Grundlagen der Finanzbuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

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Grundlagen der Finanzbuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

Lösungen

für Bildungs-Partner

Stand November 2012

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlich-keiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig.

Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen.

Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Ver- sionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig.

Copyright DATEV eG: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten.

Windows® ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA.

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Angaben ohne Gewähr

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Inhaltsverzeichnis

1 DerDATEVArbeitsplatz–

EinstieginalleDATEVpro-Programme 5

1.1 DATEV Arbeitsplatz pro öffnen .................................................................................. 6

1.2 Aufbau des DATEV Arbeitsplatz pro .......................................................................... 6

1.2.1 Der Navigationsbereich (Übersicht) „Unsere Kanzlei“ .................................................. 7

1.2.2 Der Arbeitsbereich ....................................................................................................... 7

1.2.3 Der Zusatzbereich ........................................................................................................ 8

1.2.4 Die Schnellinfo ............................................................................................................. 8

1.3 Navigationsbereich und Zusatzbereiche anpassen .................................................... 9

1.4 Der DATEV Arbeitsplatz für Unternehmer ............................................................... 10

1.4.1 Startseite .................................................................................................................... 10

1.4.2 Aktuelles .................................................................................................................... 12

2 Programmhilfen 13

2.1 Das Menü „Hilfe“ ...................................................................................................... 14

2.1.1 Inhalt, Index und Suche ............................................................................................. 15

2.1.2 Programm-Demos – Schnelleinstieg ............................................................................ 16

2.1.3 Zusatzbereich Hilfe .................................................................................................... 16

2.2 Das Portal Rechnungswesen .................................................................................... 17

2.2.1 Portal Rechnungswesen öffnen .................................................................................. 17

3 DasEinspielen,SichernundLöschenvon

Rechnungswesen-Daten 19

3.1 Der Bestands-Manager Mandant .............................................................................. 20

3.2 Das Einspielen von Rechnungswesen Datenbeständen ........................................... 21

3.3 Das Sichern von Rechnungswesen Datenbeständen ................................................ 23

3.4 Das Löschen von Datenbeständen im Bereich Rechnungswesen ............................ 25

3.5 Gelöschte Mandanten wieder herstellen .................................................................. 26

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4 DieNeuanlageeinesMandatesimGeschäftsfeldBuchführung 27

4.1 Das Anlegen der Grundangaben .............................................................................. 29

4.2 Die Eingabe zentraler Mandantendaten ................................................................... 33

4.3 Eingabe der Mandantendaten Rechnungswesen ..................................................... 35

4.3.1 Hinterlegung der „Grunddaten Rechnungswesen“ ...................................................... 35

4.3.2 OPOS-Nutzung ........................................................................................................... 36

4.3.3 Zahlungsbedingungen ................................................................................................ 38

5 DasBearbeiteneinesBuchführungsbestandesin

DATEVKanzlei-Rechnungswesenpro 41

5.1 Datenbestand in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnen ....................................................................... 42

5.2 Ändern von Stammdaten in DATEV pro ................................................................... 43

5.2.1 Das Öffnen des Stammdatendienstes .......................................................................... 43

5.2.2 Das nachträgliche Anlegen von neuen Leistungen ...................................................... 44

5.2.3 Das nachträgliche Ändern von zentralen Mandantendaten ........................................ 44

5.2.4 Das Ändern von geschäftsfeldbezogenen Stammdaten ............................................... 45

5.3 Ändern von Kontenbeschriftungen .......................................................................... 45

5.4 Anlegen von Personenkonten ................................................................................... 47

6 VorbereitendeTätigkeiten 49

6.1 Öffnen der „Vorbereitenden Tätigkeiten“ ................................................................. 50

6.2 Mandant ergänzen .................................................................................................... 50

6.3 ASCII-Daten importieren .......................................................................................... 51

6.4 Die Stapelverarbeitung ............................................................................................. 51

6.5 Wiederkehrende Buchungen .................................................................................... 51

7 GrundlagendesBuchens 53

7.1 Buchen vorbereiten ................................................................................................... 54

7.2 Buchen ...................................................................................................................... 55

7.3 Der Aufbau des Arbeitsbereiches Belege buchen .................................................... 58

7.4 Die DATEV Buchungszeile ........................................................................................ 58

7.5 Das Anpassen der Buchungszeile............................................................................. 59

7.6 Der DATEV Buchungssatz ........................................................................................ 60

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7.6.1 Erzeugen einer Haben-Buchung ................................................................................. 60

7.6.2 Erzeugen einer Soll-Buchung ..................................................................................... 62

7.6.3 Kurzbuchungen .......................................................................................................... 64

7.7 Besonderheiten einer Offenen-Posten Buchführung (OPOS) .................................. 64

7.8 Korrektur einer Buchung, die in einem Buchungsstapel noch sichtbar ist ............ 64

7.9 Das Löschen einer Buchung, die in einem Buchungsstapel noch sichtbar ist ........ 65

7.10 Die Steuerrechnung im DATEV Buchungssatz......................................................... 65

7.10.1 Das Buchen mit Automatik-Konto ............................................................................... 65

7.10.2 Steuerbuchung mit Steuerschlüssel ............................................................................ 69

7.11 Das Ändern von Kontenbeschriftungen beim Buchen ............................................. 71

7.12 Buchungen aufteilen ................................................................................................ 72

7.13 Fremdwährungsrechnung ........................................................................................ 75

8 DasBuchenderKasse 79

8.1 Effizientes Eingeben von Buchungen im Belegkreis Kasse ..................................... 80

8.2 Eingabe der Abstimmsumme ................................................................................... 80

8.3 Eingabe der Gruppensumme .................................................................................... 82

8.4 Die Kassenminusprüfung ......................................................................................... 83

9 DasBuchenvonEin-undAusgangsrechnungen 85

9.1 Finden des richtigen Personenkontos (OPOS-Suche) .............................................. 86

9.2 Die Funktion „Belegfeld 1 automatisch erhöhen“ .................................................... 89

9.3 Soforterfassung-Anlagenbuchführung ..................................................................... 90

10 DasBuchenderBank 99

10.1 Finden des richtigen Personenkontos beim Buchen der Bank .............................. 100

10.2 Zahlung mit Skontoabzug buchen ......................................................................... 103

10.3 Die Sammelzahlung ................................................................................................ 105

10.4 Das Buchen elektronischer Bankkontoumsätze .....................................................110

10.4.1 Überblick ..................................................................................................................110

10.4.2 Erzeugen von Buchungsvorschlägen .........................................................................112

10.4.3 Das Bearbeiten von Buchungsvorschlägen .................................................................114

10.4.4 Das Erstellen von Lerndateieinträgen ........................................................................117

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Buchführungabstimmen 119

11.1 Die Kontenabstimmliste ......................................................................................... 121

11.2 Umsatzsteuer Voranmeldung (UStVA) ................................................................... 122

11.2.1 Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) ................................................................ 122

11.2.2 Die Verprobung der Umsatzsteuer-Voranmeldung .................................................... 122

11.3 Zusammenfassende Meldung ................................................................................. 125

11.4 OPOS-Liste .............................................................................................................. 126

11.5 OPOS-Konten (Debitoren)/ OPOS-Konto (Kreditoren) ....................................................................................... 127

11.6 FIBU-Überwachung ................................................................................................ 128

11.7 Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) .................................................... 132

11.7.1 Interpretationen der BWA ......................................................................................... 135

12 Finanzbuchführungauswerten 139

12.1 Summen- und Saldenliste (SuSa) ........................................................................... 140

12.1.1 Auswertungen der Summen- und Saldenliste (SuSa) .................................................140

12.2 Das Kontenblatt ...................................................................................................... 145

12.3 Der Kassen-/Bankbericht ....................................................................................... 146

12.4 Die Primanota ..........................................................................................................147

12.5 Die Buchungsübersicht .......................................................................................... 148

12.6 Controllingreport .................................................................................................... 148

12.6.1 Das Übersichtsblatt ...................................................................................................149

12.6.2 Das Arbeitsblatt „Erfolg“ .......................................................................................... 150

12.6.3 Das Arbeitsblatt „Liquidität“ ......................................................................................151

12.6.4 Das Arbeitsblatt „Privatbereich Kapital“ ................................................................... 152

12.6.5 Das Arbeitsblatt „Top Kunden“ ................................................................................ 153

12.6.6 Das Arbeitsblatt „Top Lieferanten“ ............................................................................ 154

12.6.7 Das Arbeitsblatt „Erfolgsplanung“ ............................................................................ 155

12.6.8 Das Arbeitsblatt „Planerreichung“ ............................................................................ 156

13 AbschließendeTätigkeiten 157

13.1 Finanzbuchführung ausgeben (PC) ....................................................................... 158

13.2 Stapel festschreiben ................................................................................................ 159

13.2.1 Korrektur von Buchungen in einem festgeschriebenen Buchungsstapel ....................160

5

1 DerDATEVArbeitsplatz–EinstieginalleDATEVpro-Programme

1.1 DATEVArbeitsplatzproöffnen

1.2 AufbaudesDATEVArbeitsplatzpro

1.3 NavigationsbereichundZusatzbereiche

anpassen

1.4 DerDATEVArbeitsplatzfürUnternehmer

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Ausgangspunkt für die Nutzung von DATEV Software ist der DATEV Arbeitsplatz pro. Er ist der zentrale Einstieg in alle DATEV-Programme und dient als übergreifende Steuerungs- und Infor-mationsplattform. Die Arbeitsoberfläche besteht dabei immer aus den gleichen Bereichen.

1.1 DATEVArbeitsplatzproöffnen

SO ÖFFNEN SIE DEN DATEV ARBEITSPLATZ PRO

1) Klicken Sie auf .

2) Wählen Sie Programme I Datev und klicken Sie auf DATEV Arbeitsplatz pro.

Ergebnis:Der DATEV Arbeitsplatz pro öffnet sich.

1.2 AufbaudesDATEVArbeitsplatzpro

Der DATEV Arbeitsplatz pro besteht aus folgenden Bereichen:

�� Oben Menü-/Symbolleisten

�� Links Navigationsbereich mit Navigationsschaltflächen und Übersicht

�� Mittig Arbeitsbereich

�� Rechts Zusatzbereich

�� Unten Zusatzbereich mit Schnellinfo

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Jeder der vier Bereiche kann über das Symbol (Schließen) geschlossen werden. Zusätzlich können der Navigations- und Zusatzbereich sowie die Schnellinfo durch Klick auf das Symbol

(Automatisch einklappen) minimiert werden.

1.2.1 DerNavigationsbereich(Übersicht)„UnsereKanzlei“

Im Navigationsbereich wählen Sie Auswertungen und Ansichten. Außerdem starten Sie einzelne Programm-Module und -Funktionen oder treffen eine Vorauswahl Ihrer Mandanten, die im Ar-beitsbereich angezeigt werden sollen.Klicken Sie z. B. auf den Eintrag Mandantenübersicht, öffnet sich im Arbeitsbereich eine Übersicht aller Mandanten, die in der DATEV Umgebung angelegt sind.

In der Übersicht kann unter dem Eintrag Geschäftsfeldübersichten die Anzeige im Arbeitsbereich geschäftsfeldbezogen eingegrenzt werden. So werden unter dem Eintrag Buchführung alle Man-danten angezeigt, für die Sie als Leistung (Kapitel 4.1) die Buchführung erstellen. Durch die Wahl eines Datenbestandes in den Geschäftsfeldübersichten wird der gewählte Datenbestand in dem dazu benötigten Programm-Modul geöffnet. Bitte beachten Sie dabei, dass die Ansicht unter den Geschäftsfeldübersichten je nach installierten DATEV-Programmen variiert.

1.2.2 DerArbeitsbereich

Programmfunktionen, die Sie im Navigationsbereich aufgerufen haben, öffnen sich in Arbeits-blättern im Arbeitsbereich. Hier findet die eigentliche Arbeit mit dem Programm statt. Sie er-fassen beispielsweise Daten oder prüfen Ihre Auswertungen. Im Arbeitsbereich können mehrere Arbeitsblätter gleichzeitig geöffnet sein. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell zwischen An-wendungen zu wechseln und Ihre Arbeitsumgebung so einzurichten, wie es für Sie gerade am effizientesten ist. Für jede Programmfunktion, die Sie über den Navigationsbereich aufrufen, öffnet sich im Arbeitsbereich ein Arbeitsblatt.

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1.2.3 DerZusatzbereich

Rund um den Arbeitsbereich sind Zusatzbereiche angeordnet. Sie bieten in Abhängigkeit des markierten Arbeitsbereiches z. B.

�� Einstellmöglichkeiten in den Eigenschaften,

�� Zugriff auf häufig benötigte Programmfunktionen (Kontextbezogene Links),

�� Zugriff auf häufig benötigte Programme (Programm öffnen),

�� Suchmöglichkeit nach Programmen, die nicht unter dem Reiter Programme öffnen enthalten sind (Programmsuche),

�� Detailinformation zu einem Mandanten in der Mandantenliste (Schnellinfo),

�� Informationen und Hinweise zu den Eingaben, zum Beispiel Hinweise zur Vollständigkeit der Daten.

Welche Zusatzbereiche zur Verfügung stehen hängt ab

�� vom Arbeitsblatt, in dem Sie sich befinden,

�� von der Einstellung, die Sie ggf. unter Ansicht gewählt haben.

1.2.4 DieSchnellinfo

Unterhalb der Arbeitsfläche können Schnellinfos angezeigt werden. Diese bieten Ihnen zum markierten Datensatz im Arbeitsbereich auf einen Blick verschiedene Informationen. Welche Schnellinfo angezeigt werden soll, können Sie in der Liste Schnellinfo wählen.

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So zeigt z. B. die Schnellinfo Stammdaten einen Überblick über die wichtigsten Stammdaten des im Arbeitsbereich markierten Datenbestandes. Die Informationen der Schnellinfos passen sich dabei automatisch den im Arbeitsbereich gewählten Mandanten an.

1.3 NavigationsbereichundZusatzbereicheanpassen

Sie können den Navigationsbereich und alle Zusatzbereiche aus- und einblenden, verschieben, minimieren und ihre Größe ändern. Die Einstellungen sind beim nächsten Anmelden wieder aktiv.

HINWEIS:

In einigen Programmen stehen nur bestimmte Funktionen zur Verfügung.

Ziel Vorgehen Hinweise/Tipps

Ausblenden Klicken Sie auf das Symbol (Schließen). Zusatzbereiche, die für die Be-dienung des Programms unent-behrlich sind, können Sie nicht ausblenden.

Einblenden Unter Ansicht den gewünschten Zusatzbe-reich wählen:

�� Übersicht: für den Navigationsbereich.

�� Hilfe: blendet den Zusatzbereich Hilfe ein.

Verschieben Titelleiste des Bereichs oder Reiter der Registerkarte auf die gewünschte Positi-on ziehen:

1) In das Zentrum des gewünschten Ziel-bereichs ziehen. Das Zentrum der Positionssymbole wird verschoben.

2) Auf das gewünschte Positionssymbol ziehen.Die neue Position des Bereichs wird markiert.

Der Zusatzbereich darf nicht minimiert sein.Positionssymbole werden ein-geblendet, sobald ein Bereich verschoben wird.

Mögliche Positionen:

�� An den Rand eines Bereichs

�� Als zusätzliche Registerkarte in einen Bereich

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Minimieren Klicken Sie auf das Symbol (Automatisch einklappen).

Der Bereich wird eingeklappt und als Reiter angezeigt:

�� Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Reiter fahren, wird der Zusatzbereich aufgeklappt.

�� Wenn Sie mit dem Mauszeiger aus dem aufgeklappten Bereich herausfahren, wird der Bereich wieder minimiert.

Minimierung aufheben

Klicken Sie auf das Symbol (Automatisch einklappen).

Der Bereich wird dauerhaft eingeblendet.

Größe ändern Rand des Bereichs auf die gewünschte Breite ziehen.

Reihenfolge der Register-karten ändern

Reiter der Registerkarte an die ge-wünschte Position ziehen.

Der Zusatzbereich darf nicht minimiert sein.

1.4 DerDATEVArbeitsplatzfürUnternehmer

HINWEIS:

Diese Unterlagen basieren auf dem Arbeitsplatz für Kanzleien. Möchten Sie die Unterlagen mit dem DATEV Arbeitsplatz für Unternehmer bearbeiten, so unterscheidet sich insbesonde-re der Einstieg in die Programme.

1.4.1 Startseite

Mit der Startseite im DATEV Arbeitsplatz pro haben Sie einen schnellen Zugang zu allen wichtigen Funktionen in DATEV Mittelstand classic pro.

Voraussetzung:

Sie haben bereits ein Unternehmen in DATEV Mittelstand classic pro angelegt und die Anwendun gen aktiviert, die Sie für dieses Unternehmen nutzen möchten.

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Mit den Links (z. B. Angebot erstellen) rufen Sie die entsprechende Funktion auf.

Über die Anwendungs-Symbole in den jeweiligen Bereichen können Sie die Anwendungen mit Doppelklick starten. Welche Anwendung gestartet wird, sehen Sie, wenn Sie den Mauszeiger auf eines der Symbole stellen. Ein Doppelklick auf den Unternehmens-Namen öffnet die Unternehmens-Stammdaten. Außerdem können Sie die Kunden- oder Lieferantenliste öffnen, wenn Sie auf die Symbole Kunde bzw. Lieferant doppelklicken.

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1.4.2 Aktuelles

Die Seite Aktuelles können Sie individuell gestalten. Sie wählen die Inhalte, die Sie über die wichtigsten Daten und Zahlen in Ihrem Unternehmen informieren. Außerdem können Sie eine oder mehrere Internet-Seiten und LEXinform News einbinden.

Um den Inhalt dieser Seite zu ändern, schließen Sie eines der Fenster über und klicken auf den Link Inhalt einfügen.

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2.1 DasMenü„Hilfe“

2.2 DasPortalRechnungswesen

2 Programmhilfen

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In den Programmen der DATEV sind vielfache Hilfen hinterlegt, die das Arbeiten soweit möglich vereinfachen sollen.

2.1 DasMenü„Hilfe“

Über das Hilfemenü erhalten Sie Hilfestellungen zum jeweils geöffneten Programm.

SO ÖFFNEN SIE DAS HILFEMENÜ

Voraussetzung:Der DATEV Arbeitsplatz oder ein Programm-Modul (Kapitel 1.2.1) sind geöffnet.

�� Wählen Sie Hilfe.

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2.1.1 Inhalt,IndexundSuche

Unter den Registerkarten Inhalt, Index und Suche erhalten Sie gezielte und schnelle Programmhilfe.

Registerkarte Inhalt

Unter der Registerkarte Inhalt sind Hilfeeinträge nach Themen und Unterthemen geordnet.

Registerkarte Index

Unter der Registerkarte Index erhalten Sie eine alphabetische Sortierung von Hilfethemen.

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Registerkarte Suchen

Diese Suche dient zur Eingabe eines Wortes bzw. eines Ausdruckes, den Sie in der Hilfe suchen möchten.

2.1.2 Programm-Demos–Schnelleinstieg

Je nach geöffneter Komponente sind Hilfen in Form von Demoprogrammen vorhanden. Diesen Schnelleinstieg können Sie direkt beim Start einer Komponente im Dialogfenster Einführung in … wäh-len. Sollte sich das Dialogfenster nicht öffnen, können Sie den Schnelleinstieg über Hilfe (Kapitel 2.1) aufrufen.

2.1.3 ZusatzbereichHilfe

Der Zusatzbereich (Kapitel 1.2.3) Hilfe enthält Links auf Informationen, die Sie in Ihrer kon-kreten Arbeitssituation unterstützen. Sie haben die passenden Informationen stets im Blick und können direkt darauf zugreifen. Der Zusatzbereich Hilfe reagiert dynamisch. Je nachdem, an welcher Position im Arbeitsbereich Sie sich befinden, werden Ihnen die entsprechenden Infor-mationsangebote angezeigt.

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2.2 DasPortalRechnungswesenIm Portal Rechnungswesen werden alle Informationen zum Gebiet Rechnungswesen gebün-delt. Sie haben darüber Zugriff auf die Lexika Elektronisches Wissen Rechnungswesen und Elektronisches Wissen Buchungs-ABC.Das Elektronische Wissen Rechnungswesen unterstützt Sie bei der laufenden Buchführung und der Erstellung von Jahresabschlüssen.Das Lexikon Elektronisches Wissen Buchungs-ABC unterstützt Sie bei Fragen der laufenden Buchführung.

2.2.1 PortalRechnungswesenöffnen

SO ÖFFNEN SIE DAS PORTAL RECHNUNGSWESEN

Voraussetzung: Der DATEV Arbeitsplatz oder ein Programm-Modul (Kapitel 1.2.1) sind geöffnet. Der Datenträger „LEXinform/Elektronisches Wissen pro“ ist eingelegt oder der Datenbestand der DVD „LEXinform/IElektronisches Wissen pro“ wurde auf ein Laufwerk kopiert.

1) Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche Wissensvermittlung.

2) Klicken Sie in der Übersicht auf LEXinform/Info-Datenbank pro. Das Arbeitsblatt LEXinform/Info-Datenbank pro wird geöffnet.

3) Klicken Sie im Arbeitsbereich auf den Link Betriebliches Rechnungswesen.

Ergebnis:Das Portal Rechnungswesen wird geöffnet.

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HINWEIS:

Haben Sie ein Programm wie z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet, können Sie das Fachportal Rechnungswesen auch direkt über das Hilfemenü aufrufen. Wählen Sie dazu Hilfe | Fachportal Rechnungswesen.

