Informe Final Desconcentración
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME AVANCE DE ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACION TERRITORIAL DESCONCENTRACIÓN Bogotá D.C., Mayo de 2.014
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME AVANCE DE ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACION
TERRITORIAL
DESCONCENTRACIÓN
Bogotá D.C., Mayo de 2.014
INTRODUCCION
La Oficina de Control Interno, de acuerdo con las funciones otorgadas por la ley 87 de
1.993 tiene la responsabilidad de evaluar la gestión administrativa y de promover un
ambiente de control y autocontrol al interior de la Superintendencia Nacional de Salud,
con el fin de lograr la prestación eficiente de los servicios a la comunidad.
Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y
el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas
las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y
legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos.
De otra parte y con el fin de tener mayor efectividad en las actividades del Sistema de
Inspección, Vigilancia y Control, la Ley 1438 de 2011 y la Ley 1122 de 2007, crearon
competencias para la Superintendencia Nacional de Salud, que conllevan a la adopción
de un nuevo Sistema de IVC, su administración y la adecuación de su desempeño a
estas nuevas circunstancias; en consecuencia, mediante el Decreto 2462 de 2.013, se
modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud y en este caso
específico se crean grupos internos de trabajo determinados en el artículo 35 del
mencionado Decreto para operar en el territorio nacional, previo al estudio realizado por
la Oficina Asesora de Planeación, en el marco de una Superintendencia Nacional de
Salud desconcentrada; por lo cual, la Oficina de Control Interno viene haciendo
seguimiento a los ajustes realizados en la estructura interna y la actualización de los
procesos y procedimientos; trabajo que se viene desarrollando bajo el liderazgo del
Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud a través de la Oficina Asesora
de Planeación; todo esto dentro de un sistema de Seguimiento Gerencial y en
desarrollo de las funciones propias de la Entidad.
Así las cosas, la Oficina de Control Interno está definida en la Ley 87 de 1993, como
“uno de los componentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo, encargada
de medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la
Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de
las metas u objetivos previstos”. En cumplimiento del mandato constitucional y en
relación directa con el Decreto 2462 de 2.013, la Oficina de Control Interno realizó
seguimiento a las diferentes actividades ejecutadas por cada una de las dependencia
que tienen responsabilidad en la creación de los grupos internos de trabajo, la
determinación de la sede de trabajo de los mencionados grupos y las demás que tiene
que ver con la apertura y consecución de los respectivos puntos de atención en cada
una de las ciudades determinadas por el estudio.
1. NORMATIVIDAD Y CONCEPTUALIZACIÓN JURÍDICA
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
El Capítulo 5, De la Función Administrativa, artículo 209, establece:
“La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones.”
LEY 489 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 1998
“Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades
del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el
ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la
Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”
CAPITULO III
Modalidades de la acción administrativa
“Artículo 7°. Descentralización administrativa. En el ejercicio de las facultades que se le
otorgan por medio de esta ley y en general en el desarrollo y reglamentación de la
misma el gobierno será especialmente cuidadoso en el cumplimiento de los principios
constitucionales y legales sobre la descentralización administrativa y la autonomía de
las entidades territoriales. En consecuencia procurará desarrollar disposiciones y
normas que profundicen en la distribución de competencias entre los diversos niveles
de la administración siguiendo en lo posible el criterio de que la prestación de los
servicios corresponda a los municipios, el control sobre dicha prestación a los
Departamentos y la definición de planes, políticas y estrategias a la Nación.
Igualmente al interior de las entidades nacionales descentralizadas el gobierno velará
porque se establezcan disposiciones de delegación y desconcentración de funciones,
de modo tal que sin perjuicio del necesario control administrativo los funcionarios
regionales de tales entidades posean y ejerzan efectivas facultades de ejecución
presupuestal, ordenación del gasto, contratación y nominación, así como de
formulación de los anteproyectos de presupuesto anual de la respectiva entidad para la
región sobre la cual ejercen su función.
Artículo 8°. Desconcentración administrativa. La desconcentración es la radicación de
competencias y funciones en dependencias ubicadas fuera de la sede principal del
organismo o entidad administrativa, sin perjuicio de las potestades y deberes de
orientación e instrucción que corresponde ejercer a los jefes superiores de la
Administración, la cual no implica delegación y podrá hacerse por territorio y por
funciones.
Parágrafo. En el acto correspondiente se determinarán los medios necesarios para su
adecuado cumplimiento.
