INSTRUKSI KERJA ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM

INSTRUKSI KERJA

ENTERPRISE PROJECT

MANAGEMENT (EPM)

I-032/0.24

PT PERUSAHAAN GAS NEGARA (PERSERO) TBK

JAKARTA, 2015

INSTRUKSI KERJA

ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM)

PT PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk.

No. Dok : I-032/0.24 Revisi:0 Tgl. Berlaku : Januari 2015 Hal. : 2 dari 223

I ALAT DAN METODE

1. Alat :

Komputer dengan spesifikasi o Minimum OS Windows 7 o Software Microsoft Project Professional 2013 o Minimum browser Internet Explorer versi 8

Rencana Kegiatan Anggaran Proyek (RKAP) untuk investasi

Rencana Kegiatan Usulan Proyek (RKUP) original/realokasi yang telah disahkan

Buku Manual EPM dan Video Tutorial di https://epm.pgn.co.id/pwa

Dokumen Kontrak dan Pendukung

Dokumen Rencana dan Realisasi Pelaksanaan

Laporan Pelaksanaan Konstruksi

2. Metode :

Membuat baseline master schedule masing-masing Rencana Kegiatan Usulan Kerja berdasarkan RKAP yang telah disetujui Komite Anggaran.

Mengupload baseline master schedule masing-masing paket ke Work Breakdown Structure (WBS) Microsoft Project Server 2013.

Mengupdate EPM secara harian

II REFERENSI 1. RKAP (RKUP Approved) 2. Baseline Jadwal dan Pemaketan 3. Dokumen Kontrak 4. Dokumen Rencana Pelaksanaan 5. Laporan Pelaksanaan Konstruksi

III TATA LAKSANA EPM

A. UMUM 1. Pelajari Buku Manual (User Guide) untuk memahami dan mengoperasikan

tatacara pengisian EPM.

2. Pastikan Komputer PC / Laptop yang digunakan sesuai persyaratan penggunaan EPM.

3. Pastikan data-data yang akan dimasukan kedalam EPM sudah diverifikasi, up-to-date dan benar.

INSTRUKSI KERJA




4. Penamaan kode paket sesuai RKUP dan dilanjutkan dengan nama Proyek.

Pengisian project dapat dilakukan dengan cara New – pilih template project.

5. Buka Microsoft Project Professional, pastikan sudah terkonek dan Project

Information (Advanced Properties) sudah benar.

INSTRUKSI KERJA




6. Pastikan outline utama telah mengikuti standar baku mutu.

a. Format baku WBS mengikuti sebagai berikut:

WBS TASK NAME PRODECESSORS

1 <Number_RKUP><Nama Proyek>

1.1 Front End Loading (FEL)

1.1.1 FEL 1 (Perencanaan Bisnis)

1.1.2 FEL 2 (Perencanaan Fasilitas)

1.1.3 FEL 3 (Perencanaan Proyek)

1.2 Implementasi

1.2.1 Jasa

1.2.1.1 PMC

1.2.2 Material

1.2.2.1 Material Pipa Baja

1.2.3 Kontruksi

1.2.3.1 Persiapan Teknis



1.2.3.4 Construction (Contract Customer Attachment, EPC, etc based on FIDIC)

1.2.3.4.1 Penyediaan Material 97

1.2.3.4.2 Pekerjaan Persiapan 97

1.2.3.4.3 Pekerjaan Bongkar dan Galian 97

1.2.3.4.4 Pekerjaan Pemasangan 97

1.2.3.4.5 Pekerjaan Khusus 97

1.2.3.4.6 Pekerjaan Perbaikan 97

1.2.3.4.7 Pekerjaan Pengujian 97

1.2.3.4.8 Pekerjaan Penyelesaian 97

1.2.3.4.9 Pekerjaan Lain – Lain 97

1.2.3.4.5 Commissioning 110

1.2.3.5 Pembayaran (Termin dan/atau Unallocated Budget) 111

INSTRUKSI KERJA




b. Untuk template infrastruktur, pada paket proyek DW1-20-30-2014_M2_3

Pengembangan Pipa Area Jakarta

Masing-masing outline terdefinisi terdiri dari 3 proses:

a. Front End loading (FEL)

b. Implementasi

c. Pembayaran (Termin diasumsikan sebagai milestone)

7. Penggunaan detail task pada Template

Template dapat dibuat untuk standarisasi task terkait proyek tertentu

dan mengakomodir proyek memiliki sifatunik. Dalam pengembangan

Portofolio Program Management (PPM), proyek dapat di trigger dengan

menjalankan workflow tertentu sesuai dengan karakter proyek yang akan

dilakukan dan dikelompokkan. Penggunaan template memudahkan pengisian

task dalam outline yang sudah di-standar-kan sebelumnya. Untuk pembuatan

template proyek dapat dilihat dalam User Manual EPM.Lihat gambar sebagai

berikut:

INSTRUKSI KERJA




Dari masing - masing outline akan terisi task detail yang dapat dimodifikasi

oleh pemilik proyek, mulai dari pengisian task baru, Duration,Start, Finish,

Predecessor dan Resources akan dijelaskan lebih lanjut dalam pembuatan

baseline.

INSTRUKSI KERJA




1.1 Project Portfolio Management

1.1.1 Membuat Project Baru

1. Masukkan http://epm.pgn.co.id/pwa/ pada alamat browser untuk mengakses PWA

(Project Web Access) dan login menggunakan Active Directory pengguna. Login

sebagai roleproject Manager, mengisi username dan password dan klik tombol OK

untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

2. Setelah login berhasil, sistem akan menampilkan halaman "Home".

INSTRUKSI KERJA




3. Kemudian Klik Project dan sistem akan menampilkan Project Center Page

4. Klik Project kemudian klik Project Template>New>Infrastructure Pipeline

Project

INSTRUKSI KERJA




5. Setelah Mengklik Infrastructure Pipeline Project, Sistem akan menampilkan

halaman project detail yang harus di isi

6. Lengkapi rincian project dimulai dari Nama, isi Kolom nama dengan nama project.

“Kolom ini tidak boleh kosong”

7. Isi Deskripsi tentang proyek di dalam kolom Description

INSTRUKSI KERJA




8. Isi tanggal proyek dimulai Start Date. “Kolom ini tidak boleh kosong”

9. Bidang ini adalah bawaan dari login user, dan perubahan ke pemilik proyek. Klik

Browse dan Pick Resource.