HINWEIS:

Hinweise zur Suche im Fachportal Rechnungswesen finden Sie unter der Programmhilfe im Fachportal Rechnungswesen unter Hilfe | Index | Arbeiten mit LEXinform/Elektronisches Wissen pro.

HINWEIS:

Wenn Sie keinen Zugang zum Rechenzentrum haben, wird Ihnen ein Hinweis angezeigt, dass die Inhalte der Info-Datenbank nur im Rechenzentrum verfügbar sind. Die Inhalte des Protals Rechnungswesen sind davon nicht betroffen.

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3.1 DerBestands-ManagerMandant

3.2 DasEinspielenvonRechnungswesen

Datenbeständen

3.3 DasSichernvonRechnungswesen

Datenbeständen

3.4 DasLöschenvonDatenbeständenim

BereichRechnungswesen

3.5 GelöschteMandantenwiederherstellen

3 DasEinspielen,SichernundLöschenvonRechnungswesen-Daten

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Bestandsdienste wie z. B. das Einspielen, Sichern und Löschen von Datenbeständen erfolgen über den Bestands-Manager im Programm-Modul „Bestandsdienste Rechnungswesen“.

3.1 DerBestands-ManagerMandant

SO ÖFFNEN SIE DEN BESTANDS-MANAGER MANDANT

Voraussetzung: Sie sind im DATEV Arbeitsplatz pro (Kapitel 1). Das Arbeitsblatt Buchführung oder Jahresabschluss ist geöffnet (Kapitel 1.2.1).

1) Klicken Sie im Zusatzbereich (Kapitel 1.2.3) Programm öffnen auf Bestandsdienste Rechnungswe-sen.

HINWEIS:

Ist der Eintrag Basisdienste Rechnungswesen im Zusatzbereich Programm öffnen nicht enthal-ten, können Sie diesen über Ansicht I Programmsuche aufrufen.

2) Doppelklicken Sie in der Übersicht unter Bestands-Manager auf den Eintrag Mandant.

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3.2 DasEinspielenvonRechnungswesenDatenbeständen

SO SPIELEN SIE RECHNUNGSWESEN DATENBESTÄNDE EIN

Voraussetzung:Das Arbeitsblatt Mandant ist geöffnet (Kapitel 3.1).

1) Klicken Sie im Zusatzbereich Kontextbezogene Links unter Basisfunktionen auf den Link Einspielen.Das Dialogfenster Mandanten einspielen öffnet sich.

2) Wählen Sie in der Liste Quellverzeichnis das Laufwerk, in dem sich die Sicherungsdaten befin-den.

3) Markieren Sie unter Verfügbare Sicherungen die entsprechende Sicherung.

4) Blenden Sie ggf. über das Symbol den Bereich Einzelne Daten aus der Sicherung auswählen ein.

5) Achten Sie darauf, dass nur das Kontrollkästchen des einzuspielenden Mandanten aktiviert ist und bestätigen Sie mit .

6) Wählen Sie den Datenumfang der Sicherung und bestätigen Sie Ihre Wahl mit .Wurde dem einzuspielenden Datenbestand noch keine zentrale Mandantennummer zugeordnet (Kapitel 4.1), öffnet sich das Dialogfenster Zentralen Mandanten festlegen. Ordnen Sie dem Datenbe-stand eine zentrale Mandantennummer zu und bestätigen Sie die Eingabe mit .

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HINWEIS:

Ist ein Datenbestand bereits in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro vorhanden, öffnet sich beim Einspielen der Hinweis, dass dieser Datenbestand bereits im Zielpfad exis-tiert. Bestätigen Sie ggf. den Hinweis mit . Bitte beachten Sie, dass dadurch der vorhandene Datenbestand überschrieben wird. Änderungen, die Sie in diesem Bestand durchgeführt haben und die nicht in der Sicherung enthalten sind, sind anschließend verloren.

7) Schließen Sie das Dialogfenster Mandanten einspielen mit .

Ergebnis:Der Sicherungsbestand wurde eingespielt und ist im Arbeitsbereich sichtbar.

SO SPIELEN SIE DIE MUSTERDATENBESTÄNDE AUS DATEV KANZLEI-RECHNUNGSWESEN PRO EIN

Voraussetzung:Das Arbeitsblatt Mandant ist geöffnet (Kapitel 3.1).

1) Klicken Sie im Zusatzbereich Kontextbezogene Links unter Zusatzfunktionen auf den Link Muster-bestand.Das Dialogfenster Musterbestand einspielen öffnet sich.

2) Blenden Sie ggf. über das Symbol den Bereich Einzelne Daten aus den Sicherung auswählen ein.

3) Achten Sie darauf, dass nur die Kontrollkästchen der gewünschten Mustermandanten akti-viert sind und bestätigen Sie mit .Wurde dem einzuspielenden Datenbestand noch keine zentrale Mandantennummer zugeordnet (Kapitel 4.1), öffnet sich das Dialogfenster Zentralen Mandanten festlegen. Ordnen Sie dem Datenbe-stand eine zentrale Mandantennummer zu und bestätigen Sie die Eingabe mit .

Ergebnis:Die Musterdatenbestände werden eingespielt.

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3.3 DasSichernvonRechnungswesenDatenbeständen

SO SICHERN SIE RECHNUNGSWESEN-DATEN IN DATEV KANZLEI-RECHNUNGSWESEN PRO

Voraussetzung: Das Arbeitsblatt Mandant ist geöffnet (Kapitel 3.1).

1) Wählen Sie im Arbeitsbereich den Datenbestand, den Sie sichern wollen.Mehrfachselektierungen sind dabei möglich.

2) Klicken Sie im Zusatzbereich Kontextbezogene Links unter Basisfunktionen (Kapitel 1.2.3) auf den Link Sichern.

3) Legen Sie fest, welche Bestandteile gesichert werden sollen.

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4) Bestätigen Sie mit .Das Dialogfenster Bitte wählen Sie das Zielverzeichnis aus öffnet sich.

5) Wählen Sie den Ordner Ihres Rechners, auf dem die Daten gesichert werden sollen.

6) Ändern Sie ggf. den Namen der Sicherung.

7) Entscheiden Sie, ob und wie die Sicherung mit einem Passwort geschützt werden soll.

8) Bestätigen Sie mit .

Ergebnis:Die Daten werden in dem von Ihnen gewählten Ordner gesichert. Das Programm schreibt dabei folgende Dateien in den Ordner:

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3.4 DasLöschenvonDatenbeständenimBereichRechnungswesen

SO LÖSCHEN SIE RECHNUNGSWESEN DATENBESTÄNDE


1) Wählen Sie im Arbeitsbereich den Datenbestand, den Sie löschen wollen.Mehrfachselektierungen sind dabei möglich.

2) Klicken Sie im Zusatzbereich Kontextbezogenen Links (Kapitel 1.2.3) unter Basisfunktionen auf den Link Löschen.

3) Markieren Sie im Dialogfenster Löschen den Schaltknopf Mandant löschen, wenn Sie alle Jahre des gewählten Datenbestandes löschen wollen. Wenn Sie das höchste bzw. das niedrigste Wirtschaftsjahr löschen wollen, markieren Sie den Schaltknopf Wirtschaftsjahr löschen.

4) Bestätigen Sie die nachfolgende Hinweismeldung mit .

Ergebnis:Der Datenbestand wird im Bereich Rechnungswesen gelöscht. Am Ende des Löschvorganges öffnet sich der Hinweis, dass der Datenbestand erfolgreich gelöscht wurde. Anschließend ist der Datenbestand in den Geschäftsfeldübersichten Rechnungswesen nicht mehr enthalten.

HINWEIS:

Durch das Löschen des Datenbestandes über den Bestands-Manager Rechnungswesen ist dieser im Geschäftsfeld Rechnungswesen (Kapitel 1.2.1) nicht mehr vorhanden. Allerdings kann er noch in anderen Geschäftsfeldern enthalten sein. Auch in der Mandantenübersicht (Kapitel 1.2.1) wird der Datenbestand weiter angezeigt.

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HINWEIS:

Sollen auch die verbliebenen Daten gelöscht werden, aktivieren Sie im DATEV-Arbeitsplatz die Mandantenübersicht. Öffnen Sie das Kontextmenü des zu löschenden Mandanten und klicken Sie auf Löschen/Inakiv setzen. Ein Assistent unterstützt Sie beim Löschen der Daten.

3.5 GelöschteMandantenwiederherstellen

Haben Sie den Datenbestand aus Versehen gelöscht, können Sie diesen über die Funktion Ge-löschte Mandanten wieder herstellen wieder aktivieren.

SO AKTIVIEREN SIE GELÖSCHTE DATENBESTÄNDE WIEDER


1) Öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste) im Arbeitsblatt Mandant.

2) Wählen Sie den Eintrag Gelöschte Mandanten wiederherstellen....Das Dialogfenster Gelöschte Mandanten wiederherstellen öffnet sich.

3) Wählen Sie den gelöschten Datenbestand, den Sie wiederherstellen wollen und bestätigen Sie mit .Das Dialogfenster Mandant einspielen öffnet sich.

4) Wählen Sie den Datenumfang und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit .

5) Bestätigen Sie ggf. die Abfrage, ob der vorhandene Bestand überschrieben werden soll mit .

Ergebnis:Der gewählte Datenbestand wird wieder eingespielt.

HINWEIS:

Sie können die gelöschten Mandanten aus dem programminternen Papierkorb entfernen, in dem Sie im Dialogfenster Gelöschte Mandanten wiederherstellen die Mandanten markieren und mit bestätigen.

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4.1 DasAnlegenderGrundangaben

4.2 DieEingabezentralerMandantendaten

4.3 EingabederMandantendatenRechnungswesen

4 DieNeuanlageeinesMandatesimGeschäftsfeldBuchführung

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Das Anlegen eines neuen Mandates geschieht in drei Schritten:

1) Anlegen der Grundangaben. Dadurch wird das Mandat in DATEV pro angelegt und ist über die Arbeitsblätter Mandantenübersicht (Kapitel 1.2.1) und dem entsprechenden Geschäftsfeld (Kapitel 1.2.1) aufrufbar.

2) Hinterlegung der Zentralen Mandantendaten. Hier werden die Stammdaten eingegeben, die für alle Geschäftsfelder (z. B. Buchführung, Jahresabschluss) gelten wie z. B. Adresse, Kom-munikationsdaten, Bankverbindungen etc.

3) Hinterlegung der geschäftsfeldbezogenen Stammdaten wie z. B. den Grunddaten Rech-nungswesen. Hier werden die programmspezifischen Stammdaten eingegeben, die zur Bearbeitung des Geschäftsfeldes notwendig sind. Wie z. B. der Kontenrahmen für das Ge-schäftsfeld Buchführung.

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4.1 DasAnlegenderGrundangabenSO LEGEN SIE EIN NEUES MANDAT FÜR DAS GESCHÄFTSFELD BUCHFÜHRUNG AN

Voraussetzung: Das Arbeitsblatt Mandantenübersicht ist geöffnet (Kapitel 1.2.1).

1) Wählen Sie im DATEV Arbeitsplatz Datei | Neu- oder -klicken Sie auf den Link Mandant anlegen.Im Dialogfenster Neuen Mandant anlegen – Stammdaten – Mandant sind die Felder, die farbig her-vorgehoben sind, Pflichtfelder. Ohne diese Felder zu beschriften ist die weitere Bearbeitung bzw. das Speichern des Datensatzes nicht möglich.

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Das Feld Zentrale Mand. Nr.: ist vorbelegt.Die zentrale Mandantennummer identifiziert jeden Mandanten eindeutig. Sie kommt nur einmal im Stammdatendienst vor und ist einem bestimmten Mandanten zugeordnet. Bei Neuanlagen von Mandanten unter DATEV pro wird die zentrale Mandantennummer stan-dardmäßig ab Nummer 10.000 fortlaufend lückenlos vergeben und in allen DATEV pro-An-wendungen verwendet. Möchten Sie eine andere Nummer vergeben, überschreiben Sie die vorgeschlagene Nummer. Mit dem Symbol können Sie sich die nächste freie Mandanten-nummer vorschlagen lassen.Das Feld Mandantentyp ist mit dem Eintrag Unternehmen/Vereinigung vorbelegt.Möchten Sie einen abweichenden Mandantentyp haben, können Sie folgende Angaben über das Pull-Down-Menü wählen:

2) Erfassen Sie den Unternehmensnamen.

3) Kontrollieren Sie das Feld Mandantenbezeichnung. Das Feld wird vom Programm automatisch mit den Angaben aus dem Feld Unternehmensname gefüllt. Möchten Sie hier einen anderen Na-men stehen haben, können Sie dieses Feld überschreiben.

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4) Klicken Sie auf .Das Dialogfenster Leistungen anlegen öffnet sich. Die Leistung bezeichnet dabei das Geschäfts-feld, das für einen Mandanten bearbeitet werden soll (z. B. die Erstellung der Buchführung). Die Eingabe einer Leistung ist Voraussetzung dafür, dass das neue Mandat in einer Anwen-dung (z. B. im Geschäftsfeld Buchführung) aufrufbar ist.

5) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Buchführung.Die notwendigen Einträge in den Feldern Jahr, Berater, Mandant und Datenpfad werden automa-tisch eingetragen. Wird eines der Felder nicht vorbelegt, muss der Eintrag händisch eingege-ben werden.

– Feld Jahr: Hier wird das aktuelle Jahr vorbelegt. Möchten Sie den Mandanten für ein ande-res Jahr anlegen, kann das Feld überschrieben werden.

– Feld Berater: Hier geben Sie die Beraternummer ein, die der Kanzlei von DATEV mitgeteilt wird. Für Schulzwecke teilt Ihnen ihr Dozent ggf. die einzutragende Schulauswertungs-nummer mit.

– Feld Mandant: Das Feld bezeichnet den Mandanten genau. Es wird automatisch mit der zen-tralen Mand.-Nr. vorbelegt.


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Ergebnis:Das Arbeitsblatt Unternehmen/Vereinigung wird geöffnet.

HINWEIS:

Im unteren Zusatzbereich werden in der Registerkarte Hinweise die fehlenden Stammdaten-Felder angezeigt. Durch Klick auf diese Links gelangen Sie zu den entsprechenden Erfas-sungsfeldern. So können Sie direkt in die fehlenden Stammdaten „springen“ und die fehlen-den Werte eingeben.

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4.2 DieEingabezentralerMandantendatenSO GEBEN SIE ZENTRALE MANDANTENDATEN EIN

Voraussetzung:Das Arbeitsblatt Unternehmen/Vereinigung ist geöffnet (Kapitel 4.2).

�� Öffnen Sie die einzelnen Registerkarten im Arbeitsbereich und tragen Sie die notwendigen Stammdaten ein.

– Registerkarte Adresse

Sie können im Stammdatendienst alle Adressen Ihres Mandanten eintragen und entschei-den, welche Adresse z. B. für die Korrespondenz, für die Rechnungsschreibung und in den Anwendungen verwendet wird.

– Registerkarte Kommunikationsdaten

In der Registerkarte Kommunikation tragen Sie die Kommunikationsverbindungen Ihres Man-danten ein.

– Registerkarte Bankverbindung

In DATEV pro werden die Bankverbindungen des Mandanten im Stammdatendienst zent-ral gespeichert. Um die Bankverbindung eines Mandanten einzutragen, ist keine manuelle Erfassung des Bankinstitutes erforderlich. Die wesentlichen Daten aller deutschen Banken (u. a. Name, Bankleitzahl, BIC – Bank Identifier Code) werden standardmäßig zur Verfü-gung gestellt und können gewählt werden. Nur individuelle Informationen des Mandanten wie Kontonummer und IBAN (International Bank Account Number) erfassen Sie manuell.

– Registerkarte Finanzamtverbindung

In DATEV pro werden die Finanzamtverbindungen des Mandanten im Stammdatendienst zentral erfasst. DATEV pro-Anwendungen haben keine eigene Lösung für die Finanzamt-verbindungsdaten, sondern greifen auf die zentral hinterlegten Finanzamtverbindungsda-ten des Mandanten im Stammdatendienst zu.

HINWEIS:

In vielen Fällen teilt das Finanzamt die Steuernummer nach erstmaliger Abgabe der Steuererklärung zu. Die Finanzamtverbindung kann deshalb auch ohne Eintrag einer Steuernummer gespeichert werden. Sie erkennen solche Fälle an dem Symbol .

– Registerkarte Unternehmensdaten (Branchenschlüssel, Unternehmensform)

In der Registerkarte Unternehmensdaten tragen Sie weitere Grunddaten des Unternehmens wie Unternehmensgegenstand, Branchenschlüssel u. a. ein. Für die Wahl des Branchenschlüs-sels steht Ihnen ein Assistent mit allen offiziellen und aktuellen Einträgen zur Verfügung. Die Eingabe eines Branchenschlüssels ist notwendig, damit ein Branchenvergleich mit ande-ren Unternehmen erstellt werden kann.

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SO ERFASSEN SIE EINEN BRANCHENSCHLÜSSEL

Voraussetzung:Die Registerkarte Unternehmensdaten im Arbeitsblatt Unternehmen/Vereinigung ist geöffnet (Kapitel 4.2).

1) Klicken Sie hinter dem Feld Klassifikation der Wirtschaftszweige nach WZ 2008 auf das Symbol , um den Assistent mit den aktuellen Branchenschlüsseln zu öffnen.

2) Wählen Sie unter Branchenstruktur die Branche des Unternehmens und bestätigen Sie mit

- oder -geben Sie im Feld Suchen nach die Branche des Unternehmens ein und klicken Sie auf

.Im Dialogfenster Suchtreffer werden die Branchen angezeigt, die als Index den eingegebenen Begriff haben.

3) Markieren Sie den gewünschten Suchtreffer und bestätigen Sie Ihre Wahl mit .

Ergebnis:Der gewünschte Branchenschlüssel wird in das Feld Klassifikation der Wirtschaftzweige übernom-men.

HINWEIS:

In einigen Fällen müssen Sie noch unter Zusatzangaben zur Branche eine weitere Eingrenzung vornehmen.

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4.3 EingabederMandantendatenRechnungswesen

In den Mandantendaten Rechnungswesen werden die Stammdaten hinterlegt, die das Pro-gramm zur Verarbeitung der Finanzbuchführung benötigt. Hierzu zählen z. B. die Grunddaten Rechnungswesen, wie die Wahl des Standardkontenrahmens oder der Umsatzbesteuerung oder z. B. die OPOS-Daten, wenn eine Offene-Postenbuchführung (Kapitel 4.3.2) eingerichtet wer-den soll.

4.3.1 Hinterlegungder„GrunddatenRechnungswesen“

SO HINTERLEGEN SIE DIE „GRUNDDATEN RECHNUNGSWESEN“

Voraussetzung:Das angelegte Unternehmen ist im Stammdatendienst geöffnet (Kapitel 4.1).

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht (Kapitel 1.2.1) unter Mandantendaten Rechnungswesen auf den Eintrag Grunddaten Rechnungswesen.

Die farbig markierten Felder sind Pflichtangaben. In der Gruppe Wirtschaftsjahr sind die Felder Beginn und Ende standardmäßig mit dem Kalenderjahr vorbelegt.

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HINWEIS:

Das Symbol weist Sie auf fehlende Pflichtangaben hin. Das Symbol verschwindet nachdem Sie die Angaben erfasst und gespeichert haben.

HINWEIS:

Neben dem Kalenderjahr können Sie folgende Wirtschaftsjahre eingeben:

Abweichendes Wirtschaftsjahr: Dauer: 12 Monate, Beginn ungleich 01.01. Es muss der abweichende Beginn des Wirtschaftsjahres eingegeben werden. Das Programm setzt au-tomatisch das Ende nach 12 Monaten.

Rumpfwirtschaftsjahr: Dauer < 12 Monate. Der Beginn und das Ende des Wirtschafts-jahres müssen manuelle eingegeben werden.

2) Wählen Sie den gewünschten DATEV-Standardkontenrahmen.Das Feld Länge der Sachkonten ist mit dem Eintrag 4 vorbelegt. Möchten Sie eine abweichende Länge der Sachkonten haben, können Sie hier bis zu 8-stellige Sachkonten hinterlegen.Im Feld Basiswährung ist der Eintrag Euro hinterlegt. Möchten Sie eine abweichende Währung hinterlegen, können Sie dies über das Pull-Down-Menü wählen.

3) Legen Sie im Feld Besteuerungsart fest, ob es sich um eine Soll- oder Ist-Versteuerer handelt oder für das Unternehmen keine Steuerberechnung durchgeführt werden soll.Ist das Unternehmen zur Abgabe einer UStVA verpflichtet, muss im Feld Voranmeldezeitraum hinterlegt werden, ob dies monatlich oder quartalsmäßig erfolgen soll.

HINWEIS:

Muss das Unternehmen keine UStVA abgeben, kann in der Liste Voranmeldungszeitraum der Eintrag keine Voranmeldung gewählt werden.

4) Hinterlegen Sie den Abgabetermin der Zusammenfassenden Meldung.

5) Klicken Sie auf das Symbol (Speichern), um die Eingaben zu speichern.

Ergebnis:Die eingegebenen Rechnungswesen Grunddaten werden gespeichert.

