GESTIÓN DOCUMENTAL. ARCHIVOS DE OFICINA

GESTIÓN DOCUMENTAL. ARCHIVOS DE OFICINA

SEBASTIÁN FRANCISCO RECIO RAMOS

ÍNDICEI. INTRODUCCIÓN ………………………………………………… 3

II. EL ARCHIVO DE OFICINA…………………... ………………… 4 1. DOCUMENTACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL .…… 4 2. LA CORRESPONDENCIA Y EL EXPEDIENTE …….....

9 a) Expediente……………………………… ...…........11

b) Documentos del expediente .….……………....…12

3. LA SERIE DOCUMENTAL …………………………..……..14

4. CLASIFICACIÓN. CUATRO DE CLASIFICACIÓN……155. DESCRIPCIÓN ……………………………………………...16

III. CONCLUSIONES………………. ...………………………….....…. 18

IV. BIBLIOGRAFÍA ……………………………..…..…………….....…..19

I. INTRODUCCIÓN

Llevar a cabo la necesaria y correcta organización delos archivos de oficinas, parecen encontrar ciertareticencia por parte de los administradores de lasmismas, ya sean en las administraciones o en lasentidades privadas. Esta circunstancia, se traduce enuna evidente dejadez condicionada por el mal hábito deno observar el tiempo empleado en este menester, comoparte propio de su trabajo. Concienciar a estosgestores administrativos, debe llevarse a cabo de formaparalela en clarificar y hacer entender a los propiosjefes, que ello supondría en el tiempo, ampliosbeneficios. Mentalizar a las instituciones queobservaran al archivo como servicio de gestión, y, unacolaboración entre los productores de documentos y el

archivo1, mejoraría el rendimiento de los primeros,

además de ofrecer una mejor y más rápida respuesta alos requerimientos. El tiempo de acceso a losdocumentos se traduce en tiempo de respuesta a unrequerimiento y la solución del mismo. Al igual queotras muchas situaciones que se repetirán a lo largo deeste artículo, en este aspecto se denota la necesidadde contar con personal cualificado para tal efecto.

Contar con la figura de archivero2, por ejemplo, en los

distintos ayuntamientos, pues no está extendida dichafigura en los inicios del siglo XXI en la totalidad delas corporaciones locales, así como, disponer de losmedios necesario para su correcto funcionamiento osimplemente, contar con la supervisión del archivero en

el resto de oficinas, posibilitará una mayororganización de la documentación que ofrecerábeneficios para el futuro y agilidad y provecho durante

el presente3, posibilitando al funcionario o a los

administradores privados de

1Antonia HEREDIA HERRERA: Archivística General. Teoría y práctica, Servicio depublicaciones de la Diputación de Sevilla. V edición, 1991, p.420.2 Ibidem. (1991), p. 421.3Paloma FERNÁNDEZ GIL: Manual de Organización de Archivos de Gestión de Oficinas Municipales. Granada, 1997, p. 51.

cara a la ciudadanía y evidenciando mayor transparencia

como prueba del buen gobierno. Así se dará cumplimiento

a lo legislado en los artículos 10 y 12 del “Convenio

de las Naciones Unidas contra la Corrupción” o el

propio artículo 37 de la Ley 30/1992 del Régimen

Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común, sobre el derecho de

los ciudadanos al acceso a los archivos y a los

registros, en virtud a lo recogido en la propia

Constitución Española.

Hemos querido hacer continuas referencia a las

Corporaciones Locales por entender que éstas, los

Ayuntamientos, se conforman como la administración más

cercana a la ciudadanía y observa la necesidad de

ofrecer, más que ninguna otra, una mayor

transparencia, reflejo de la eficacia y eficiencia.

Por ello, la buena respuesta que aquella observe a sus

ciudadanos, será el reflejo del trabajo bien hecho y

éste, de una buena organización de los archivos4.

II.ARCHIVO DE OFICINA

1.DOCUMENTACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL.