10. Klik dua kali pada sumber daya yang di pilih. Pemilik akan di ubah oleh pengguna

yang dipilih.

11. Select Unit.

INSTRUKSI KERJA




12. Select Project Sponsor.

13. Mengisi Maturity Target (Lookup from Maturity Table). Kolom ini adalah

merupakan keharusan.

14. Mengisi IRR (in percent) dengan angka desimal(using dot(.)). Kolom ini adalah

wajib.

15. Mengisi CAPEX (in USD). Kolom ini adalah wajib.

16. Financial Impact (Setelah menyimpan keuangan akan secara otomatis di isi oleh

hasil IRR and CAPEX multiplication).

17. Mengisi Risk Impact (Lookup from Risk Table). Kolom ini adalah wajib.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




18. Mengisi Critical Success Factor. Kolom ini wajib.

19. Setelah selesai semua jenis kolom terisi. Klik save untuk menyimpan informasi

proyek.

INSTRUKSI KERJA




20. Stelah klik Save, Sistem akan menampilkan halaman Workflow Status . Expand on

All Workflow Stage:1. Fel 0.

21. Sistem akan menampilkan memulai kegiatan alur kerja proyek .

INSTRUKSI KERJA




22. Klik Close untuk meriksa ke server.

1.1.2 FEL 0: Strategic and Operation

1. Masukkan alamat http://epm.pgn.co.id/pwa/ pada browser untuk mengakses PWA


sebagai Project pemilik, Isi username dan password dan kemudian klik tombol OK

untuk melanjutkan langkah berikutnya.

INSTRUKSI KERJA




2. Klik Project on project center

3. Pilih dan klik nama proyek di bawah Workflow Stage: 1.FEL 0 kemudian sistem akn

menampilkan workflow status page.

INSTRUKSI KERJA




4. Mengisi strategic impact dengan mengklik strategic impact di sebelah kiri

tampilandan sistem akan menampilkan Project Strategic Impact.

INSTRUKSI KERJA




5. klik edit untuk mengedit stategic impact.

INSTRUKSI KERJA




6. Pilih strategic impact value with option None, Low, Moderate, Strong, or Extreme for

each business driver

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




7. Klik Save kemudian sistem akan menyimpan strategic impact

8. Buat project plan dengan mengklik Schedule di sebelah kiri tampilan sistem akan

menampilkan Schedule page

INSTRUKSI KERJA




9. Klik Edit untuk membuat project plan base on template

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




10. Klik TASK>Save Sistema akan menyimpan project plan.

11. Klik Task>Publish untuk menerbitkan sistem akan menampilkan project plan.

INSTRUKSI KERJA




12. Klik Project>Submit.

13. Klik OK. Maka sistem akan mengirimkan semua masukkan stategic impact and

Schedule Workflow Start dan kemudian Project listed di Project Center di bawah

Workflow Stage: 2. Gate Select

INSTRUKSI KERJA




1.1.3 Gate Select

1. Enter address http://epm.pgn.co.id/pwa/ on browser to access the PWA (Project Web

Access) and login using Active Directory user. Login asrule l Portfolio Manager, Fill

username and password and then click OK button to continue the next step.

2. Buat dan jalankan Portfolio Analysis

a. Klik Menu Strategy>Portfolio Analysis on left bar

INSTRUKSI KERJA




b. Klik New on ribbon

c. Mengisi Name , Description

INSTRUKSI KERJA




d. Pilih Department

e. Pilih Prioritization Type: prioritize projects using business drivers, prioritize

projects using custom fields.

f. Klik select Project

INSTRUKSI KERJA




g. Pilih project on Available Project table kemudian pindah Selected Project table.

Click OK.

h. Sistem akan menunjukkan halaman Project Strategic Impact View

INSTRUKSI KERJA




i. Pilih Analysis Primary Cost Constraint dan kemudian pilih Financial Impact

j. Klik Next Prioritize Projects maka sistem akan menunjukkan Result of Portfolio

Prioritization page base on strategic impact

INSTRUKSI KERJA




j. Klik OK

k. Klik Next ReviewPriorities

INSTRUKSI KERJA




l. Klik previous Define Propertis untuk kembali sebelum halaman.

INSTRUKSI KERJA




m. Klik Next Analyze Cost maka sistem akan menunjukkan Cost Constraint Analyze

page

n. Klik recalculate maka sistem akan menampilkan Result of Portfolio Prioritization

base on analyze cost

INSTRUKSI KERJA




3. Klik Menu Workflow Task di tanda sebelah kiri maka sistem akan menampilkan

Nintex Project Server Workflow Task page.

4. Pilih Active Task maka sistem akan menampilkan active Workflow Task with naming

include gate type and project name

INSTRUKSI KERJA




5. Klik Workflow Task maka sistem akan menampilkan Workflow Task Page.

6. CTo Approval Gate Select:

a. Select Approve on the Outcome to approve the project initiation.

INSTRUKSI KERJA




b. Masukkan komentar di Comment text field.

c. Klik OK button to approve project. Workflow terus tahap berikutnya: 3. FEL1.

INSTRUKSI KERJA




7. To Rejection Gate Selected :

a. Pilih Reject untuk menolak inisiasi proyek.

INSTRUKSI KERJA





d. Klik OK button then Project rejected. Workflow kembali ke tahap: 1. FEL 0

INSTRUKSI KERJA




1.1.4 FEL 1: Business Planning





INSTRUKSI KERJA




2. Klik Project.

3. Pilih dan klik Project Name under Workflow Stage Name:3. FEL 1 maka sistem akan


INSTRUKSI KERJA




4. To update details:

a. Klik Project details.