4.3.2 OPOS-Nutzung

Die Offene-Posten-Buchführung (OPOS) ist eine Nebenbuchführung zur Finanzbuchführung. Dabei werden Forderungen nicht direkt über das Forderungskonto, sondern über Debitorenkon-ten gebucht und Verbindlichkeiten nicht direkt auf das Verbindlichkeitskonto, sondern über Kre-ditorenkonten gebucht. Das Programm stellt automatisch die Buchungen der Debitorenkonten auf das Forderungssammelkonto, die Buchungen der Kreditorenkonten auf das Sammelkonto Verbindlichkeiten.

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Die Länge der Personenkonten (Debitoren- und Kreditorenkonten) ist dabei eine Stelle länger als die Länge der Sachkonten (Kapitel 4.3.1). Haben Sie die standardmäßig 4-stelligen Sach-konten in den Stammdaten hinterlegt, sind die Personenkonten 5-stellig. Die Debitorenkonten sind in dem Bereich 10000-69999, die Kreditorenkonten 70000-99999.Die Einrichtung der Offenen-Posten-Buchführung sollte vor Beginn des Buchens vorgenommen werden.

Vorteile einer Offenen-Posten-Buchführung (OPOS)

Beim Ausgleich der offenen Rechnungen steht Ihnen ein großer Programmkomfort zur Verfü-gung. Das Programm errechnet für Sie Skonti, verteilt diese anteilig auf unterschiedliche Rech-nungen und ordnet jeweils die korrekten Steuerschlüssel zu.OPOS erleichtert Ihnen die Pflege des Kontokorrents und die Überwachung aller Forderungen und Verbindlichkeiten. Dazu stehen Ihnen vielfältige Auswertungen zur Verfügung, wie z. B. die OPOS-Liste und die Fälligkeitsliste.Des Weiteren ermöglicht OPOS eine vollständige Verwaltung der Geschäftspartner (Debitoren und Kreditoren), ein lückenloses Mahnwesen und einen termingerechten Zahlungsverkehr.

SO AKTIVIEREN SIE DIE OFFENE-POSTEN BUCHFÜHRUNG

Voraussetzung:Das angelegte Unternehmen ist im Stammdatendienst geöffnet (Kapitel 4.1).

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht unter Mandantendaten Rechnungswesen auf den Eintrag OPOS.

2) Markieren Sie den Schaltknopf Offene-Posten-Buchführung nutzen.

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Ergebnis:Die Offene-Postenbuchführung ist für dieses Mandat hinterlegt. Es sind alle Personenkonten-gruppen aktiviert.

HINWEIS:

Sie können die aktivierten Personenkontengruppen über den Link Kontengruppe auswählen se-hen und verändern.

4.3.3 Zahlungsbedingungen

Sie haben im Programm die Möglichkeit, Zahlungsbedingungen für die Ein- und Ausgangsrech-nungen einzurichten. Die Zahlungsbedingungen dienen der Ermittlung von Fälligkeiten und bilden damit die Grundlage für einen termingerechten Zahlungsvorschlag und die korrekte Er-mittlung mahnfälliger Posten.

SO ERFASSEN SIE ZAHLUNGSBEDINGUNGEN MIT FÄLLIGKEITSTYP „FÄLLIG IN TAGEN“

Voraussetzung:Das Arbeitsblatt OPOS ist geöffnet (Kapitel 4.3.2).

1) Klicken Sie in der Registerkarte Allgemein, Gruppe Zahlungsbedingungen in der Liste Debitoren auf das Symbol und wählen Sie den Eintrag Neue Zahlungsbedingungen anlegen.

Das Programm vergibt im Feld Nummer automatisch eine Zahlungsbedingungsnummer, die zur Identifizierung der Zahlungsbedingung dient. Sie können insgesamt 89 unterschiedliche Zahlungsbedingungen im Programm hinterlegen.

2) Geben Sie im Feld Bezeichnung eine aussagefähige Bezeichnung der zu hinterlegenden Zah-lungsbedingung ein.

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3) Wählen Sie in der Liste Fälligkeitstyp den Eintrag Fälligkeit in Tagen.

HINWEIS:

Für weiteren Informationen zu den Fälligkeitstypen markieren Sie den Eintrag Fälligkeit in Tagen“ und klicken Sie auf das Symbol oder drücken Sie für die Hilfe.

Geben Sie im Feld Skonto 1 mit den Skontosatz 3-stellig (inkl. Kommastellen) ein.

Hinterlegen Sie im Feld fällig innerhalb von den Zeitraum, in dem der im Feld Skonto 1 mit geltende Skontosatz vom Programm herangezogen werden soll.

Hat diese Zahlungsbedingung noch einen zweite Skontoabstufung, tragen Sie die rele-vanten Daten in die Felder Skonto 2 mit und fällig innerhalb von ein.

4) Tragen Sie im Feld fällig innerhalb von neben ohne Abzug die Nettofälligkeit der Rechnungen ein.

5) Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit .

6) Klicken Sie auf das Symbol (Speichern), um Ihre Eingabe zu speichern.

Ergebnis:Die Zahlungsbedingung wird gespeichert, das Dialogfenster Neue Zahlungsbedingungen anlegen wird geschlossen.Wurden Zahlungsbedingungen im Programm hinterlegt, muss noch festgelegt werden, welche Zahlungsbedingung überwiegend für die Berechnung der Fälligkeiten herangezogen werden soll. Dazu muss diese Zahlungsbedingung den Debitoren und Kreditoren zugeordnet werden.

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SO ORDNEN SIE ZAHLUNGSBEDINGUNGEN DEN DEBITOREN UND KREDITOREN ZU

Voraussetzung:Es wurden Zahlungsbedingungen im Programm hinterlegt (Kapitel 4.3.2).

1) Klicken Sie in der Registerkarte Allgemein, Gruppe Zahlungsbedingungen bei Debitoren auf das Symbol und wählen Sie eine der angelegten Zahlungsbedingungen.

2) Wählen Sie bei Kreditoren die gewünschte Zahlungsbedingung.

Ergebnis:Die gewählten Zahlungsbedingungen werden den Debitoren bzw. Kreditoren zugeordnet.

HINWEIS:

Bitte beachten Sie, dass die zugeordneten Zahlungsbedingungen erst für Buchungen gelten, die nach der Zuordnung der Zahlungsbedingung erfasst wurden. Für Buchungen, die vor Hinterlegung der Zahlungsbedingung erfasst wurden greifen diese Stammdaten nicht.

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5 DasBearbeiteneinesBuchführungs-bestandesinDATEVKanzlei-Rechnungs-wesenpro5.1 DatenbestandinDATEV

Kanzlei-Rechnungswesenproöffnen

5.2 ÄndernvonStammdateninDATEVpro

5.3 ÄndernvonKontenbeschriftungen

5.4 AnlegenvonPersonenkonten

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Den verwendeten Datenbestand Testholz GmbH (29098/55004/2011) können Sie über die Zu-satzfunktion „Musterbestand“ einspielen (Grundlagen Finanzbuchführung Kapitel 3.2).

5.1 DatenbestandinDATEVKanzlei-Rechnungswesenproöffnen

Musterdatenbestände: Musterholz GmbH 29098/55003 (SKR03)

Testholz GmbH 29098/55004 (SKR04)

Küchenbeispiel GmbH 29098/55038 (MP)

MP=Mittelstandspaket

SO ÖFFNEN SIE EINEN DATENBESTAND IN DATEV KANZLEI-RECHNUNGSWESEN PRO ZUR BEARBEITUNG DER BUCHFÜHRUNG

Voraussetzung:Der DATEV Arbeitsplatz pro ist geöffnet (Kapitel 1.1).

1) Wählen Sie in der Übersicht Geschäftsfeldübersichten I Rechnungswesen und doppelklicken Sie auf den Eintrag Buchführung.Das Arbeitsblatt Buchführung öffnet sich. Es werden alle angelegten Mandanten angezeigt, für die die Leistung Buchführung (Kapitel 4.1) hinterlegt ist.

2) Doppelklicken Sie auf den Datenbestand, den Sie bearbeiten möchten.

Ergebnis:Das Programm-Modul Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnet sich. Der zu bearbeitende Mandant ist geöffnet.

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5.2 ÄndernvonStammdateninDATEVpro





Bei bereits angelegten Datenbeständen können Stammdaten nachträglich geändert werden. Dies geschieht im Stammdatendienst.

5.2.1 DasÖffnendesStammdatendienstes

Für den Aufruf des Stammdatendienstes gibt es mehrere Möglichkeiten, wie z. B.:

�� Aufruf aus einer geöffneten Anwendung wie z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro oder

�� Aufruf aus dem Arbeitsplatz.

SO ÖFFNEN SIE DEN STAMMDATENDIENST AUS EINER GEÖFFNETEN ANWENDUNG

Voraussetzung:Der Datenbestand des Mandanten ist in der Anwendung (z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro) geöffnet (Kapitel 5).

1) Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche Stammdaten (Kapitel 1.2).

2) Doppelklicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Mandantendaten.

Ergebnis:Der Stammdatendienst wird in einem separaten Dialogfenster geöffnet. Das Arbeitsblatt Grund-daten Rechnungswesen ist geöffnet. Haben Sie derzeit keine Anwendung geöffnet, können Sie den Stammdatendienst eines Mandanten auch über den Arbeitsplatz aufrufen.

SO ÖFFNEN SIE DEN STAMMDATENDIENST AUS DEM ARBEITSPLATZ

Voraussetzung:Der Arbeitsplatz ist geöffnet (Kapitel 1).

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Mandantenübersicht.Im Arbeitsblatt Mandantenübersicht werden alle angelegten Datenbestände angezeigt.

2) Doppelklicken Sie auf den Datenbestand, dessen Stammdaten Sie öffnen möchten.Der Stammdatendienst des Mandanten wird in einem separaten Dialogfenster geöffnet.

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5.2.2 DasnachträglicheAnlegenvonneuenLeistungen

Sollen für das Unternehmen nachträglich Leistungen (Kapitel 4.1) angelegt werden, ist dies ebenfalls über den Stammdatendienst möglich.

SO LEGEN SIE NEUE LEISTUNGEN NACHTRÄGLICH AN

Voraussetzung: Der Stammdatendienst des Datenbestandes ist geöffnet (Kapitel 5.1).

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht (Kapitel 1.2.1) auf den Eintrag Leistungsübersicht.Das Arbeitsblatt Leistungsübersicht öffnet sich und zeigt alle für den Datenbestand hinterlegten Leistungen (= Geschäftsfelder) an.

2) Klicken Sie auf den Link Leistung anlegen. Das Dialogfenster Leistungen anlegen öffnet sich (Kapitel 4.1).

3) Aktivieren Sie die gewünschten Leistungen.

4) Ergänzen Sie ggf. die fehlenden Daten des Ordnungsbegriffes in den Feldern Jahr, Berater, Mandant und Basis.

5) Bestätigen Sie die Eingaben mit .

Ergebnis:Die neue Leistung wird bei dem Mandant gespeichert.

5.2.3 DasnachträglicheÄndernvonzentralenMandantendaten

Zentrale Mandantendaten (Kapitel 4.2) können über den Stammdatendienst geändert werden.

SO ÄNDERN SIE ZENTRALE MANDANTENDATEN IN DATEV PRO

Voraussetzung:Der Stammdatendienst ist geöffnet (Kapitel 5.1).

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht unter Zentrale Mandantendaten auf den Eintrag Unternehmen/Vereinigung.Das Arbeitsblatt Unternehmen/Vereinigung öffnet sich.

2) Ändern Sie die Stammdaten in den jeweiligen Registerkarten.

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5.2.4 DasÄndernvongeschäftsfeldbezogenenStammdaten

Geschäftsfeldbezogene Stammdaten (Kapitel 4.1) können ebenfalls über den Stammdaten-dienst geändert werden.

SO ÄNDERN SIE MANDANTENDATEN RECHNUNGSWESEN

Voraussetzung: Der Stammdatendienst ist geöffnet (Kapitel 6.1).

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht unter Mandantendaten Rechnungswesen auf den Eintrag Grund-daten Rechnungswesen, OPOS oder Jahresabschluss.

2) Ändern Sie die jeweiligen Stammdaten ab.

HINWEIS:

Bitte beachten Sie, nicht alle Grunddaten Rechnungswesen sind jederzeit änderbar. Felder, die nicht geändert werden können, sind grau hinterlegt.

5.3 ÄndernvonKontenbeschriftungen

Standardmäßig sind in den DATEV Standardkontenrahmen für nahezu alle Sachverhalte Sach-konten angelegt. Sollten Sie dennoch einmal eine Kontenbeschriftung ändern oder ein neues Sachkonto anlegen wollen, können Sie dies auf zwei Arten tun:

�� Änderung der Kontenbeschriftung vor dem Buchen oder

�� Änderung einer Kontenbeschriftung direkt beim Buchen

SO ÄNDERN SIE KONTENBESCHRIFTUNGEN IN DEN STAMMDATEN

Voraussetzung:

Der Datenbestand des Mandanten ist in der Anwendung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet (Kapitel 5).


2) Doppelklicken Sie in der Übersicht unter Sachkonten auf den Eintrag Kontenplan.

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3) Doppelklicken Sie auf das Konto, dessen Beschriftung Sie ändern möchten.

HINWEIS:

Sie können im Feld Schnellsuche über Eingabe der Kontonummer oder der bisherigen Kon-tobeschriftung gezielt nach dem Konto suchen. Dabei grenzt jedes in der Schnellsuche erfasste Zeichen die Trefferliste weiter ein.

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4) Geben Sie im Feld Bezeichnung die neue Kontenbeschriftung ein bzw. ändern Sie die vorhan-dene Beschriftung ab.

5) Klicken Sie auf das Symbol (Speichern), um die Kontenbeschriftung zu speichern- oder -klicken Sie auf , um die Kontenbeschriftung zu speichern und das Dia-logfenster Konto ändern zu schließen.

5.4 AnlegenvonPersonenkonten

SO LEGEN SIE NEUE DEBITOREN-/KREDITORENKONTEN VOR DEM BUCHEN AN

Voraussetzung:Der Datenbestand des Mandanten ist in der Anwendung (z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro) geöffnet (Kapitel 5).


2) Wählen Sie in der Übersicht den Eintrag Debitoren, wenn Sie Kundenkonten anlegen/ändern möchten- oder -wählen Sie in der Übersicht den Eintrag Kreditoren, wenn Sie Lieferantenkonten ändern möch-ten.

3) Doppelklicken Sie auf den Eintrag Debitorenstammdaten bzw. Kreditorenstammdaten.Das Arbeitsblatt (Kapitel 1.2.2) Debitorenstammdaten bzw. Kreditorenstammdaten öffnet sich und zeigt vorhandene Debitoren bzw. Kreditoren an.

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4) Klicken Sie auf den Link Neuen Debitor anlegen bzw. Neue Kreditoren anlegen.Das Dialogfenster Neuen Debitoren anlegen bzw. Neue Kreditoren anlegen öffnet sich.

Im Feld Konto ist die erste freie Nummer vorbelegt.

5) Erfassen Sie im Feld Unternehmensname den Namen des Personenkontos.Die Beschriftung des Personenkontos wird übernommen. Das Feld Unternehmensname kurz wird automatisch gefüllt.

6) Erfassen Sie optional weitere Daten in den Registerkarten Adresse, Kommunikation, Bank, Korres-pondenz.

7) Klicken Sie auf das Symbol (Speichern), um die Beschriftung des Personenkontos zu spei-chern– oder -klicken Sie auf das Symbol (Speichern und neu), um die Beschriftung zu speichern und ein weiteres Debitoren-/Kreditorenkonto anzulegen- oder -klicken Sie auf , um die Kontenbeschriftung zu speichern und das Dia-logfenster Neuen Debitor anlegen bzw. Neuen Kreditor anlegen zu schließen.

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6.1 Öffnender„VorbereitendenTätigkeiten“

6.2 Mandantergänzen

6.3 ASCII-Datenimportieren

6.4 DieStapelverarbeitung

6.5 WiederkehrendeBuchungen

6 VorbereitendeTätigkeiten

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Der Übersichtsbereich (Kapitel 1.2.1) von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro ist ablauforien-tiert aufgebaut. Das bedeutet, dass hier die Abläufe zum Erstellen der Buchführung in der Navi-gation (Kapitel 1.1) so hinterlegt sind, wie sie in der Praxis sinnvoll eingesetzt werden können. Im Vorfeld der Erstellung einer Buchführung lohnt es oftmals nachzudenken, ob wirklich alle Buchungssätze eingegeben werden müssen, oder ob es bereits „fertige“ Buchungssätze gibt, die aus anderen Programmen übernommen werden können. So können z. B. fertige Buchungs-sätze aus anderen Programmen wie z. B. Faktura-, Lohn-, oder Warenwirtschaftsprogrammen übernommen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das abgebende Programm (z. B. Faktura-, Lohn- oder Warenwirtschaftsprogramm) entsprechende Buchungssätze zur Verfügung stellt. Unter dem Eintrag Vorbereitende Tätigkeiten sind die Programmfunktionen zusammengefasst, die Sie bei der Zuführung von vorhandenen Daten unterstützen.

6.1 Öffnender„VorbereitendenTätigkeiten“

Voraussetzung: Der zu bearbeitende Datenbestand ist im Programm-Modul DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet (Kapitel 5.1).

�� Wählen Sie den Eintrag Vorbereitende Tätigkeiten.Die einzelnen Tätigkeiten sind in der Übersicht sichtbar.

6.2 Mandantergänzen

Unter dem Eintrag Mandant ergänzen können Sie zusätzliche Mandantendaten holen, die im Rechen-zentrum für den Mandanten gespeichert sind. Das sind z. B. monatliche Lohnbuchungen, vor-erfasste Belege aus den Geschäftsbüchern online und Belegverwaltung online (Programmhilfe DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro, Suchbegriff: DATEV Unternehmen online) sowie Kontoum-sätze aus der RZ-Bankinfo (Programmhilfe DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro, Suchbegriff: Kontoauszüge aus dem DATEV-RZ holen).

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6.3 ASCII-DatenimportierenVerwenden Sie Programme, die FIBU-Stammdaten oder Buchungssätze erzeugen und diese per ASCII-Daten (= American Standard Code for Information Interchange) bereitstellen können, ha-ben Sie unter dem Eintrag ASCII-Daten importieren die Möglichkeit, diese Daten in den Mandanten-bestand von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro zu übernehmen. Daten im ASCII-Format sind reine Textdateien ohne weitere Formatierungen. Damit diese Daten in DATEV Kanzlei-Rech-nungswesen pro eingelesen werden können, muss dem Programm-Modul DATEV Kanzlei-Rech-nungswesen pro der Aufbau dieser Textdatei mitgeteilt werden. Hierbei können Sie Standard-formate verwenden (diese sind durch das DATEV-Symbol gekennzeichnet) oder individuelle Formate erstellen.Über den Eintrag ASCII-Daten importieren öffnen Sie das Dialogfenster ASCII-Import bzw. ASCII-Export. Hier wählen Sie das entsprechende Format sowie die zu importierende bzw. zu exportierende Datei und legen weitere spezifische Daten fest. Eine Beschreibung des Imports von ASCII-Daten finden Sie in der íProgrammhilfe DATEV Kanz-lei-Rechnungswesen pro unter dem Index ASCII-Daten.

6.4 DieStapelverarbeitung

Viele der DATEV-fremden Programme, bei denen die Stammdaten oder Buchungssätze expor-tiert werden können, sind auch in der Lage diese Daten in einem Format zur Verfügung zu stellen, dass von der DATEV genau definiert ist, den Postversanddaten (oftmals auch als DATEV-Format bezeichnet). Diese Daten können über die Stapelverarbeitung in den Mandantenbestand von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden.Weitere Informationen zur Stapelverarbeitung erhalten Sie in der Programmhilfe von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro unter dem Index: Stapelverarbeitung (Register).

6.5 WiederkehrendeBuchungen

Buchungen, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen, können Sie einmalig erfassen und dann stichtagsbezogen beliebig oft verarbeiten. Informationen zum Erfassen und Verarbeiten der Wiederkehrenden Buchungen entnehmen Sie bitte der Programmhilfe DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro unter dem Index: Wiederkehrende Buchungen erfassen, bzw. Wiederkehren-de Buchungen verbuchen.

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7.1 Buchenvorbereiten

7.2 Buchen

7.3 DerAufbaudesArbeitsbereiches

Belegebuchen

7.4 DieDATEVBuchungszeile

7.5 DasAnpassenderBuchungszeile

7.6 DerDATEVBuchungssatz

7.7 BesonderheiteneinerOffenen-Posten

Buchführung(OPOS)

7.8 KorrektureinerBuchung,dieineinem

Buchungsstapelnochsichtbarist

7.9 DasLöscheneinerBuchung,dieineinem

Buchungsstapelnochsichtbarist

7.10 DieSteuerrechnungimDATEVBuchungssatz

7.11 DasÄndernvonKontenbeschriftungenbeimBuchen

7.12 Buchungenaufteilen

7.13 Fremdwährungsrechnung

7 GrundlagendesBuchens

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7.1 Buchenvorbereiten

Um beim Buchen die Möglichkeiten des Programms optimal nutzen zu können sollten im Vor-feld die Belege nach Buchungsperiode und Belegkreisen sortiert werden.

