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GUIDE UTILISATEUR

COMMENT CRÉER UNE

EXPÉDITION

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COMMENT CRÉER UNE EXPÉDITION

MyDHL+ Comment créer une expédition | Mars 2019 | Le Bourget

Table des matières

Page ……3 : COMMENT GÉRER LES PARAMÈTRES D’EXPÉDITION SUR MyDHL+ ?

Page 4 à 16 : COMMENT CRÉER UNE EXPÉDITION DE DOCUMENT, PRODUIT EXPRESS SANS VALEUR VERS TOUS LES PAYS ?

Page 17 à 18 : COMMENT ÉDITER LE MANIFESTE DE FIN DE JOURNÉE ?

Page 19 à 32 : COMMENT CRÉER UNE EXPÉDITION DE COLIS, PRODUIT EXPRESS AVEC UNE VALEUR A L’INTERNATIONAL (DOUANE) ?



Page 35 à 38 : COMMENT OCTROYER UNE AUTORISATION D’UTILISATION D’UN COMPTE ?

Page 39 à 42 : COMMENT S’INSCRIRE A LA FACTURE DE DOUANE NUMÉRIQUE ?

Page 10 et 28 : LEXIQUE DES SERVICES OPTIONNELS

3



COMMENT GÉRER LES PARAMÈTRES D’EXPÉDITION SUR MYDHL+ ?

En accédant à MyDHL+ et grâce aux paramètres

personnalisés, vous pouvez définir et enregistrer

les fonctions liées à la création d’envois.

Pour accéder à la zone des paramètres

personnalisés, déplacez le curseur sur l'élément

« Paramètres d’expédition » situé à droite de la

barre de la page d’accueil. Une fenêtre s'ouvre qui

présente les « Paramètres d'expédition »

• Choix d’expédition par défaut

• Mes choix enregistrés

• Mes choix de dédouanement

Afin de gagner du temps dans le processus

d'expédition, il est possible de le personnaliser en

fonction de vos besoins.

4


CRÉER UNE EXPÉDITION DE DOCUMENT “ PRODUIT EXPRESS SANS VALEUR VERS TOUS LES PAYS “

Cliquez sur « Expédier » puis « Créer

une expédition » dans la barre de

menu supérieure. Sinon, vous pouvez

utiliser le tableau de bord pour lancer

rapidement le processus de création

d'envoi.


5


Remplissez la section " De " avec vos

coordonnées puis la section " A " avec

celles du destinataire. Une fois terminé,

cliquez sur " Suivant ".

CONSEIL UTILE

Si vous disposez d’un compte

import DHL, vous pouvez créer

des importations en provenance

du monde entier en remplissant

simplement la section “ De ”

avec l’emplacement de

l’enlèvement souhaité.

Vous recevrez des astuces et

des informations pratiques pour

vous aider à compléter les

sections tout au long du

processus de création d’envoi.


6


Sélectionnez « Documents » dans le

cas d’un envoi non dédouanable vers

tous les pays et complétez la section

« Donnez une description des

documents de votre expédition » en

sélectionnant un contenu proposé par

MyDHL+, ou, en complétant avec votre

propre contenu. Vous pourrez ajouter

une référence d’expédition qui sera

reprise sur l’étiquette de transport et sur

la facture émise par DHL.Cliquez sur « Suivant ».

CONSEIL UTILE

Vous serez toujours en

mesure de voir et modifier

vos sections précédemment

complétées, qui apparaissent

en gris en haut.


7


Complétez la section « Sélectionnez

le conditionnement » en

sélectionnant l’emballage que vous

souhaitez utiliser dans le menu

déroulant, « Conditionnement » dans

la zone en surbrillance rouge. Vous

pouvez utiliser votre emballage ou

sélectionner dans la liste un

emballage DHL. Les dimensions sont

obligatoires. Une fois terminé cliquez

sur « Suivant ».

Confirmez le compte à facturer pour le

transport dans la section Comment

souhaitez-vous régler ? » puis, cliquez sur « Suivant ».