Se hace necesario, a la hora de enfrentarnos con

la realidad administrativa y la propia gestión de los

documentos, acercarnos a conocer cada uno de los

elementos que van a formar la misma. Entendemos como

archivo de gestión el expuesto a una continua gestión

administrativa o consulta. Evidenciando por tanto, más

que nunca, el valor primario5 de los documentos allí

custodiados, entendiendo a éstos como: “toda expresión en

lenguaje natural o convencional y cualquier otra

4Paloma FERNÁNDEZ GIL: Manual de Organización de Archivos de Gestión deOficinas Municipales. Granada, 1997, p. 20.5José Ramón CRUZ MUNDET: Manual de archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid 1994, p. 97.

expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidos en cualquier tipo de

soporte material, incluido los soportes informáticos6”.

Pero aún más, la Ley 16/1985, en su artículo 49.2 observa que:

“…todo documento de cualquier época, generados,

conservados o reunidos en el ejercicio de su función por

cualquier organismo o entidades de carácter público, por

las personas jurídicas en cuyo capital participe

mayoritariamente el Estado y otras entidades públicas y por

las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de

servicios públicos en lo relacionado con la gestión de

dichos servicios forman parte del Patrimonio Documental”

Así, se hace necesario, más que nunca, unacorrecta aplicación del rigor archivístico, y observar

el valor documental7 ofrecido durante todo el ciclo de

vida, observando la necesidad de su identificación,organización, clasificación y selección, además dehacerlo de a la vez que se elaboran elementos que nospuedan facilitar el acceso a los mismos, medianteinstrumentos de control e información.

Estas prácticas archivísticas, como hemos

señalado, facilitarán el acceso a los documentos en

aquella función de servir, logrando un doble beneficio

a las administraciones públicas o entidades privadas al

acortar el tiempo de respuesta a cualquier

requerimiento. Igualmente de beneficiar el trámite

obligado en las futuras transferencias desde los

archivos de oficina o de gestión a los Archivos

Centrales. Se conforma de esta manera una concatenación

de actividades, la administración de archivos y la

gestión de documentos8.

6 Definición según el artículo 49.1 de la Ley del Patrimonio Histórico Español.7 Sergio ESCOBEDO GUERRERO: “Construcción de un Modelo de Trabajo deGestión Documental en la Organización, en el Contexto de la ActividadArchivística”, Diálogos Revista Electrónica de Historia, Vol. 4, núm.1, Universidad de Costa Rica. En ella, el autor observa tanto elvalor primario como el valor secundario de los propios documentos, yasea durante el desarrollo de la propia actividad documental opreservando su conservación.8 José Ramón CRUZ MUNDET: Manual de archivística. Fundación GermánSánchez Ruipérez. Madrid 1994, p. 143.

Circunstancias, realizables por la plausible

labor de la figura del archivero, además de contar con

un espacio adecuado que posibilite la correcta

instalación de los documentos y por ende la

conservación de los mismos.

Habitualmente, enmarcamos en cinco años el tiempoque los documentos deben permanecer en este estado degestión, sin embargo la nueva legislación que intenta

acortar los plazos de gestión9 o las peculiaridades de

cada oficina, que observan necesidades distintas, bienpor el volumen documental que pueda soportar en un

momento de expansión documental10, por el propio

cometido a desempeñar o por el número de consultas quesoporta. Otro elemento de gran importancia, derivaríadel largo tiempo que algunos expedientes permanecenabiertos. Un ejemplo de ello, y en plena actualidad, seobserva en los departamentos de urbanismos de muchosAyuntamientos o la cantidad de causas judiciales quesoportan la mayoría de los Juzgados de Instrucción.Expedientes que además soportan un elevado número deconsultas y trámites, ya sean administrativos ojudiciales. Los hay sin embargo, en instituciones muyjerarquizadas, que basan su gestión en la tramitaciónde una continua entrada y salida de correspondencia.

Esta variedad administrativa, obliga a sus

responsables la aplicación de criterios archivísticos

que más se adecuen a cada necesidad y siempre teniendo

en cuenta los canales de comunicación11 pues esa

gestión documental debe llevarse a cabo durante todo el

ciclo de vida de los

9 José Ramón CRUZ MUNDET: Manual de archivística. Fundación GermánSánchez Ruipérez. Madrid, 1994, pp. 97-98.10 María de los Ángeles RUIZ GONZÁLEZ, y Ariel BODES BAS: “LaGestión Documental y su Impacto en el Sector Empresarial Cubano”,en GECONTEC: Revista Internacional de Gestión del Conocimiento yla Tecnología, Vol. 2, 2014, p. 61. 11 Sergio ESCOBEDO GUERRERO: “Construcción de un Método deTrabajo de Gestión Documental en la Organización, en el Contextode la Actividad Archivística”, en Diálogos Revista Electrónica deHistoria. Vol. 4. Nº 1. 2003, p. 14.