Typische Belegkreise sind:

�� Kasse

�� Eingangsrechnungen

�� Ausgangsrechnungen

�� Bank (pro Bank einen eigenen Belegkreis)

�� Sonstige Buchungen

Je nach Größe und Art des Unternehmens können weitere oder andere sinnvolle Belegkreise gebildet werden.Innerhalb eines Belegkreises können die Belege nach Datum sortiert werden. Bei Ausgangsrech-nungen empfiehlt es sich die Belege nach aufsteigender Rechnungsnummer zu sortieren. Je nach Umfang der Buchführung können weitere Sortierungen folgen.Diese Belegkreise können beim Buchen als „Buchungsstapel“ abgebildet werden. In der Regel sollte für jeden Belegkreis pro Buchungsperiode ein Stapel gebildet werden. So können z. B. alle Belege der Eingangsrechnungen für den Januar in dem Stapel „Eingangsrechnungen Januar“, die Ausgangsrechnungen für Januar in dem Stapel „Ausgangsrechnungen Januar“ erfasst wer-den. Pro Buchungsperiode können beliebig viele Buchungsstapel angelegt werden.

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7.2 Buchen





SO ÖFFNEN SIE DAS BUCHEN

Voraussetzung: Der zu bearbeitende Datenbestand ist im Programm-Modul DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet (Kapitel 5.1) und die Navigationsschaltfläche Buchführung aktiviert.

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Belege buchen. Wenn noch kein Buchungsstapel angelegt ist oder Sie einen weiteren anlegen wollen, klicken Sie auf den Link Neuen Buchungsstapel anlegen.

2) Doppelklicken Sie auf den vorhanden Stapel, den Sie bearbeiten möchten- oder -erfassen Sie im Dialogfenster Neuen Buchungsstapel anlegen die Stapeldaten.

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3) Erfassen Sie im Feld Datum von den Beginn der Buchungsperiode (z. B. Monatsbeginn).

HINWEIS:

Tragen Sie die jeweilige Monatsziffer (z. B. 1 für Januar, 2 für Februar, usw.) ein und drü-cken Sie anschließend .

Das Programm trägt im Feld Datum von automatisch den Ersten des Monats ein. Der Cursor steht automatisch im Feld Datum bis.

4) Erfassen Sie im Feld Datum bis den letzten Tag der Buchungsperiode (z. B. den Monatsletzten).

HINWEIS:

Tragen Sie hier ebenfalls die jeweilige Monatsziffer (z. B. 1 für Januar, 2 für Februar, usw.) ein und drücken Sie .

Das Programm trägt im Feld Datum bis den Letzten des Monats ein. Der Cursor steht automa-tisch im Feld Bezeichnung.

5) Tragen Sie im Feld Bezeichnung eine aussagekräftige Bezeichnung des Stapels ein, wie z. B. Kasse Januar.

6) Bestätigen Sie die Eingaben mit .

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7.3 DerAufbaudesArbeitsbereichesBelegebuchen

Der Arbeitsbereich enthält eine Vielzahl von Informationsmöglichkeiten. In der Stapelinformation werden die Informationen angezeigt, die beim Erstellen des jeweiligen Buchungsstapels (Kapitel 7.2) eingegeben worden sind. So erkennen Sie sofort, welcher Bu-chungsstapel geöffnet ist.Die Buchungsansicht zeigt standardmäßig die bereits erfassten Buchungen (Primanotenan-sicht). Über die Symbolleiste können Sie die Ansicht wechseln. Über das Symbol wird die Ansicht FIBU-Konto angezeigt. Sie sehen alle Bewegungen des in der Buchungszeile (Kapitel 7.4) eingegeben Kontos bzw. Gegenkontos. Mit dem Symbol öffnen Sie die Ansicht OPOS-Konto. Sie sehen alle offene Posten (= Posten, bei denen eine Rechnung eingebucht ist, deren Zahlung aber noch nicht gebucht ist) des verwendeten Personenkontos. Mit dem Symbol wechseln Sie zurück zur Ansicht Primanota.Die Detailansicht zeigt einzelne Informationen zu einem eingegeben Buchungssatz wie z. B. die Summen und Salden einer Buchung oder z. B. Informationen zu einem elektronischen Beleg. Klicken Sie vor dem Feld Details auf das Symbol , um die Detailinformationen einzublenden.

Die Statusinformation zeigt ihnen die Salden der gebuchten Konten.In der Buchungszeile werden die einzelnen Buchungssätze erfasst.

7.4 DieDATEVBuchungszeile

Der DATEV-Buchungssatz besteht aus 5 Grundbestandteilen, die bei jeder Buchung vorhanden sein müssen:

�� Feld Währungszeichen: Das Währungskennzeichen gibt an, in welcher Währung der nachfol-gende Buchungssatz erfasst wird. Das Feld ist automatisch mit dem ISO-Code der Basiswäh-rung lt. Stammdaten hinterlegt (Kapitel 4.3.1).

�� Umsatz: Hier wird der zu buchende (Brutto-)Betrag eingegeben.

�� Gegenkonto: Eingabe des zu buchenden Gegenkontos.

�� Belegdatum: Eingabe des Datums laut Angabe auf dem Beleg.

�� Konto: Eingabe des Kontos, das gebucht werden soll.

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Weitere, optionale Felder des DATEV-Buchungssatzes sind:

�� Belegfeld 1: Hier wird die Rechnungsnummer eingegeben. Wenn Sie OPOS (Kapitel 4.3.2) nutzen, geben Sie hier immer die Rechnungsnummer immer ein. Die Übereinstimmung in Belegfeld 1 ist das Kriterium zum Ausgleich der offenen Posten.

�� Belegfeld 2: Das Feld ist nur für Anwender von OPOS (Kapitel 4.3.2), z. B. zur Eingabe von bestimmten Fälligkeitsterminen oder zur Erfassung der aktuellen Belegnummer (vergleiche Kapitel 7.7), relevant.

�� KOST 1/KOST 2/KOST-Menge: Werden nur benötigt, wenn Sie die DATEV Kosten- und Leistungs-rechnung nutzen. Für die Finanzbuchführung sind diese Felder ohne Bedeutung.

�� Skonto: Über das Skontofeld können Sie einen Skontobetrag automatisch errechnen und bu-chen lassen.

�� Buchungstext: Hier geben Sie den gewünschten Buchungstext ein. Der Text darf maximal 30 Stel-len lang sein. Der eingegebene Buchungstext erscheint im Journal und auf den Konten.

�� Zusatzinformationen: Das Dialogfenster für Zusatzinformationen enthält freie Eingabefelder, in der Sie beliebige Informationen zum Buchungssatz erfassen können.

7.5 DasAnpassenderBuchungszeile

Oftmals werden nicht alle Bestandteile der Buchungszeile verwendet. Aus diesem Grund kann die Buchungszeile an die persönlichen Anforderungen angepasst werden.

SO PASSEN SIE DIE BUCHUNGSZEILE AN

Voraussetzung: Der zu bearbeitende Datenbestand ist in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet (Kapitel 5). Das Arbeitsblatt Belege buchen ist geöffnet (Kapitel 8.2).

1) Öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste) und klicken Sie auf den Eintrag Eigenschaften- oder -klicken Sie auf das Symbol .Im Zusatzbereich öffnet sich die Kategorie Eigenschaften.

2) Klicken Sie auf den Link Buchungssatz.Es öffnen sich weitere Kategorien der Eigenschaften, wie z. B. die Optionalen Erfassungsfelder.

3) Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, die in der Buchungszeile nicht mehr erschienen sol-len.

HINWEIS:

Haben Sie in dem Bereich Optionale Erfassungsfelder alle Kontrollkästchen deaktiviert, blei-ben nur noch die Grundbestandteile des Buchungssatzes (Kapitel 7.2) übrig, d. h. die Erfassungsfelder, die das Programm zum Bilden eines Buchungssatzes unbedingt benö-tigt.

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HINWEIS:

In der Standardbuchungszeile befindet sich das Feld Konto am Ende des Buchungssatzes. Sie können die Anordnung der Felder so ändern, dass das Feld Konto vor dem Feld Ge-genkonto erscheint. Nutzen Sie hierfür im Zusatzbereich Eigenschaften unter Optionale Erfas-sungsfelder den Link Feldeinstellungen und aktivieren Sie die Option Konto-Gegenkonto.

Ergebnis:Die Buchungszeile wird gemäß Ihren Änderungen in den optionalen Erfassungsfeldern angezeigt.

7.6 DerDATEVBuchungssatz





Im DATEV-System geben Sie den Buchungssatz einzeilig an. Konto und Gegenkonto sind in einer Zeile enthalten, der Umsatz gilt für beide Konten. Dies ist dadurch möglich, dass ein direkter Zu-sammenhang zwischen dem Feld Umsatz und dem Feld Konto besteht. Datum, Belegnummer und Betrag gelten jeweils für beide Konten. Sie müssen beim Erfassen des Umsatzes entscheiden, ob bezogen auf das Feld Konto eine Soll-Buchung oder eine Haben-Buchung entstehen soll.

MERKE:

Das Auslösen des Umsatzfeldes mit

bewirkt eine Soll-Buchung auf dem Konto im Feld Konto,

bewirkt eine Haben-Buchung auf dem Konto im Feld Konto

7.6.1 ErzeugeneinerHaben-Buchung

BEISPIEL:

Buchung eines Kassebeleges: Kauf von Briefmarken am 03.01. in Höhe von 18,00 EUR

Buchungssatz:

Soll-Konto (SKR 03/04) Haben-Konto (SKR 03/04) Betrag

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SO ERZEUGEN SIE EINE HABEN-BUCHUNG

Voraussetzung: Das Buchen ist geöffnet (Kapitel 7.2).

1) Geben Sie den Betrag im Feld Umsatz ein.

HINWEIS:

Geben Sie den Betrag inkl. der Centbeträge ein. Das Programm setzt automatisch ein Komma vor den letzten beiden Stellen.

2) Drücken Sie auf , um die Eingabe auszulösen.Der Betrag wird übernommen. Neben dem Feld Umsatz und oberhalb vom Feld Konto wird das H für Haben-Buchung angezeigt. Das Konto, das in dieses Feld gestellt wird, wird auf der Haben-Seite gebucht. Oberhalb vom Feld Gegenkonto wird das S für Soll-Buchung angezeigt. Das Konto, das in diesem Feld steht, wird auf der Soll-Seite gebucht.Der Cursor steht automatisch im nächsten Erfassungsfeld (Gegenkonto).

3) Erfassen Sie im Feld Gegenkonto das Konto, das auf der Soll-Seite gebucht werden soll.

HINWEIS:

Manchmal ist beim Buchen die benötigte Kontonummer nicht bekannt. Um diese heraus-zufinden, können Sie in den Feldern Gegenkonto und Konto auch die Kontenbeschriftung eingeben (z. B. Porto). Das Programm verzweigt dann automatisch in die Kontensuche und zeigt das gesuchte Konto an.

4) Springen Sie mit in das nächste Erfassungsfeld und geben Sie das Datum ein. In der Re-gel ist dabei die Angabe des Tages ausreichend.

5) Springen Sie mit in das nächste Erfassungsfeld und erfassen Sie das Konto.

6) Drücken Sie auf , um den Buchungssatz auszulösen.

Ergebnis:Die Buchungszeile leert sich. Die Einträge im Feld Datum (= Schleppfunktion) und im Feld Konto (= Schleppfunktion) bleiben bestehen. Die Buchung ist in der Buchungsansicht zu sehen.In der Detailansicht Summen und Salden (Kapitel 7.3) ist die Wirkung des Buchungssatzes er-sichtlich. In der Statusinformation (Kapitel 7.3) sind die neuen Salden der gebuchten Konten sichtbar.

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HINWEIS:

Sie können weiteren Feldern die Schleppfunktion zu ordnen. Nutzen Sie hierfür im Zusatz-bereich Eigenschaften unter Optionale Erfassungsfelder den Link Feldeinstellungen und aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.

7.6.2 ErzeugeneinerSoll-Buchung

BEISPIEL:

Buchung eines Kassebeleges: Privateinlage in die Kasse am 02.01. in Höhe von 100,00 EUR

Buchungssatz:


1000/1600 1890/2180 18,00

SO ERZEUGEN SIE EINE SOLL-BUCHUNG

Voraussetzung:Das Buchen ist geöffnet (Kapitel 7.2).


HINWEIS:

Geben Sie den Betrag inkl. der Centbeträge ein. Das Programm setzt automatisch ein Komma vor den letzten beiden Stellen.

2) Drücken Sie auf , um die Eingabe auszulösen.Der Betrag wird übernommen. Neben dem Feld Umsatz und oberhalb vom Feld Konto wird das S für Soll-Buchung angezeigt. Das Konto, das in diesem Feld steht, wird also im Soll gebucht. Oberhalb vom Feld Gegenkonto wird das H für Haben-Buchung angezeigt. Das Konto, das in diesem Erfassungsfeld steht, wird im Haben gebucht.Der Cursor steht automatisch im nächsten Erfassungsfeld (Gegenkonto).

3) Erfassen Sie das Konto im Feld Gegenkonto, das im Haben gebucht werden soll.

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HINWEIS:


4) Springen Sie mit in das nächste Erfassungsfeld und geben Sie das Datum ein.


HINWEIS:



Ergebnis:Die Buchungszeile leert sich. Die Einträge im Feld Datum (= Schleppfunktion) und im Feld Konto (= Schleppfunktion) bleiben bestehen. Die Buchung ist in der Buchungsansicht zu sehen. In der Detailansicht ist die Wirkung des Buchungssatzes ersichtlich. In der Statusinformation sind die neuen Salden der gebuchten Konten sichtbar.

HINWEIS:

Sie können weiteren Feldern die Schleppfunktion zu ordnen. Nutzen Sie hierfür im Zusatz-bereich Eigenschaften unter Optionale Erfassungsfelder den Link Feldeinstellungen und aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.

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7.6.3 Kurzbuchungen

Bei der Erfassung brauchen Sie die Felder Belegdatum und Kontonummer, sofern diese gleich bleiben, nicht wiederholt eingeben. In diesem Fall geben Sie nur eine Kurzbuchung ein. Eine Kurzbuchung umfasst die Felder Umsatz und Gegenkonto.Die anderen Informationen für den kompletten Buchungssatz (Rechnungsnummer, Datum und Kontonummer) werden aus der vorherigen Zeile automatisch „geschleppt“ (= übernommen). Das hat für Sie den Vorteil, dass der Erfassungsaufwand beim Buchen reduziert wird, da anstatt fünf Grundbestandteile des Buchungssatzes (Kapitel 7.1) im optimalen Fall nur noch zwei Informa-tionen zum Erzeugen eines Buchungssatzes eingeben werden müssen.

HINWEIS:

Sie können bei fortlaufenden Belegnummern die Angaben im Belegfeld 1 automatisch hoch-zählen lassen. Nutzen Sie hierfür die Tastenkombination + + . Das Symbol über dem Belegfeld 1 zeigt an, dass die Funktion aktiviert ist.

7.7 BesonderheiteneinerOffenen-PostenBuchführung(OPOS)

Auf Grund der Vorteile die sich durch eine OPOS-Buchführung ergeben (Kapitel 4.3.2), emp-fiehlt sich grundsätzlich jede neue Buchführung mit OPOS einzurichten. Der Ausgleich der Offenen Posten (Kapitel 4.3.2) erfolgt grundsätzlich über die Rechnungs-nummer.Diese müssen Sie bei jeder Kontokorrentbuchung für OPOS (Rechnungsein-/-ausgang, Gut-schrift, Zahlungsein-/-ausgang und Teilzahlung) im Belegfeld 1 der Buchungszeile erfassen. Die Eingabe der Rechnungsnummer ist alphanumerisch (Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben) möglich und kann maximal 12-stellig sein.Um eine sinnvolle Verwaltung der Offenen Posten zu erhalten, ist es notwendig, dass vor dem Buchen Zahlungsbedingungen angelegt und zugeordnet werden (Kapitel 4.3.3). Dadurch wer-den die Rechnungen mit einer Fälligkeit versehen.

7.8 KorrektureinerBuchung,dieineinemBuchungsstapelnochsichtbarist

Sind die Buchungen noch in dem Stapel sichtbar, können sie jederzeit durch Doppelklick in der Buchungsansicht (Kapitel 7.2) wieder in die Buchungszeile genommen und geändert werden.

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7.9 DasLöscheneinerBuchung,dieineinemBuchungsstapelnochsichtbarist

Möchten Sie eine Buchung, die in einem Buchungsstapel noch sichtbar ist löschen, können Sie die gewünschte Buchung in der Buchungsansicht markieren und über das Kontextmenü (= rech-te Maustaste) löschen. Hierbei ist auch eine Mehrfachmarkierung von Buchungssätzen möglich.

7.10 DieSteuerrechnungimDATEVBuchungssatz

In der Regel weisen die zu buchenden Belege Umsatzsteuer aus, die im DATEV-System automa-tisch gebucht werden. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:

�� das Buchen mit Automatikkonten,

�� das Buchen mit einem Steuerschlüssel.





7.10.1 DasBuchenmitAutomatik-Konto

In den DATEV Standardkontenrahmen (Kapitel 4.3.1) sind eine Vielzahl von Konten enthalten, die mit einer Kontenfunktion versehen sind. Kontenfunktionen bewirken z. B., dass aus einem eingegebenen Brutto-Betrag beim Buchen die Steuer herausgerechnet wird.

An folgenden Merkmalen erkennen Sie, dass ein Konto automatisch die Steuer anrechnet:

�� Der Beschriftung: Alle Konten, die standardmäßig Umsatzsteuer rechnen, haben in der Kon-tenbeschriftung einen Zusatz mit der Art der Steuerrechnung, z. B. das Konto 8400 (4400): Erlöse 19 % USt oder z. B. das Konto 3400 (5500): Wareneingang 19 % Vorsteuer.

�� An der Kennung HFTyp im Kontenplan (Kapitel 5.3)AV = Konto rechnet automatisch VorsteuerAM = Konto rechnet automatisch Umsatzsteuer

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Automatische Vorsteuer

BEISPIEL:

Buchung eines Kassebeleges: Einkauf von Waren am 04.01. in Höhe von 119,00 EUR

Buchungssatz:


3400/5400 1000/1600 119,00

SO BUCHEN SIE DIE AUTOMATISCHE VORSTEUER

Voraussetzung: Das Buchen ist geöffnet (Kapitel 7.2). Die Detailansicht wird angezeigt (Kapitel 7.3).


HINWEIS:

In der Regel wird hierbei der Brutto-Betrag der Rechnung eingegeben. Das Programm rechnet automatisch die Steuer heraus. Ausnahmen davon bilden Rechnungen auf denen keine Steuer ausgewiesen ist (z. B. 13b-Sachverhalte, innergemeinschftl. Erwerb usw.) hier wird der Netto-Betrag eingegeben, das Programm rechnet in diesen Fällen ggf. die Steuer dazu.

2) Drücken Sie , um die Eingabe auszulösen.Der Betrag wird übernommen. Neben dem Feld Umsatz und oberhalb vom Feld Konto wird das H für Haben-Buchung angezeigt. Das Konto, das in dieses Feld gestellt wird, wird im Haben gebucht. Oberhalb vom Feld Gegenkonto wird das S für Soll-Buchung angezeigt. Der Cursor steht auto-matisch im nächsten Feld (Gegenkonto).

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3) Erfassen Sie das Gegenkonto.

HINWEIS:





Ergebnis:Die Buchungszeile leert sich. Die Einträge im Feld Datum (= Schleppfunktion) und im Feld Konto (= Schleppfunktion) bleiben bestehen. Die Buchung ist in der Buchungsansicht zu sehen. In der Detailansicht ist die Wirkung des Buchungssatzes ersichtlich.

Automatische Umsatzsteuer

BEISPIEL:

Buchung eines Kassebeleges: Verkauf von Waren am 04.01. in Höhe von 119,00 EUR

Buchungssatz


1000/1600 8400/4400 119,00

SO BUCHEN SIE DIE AUTOMATISCHE UMSATZSTEUER



HINWEIS:

In der Regel wird hierbei der Brutto-Betrag der Rechnung eingegeben. Das Programm rechnet dann automatisch die Steuer heraus.

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2) Drücken Sie auf , um die Eingabe auszulösen.Der Betrag wird übernommen. Neben dem Feld Umsatz und oberhalb vom Feld Konto wird das S für Soll-Buchung angezeigt. Das Konto, das in dieses Feld gestellt wird, wird im Soll gebucht.Oberhalb vom Feld Gegenkonto erscheint das H für Haben-Buchung. Das Konto, das in dieses Feld gestellt wird, wird im Haben gebucht.Der Cursor steht automatisch im nächsten Feld (Gegenkonto).

3) Erfassen Sie im Feld Gegenkonto das Konto, das im Haben gebucht werden soll.

HINWEIS:



5) Springen Sie mit in das nächste Erfassungsfeld und erfassen Sie im Feld Konto das Konto, das im Soll gebucht werden soll.


Ergebnis:Die Buchungszeile leert sich. Die Einträge im Feld Datum (= Schleppfunktion) und im Feld Konto (= Schleppfunktion) bleiben bestehen. Die Buchung ist in der Buchungsansicht zu sehen. In der Detailansicht Summen und Salden ist die Auswirkung des Buchungssatzes ersichtlich.

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7.10.2 SteuerbuchungmitSteuerschlüssel

Ist das zu buchende Sachkonto nicht mit einer Automatikfunktion versehen (Kapitel 7.10.1), kann die Steuerrechnung beim Buchen über einen Steuerschlüssel erreicht werden. Dieser Steu-erschlüssel wir im Feld BU Gegenkonto eingegeben.