Los actos cumplidos por las autoridades en virtud de desconcentración administrativa
sólo serán susceptibles del recurso de reposición en los términos establecidos en las
normas pertinentes.”
De conformidad con La ley 489 de 1998 el artículo 8 define la desconcentración
administrativa como “la radicación de competencias y funciones en dependencias
ubicadas fuera de la sede principal del organismo o entidad administrativa, sin perjuicio
de las potestades y deberes de orientación e instrucción que corresponde ejercer a los
jefes superiores de la Administración, la cual no implica delegación y podrá hacerse por
territorio y por funciones”.
La ley en mención establece dos clases de desconcentración:
• Por funciones, y
• Por territorio
Por funciones: se refiere a la concesión de funciones y competencias de la misma
institución, entidad u organización central, entre sus diferentes áreas funcionales o
dependencias.
Por territorio: se presenta cuando las funciones o competencias se prestan a través de
unidades administrativas que operan en un lugar geográfico diferente al sitio en donde
tienen su sede principal.
Entre las características principales de la desconcentración podemos mencionar las
siguientes:
1. Si se tiene como objeto la trasladar competencias y funciones de la entidad u
organismo entre sus diferentes áreas funcionales o unidades territoriales, para ello
debe contar con una estructura administrativa mínima en la cual se distribuyen y recaen
las responsabilidades para el cumplimiento de los fines esenciales del estado.
2. La organización administrativa debe adecuarse para facilitar y permitir la prestación
de servicios y cumplimiento de sus funciones.
3. La desconcentración se despliega al interior de la misma persona jurídica y es visible
a través de las dependencias u organismos administrativos de la correspondiente
entidad.
LEY 1438 DEL 19 DE ENERO DE 2011
“Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y
se dictan otras disposiciones.”
TÍTULO VII
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
Artículo 118. Desconcentración. Con el fin de tener mayor efectividad en las actividades
del sistema de inspección, vigilancia y control, la Superintendencia Nacional de Salud
se desconcentrará y adicionalmente podrá delegar sus funciones a nivel departamental
o distrital.
DECRETO 2462 DEL 7 DE NOVIEMBRE DE 2013
“Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de
Salud.”
CAPITULO III
DIRECCIÓN Y ESTRUCTURA DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Artículo 4. Dirección. La Superintendencia Nacional de Salud será dirigida por el
Superintendente Nacional de Salud, quien es el representante legal del organismo.
Artículo 5. Estructura. La Superintendencia Nacional Salud tendrá para el desarrollo de
sus funciones la siguiente estructura:
… 9. ORGANIZACIÓN EN EL TERRITORIO
CAPITULO IV
FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA
Artículo 35. Organización en el Territorio. El Superintendente Nacional de Salud,
mediante acto administrativo, previo estudio de la Oficina Asesora de Planeación,
podrá crear grupos internos de trabajo en el territorio nacional determinando su sede y
jurisdicción, para el desarrollo de los planes, programas y proyectos institucionales,
atendiendo la racionalización de los recursos, así como, las necesidades del servicio,
en el marco de la normativa vigente. Estos grupos dependerán del Despacho del
Superintendente Nacional de Salud.
A continuación se hará una serie de consideraciones generales relativas a los
fenómenos jurídicos de la descentralización y la desconcentración:
La desconcentración es un concepto diferente a la centralización y la descentralización.
Maurice Duverger afirma que la desconcentración consiste en transferir el poder de
decisión de las autoridades centrales a los representantes locales que nombran ellas
mismas y que son dependientes de la administración central.
La desconcentración no crea agentes administrativos independientes; se limita a
desplazar la sede de la decisión.
Janet Murcia Bermúdez, asegura que la desconcentración es el traspaso de
competencias de una entidad de jerarquía superior a una dependencia o entidad
subalterna, con el fin de facilitar o permitir la prestación de servicios y dar cumplimiento
a las funciones conservando la entidad titular de la función o del servicio, la
responsabilidad en la prestación del mismo, es decir la desconcentración se desarrolla
al interior de la misma persona jurídica.
La desconcentración puede ser territorial o funcional:
La desconcentración territorial ocurre cuando hay un desplazamiento de funciones de
la sede principal a la provincia, ejemplo de este fenómeno es en Colombia son la
Procuraduría General de la Nación, DIAN, la Organización Electoral con las oficinas de
las Registradurías, la Fiscalía General de la Nación con los Tribunales, el Banco de la
República con las gerencias regionales.
