14

U Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas. 15-17 • Mapa de Procesos. 18

g • Copia Acta 03 del 03 de agosto de 2009, por medio la cual se aprueban las T.R.D. 19-21

■ • Resolución 082 de 2009, por medio de la cual se actualizan

111 • Y se aprueban las T.R.D. Versión II. Resultados de los procesos reflejados en las T.R.D.

22-24 25-30

a • ,•

Relación Procesos - T.R.D. - Organigrama Funcional. T.R.D. Direccionamiento Estratégico.

31-33 34-35

1111 • T.R.D. Garantía de Calidad. 36-37 • T.R.D. Admisión al Usuario. 38

U • T.R.D. Facturación de Servicios. 39-40

a • •

T.R.D. Auditoría Médica. T.R.D. Asesoría Jurídica.

41 42

III • •

T.R.D. Control Interno de Gestión. T.R.D. Gestión de Comunicación.

43-44 45

1111 , • T.R.D. Gestión de Mercadeo. 46-47 • T.R.D. Gestión de Atención al Usuario. 48

g • T.R.D. Gestión Financiera. 49-55

U . T.R.D. Compras y Suministros. 56-58 Ill • T.R.D. Gestión de Planeación. 59-62

g • •

T.R.D. Administración de las Tecnologías y Comunicaciones. T.R.D. Costeo Institucional.

63-67 68

a • T.R.D. Gestión Documental. 69-72 • T.R.D. Contratación con Pagadores. 73

/ • T.R.D. Contratación Bienes y Servicios. 74-78 ,• T.R.D. Gestión y Administración del Talento Humano. 79-84

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Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas 44 Orgullosamente Público"

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CONTENIDO GENERAL TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN II

NOMBRE DOCUMENTO N° FOLIOS

• T.R.D. Gestión de Investigación y Entrenamiento. 85

• T.R.D. Gestión Ambiental. 86

• T.R.D. Gestión de Apoyo Logístico. 87

• T.R.D. Atención Integral al Paciente en el Servicio Hospitalización. 88-91

• T.R.D. Atención Integral al Paciente en el Servicio de Consulta Externa. 92

.. T.R.D. Atención Integral al Paciente en el Servicio de Apoyo Diagnóstico y Terapéutico. e ,.• "':'‘'3 c. / 93-109

T.R.D. Atención Integral al Paciente en el Ser:vicio de Quirófanos. 110

• T.R.D. Atención Integral al Paciente en el Servicio de Urgencias. 111

• T.R.D. Atención Integral al Paciente en el Servicio de Cuidado Crítico. 112-114

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911 Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas ■

"Orgullosamente bitco-

Jánta folía 111 E.S.E

INTRODUCCIÓN

■ La buena administración de cualquier institución cada día depende más de la

información, permitiendo aumentar considerablemente los volúmenes

documentales y por lo mismo ha generado preocupación por mantenerla

organizada, segura y disponible, misión que los archivos deben cumplir.

■ Desde el establecimiento de la Ley 80 de 1989 por la cual se creó el Archivo

general de la Nación (AGN), se mostró una especial atención en la

normalización de las tareas archivísticas dado a la dispersión y debilidad en el

manejo, recuperación, conservación y tratamiento de la información por la cual a

través del Decreto 1382 de 1995, y ratificado por la Ley 594 de 2000, se

estableció la obligatoriedad de elaborar las Tablas de Retención Documental

como herramienta para alcanzar sus resultados.

•

La promulgación de la Ley 594 del 4 de julio de 2000, por medio de la cual se

dicta la Ley General de archivos para Colombia cuyo ámbito de aplicación

■ "comprende la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades

privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados

por la presente Ley". Esta busca establecer las reglas y principios generales

que regulen la función archivística del Estado, por lo que constituye la

herramienta más valiosa de la que hasta la fecha se puede valer un archivista

911 para justificar la necesidad de organizar, conservar y difundir los archivos.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

a

Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las

cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los

documentos. a

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• N41 Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas

"Orgullosamente Púbiico'■

(Anta folía

La administración de la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas se

■ verá beneficiado con la elaboración de las T.R.D. ya que éstas:

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuye a la racionalización de la producción documental.

• • Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ella estipulados.

■ • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen

carácter permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de

archivo.

• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

U ■ Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención

documental son fundamentales porque:

a

• Permiten el manejo integral de los documentos.

• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de

Archivo total.

• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

• Identifican y reflejan las funciones institucionales.

• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los

documentos.

a

• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de

gestión. a

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Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas ■

" Orgullosamente Público"

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CONCEPTOS ARCHIVÍSTICOS

■ *Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámite

regulados por las normas de procedimientos y llevadas a cabo por una unidad

administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten

desarrollar las funciones asignadas.

• *Administración de Archivos. Son operaciones administrativas y técnicas

relacionadas con la Planeacion, dirección, Organización, Control, Evaluación,

Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.

*Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital

■ * Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de

que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción

• administrativa.

*Ciclo vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los

• documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación

• temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

*Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir

políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos

• administrativos y técnicos de los archivos.

*Documento de archivo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines

• administrativos.

• *Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos,

resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene

• incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.

Puede ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forma

parte de las series documentales de la oficina.

■ *Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el

funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y 111 testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo

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■ " Orgullosamente Público" ■

■ finta (Alía E.S.E

aun después de su desaparición, por lo tanto posibilita la reconstrucción de la

■ historia institucional.

*Documento facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a cualquie

institución y que cumple funciones de apoyo.

• *Documento inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fine

■ administrativos y legales.

■ *Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

■

*Disposición final de los documentos. Hace referencia a la tercera etapa de

ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente,

su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación o digitalización.

■ *Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que ha

perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tien

■ valor histórico o que carecen de relevancia par la ciencia y la tecnología.

*Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituye

una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto d

111 documentos generados orgánico y funcionalmente por una oficina productor

■ en la revolución de un mismo asunto.

11/

*Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentació

■ producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final

■ con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• *Muestreo. Operación por la cual se extraen unidades documentale

■ representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectú

durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos

topográficos, temáticos, entre otros.

■ *Selección Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservació

111 parcial de la documentación por medio de muestreo.

■ *Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura

■ contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto producto

como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: hoja

■ de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

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■ " Orgullosamente Público"

Jánta JóllaE

■ *Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte

■ de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la

serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada

asunto.

*Tipo documental. Unidad documental simple

*Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución

■ *Unidad Archivística. Conjunto de pieza o tipos documentales. Puede ser

■

unidad archivística, entre otras: un expediente

*Unidad de Conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad

■ documental. Puede ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una

■ carpeta, un libro o un tomo.

*Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución

■ productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados

en el asunto.

■ *Valor secundario. Es el que interesa a los investigadores de información

■ retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los

■ documentos que tienen valor se conservan permanentemente.

■ *Valor Documental. Proceso por el cual se determina los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las

diferentes fases de archivo.

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Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas " Orgullosamente Público"

(Anta folía E.S.E

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NORMAS LEGALES ARCHIVÍSTICAS

Decreto 2527 de 1950

Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilmar en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.


Modificado Por el Decreto 2527 de 1950. En su Artículo único establece "Podrán Microfilmarse los documentos y Expedientes que han sido sometidos al trámite normal y a los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y Autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando hayan transcurrido el tiempo de prudencia y la costumbre aconseje en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

Ley 57 de 1985 Reserva Legal sobre documentos Archivos públicos

Ley 80 de 1989 (Diciembre 22) Crea el Archivo General de la Nación

Decreto 1777 de 1990 (agosto 3) Estatuto del Archivo General de La Nación

Decreto 1798 de 1990 Art. 31.

Conservación de libros y papeles de los comerciantes tributarios "se establece una conservación de 20 años; sin microfilmar para los libros y papeles de los comerciantes contados, desde el cierre de aquellos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante. Igualmente se establece que no obstante cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, se podrán destruir transcurrido el término que trata el Art.60 del Código de Comercio.

Constitución Nacional (1991) Art. 74 Derecho de Petición

Ley 60 de 1992 Art. 74 Disco óptico y Decreto 624 de 1989 Estatuto Tributario medios magnéticos, Ley 223 1996, Decreto 422 de 1991 Art. 6 Conservación de las Copias de cintas de máquinas registradoras, Decreto de 1996 Factura electrónica

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Decreto 2620 de 1993 "Por medio del cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes" Disco óptico.


Reglamenta la Contabilidad General en Colombia.