HINWEIS:

Um das Dialogfenster für den Steuerschlüssel beim Buchen anzuzeigen, kann die Buchungs-zeile angepasst (Kapitel 7.5) und das Gegenkonto und das Feld BU getrennt werden.

Steuer mit einem Steuerschlüssel

BEISPIEL:

Buchung eines Kassebeleges: Einkauf von Bürobedarf am 05.01. in Höhe von 11,90 EUR

Buchungssatz:


4930 (6915) 1000 (1600) 11,90

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SO BUCHEN SIE DIE STEUER MIT EINEM STEUERSCHLÜSSEL

Voraussetzung: Das Buchen ist geöffnet (Kapitel 8.2).


2) Drücken Sie , um die Eingabe auszulösen.Der Betrag wird übernommen. Der Cursor steht im Feld BU.

3) Drücken Sie + .

4) Wählen Sie in der Liste Anzeige den Eintrag Vorsteuer.Es werden alle Vorsteuerschlüssel angezeigt.

5) Doppelklicken Sie auf den benötigen Schlüssel.Der gewählte Steuerschlüssel wird im Feld BU eingetragen.

6) Erfassen Sie das Gegenkonto.

HINWEIS:


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Ergebnis:Die Buchungszeile leert sich. Die Einträge im Feld Datum (= Schleppfunktion) und im Feld Konto (= Schleppfunktion) bleiben bestehen. Die Buchung ist in der Buchungsansicht zu sehen.In der Detailansicht ist die Wirkung des Buchungssatzes ersichtlich.

7.11 DasÄndernvonKontenbeschriftungenbeimBuchen

Wenn Sie eine Kontenbeschriftung beim Buchen ändern wollen, klicken Sie auf das Symbol in der Statusinformation (Kapitel 7.3). Es öffnet sich das Dialogfenster Konto neu anlegen / ändern. Erfassen Sie die gewünschte Kontobezeichnung und bestätigen Sie mit . Um ein neues Konto anzulegen klicken Sie im Dialogfenster Konto neu anlegen / ändern auf .

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7.12 BuchungenaufteilenUm Buchungen zu erfassen, die sich aus mehreren Positionen zu verschiedenen Sachkonten oder unterschiedlichen Steuersätzen zusammensetzen, nutzen Sie die Programmfunktion Auf-teilen. Mit Hilfe der Aufteilung können Sie Buchungen einfacher erfassen.

SITUATION:





Stapel: Rechnungen März

Von der NEON Muster AG (Kto 82000) erhalten Sie am 23.03. folgende Rechnung:

Warenwert 10.000,00 EUR

Verpackung 50,00 EUR

Netto 10.050,00 EUR

+ 19 % USt 1.909,50 EUR

Rechnungsbetrag 11.959,50 EUR

Hierbei wollen Sie den Warenwert auf das Konto Wareneingang 19 % USt und die Verpackung auf das Konto Bezugsnebenkosten buchen.

Buchungssatz:

Soll-Konto (SKR 03/04)

Haben-Konto (SKR 03/04)

Betrag

3400/5400 82000/82000 11.900,00

3800/5800 82000/82000 59,50

SO TEILEN SIE EINE RECHNUNG AUF MEHRERE KONTEN AUF


1) Klicken Sie unterhalb der Buchungszeile auf den Link Aufteilung starten.

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Das Dialogfenster Aufteilung starten öffnet sich.

HINWEIS:

Bereits in der Buchungszeile gefüllte Felder sind schon vorbelegt.

2) Erfassen Sie im Dialogfenster Aufteilung starten in den Eingabefeldern die Daten zur Auftei-lung.

3) Legen Sie dabei fest, welches Konto innerhalb der Aufteilung fix sein soll. Markieren Sie dafür den Schaltknopf Konto bzw. Gegenkonto. Geben Sie anschließend die Kontonummer ein bzw. öffnen Sie das Dialogfenster Auswahl Konto bzw. Auswahl Gegenkonto und wählen Sie aus der Liste die gewünschte Kontonummer.

HINWEIS:

Es kann nur das Konto oder das Gegenkonto als fixes Konto definiert werden. Das feh-lende Konto für einen vollständigen Buchungssatz erfassen Sie in der Buchungszeile. Die Buchungssätze für die einzeln aufzuteilenden Positionen erfassen Sie ebenfalls in der Buchungszeile.

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HINWEIS:

Standardmäßig ist die Umsatzerfassung in Brutto-Werten vorbelegt. Sie können jedoch je nach Beleg die Einzelbuchungssätze des aufzuteilenden Beleges auch mit Netto-Werten erfassen.

4) Schließen Sie das Dialogfenster mit .Sie befinden sich wieder in der Buchungserfassung. Die Buchungszeile ist optisch hervorge-hoben (grün) und mit den eingegebenen Daten aus dem Dialogfenster Aufteilen starten vorbe-legt.Der Gesamtbetrag und der Restbetrag der Aufteilung werden als Kontrollinstrument über der Buchungszeile angezeigt.

5) Geben Sie die aufzuteilenden Teilbuchungen wie gewohnt ein und drücken Sie zum Ab-schluss der einzelnen Buchungen.

HINWEIS:

Beachten Sie beim Buchen mit Steuerrechnung die Automatikkonten (Kapitel 7.10.1) oder verwenden Sie einen entsprechenden Steuerschlüssel (Kapitel 7.10.2 gibt).

Der Gesamtbetrag und der Restbetrag der Aufteilung werden mit jeder Teilbuchung ange-passt und Sie behalten den Überblick.Nach der letzten Buchung (Restbetrag gleich null) erhalten Sie automatisch das Dialogfens-ter Aufteilen beenden, in dem Sie das weitere Vorgehen durch verschiedene Optionen festlegen können.

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6) Markieren Sie den Schaltknopf Aufteilung beenden und bestätigen Sie mit .

Ergebnis:Sie befinden sich wieder in der Standard-Buchungszeile (gelb). Die Teilbuchungen sind in der Buchungsansicht zu sehen und der gesamte Rechnungsbetrag ist verbucht.

7.13 Fremdwährungsrechnung

Wenn Sie Belege in Fremdwährung nicht extra in die Basiswährung (Euro) umrechnen möch-ten, können Sie diese in der Buchungszeile unter WKZ direkt erfassen und vom Programm auto-matisch anhand eines hinterlegten Kurses umrechen lassen.

SITUATION:





Stapel: Kasse/Bank März

Sie erhalten in der Kasse am 05.03. einen Tankbeleg über 160,00 USD.

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SO BUCHEN SIE EINE RECHNUNG IN FREMDWÄHRUNG

Voraussetzung: Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).Ein Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).

1) Wählen Sie in der Liste WKZ die Währung des Belegs.

HINWEIS:

Die Liste Währungskennzeichen ist mit der Basiswährung (Kapitel 4.3.1) vorbelegt.

HINWEIS:

Sie können den Umfang der Liste eingrenzen, indem Sie unter Extras | Fremdwährung | Wäh-rungstabelle die relevanten Währungen definieren.

2) Erfassen Sie im Feld Umsatz den Betrag des Belegs in Fremdwährung.

3) Erfassen Sie wie bisher alle weiteren Daten zu der Buchung.

4) Drücken Sie auf , um die Eingabe auszulösen.Das Dialogfenster Währungsrechner wird geöffnet.

HINWEIS:

Wenn Sie eine EWU-Währung gewählt haben, dann wird der Betrag mit dem fixierten Kurs umgerechnet und die Buchung übernommen.

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5) Erfassen Sie den Kurs in Mengennotation und bestätigen Sie mit .

HINWEIS:

Wenn Sie den Umrechnungskurs nicht jedes Mal eingeben möchten, können Sie diesen unter Extras | Fremdwährung | Kurstabelle hinterlegen.

Ergebnis:Der Betrag in Fremdwährung wird in die Basiswährung umgerechnet. Die Buchung wird in die Buchungsansicht übernommen. Der Kurs und Betrag in Fremdwährung werden zusätzlich gespeichert.

HINWEIS:

Achten Sie bei der nächsten Buchung darauf, dass Sie das richtige WKZ gewählt haben.

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8.1 EffizientesEingebenvonBuchungenim

BelegkreisKasse

8.2 EingabederAbstimmsumme

8.3 EingabederGruppensumme

8.4 DieKassenminusprüfung

8 DasBuchenderKasse

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Für das Erfassen der Kassen gelten die allgemeinen Regeln, wie im íKapitel 7 beschrieben. Dar-überhinaus können Sie Zusatzfunktionen nutzen, um Fehler zu vermeiden. Dies sind:

�� Eingabe einer Abstimmsumme,

�� Aktivierung der Kassenminusprüfung.

8.1 EffizientesEingebenvonBuchungenimBelegkreisKasse

Bevor die Kasse gebucht wird, sollten folgende Überlegungen angestellt werden:

�� Können Buchungen aus einer Kassenerfassung übernommen werden (Kapitel 6.4)?

�� Wie können die Felder der Buchungszeile belegt werden, damit möglichst wenige Eingaben gemacht werden müssen?

Um Buchungen des Belegkreises Kasse effizient im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro zu erfassen, kann die Schlepplogik (Kapitel 7.6.3) genutzt werden. Wird im Feld Konto das Kassenkonto hinterlegt, wird es geschleppt. Ein erneutes erfassen ist nicht mehr nötig.Das Gleiche gilt für das Feld Datum. Auch dieses Feld wird vom vorangegangen Buchungssatz übernommen. Wurden die Belege im Vorfeld dem Datum nach sortiert, kann bei einer Vielzahl der Buchungen auch auf die Eingabe des Datumsfeldes verzichtet werden. Nach Eingabe des Gegenkontos bzw. des Belegfeldes 1 kann in diesen Fällen der Buchungssatz sofort mit dem Symbol ausgelöst werden, bzw. mit zum Feld Buchungstext gesprun-gen werden.

8.2 EingabederAbstimmsumme

Die Abstimmsumme ist ein rechnerisches Kontrollmittel, das Soll- und Haben-Buchungen ver-rechnet. Die Eingabe einer Abstimmsumme wird auf der Primanota (= Erfassungsprotokoll) aufgezeichnet. Nach der Erfassung der Buchungen können Sie eine Gruppensumme setzen, die ebenfalls auf der Primanota festgehalten wird. Die Eingabe der Abstimm- und Gruppensummen kann bei der Prüfung der erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit helfen. Sie können z. B. nach Abschluss der Kassenerfassung den Kassenbestand lt. Kassenbuch und der Abstimmsumme der erfassten Buchungen im Buchungs-kreis Kasse vergleichen.

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SO GEBEN SIE EINE ABSTIMMSUMME EIN

Voraussetzung: Das Buchen ist für den Bestand geöffnet (Kapitel 7.2).

1) Doppelklicken Sie in der Primanotaansicht (Kapitel 7.3) auf die Zeile in der Buchungsüber-sicht mit dem Buchungstext Abstimmsumme.

HINWEIS:

Diese Zeile wird jeweils am Anfang eines neuen Stapels, bzw. nach Erstellung einer Grup-pensumme (Kapitel 8.3) gebildet.

2) Geben Sie als Abstimmsumme den Anfangsbetrag (z. B. Kassenbetrag) zum Beginn der Bu-chungen ein- oder –klicken Sie auf , um den Wert der letzten Gruppensumme (Kapitel 8.3) zu übernehmen.

3) Bestätigen Sie die Eingabe mit für einen Soll-Wert oder für einen Haben-Wert, jeweils bezogen auf das Konto, das Sie im Feld Konto stehen haben.


Ergebnis:Die Abstimmsumme wird in der Buchungsansicht mit dem neuen Wert angezeigt.

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8.3 EingabederGruppensummeDie Abstimmsumme wird durch jede getätigte Buchung aktualisiert. Am Ende des Buchungs-kreises muss diese Abstimmsumme mit den Kontrollauswertungen (z. B. Kassenbuch) über-einstimmen. Zur Dokumentation kann am Ende der Buchungserfassung (oder auch zwischen-durch) eine Gruppensumme gebildet werden.

SO GEBEN SIE EINE GRUPPENSUMME EIN

Voraussetzung: Das Buchen ist für den Bestand geöffnet (Kapitel 8.2).

1) Klicken Sie in die Buchungsübersicht.

2) Klicken Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Eintrag Gruppensumme setzen.

Ergebnis:Das Programm setzt in der Buchungsübersicht (Kapitel 7.3) eine neue Zeile mit dem Buchungs-text Gruppensumme. Das Programm erstellt eine neue Zeile in der Buchungsübersicht mit dem Buchungstext Abstimmsumme.

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8.4 DieKassenminusprüfungZur Vermeidung eines negativen Kassebestandes kann im Programm eine Kassenminusprüfung aktiviert werden. Führt eine Buchung auf dem entsprechenden Konto zu einem negativen Be-stand, öffnet sich ein Hinweis, der auf diesen Sachverhalt aufmerksam macht.

SO AKTIVIEREN SIE DIE KASSENMINUSPRÜFUNG

Voraussetzung:Ein Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).

1) Wählen Sie Bearbeiten I Kassenminusprüfung- oder –drücken Sie + + .

2) Wählen Sie das Konto, für das Sie die Kassenminusprüfung durchführen lassen wollen.


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Ergebnis:Der Hinweis mit dem Startsaldo des gewählten Kontos öffnet sich.

Die Kassenminusprüfung ist aktiv.

HINWEIS:

Dass die Kassenminusprüfung aktiv ist, sehen Sie rechts oberhalb der Buchungszeile.

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9.1 FindendesrichtigenPersonenkontos

(OPOS-Suche)

9.2 DieFunktion„Belegfeld1automatisch

erhöhen“

9.3 Soforterfassung-Anlagenbuchführung

9 DasBuchenvonEin-undAusgangs-rechnungen

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Für das Erfassen der Ein- und Ausgangsrechnungen gelten die allgemeinen Regeln, wie im Kapitel 7 beschrieben. Allerdings gibt es hier ebenfalls ein paar Buchungserleichterungen:

�� Die OPOS-Suche zum leichten Auffinden des richtigen Personenkontos und

�� die Funktion Belegfeld 1 automatisch erhöhen.

9.1 FindendesrichtigenPersonenkontos(OPOS-Suche)

Bei der Suche nach dem richtigen Konto, insbesondere der Personenkonten, unterstützt Sie das Programm mit dem Buchungsmodus Rechnungen buchen. Hierbei öffnet sich das Dialogfenster OPOS-Suche und ermöglicht Ihnen, komfortabel nach Kontonummern, Rechnungsnummern oder Geschäftspartner zu suchen.





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SO BUCHEN SIE EINE RECHNUNG IM BUCHUNGSMODUS „RECHNUNGEN BUCHEN“

Voraussetzung:In den Stammdaten ist OPOS aktiviert (Kapitel 4.3.2). Der zu buchende Bestand (Kapitel 5.1) und ein Buchungsstapel sind geöffnet (Kapitel 7.2).

1) Klicken Sie auf den Link Rechnungen buchen.

Die Buchungsansicht (Kapitel 7.2) wechselt von der Primanotenansicht (Kapitel 7.3) in die Ansicht OPOS-Konto (Kapitel 7.3). Das Dialogfenster Rechnungen buchen (OPOS Suche) öffnet sich.

– Suche nach Konto:

Geben Sie hier die Kontonummer des Personenkontos ein. Wenn es sich um ein Sachkonto handelt, können Sie dieses mit dem BU-Schlüssel (Kapitel 7.10.2). Falls die Kontonummer nicht bekannt ist, schreiben Sie statt der Kontonummer einen Teil der Kontobeschriftung in das Eingabefeld oder klicken Sie neben dem Schaltknopf Konto auf das Symbol , um das Konto mit Hilfe weiterer Suchfunktionen zu wählen.

– Suche nach Rechnungsnummer:

Diese Suche ist insbesondere beim Buchen von Zahlungen relevant (Kapitel 10.1).

– Suche nach Geschäftspartner:

Bei der Suche nach Geschäftspartnern werden anhand der Eingaben die Geschäftspartner in den Feldern Kurzbezeichnung, Unternehmensgegenstand und Ort durchsucht. Auch die Eingabe einer Personenkontonummer ist möglich.

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2) Markieren Sie die gewünschte Suchart und geben Sie einen Suchbegriff ein.

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3) Doppelklicken Sie auf das gesuchte Konto.Das Dialogfenster Geschäftspartner auswählen wird geschlossen. Das gesuchte Personenkonto wird im Feld Gegenkonto der Buchungszeile eingestellt. In der Buchungsansicht sind die Offenen Posten des gewählten Geschäftspartners sichtbar.

4) Erfassen Sie die restlichen Daten der Buchungszeile und übernehmen Sie die Buchung mit .

9.2 DieFunktion„Belegfeld1automatischerhöhen“

Mit der Funktion Belegfeld 1 automatisch erhöhen können Sie, insbesondere beim Buchen von Aus-gangsrechnungen, das Erfassen eines weiteren Feldes einsparen. Auf Grund der ersten Eingabe im Feld Belegfeld 1 erhöht das Programm bei der nächsten Buchung den Wert automatisch um 1.

SO AKTIVIEREN SIE DIE FUNKTION „BELEGFELD 1 AUTOMATISCH ERHÖHEN“

Voraussetzung:Ein Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).

�� Wählen Sie Bearbeiten I Belegfeld1 automatisch erhöhen.

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9.3 Soforterfassung-AnlagenbuchführungMit dem Programm Anlagenbuchführung pro können Sie direkt vor Ort einen Bestand zur An-lagenbuchführung erstellen, verwalten und pflegen. Das Programm unterstützt Sie bei der men-gen- und wertmäßigen Führung der Positionen des Anlagevermögens. Es ermittelt Ihnen nicht nur die Abschreibungen nach allen steuer- und handelsrechtlich zulässigen Abschreibungsme-thoden, sondern bereitet auch das vorhandene Zahlenmaterial zu einem Brutto-Anlagenspiegel nach den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) (DE) auf. Im Rahmen der Belegerfassung der Finanzbuchführung können Sie bei Buchungen des Anlage-vermögens gleichzeitig die entsprechende Bewegung im Programm Anlagenbuchführung pro anlegen. Sie müssen nur entscheiden, ob aus dem Buchungssatz ein neues Inventar erzeugt wer-den soll (und ggfs. die Nutzungsdauer ergänzen), oder ob aus dem Buchungssatz eine Bewegung zu einem bestehenden Inventar erzeugt werden soll.

SO AKTIVIEREN SIE DIE SOFORTERFASSUNG ANLAGENBUCHFÜHRUNG

Voraussetzungen:Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1). Ein Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 8.2).

1) Öffnen Sie im Arbeitsblatt Belege buchen das Kontextmenü (= rechte Maustaste).

2) Wählen Sie den Eintrag Eigenschaften. Der Zusatzbereich Eigenschaften öffnet sich.

3) Öffnen Sie im Zusatzbereich Eigenschaften den Bereich Buchungssatz.

4) Aktivieren Sie unter Buchungserfassung das Kontrollkästchen Soforterfassung Anlagenbuchführung.

Ergebnis:Die Soforterfassung Anlagenbuchführung ist aktiviert.

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SITUATION:





Kauf eines PKW Golf am 13.04. in Höhe von 26.500,00 EUR, Kreditor 81950 Fahrzeuge Köhler-test, Belegfeld 886000.

Buchungssatz:

Soll-Konto (SKR 03/04)

Haben-Konto (SKR 03/04)

Betrag

320/520 81950/81950 26.500,00

SO ERFASSEN SIE EIN NEUES INVENTAR ÜBER DIE SOFORTERFASSUNG

Voraussetzung:Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1). Ein Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).Die Soforterfassung Anlagenbuchführung ist aktiviert.

1) Erfassen Sie den Buchungssatz mit dem entsprechenden Anlagekonto (Kapitel 9.1).

HINWEIS:

Im Bereich des Anlagevermögens enthält der DATEV Standardkontenrahmen keine Kon-ten zur automatischen Berechnung der Umsatzsteuer. Soll trotzdem eine Steuerrechnung erfolgen, muss mit dem entsprechenden Steuerschlüssel (Kapitel 7.10.2) gebucht wer-den.


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Das Dialogfenster Buchungssatz einem Inventar zuordnen öffnet sich.

Die Option Neues Inventar anlegen ist standardmäßig aktiv.Das Feld Konto zeigt die Kontennummer und Bezeichnung des gebuchten Anlagekontos.Im Feld Inventar schlägt das Programm eine neue Inventarnummer vor und übernimmt den Buchungstext als Beschreibung.

3) Ändern Sie ggf. die Inventarnummer und/oder Beschriftung.

4) Erfassen Sie im Erfassungsfeld ND (JJ/MM) die Nutzungsdauer des gebuchten Anlagegutes.

HINWEIS:

Durch klicken auf das Symbol kommen Sie zu dem Dialogfenster Nutzungsdauer auswäh-len. Hier können Sie die passende AfA-Tabelle auswählen und das entsprechende Anlage-gut suchen. Die Nutzungsdauer wird dann entsprechend der AfA-Tabelle übernommen.

5) Beenden Sie die Eingabe des Dialogfensters Neues Inventar mit .

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Ergebnis:Der Buchungssatz wird in die Buchungsansicht übernommen. Die Informationen des Inventars für die Anlagenbuchführung sind gespeichert.

HINWEIS:

In der Detailansicht (Kapitel 8.2) werden die Inventarinformationen in den Zusatzinforma-tionen angezeigt.