INSTRUKSI KERJA




b. Klik Edit on ribbon.

INSTRUKSI KERJA




c. Jika kamu ingin mengubah Maturity Target (Lookup from Maturity Table). Kolom

ini adalah wajib

d. Jika kamu ingin mengubah IRR (in percent) dengan nomor desimal (using dot(.)).

Kolom ini adalah wajib.

e. Jika kamu mengubah CAPEX (in USD). This field is mandatory.

f. Financial Impact (will be automatically filled by the result of IRR and CAPEX

multiplication).

g. Jika kamu mengubah Risk Impact (Lookup from Risk Table). This field is

mandatory

h. Jika kamu mengubah Critical Success Factor. This field is mandatory.

INSTRUKSI KERJA




i. Click Save on ribbon then System will save project details

INSTRUKSI KERJA




5. To Update strategic impact valuethen Click Strategic impact on left bar and

System will show Project Strategic Impact page

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




6. Jika kamu ingin update strategic impact,selectstrategic impact value with option

None, Low, Moderate, Strong, or Extreme for each business driver

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




7. Klik Save on ribbon kemudian sistem akan menyimpan strategic impact

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




8. Klik Schedule tanda sebelah kiri sistem akan menampilkan Schedule page

9. Jika anda telah selesai dalam proyek kemudian klik save.

INSTRUKSI KERJA




10. Klik Publish untuk menerpitkan project plan

11. Klik Submit. Sistem akan mengirimkan semua input strategic impact and schedule.

Workflow akan memulai dan project listed on Project Center under Workflow Stage:

4. Gate Review 1

INSTRUKSI KERJA




12. Klik OK maka Workflow start and Project listed on Project Center under Workflow

Stage: 4. Gate Review 1

13. Jika anda ingin melihat status workflow, klik All workflow stage.

14. Klik close untuk memeriksa ke server maka sistem akan menampikan project center.

INSTRUKSI KERJA




1.1.5 Gate Review 1





INSTRUKSI KERJA




1. Buat dan Jalankan Portfolio Analysis



INSTRUKSI KERJA




c. Mengisi Name, Description.

d. Pilih Department

e. Pilih Prioritization Type: prioritize projects using business drivers, prioritize projects

using custom fields.

f. Klik select Project, then select project on Available Project table and then move to

Selected Project table

INSTRUKSI KERJA




g. Klik OK. Sistem akan menampilkan Project Strategic Impact View page

INSTRUKSI KERJA




h. Pilih Analysis Primary Cost Constraint kemudian pilih Financial Impact

i. Klik Next Prioritize Projects kemudian sistem akan menampilkan Result of

Portfolio Prioritization page base on strategic impact

INSTRUKSI KERJA




j. Klik OK.

k. Klik Next Review Priorities.

l. Klik Next : Analyze Cost maka sistem akan menampilkan Cost Constraint Analyze page.

INSTRUKSI KERJA




m. Klik recalculate on ribbon maka sistem akan menampikan Result of Portfolio

Prioritization base on analyze cost

n. Klik Previuos: Define Properties untuk kembali ke halaman sebelumnya.

INSTRUKSI KERJA




2. Klik Menu Workflow Task di sebelah kiri maka sistem akan menampilkan Nintex Project

Server Workflow Task page.

INSTRUKSI KERJA




3. pilih Active Task maka sistem akan menampilkan aktif Workflow Task

INSTRUKSI KERJA




4. Klik Workflow Task maka sistem akan menampilkan Workflow Task Page.

5. To Approval Gate Select :

a. pilih Approve on the Outcome untuk menyetujui inisiasi proyek.

INSTRUKSI KERJA




b. Masukkan komentar di Comment text field

c. Klik OK button maka Project approved Workflow terus tahap berikutnya: 5. FEL 2

INSTRUKSI KERJA




6. To Rejection Gate Selected:

a. Pilih Reject untuk menolak proyek inisiasi


INSTRUKSI KERJA




c. Klik OK button then Project rejected. Workflow Kembali ke tahap: 3. FEL 1.

1.1.6 FEL 2: Facility Planning

1. Masukkan alamat http://epm.pgn.co.id/pwa/ pada browser untuk mengakses PWA (Project Web

Access) dan login menggunakan Active Directory pengguna. Login sebagai Project pemilik, Isi

username dan password dan kemudian klik tombol OK untuk melanjutkan langkah berikutnya..

INSTRUKSI KERJA




2. Klik Project.

3. Pilih dan klik Project Name Workflow Stage: 5. FEL 2 maka sistem akan


INSTRUKSI KERJA




4. To update details:


INSTRUKSI KERJA




b. Klik edit on ribbon.

INSTRUKSI KERJA




d. Jika anda ingin mengubah Maturity Target (Lookup from Maturity Table).

Kolom ini adalah wajib

e. Jika anda ingin mengubah IRR (in percent) dengan nomor desimal(using dot(.)).

Kolom ini wajib.

f. Jika anda ingin mengubah CAPEX (in USD). Kolom ini wajib.

g. Financial Impact (akan secara otomatis diisi hasil IRR and CAPEX

multiplication).

h. Jika anda ingin mengubah Risk Impact (Lookup from Risk Table). Kolom ini

wajib.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




i. Jika anda ingin mengubah Critical Success Factor. Kolom ini wajib.

j. Klik Save on ribbon maka sistem akan menyimpan project details

INSTRUKSI KERJA




5. To Update strategic impact value kemudian klik Strategic Impact sebelah kiri dan

sistem akan menampilkan Project Strategic Impact page

6. Pilih strategic impact value with option None, Low, Moderate, Strong, or Extreme for

each business driver

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




7. Klik Save on ribbon maka sistem akan menyimpan strategic impact.

INSTRUKSI KERJA




8. Klik Schedule sebelah kiri Maka sistem akan menampilkan halaman Schedule.

9. Klik Edit untuk buat project plan base on template

INSTRUKSI KERJA




10. Setelah Mengelola Proyek, klik Save.

11. Klik publish maka sistem akan menerbitkan project plan

INSTRUKSI KERJA




12. Klik Project >Submit.

13. Klik OK then Workflow start and Project listed on Project Center under Workflow


14. Klik close untuk memeriksa ke server maka sistem akan menampilkan project center.

INSTRUKSI KERJA




1.1.7 Gate Review 2

Masukkan alamat http://epm.pgn.co.id/pwa/ pada browser untuk mengakses PWA




1.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




2. Buat dan Jalankan Portfolio Analysis

a. Buat dan jalankan Portfolio Analysis dengan mengklik menu Strategy>Portfolio

Analysis sebelah kiri.