Ley 190 de 1995 Estatuto anticorrupción Art. 27 Utilización indebida de información

Decreto 1748 de 1995 Archivos Laborales informáticos.

Decreto 1382 de 1995 Presentación Tablas de Retención Documental


Se suprimen y reforman regulaciones, Procedimientos o trámites innecesarios inexistentes en la administración pública Art. 11, Art. 26.

Decreto 460 de 1995

Reglamenta el registro nacional legal.

Ley 734 de 2000

Ley 594 de 2000

Acuerdo 060 de 2001

Ley 962 de 2005

de derechos de autor y se regula el depósito

Código único disciplinario

Ley General de Archivos

Establece la organización de la Ventanilla Única de Correspondencia.

por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos



Jánta folía " Orgullosamente Público"

E.S.E

METODOLOGIA UTILIZADA EN ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA E.S.E. HOSPITAL DEPARTAMENTAL SANTA SOFÍA DE

CALDAS.

ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

INSTRUMENTOS

1. Seminario Taller Explicativo con los productores de los documentos del Hospital

Desarrollo del taller explicativo sobre la elaboración de las Tablas de Retención.

Contenido del taller explicativo. • Normas para la elaboración de

las Tablas de Retención. • Explicación de los pasos por

seguir en el proceso. • Explicación de la encuesta a

realizarse en cada oficina.

• Normas fijadas por el A.G.N. para la elaboración de las Tablas de Retención Documental y Ley 594 de 2006.

• Formatos de encuesta Estudio Documental.

• Formato de Tablas de Retención Documental.

• Explicación del formato de T.R.D.

• Diligenciamiento de la encuesta en cada oficina.

• Explicación sobre el formato de transferencias documental de los archivos de gestión al archivo central.

2. Aplicación de encuestas.

• Visita personal a cada funcionario productor para realizar la encuesta Estudio

• Encuestas Estudio Documental.

3. Entrevista con los productores de documentos de cada oficina.

• Documental. Cada responsable de los archivos de gestión responderá la encuesta de acuerdo a la explicación recibida en el seminario.

• Entrevistas

4. Elaboración borrador de la T.R.D. para cada

• De acuerdo con los resultados obtenidos en la encuesta, se

• Encuesta estudio documental diligenciado.

oficina generadora de documentos y entrega a

elaboró el borrador de la T.R.D.

• Listado producción documental por

cada oficina para su corrección, si es necesario.

• Teniendo como punto de partida los procesos de la institución

dependencia.

• Se crearon las Series y Subseries documentales

5. Corrección de borradores de T.R.D.

. Con base en las observaciones hechas por los productores de documentos se corrigieron los borradores de las T.R.D. y se ajustaron a la normatividad archivistita.

•

•

Valoración documental de acuerdo a la Ley 594 de 2000

Borrador T.R.D.

6. Presentación de las T.R.D, al Comité de

• Se sustentaron ante el Comité de Archivo de la Entidad, las

• Tablas de Retención Documental

Archivo del hospital y Acta de aprobación.

T.R.D. y listados para su estudio, comentarios y

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■ Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas

"Orgullosamente Público" (Anta folía

E.S.E

METODOLOGIA UTILIZADA EN ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA E.S.E. HOSPITAL DEPARTAMENTAL SANTA SOFÍA DE

CALDAS.

ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

INSTRUMENTOS

7. Normativa para la aplicación de las T.R.D. expedida por la Gerencia del hospital.

8. Capacitación al personal que maneja los archivos de Gestión para la aplicación de las Tablas de Retención Documental y de las Normas Icontec para elaboración de correspondencia Comercial

9. Seguimiento de aplicación de las T.R.D

aprobación.

• Normativa institucional • Seminario capacitación

• Se realizaron visitas personales a los archivos de gestión del hospital, para conocer el estado de los archivos.

• Normativa • Cartilla de directrices para la

aplicación

Salida Vía Chinchiná PBX: (6) 8 87 92 00 Fax: (6) 8 87 92 21 Manizales - Colombia

www.santasofia.com.co / [email protected] NIT: 890.801.099-5

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Hospítol Departamental t So ía de Caldas "Orgullosa ente Público"

www.santasofia.com.co / [email protected] NIT: 890.801.099-5 u

LISTADO GENERAL SERIES DOCUMENTALES

CÓDIGO SERIE

NOMBRE SERIE DOCUMENTAL

1 ACTAS 2 ACUERDOS JUNTA DIRECTIVA 3 ASESORÍAS 4 ATENCION QUEJAS, PETICIONES Y RECLAMOS 5 AUDITORIA MEDICA 6 AUDITORIAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 7 AUDITORÍAS DE CALIDAD 8 AUTORIZACIONES ENTREGA DE MATERIALES 9 CERTIFICADOS 10 CIRCULARES 11 COBROS JURÍDICOS 12 COMPROBANTES DE EGRESO 13 CONCEPTOS JURÍDICOS 14 CONSECUTIVO DETALLADO DE RECIBOS DE CAJA 15 CONTRATOS 16 CONTROL DE CALIDAD CON CONTROLES EXTERNOS 17 CONTROL DE CONSULTAS DE HISTORIAS CLÍNICAS 18 CONVENIOS 19 ESTATUTO INTERNO 20 ESTUDIO DE COSTOS 21 EVALUACIÓN CLIMA ORGANIZACIONAL 22 EVENTOS DE DIFUCION INSTITUCIONAL 23 EXPEDIENTES 24 FACTURAS 25 FICHAS EPIDEMIOLOGÍAVIH 26 GLOSAS 27 HISTORIAS CLINICAS 28 HISTORIAS CLINICAS REHABILITACIÓN CARDIACA 29 HISTORIAS CLINICAS REHABILITACIÓN PULMONAR. 30 HISTORIAS LABORALES 31 INFORMES 32 INVENTARIOS GENERALES POR CENTROS DE COSTOS 33 LIBROS 34 MANUALES 35 MOVIMIENTO DE TESORERIA 36 NOMINA 37 NOTAS CONTABLES CUENTAS POR COBRAR 38 ORDEN SALIDA DE ALMACÉN 39 PLANES 40 PLANILLAS _

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CÓDIGO SERIE

NOMBRE SERIE DOCUMENTAL

41 PLANOS 42 PORTAFOLIO DE SERVICIOS 43 PROCESOS 44 PROGRAMACION 45 PROGRAMAS 46 PROPUESTAS HOTELERÍA HOSPITALARIA 47 PROTOCOLOS 48 PROYECTOS 49 REGISTROS 50 REPORTES 51 REQUERIMIENTOS FARMACIA 52 RESOLUCIONES 53 RESPUESTAS A TUTELAS 54 SEGURIDAD INFORMÁTICA 55 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) 56 SISTEMA ÚNICO DE HABILITACIÓN 57 SOPORTE MATERIAL AUDIO VISUAL

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12- • • Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas

"Orgullosamente Público" a (Anta tila.

REPÚBLICA DE COLOMBIA Ill EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE-PAR rA.NAENTAi. sANTA,

11 SOFÍA DE CALDAS

III ACUERDO No. 003 DEL 23 DE MAYO OF 2008

ll Por me,,:lio del cual se modifica el Ofganicjrania Frunc..11._.71!al de L E 5.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas aprobado en el acuerdo 004 del 3 de

• Agosto de 2007

• La Junta Directiva de la Empresa Social del Estado Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas, en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por la Ordenanza 123 de noviembre de 1994,

•

• CONSIDERANDO

■ Que la ley 872 de 2003 promueve la adopción de un enfoque basado

■ en procesos y establece en su articulo 1°. Creación del Sistema de Gestión de la Calidad: El Sistema adoptará en cada entidad un enfoque

■ basado en procesos que se surten al interior de ella

• expectativas de los usuarios, destinatarios 'y beneficiaricy funciones asignadas por el orden jurídico vigente.

■ Que la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas arielED.tF_::

• 'implementación del Sistema de Gestión de Calidad integrado por la Le'y

• 872 de 2003 - NTCGP 1000:2004, la aplicación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005- Decreto 1599 de 2005, y el Sistema

■ Obligatorio de la Garantía de la Calidad, Decreto 1011 de 2006.

■

• ACUERDA ■

Articulo Primero. Modificar el Organigrama Funcional de la E.S.E ■ Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas.

• Articulo Segundo. Los organigramas que hacen parte integral del • presente acuerdo son los siguientes: 1p

■

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• Página 1 de 2 Salida Vía Chinchiná PBX: (6) 8 87 92 00 Fax: (6) 8 87 92 21 Manizales - Colombia ■ vvww.santasofia.com.co / [email protected] NIT: 890.801.099-5

EZ J a directiva.