8


Sélectionnez le degré d’urgence de

votre envoi qui doit être livré en cliquant

sur le bouton « Sélectionner » selon le

service souhaité. Vous avez la

possibilité de planifier un départ de

l’envoi plusieurs jours à l’avance, enhaut de l’écran.


9

Vous avez maintenant la possibilité

de sélectionner les services

optionnels disponibles pour votre

envoi dans la section « Services

Optionnels » Attention, certains

de ces services sont payants.

Cliquez sur « Suivant ».

Si vous souhaitez planifier un enlèvement,

sélectionnez « Oui – Programmer

l’enlèvement ». Utilisez les curseurs

jaunes pour spécifier l’heure à laquelle le

chauffeur DHL viendra récupérer la

collecte. Si l’enlèvement est programmé le

jour même, l’heure limite pour un

enlèvement le jour même est proposé.

Pour confirmer, cliquez sur « Suivant ».


CONSEIL UTILE

Les curseurs jaunes ne vous permettront que de spécifier l’heure à laquelle le chauffeur DHL est disponible pour se rendre sur le lieu de la collecte.


10


LEXIQUE DES SERVICES OPTIONNELS « ATTENTION CERTAINS SERVICES SONT PAYANTS ».


11


Si vous avez besoin de préparer

une étiquette retour en même temps

que l’étiquette aller, sélectionnez

« Oui – Créer une étiquette » et

suivez les instructions à l’écran. Si

non, sélectionnez « Non » et

cliquez sur « Suivant ».

Vous avez la possibilité de modifier

la description du contenu, la

référence ainsi que l’adresse de

retour.


COMMENT CRÉER UNE

ÉTIQUETTE RETOUR ?

12


Modalités de paiement de

l’expédition de retour:

Si vous effectuez un retour au départ

de la France, sélectionnez un compte

commençant par « 2…….. ». Si

vous effectuez un retour au départ de

l’étranger, sélectionnez un compte

commençant par « 9……. ».

Vous pouvez joindre l’étiquette de

retour dans le colis aller, ou l’envoyer

à votre destinataire par mail en

cochant l’option « Souhaitez-vous

envoyer l’étiquette de retour à

votre destinataire par email? ».


13


Vous pouvez directement revenir sur une

section en cliquant sur « Modifier » à

droite de la section concernée.

Vous pourrez visualiser le « Récapitulatif

des coûts d’expédition ». Si vous êtes

satisfait du résumé, cliquez sur« Accepter et Continuer ».


14

Votre envoi est maintenant créé, cliquez sur

« Imprimer la lettre de transport » et

joignez-la à votre envoi. Vous pourrez si

vous le désirez, imprimer le « Shipment

Receipt », qui est le récapitulatif de votre

envoi en cliquant sur « Imprimer d’autres

documents ».



MyDHL+ Comment créer une expédition | Mars 2019 | Le Bourget 15


Imprimez les 2 étiquettes de

transport, l’étiquette avec les 3

codes barres jointe au colis,

l’étiquette « ARCHIVE DOC »,que

vous remettrez au chauffeur DHL

qui vient retirer les colis.


Après l’impression des documents 2 options sont

possibles:

« Vous souhaitez envoyer des notifications de

statut ? » à chaque personne que vous désirez en

sélectionnant les différents types de statut,

« Partager les détails de l’expédition » comme le

numéro de suivi, les détails de l’expédition, l’étiquette

de transport, le reçu d’expédition ( les frais de transport

sont apparents) et la facture de douane.


2

1

2

1

17

Vous pouvez lancer l’impression du

manifeste/récapitulatif des envois remis à

DHL, cliquez sur « Imprimer le Rapport de

fin de journée », puis « Imprimer ».



COMMENT ÉDITER LE MANIFESTE DE

FIN DE JOURNÉE ?

18

Vous visualisez l’ensemble des envois créés

dans la journée, sélectionnez l’imprimante

requise, cliquez sur « Imprimer ».



Le manifeste de fin de journée n’est pas

obligatoire, le chauffeur DHL ne vous le

demandera pas si vous ne le lui donnez pas.


FIN DE JOURNÉE ?

19


CRÉER UNE EXPÉDITION DE COLIS AVEC UNE VALEUR A L’INTERNATIONAL (DOUANE).