documentos12, “records management”, tal como se recogió en

el XII Congreso Internacional de Archivos celebrado enQuébec en el año 1992 y defendido por C. Conture y C.Pétillot y que daba continuidad al postulado yadefendido por Roosvelt Schellenberb desmarcándose deltradicionalismo inglés.

Es responsabilidad de los que trabajamos en lasoficinas de gestión, entender a las mismas como tal,como espacios de trabajo, donde llevar a cabo lacorrecta tramitación de los documentos y no dondealmacenarlos, ubicándose en ellas los documentos

imprescindibles y necesarios por los administradores13.

ES indispensable, que el personal administrativo,funcionario o no, conozca y participe en laorganización principal de su propio archivo y de cadaunidad administrativa, debiendo existir consenso entreellos en la metodología o sistema aplicado que bienpudiera estar condicionado al nivel de consulta

soportado14, y evitando las individualidades, más aún,

en la organización informatizada a través de los muyusuales actualmente sistemas tipo nube.

Saber, cuáles son los documentos con vigencia

administrativas, los que están pendientes de resolución

y cuáles acabaron su trámite administrativo, quedando

en espera de su posterior transferencia al archivo

superior. A estos tres, y fundamentales conjuntos de

documentos, habría que añadir otro de vital

importancia, y que durante este proceso administrativo,

aglutinará gran cantidad de documentación, los

documentos de apoyo. La compleja Administración

española obliga a clasificar la abundante documentación

existente en los Archivos de Gestión con la

participación de los encargados de su gestión y que

éstos, igualmente reconozcan los distintos contextos

con los que se trabajan.

12 José Ramón CRUZ MUNDET: Manual de archivística. Fundación GermánSánchez Ruipérez. Madrid 1994, p. 143. 13 Paloma FERNÁNDEZ GIL: Manual de Organización de Archivos de Gestión deOficinas Municipales. Granada, 1997, p. 24. 14 Ibidem. (1997), p.116.

Así, los documentos de apoyo, conjunto, que durante elproceso administrativo cobró gran importancia, aldesempeñar función auxiliar o informativa, deberáahora, someterse a un expurgo, bien para su definitivaeliminación u ordenación, todo ello en el intento de no

incrementar el volumen documental innecesariamente15.

Como resaltábamos anteriormente, significadoespecial lo conforma el primer grupo, los expedientes,los sometidos a procedimientos reglados o los queestuviesen en periodo de resolución administrativa; ensegundo lugar destacamos la existencia de lacorrespondencia oficial, la que discurre entredistintos órganos administrativos, ya sean propios oexternos, así como con entidades o personas jurídicas ofísicas. Grupo de vital importancia lo conforma eltercero, los registros, pues pueden incluso conformarse

como prueba16 de una actividad dentro del control

administrativo, ofreciendo un valor jurídico o lacertificación de la existencia de un documento o de unproceso administrativo.

En este mismo sentido, y como habíamos señalamos

anteriormente, el deber de identificar los documentos

de apoyo informativo, bibliográficos, boletines

oficiales, circulares, duplicados, informes etc., que

no deben formar parte de los archivos de gestión.

La acumulación de documentación, es entendiblecomo el producto que refleja el quehacer de las

instituciones17 y responde principalmente al gran

aporte de esos documentos de apoyo informativo. Unos

documentos básicos, que si bien, son de vitalimportancia, durante la gestión administrativa, seobservan como un lastre para los propios Archivos. Mástodavía cuando ya cumplieron su función durante elperiodo de15 Paloma FERNÁNDEZ GIL: Manual de Organización de Archivos de Gestión deOficinas Municipales. Granada, 1997, p. 25. 16 José Ramón CRUZ MUNDET: Manual de archivística. Fundación Germán SánchezRuipérez.

Madrid 1994, p. 103.17 Sergio ESCOBEDO GUERRERO: “Construcción de un modelo de Trabajode Gestión Documental en la Organización”, en el Contexto de laActividad Archivística. Revista electrónica de Historia. Vol. 4,Nº 1, 2003, p.1.