INSTRUKSI KERJA




3. Mengisi Name , Description

4. Mengisi Department

INSTRUKSI KERJA




5. Pilih Prioritization Type: prioritize projects using business drivers, prioritize projects using

custom fields.

6. Klik select Project, Select project on Available Project table and then move to Selected

Project table

INSTRUKSI KERJA




7. Klik OK. Sistem akan menampilkan Project Strategic Impact View page

8. Pilih Analysis Primary Cost Constraint kemudian pilih Financial Impact

INSTRUKSI KERJA




9. Klik Next Prioritize Projects maka sistem akan menampilkan Result of Portfolio Prioritization

page base on strategic impact

10. Click OK

INSTRUKSI KERJA




11. Klik Next ReviewPriorities.

12. Klik Previous : Define properties untuk kembali ke halaman berikutnya.

INSTRUKSI KERJA




13. Klik Next Analyze Cost maka sistem akan menampilkan Cost Constraint Analyze page

14. Klik Preivious : Propertize Project untuk kembali ke halaman sebelumnya.

INSTRUKSI KERJA




15. Klik recalculate on ribbon maka sistem akan menampilkan Result of Portfolio Prioritization

base on analyze cost

INSTRUKSI KERJA




16. Klik Menu Workflow Task sebelah kiri maka sistem akan menampilkan Nintex Project Server

Workflow Task page.

INSTRUKSI KERJA




a. Masukkan komentar Comment text field

b. Klik OK button then Project rejected. Workflow kembali ke tahap: 5. FEL 2

INSTRUKSI KERJA




1.1.8 FEL 3: Project Planning

1. Masukkan alamat http://dev-epm.corp.pgn.co.id/PWA/ pada browser untuk

mengakses PWA (Project Web Access) dan login menggunakan Active Directory

pengguna. Login sebagai Project pemilik, Isi username dan password dan kemudian

klik tombol OK untuk melanjutkan langkah berikutnya.


INSTRUKSI KERJA




3. Pilih dan klik Nama Proyek di bawah Workflow Stage: 7.FEL 3

4. Untuk Meng-update Details :


INSTRUKSI KERJA




b. Klik edit

INSTRUKSI KERJA




c. Jika kamu ingin untuk mengubah Maturity Target (Lookup from Maturity

Table). Kolom ini wajib.

d. Jika Kamu ingin untuk mengubah IRR (in percent) dengan angka desimal (using

dot(.)). Kolom ini wajib.

e. Jika anda ingin mengubah CAPEX (in USD). Kolom ini wajib.

f. Keuangan Impact (akan secara otomatis diisi oleh hasil perkalian IRR dan

CAPEX).

g. Jika Anda ingin mengubah Risk Impact (Lookup from Risk Table). Kolom ini

wajib.

h. Jika Anda Ingin Mengubah Critical Success Factor. Kolom ini wajib.

INSTRUKSI KERJA




i. Klik Save.

INSTRUKSI KERJA




5. Untuk Update strategic impact value maka klik Strategic impact dan sistem akan

menunjukkan Project Strategic Impact page

INSTRUKSI KERJA




6. Pilih strategic impact value dengan option None, Low, Moderate, Strong, or Extreme

for each business driver

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




7. Klik Save maka sistem akan menyimpan strategic impact

INSTRUKSI KERJA




8. Click Schedule maka sistem akan menunjukkan halaman Schedule.

9. Jika Anda telah selesai dalam mengatur proyek kemudian klik Save

INSTRUKSI KERJA




10. Klik Publish untuk menerbitkan rencana proyek.

11. Klik Submit. Sistem akan mengirimkan dampak strategis semua masukan dan jadwal.

Workflow akan memulai dan proyek terdaftar di project center di bawah Workflow


INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




12. Klik OK maka Workflow mulai dan proyek terdaftar di Project Center

13. Klik close untuk mengecek di server kemudian sistem akan menunjukkan project

center.

INSTRUKSI KERJA




1.1.9 Gate Review 3

1. Masukkan alamat http ://dev-epm.corp.pgn.co.id/PWA/ pada browser untuk




Tulis dan jalankan Portfolio Analysis

b. Klik Menu Strategy>Portfolio Analysis

INSTRUKSI KERJA




c. Klik New

d. Mengisi Name, Description

e. Mengisi Department

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




f. Pilih Prioritization Type: memprioritaskan proyek menggunakan driver bisnis,

memprioritaskan kolom Khusus.

g. Klik select Project, Pilih proyek di tabel proyek yang tersedia kemudian pindah

ke Selected Project table

INSTRUKSI KERJA




h. Klik OK. Sistem akan menunjukkan halaman Project Strategic Impact View

i. Pilih Analysis Primary Cost Constraint kemudian pilih Financial Impact

INSTRUKSI KERJA




j. Klik Next Prioritize Projects maka sistem akan menunjukkan Result of Portfolio


k. Klik OK.

INSTRUKSI KERJA




l. Klik Next Review Priorities

m. Klik Next : Analyze Cost maka sistem akan menunjukkan Cost Constraint Analyze page

INSTRUKSI KERJA




n. Klik recalculate on ribbon maka sistem akan menunjukkan Result of Portfolio


o. Klik Previuos: Define Properties unutk kembali ke halaman sebelumnya.