Cliquez sur « Expédier » puis « Créer

une expédition » dans la barre de

menu supérieure. Sinon, vous pouvez

utiliser le tableau de bord pour lancer

rapidement le processus de création

d'envoi.


20


Remplissez la section " De " avec vos

coordonnées puis la section " A " avec

celles du destinataire. Une fois terminé,

cliquez sur " Suivant ".

CONSEIL UTILE

Si vous disposez d’un compte

import DHL, vous pouvez créer

des importations en provenance

du monde entier en remplissant

simplement la section “ De ”

avec l’emplacement de

l’enlèvement souhaité.





processus de création d’envoi.


Cliquez sur « Colis », puis indiquez si vous souhaitez :

• Créer une facture sur MyDHL+, en cliquant sur « Créer une

facture » ou « Utiliser ma propre facture » déjà existante.

Si l’envoi d’une facture électronique est possible pour la

destination, vous serez invité à la joindre, un peu plus loin

(voir page 22). Sinon vous devrez l’imprimer en 3 exemplaires

et la joindre à votre envoi.

• La description de la marchandise doit être indiquée de

préférence en anglais pour une expédition hors France.

Complétez les détails de la facture dans la section surlignée

en rouge, puis cliquez sur « Suivant ».

Envoi douane : Envoi taxable ou pas ?

- Les envois vers la France et l’Union Européenne sont des

envois non taxables

- Pour les envois non taxables choisir le service Document

- Pour les envois taxables choisir le service Colis

Plus d’informations sur notre site :

http://www.dhl.fr/fr/dhl_express/expedier/conseils_douanes.html

21


Sélectionnez « Quel est le motif de votre expédition ? » dans

la liste déroulante. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ».


http://www.dhl.fr/fr/dhl_express/expedier/conseils_douanes.html

22


Complétez la section « Sélectionnez le

conditionnement » en choisissant le type

d’emballage que vous souhaitez utiliser dans

la liste déroulante « Conditionnement ». Si

vous utilisez votre propre emballage vous

devrez indiquer les dimensions du colis qui

sont obligatoires. Cliquez sur « Suivant ».

CONSEIL UTILE

Vous serez toujours en mesure

de voir et de modifier vos

sections précédemment

complétées, qui apparaissent en

gris en haut.





processus de création de

l’envoi.


23


Confirmez le compte à facturer pour le

transport dans « Quel compte

expéditeur sera utilisé pour cette

expédition ? ». Indiquez ensuite qui

prendra en charge les droits et taxes et

l’incoterm en précisant :

Si c’est le destinataire : Dans « De

quelle façon les droits et taxes seront

réglés ? » sélectionnez « Receiver will

pay » puis « Sélectionner des

incoterms » indiquez DAP.

Si c’est vous : Dans « De quelle façon

les droits et taxes seront-ils

réglés? », sélectionnez votre n° de

compte export et « Sélectionner des

incoterms » indiquez « DDP ». Une

fois terminé, cliquez sur « Suivant ».


24


Sélectionnez le degré d’urgence

de votre envoi qui doit être livré

en cliquant sur le bouton

« Sélectionner » adéquat et

selon le service souhaité. Vous

avez la possibilité de planifier un

départ de l’envoi plusieurs joursà l’avance, en haut de l’écran.


25


Vous avez la possibilité de joindre vos documents

douaniers de manière numérique en cochant l’option

« S’inscrire pour envoyer des factures de douane

numérique ». Cette option vous permettra de

télécharger votre document douanier qui sera alors

transmis électroniquement aux services douanes DHL.

L’option PLT est gratuite. Vous avez maintenant la

possibilité de sélectionner les services optionnels

disponibles pour votre envoi dans la section « Services

Optionnels » Attention, certains services optionnels

sont payants. Cliquez sur « Suivant ».


26


LEXIQUE DES SERVICES OPTIONNELS « ATTENTION CERTAINS SERVICES SONT PAYANTS ».


27


CONSEIL UTILE

Les curseurs jaunes ne vous permettront que de spécifier l’heure à laquelle le chauffeur DHL est disponible pour se rendre sur le lieu de la collecte.