Gestión Documental, durante esa primera edad del Ciclo

vital de los documentos y perdiendo el interés18

superado este ciclo, al contrario de los que sí

mantendrán el valor probatorio que debemos preservar19.Nos aseguramos calidad frente a cantidad.

2. CORRESPONDENCIA Y EXPEDIENTES.Los documentos administrativos como hemos

señalado, surgen por la constante y necesaria relación

de las unidades administrativas al desarrollar una

actividad y función. El desarrollo en el tiempo de

éstas, provocan que los documentos respondan a una

cadencia en el tiempo, o sea, un carácter seriado que

se conformará en distintas series documentales,

objetivo fundamental de la Archivística.

Dejando a un lado los registros de las

documentaciones, que hemos analizado anteriormente,

los dos grandes conjuntos que deben conformarse como

el objetivo de nuestra atención, son la

Correspondencia, ya sea de entrada o de salida y los

expedientes.

La correspondencia es el reflejo de la existencia

de un continuo circuito20 de relaciones que las

unidades administrativas mantienen con otros órganos ocon personas físicas o jurídicas, ya sean públicas oprivadas y siempre dentro de sus actividades. Pero,¿cómo organizar esa correspondencia? Dar entrada a undocumento lleva consigo ofrecer unas garantíasjurídicas. Un número de entrada, una fecha o elementos

de validación ofrecerán garantías jurídicas,observándose la obligación de un correcto tratamiento.

18 Concepción MENDO CARBONA: “Consideraciones Sobre el métodoen Archivística” en Documenta e Instrumenta, 1, 2004, p. 40. 19 José Ramón CRUZ MUNDET: Manual de archivística. Fundación GermánSánchez Ruipérez. Madrid 1994, p. 103. 20 Antonia HEREDIA HERRERA: Archivística General. Teoría y práctica.Servicio de publicaciones de la Diputación de Sevilla, Vedición, 1991, 421.

En caso que la documentación forme parte de un

expediente, queda claro que ésta, deberá ordenarse en

el mismo. Si se tratare de otro tipo documental,

debemos observar la propia información aportada en

ella para un correcto ordenamiento. En principio, su

orden de registro que muestra su orden cronológico

durante el año o incluso el propio respeto al órgano

productor posibilita su ordenación, ya sea desde un

organismo externo o entre entidades de una misma

unidad administrativa.

Tratamiento especial debemos aplicar a la

correspondencia externa. Se hace necesaria la

identificación de los distintos organismos y un total

respeto de la jerarquía orgánica oficial en el caso de

correspondencia de entidades subordinadas. Respecto de

la correspondencia interna, se hace necesario que la

misma quede igualmente reflejada. La identificación

alfabética de cada una de las unidades administrativas

que la conforman y observar un ordenamiento

cronológico, como si de un expediente se tratara, puede

facilitarnos el trabajo. Igualmente respetando el

asunto o la materia y donde el punto inicial o de

partida, será la fecha del primer documento de cada uno

de los asuntos a gestionar. Esta gestión administrativa

interna, observa igualmente gran cantidad de

documentación. En muchas ocasiones la misma se duplica

o triplica, especialmente en instituciones

especialmente jerarquizadas21. Para evitarlo debe

prevalecer siempre el documento

21 Un caso especial, por ejemplo, son las administraciones que observenestructuras muy jerarquizadas y supeditadas a una estructura piramidal yque sin embargo puedan observar cierta independencia en las actuaciones,si bien necesiten responder a actuaciones en distintos niveles dentro delámbito nacional, regional o municipal o la determinada por las distintasestructuras organizativas. Una estructura muy jerarquizada, confiere lunaobligada comunicación a toda la cadena superior de todo tipo de novedad oactuación a la vez que obliga responder a cualquier requerimientointerno, respetando en todo momento la jerarquía establecida.