SITUATION:





Stapel: April

Der PKW Golf wird am 28.04. mit einer eingebauten Klimaanlage im Wert von 2.000 EUR (brut-to) aufgerüstet, Kreditor 81950 Fahrzeuge Köhlertest, Belegfeld 887000.

SO ERFASSEN SIE EINE NEUE BEWEGUNG ZU EINEM BESTEHENDEM INVENTAR ÜBER DIE SOFORTERFASSUNG

Voraussetzung:

Der zu buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).Ein Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).Die Soforterfassung Anlagenbuchführung ist aktiviert.

1) Erfassen Sie den Buchungssatz mit dem entsprechenden Anlagekonto (Kapitel 9.1).

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2) Drücken Sie , um den Buchungssatz auszulösen.

3) Markieren Sie das gewünschte Inventar (PKW Golf) und klicken Sie auf .

Ergebnis:Der Buchungssatz wird in die Buchungsansicht übernommen. Die neue Bewegung wurde dem Inventar zugeordnet.

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Auch die Verminderung der Anschaffungskosten z. B. bei Zahlung mit Skonto kann über die ANLAG-Sofort-Erfassung er/fasst werden.

SITUATION:





Stapel: Bank April

Der unter Kapitel 9.3 erfasste Golf wird am 23.04. über die Sparkasse (1230/1830) bezahlt.Kreditor: 81950, Zahlbetrag 25.970,00 EUR.

SO BUCHEN SIE DIE ZAHLUNG EINES ANLAGEGUTES MIT SKONTOABZUG

Voraussetzung:Die Soforterfassung Anlagenbuchführung ist aktiviert (Kapitel 9.3). In den Stammdaten ist OPOS aktiviert (Kapitel 4.3.2).Der zu buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).Ein Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).In der Buchungszeile ist das Erfassungsfeld Skonto aktiv (Kapitel 7.5).

1) Buchen Sie den Zahlungsvorgang wie unter Kapitel 9.1. beschrieben.Beim Auslösen des Buchungssatzes öffnet sich folgender Hinweis:

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2) Bestätigen Sie diese Meldung mit .Der Hinweis wird geschlossen. Die geänderten Werte stehen in der grünen Buchungszeile.

3) Übernehmen Sie den Buchungssatz.Es öffnet sich folgender Hinweis:

4) Lesen Sie den Hinweis und bestätigen Sie mit .

5) Markieren Sie das betreffende Wirtschaftsgut.


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Ergebnis:Die Buchung wird in die Buchungsansicht übernommen und die neue Bewegung dem Inventgar zugeordnet.

HINWEIS:

Möchten Sie das Ergebnis der Buchung sehen, können Sie in die Buchungsansicht Primano-tenansicht wechseln (Kapitel 7.3), den entsprechenden Buchungssatz in der Buchungsan-sicht markieren und in den Details (Kapitel 8.3) die Summen und Salden wählen.

Sie sehen, dass der Skontobetrag nicht auf das allgemeine Skonto-Konto gebucht wurde, sondern mit negativen Vorzeichen auf das Anlagekonto (= Generalumkehr).

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10.1 FindendesrichtigenPersonenkontosbeim

BuchenderBank

10.2 ZahlungmitSkontoabzugbuchen

10.3 DieSammelzahlung

10 DasBuchenderBank

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Für das Erfassen der Zahlungsein- und -ausgänge gelten die allgemeinen Regeln, wie im Kapitel 7 beschrieben. Zusätzlich bietet das Programm Funtionen, die Ihnen das Buchen ver-einfachen:

�� Der Buchungsmodus Zahlungen buchen zum leichten Auffinden des richtigen Personenkontos 7 des Offenen Postens und

�� die Skontoprüfung.

10.1 FindendesrichtigenPersonenkontosbeimBuchenderBank

Haben Sie in den Stammdaten OPOS aktiviert (Kapitel 4.3.2), unterstützt Sie das Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro beim Buchen von Zahlungen komfortabel durch die Funk-tion Zahlungen buchen.

Zahlung manuell buchen

BEISPIEL:






Am 10.03. soll folgender Zahlungseingang auf der Muster-Sparkasse (Kto 1230/1830) gebucht werden:Grütling-Muster Georg, De. 60301, Re. 1101, 200,00 EUR

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SO BUCHEN SIE EINE ZAHLUNG MANUELL

Voraussetzung: In den Stammdaten ist OPOS aktiviert (Kapitel 4.3.2). Der zu buchende Bestand (Kapitel 5.1) und ein Buchungsstapel sind geöffnet (Kapitel 7.2).

1) Klicken Sie auf den Link Zahlungen buchen.

2) Wählen Sie das entsprechende Geldkonto, das Sie buchen möchten und bestätigen Sie mit .

Im Feld Konto der Buchungszeile wird das gewählte Geldkonto fest hinterlegt (Vorteil: Schlepp-funktion Kapitel 7.6.3). In der Buchungsübersicht wird automatisch die Ansicht OPOS-Kon-to (Kapitel 7.3) eingestellt.

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3) Erfassen Sie im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) das Belegdatum.

4) Markieren Sie in der Gruppe Suche, je nach vorhandener Information, den Schaltknopf Konto, Rechnungsnummer oder Geschäftspartner und geben Sie Ihre Angaben ein (Kapitel 9.1).

5) Bestätigen Sie die Suche mit .Im Dialogfenster Zahlung bearbeiten werden die Offenen Posten des gewählten OPOS-Kontos angezeigt.

6) Doppelklicken Sie auf den offenen Posten, der bezahlt wurde.

HINWEIS:

Wurden mehrere offene Posten des Kontos bezahlt (Sammelzahlung), ist eine Mehrfach-selektierung möglich.

HINWEIS:

Wird nur ein passender offener Posten gefunden, wird die Ausgleichbuchung direkt in die Buchungszeile gestellt.

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Ergebnis: Der gewählte Posten wird direkt als Zahlungsbuchung (mit richtigem Soll/Haben-Kennzeichen Kapitel 7.6) in die Buchungszeile gestellt. Müssen in dem Buchungssatz keine Änderungen mehr vorgenommen werden, kann der Buchungssatz direkt mit übernommen werden.

HINWEIS:

Haben Sie eine zusammengesetzte Buchung, bei der teilweise das hinterlegte Geldkonto nicht verwendet werden soll, so können Sie im Buchungsmodus „Zahlungen buchen“ mit der Tastenkombination + das Kontofeld aktivieren und ein abweichendes Konto ein-geben. Beim Auslösen des Buchungssatzes wird das Feld wieder mit dem ursprünglichen Geldkonto belegt.

10.2 ZahlungmitSkontoabzugbuchen

BEISPIEL:





Am 10.03. soll folgender Zahlungseingang auf der Sparkasse (Kto 1230/1830) gebucht werden: Grütling-Muster Georg, De. 60301, Re. 20JJ030367, 245,00 EUR

SO BUCHEN SIE EINE ZAHLUNG MIT SKONTOABZUG

Voraussetzung:In den Stammdaten ist OPOS aktiviert (Kapitel 4.3.2). Der zu buchende Bestand (Kapitel 5.1) und ein Buchungsstapel sind geöffnet (Kapitel 7.2). In der Buchungszeile ist das Feld Skonto aktiv (Kapitel 7.5).

1) Buchen Sie die Zahlung wie im Kapitel 10.1.1 beschrieben.Der gewählte Posten ist als Zahlungsbuchung in der Buchungszeile.

2) Ändern Sie den Betrag im Feld Umsatz auf den Zahlbetrag.

3) Drücken Sie , um den Zahlbetrag auszulösen.

4) Geben Sie das Belegdatum ein.

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5) Aktivieren Sie die Skontoprüfung mit .Das Dialogfenster Skontoprüfung zeigt die entsprechenden Zahlungsmodalitäten an.

6) Bestätigen Sie mit .Das Programm stellt den Differenzbetrag zwischen Rechnung und Zahlbetrag in das Feld Skonto der Buchungszeile. Müssen in dem Buchungssatz keine weiteren Änderungen vorge-nommen werden, kann der Buchungssatz mit übernommen werden.

Ergebnis:Nach Auslösen des Buchungssatzes können Sie das Ergebnis der Buchung in den Details (Kapitel 7.3) unter Summen und Salden sehen.

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10.3 DieSammelzahlungDie Sammelzahlung ermöglicht Ihnen eine komfortable Verbuchung für Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in einem Handlungsschritt beglichen werden sollen. Wenn ein Kun-de z. B. drei Rechnungen gemeinsam zahlt, müssen für den Umsatz auf dem Bankbeleg mehrere Buchungssätze eingegeben werden. Mittels der Sammelzahlung können Sie komfortabel diesen Vorgang auf verschiedenen OPOS- und/oder Sachkonten verbuchen.

SITUATION:

Musterdatenbestand: Musterholz GmbH 29098/55003 (SKR 03)

Testholz GmbH 29098/55004 (SKR 04)




Das Möbelhaus Beispielmeiser zahlt am 29.03. folgende Rechnungen 201203049, 201203053 an die Deutsche Bank (1200/1800).

SO ERFASSEN SIE ZAHLUNGEN MIT MEHREREN RECHNUNGEN VON EINEN GESCHÄFTS-PARTNER



2) Wählen Sie im Dialogfenster Konto auswählen die Deutsche Bank.

3) Geben Sie im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) das Datum (29.03) und das Personen-konto der Sammelzahlung (10200) ein. Es öffnet sich das Dialogfenster Zahlung bearbeiten (Ausnahme: es gibt nur einen offenen Pos-ten auf dem Personenkonto).

4) Wählen Sie im Dialogfenster Zahlung bearbeiten die Rechnungen aus der Liste, indem Sie diese markieren bzw. indem Sie die Rechnungsnummer(n) in das Feld Rechnungs-Nr. oberhalb der Liste eingeben.

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5) Prüfen Sie den Auf dem Bankkonto gebuchten Betrag mit dem Betrag Selektierte Rechnungen.

6) Schließen Sie das Dialogfenster Zahlung bearbeiten mit . Es öffnet sich das Dialogfenster Sammelzahlung beenden mit der Vorbelegung Sammelzahlung be-enden.

7) Schließen Sie das Dialogfenster Sammelzahlung beenden mit .

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Ergebnis:Die Offenen Posten sind ausgeglichen, die Sammelzahlung wird beendet und das Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) geöffnet.

SITUATION:

Am 30.03 ist auf der Dresdner Bank eine Abbuchung in Höhe von 7.935,47 EUR. Hierbei handelt es sich um eine Sammelzahlung der Kreditoren Sägewerk Kumpfmühle-Test und Unkastester & Hübnerbeispiel. Dabei wurden 7.935,35 EUR an Sägewerk Kumpfmühle-Test für Rechnung 33506 und 35902 beglichen und an Unkastester & Hübnerbeispiel 582,12 EUR für Rechnung 7006 und 45678 (mit 2 % Skontoabzug) bezahlt.

SO ERFASSEN SIE EINE ZAHLUNGSBUCHUNG FÜR MEHRERE RECHNUNGEN VON UN-TERSCHIEDLICHEN KREDITOREN



2) Wählen Sie im Dialogfenster „Konto auswählen“ das Geldkonto.

3) Erfassen Sie im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) das Datum und klicken auf .

Das Dialogfenster Sammelzahlung starten öffnet sich.

4) Erfassen Sie den gesamten Betrag der auf der Bank abgebucht wurde unter Zahlbetrag ge-samt und setzten Sie das S/H-Kennzeichen.

5) Schließen Sie das Dialogfenster Sammelzahlung starten mit .Es öffnet sich das Dialogfenster Zahlung buchen (OPOS-Suche).

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6) Geben Sie hier das erste Personenkonto der Sammelzahlung (70100) ein. Es öffnet sich das Dialogfenster Zahlung bearbeiten.

7) Markieren Sie die beiden Rechnungen (33506 und 35902) in der Liste.

8) Bestätigen Sie das Dialogfenster mit .Es öffnet sich das Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) (die Personenkonto-Nummer 70100 ist noch vorbelegt).

9) Geben Sie das Personenkonto des 2. Geschäftspartners (91100) ein.Es öffnet sich das Dialogfenster Zahlung bearbeiten.

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10) Markieren Sie die 2 Rechnungen, die mit Skontoabzug bezahlt wurden, in der Liste.Es werden Ihnen im rechten grauen Bereich der Unterzahlungsbetrag (-11,88) und die Diffe-renz prozentual (2 %) angezeigt.Um den Unterzahlungsbetrag gleichmäßig auf alle Rechnungen als Skonto zu verteilen, akti-vieren Sie das Kontrollkästchen als Skonto übernehmen. Das Feld Zahlbetrag anteilig wird automatisch als Summe der selektierten Rechnungen gefüllt.

HINWEIS:

Wenn Sie den Skontobetrag korrekt zuordnen wollen, buchen Sie innerhalb der Sammel-zahlung die Zahlungen an diesen Kreditor einzeln.

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11) Schließen Sie das Dialogfenster Zahlung bearbeiten mit . Im Dialogfenster Sammelzahlung beenden ist der Schaltknopf Sammelzahlung beenden bereits mar-kiert.

12) Schließen Sie das Dialogfenster Sammelzahlung beenden mit .

Ergebnis:Die Sammelzahlung wird beendet. Das Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) wird geöffnet.Die Rechnungen werden ausgeglichen.

10.4 DasBuchenelektronischerBankkontoumsätze

10.4.1 Überblick

Bislang kennen Sie die manuelle Erfassungsmöglichkeiten vorliegender Papierkontoauszüge. Alternativ dazu können Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen/Rechnungswesen pro elektro-nische Bankkontoumsätze einlesen. Die elektronisch vorliegenden Informationen, z. B. Rech-nungsnummern im Verwendungszweck, werden für die Erstellung von Buchungsvorschlägen genutzt. Über die Lerndatei können Sie Regeln zur Behandlung von regelmäßig wiederkehren-den Positionen festlegen und so vom Programm auch z. B. Mietzahlungen und andere Kosten zuordnen lassen. Sie gestalten dadurch die Erfassung der Banken komfortabler, schneller und weniger fehleranfällig.

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Der Arbeitsablauf im Überblick

Bank

RechenzentrumRZ-Bankinfo

DATEV-Zahlungsverkehr

ElectronicBankingProdukt

Kanzlei-Rechnungswesenpro/Rechnungswesenpro/RechnungswesenEinzelplatzpro

1) Generieren von Buchungsvorschlägen

2) Kontrollieren und ergänzen von Buchungsvorschlägen

3) Bestätigen von Buchungsvorschlägen zu Buchungssätzen

HINWEIS:

Neben Bankkontoumsätzen können auch elektronisch vorliegende Rechnungsein- und -aus-gangsbelege oder Kassenbelege in Form von Buchungsvorschlägen eingelesen werden. Bei-spielsweise kann Ihr Mandant über das Rechnungsein-/ausgangsbuch online und das Kas-senbuch online Belege vorerfassen, ohne eine komplette Kontierung vorzunehmen. Diese Daten können Sie einlesen und als Buchungsvorschläge abarbeiten. Dabei unterstützt Sie ebenfalls eine Lerndatei.

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10.4.2 ErzeugenvonBuchungsvorschlägen

SITUATION:





Stapel: Neuer Stapel: Deutsche Bank März

SO ERZEUGEN SIE ERSTMALIG BUCHUNGSVORSCHLÄGE FÜR BANKEN

Voraussetzung:Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).Der Buchungsstapel ist angelegt (Kapitel 7.2).

1) Klicken Sie auf den Link unter der Buchungszeile.Das Dialogfenster Buchungsvorschläge erzeugen öffnet sich.

HINWEIS:

Im Hintergrund ist das Dialogfenster Buchungsvorschläge bearbeiten geöffnet.

2) Prüfen Sie im Dialogfenster Buchungsvorschläge erzeugen den Modus und passen Sie ggf. den Umfang der zu erzeugenden Buchungsvorschläge ein.


4) Schließen Sie den Hinweis.Das Dialogfenster Buchungsvorschläge bearbeiten wird mit der Übersicht aller Bankverbindun-gen angezeigt, für die bereits Buchungsvorschläge erzeugt wurden.

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5) Doppelklicken Sie auf den Eintrag Deutsche Bank, um die Bank zu bearbeiten.Die erzeugten Buchungsvorschläge werden im geöffneten Stapel (Primanota) integriert.Dabei wird die Meldung „Bearbeitung von Buchungsvorschläge“ angezeigt.

6) Lesen Sie sich die Meldung durch und bestätigen Sie mit .

Ergebnis:Die Buchungsvorschläge sind erstellt.

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10.4.3 DasBearbeitenvonBuchungsvorschlägen

SITUATION:





Stapel: Deutsche Bank März

SO BEARBEITEN SIE ALS SICHER ERKANNTE BUCHUNGSVORSCHLÄGE

Voraussetzung:Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).Der Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).Die Buchungsvorschläge sind erzeugt (Kapitel 10.4.2).

1) Drücken Sie auf , um die Bearbeitung der Buchungsvorschläge zu starten.Die Ansicht OPOS-Konto wird angezeigt. Das Dialogfenster Abgleich FIBU-Saldo mit Bankauszug öff-net sich.

2) Schließen Sie das Dialogfenster mit , wenn das Programm keine Abweichung festgestellt hat. Der erste Buchungsvorschlag wird in die Buchungszeile übernommen. Die Anzeige Details zu Nr.... wechselt auf Elektronischer Beleg. Darin wird der Kontoumsatz mit dem Verwendungs-zweck laut Kontoauszug angezeigt.

Die vorgeschlagene Buchung ist vollständig (Symbol ).

3) Prüfen Sie die Richtigkeit der vorgeschlagenen Buchung.

4) Drücken Sie , um eine Kurzbuchung auszulösen.

5) Drücken Sie , um den nächsten Vorschlag in die Buchungszeile zu übernehmen.

Ergebnis:Der erste Buchungsvorschlag ist verarbeitet, der Offene Posten ist ausgeglichen und der zweite Buchungsvorschlag steht zur Bearbetung in der Buchungszeile.

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Nicht bei allen Buchungsvorschlägen kann das Programm den Buchungssatz sicher ermitteln. Fehlt z. B. im Verwendungszweck der Überweisung die Rechnungsnummer, wird der Buchungs-vorschlag als unsicher gekennzeichnet auch wenn die Beträge Offener Posten und Überwei-sungsbetrag identisch sind.

SO BEARBEITEN SIE BELEGE, DIE ZU EINEM BUCHUNGSSATZ VERVOLLSTÄNDIGT WUR-DEN, ABER DIE EINDEUTIGKEIT NICHT SICHERGESTELLT IST

Voraussetzung:Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).Der Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).Die Buchungsvorschläge sind erzeugt (Kapitel 10.4.2).Der zur Bearbeitung aufgerufene Buchungsvorschlag ist mit dem Symbol gekennzeichnet.

1) Prüfen Sie, ob der Buchungsvorschlag korrekt ist.

2) Drücken Sie auf , um den Buchungsvorschlag zu bestätigen- oder -bestätigen Sie mit + , um die Bearbeitung bis zur Klärung zurückzustellen.

3) Drücken Sie auf , um den nächsten Buchungsvorschlag aufzurufen.

HINWEIS:

Sie können entscheiden, ob die zu klärenden Buchungsvorschläge auch auf ein Verrech-nungskonto buchen. Sie finden diese Optionen im Zusatzbereich Eigenschaften unter dem Link Buchungsvorschläge im Bereich Zu klärende Buchungsvorschläge.

Ergebnis:Der als unsicher erkannte Buchungsvorschlag ist verarbeitet oder entsprechend Ihrer Wahl bis zur Klärung des Sachbverhalts zurückgestellt worden, der nächste Buchungsvorschlag steht in der Buchungszeile.

Nicht bei allen Buchungsvorschlägen kann das Programm das Gegenkonto ermitteln.

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SO BEARBEITEN SIE BELEGE, DEREN GEGENKONTEN NICHT ERKANNT WURDEN

Voraussetzung:Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).Der Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).Die Buchungsvorschläge sind erzeugt (Kapitel 10.4.2).Der zur Bearbeitung aufgerufene Buchungsvorschlag ist mit dem Symbol gekennzeichnet.

1) Suchen Sie im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) nach dem passenden Gegenkonto und bestätigen Sie mit .

2) Ergänzen Sie die fehlenden Angaben in der Buchungezeile und bestätigen Sie mit - oder -bestätigen Sie mit + , um die Bearbeitung bis zur Klärung zurückzustellen.


Ergebnis:Der als unvollständig erkannte Buchungsvorschlag ist verarbeitet oder entsprechend Ihrer Wahl bis zur Klärung des Sachverhalts zurückgestellt worden, der nächste Buchungsvorschlag steht in der Buchungszeile.

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10.4.4 DasErstellenvonLerndateieinträgen

Nicht alle wiederkehrenden Zahlungen können vom Programm zugeordnet werden. Um auch diese Vorgänge komfortabel buchen zu können, bietet das Programm Kanzlei-Rechnungswesen pro Ihnen eine Lerndatei, in der Sie die Buchung definieren.

SITUATION:





Stapel: Deutsche Bank März

SO ERSTELLEN SIE EINEN LERNDATEIEINTRAG

Voraussetzung:Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).Der Buchungsstapel ist geöffnet (Kapitel 7.2).Die Buchungsvorschläge sind erzeugt (Kapitel 10.4.2).Der zur Bearbeitung aufgerufene Buchungsvorschlag ist mit dem Symobl gekennzeichnet (im Beispiel: Buchungsvorschlag 11).

1) Schließen Sie das Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche).

2) Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste.