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Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas Orgullosamente Publico"

REPÚBLICA DE COLOMBIA

1

EMPRESA SOCIAL DEL. ESTADO HOSPITAL DEPARTAMENTAL SANTA SOFÍA DE CALDAS

■ ACUERDO No. 003 DEL 23 DE MAYO DE 2008

■ Por medio del cual se modifica el Organigrama Funcional de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas aprobado en el acuerdo 004 del 3 de

.Agosto de 2007 ' Organigrama Funcional General Organigrama Áreas Clínicas Médicas Hospitalización Organigrama Área de Clínicas Quirúrgicas Organigrama Área de Consulta Externa, Apoyo Diagnostico Terapéutico

y

Organigrama Área de Cuidado Critico Organigrama Área Financiera Organigrama Área de Administración de Recursos Organigrama Área de Planeación y Sistemas de Información Organigrama Auditoria Medica Organigrama Comunicación y Mercadeo Organigrama Garantía de Calidad

■ Articulo Tercero. Los organigramas aprobados en este acuerdo son

■ aplicables en la entidad a partir del 1 de Junio de 2008.

■

■ El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

■

■

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■ Se fija a los 23 días del mes de mayo de 2008 a las 14:00 horas

Se desfija a los 30 días del mes de mayo de 2008 a las 18:00 horas

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WO: Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas "Orgulbsamente Público"

Por la cual se modifica el mapa de procesos, la política de calidad y se especifican los objetivos de calidad de la E.S.E. Hospital Departamental

Santa Sofía de Caldas.

•

• El Gerente de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, y

•

• CONSIDERANDO QUE:

• La E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas adelanta la • Implementación del Sistema de Gestión de Calidad integrado por la

NTCGP 1000:2004, la aplicación del Modelo Estándar de Control Interno ■ MECI 1000:2005.- Decreto 1599 de 2005, y el Sistema Obligatorio de la ■ Garantía de la Calidad, Decreto 1011 de 2006.

• La política de calidad como elemento que facilita el direccionamiento del' Sistema de Gestión de Calidad debe estar en constante revisión por la

• alta dirección y ser ajustada de acuerdo con las necesidades de la entidad. ■

El Mapa de procesos es una herramienta que permite a los funcionarios y • a los usuarios de la Entidad, identificar su clasificación y la interacción que

• tienen con los demás procesos.

En el acuerdo 002 del 23 de Mayo de 2008 se otorga atribuciones plenas al Gerente de la Empresa Social del Estado Hospital Departamental Santa ■ Sofía de Caldas para realizar los ajustes y modificaciones que sean

necesarios al Mapa de Procesos y la documentación de los procesos. •

• RESUELVE:

fanta fofa

RESOLUCION N° 097 del 4 de septiembre de 2008

Artículo Primero. Modificar el mapa de procesos (anexol ) para la E.S.E • Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas adoptado en el acuerdo

• 002 del 23 de mayo de 2008.

• Pág. 1 de 2

111 Salida Vía Chinchiná PBX: (6) 8 87 92 00 Fax: (6) 8 87 92 21 Manizales - Colombia www.santasofla.com.co / santasofla©santasofia.com.co NIT: 890.801.099-5

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Artículo Segundo. Modificar la codificación en la documentación de los procesos de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas definidos en el Mapa de Procesos.

Articulo Tercero: Modificar la política de calidad (anexo 2) adoptada en el Código de Buen Gobierno de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas.

Artículo Cuarto: especificar los objetivos de calidad adoptados en el acuerdo 004 del 3 de agosto de 2007(anexo 2).

Artículo Quinto: la presente resolución rige a partir de la fecha de su eXpedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Manizales a los 4 días del mes de septiembre del 2008.

Angela M.

Pág. 2 de 2

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Anexo N° 2 Resolución 097 del 4 de septiembre de 2008

Santa Sofía está comprometida a orientar su gestión basada en la satisfacción de sus usuarios por medio de un trabajo responsable, con calidad y de autocontrol que sumado a su tecnología pueda ofrecer a la comunidad una atención más segura garantizando el mejoramiento continuo en todos sus procesos.

• Producir servicios de salud acordes con el perfil epidemiológico de la población del Eje Cafetero.

■ Adoptar dentro de la cultura organizacional el mejoramiento continuo de la calidad y la permanente capacitación de nuestro talento humano.

■ Garantizar un manejo gerencia} que permita la sostenibilidad de institución con énfasis en la rentabilidad social.

la

■ Establecer una cultura donde los costos sean parte esencial en la búsqueda de la competitividad sin detrimento prestación de los servicios.

de la calidad en la

■ Establecer un programa de renovación tecnológica que permita mantener los más altos estándares en servicios especializados en la región.

• Garantizar los mecanismos de participación comunitaria.

• Realizar actividades en beneficio de la comunidad con responsabilidad social y empresarial.

■ Gestionar la admisión de personal en calidad de formación académica con perfiles ajustados a las necesidades de la empresa, permitiendo a los estudiantes, profesionales y personal interno, un desarrollo integral de sus habilidades, destrezas y generación de nuevo conocimiento, a través de investigación y entrenamiento que garanticen la prestación de servicios de calidad en salud a la comunidad.

• Adoptar un modelo integral de Gestión de Calidad que nos permita posicionarnos como la mejor E.S.E del Occidente Colombiano.

■ Mantener un clima organizacional favorable que permite el cumplimiento

a de los objetivos institucionales.

Salida Vía Chinchiná PBX: (6) 8 87 92 00 Fax: (6) 8 87 92 21 Manizales - Colombia wwvv.santasofia.com.co / [email protected] NIT: 890.801.099-5

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Garantía de Calidad -Auditoria Médica - Control Interno de • n

Gestión de Planeación

Gestión de Comunicación

Gestión Contratación de con

mercadeo Pagadores

Direccionamiento Estratégico

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PROCESOS MISIONALES

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Coordinación Interinstitucional

Gestionar Prestación

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Gestión Administración

del Talento Humano

Gestión Financiera

Contratación Administración de de bienes y las tecnologías

servicios de información y comunicaciones

Comoras Suministros

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Gestión asbuissastal

Gestión de Apoyo

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E.S.E HOSPITAL DEPARTAMENTAL SANTA SOFIA DE CALDAS

MAPA DE PROCESOS

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Versión: 003 Anexo Número 1 Resolución 097 del 4 de septiembre de 2008

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REUNIÓN COMITÉ ARCHIVO

ACTA 03

FECHA: Manizales, 3 de agosto de 2009

HORA: De las 10:00 a las 12:00 horas

LUGAR: Oficina Gerencia

ASISTENTES: Jorge Hernán Yepes Alzate, (Gerente) Presidente Comité María Victoria Serna Agudelo, (Jefe Oficina Planeación y

Sistemas de Información) secretaria Comité Martha Lucía Ospina Aristizábal, Jefe Oficina Administración de Recursos Ariel Valencia Mejía, Asesor Jurídico Luis Hernando Osorio Castañeda, Analista Administrativo Archivo

ORDEN DEL DÍA:

1. Verificación de quórum. 2. Lectura y aprobación del acta anterior 3. Presentación Tablas de Retención Documental (Versión 2), para su aprobación

final. 4. Definición manejo del procedimiento control de documentos. 5. Presentación paralelo Ley 594 de 2000 y gestión realizada por el hospital. 6. Presentación encuesta de verificación de condiciones técnicas de depósitos de

archivos (Data 3000 S.A.). 7. Definición para el uso de resoluciones.

DESARROLLO:

1. Se efectuó la verificación de quórum y se cuenta con la plenaria reglamentaria para iniciar el Comité.

2. Se dio lectura al acta 02 del 17 de junio de 2009 y después de discutirla se aprobó por la plenaria del comité. ir

Página 1 de 3

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Continuación Acta de Sesión Número 03 del Comité de Archivo citado para el día 3 de agosto de 2009.

3. Inicia el analista administrativo, Luis Hernando Osorio Castañeda, presentando en medio físico las Tablas de Retención Documental (Versión 2), debidamente avaladas por los líderes de procesos. Revisadas por la plenaria del comité se aprueban y se da el visto bueno para su adopción mediante resolución y

■ presentación al Consejo Departamental de Archivo.

■ 4. Siguiendo con el comité de archivo, se discute mediante que acto se crearán,

• actualizarán o anularán los documentos controlados, quedando definido por la plenaria que para todo caso la creación, modificación o anulación de

• documentos contralados deberá ser aprobado mediante resolución.