existente en el centro superior. Circunstancia no fácil

de llevar a cabo, debiendo prestar en este caso el

personal administrativo atención especial, pues si bien

existe una dependencia jerarquizada, puede también

existir una dependencia funcional con otra unidad

administrativa. Éste es el caso claro en algunas

administraciones donde la necesidad de estar presente

en el mayor espacio territorial la hace necesaria

observar una organización jerárquica importante y

supeditadas a un circuito continuo de tratamientos

directo con entidades exteriores, donde se producen

requerimientos internos o externos, al estar

capacitados de ofrecer respuesta a la ciudadanía.

a) ExpedientesDesde el punto de vista administrativo, el

expediente se define como: “…el conjunto ordenado de

documentos y actuaciones que sirven como antecedentes y

fundamentos a una resolución administrativa, así como

las diligencias encaminadas a ejecutarla”. La

terminología Archivística lo describe como “…la unidad

documental formada por un conjunto de documentos

generados, orgánica y funcionalmente por un sujeto

productor, para la resolución de un asunto”

Se señala incluso la posibilidad de que el inicio

pueda ejercerlo la propia Administración de oficio o

bien por instancia o solicitud razonada por una

persona.

Queda garantizado un procedimiento, unas pautas

de actuación, con unos plazos establecidos y

legislados con anterioridad, donde se recogerán los

documentos hasta la finalización del mismo, bien sea

por una resolución definitiva, el propio desistimiento

del solicitante o la caducidad del mismo.

Si bien, como veremos a continuación, laorganización cronológica primará en la organizacióninterna del expediente, la organización de las seriesde éstos, pueden regirse y principalmente en laorganización local, bajo la superposición de dos

niveles22, el asunto y la procedencia.

b) Documentos del expediente.Al igual que se hacía necesario que el personal

gestor de los documentos tuviese conocimiento de la

documentación existente en los archivos de oficina, se

hace igualmente necesario, que aquel tenga conocimiento

de los documentos administrativos que pueden conformar

un expediente.

La propia Ley 30/1992 define a los documentos

administrativos como: “… los que revelan o acreditan

hechos jurídicos y que pueden ser directamente

incorporados a un expediente, protocolo o registro”

Por tanto debemos entender incluidos en el mismo

a los originales emitidos por las propias oficinas o

las copias administrativas para ser remitido al

exterior y una serie de documentos esenciales como

informes, dictámenes, resoluciones o cualquier otro

que se exprese información cualificada, incluidos los

documentos de enlace, oficios de remisión, notas

internas o informativas que aporten cierta información

de interés para la propia resolución o los que

sirviendo de nexos puedan evidenciar y constatar los

trámites realizados.

Deben de excluirse en la documentación de apoyo

informativo que solo podría comprometer la buenaorganización del archivo. Sin embargo, sí debe formarparte del expediente la correspondencia emitida o

recibida en la tramitación del mismo23.

c) Organización del expediente. Almacenaje.

22 Paloma FERNÁNDEZ GIL: Manual de Organización de Archivos de Gestión enlas Oficinas Municipales, CEMCI, 1997, Granada, p.106. 23 José Ramón CRUZ MUNDET, Manual de archivística. Fundación Germán Sánchez

Ruipérez. Biblioteca del Libro. 1994, p. 163.

Los expedientes, irán conformándose con larecepción de un conjunto de documentación creándose unacarpetilla que albergará y ordenará mediante una

rigurosa cronología lógica24, según la entrada del

documento en el procedimiento. La portada de lacarpetilla deberá contener datos objetivos y claros enpos de facilitar la identificación clara y rápida de sucontenido. Es muy útil, igualmente, la disponibilidadde un índice numérico que facilite la relación delcontenido y mejorar la gestión documental.

Cabe la posibilidad de disponer, dentro de un

expediente, la existencia de otras subcarpetas, que

responderá igualmente a una organización con criterio

cronológico. Respecto de la posible o necesaria

incursión de soportes distintos al papel como

fotografías, vídeos etc. Deberán éstos, separarse del

propio expediente, si bien deben quedar identificado

en el propio expediente y de forma clara su nueva

ubicación, lo que facilitará el posterior acceso a los

mismos.

Tramitado por la Unidad Administrativa cada

expediente, se hace necesario su almacenamiento en las

carpetillas, donde se anotará el organismo productor,

título, año y el expediente que alberga así como el

número de la caja donde se ubicará finalmente.