3) Erfassen Sie das Gegenkonto und ggf. den Buchungsschlüssel.

4) Erfassen Sie den gewünschten Eintrag in den Feldern Belegfeld 1 und Buchungstext. Diese Ein-träge bleiben bis zur Änderung des Lerndateieintrags unverändert.

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5) Ersetzen Sie im Eingabefeld bei Auftreten des folgenden Verwendungszwecks im Kontoauszug alle sich regelmäßig ändernden Zeichen, wie z. B. das Datum durch *.

HINWEIS:

Sie können im Dialogfenster Lerndateieintrag neu über das Symbol Felder einfügen um den Buchungstext und/oder das Belegfeld 1 mit Variablen zu ergänzen.


7) Drücken Sie auf , um den Buchungsvorschlag zu bestätigen.


Ergebnis:Der als unvollständig erkannte Buchungsvorschlag ist verarbeitet. Der Lerndateieintrag ist er-stellt. In Zukunft wird diese Mietzahlung als sicher erkannter Buchungsvorschlag angezeigt. Der nächste Buchungsvorschlag steht in der Buchungszeile.

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11.1 DieKontenabstimmliste

11.2 UmsatzsteuerVoranmeldung(UStVA)

11.3 ZusammenfassendeMeldung

11.4 OPOS-Liste

11.5 OPOS-Konten(Debitoren)/

OPOS-Konto(Kreditoren)

11.6 FIBU-Überwachung

11.7 DieBetriebswirtschaftlicheAuswertung(BWA)

11 Buchführungabstimmen

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Um die Abstimmarbeiten in der Buchführung in einem Arbeitsvorgang zu steuern und den Ab-stimmprozess durch leichtere Fehlerfindung zu beschleunigen, steht Ihnen die Programmfunk-tion Buchführung abstimmen zur Verfügung. Hier werden in Form einer übergreifenden Checkliste zentrale Prüfpunkte abgefragt, anhand derer die Korrektheit der laufenden Buchführung des Monats überprüft werden kann.

Folgende Sachverhalte können prozessorientiert geprüft werden:

�� Abstimmung von Konten mit Hilfe der Kontenabstimmliste,

�� Abstimmung des Anlagevermögens,

�� Prüfung von umsatzsteuerlichen Sachverhalten (UStVA/Zusammenfassende Meldung),

�� Prüfung der Offenen Posten (OPOS-Liste/OPOS-Konto getrennt für Debitoren/Kreditoren),

�� Anzeige der Ergebnisse der automatisierten Prüfung der FIBU-Überwachung,

�� Durchsicht und Analyse der Betriebswirtschaftlichen Auswertungen.

SO ERHALTEN SIE DAS ARBEITSBLATT „BUCHFÜHRUNG ABSTIMMEN“

Voraussetzung: Der abzustimmende Buchungsbestand ist im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet (Kapitel 5.1).

�� Doppelklicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Buchführung abstimmen.

Ergebnis:Im Arbeitsbereich öffnet sich das Arbeitsblatt Buchführung abstimmen.

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11.1 DieKontenabstimmlisteDie Kontenabstimmliste erleichtert Ihnen wesentlich die Kontrolle der Buchführung. Durch den Vergleich der Salden des laufenden Jahres mit den Salden des Vorjahres sehen Sie die Verände-rungen auf den Konten zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt im Buchungszeitraum.Die Gegenüberstellung der Monatswerte des laufenden Jahres mit den Monatswerten des Vormo-nats sowie des Vorjahresmonats ermöglicht eine weitere differenzierte Betrachtung der Entwick-lung der Konten (Vormonatsvergleich). Sie können somit auffällige Abweichungen, die auf Buchungsfehler hinweisen, sehr schnell er-kennen. Durch die zusätzliche Anzeige der Einzelbuchungen des aktuellen Kontoblatts erhal-ten Sie weitere Hinweise zur Ursache signifikanter Abweichungen (z. B. wurde eine monatliche Buchung wie die Miete, oder im Vergleich zum Vorjahr eine Abschreibungsbuchung vergessen).Zur Bearbeitung des Abstimmprozesses stehen Ihnen in der Kontenabstimmliste weitere Funkti-onen zur Verfügung (Vergabe eines Bearbeitungsstatus, Einfügen individueller Anmerkungen).

BEISPIEL:

Testholz GmbH 29098/55004

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11.2 UmsatzsteuerVoranmeldung(UStVA)Die Auswertung Umsatzsteuer-Voranmeldung besteht aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst sowie den Nachweisen zur Verprobung der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

11.2.1 DieUmsatzsteuer-Voranmeldung(UStVA)

Im Arbeitsbereich Umsatzsteuer-Voranmeldung wird das Werteblatt angezeigt, das die Werte für das amtliche Formular zur Umsatzsteuer-Voranmeldung enthält. Im Arbeitsbereich können Sie Eigenschaften wählen und Einstellungen vornehmen, die sowohl den Inhalt als auch das Layout der Auswertungen am Bildschirm und im Druck betreffen.Die Umsatzsteuer-Voranmeldung enthält nur die USt-Beträge, die durch Buchung auf ein Auto-matik-Konto oder durch Erfassen eines Steuerschlüssels errechnet wurden.

BEISPIEL:

USt-Werte: Testholz GmbH 29098/55004

11.2.2DieVerprobungderUmsatzsteuer-Voranmeldung

Die Verprobung unterstützt Sie bei der Prüfung der Umsatzsteuer-Voranmeldung.Die Nachweise werden automatisch beim Aufruf der Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt und bestehen aus den folgenden Auswertungen:

�� Kontennachweis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung,

�� Umsatzsteuer-Verprobung,

�� Vorsteuer-Verprobung.

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Der Auswertungszeitraum für die Nachweise zur Umsatzsteuer-Voranmeldung wird durch den gewählten Auswertungszeitraum der Umsatzsteuer-Voranmeldung vorgegeben, d. h. Monat oder Quartal. Den Zeitraum bestimmen Sie im Zusatzbereich Eigenschaften des Arbeitsbereichs zur UStVA.

SO ERSTELLEN SIE DIE VERPROBUNG ZUR USTVA

Voraussetzung: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung des gewünschten Monats ist geöffnet (Kapitel 11.2.1).

1) Klicken Sie im Zusatzbereich (Kapitel 11.1) Eigenschaften auf den Link Einstellungen.

2) Aktivieren Sie unter Umfang und Varianten das Kontrollkästchen mit Nachweisen (Verprobung).

Ergebnis: Das Protokoll Nachweise zur Umsatzsteuer-Voranmeldung öffnet sich.

Der Kontennachweis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung

Der Kontennachweis erläutert für jede Zeile der Umsatzsteuer-Voranmeldung, auf welche Kon-ten die gemeldeten Beträge gebucht wurden. Neben den Spalten Bemessungsgrundlage und Steuer wird in der Auswertung zu jedem Konto eine Spalte mit den Kontenmonatswerten/Kontenquar-talswerten (Saldo der Monats- bzw. Quartalsverkehrszahlen) für den gewählten Auswertungs-zeitraum gezeigt.

BEISPIEL:

Kontennachweis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung – Testholz GmbH 29098/55004

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Nachweis Umsatzsteuer-Verprobung

In der Auswertung Umsatzsteuer-Verprobung wird die Umsatzsteuer laut Voranmeldung mit der Summe der Umsatzsteuer laut bebuchten Umsatzsteuer-Sammelkonten verglichen.

Mögliche Differenzen werden bei folgenden Sachverhalten erläutert:

�� Direktbuchungen auf Umsatzsteuer-Sammelkonten erscheinen nicht in der UStVA,

�� Buchungen auf Konten mit allgemeinen Kontenfunktionen (z. B. Nachsteuer).

Differenzen, die nicht durch das Programm erläutert werden, können entstehen, wenn indi-viduelle Umsatzsteuer-Sammelkonten für ausländische Umsatzsteuern angelegt und bebucht werden. Die ausländischen Umsatzsteuern sind nicht in der UStVA, aber auf den Umsatzsteuer-Sammelkonten enthalten.

BEISPIEL:

Nachweis zur Umsatzsteuer-Verprobung – Testholz GmbH 29098/55004

Nachweis Vorsteuer-Verprobung

In der Auswertung Vorsteuer-Verprobung wird die Vorsteuer laut Voranmeldung mit der Summe der Vorsteuer laut bebuchten Vorsteuer-Sammelkonten und sonstigen Vorsteuerkonten (mit allge-meinen Kontenfunktionen) verglichen.

BEISPIEL:

Nachweis zur Vorsteuer-Verprobung – Testholz GmbH 29098/55004

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11.3 ZusammenfassendeMeldungIm Arbeitsbereich Zusammenfassende Meldung wird das Werteblatt angezeigt, das die Daten für das amtliche Formular zur Zusammenfassenden Meldung darstellt. Die Werte sind dabei pro USt-IdNr. zusammengefasst.Ein Einzelnachweis und ein Protokoll der unvollständigen Buchungssätze können zusätzlich eingeblendet werden.

BEISPIEL:

Zusammenfassende Meldung – Testholz GmbH 29098/55004

Im unteren Bereich der Zusammenfassenden Meldung wird der Einzelnachweis zur Zusam-menfassenden Meldung angezeigt. Sie sehen hier, aus welchen Einzelbuchungen sich die Werte der Zusammenfassenden Meldung zusammensetzten.

Das Protokoll unvollständiger Buchungen

Wurden steuerliche Tatbestände, die in der Zusammenfassenden Meldung abgebildet werden müssen, ohne USt-IdNr. erfasst, werden diese Buchungen nicht in der Zusammenfassenden Mel-dung angezeigt. Eine Auflistung dieser Buchungen sehen Sie in der Registerkarte Protokoll der unvollständigen Buchungssätze.

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11.4 OPOS-ListeIm Arbeitsbereich OPOS-Liste können Sie sich zu mehreren Personenkonten die offenen und ausgeglichenen Posten kontenübergreifend in einer Liste anzeigen lassen.Im Arbeitsbereich können Sie Einstellungen vornehmen, um die Auswertung an Ihre individuel-le Arbeitsweise oder Ihre Informationsbedürfnisse anzupassen.

BEISPIEL:

OPOS-Liste Debitoren – Testholz GmbH 29098/55004

HINWEIS:

Aus dem Arbeitsbereich heraus können Sie sofort die Bearbeitung einzelner Buchungssätze im Arbeitsbereich Belege buchen anstoßen.

SO KORRIGIEREN SIE EINE BUCHUNG AUS DER OFFENEN-POSTEN-LISTE HERAUS

Voraussetzung: Das Arbeitsblatt OPOS-Liste (Debitoren) bzw. OPOS-(Kreditoren) ist geöffnet (Kapitel 11.4).Die Buchung ist nicht festgeschrieben (Kapitel 13.2).

�� Doppelklicken Sie auf den zu bearbeitenden Buchungssatz.

Ergebnis:Das Arbeitsblatt Belege buchen öffnet sich mit dem Buchungsstapel (Kapitel 7.2) in dem sich die zu korrigierende Buchung befindet.Der gewählte Buchungssatz befindet sich sofort in der Buchungszeile und kann korrigiert wer-den.

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11.5 OPOS-Konten(Debitoren)/OPOS-Konto(Kreditoren)

Im Arbeitsbereich OPOS-Konto können Sie sich zu einem gewählten Personenkonto die offenen und ausgeglichenen Posten und Salden auflisten lassen.Sollen einzelne Buchungen oder Kontenbeschriftungen korrigiert bzw. geändert werden, kann die Bearbeitung direkt aus dem Arbeitsbereich OPOS-Konto veranlasst werden.

BEISPIEL:

OPOS-Konto Debitoren – Testholz GmbH 29098/55004

HINWEIS:

Durch Doppelklick auf den jeweiligen Posten kann die Bearbeitung des einzelnen Buchungs-satzes sofort vorgenommen werden (Kapitel 11.4).

HINWEIS:

Wenn Sie die Kontobeschriftung korrigieren woll, öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maus-taste) und klicken Sie auf Beschriftung Konto ändern... (Kapitel 5.4).

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11.6 FIBU-ÜberwachungBeim Öffnen der FIBU-Überwachung müssen Sie die Eigenschaften festlegen.

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Wichtige Anmerkung:Damit Sie diese Auswertung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro ansehen können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:Der Nummernzusammenhang zur DATEV Wirtschaftsberatung muss vorhanden sein. Bitte schlüsseln Sie diesen ggf.

Im Arbeitsblatt Fibu-Überwachung können Sie standardmäßig festgelegte Sachverhalte in der Buch-führung prüfen lassen. Monatsbezogene Konten sowie Kontenzusammenhänge werden geprüft und dabei Auffälligkeiten in der Buchführung ermittelt. Die Ergebnisse werden in einem Über-wachungsbericht angezeigt. Dieser Bericht hilft Ihnen, die Auffälligkeiten gezielt zu klären und gegebenenfalls zu beheben.

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FIBU-Überwachung – Testholz GmbH 29098/55004

Aktiviert man in der Gruppe Prüfung einzelner Konten einen Prüfbereich, der zum Prüfen gekenn-zeichnet ist, werden in der Gruppe Details zum selektierten Prüfergebnis die Konten angezeigt, die zu der Auffälligkeit führen. Diese müssen kontrolliert und ggf. berichtigt werden.Prüfbereiche im Überwachungsbericht können mit folgenden Symbol des Bearbeitungsstandes kennzeichnet bzw. mit Anmerkungen versehen werden:

SO HINTERLEGEN SIE EINEN BEARBEITUNGSSTAND IN DER FIBU-ÜBERWACHUNG

Voraussetzung: Das Arbeitsblatt Fibu-Überwachung ist geöffnet (Kapitel 11.6).

1) Markieren Sie den Prüfbereich, bei dem Sie einen Bearbeitungsstand hinterlegen wollen.

2) Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) den gewünschten Bearbeitungsstand.

Ergebnis:Je nach gewähltem Bearbeitungsstand erhält der gewählte Prüfbereich das Symbol des Bearbei-tungsstandes.

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SO HINTERLEGEN SIE EINE ANMERKUNG IN DER FIBU-ÜBERWACHUNG

Voraussetzung: Das Arbeitsblatt Fibu-Überwachung ist geöffnet (Kapitel 11.6).

1) Markieren Sie den Prüfbereich, bei dem Sie eine Anmerkung hinterlegen wollen.

2) Klicken Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Eintrag Anmerkung einfügen.Das Dialogfenster zur Eingabe der Anmerkung öffnet sich.

3) Erfassen Sie die gewünschte Anmerkung.

Ergebnis: Die Anmerkung wird unterhalb des Prüfbereiches angezeigt.

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11.7 DieBetriebswirtschaftlicheAuswertung(BWA)

Die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) sind eine strukturierte Zusammenfassung der Zahlen der Finanzbuchführung, die nach betriebswirtschaftlichen und unternehmensspezi-fischen Gesichtspunkten zu Übersichten und Kennzahlen zusammengefasst werden.Voraussetzung zur Ausgabe einer BWA ist die Erfassung von BWA-Stammdaten.

SO HINTERLEGEN SIE DIE BWA-STAMMDATEN

Voraussetzung: Der Datenbestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).

1) Wählen Sie Stammdaten I BWA-Stammdaten.Das Dialogfenster BWA-Stammdaten verwalten zeigt ggf. bereits angelegte BWAs an.

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2) Klicken Sie auf den Link Neue BWA-Nummer anlegen....

3) Wählen Sie die gewünschte BWA-Form.

HINWEIS:

Bei den BWA-Formen handelt es sich um Standardlösungen der Betriebswirtschaftlichen Auswertungen, bei denen die BWA-Werte automatisch vom Programm nach festen Werter-mittlungsvorschriften, wie Kontenabfragen und Rechenoperationen, ermittelt werden. Eine Auflistung und Beschreibung der einzelnen Formen finden Sie in der Programmhilfe unter dem Suchbegriff (Kapitel 2.1.1) Standard-BWA-Formen – Überblick.

4) Legen Sie die Details der gewählten BWA-Form fest.Für die BWA-Nr. vergibt das Programm automatisch die nächste freie BWA-Nummer. Insge-samt können 99 BWA-Nummern angelegt werden.

5) Hinterlegen Sie den gewünschten Wareneinsatz.

– WareneinkaufDer Wareneinsatz entspricht dem Wareneinkauf. Diese Methode wird angewendet, wenn die genaue Ermittlung des Warenverbrauchs nicht möglich ist. Man geht davon aus, dass die eingekauften Waren einer Abrechnungsperiode auch in derselben wieder verkauft werden.Der in der BWA ausgewiesene Wert für den Wareneinsatz enthält alle gebuchten Waren- und Materialeinkäufe, zuzüglich der Anschaffungsnebenkosten sowie der Fremdleistun-gen, vermindert um erhaltene Skonti und andere Preisnachlässe. Außerdem wird der Wa-reneinkaufswert um den Eigenverbrauch und die Sachbezüge an Waren vermindert.

– WarenverkaufBei dieser Methode wird der tatsächliche Warenverbrauch genau ermittelt (z. B. mit einer Lagerbuchführung) und der ermittelte Wert auf die Konten für den Warenverbrauch um-gebucht (Materialverbrauch an verrechnete Stoffkosten).Um in der BWA ein möglichst genaues Ergebnis zu erzielen, ist es empfehlenswert, den Warenverbrauch auf diesem Weg zu ermitteln.

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– ProzentBei dieser Methode wird der Wareneinsatz mit einem vorgegebenen Prozentsatz vom Um-satz bzw. von der Gesamtleistung errechnet (Prozentwert).

6) Bestätigen Sie die Eingaben mit .Das Dialogfenster Neue BWA-Nummer anlegen schließt sich. Im Dialogfenster BWA-Stammdaten verwalten wird die neu angelegte BWA angezeigt.

7) Klicken Sie auf das Symbol , um das Dialogfenster BWA-Stammdaten verwalten zu schließen.

Ergebnis:Die neue BWA ist angelegt und kann nun angezeigt werden.

Beim Aufrufen der Betriebswirtschaftlichen Auswertungen über Buchführung abstimmen wird die Kurzfristige Erfolgsrechnung des höchsten gebuchten Monats geöffnet. Hier werden vom Programm die Erfolgskonten der Finanzbuchführung abgefragt und das vorläufige Ergeb-nis des Unternehmens ermittelt. Betrachtet werden die Werte der jeweiligen Buchungsperiode und die kumulierten (aufgelaufenen) Werte des Buchungsjahres.

BEISPIEL:

Kurzfr. Erfolgsrechnung – Testholz GmbH 29098/55004

HINWEIS:

Über das Dialogfenster der geöffneten BWA (Kapitel 1.2.3) können weitere BWA-Auswer-tung gewählt werden.

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11.7.1 InterpretationenderBWA

Die BWA ist immer so aussagekräftig, wie die ihr zu Grunde liegende zeitnahe und vollständige Finanzbuchführung!

Allein aus dieser Aussage lassen sich die Schwachpunkte von so mancher BWA aufdecken. Doch wer diese Schwachpunkte kennt, kann mit kleinen Tricks aus jeder BWA ein möglichst genaues Ergebnis, d. h. entsprechend dem Ergebnis zum Jahresende, ermitteln.

Aber Stück für Stück:Zeitnahe Buchführung sollte eigentlich selbstverständlich sein, doch viele Unternehmen se-hen die Buchführung als Pflicht zur Ermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Das dabei die Abgabefrist vom 10. des Folgemonats auch noch um 1 Monat verlängert werden kann, führt bei vielen Unternehmen dazu, dass Sie erst nach 6 Wochen ihr Unternehmen in Zahlen, also in Form der BWA, sehen.Wird die Buchführung direkt im Anschluss eine Monates oder sogar währenddessen gemacht, hat der Unternehmen die Möglichkeit schnell Tendenzen oder Schwankungen zu erkennen und entsprechend zu Handeln. Ein Dritter, der die BWA liest, sollte also immer darauf achten, wie aktuell die vorliegende BWA ist.Was man schon nicht mehr unbedingt auf den ersten Blick erkennt ist die Vollständigkeit der Finanzbuchführung.

Hier einige Posten, die die Genauigkeit der BWA beeinflussen:

�� Abschreibungen von Anlagegütern und Restbuchwerte

�� Monatliche Abgrenzungen von a-periodischen Tatbeständen

– Urlaubs- und Weihnachtsgeld

– Jahresprämien von Versicherungen

– vierteljährige Zinsabrechnungen

– Wertberichtigungen auf Forderungen

– Rückstellungen

�� WareneinsatzWie in Kapitel 11.7 beschrieben, hat die Wahl des Wareneinsatzschlüssels große Wirkung auf die BWA. Welche der drei Möglichkeiten (Wareneinsatz gleich Wareneinkauf, -verbrauch oder Prozent der Gesamtleistung) verwendet wird, hängt jedoch von den individuellen Ge-gebenheiten des Unternehmens ab.

�� Bestandsveränderung

�� Kalkulatorische Kosten (wie kalkulatorischer Unternehmerlohn, Abschreibung, Miete, Zin-sen und Wagnisse)

�� Unentgeltliche Wertabgaben und Sachbezüge

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HINWEIS:

Um den Buchungsaufwand möglichst gering zu halten empfiehlt es sich die wiederkehren-den Buchungen zu nutzen (Kapital 6.5).

Eine schöne Veranschaulichung von wichtigen Kennzahlen bietet ihnen die Lesehilfe der Kurz-fristigen Erfolgsrechnung.