Si vous souhaitez planifier un enlèvement,

sélectionnez « Oui – Programmer

l’enlèvement ». Utilisez les curseurs

jaunes pour spécifier l’heure à laquelle le

chauffeur DHL viendra récupérer la

collecte. Si l’enlèvement est programmé le

jour même, l’heure limite pour un

enlèvement le jour même est proposé.

Pour confirmer, cliquez sur « Suivant ».


28


Si vous avez besoin de préparer

une étiquette retour en même temps

que l’étiquette aller, sélectionnez

« Oui – Créer une étiquette » et

suivez les instructions à l’écran. Si

non, sélectionnez « Non » cliquez

sur « Suivant ».

Vous avez la possibilité de modifier

la description du contenu, la

référence ainsi que l’adresse de

retour.


29


Vous pouvez directement revenir sur une

section en cliquant sur « Modifier » à

droite de la section concernée.

Vous pourrez visualiser le « Récapitulatif

des coûts d’expédition ». Si vous êtes

satisfait du résumé, cliquez sur« Accepter et Continuer ».


30


Votre envoi est maintenant créé, cliquez sur

« Imprimer la lettre de transport » et joignez-la

à votre envoi. Vous pourrez si vous le désirez,

imprimer le « Shipment Receipt », qui est le

récapitulatif de votre envoi en cliquant sur

« Imprimer d’autres documents ».




Imprimez les 2 étiquettes de

transport, l’étiquette avec les 3

codes barres jointe au colis,

l’étiquette « ARCHIVE DOC » et les

3 exemplaires de factures pro forma

ou commerciales si vous utilisez les

vôtres que vous remettrez au

chauffeur DHL.


Après l’impression des documents 2 options sont

possibles:

« Vous souhaitez envoyer des notifications de

statut ? » à chaque personne que vous désirez en

sélectionnant les différents types de statut,

« Partager les détails de l’expédition » comme le

numéro de suivi, les détails de l’expédition, l’étiquette

de transport, le reçu d’expédition ( les frais de transport

sont apparents) et la facture de douane.

2

1

2

1


33


Vous pouvez lancer l’impression du

manifeste/récapitulatif des envois remis à

DHL, cliquez sur « Imprimer le Rapport

de fin de journée », puis « Imprimer ».



FIN DE JOURNÉE ?

34


Vous visualisez l’ensemble des envois créés

dans la journée, sélectionnez l’imprimante

requise, cliquez sur « Imprimer ».


Le manifeste de fin de journée n’est pas

obligatoire, le chauffeur DHL ne vous le

demandera pas si vous ne le lui donnez pas.


FIN DE JOURNÉE ?

35

OCTROYER UNE AUTORISATION D’UTILISATION D’UN COMPTE

Vous pouvez autoriser d’autres

personnes à utiliser votre compte pour

créer des expéditions, telles que

l’expéditeur auquel vous faites

fréquemment appel pour vos expéditions

à l'importation. Vous avez en outre la

possibilité de savoir si quelqu'un d’autrevous a autorisé à utiliser son compte.


36

Avantages:

Il s'agit d'une fonctionnalité standard MyDHL+ qui permet à nos clients d'ajouter la sécurité, le contrôle et la protection de leurs numéros de compte et des

accords tarifaires personnalisés avec DHL.

Cette nouvelle fonctionnalité puissante empêchera la fraude de compte. Cela vous offre une solution plus sécurisée qui partage verbalement les numéros

de compte client sans protection de compte.

Les clients peuvent contrôler le moment auquel leurs partenaires commerciaux peuvent démarrer et cesser d'utiliser leurs numéros de compte.

Les clients peuvent accorder des autorisations de compte à leurs partenaires commerciaux, fournisseurs ou tiers.

Les clients peuvent masquer ou surnommer leurs numéros de compte afin que leurs numéros de compte ne puissent pas être compromis.

Les clients peuvent masquer les tarifs basés sur leur compte auprès des utilisateurs de leur choix.

Les partenaires commerciaux peuvent s'inscrire et expédier à l'aide d'autres numéros de compte client sans consulter les tarifs spécifiques à leur compte.