Es importante evitar duplicar los expedientes o

extraer los originales incluidos en el mismo. Cuando

tengan que servir de apoyo informativo a cualquier otro

trámite administrativo, podrán sustituirse aquellos por

fotocopias, que deben ser destruidas una vez cesado el

interés del uso que lo había originado.

El problema planteado anteriormente y cuando pueda

hacerse necesario intercambiar expedientes, nunca

documentos sueltos, entre distintos negociados o

unidades administrativas, se deberán tomar

24 Ana DUPLÁ DEL MORAL: Manual de archivos de oficina para gestores. Comunidad de Madrid. Madrid, 2001, p. 73.

medidas necesarias para su fianza, debiendo ser

devuelto al negociado inicial, una vez finalizado el

interés que lo había requerido.

La ordenación25 de un expediente como habíamos

señalado anteriormente, debe ser siempre el

cronológico, así, debemos encontrar en primer lugar el

recibí de la notificación de la resolución final, según

el artículo 59.1 de la Ley 30/1992, una vez datado y

firmado por el solicitante de la instancia inicial, o

bien, la diligencia expedida, caso de no haberse podido

llevar a cabo la notificación; en segundo lugar, deberá

aparecer la referida resolución; la instancia inicial

que había posibilitado la apertura del procedimiento

quedará relegada a la última posición. Entre ellas

quedarán el resto de documentos reflejo de cada uno de

los actos llevados a cabo, justo en el orden inverso

del tratamiento administrativo.

3. LA SERIE DOCUMENTALSegún el diccionario de terminología Archivística,

la serie documental es el conjunto de documentos

producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma

actividad administrativa y regulado por la misma norma

jurídica y / o de procedimiento.

Para Antonia Heredia, “…cada sección documental o

subsección está integrada por documentos agrupados en

serie, éstos son el testimonio documental y continuado

de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano

o en virtud de una función”

Por otro lado, Cruz Mundet, define la serie

documental como “…el conjunto de unidades

archivísticas agrupados al ser el resultado de una

misma actividad, y que han sido producidos y agrupadas

de manera continua en un proceso de tramitación

administrativa”

25Antonia HEREDIA HERRERA: Archivística General. Teoría y práctica. Serviciode publicaciones de la Diputación de Sevilla, V edición, 1991,257.

En definitiva, la serie documental, consecuencia

de la repetitividad de una actividad, es el objetivo

fundamental de la Archivística, plasmando una

actividad similar26, lo que requiere un rigor en cuanto

a su ordenación y así facilitar la identificación de

cuantas series documentales vayan surgiendo. Si bien

la ordenación cronológica parece ser la más usual y

práctica, encontramos la posibilidad de la ordenación

alfabética, principalmente al observar a los

expedientes personales. La ordenación numérica según

el número de registro y su cronología de entrada cobra

gran importancia en ámbitos judiciales o policiales.

Así se conforma una clasificación según el orden de

registro dentro de un periodo concreto, principalmente

durante un año. Existen otras posibilidades, en

ocasiones más complejas como la ordenación alfa-

numérica o cualquier otro concepto como clubes

deportivos, asociaciones etc.

4. CLASIFICACIÓN. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.Un buen criterio para efectuar la clasificación es

atender al orden jerárquico. Estas pautas regidas con

criterios jerárquicos la posibilitará la propia

organización administrativa. De este modo, se podrán

agrupar la documentación por categorías, reflejo de la

propia estructura orgánica y la propia funcionalidad

del fondo documental, consiguiendo una estructura

lógica que facilita la localización de los documentos.

La clasificación orgánica responde a series con

estructuras ya definidas por las instituciones de las

que emanan. Responden a instituciones muy enmarcadas y

de poca proyección, quedando muy condicionada a

cualquier cambio en la organización de la propia

institución.

26Antonia HEREDIA HERRERA: Archivística General. Teoría y práctica. Serviciode publicaciones de la Diputación de Sevilla, V edición, 1991,146.

La clasificación funcional podemos considerarlas

como modélicas, pues clarifican las funciones y

actividades que llevan a cabo cada institución. Son

igualmente muy modelables a las nuevas actividades que

pudiesen desarrollarse o a las que quedasen en desuso.

Clasificación por materias: Este tipo de

clasificación responden al establecimiento de grupos

según las temáticas o asuntos tratados y su uso se

extiende principalmente a archivos particulares

principalmente, al no tener que responder a una

organización administrativa o funcional.