U Igualmente, la plenaria del comité deja como tarea al responsable de la Oficina

• Administración de documentos, realizar un cronograma para crear, modificar o anular documentos controlados.

U ■ 5. El responsable de la oficina de Administración de Documentos, presenta a la

plenaria del comité de archivo el paralelo de la Ley 594 de 2000 y la gestión realizada por el hospital, el documento es revisado y avalado por la plenaria del comité y se deja como tarea al Analista Administrativo Luis Hernando Osorio Castañeda, para que realice las acciones necesarias para establecer y comunicar al personal del hospital que solamente se prestarán documentos

• propios de cada oficina y si es el caso que una oficina distinta a la que produjo el documento lo solicite en préstamo, deberá hacerlo directamente en la

■ oficina responsable de su producción.

Asimismo, la persona externa que solicite copia de Historia Clínica u Historia Laboral, deberá solicitarla mediante oficio directamente a la Oficina de

• Gerencia, quien definirá el procedimiento a seguir. Lo anterior para complementar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Artículo 27 (Acceso y Consulta de Documentos.

Se anexa al acta, documento paralelo de la Ley 594 de 2000 y la gestión realizada por el hospital.

■ 6. Como sexto punto, se presenta a la plenaria del comité de archivo, la encuesta de verificación de condiciones técnicas de depósitos de archivos realizada a la empresa Data 3000 S.A., según el Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación. La plenaria revisa la encuesta la aprueba por unanimidad y deja como tarea al responsable de la Oficina de Administración de Documentos, realizar oficio retroalimentando al contratista sobre la encuesta y hacer los requerimientos necesarios.

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Anexo al acta, encuesta de visita de verificación de condiciones técnicas de depósitos de archivos Data 3000 S.A. 41

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Continuación Acta de Sesión Número 03 del Comité de Archivo citado para el día 3 de agosto de 2009.

7. Como último punto se revisa por la plenaria del comité la reglamentación en la utilización de resoluciones a incluir en el manual de archivo y se aprueba por unanimidad, se deja como tarea al responsable de la Oficina Administración de Documentos para que proyecte la resolución de actualización del manual de archivo y correspondencia.

Anexo al acta, reglamentación a incluir en el Manual de Archivo y correspondencia para la utilización de resoluciones, el cual debe ser de obligatoria aplicación a partir del 1 de septiembre de 2009.

A las 12:00 horas, se levanta la sesión y se solicita a la secretaria del comité convocar a sesión una vez se tengan resultados de las tareas dejadas.

Para constancia se firma a los 3 días de agosto de 2009.

(2 I

María Victoria Serna Agudelo Secretaría Comité Jefe Oficina de Planeación y Sistemas

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111 022


" Orgullosamente Público" finta (AÍa RESOLUCIÓN No 082 DE 2009

03 de agosto de 2009

■

Por medio de la cual se actualizan las Tablas de Retención Documental en la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y se deroga la Resolución 002 del 02 de enero de 2007.

EL GERENTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL ■ DEPARTAMENTAL SANTA SOFÍA DE CALDAS, en uso de sus atribuciones

legales y en especial las conferidas en el literal D, en el Artículo 11, de la ordenanza 123 de diciembre 16 de 1994 y Decreto 139 de 1996 y.

CONSIDERANDO

a

Que el artículo 3 de la Ley 594 de julio 14 de 2000, define para efectos de esta ley, la Tabla de Retención Documental como el listado de series con sus

a correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Que los artículos 8 y 9 de la ley 594 de 2000, establecen que el Estado y sus instituciones en todos los niveles y ordenes están obligados a la creación, organización preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la

• normatividad archivística.

Que en el artículo 24 de la ley 594 de julio 14 de 2000, establece la obligatoriedad para las entidades del estado elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.

Que mediante la Resolución 002 del 02 de enero de 2007, se adoptó e implementó las Tablas de Retención Documental.

Que mediante el Acta 03 del 03 de agosto de 2009, se aprueban y se adoptan las Tablas de Retención Documental en la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas.

• Que como resultado de la dinámica de aplicación del modelo de operación por procesos y su correspondiente impacto en la gestión documental del Hospital, se hace necesario modificar actualizar las tablas de retención documental de la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas.

En mérito de lo expuesto, rie

El

a Página 1 de 3


23 •

• Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas " Orgullosamente Público" ■

• fanta Jbfía E.S.E

RESOLUCIÓN No 082 DE 2009 03 de agosto de 2009

•

Por medio de la cual se actualizan las Tablas de Retención Documental en la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y se deroga la Resolución 002 del 02 de enero de 2007.

RESUELVE

•

ARTÍCULO PRIMERO: Actualizar las Tablas de Retención Documental en su versión 2 que serán de obligatoria observancia y aplicación para todas las

• dependencias de la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas.

ARTÍCULO SEGUNDO: Las Tablas de Retención Documental, se actualizarán mediante solicitud escrita de los coordinadores o líderes de procesos remitida al responsable de la Oficina Administración de Documentos para su revisión, el análisis y aprobación final se realizará en sesión del Comité de Archivo, donde se impartirán instrucciones para la elaboración del respectivo acto administrativo de aprobación y adopción.

Parágrafo primero: La aprobación de las nuevas Tablas de Retención documental se realizará mediante resolución y se incluirá en los considerandos, el acta del comité de archivo en la cual fue analizada y aprobada la modificación.

Parágrafo segundo: Las Tablas de Retención Documental se revisarán y actualizarán, cada vez que las circunstancias lo exijan o cuando en la modificación de procesos se genere nuevos documentos.

ARTÍCULO TERCERO: Los coordinadores y líderes de proceso serán los responsables de socializar y garantizar la aplicación de las Tablas de Retención Documental en su grupo de trabajo.

ARTÍCULO CUARTO: Los coordinadores y líderes de proceso serán los responsables de las transferencias documentales al Archivo Central y de la organización de los expedientes de conformidad con los plazos y criterios establecidos en las Tablas de Retención Documental aprobadas.

ARTÍCULO QUINTO: Una vez cumplido el tiempo de conservación del documento en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central y sólo si su disposición final es la eliminación, se autorizará mediante sesión del Comité de Archivo de la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas, de lo cual se levantará en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas, previa justificación de la relación de documentos a eliminar por parte del coordinador o líder del proceso de la oficina productora. 1.1,

saiidapipp9i5cpwl PBX: (6) 8 87 92 00 Fax: (6) 8 87 92 21 Manizales - Colombia www.sanYasotra.com.co / [email protected] NIT: 890.801.099-5

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RESOLUCIÓN No 082 DE 2009 03 de agosto de 2009

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Por medio de la cual se actualizan las Tablas de Retención Documental en la ■ E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y se deroga la Resolución

002 del 02 de enero de 2007.

ARTÍCULO SEXTO: La supervisión, el control y la asesoría en el uso y aplicación

• de las Tablas de Retención Documental, serán responsabilidad de la Oficina de Administración de Documentos o quien haga sus veces.

u ARTÍCULO SEPTIMO: Derogar la Resolución 002 del 02 de enero de 2007, por medio de la cual se adoptan e implementan las Tablas de Retención Documental.

u ARTÍCULO OCTAVO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

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Dada en Manizales a los 03 días del mes de agosto de 2009.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Salidalyia.Chiqcyn PBX: (6) 8 87 92 00 Fax: (6) 8 87 92 21 Manizales - Colombia www.sa9r9árania.c21m.co / [email protected] NIT: 890.801.099-5

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RESULTADOS DE LOS PROCESOS REFLEJADOS EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1. NOMBRE DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

RESULTADOS (formatos/documentos): Actas Comité de Gerencia, Actas Extraordinarias y Ordinarias Junta Directiva, Acuerdos Junta Directiva, Informes Consolidados a Entes de Control, Informes Jurídicos Legales, Resoluciones, informes de revisoría fiscal, Plan de Acción, Plan de Mejoramiento. (ver tabla de retención documental)

2. NOMBRE DEL PROCESO: GARANTÍA DE CALIDAD

RESULTADOS (formatos/documentos): Actas Comité de Infecciones, Circulares Normativas, Auditorías de Calidad, Informe Notificación Obligatoria, Sistema Único de Habilitación, Protocolos y guías de atención de enfermería, Protocolos y guías de atención médica, Registro de Incidentes Eventos Adversos y Complicaciones, Registro de No Conformidades, Registro de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora, Plan de Acción, Plan de Auditoría Para el Mejoramiento de la Calidad (Pamec). (ver tabla de retención documental)

3. NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIÓN DEL USUARIO RESULTADOS (Documentos/Formatos): Informes de Gestión, Informes a Entidades de Pacientes Hospitalizados, Informes Trámite de Autorizaciones, Plan de Acción, Plan de Capacitación, Planes de mejoramiento. (ver tabla de retención

documental)

4. NOMBRE DEL PROCESO: FACTURACIÓN DE SERVICIOS RESULTADOS: (Documentos/Formatos): Factura EPS, Factura SOAT (accidentes de transito), Factura Accidente Estudiantil, Factura Accidente de Trabajo, plan de acción, planes de mejoramiento. (ver tabla de retención documental)

5. NOMBRE DEL PROCESO: AUDITORIA MÉDICA

RESULTADOS: (Documentos/Formatos): Asesorías Administrativas, Formatos y entregas prefacturas (Auditorías Médicas), Circulares Normativas, Informes a Gerencia, Informes de Facturación, plan de acción, planes de mejoramiento. (ver

tabla de retención documental)

6. NOMBRE DEL PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA. RESULTADOS (formatos/documentos): Asesorías Jurídicas, Conceptos Jurídicos, Procesos Disciplinarios, Procesos Judiciales, Cobros Jurídicos,

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ti Salida Vía Chinchiná PBX: (6) 8 87 92 00 Fax: (6) 8 87 92 21 Manizales - Colombia www.santasofia.com.co / [email protected] NIT: 890.801.099-5

a Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas

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Respuestas a Tutelas, plan de acción, planes de mejoramiento (ver tabla de retención documental).

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7. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE CONTROL INTERNO. RESULTADOS (Documentos/Formatos): Auditorias de Procesos y Procedimientos, Informes a Entes de control, Informes de Gestión, Actas Comité de Mejoramiento, Proceso de Control Interno, Plan de acción. (Ver tablas de retención documental).

8. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIÓN. RESULTADOS (Documentos/Formatos): Evaluación Clima Organizacional, Informes de Gestión, Plan de Acción, Soporte Material Audiovisual, planes de mejoramiento. ( Ver tabla de retención documental

9. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE MERCADEO. RESULTADOS (formatos/documentos): Eventos Difusión Institucional, Plan de Acción, Propuesta Hotelería Hospitalaria, Portafolio de Servicios, planes de mejoramiento. (Ver tabla de retención documental)

el 10. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL USUARIO. RESULTADOS (Documentos/Formatos): Informe Consolidado de Trámites a

III

Solicitudes, Atención Quejas, Peticiones y Reclamos, Plan de acción, planes de mejoramiento. ( Ver tabla de retención documental) a

11. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA. RESULTADOS (Documentos/Formatos): Actas de Interventoría a contratos, Circulares Normativas, Informes Financieros; Comprobantes de Egreso, Movimiento de Tesorería; Certificados Retención en la Fuente, Certificados Rete IVA, Informes Contaduría General de la Nación CGN - 2005, Informe a Entes de Control, Informe Anual Medios Magnéticos DIAN, Informe de Declaraciones Tributarias, Libro mayor y balances, Libro caja diario; Informe Ejecución Presupuestal, Expedientes Clientes, Informes de Cartera, Consecutivo Detallado de Recibos de Caja, Notas Contables Cuentas por Cobrar, Glosas, planes de acción, planes de mejoramiento. (Ver tablas de retención documentab.

12. NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS Y SUMINISTROS. RESULTADOS (Documentos/Formatos): Actas Comité de Compra, Actas de Inventarios de Almacén, Expediente Proveedores, Informes de Gestión, Orden Salida de Almacén, Plan de Compras; Actas Comité de Farmacia y Terapéutico, Informes de Análisis Técnico y de Conveniencia del Comité de Compras, Informe de Gestión Grupo Soporte Metabólico y Nutricional, Informes Medicamentos de Control, Requerimientos Farmacia, Plan de Acción, planes de mejoramiento. ( Ver tabla de retención documental)

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■ Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas

■ Jánta Jata ■ E.S.E

■ 13. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE PLANEACIÓN

RESULTADOS (Documentos/Formatos): Informes de Gestión, Manuales de ■ Procesos y Procedimientos, Plan de Acción, Plan de Inversión, Plan de

Desarrollo, Plan de Mejoramiento, Planos, Proyectos Adquisición Equipos Biomédicos, Proyecto Reestructuración, Banco de Proyectos, Sistema de

■ Gestión de Calidad. (Ver tabla de retención documental).

14. NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

■ INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES. RESULTADOS (Documentos/Formatos): Expediente Equipos de Sistemas, Expediente Licencias de Software, Expediente Redes de Sistemas, Expediente

1111

Software Corporativo, Expediente Gobierno en Línea, Informes de Asistencia Técnica, Informes de Gestión, Informe Uso de Internet, Seguridad Informática, Registros De Capacitación, Reportes de Auditoria, plan de acción, planes de mejoramiento. (Ver tabla de retención documental). ■

15. NOMBRE DEL PROCESO: COSTEO INSTITUCIONAL. ■ RESULTADOS (Documentos/Formatos): Estudio de Costos, Informes de Costos

por Centro de Costos, Informes de Costos por Producto, Informes de Gestión, plan de acción, planes de mejoramiento. (Ver tabla de retención documental).

111 16. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL.

RESULTADOS (Documentos/Formatos): Informes Estadísticos de Gestión, Plan de Acción, Programa de Gestión Documental; Historias Clínicas, Control de Consultas de Historias Clínicas, Libro Radicador Préstamo Historias Clínicas, Plan de Acción, planes de mejoramiento. (Ver tabla de retención documental). ■

17. NOMBRE DEL PROCESO: CONTRATACIÓN CON PAGADORES. ■ RESULTADOS (Documentos/Formatos): Contratos de Salud, plan de acción, ■ planes de mejoramiento. (Ver tablas de retención documental).

■ 18. NOMBRE DEL PROCESO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. RESULTADOS (Documentos/Formatos): Actas Bajas de Inventarios, Informes de Gestión, Informes de Interventoría de Mantenimiento, inventarios generales por centros de costos, Plan de Acción, Plan de Mantenimiento; Contratos de Arrendamiento, Contratos de compraventa, Contrato de Mantenimiento, Contrato Prestación de Servicios en Outsourcing, planes de mejoramiento. (ver tabla de retención documental)

19. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO.

■ RESULTADOS (Documentos/Formatos): Actas Comité de Conciliación, Actas Comisión de Personal, Estatuto Interno, Circulares Normativas, Convenio

111 Cesantías Retroactivas, Contrato Prestación de Servicios Personales Indirectos,

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Historias Laborales, Informes a Entes de Control, Informes de Gestión, Manual de Funciones y competencias laborales, Manual de Procesos y Procedimientos, Manual de Inducción y reinducción, Manual operativo, Manual de Convivencia, Código de Ética Empresarial y buen gobierno, Nómina Pasiva, Nómina Activa, Planillas Seguridad Social, Plan de Inducción al Personal, Plan de Bienestar Laboral, Programa de Salud Ocupacional, Plan de Capacitación Institucional,

• Programación cuadro de turnos, disponibilidad y compensatorios, Expediente Seguimiento a Sindicato, plan de acción, plan de mejoramiento. (Ver tabla de retención documental).

20. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN ENTRENAMIENTO.

RESULTADOS (Documentos/Formatos): Plan de Acción, Actas Comité Docencia Servicios, Convenios de Prácticas Interinstitucionales, planes de mejoramiento. (Ver tabla de retención documental)

u 21. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL

RESULTADOS (Documentos/Formatos): Programas de Gestión Ambiental, Programas Gestión de Residuos Hospitalarios, Programas de Higiene Hospitalaria, plan de acción, planes de mejoramiento. (Ver tabla de retención documental).

22. NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE APOYO LOGISTICO

RESULTADOS (Documentos/Formatos): Expediente seguridad industrial, Informes de gestión, Plan de acción, Plan de emergencia, Plan de mejoramiento. (Ver tabla de retención documental).

23. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN INTEGRAL AL PACIENTE EN EL SERVICIO DE HOSPITALIZACIÓN

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RESULTADOS (formatos/documentos): Informe de Resultados Plan de Educación Anual, Programación Cuadros de Turnos, Disponibilidad y Compensatorios, planes de mejoramiento, plan de acción, actualización de guías y protocolos de atención. (Ver tablas de retención documental).

• 24. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN INTEGRAL AL PACIENTE EN EL SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA.

■ RESULTADOS (Documentos/Formatos): Informe de Gestión, Informe Estadístico de Productividad por Médico y Especialidad, plan de mejoramiento, plan de acción, actualización guías y protocolos de atención. (Ver tabla de retención

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Hospital Departa ental Santa Sofía de Caídas • "Orgullosamente Público"

29

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25. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN INTEGRAL DEL PACIENTE EN EL SERVICIO DE APOYO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO

RESULTADOS (formatos/documentos): Informes Estadísticos, Libros Control de Reportes (entrega de Resultados), Libros Control de Placas y Estudios Radiografía; Reportes Digestivos; Acta de Comité de Transfusiones, Circulares Normativas, Control de Calidad con Controles Externos, Expediente Proveedores, Fichas Epidemiología VIH, Informes de Productividad, Informe Consolidado Trimestral de Tuberculosis, Informes de Transfusiones, Programación Cuadros de Turnos, Disponibilidad y Compensatorios, Registros de Prestamos de Reactivos, Registro Diario de Consulta Externa,; Autorizaciones Entrega de Materiales, Informe de Necropsias, Informes de Gestión, Expediente Placas y bloques de parafina, Expediente Placas de Citología; Informes Autorizaciones de Procedimientos por EPS, Informes de Procedimientos, Libro Radicador Entrega de Informes Quirúrgicos, Libro Registro Control de Procedimientos, Libro de Pedido y Entrega de Historias Clínicas, Libro de Entrega de Facturas; Libro Radicador de Estadísticas, Plan de Atención a Pacientes; Informes de Procedimientos de HOLTER , Informe de Procedimientos Prueba de Esfuerzo, Informe de Procedimientos Electrocardiogramas, Informes Ecocardiogramas Transtoráxicos Adultos Y Pediátrico, Informe Ecocardiogramas TT Con Sincronía Ventricular, Informe Ecocardiogramas Stress Dobutamina-Dipiridamol (Farmacológicos), Informe Ecocardiogramas Stress Ejercicio, Informe Ecocardiogramas Doppler Color Vasculares- Carotideo- MSS Piernas-MSS Brazos, Informe Ecocardiograma Transesofagico, Informes Ecocardiograma Escrotal, Informe Ecocardiogramas Fetal, Informe de Procedimientos Estadístico de Cardiología, Libro Radicador de Consulta y Procedimientos de Cardiología, Libro Radicador Entrega de Reportes, planes de mejoramiento, planes de acción, actualización guías y protocolos de atención. (Ver tabla de retención documental)

26. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN INTEGRAL AL PACIENTE EN EL SERVICIO DE QUIRÓFANOS.

RESULTADOS (formatos/documentos): Libro radicador ingreso de pacientes a recuperación, Libro entrega muestras patologías laboratorio, Programación cuadros de turno disponibilidad y compensatorios, Libro control de esterilización, Plan de Acción, Plan de Mejoramiento, actualización de guías y protocolos. (Ver tabla de retención documental del proceso)

27. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN INTEGRAL AL PACIENTE EN EL SERVICIO DE URGENCIAS.

RESULTADOS (formatos/documentos): Informes de Gestión, Libro Pacientes que Ingresan a Urgencias, Libro Trámite de Medicamento no pos, planes de mejoramiento, plan de acción, actualización guías y protocolos de atención. (Ver tabla de retención documental) 4(0

Página 5 de 6 N. Salida Vía Chinchiná PBX: (6) 8 87 92 00 Fax: (6) 8 87 92 21 Manizales - Colombia www.santasofia.com.co / [email protected] NIT: 890.801.099-5

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PROCESOS

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GARANTIA DE CALIDAD

ADMISION AL USUARIO

FACTURACIÓN DE SERVICIOS

AUDITORIA MEDICA

ASESORIA JURIDICA

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GESTION DE INVESTIGACION Y ENTRENAMIENTO

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OBSERVACIONES

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Se conserva para dar cumplimiento a l Código del Comercio y por ser documentos de va lor legal

Se conserva para dar cumplimiento a l Código del Comercio y por ser documentos de valor legal

Se conservan y se da cumplimiento a l Articulo 312, 313 constitución nacional

Se conservan por ser documentos de carácter legal y probatorio

Son documentos solicitados por autoridades competentes de carácter jurídico legal

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Orden del día

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Acta

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Anexos

A Actas Extraordinarias y Ordinarias Junta Directiva

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Citación

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Orden del día

•

Anexos

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A Informes Consolidados a Entes de Control

•

Solicitud escrita del ente de control

•

Delegación de responsabilidad a oficio recibido

•

Oficio remisorio

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•

Requerimiento

•

Soporte atención a paciente y/o contrato

•

Anexos

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Oficios

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28. NOMBRE DEL PROCESO: ATENCIÓN INTEGRAL AL PACIENTE EN EL SERVICIO DE CUIDADO CRITICO

RESULTADOS (formatos/documentos): Reporte Comité de Infecciones, Reporte Descriptivo y Estadístico, Reporte de Transfusión, Programación Anual de

111 educación continuada a enfermería, Programación Cuadros de Turno; Informe resultados plan de educación anual, Informe medicamento no pos, plan de acción, plan de mejoramiento, actualización de guías y protocolos de atención.

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OBSERVACIONES

Se conservan por ser documentos de carácter legal y probatorio. Lo custodia la Gerencia por conveniencia institucional

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención por carecer de va lores secundarios, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Ca lidad y Planeación.

Se elim inan cuando cumplan su tiempo de retención por encontra rse soportados en el proceso de Garantía de Ca lidad y Control Interno.

Se Conservan por ser documentos Normativos de la institución

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OBSERVACIONES

Se conservan para futuras investigaciones médicas

Se conservan por ser parte de la historia institucional.

.leccionan aquellas que sean importantes la institución, como documentos de estudios futuro.

Son documentos importantes para la investigación por lo tanto deben conservarse.

consideren importante para la investigación, tal motivo de conservan

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O AUDITORÍAS DE CALIDAD

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Planes de mejoramiento

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custodiado en la oficina de Control Interno.

Se eliminan desde el Archivo de Gestión una vez termine el tiempo de retención en la TRD

Se eliminan desde el Archivo de Gestión una vez termine el tiempo de retención en la TRD

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención

por carecer de valores secundarios, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, -

Garantía de Calidad y Planeación.

Se eliminan desde el Archivo Central una vez

termine el tiempo de retención asignado en la TRD,

por estar custodiado en Talento Humano.

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Informe

Hospitalizados

•

Informe

A Informes Tramite de Autorizaciones

•

Prefactura

•

Epicrisis

•

Autorizaciones pendientes por tramitar

•

Soportes

O PLANES

A Plan de Acción

•

Funciones área

•

Diagnóstico necesidades por área

•

Informe de ejecución del plan

•

Petición necesidad de área

•

Control de asistencia

•

Diagnóstico por área

•

Evaluación de la capacitación

i • Auditorias internas y Externas

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se consideren relevantes.

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se consideren relevantes.

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•

Fotocopia autorización.

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•

facturas

•


•

Fotocopia accidente de transito

•

Certificado atención medica de urgencias

•

Certificado de las entidades hospita larias

A Factura Accidentes Estudiantiles

•

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•

Fotocopia del carnet estudianti l

•

Reporte de accidente

A Facturas Accidentes de Trabajo

•

facturas

•


•

Reporte de accidente de tra bajo

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Se conservan por ser parte de la historia institucional.

Se eliminan cuando cumplan su retención Gi

Se eliminan cuando cumplan su retención en el archivo de gestión.

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•

Informes a Gerencia

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INFORMES

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Reportes glosas medicas

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•

Prefacturas de servicios médicos

•

Prefactura con correcciones

•

Soportes según el caso

•

Informe de avance

•

Informe final

•

Soportes.

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•


CÓDIGO

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Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención por carecer de va lores secundarios, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Calidad y Planeación,

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•

Conceptos Jurídico

O PROCESOS

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Plan

•

Informe de avance

•

Informe final

•

Soportes.

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Seguimientos.

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OBSERVACIONES

Se eliminan una vez cumplan con el tiempo de retención

Se eliminan en el Archivo Central una vez cumplan el tiempo de retención asignado en la TRD, por encontrarse el consolidado en la Oficina de Control Interno de Gestión.

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención por encontrarse soportados en el proceso de Garantía de Calidad y Control Interno.