INSTRUKSI KERJA




Klik Menu Workflow Task di kiri bar maka sistem akan menunjukkan Nintex Project Server Workflow Task page.

Pilih Active Task maka sistem akan menunjukkan aktif Workflow Task

INSTRUKSI KERJA




Klik Workflow Task maka sistem akan menunjukkan Workflow Task Page

To Approval Gate Review 3 :

a. Pilih Approve pada hasil untuk menyetujui inisiasi proyek.

INSTRUKSI KERJA




b. Masukkan Komentar Comment text field

c. Klik OK button maka persetujuan proyek Workflow terus bertahap berikutnya: 9.

Implementation: Detail Design

INSTRUKSI KERJA




To Rejection Gate Review 3 :

a. Pilih Reject menolak hasil inisiasi proyek.

b. Masukkan Komentar the Comment text field

INSTRUKSI KERJA




c. Klik OK maka proyek di tolak. Workflow pindah kembali ke halaman: : 7. FEL

3

1.1.10 Implementation





INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA





3. Pilih dan klik Nama Proyek di bawah Workflow Stage: 9. Implementation: Detail

Design

INSTRUKSI KERJA




4. Jika kamu ingin mengupdate project plan klik Schedule sebelah kiri maka sistem

akan menampilkan halaman Schedule.

5. Klik edit

INSTRUKSI KERJA




6. Klik Save maka sistem akan menyimpan project plan

7. Klik Publish maka sistem akan menerbitkan project plan

INSTRUKSI KERJA




8. Klik Submit maka sistem akan menerbitkan schedule setelah itu Project listed on

Project Center di bawah Workflow Stage: 10. Gate Review 4

9. Klik close untuk memeriksa di server

INSTRUKSI KERJA




1.1.11 Gate Riview 4





INSTRUKSI KERJA




2. Ketik dan jalankan Portfolio Analysis

a. Klik Menu Strategy>Portfolio Analysis

b. Klik New

INSTRUKSI KERJA




c. Mengisi Name, Description

d. Pilih Department

e. Pilih Prioritization Type: prioritize projects using business drivers, prioritize projects

using custom fields.

INSTRUKSI KERJA




f. Klik select Project, Select project on Available Project table and then move to Selected

Project table


INSTRUKSI KERJA





i. Klik Next Prioritize Projects maka sistem akan menampilkan Result of Portfolio Prioritization page base on strategic impact

INSTRUKSI KERJA




j. Klik OK.

k. Klik Next Review Priorities

l. Klik Next Analyze Cost maka sistem akan menampilkan Cost Constraint Analyze page

INSTRUKSI KERJA




m. Klik recalculate maka sistem akan menampilkan Result of Portfolio Prioritization base

on analyze cost

n. Klik Previuos : Define Properties untuk kembali ke halaman sebelumnya.

INSTRUKSI KERJA




3. Klik Menu Workflow Task sebelah kiri maka sistem akan menampilkan Nintex Project


INSTRUKSI KERJA




4. Pilih Active Task maka sistem akan menampilkan active Workflow Task

3. To Approval Gate Review 4 :

a. Pilih Approve on the Outcome to approve the project initiation.

INSTRUKSI KERJA





c. Klik OK dimana Project approved Workflow untuk melanjutkan ke tahap

berikutnya: 11. Implementation: Construction

INSTRUKSI KERJA




4. To Rejection Gate Review 4:

a. Pilih Reject on the Outcome to reject the project initiation.

b. Masukkan komentar Comment text field

INSTRUKSI KERJA




c. Klik OK kemudian Project rejected. Workflow kembali ke tahap:

9.Implementation: Detail Design

1.1.12 Implementation





INSTRUKSI KERJA




2. Klik Project on project center.

3. Pilih dan Klik Nama Proyek di bawah Workflow Stage: 11. Implementation:

Construction.

INSTRUKSI KERJA




4. Jika kamu ingin mengupdate project plan klik Schedule maka sistem akan

menunjukkan halaman Schedule.

5. Klik Edit

INSTRUKSI KERJA




6. Jika kamu telah selesai mengelola proyek maka klik Save

7. Klik Publish maka sistem akan menerbitkan project plan

8. Klik close button untuk mengecek ke server

INSTRUKSI KERJA




9. Klik Submit sistem akan menerbitkan schedule setelah itu Project listed on Project

Center under Workflow Stage: 12. Gate Start Up

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




1.1.13 Gate Start Up





2. Buat dan jalankan Portfolio Analysis


INSTRUKSI KERJA




b. Klik New

c. Mengisi Name, Description

d. Pilih Department

INSTRUKSI KERJA




e. Pilih Prioritization Type: prioritize projects using business drivers, prioritize

projects using custom fields.

f. Click select Project, Select project on Available Project table and then move to

Selected Project table


INSTRUKSI KERJA





INSTRUKSI KERJA




i. Klik Next Prioritize Projects maka sistem akan menampilkan Result of Portfolio


j. Klik OK.

INSTRUKSI KERJA




k. Klik Next Review Priorities

l. Klik Next Analyze Cost maka sistem akan menampilkan Cost Constraint Analyze

page

INSTRUKSI KERJA




m. Klik recalculate maka sistem akan menampilkan Result of Portfolio


3. Klik Menu Workflow Task sebelah kiri sistem akan menampilkan Nintex Project


INSTRUKSI KERJA




4. Plih Active Task maka sistem akan menampilkan active Workflow Task

5. klik Workflow Task maka sistem akan menampilkan Workflow Task Page

INSTRUKSI KERJA




6. To Approval Gate Review 4 :

a. Pilih Approve on the Outcome to approve the project initiation.


INSTRUKSI KERJA




c. Klik OK kemudian Project approved. Workflow untuk melanjutkan ke tahap

berikutnya: 13. Operation

7. To Rejection Gate Review 4 :

a. Pilih Reject on the Outcome untuk menolak inisiasi Proyek.