En la desconcentración funcional las autoridades superiores conceden funciones a las
inferiores sin que exista desplazamiento físico, es decir, son ejercidas en el mismo
territorio, ejemplo el Presidente otorga funciones a los Ministerios y estos a su vez a
sus organismos vinculados o adscritos. La desconcentración territorial se ejemplifica a
través de las Secretarías de Despacho y los Departamentos Administrativos.
La autoridad competente a nivel nacional para realizar la desconcentración es el
Congreso de la República; en el nivel nacional del sector descentralizado es el
gobierno nacional en los establecimientos públicos y las empresas industriales y
comerciales del estado; en el nivel territorial central son las corporaciones públicas,
gobernadores o alcaldes.
Las características que se pueden mencionar de la desconcentración son:
• No posee autoridades propias pues son servidores públicos de la planta de personal principal. • No tienen autonomía financiera pues no poseen presupuesto propio y los ingresos que generan van para el presupuesto general de la entidad.
• Las funciones y competencias desconcentradas son limitadas funcional y geográficamente.
• La autonomía administrativa está limitada a la subordinación de las autoridades de la entidad central.
2. ACCIONES REALIZADAS AL INTERIOR DE LA SUPERINTENDENCIA
NACIONAL DE SALUD
2.1 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
La Oficina Asesora de Planeación para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley
1438 de 2011 en cuanto a la desconcentración de la Superintendencia Nacional de
Salud y el Decreto 2462 de 2013 que determina la nueva estructura de la Entidad,
presentó el estudio para que la Alta Dirección decida sobre la iniciación de la
regionalización de funciones de Inspección, Vigilancia y Control (IVC).
El documento presenta tres escenarios posibles de regionalización formados por
grupos de seis (6), siete (7) y nueve (9) regiones, conformadas por Departamentos de
la geografía del País, teniendo en cuenta variables como el universo de vigilados, la
población afiliada al Sistema de Seguridad en Salud en cada uno de los regímenes
existentes, el número de Peticiones, Quejas y Reclamos presentados ante la
Superintendencia, factores socio-económicos que se consideran importantes para el
sostenimiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Se excluye de los anteriores escenarios el Departamento del Amazonas, cuyo acceso a
su capital Leticia es más fácil por vía aérea, con la mayor frecuencia de vuelos desde
Bogotá D.C., por eso este Departamento aparece agrupado en la regional con Bogotá
D.C.
En cada escenario se presenta para cada una de las regiones los departamentos que
las conforman, su ubicación geográfica, los factores (o variables) que se tuvieron en
cuenta, los costos que debe asumir la Superintendencia.
Luego se realiza el análisis para la escogencia de las posibles sedes en cada regional
teniendo como premisas seleccionar una de las capitales de los Departamentos que
conforman cada región, se presentan las capitales que cumplen con unos criterios
establecidos tales como la mayor cantidad de afiliados por Departamento o la mayor
cantidad de Peticiones, Quejas y Reclamos, entre otros.
victor.grosso
Resaltado
Igualmente, la Oficina Asesora de Planeación realiza un ejercicio para la selección de
la posible sede teniendo en cuenta las distancias entre las capitales de los
Departamentos que conforman cada región y una ponderación realizada a partir del
análisis estadístico de componentes principales (ACP).
Finalmente la Oficina Asesora de Planeación presentó al señor Superintendente
Nacional de Salud, los resultados del estudio en cifras y valores comparativos de los
diferentes escenarios; con el fin de permitirle seleccionar con argumentos técnicos el
número óptimo de regionales y su respectiva sede principal.
2.2 SECRETARÍA GENERAL
La Secretaría General, conjuntamente con la Subdirección Administrativa, ha liderado
actividades que permitieron cristalizar las decisiones descritas a continuación:
2.2.1 Determinación de los Grupos de Trabajo Regionales
La alta Dirección determinó las cinco primeras ciudades en done se abrirán puntos de
atención al ciudadano:
Barranquilla
Bucaramanga
Cali
Medellín
Neiva
Los Grupos de Trabajo tendrán funciones encaminadas principalmente a la atención al
ciudadano y la promoción de la participación ciudadana. Igualmente éstos, deberán
realizar actividades de recepción de correspondencia.
La ordenación del gasto será centralizada. Se encuentra pendiente la definición del
pago de cargos administrativos como los Servicios Públicos.
2.2.2 Adopción Estrategia Institucional para la Consecución de los Inmuebles
De conformidad con las directrices del Secretario General de la Entidad, el Grupo de
Recursos Físicos adelantó reuniones con Central de Inversiones S.A., el Departamento
Nacional de Planeación, la Oficina de Tecnologías de la Información de la
Superintendencia Nacional de Salud y la Superintendencia Delegada para la Protección
al Usuario y la Participación Ciudadana, de las cuales se estructuró el “Programa de
Áreas para los Puntos de Atención al Ciudadano”, que registra la siguiente información:
Los espacios físicos y sus especificaciones técnicas mínimas necesarias de
conformidad con la norma NTC 6047 de 2014.
Los requerimientos tecnológicos para el funcionamiento de los nuevos Puntos de
Atención al Ciudadano.
La documentación de requisitos de espacios físicos y mobiliario para la puesta en
marcha de cada Grupo de Trabajo.
Para la consecución de los espacios con las características identificadas en la cual
funcionarán los Grupos de Trabajo y Puntos de Atención al Ciudadano Regionales, la
Alta Dirección estableció una estrategia, direccionada por la Secretaría General,
encaminada a la suscripción de contratos de arrendamiento con derechos de uso
(inmuebles con todas las adecuaciones necesarias para su funcionamiento) siguiendo
el modelo del contrato de arrendamiento de la sede central de la Entidad.
2.2.3 Desarrollo de la Estrategia Institucional para la Consecución de los
Inmuebles en el ámbito territorial
Con base en el “Programa de Áreas para los Puntos de Atención al Ciudadano”, se
realizó un sondeo a dieciséis (16) Inmobiliarias con presencia en el ámbito nacional,
solicitando inmuebles con las especificaciones previamente establecidas y como
resultado de la convocatoria, la Subdirección Administrativa – Grupo de Recursos
Físicos, llevó a cabo cinco (5) reuniones con las firmas Colliers International, Century
21, PIX, Situando S.A.S, Famoc de Panel y Solinoff; que tienen dentro de su objeto
social el arrendamiento de inmuebles con su respectiva dotación y cuentan con la
experiencia requerida para adelantar el proyecto.
De esta primera ronda de reuniones las empresas Situando S.A.S., Famoc de Panel y
Solinoff manifestaron interés de continuar en el proceso, asumiendo los riesgos de la
fase de planeación del proyecto, conllevando a la ubicación de los inmuebles en 5
ciudades y la suscripción de contratos con los diferentes propietarios antes de la firma
de contrato de arrendamiento con la Superintendencia Nacional de Salud.
Igualmente, estas tres empresas presentaron una primera propuesta económica y dado
que las mismas se ajustaban al presupuesto de la Entidad, se llevó a cabo una reunión
con el Secretario General y la Subdirectora Administrativa con el fin de obtener mayor
información y el portafolio de experiencia en este tipo de proyectos.
Recibidos los documentos requeridos, se hizo un análisis al interior de la Secretaria
General, el cual se presentó ante el señor Superintendente Nacional de Salud, quién el
pasado martes 13 de mayo de 2.014 lo avaló y en consecuencia, se confirmó como
contratista para la implementación del proyecto de desconcentración institucional, a la
firma Situando S.A.S.
A la fecha, se viene trabajando con el personal dispuesto por Situando S.A.S. en el
cronograma y ubicación de los inmuebles, el cual incluye el traslado del Punto de
Atención al Ciudadano ubicado en el Edificio San Martín, ciudad de Bogotá, el cual será
reubicado en el edificio donde actualmente funciona la sede administrativa de la
Institución, es decir en el Edificio Word Bussines Center ubicado en la Avenida Ciudad
de Cali No. 51-66 y se instalará el mencionado punto en el primer piso del Edificio, que
cuenta con los aditamentos requeridos por el Departamento Nacional de Planeación,
como son acceso para discapacitados, espacio mínimo (área) requerido, servicios
públicos, se instalará un Digiturno, entre otros aspectos funcionales necesarios para el
correcto funcionamiento de esta clase de servicios.
2.2.4 Socialización de las Actividades
El 5 de mayo la Subdirección Administrativa a través de la Secretaría General, convocó
al Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación
Ciudadana, a la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, al Jefe de la Oficina de
Tecnologías de la Información y a la Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional, con el fin de presentar los avances en el estudio
del sector para la búsqueda de los inmuebles de las sedes y formalizar algunos
aspectos de la estrategia definida por la alta Dirección, necesarios para continuar en el
proceso.