Se conserva la serie en medio magnético para la historia de la institución siempre y cuando se migren a soportes de actua lidad

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GESTIÓN

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Diagnostico

•

Manual inducción personal

•

Campañas educativas

•

Boletín informativo

•

Actualización carnet

•

Actas reunión mensua l con gerencia

•

Papelería (Artes)

•

Carteleras O INFORMES


•

Informe de gestión de funcionarios

•

Plan de acción

•

indicadores de gestión

•

Soportes

O PLANES

A Plan de acción

•

Consolidado semestral

•

Informe de gestión

•

Indicadores de gestión


•


O SOPORTE MATERIAL AUDIO VISUAL

•

Registro autorización de pacientes para filmación

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OBSERVACIONES

Se conservan durante la gestión de gerencia,

luego se seleccionan los informes del evento, de

acuerdo a la relevancia q ue tengan.

Se eliminan cuando cumpla n su tiempo de

retención por carecer de va lores secundarios, se

conservan los consolidados en las oficinas

Control Interno, Garantía de Ca lidad y

Planeación.

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de

retención por encontrarse soportados en e l nrnriagn dp carantía di. Calidad I/ Crintrial

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Inscripción

•

Ofrecimiento de servicios

•

Listado verificación asistencia

•

Modelos cert ificados

•

Cuñas

•

Orden de publicidad

•

Pautas

•

Cotizaciones

•

Programación

•

Informe del evento

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A Plan de acción

•

Consol idado semestra l

•

Informe de gestión

•


A Plan de Mejoram iento

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CÓDIGO

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PÁGINA 1 DE 7

OBSERVACIONES

1Se eliminan una vez se cumpla su retención, se encuentran soportadas en los contratos.

se conservan en el Archivo de Gestión y se transfieren a l Archivo Centra l por documentos

transfieren a l Archivo Centra l aquellas que conserven sus va lores. Se elim inan una vez se encuentren soportados en medio magnético.

i de 2008 y Resolución Organica 5993 de 17 de septiembre de 2008. la disposición final es la conservación tota l de acuerdo a la normatividad expedida por la Contaduría Genera l de la Nación

Se da cumplimiento a l Decreto 2193 de 2004 seleccionar los de mayor importancia para la investigación una vez se encuentren en medio

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Anexos documentos soportes

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•

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Informe

•

Informe cuentas recíprocas

•

Notas de conta bilidad

•

Oficio remisorio

•

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•

Informacion Contable Publica

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•

Solicitud

•

Informe

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PÁGINA 2 DE 7

OBSERVACIONES

Se e liminan porque prescri be acción legal.

Son documentos de carácter legal y y

Se conservan para consultas de futuras

administraciones. Digita lizar o microfilmar para

asegurar su legitim idad

9 Se conservan por su importancia y se da

cumplimiento a l Cód igo del Comercio.

Se elimina una vez se encuentre soportado en

cua lqu ier medio m agnético Decreto 2620 de

1993 y Ley 39 de 1981, teniendo en cuenta la

migración de estos por el .mbio de

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Informe Anual Medios Magnéticos DIAN

•

Reporte

A Informe de Declaraciones Tributarias

•

Declaraciones tributarias

A Informes de Cartera

•

Libros auxiliares de contabilidad

•

Registro de los informes

A Informe Ejecución Presupuestal

•

Acuerdo aprobación presupuesta l

•

Acuerdo modificaciones presupuestales

•

Resoluciones modificaciones presupuesto

•

Informes presupuesta les

•

Proyecciones

•

Resolución CODFIS Y DTSC

O COMPROBANTES DE EGRE

•

Cuentas por pagar

•

Informe de interventoría

•

Comprobantes de pago

•

Recibos de pago

CÓDIGO

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Se elimina una vez se encuentre soportado en cualq u ier medio magnético Decreto 2620 de

1993 y Ley 39 de 1981, teniendo en cuenta la

migración de estos por el cambio de

tecnología.

Se elimina una vez se conserve en medio

magnético.

Se elimina una vez se conserve en medio

magnético.

Se da cumplimiento a l Código del Comercio

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O MOVIMIENTO DE TESORERIA

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Comprobante de egreso

•

Consignaciones

•

Recibos de caja

•

Arq ueo

•

Conciliaciones bancarias

O CERTIFICADOS

A Certificados Retención en la Fuente

•

Certificados

A Certificados Rete IVA

•

Certificados

O CONSECUTIVO DETALLADO DE RECIBOS DE

CAJA

•

Soporte de pago enviado por clientes

CÓDIGO

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Se conservan permanentemente por ser documentos de ca rácter lega l

Se conservan permanentemente por ser

documentos de carácter lega l

Conserva r para dar respuesta a futuras

investigaciones

Se eliminan una vez cumplan su retención por

carecer de va lores secundarios.

Se eliminan una vez cumpla el tiempo de

retención e l soporte se encuentra en Contro l

Interno de Gestión.

Se selecciona en el archivo de gesti ón y

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Agendas

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Anexos

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Listados de existencias

A Actas Comité de Farmacia y Terapéutico

O EXPEDIENTE

A Expediente Proveedores

•

Calificación Proveedores

•

Documentación legal O INFORMES


•


A Informes de Análisis Técnico y de Conveniencia del Comité de Compras.

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Se eliminan una vez cumpla su tiempo de retención.

Se eliminan una vez cumplen su tiempo de retención

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención por carecer de va lores secundarios.

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención por carecer de valores secundarios, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Calidad y Planeación.

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retención por carecer de va lores secundarios, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Calidad y Planeación.

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retención por encontrarse soportados en el proceso de Garantía de Calidad y Control Interno,

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retención por encontrarse soportados en el proceso de Garantía de Ca lidad y Control Interno,

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención por carecer de valores secundarios.

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•


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•

Huanorlas internas y txternas

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Pedido interno

•

Proyecciones

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Cotizaciones

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Soportes de seguimiento

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Soportes liquidación proyecto

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Acta de fina lización

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Indicadores de financiera

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Convenio de reestructuración

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Indicadores de Ca lidad

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Indicadores estadísticos de gestión

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Informe de seguimiento

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OBSERVACIONES

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Se seleccionan los documentos más importantes como memoria institucional.

Se eliminan en el archivo de gestión una vez cumplan su tiempo de retención.

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Factura

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Cotizaciones

•

Garantías

•

Soporte de mantenimiento

•

Licencias

•

Manuales

•

Cuadro comparativo de cotizaciones

•

Remisiones

•

Contrato u orden de compra

•

Documentación de análisis y diseño

•

Permisos usuarios

•

Bitácoras

•

Protocolos control antivirus (portátiles)

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Página web

•

Normatividad

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Pagos Electrónicos

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Informe

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Solicitud de mantenimiento

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OBSERVACIONES

Se eliminan cuando cumplan su retención por encontrarse soportados en Control Interno.

Se eliminan en el archivo de gestión una vez cumplan su tiempo de retención.

Una vez hecho el expurgo documental desde el archivo de gestión, se conserva la serie en el archivo central.

Se eliminan una vez cumplan su tiempo de retención por permanecer en el archivo de Gestión de Talento Humano.

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Solicitud de mantenimiento

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Registro de acceso

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Registro de sucesos

•

Circulares de notificaciones

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Reportes uso internet

SEGURIDAD INFORMÁTICA

•

Circulares normativas

•

Plan de contingencia

•

Formato de permisos usuarios

•

Formato de novedades

•

Requerimientos

•

Informes de auditoria

•

Soportes

•

Registro de incidentes

•

Correo electrónico

•

Protocolos Verificación y Restauración Backup

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Registro de Capacitación

•

Solicitud de capacitación

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Valoración de la capacitación

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investigaciones del orden oficia l


investigaciones del orden oficial


investigaciones del orden oficia l

Se eliminan una vez cumplan su tiempo de

retención, por encontrarse soportados en Control

Interno.


Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención por encontrarse soportados en el

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Informe

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Servicio de alimentación, en la modalidad de

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ontrarse el consolidado en el proceso de

Interno de Gestión.

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•

Fotocopia NIT

•

Fotocopia RUT

•

Acta de iniciación

•

Acta de finalización

•

Informe de interventoría

•

Plan de Mantenimiento

•

Cotizaciones o propuestas

•

Antecedentes fiscales

•

Antecedentes disciplinarios

•

Fichas proveedores

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Informe

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OBSERVACIONES

Se elim inan cuando cumplan e l tiempo de retenci ón

por encontrarse e l consolidado en el proceso de

contratación.

Se se lecciona los q ue se consideren importantes.

Se eliminan cuando cumpla n su tiempo de retención

por carecer de valores secundarios, se conservan los

consoli dados en las oficinas Control Interno, Garantía

de Ca lidad y Planeaci ón.

Se e liminan cuando cumplan su tiempo de retención

por ca recer de va lores secunda rios, se conservan los

consolidados en las oficinas Control Interno, Ga rant ía

de Ca lidad y P laneación.

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GESTIÓN

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Mantenimiento

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I• Cotizaciones

'• Cartas de verificación

•

Cartas de Interventoría de Manten imiento

•

Reportes de Mantenimiento

•

Justificación de Repuestos

•

Facturas

O INVENTARIOS GENERALES POR CENTROS DE

COSTOS

O PLANES

Plan de acción Administración de Recursos

•


•

Informe de gest ión

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•


•

Informe de gest ión

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OBSERVACIONES

Se encuentra condensados en los informes a Entes de Control de Gerencia, además en backups

Se elimina cuando cumplan su retención, por encontrarse su consolidado en el Proceso de Control Interno de Gestión.

Se conservan en el archivo de gestión sólo los actualizdos, despues de ser derogado se conserva el en archivo central y se seleccionan los más importantes.





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Formatos diligenciados

•

Oficio remisorio

•

Anexos


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OBSERVACIONES

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conservado en medio magnético que asegure su legitimidad actualizado a las nuevas tecnologías.

Una vez se haga expurgo documental, se conservan por ser documentos de carácter legal.

Son documentos de carácter legal por lo tanto deben conservarse, esta serie se encuentra separada de la nómina por conveniencia institucional.

Se eliminan cuando cumplan su retención por carecer de va lor secundario.

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•

Saneamiento de aportes patronales

•

Reporte pasivo laboral

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OBSERVACIONES

Seleccionar los documentos mas relevantes, después del debido expurgo documental.

Se eliminan cuando cumplan su retención por carecer de valor secundario.

carecer de valores secundarios, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Calidad y Planeación.

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Seleccionar los documentos más importantes si se consideran relevantes para la institución.

Se eliminan cuando cumplan su retención por carecer de valor secundario.

Una vez se haga expurgo documental, se seleccionan y se

conservan por posibles investigaciones.

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Programas

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O PROGRAMAS

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•

Programas

•


disponibilidad y compensatorios

•

Agendas médicas

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Cuadros de turnos

O EXPEDIENTES

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Procesos judiciales

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OBSERVACIONES

Se conserva n para las investigaciones futuras.

Se eliminan cua ndo cumplan su tiempo de retención por carecer de valores secundarios, se encuentra soportado en control interno.

carece r ae valores secun

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se

conserva n

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consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Ca lidad y Planeación.

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención por encontrarse soportados en el proceso de Garant ía de

Calidad v Control Interno.

Se seleccionan los documentos más importantes cuando cumplan su tiempo de retención para futuras

investigaciones.

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Valoraciones médicas

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Informe

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•

Informe de gestión

•



•


•

Manuales internos y externos

•

Plan de contingencia

•

Plan de evacuación

•

Requerimientos externos y externos

•

Actas comité de emergencia

•

Oficios

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OBSERVACIONES

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención,

se encuentra en custodia en Talento Humano

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención,

se encuentra en custodia en Talento Humano


por carecer de va lores secundarios, se conservan los

consolidados en las oficinas Control Interno,




consolidados en las oficinas Control Interno,


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•

asignación de trabajo

•

Control turno de compensatorios

O PLANES

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Informe de gestión

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Plan de acción Sala Sur

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•

Informe de gestión

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CÓDIGO

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OBSERVACIONES

asignado en la TRD, por estar soportado e n Control Interno.

Se eliminan a l cumplir el tiempo de retención asignado en la TRD.


por encontrarse soportados en el proceso de Garant ía de Ca lidad y Control Interno.

Sólo se conserva e l actualizado en el archivo de gestión, el despues de q ue se deroguen se elim ina n en el a rchivo de gestión, el consolidado se encuentra en Garantía de Ca lidad.

DISPOSICIÓN FINAL

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•

Listado por especia lidad

•

Listado médico

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•


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Informe de gestión

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Auditorías Internas y Externas ,

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Sólo se conserva e l actua lizado en el archivo de gestión, despues que se deroguen se eliminan en el archivo de gestión, el consolidado se encuentra en Garantía de Calidad.

Sólo se conserva el actualizado en el archivo de gestión, despues que se deroguen se eliminan en el archivo de gestión, el consolidado se encuentra en Garantía de Calidad.

Sólo se conserva el actualizado en el archivo de gestión, despues que se deroguen se eliminan en el archivo de gestión, el consolidado se encuentra en Garantía de Calidad.

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A PROTOCOLOS Y GUÍAS ENDOSCOPIA

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A PROTOCOLOS Y GUÍAS LABORATORIO CLÍNICO

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A PROTOCOLOS Y GUÍAS REHABILITACIÓN FÍSICA

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Se eliminan cuando cumplan su retención

Se conservan para futuras investigaciones

Se eliminan cuando cumplan su tiempo de retención.


por encontrarse soportados en Control Interno.


por encontrarse soportados en Control Interno.

Se eliminan una vez cumplan su tiempo de retención

en el archivo de gestión.

Se eliminan por encontrarse el diagnóstico en la

historia clínica.

Se eliminan por encontrarse el diagnóstico en la

historia clínica.

DISPOSICIÓN FINAL

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A Informes de Procedimientos

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Descripción medica quirúrgica

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Cotizaciones de procedimientos

A Informe de Necropsias

•

Informe

A Informes de Gestión Laboratorio de

Patología

•

Informe

A Informes de Gestión Sofía en Casa

•

Informe

O LIBROS

A Libro Radicador de Estadísticas

A Libros Control de Reportes (entrega de

Resultados)

A Libros Control de Placas y Estudios

Radiografía

CÓDIGO

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Quirúrgicos

A Libro Registro Control de Procedimientos

A Libro de Pedido y Entrega de Historias

Clínicas

A Libro de Entrega de Facturas

A Libro Radicador de Consulta y

Procedimientos de Cardiología

A Libro Radicador Entrega de Reportes

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OBSERVACIONES

Se seleccionan cuando cumplan su retención y se conservaran para futuras estadísticas

Se eliminan una vez cumplan su tiempo de retención en el archivo de gestión

por carecer de va lores secundarios, se conserva n los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Ca lidad y Planeación.

por ca recer de va lores secundarios, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Calidad y Planeación.

por carecer de va lores secundarlos, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Ca lidad y Planeación.

Se elimina n cuando cumplan su tiempo de retención por carecer de va lores secundarios, se conservan los consolidados en las oficinas Control Interno, Garantía de Ca lidad y Planeación.

DISPOSICIÓN FINAL

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A Libro Registro Diario de Consulta Externa

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•


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Informe de gestión

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•

Informe de gestión

•


A Plan de acción Imagenología

•


•

Informe de gestión

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de Calidad y Planeación.




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CENTRAL

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Informe de gestión

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Informe de gestión

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Informe de gestión

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•

Informe de gestión

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Plan de Mejoramiento Imagenología

•


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Se eliminan cuando cumplan su t iempo de retención,

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Sólo se conserva el actualizado en el archivo de

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•


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OBSERVACIONES











de Ca lidad y Control Interno.

Sólo se conserva el actualizado en el archivo de gestión,

despues que se deroguen se eliminan en el archivo de

gestión, el consolidado se encuentra en Garantía de

Calidad.

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•

Registro de Pacientes

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•

Registro de Trámites

O PLANES

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•


•

Informe de gestión

•



•


O PROTOCOLOS


•

protocolos y Guías

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OBSERVACIONES

Se eliminan cuando cu mplan su tiempo de retención

desde el archivo de gestión.


desde el archivo de gestión.

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custodia en Talento Humano.

Se eliminan porque pierden su va lor, se encuentra en

custodia en Talento Humano.

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Control de asistencia

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Evaluación de la capacitación

Informe Medicamentos no POS

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Formatos diligenciados no POS

•

Control de medicamentos recibidos

continuada a enfermería

•

Reporte trimestral de educación continuada

auxiliares de enfermería

DISPONIBILIDAD Y COMPENSATORIOS

TERAPIA INTENSIVA

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Formato asignación de trabajo

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Jánta folía - Hospital Santa Sofía

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