INSTRUKSI KERJA




b. Masukkan komentar Comment text field

c. Klik OK maka Project rejected. Workflow kembali ke tahap :11.

Implementation: Construction

C. PEMBUATAN BASELINE

i. Membuat Sub Project

INSTRUKSI KERJA




1. Buat task (Work Breakdown Structure) menggunakan Microsoft Project

dengan struktur sebagai berikut :

Fase Front End Loading (FEL)

Fase Implementasi

Fase Pembayaran

2. Lengkapi Task dengan keterangan

Nomor RKAP (RKUP yang sudah disetujui Komite Anggaran)

dengan menambahkan kolom Cost dan mengganti judul menjadi

Nomor RKAP (edit secara manual)

Biaya Total RKAP (RKUP yang sudah disetujui Komite Anggaran)

dengan menambahkan kolom Cost dan mengganti judul menjadi

Biaya Total RKAP (Edit secara manual)

3. Masukkan Durasi, Tanggal Start, Tanggal Finish dan Predecessor. Setiap

task harus terkoneksi dengan Predecessor.

4. Setelah MPP selesai, setting ke dalam Baseline. Dalam EPM ada Set Up

Baseline, Baseline1, Baseline2 dan seterusnya, dengan aturan sebagai

berikut:

a. Baseline digunakan untuk paket baru atau paket yang sudah

terkontrak pada saat baseline EPM dibuat.

b. Baseline 1-10 dibuat jika ada perubahan reloakasi RKUP Approved

dan amandemen yang di inisiasi oleh Komite Anggaran.

c. Gunakan set interim plan untuk melakukan pemindahan baseline

dan sebagainya.

5. Nilai keuangan di masukkan ke dalam Task Pembayaran sesuai dengan

jenis format yang sesuai kontrak. Kemudian Simpan, Publish dan Check-

in.

ii. Membuat Project Detail Page

1. Buka List Project

2. Buat master project schedule untuk masing-masing system bisnis unit

(SBU) atau proyek

3. Buat master project detail page untuk masing-masing system bisnis unit

(SBU) atau proyek. Isi Project Sponsor, IRR, da

INSTRUKSI KERJA




4. Buat master project detail page untuk masing-masing proyek system

bisnis unit (SBU) atau proyek

5. Simpan, Publish dan Check in project

iii. Membuat Integrated Team

1. Buka Master Resources View

2. Buat Manage View untuk masing-masing Integrated Team proyek

3. Pastikan role dan akses user untuk masing-masing Integrated Team

proyek.

4. Group project by Project Owner, pilih Contain dan masukkan nama

Project Manager (PM) di Integrated Team

5. Simpan, Publish dan Check in project

INSTRUKSI KERJA




D. PEMUKTAHIRAN DATA (UPDATING EPM)

1. Keluarkan kolom Baseline Start, Baseline Finish (atau Baseline1 start,

Baseline1 finish sesuai kondisi baseline terakhir), Start, Finish, Actual Start

dan Actual Finish.

2. Isi kolom Actual Start dan Actual Finish sesuai dengan kondisi terakhir secara

harian.

3. Jika paket terkontrak dan Penyedia Barang/Jasa sudah menyampaikan WBS

dengan level lebih detail, masukkan ke dalam WBS EPM dengan melakukan

Inserting Task.

4. Simpan, Publish, Exit dan Check In jika update selesai dan hasil ingin

disimpan. Jika hasil update tidak ingin disimpan, klik Discard saat Exit

Program.

5. Masukkan dokumen proyek kedalam Project Documents di setiap project

sites. Lakukan permission right agar kerahasiaan dokumen terjaga.

E. MONITORING UPDATE LOG

i. Cek Enterprise Project Management

1. Pastikan task (Work Breakdown Structure) menggunakan Microsoft

Project dengan struktur sebagai berikut sesuai format yang ada di

lampiran :

Fase Persiapan Teknis dan Persiapan Pengadaan : Format I-

003/0.24/F01

Fase Proses Pengadaan : Format I-003/0.24/F02

Fase Kontrak : Format I-003/0.24/F03

2. Pastikan Task sudah lengkap sesuai dengan keterangan

Nomor RKAP dengan menambahkan kolom Cost dan mengganti

judul menjadi Nomor RKAP (edit secara manual)

Biaya Total RKAP dengan menambahkan kolom Cost dan

mengganti judul menjadi Biaya Total RKAP (edit secara manual)

Tambahkan task tanpa cost dan tanpa predecessor dengan akhiran

“P” sebagai alat untuk melakukan “connection” dengan paket lain

yang berhubungan (misalkan task pengiriman pipa pada paket

pengadaan pipa koneksi ke task konstruksi pada paket pemasangan

pipa)

INSTRUKSI KERJA




3. Cek Baseline dari masing-masing mpp. Dalam EPM ada Set Up Baseline,

Baseline1, Baseline2 dan seterusnya hingga Baseline 10. Penetapan

baseline berdasarkan relokasi dan Baseline digunakan untuk paket baru

atau paket yang sudah terkontrak pada saat baseline EPM dibuat.

Sedangkan Baseline1, Baseline2 dst dibuat jika ada realokasi RKAP,

gagal lelang, paket baru terkontrak atau amandemen kontrak.

4. Cek Durasi, Tanggal Start, Tanggal Finish dan Predecessor. Setiap task

harus terkoneksi dengan Predecessor.

5. Cek Nilai keuangan di masukkan ke dalam Task Pembayaran sesuai

dengan jenis format yang sesuai kontrak

6. Cek update resource logon dan up-to-date daily di masing-masing task

sesuai perencanaan schedule yang sudah disepakati dan biaya relokasi

yang telah disetujui

7. Cek Dokumen di masing-masing project sites yang terkait setiap

perubahan, termasuk risk dan issues dalam Project Documents.

ii. Analisis Master Project Schedule

1. Cek Master Project Schedule pada Integrated Team tertentu.

2. Bandingkan dan sinkronisasi master project untuk masing-masing

Integrated Team.