Igualmente, se expusieron todas las actividades adelantadas a esa fecha, y el estado
actual del proceso y se buscó la formalización del marco de referencia para la
búsqueda de sedes, lo que contiene:
Las cinco primeras ciudades donde se abrirán puntos de atención al ciudadano son:
Barranquilla, Bucaramanga Cali, Medellín, Neiva.
Los grupos de trabajo tendrán unas funciones encaminadas principalmente a la
atención al ciudadano, así como a la promoción de la participación ciudadana.Los
puntos de atención al ciudadano deberán tener en cuenta actividades de recibo de
correspondencia.
A las visitas de selección de inmuebles asistirán representantes del Grupo Interno de
Trabajo de Recursos Físicos y de la Superintendencia Delegada de Atención al
Ciudadano. La Oficina de Tecnología requiere conocer las opciones de conectividad
y eventualmente viajará para la selección de inmuebles.
Las fechas de inauguración serán progresivas desde mediados del mes de julio y
hasta el 1 de septiembre. Se solicita que la inauguración de la Oficina de Cali se
haga en la semana del 25 de julio, toda vez que coincide con las fechas de
realización de un Foro que contará con la presencia del Superintendente Nacional de
Salud y diferentes actores del sistema. Esta solicitud se trasladará al gestor
inmobiliario seleccionado y depende de la agilidad en la planeación y ejecución del
proyecto.
La ordenación del gasto será centralizada. Aún se encuentra pendiente la definición
del pago de cargos administrativos tales como Servicios Públicos.
La creación de los Grupos Internos de Trabajo están siendo definidos directamente
por el señor Superintendente en conjunto con el Secretario General y el apoyo del
Grupo de Talento Humano.
3. LOGROS Y AVANCES DE POLÍTICA EN SALUD En la presentación “Más Salud para los Colombianos” realizada por el Señor Ministro de Salud y Protección Social al Señor Presidente de la República, Dr. Juan Manuel Santos Calderón, la Superintendencia Nacional de Salud registra: Retos 2014
Perspectivas para los próximos 5 años
4. CONCLUSIONES
Una vez revisados y analizados los reportes de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud, responsables de ejecutar las actividades de reestructuración, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013 y específicamente en lo que tiene que ver con el artículo 35 “Organización en Territorio”, la Oficina de Control Interno da cuenta de los avances realizados por la Entidad para el fortalecimiento de las acciones encaminadas a satisfacer las necesidades de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud y lograr una mayor eficacia y efectividad en las funciones de Inspección, Vigilancia y Control; para efectos de obtener, una organización que satisfaga los preceptos de racionalidad, adaptabilidad y simplicidad que demanda un entorno moderno, encaminado al cumplimiento de objetivos y metas institucionales. La Oficina de Control Interno concluye que en términos generales, se han venido adelantando actuaciones tendientes a que la Superintendencia Nacional de Salud como cabeza del Sistema de Inspección, Vigilancia y Control se adecue administrativamente para el logro de su misión. Con este propósito, la Alta Dirección ha establecido estrategias a corto, mediano y largo plazo para lograr los objetivos institucionales y así, asegurar que la Entidad pueda enfrentar el desafío del cambio y aprovechar las nuevas oportunidades que le ofrece el entorno. Las recomendaciones que realiza la Oficina de Control Interno conforme a todo lo evidenciado, son: 1. Que se ejecuten las acciones de adecuación de sedes de manera simultánea con la
provisión de cargos de los colaboradores que laborarán en las diferentes sedes, con el objetivo claro que para la fecha en que se tiene previsto la inauguración de las mismas, este último proceso ya se encuentre culminado, y una vez efectuada la inauguración, puedan empezar a funcionar de manera eficiente, efectiva y eficaz.
2. De otra parte, resulta importante que la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional pueda involucrarse en este proceso, en lo que hace relación a la interrelación con las autoridades territoriales, a fin que en la inauguración pueda contarse con la asistencia de aquellas , así como con los medios de comunicación de la respectiva ciudad, que hagan posible la efectiva divulgación de la existencia de las nuevas sedes territoriales, que permita posicionar en debida forma la imagen de las sedes y de la Superintendencia Nacional de Salud en general.
Cordialmente, JUAN DAVID LEMUS PACHECO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO Proyectó: Julio Cesar Reyes Zuluaga – Profesional Especializado OCI Teresa del Pilar Mesa Bejarano - Profesional Especializado OCI