Les clients peuvent appliquer plusieurs restrictions, telles que les emplacements où les envois peuvent être expédiés, le poids maximum, le nombre

maximum de pièces, etc.



37

ÉTAPES SIMPLES pour accorder une

autorisation de compte à un partenaire

commercial, à un fournisseur ou à un tiers:

Sélectionnez le bouton vert « Octroyer une

nouvelle autorisation »

Indiquez le nom, l’adresse e-mail et le

pseudonyme qui permettront d’identifier

l’utilisateur que vous allez autoriser à utiliser

votre compte.



38

Sélectionnez le numéro de compte. Vous

pouvez masquer ou afficher le pseudonyme

du compte si vous préférez ne pas exposer

votre numéro de compte. Vous pouvez

aussi masquer les tarifs basés sur le

compte

Vous pouvez appliquer des restrictions

d'expédition. C'est-à-dire qu'ils ne peuvent

expédier que depuis et / ou vers des lieux

spécifiques, restreindre un poids ou un

nombre maximum de pièces, etc.

Et pour compléter l'autorisation, cliquez

simplement sur le bouton jaune «

Enregistrer et envoyer une autorisation

».

Une autorisation octroyée ultérieurement

peut être révoquée à tout moment à partir

du même menu.



39


INSCRIPTION A LA FACTURE DE DOUANE NUMÉRIQUE

Pour créer des factures de douane

numérique, vous devez d'abord vous

inscrire au service.

Connectez-vous à MyDHL+, accédez

à « Paramètres d’expéditions » et

sélectionnez « Facture De douane

numérique ».


Le service Commerce sans papier de

DHL vous permet de transmettre

électroniquement des documents de

douane, éliminant ainsi la nécessité de

les imprimer et de les joindre à vos

envois. Ce service gratuit contribue

également à accélérer le processus de

dédouanement.

40


INSCRIPTION A LA FACTURE DE DOUANE

NUMÉRIQUE

Sur la page « Factures de douane numériques »,

cliquez sur « Oui, Je souhaite m’inscrire », puis

choisissez « Souhaitez-vous utiliser un modèle

de facture DHL? ». Si « Non » cliquez sur

« Accepter et Continuer ».

Vous voila inscrit, le statut apparaît en

« Activé »,cliquez Enregistrer ».


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Sur la page « Factures de

douane numériques »,

cliquez sur « Oui, Je

souhaite m’inscrire », puis

choisissez « Souhaitez-vous

utiliser un modèle de

facture DHL? ». Si « Oui »

cliquez sur « Télécharger les

fichiers de votre signature

électronique et du logo de

votre société ». Le logo est

facultatif. Les types de

fichiers acceptés sont les

suivants « gif, jpeg et png ».

Cliquez sur « Enregistrer ».

INSCRIPTION A LA FACTURE DE DOUANE

NUMÉRIQUE


42


INSCRIPTION A LA FACTURE DE DOUANE NUMÉRIQUE

Vous pouvez également mettre à

jour la signature et le logo de

l'entreprise à tout moment.

Si vous choisissez d'utiliser vos propres

factures, il ne vous sera pas demandé

de télécharger une signature ou le logo

de la société.


43

DHL vous remercie d’utiliser l’application MyDHL+

Ayez le bon reflex !

Vous avez un envoi volumineux ou + de 70kg :

Contactez votre service Clients au : 0825 10 00 80* (lundi au vendredi de 8h à 20h30 et le samedi de 08h30 à 13h30) *(0,15€ TTC/min)

Vous avez besoin d’une information complémentaire sur l’utilisation ou vous rencontrez un problème technique sur MyDHL+.

Contactez notre service support au : 0809 400 316 (lundi au vendredi de 9h à 18h00).Service gratuit + prix appel - Service fermé le samedi

PaperLessTrade – Dématérialisation des documents douaniers

Aide en ligne MyDHL+

www.dhl.fr


../../Documents/Facture PLT/Flyer-Paperless Trade.pdf

http://www.dhlecommerce.fr/

http://www.dhl.fr/

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