3. Perbaharui actual dan progress di masing-masing project schedule, jika

ada perubahan jadwal atau pun realokasi biaya.

4. Gunakan fitur compare agar terlihat perubahan jadwal project schedule

jika ada.

5. Simpan, publish dan Check in. Catat baseline terakhir yang sesuai dengan

realokasi yang telah disetujui.

E. DASHBOARD AND REPORTS PROJECT DATA CENTER

1. Buka situs EPM, klik Reports kemudian pilih Dashboard and Reports dan

pilih Project Overview. Tentukan unit Team dan proyek yang di-monitor,

INSTRUKSI KERJA




kemudian lihat chart untuk tampilan dashboard dari SBU atau proyek yang

akan di-monitor.

2. Monitor perencanaan yang telah dianggarankan pada Planned Cost, nilai

actual cost yang terserap dapat terlihat dalam kolom Realized Cost. dan

belum terserap (Remaining Cost). Dapat di-breakdown proyek apa saja

dengan meng-klik Cost Overview.

INSTRUKSI KERJA




1.2 Dashboard and Reports

1.2.1 Executive Summary Dashboard

1. Masukkan alamat http://dev-epm.corp.pgn.co.id/PWA/default pada browser untuk



klik tombol untuk melanjutkan langkah berikutnya.

2. Setelah login berhasil, sistem akan menampilkan halaman “Home” . maka klik

Report menu.

INSTRUKSI KERJA




3. Klik Executive Summary Dashboard Menu maka sistem akan menunjukkan

executive summary dashboard page dan data menunjukkan bahwa sesuai dengan nilai.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




4. Period automatic default month-1 when first entry Executive Summary page but can

a changed.

5. Untuk Melihat status Proyek Ringkasan( Berdasarkan Jadwal dan Biaya).

a. Jika Anda lihat berdasarkan jadwal Klik pada kotak yang di beri tanda untuk

melihat status (kondisi jadwal proyek) maka sistem akan kembali langsung ke

halaman dashboard Status Summary Project. Filter akan mengikuti halaman

utama ditambah filter tambahan berdasarkan status yang dipilih.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




b. Jika Anda lihat berdasarkan biaya klik pada warna yang telah di beri tanda untuk

melihat (kondisi biaya proyek) Status maka Sistem akan kembali langsung ke

halaman dashboard Status Summary Project. Filter akan mengikuti halaman

utama ditambah filter tambahan berdasarkan status yang dipilih.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




6. Pilih salah satu warna bar dan klik pada bar warna (kategori item) di Proyek Ringkasan

maka Sistem akan kembali langsung ke halaman Ringkasan dashboard Project. Filter

akan mengikuti halaman utama.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




7. Klik on Project Name untuk menunjukkan detail in %Complete maka grafik akan

menunjukkan tugas-tugas tingkat pertama proyek yang di pilih.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




8. Klik nama proyek untuk menunjukkan semua detail di dalam Cost dan kemudian

grafik akan menunjukkan tugas tingkat pertama proyek yang dipilih.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




9. Jika anda ingin mengubah dashboard filter, Pilih satu Bussines Unit kemudian pilih

salah satu project name dan lalu ubah year dan month.

10. Klik Apply maka sistem akan menunjukkan information based on department unit.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




11. Jika anda ingin export data to PDF, Word,XML,CVS,Excel,TIFF, MHTML maka klik

Action, maka pilih export, setelah itu memilih salah satu tipe data.

INSTRUKSI KERJA




12. Klik Open untuk membuka data atau Save untuk menyimoan lalu klik OK.

INSTRUKSI KERJA




13. Jika anda memilih Open maka akan menampilkan document of the select.

INSTRUKSI KERJA




14. Jika anda memilih Save kemudian pilih dokumen anda dapat men-download.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




1.2.2 Project Status Summary Dashboards

1. Klik Project Status Summary menu maka sistem akan menunjukkan the Project

Status Summary dashboard page.

INSTRUKSI KERJA




2. Klik satu Project Name maka sistem akan kembali langsung ke Project Overview

Dashboard page. Filter akan mengikuti halaman utama.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




3. Jika Anda membuka daftar tugas tingkat 1 sampai tingkat 4 proyek yang dipilih, klik

simbol panah di tabel.

INSTRUKSI KERJA




4. Jika anda kembali ke halaman klik panah sebelumnya.

INSTRUKSI KERJA




5. Jika anda ingin mengubah dashboard filter, pilih satu Department dan kemudian

mengubah tahun dan bulan.

6. Klik Apply maka sistem akan menunjukkan informasi based on selected business

unit.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




7. Jika anda ingin ekspor data ke PDF, Word,XML,CVS,Excel,TIFF, MHTML maka

klik Action, kemudian pilih exports, setelah itu pilih salah satu tipe data.

8. klik Open untuk membuka data atau Save untuk menyimpan data kemudian klik OK.

INSTRUKSI KERJA




9. jika anda memilih Open maka akan menampilkan document of the select.

INSTRUKSI KERJA




10. Jika kamu memilih Save kemudian pilih dokumen dapat Anda download dan

kemudian sistem akan menampilkan dokumen dapat Anda pilih.

INSTRUKSI KERJA




1.2.3 Project Overview Dashboards

1. Klik Project Overview menu maka sistem akan menunjukkan the Project Status

Summary dashboard page.

INSTRUKSI KERJA




2. Pilih satu the business unit sebelum memilih satu project name dan kemudian pilih

month dan year.

3. Klik Apply maka sistem akan menampilkan based on selected business unit.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




4. Klik pada salah satu progress bar tugas tingkat – 1 proyek di %Complete makan

bagan akan menunjukkan kemajuan tugas di level 2.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




5. Jika anda kembali ke halaman klik panah simbol sebelumnya..

INSTRUKSI KERJA




6. Jika Anda ingin Change dashboard filter, Pilih satu business unit kemudian pilih

satu dari project name dan lalu mengubah month and year.