En cualquier caso, y ante las distintas teorías

que surgen respecto a la correcta clasificación de un

archivo, el orden de procedencia, se constituye como el

método archivístico27 por excelencia frente a otra

clasificación por materias, cronológica, alfabética,

lugares etc.

5. DESCRIPCIÓN Un claro ejemplo, de como se debe integrar laarchivística en la

gestión administrativa es en la forma del acceso a los

documentos. Así, una vez los documentos, son ubicados

en su lugar definitivo, se hace necesario otro

documento que facilite la recuperación28 de aquellos.

Surgen así, bases de datos, inventarios, índices, etc.,

que contarán cierta información ya prefijada de los

propios documentos. De las distintas normas existente

para la descripción de los documentos, son las normas

ISAD (G), que parten del mencionado XII Congreso

Internacional de Archivos de 1992 las que observan

mayor aceptación y son adaptadas a las nuevas leyes. En

las mismas se definen 7 áreas, identificación,

contexto, contenido y estructura, condición de acceso y

uso, documentación asociada, bibliografía, notas y área

de control. Estas

27Antonia HEREDIA HERRERA: Archivística General. Teoría y práctica. Servicio de publicaciones de la Diputación de Sevilla, V edición, 1991, 258-259.28 Lucilia RUNA: “A descriçao arquivistica”, en Coordinadora de Administración de documento y archivos, Director José Ramón Cruz Mundet, Madrid, 2011, p. 163.

áreas a su vez se dividen en veintiséis campos,

accesibles desde distintos niveles29. Circunstanciaésta, que posibilita que cada unidad administrativause la estructura más conveniente al desarrollo de su

actividad30. Todos los datos seleccionados, tendránreflejo en la ficha descriptiva a lo que se unirá lasignatura, como elemento básico para la identificacióny localización del documento.

AG: Archivo de

Gestión Caja: 246

Expediente: 22La buena descripción de los documentos, desde el

mismo momento de su producción, facilita las futuras

trasferencias que se realicen hasta su definitivo

depósito en el Archivo Histórico, además de ofrecer, y

como hemos explicado anteriormente mayores beneficios

en los trámites administrativos. Actualmente, con los

nuevos medios informáticas se nos ofrecen posibilidades

de sistemas de gestión electrónica, abandonando las

fichas tradicionales en beneficio de los informáticos,

que facilita incluso el seguimiento, a través de los

elementos descriptivos del seguimiento del propio

expediente, sin tener que acceder a él31, olvidando

aquella recuperación tradicional gracias a los libros

de registros o ficheros convencionales32.

29 RUNA, Lucilia: “A descriçao arquivistica”, en Coordinadora deAdministración de documento y archivos. Director José Ramón CruzMundet, Madrid, 2011, p. 163. 30 Carlos ALCALDE MARTÍN-CALERO: Manual de Archivos Administrativos,Diputación Provincial Valladolid, p. 51.

31Carlos ALCALDE MARTÍN-CALERO: Manual de Archivos Administrativos, Diputación Provincial Valladolid, p. 57.32 Paloma FERNÁNDEZ GIL: Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales, CEMCI, 1997, Granada, p. 130.

III. CONCLUSIONESLa necesidad de implantar una metodología

archivística desde el mismo inicio de la producción

documental, sino antes y que surge tras el

Congreso Internacional de Archivos celebrado en Québec,

y al que nos hemos referido anteriormente, permite

solucionar el confuso panorama de la gestión documental

y que en España se habían perpetuado como crónica. Se

hace necesario hacerlo bajo directrices del personal

instruido par ello. Así la figura del Archivero, no

puede ser sustituida por personal administrativo, pues

tanto éste como aquel, desarrollan actividades

distintas aunque complementarias.

El archivero que debe mantenerse al margen del

trabajo propiamente administrativo sí puede facilitar

el trabajo de sus gestores. Es el archivero, al conocer

las características de cada unidad administrativa quién

está capacitado para poner en funcionamiento la

metodología más adecuada. No obstante, sí debe existir

por el personal administrativo una complicidad e

igualmente participación en la organización interna que

se defina.

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GESTIÓN DOCUMENTAL. ARCHIVOS DE OFICINA

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