SO RUFEN SIE DIE LESEHILFE AUF

Voraussetzung: Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapital 5.1).Die DATEV-BWA in der Kurzfr. Erfolgsrechnung ist für den gewünschten Monat geöffnet (Kapital 11.7).

1) Klicken Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) in die BWA und dort auf den Eintrag Öffnen mit DATEV Excelvorlage.

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Es öffnet sich ein Microsoft Excel-Tabellenblatt mit der Kurzfr. Erfolgsrechnung.Kurzfristige Erfolgsrechnung – DATEV Microsoft Excelvorlage – Testholz GmbH 29098/55004.

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HINWEIS:

Hier können Sie sofort einige wichtige Kennzahlen des Unternehmens farblich hervorge-hoben sehen.

Ergebnis:Die Lesehilfe ist in einem weiteren Tabellenblatt geöffnet.

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12.1 Summen-undSaldenliste(SuSa)

12.2 DasKontenblatt

12.3 DerKassen-/Bankbericht

12.4 DiePrimanota

12.5 DieBuchungsübersicht

12.6 Controllingreport

12 Finanzbuchführungauswerten

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Mit Hilfe einer Vielzahl von Auswertungen für die unterschiedlichen Bereiche der Buchführung können Sie sich über den aktuellen Stand der Buchführung informieren, sowie den aktuellen Status des Mandantenunternehmens analysieren.

SO GELANGEN SIE ZU „FINANZBUCHFÜHRUNG AUSWERTEN“

Voraussetzung: Der abzustimmende Buchungsbestand ist im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet (Kapitel 5.1).

�� Klicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Finanzbuchführung auswerten.

Ergebnis: Die einzelnen Auswertungen werden aufgelistet und können durch Doppelklick gewählt werden.

12.1 Summen-undSaldenliste(SuSa)

Die Summen- und Saldenliste ist eine Aufstellung der bebuchten Konten. Sie gibt einen Über-blick über welche Werte auf den einzelnen Seiten der Konten gebucht wurde, welche Salden auf den einzelnen Konten vorhanden sind und welche EB-Werte gebucht wurden.

12.1.1 AuswertungenderSummen-undSaldenliste(SuSa)

Über Auswertungsart können unterschiedliche Auswertungen der Summen- und Saldenliste gewählt werden.

Summen und Salden (pro Monat)

Die Summen- und Saldenliste pro Monat wird auf Basis der Monatsverkehrszahlen erstellt. Sie gehört zu den Grundauswertungen der Buchführung und repräsentiert eine Aufstellung der be-buchten Konten.

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Die Monatsverkehrszahlen werden für den Auswahlmonat und als kumulierte Werte bis ein-schließlich des Auswahlmonats ausgegeben. EB-Werte entsprechen den insgesamt für das jewei-lige Konto im Buchungsjahr erreichten Werten. Im Fenstertitel wird der jeweilige Auswertungs-monat angezeigt.

BEISPIEL:

Summen und Salden (pro Monat) – Testholz GmbH 29098/55004Summenübersicht (Klassen/Gruppen)

Diese Auswertung entspricht den im Druck der Auswertung Summen- und Salden (pro Monat) ausge-gebenen Zwischensummen. Die Wertermittlung erfolgt nach Kontenklassen (Sachkonten) und Kontengruppen (Personenkonten). Für die Bereiche Sachkonten, Debitoren und Kreditoren wer-den jeweils Gesamtsummen ausgewiesen.

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Summen und Salden (Summenübersicht) – Testholz GmbH 29098/55004

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SUSA Jahresübersicht

Die Jahresübersicht zeigt die Werteentwicklung je Konto für das aktuelle Geschäftsjahr bis zum gewählten Monat. Dargestellt werden EB-Werte, Monatswerte (ohne EB-Werte) und der Gesamt-saldo bis zum gewählten Monat.

BEISPIEL:

SUSA Jahresübersicht – Testholz GmbH 29098/55004

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Entwicklungsübersicht

In der Entwicklungsübersicht wird jahresübergreifend die Entwicklung der letzten 13 Monate dargestellt. Damit ist auch der Vergleich des aktuellen Monats mit dem Vorjahresmonat möglich. Die Auswertung wird auf Basis der Monatsverkehrszahlen erstellt. EB-Werte sind hierin nicht berücksichtigt.

BEISPIEL:

Entwicklungsübersicht –Testholz GmbH 29098/55004

Kontenabstimmliste (Kapitel 11.1)

Die Kontenabstimmliste erleichtert Ihnen wesentlich die Kontrolle der Buchführung. Durch den Vergleich der Salden des laufenden Jahres mit den Salden des Vorjahres können Sie einen Vor-jahresvergleich durchführen. Die Gegenüberstellung der Monatswerte des laufenden Jahres mit den Monatswerten des Vormonats sowie des Vorjahresmonats ermöglicht eine weitere differen-zierte Betrachtung der Entwicklung der Konten (Vormonatsvergleich). Sie können somit auffälli-ge Abweichungen, die auf Buchungsfehler hinweisen, sehr schnell erkennen. Durch die zusätz-liche Anzeige der Einzelbuchungen des aktuellen Kontoblatts erhalten Sie weitere Hinweise zur Ursache signifikanter Abweichungen (z. B. ob eine monatliche Buchung wie die Miete erfolgt ist oder ob im Vergleich zum Vorjahr eine Abschreibungsbuchung vergessen wurde).Neben den Monatswerten des aktuellen Monats werden in der Liste folgende Werte gezeigt: Sal-do des aktuellen Jahres und des Vorjahres sowie die relative Abweichung zum Vorjahres-Saldo in Prozent, die Monatswerte (Soll und Haben) des Vormonats sowie des Vorjahres sowie die EB-Werte.

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12.2 DasKontenblattIm Arbeitsbereich Kontoblatt werden für ein gewähltes Konto alle Buchungen des gewählten Zeitraums eines Wirtschaftsjahres angezeigt.Es können Einstellungen vorgenommen werden, die sowohl den Inhalt als auch das Layout der Auswertung am Bildschirm und im Druck betreffen.

HINWEIS:

Über die Eigenschaften im Zusatzbereich können die Einstellungen der Auswertung geän-dert werden.

Sollen einzelne Buchungen korrigiert bzw. geändert werden, kann die Bearbeitung direkt aus dem Kontoblatt veranlasst werden (Kapitel 11.4).

BEISPIEL:

Kontoblatt – Kasse – Testholz GmbH 29098/55004

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12.3 DerKassen-/BankberichtDer Kassen-/Bankbericht enthält eine chronologische Auflistung aller Geschäftsvorfälle, die ein Kassen- bzw. Bankkonto betreffen. Der Tages-Status des gewählten Kontos kann mit Hilfe ver-schiedener Kennzeichnungen schnell erfasst werden.Für den schnellen Überblick oder die eingehende Analyse können Sie den Kassen-/Bankbericht ohne Einzelbuchungen (tageweise Verdichtung) oder mit den Buchungen (Auflistung aller Bu-chungssätze, die für den gewählten Zeitraum das Konto betreffen) anzeigen.Für die Nutzung als Bankbericht kann die Berücksichtigung einer vorgegebenen Kreditlinie ak-tiviert werden, die dann in die Ergebnisbildung einfließt.Der Kassen-/Bankbericht stellt kein Kassenbuch in Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) dar.Im Arbeitsbereich können Sie Einstellungen vornehmen, die sowohl den Inhalt als auch das Lay-out der Auswertung am Bildschirm und im Druck betreffen.

HINWEIS:


BEISPIEL:

Kassen-/Bankbericht Konto 1600 – Testholz GmbH 29098/55004

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12.4 DiePrimanotaDie Primanota ist das Erfassungsprotokoll. Sie zeigt die einzelnen Buchungssätze pro Buchungs-stapel (Kapitel 7.1).

HINWEIS:


Im unteren Zusatzbereich können als Details die Summen und Salden einer markierten Bu-chung angezeigt werden.

BEISPIEL:

Primanota Kasse/Bank – Testholz GmbH 29098/55004

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12.5 DieBuchungsübersichtDie Buchungsübersicht ermöglicht es, Buchungen nach selbst definierten Kriterien aufzuberei-ten und in einer Liste darzustellen.Die Buchungsübersicht kann entweder mit Primanota-Buchungen oder mit Kontoblattbuchun-gen erstellt werden. Die Primanota-Buchungen spiegeln die Datensätze in der Form wieder, wie sie in der Buchungszeile erfasst und in der Auswertung Primanota angezeigt werden. Unter Kontoblattbuchungen sind alle Kontenbewegungen zu verstehen, die sich auf Grund eines ein-gegebenen Buchungssatzes ergeben.

SO ERFASSEN SIE DIE KRITERIEN DER BUCHUNGSÜBERSICHT

Voraussetzung: Das Arbeitsblatt Buchungsübersicht ist geöffnet.

1) Öffnen Sie die Liste der möglichen Kriterien und wählen Sie ein Kriterium.

2) Öffnen Sie die Liste der Operatoren und wählen Sie einen Operator.

3) Erfassen Sie mögliche Zusatzinformationen zur Filterung der Buchungsübersicht.

4) Markieren Sie den Schaltknopf Primanota-Buchungen oder Kontoblattbuchungen, um die Buchungs-übersicht mit der entsprechenden Ansicht zu erstellen.


Ergebnis:Die Buchungsübersicht wird anhand der definierten Kriterien und Zusatzinformationen erstellt.

12.6 Controllingreport

Der Controllingreport ermöglicht die unterjährige Analyse der wirtschaftlichen Lage des Unter-nehmens. Anhand hinterlegter Schwellenwerte kann mit Hilfe von Kennzahlen, Trends und op-tisch anspruchsvollen Grafiken die wirtschaftliche Entwicklung des jeweiligen Unternehmens analysieret werden. Das Übersichtsblatt, aufgegliedert in Erfolg, Liquidität, Privatbereich/Kapi-tal und Forderungen und Verbindlichkeiten, zeigt die wichtigsten Bereiche. Betriebswirtschaft-liche Kennzahlen erhöhen die Aussagekraft und stellen Zusammenhänge her. Weitere Arbeits-blätter zeigen die genannten Bereiche detailliert auf und bieten somit einen differenzierten Blick auf die wirtschaftliche Situation des Mandantenunternehmens.

SO RUFEN SIE DEN CONTROLLINGREPORT MIT DEN STANDARDEINSTELLUNGEN AUF

Voraussetzung: Der zu Buchende Bestand ist geöffnet (Kapitel 5.1).

1) Wählen Sie in der Übersicht Buchführung | Finanzbuchführung auswerten | Controllingreport.Das Dialogfenster Controllingreport öffnet sich.

2) Wählen Sie den gewünschten Monat und bestätigen Sie die Eingabe mit .Der Controllingreport wird als Microsoft Excelauswertung mit Standardeinstellungen geöff-net.

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Er gliedert sich in folgende Taben (= Microsoft Excel-Arbeitsblätter):

�� Übersichtsblatt

�� Erfolg

�� Liquidität

�� Privatbereich/Kapital

�� Top Kunden

�� Top Lieferanten

�� Erfolgsplanung

�� Planerreichung

12.6.1 DasÜbersichtsblatt

Die erste Seite des Controllingreports gibt Aufschluss über wichtige Kenngrößen einer Unter-nehmung. Zusätzlich zu den numerischen Werten wird der Trend durch Pfeilsymbole darge-stellt. Sie können fünf verschiedene Richtungen aufweisen.

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Zusätzlich zu den Pfeilsymbolen werden gewählte Eckwerte durch farbliche Ampelsymbole be-wertet.Die farbliche Bewertung (Ampel) des Trends orientiert sich an der Wertveränderung vom Vor-jahr zum aktuellen Jahr.Pfeil und Ampel zusammen ermöglichen Ihnen somit auf einen Blick, die Wertveränderung ge-nerell und der tendenziellen Höhe nach zu beurteilen.Ergänzende Kommentare und grafische Darstellungen in einer weiteren Spalte erhöhen den In-formationsgehalt des Controllingreports und runden diesen ab.

12.6.2 DasArbeitsblatt„Erfolg“

Im Arbeitsblatt Erfolg werden die kumulierten Werte der Kurzfristigen Erfolgsrechnung (Kapitel 11.7) dargestellt und mit den kumulierten Werten der gleichen Periode des Vorjahres verglichen sowie die zahlenmäßige und prozentuale Abweichung ermittelt.Zwei Grafiken stellen virtualisieren den Erfolg und die sechs wesentlichsten Ausgabeposten.

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12.6.3 DasArbeitsblatt„Liquidität“

Das Arbeitsblatt Liquidität zeigt auf, welche zahlungswirksamen Veränderungen (Cashflow) das laufende Geschäft erbracht hat, welche Mittel aus der Eigen- und Fremdkapitalfinanzierung ge-kommen bzw. abgeflossen sind und was investiert wurde bzw. aus Anlagenverkäufen hinzu ge-kommen ist. Die Finanzmittel am Ende der Periode repräsentieren die Liquidität, die dem Unter-nehmer für die nächste Periode zur Verfügung steht. Es werden die Bank-Kontokorrentkonten, die Kasse und wegen der unterjährigen Notwendigkeit die sog. „Geldtransitkonten“ einbezogen.Um die Liquidität der näheren Zukunft einzubeziehen, werden anschließend die Größen

�� Finanzmittel + Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und

�� Finanzmittel + Forderungen ./. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

gebildet und deren Entwicklung im Vergleich zu den Finanzmitteln in einer Grafik über alle betrachteten Monate dargestellt.

In einer weiteren Grafik über alle betrachteten Monate werden das Betriebsergebnis und der Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit gegenübergestellt um einen Eindruck davon zu vermitteln, inwieweit das Betriebsergebnis auch zahlungswirksam wurde.

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12.6.4 DasArbeitsblatt„PrivatbereichKapital“

Dieser Auswertungsteil dient dazu, dem Einzelunternehmer im Detail aufzuzeigen, inwieweit sein Entnahmeverhalten der betrieblichen Leistungsfähigkeit seines Unternehmens entspricht. Für Kapitalgesellschaften ist diese Auswertung eher ungeeignet.

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12.6.5 DasArbeitsblatt„TopKunden“

Die Auswertung listet die 10 Kunden der Reihe nach auf, die in der betrachteten Periode den höchsten Umsatz haben (Top Kunden). Die Daten werden von den Monatsverkehrszahlen der Debitorenkonten (Soll) abgeleitet. Zu diesen 10 Top-Kunden werden die Werte der Vergleichspe-riode gegenübergestellt und grafisch aufbereitet. Dem Unternehmer können die 10 aufgelisteten Kunden zur besonderen Beobachtung zwecks Zahlungseingang, Konditionen und Werbung an-heim gestellt werden.

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12.6.6 DasArbeitsblatt„TopLieferanten“

Analog dem Arbeitsblatt Top Kunden listet die Tabe Top Lieferanten die 10 Lieferanten der Reihe nach auf, die in der betrachteten Periode den höchsten Umsatz auf der Haben-Seite des Kreditorenkon-tos haben (Top Lieferanten).

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12.6.7 DasArbeitsblatt„Erfolgsplanung“

Aufbauend auf den BWA-Planwerten zur BWA-Form 01 bzw. zur BWA-Form 04 oder BWA-Form 07 wird analog der Darstellung zum Erfolg (Vorjahresvergleich) eine Gegenüberstellung des Ist-Wertes zum Plan-Wert vorgenommen, sowie die Abweichung absolut oder prozentual darge-stellt.

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12.6.8 DasArbeitsblatt„Planerreichung“

Zu den Positionen der Erfolgsrechnung (BWA Form 01/04/07) werden drei Werte gegenüberge-stellt:

�� der kumulierte Planwert zum Ende des aktuellen Jahres (die Summe der ursprünglichen Planwerte des aktuellen Jahres),

�� der erwartete Jahresendwert zum aktuellen Jahr – das ist die Summe der bereits gebuchten Ist-Werte (aus dem bereits gebuchten Zeitraum) plus für den Rest des Jahres die vorhandenen Planwerte (die Planwerte aus dem bislang noch nicht gebuchten Zeitraum),

�� der kumulierte Endwert des Vorjahres.

In drei Entwicklungskurven wird jeweils die Monatsentwicklung der Gesamtleistung, der Sum-me aus Gesamtkosten und Wareneinsatz sowie des Betriebsergebnisses dargestellt. Über den Zeitraum des aktuellen Jahres zeigen zwei Linien jeweils den bislang vorliegenden Verlauf der Ist-Werte und der für das aktuelle Jahr vorhandenen Plan-Werte.Mit beiden Darstellungen – mit den Jahresendwerten und den Entwicklungskurven – soll die Erreichung der Planung überwacht und verfolgt werden.

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13.1 Finanzbuchführungausgeben(PC)

13.2 Stapelfestschreiben

13 AbschließendeTätigkeiten

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Den verwendeten Datenbestand Testholz GmbH (29098/55004/2011) können Sie über die Zu-satzfunktion „Musterbestand“ einspielen (Grundlagen Finanzbuchführung Kapitel 3.2).Ist die Buchführung einer Abrechnungsperiode erfasst, sind noch bestimmte abschließende Tä-tigkeiten notwendig, die im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro ablauforientiert dargestellt sind. Der Navigationsbereich von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro unterstützt bei den wichtigsten Arbeiten.

13.1 Finanzbuchführungausgeben(PC)

SO GEBEN SIE EINZELNE AUSWERTUNGEN AM PC AUS

Voraussetzung: Der Datenbestand ist im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet.

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht unter Buchführung | Abschließende Tätigkeiten auf den Eintrag Finanzbuchführung ausgeben (PC).Das Arbeitsblatt Ausgeben (PC) – Finanzbuchführung öffnet sich im Arbeitsbereich.

2) Markieren Sie in der Registerkarte Einzelauswertungen die gewünschten Auswertungen.

3) Klicken Sie auf das Symbol , um die Auswertungen zu übernehmen.Die Auswertungen werden in der Übersicht der gewählten Auswertungen aufgelistet.

4) Passen Sie ggf. die Reihenfolge der Auswertungen an.

5) Legen Sie ggf. im unteren Zusatzbereich Eigenschaften die Einstellungen wie z. B. Umfang und Variante, Wertedarstellung für die Einzelauswertungen sowie den Zeitraum und Anzahl der Auswertungen fest.

Klicken Sie auf , , oder , um die gewählten Auswertungen auszugeben.

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13.2 StapelfestschreibenDurch das Festschreiben gewährleisten Sie, dass Buchungsstapel (Kapitel 7.1) nicht mehr ge-ändert werden können.

SO RUFEN SIE DEN BEREICH STAPEL FESTSCHREIBEN/VERWALTEN AUF

Voraussetzung: Der Datenbestand ist im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet.

1) Klicken Sie in der Übersicht unter Buchführung bzw. Jahresabschluss | Abschließende Tätigkeiten auf den Eintrag Stapel festschreiben/verwalten- oder -wählen Sie Erfassen | Stapel festschreiben/verwalten.Das Dialogfenster Stapel festschreiben/verwalten zeigt alle nicht festgeschriebene Stapel an.

2) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Buchungsstapel, den Sie festschreiben wollen und klicken Sie auf .

Ergebnis:Der gewählte Buchungsstapel wird festgeschrieben, erhält eine Festschreibungsnummer und wird aus der Liste der zu wählenden Buchungsstapel entfernt.

HINWEIS:

Die Liste aller Buchungsstapel kann unter Stammdaten | Infodaten angezeigt und gedruckt wer-den.

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13.2.1 KorrekturvonBuchungenineinemfestgeschriebenenBuchungsstapel

Buchungen, die sich in einem festgeschriebenen Buchungsstapel (Kapitel 13.2) befinden, kön-nen nicht mehr korrigiert werden, sie müssen storniert werden. Dies geschieht mit Hilfe einer Generalumkehrbuchung. Dabei werden die Werte auf dem jeweiligen Konto mit einem negativ Vorzeichen gebucht.

Buchung in einem festgeschriebenem Buchungsstapel

BEISPIEL:



Neuer Stapel: Korrekturen März

Korrekturbuchung

SO STORNIEREN SIE EINE BUCHUNG, DIE IN EINEM FESTGESCHRIEBENEM BU-CHUNGSSTAPEL IST

Voraussetzung: Der Datenbestand ist im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro geöffnet. Ein Bu-chungsstapel ist ebenfalls offen.

1) Ändern Sie die Buchungsansicht auf das FIBU-Konto (Kapitel 7.3).

2) Wählen Sie in der Buchungsansicht das zu ändernde Konto (Kapitel 7.3).

3) Markieren Sie den Buchungssatz, der geändert werden soll.

4) Drücken Sie + . Der Buchungssatz wird in die Buchungszeile gestellt. Als BU-Schlüs-sel wird die 20 angezeigt.

5) Übernehmen Sie den Buchungssatz mit .

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Ergebnis:Der Buchungssatz ist in der Buchungsübersicht als zusätzlicher Buchungssatz sichtbar. Die De-tailansicht zeigt, dass die Werte mit negativen Vorzeichen gebucht wurden.

Anschließend kann die richtige Buchung eingegeben werden.

HINWEIS:

Im Feld BU dokumentiert die 2, dass es sich um eine Generalumkehrbuchung handelt, die 0 dokumentiert, dass die Ursprungsbuchung ohne Steuerschlüssel gebucht worden ist. Bei Buchungen mit Steuerschlüssel ändert sich bei der Generalumkehrbuchung der Eintrag im Feld BU entsprechend.

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Grundlagen der Finanzbuchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

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