7. Klik Apply button Kemudian sistem akan menunjukkan informasi based on selected

business unit.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




8. Jika Anda ingin ekspor ke PDF, Word,XML,CVS,Excel,TIFF, MHTML maka klik

Action, lalu pilih export, setelah itu pilih salah satu tipe data .

INSTRUKSI KERJA




9. klik Open untuk membuka data atau klik Save untuk menyimpan data lalu klik OK.

INSTRUKSI KERJA




10. Jika Anda pilih Open maka akan menampilkan dokumen yang di pilih.

INSTRUKSI KERJA




11. Jika anda pilih Save kemudian klik Display download, Setelah itu pilih dokumen

yang dipilih.

INSTRUKSI KERJA




INSTRUKSI KERJA




1.2.4 Task Overview Dashboard

1. Klik Task Overview menu maka sistem akan menunjukkan the Task Overview

dashboard page dan sistem akan menampilkan informasi detail tugas critical task,

Late task, Slipping task.

INSTRUKSI KERJA




2. Pilih salah satu project department (Tanda Kuning)sebelum pilih salah satu dari

project name (tanda hijau) dan kemudian pilih month and year(Tanda biru).

3. Klik Apply button maka sistem akan menunjukkan informasi based on selected

business unit.

INSTRUKSI KERJA




4. Jika Anda ingin Change dashboard filter, kemudian ubah Project departement lalu

pilih salah satu ProjectName lalu ubah month and year.

INSTRUKSI KERJA




5. Klik Apply maka sistem akan menunjukkan informasi based on selected business

unit.

INSTRUKSI KERJA




6. Jika Anda ingin ekspor ke PDF, Word,XML,CVS,Excel,TIFF, MHTML maka klik

Action, kemudian pilih export, Setelah itu pilih salah satu tipe data.

7. Klik Open untuk membuka atau klik Save untuk menyimpan data lalu klik OK.

INSTRUKSI KERJA




8. Jika Anda memilih open maka akan menampilkan dokumen yang di pilih.

INSTRUKSI KERJA




9. Jika anda memilih Save lalu klik Display download, setelah itu pilih dokumen yang

di pilih.

INSTRUKSI KERJA




1.2.5 Penyebab Keterlambatan Report

1. Klik Penyebab keterlambatan menu maka sistem akan menunjukkan Penyebab

Keterlambatan halaman laporan dan Chart shows top 10 projects.

INSTRUKSI KERJA




2. Jika anda ingin Change dasboard filter, ubah month dan year.

INSTRUKSI KERJA




3. Klik Apply button maka sistem akan menunjukkan informasi based on selected

business unit.

INSTRUKSI KERJA




4. Jika anda ingin ekspor data ke PDF, Word,XML,CVS,Excel,TIFF, MHTML maka

klik Action, lalu pilih export, Setelah itu pilih salah satu tipe data.

5. klik Open untuk membuka data atau klik Save untuk menyimpan data lalu klik OK.

INSTRUKSI KERJA




6. Jika anda memilih Open kemudian akan menampilkan dokumen yang di pilih.

INSTRUKSI KERJA




7. Jika anda memilih Save lalu klik Display download, setelah itu pilih dokumen yang

di pilih.

INSTRUKSI KERJA




3. Sesuai kebutuhan report seluruh project. Untuk dekomposisi dalam proyek all

time di dashboard. Yaitu buka EPM terus Pilih Reports lalu Pilih Executive

Summary yang di dalam Dashboard and Reports. Disebelah kanan terdapat

kolom parameter pilih integrated Team 1.4 lalu Apply.

Untuk keperluan export ke Excel, CSV, pdf dan lain-lain dapat klik Action.

INSTRUKSI KERJA




4. Untuk keperluan anggaran tentang termin pembayaran maka detail task

ditambahkan di setiap perencanaan proyek tanggal pembayaran berupa

milestone yang di-assign person in charge di divisianggaran. Dengan

dokumen yang sudah di-upload kedalam project sites, maka proyek dapat

closing sesuai rencana dan disiapkan dokumen Berita Acara untuk keperluan

invoice

1.3 .Configure Unit(Department)

1. Login Sebagai Administrator

2. Klik Server Setting

INSTRUKSI KERJA




3. Klik Custom Field

INSTRUKSI KERJA




4. Pilih Lookup Table Department

5. Ubah Lookup table dan kemudian Insert Row

INSTRUKSI KERJA




6. Insert Value Leave level on 1

7. Department akan terdaftar pilih satuan nilai.

1.4 Permission Portfolio Manager for Project Web App

1. Login Menggunakan akun administrator

2. Klik Site Setting

INSTRUKSI KERJA




3. Klik Site Permission

INSTRUKSI KERJA




4. Klik Portfolio Manager for Project Web App

5. Tambah New User

INSTRUKSI KERJA




6. Pilih User by writing the user.

7. Klik share untuk memilih Pengguna

8. Urutkan Pengguna yang dipilih

INSTRUKSI KERJA




5. Untuk kebutuhan report custom dapat menggunakan fitur Share point dan

Manajemen Dokumen seperti Microsoft Excel, Microsoft Word dan Microsoft

Visio. Lihat halaman awal situs web yang dapat dimodifikasi seperti sebagai

berikut:

INSTRUKSI KERJA




7. Untuk notifikasi dapat melalui email, dapat dilakukan dan diatur oleh role

tertentu setara dengan Portofolio Team sebagai berikut:

INSTRUKSI KERJA




V LAMPIRAN

1. Formulir WBS Fase Front End Loading (FEL)

2. Formulir WBS Fase Implementasi

3. Formulir WBS Pembayaran

Disusun oleh Disahkan oleh

Kepala Divisi Pengendalian Program

Infrastruktur

Kepala Program Management Office

Infrastruktur

INSTRUKSI KERJA ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM

Documents

Transcript of INSTRUKSI KERJA ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM