Etkinlik Mekani

Yonetiminde

Protokol Kurallari

Bilgisi

Aras. Gor. Zafer OTER

10 Eylul 2006

03 Ekim 2006

Saat: 13:00-16:00

DEU Isletme Fakultesi

Turizm Isletmeciligi Bolumu

BOLUM - I

ETKINLIK MEKANI

YONETIMININ

TEMEL

KAVRAMLARI

A-Etkinlik Mekanı (Venue)

Kavramı

konser, toplantı vb. etkinliği yapıldığı

yer. (Longman Dictionary of English)

Buluşma yeri (Oxford Dictionary of

English)

Olay gerçekleşme yeri

(http://en.wikipedia.org )

Kelime Latince kökenli ve « gelmek »

fiilinden türemiş.

Çeşitli kullanım alanları: hukukta

mahkeme yeri, müzikte konser yeri,

eğlence endüstrisinde etkinliğin

yapıldığı yer, sporda stadyum, salon

vb. etkinlik yeri.

Bir Etkinlik Mekanı neden

vardir?

kültürel, sanatsal, akademik vb.

sosyal etkinliklere ev sahipliği

yapmak.

İnsanların çeşitli amaçlarla

buluşması ve paylaşımda

bulunmasını kolaylaştırmak.

İnsan buluşmalarının zamanında,

verimli biçimde, katılımcıların

beklentilerine uygun şekilde

gerçekleşmesini sağlamak,

insanlara en iyi hizmeti sunarak

yasamlarini kolaylastirmak

Etkinlik Mekanı türleri:

kongre merkezleri

Alisveris merkezleri

konferans merkezleri

Oteller

Kültür merkezleri

Stadyumlar

Spor salonları

Rekreasyon merkezleri

Müzeler

Gemiler

Trenler

Eğitim kurumlarının tesisleri

Tatil köyleri

Fabrikalar

Toplanti Salonlari

Yuzme havuzlari, su parklari

Etkinlik Mekanlarında düzenlenen

toplantı çeşitleri: Klinik: çalıştaya benzer şekilde çalışanlara küçük gruplar halinde

uygulamalı eğitim amaçlı toplantı.

Kolokyum: Katılımcıların içeriğini belirlediği toplnatı. Konuşmacılar önemli konu başlıklarını belirler ve katılımcıların sorularıyla tartışma ortamı yaratılır.

Paralel oturumlar: Aynı anda birden çok toplantının yürütülmesi.

Kongre (Convention): Amerikalıların convention adını verdikleri (Kongre ABD’de idari bir kurumu temsil ettiğinden) geniş çaplı toplantı. Kongrelerde genel oturumlar ve komite toplantıları ortak bir konu hakkında yapılır. Yıllık toplantıların geleneksel yöntemidir.

Forum: Bir moderatör gözetiminde dinleyicilerin tartışmaya katılabildikleri ve uzmanların bilgi aktarmasını hedefleyen bir toplantı.

Enstitü: Özel bir konuda yoğun eğitim vermek üzere düzenlenen toplantı. Toplantı tüm katılımcıların katıldığı genel oturumlar ve küçük grup tartışmaları şeklinde düzenlenir.

Ders (lecture): Bir uzmanın formel tarzda bir konu hakkında sunum yapması. Bazen sunum sonunda soru-cevap kısmı yer alır.

Genel kurul: Belli bir konuyla ilgili tüm katılımcıların katıldığı oturum.

Seminer: Uzman bir tartışma liderinin gözetiminde özel bir konuda grup üyelerinin deneyimlerini paylaştığı toplantı.

Sempozyum: Uzmanların geniş bir topluluk önünde panel tartışması yaptığı toplantı. Dinleyicilerin katılımı sınırlıdır, forumdaki kadar yoğun değildir.

Çalıştay (atölye çalışması): Katılımcıların birbirlerini eğiterek bazı problemler hakkında yeni bilgi, deneyim, görüş edinmelerini sağlayan genel katılımlı toplantılar.

Teşvik seyahati toplantıları: motivasyon amacıyla seyahatle ödüllendirilen personel ya da yöneticilerin seyahatlerinin bir parçası olarak yaptıkları toplantılar.

Diger etkinlik tipleri: konser, sergi, kokteyl, mezuniyet toreni, film gosterimi, tiyatro oyunu, sportif oyunlar, dini ayin, oy verme, yemek, dugun, nisan, sunnet, dogum gunu

Etkinlik mekanlarının ilişki

kurdukları taraflar:

Birlik, dernek vb. Uyeleri olan sivil toplum örgütleri

Toplantı organizatörü şirketler

Özel sektör işletmeleri

Bağımsız toplantı organizatörü kişiler

Spor çevreleri

Tiyatro çevreleri

Sanat çevreleri (muzik, susleme, peformans...)

Sergi, fuar yetkilileri

Eğitim kurumları

Meslek odaları, sendikalar gibi mesleki örgütler

Diğer resmi kurum ve örgütler

Sivil vatandaşlar (düğün, kokteyl vb.)

B-Etkinlik Mekaninda Teknoloji

Görsel-işitsel malzeme: Tepegöz, slayt projektörleri, film projektörleri, filmstrip projektörleri, opak projektörler, projektör yansıtma perdeleri, taşınabilir yansıtma perdeleri, yazı tahtası (tebeşirli, keçe kalemli, elektronik), flipchart (kağıtlı yazı tahtası), video kameraları, televizyonlar, ekranlar, DVD oynatıcı, VCD oynatıcı, video kasedi oynatıcısı, ses kayıt cihazı, videokonferans, el mikrofonu, yaka mikrofonu, kablosuz mikrofonlar, hoparlörler, ses karıştırıcılar.

Sahneleme: izleyiclerin en iyi görebileceği ve duyabileceği, mobilya, dekor, teknik cihazlar, aydınlatmanın ve güvenlik tedbirlerinin en ugun kullanıldığı bir tasarım gerekir.

Aydınlatma: mekanın taban, tavan ve duvarlarından farklı güçlerde ve renklerde uygun ışık verilmesi.

Mobilya ve aksesuarlar: lazer işaret kalemleri, çıtalar, vantilatör, klima, ısıtma aygıtları, saat, zaman sayacı, rahat koltuklar, giriş-çıkış ve diğer gereksinimlerin giderileceği yerler için işaretler, keçeli kalem, tebeşir, not tutmak için boş kağıt, kalem ve silgiler, yapıştırıcı, ataş vb. Tutturma araçları, fotokopi makinası, yazıcı.

Bilgisayar aksesuarları: Etkinlik mekanının her yerinde kullanılır. Katılımcıların kontrolü, rezervasyonlar, etkinliği gerçekleştirilmesi, iletişim, yazı yazılması, çıktı alınması vb. Amaçlar için yeterli sayıda bilgisayar ve aksesuarları bulunmalıdır.

Haberleşme: Telefon, telsiz, cep telefonları, anons sistemi. Taşınabilir cihazların pilleri dolu, şarjları tam, yedekleri kullanıma hazır olmalıdır.

Tercüme hizmeti: Anında veya aralıklı tercüme hizmeti için gerekli sayıda kulaklık ve diğer malzeme hazır olmalı. Tercüme edilen dil için en az 2 tercüman bulundurmak gerekir.

Teknik malzemenin kullanımı: Eğer etkinlik mekanı malzemelerin sahibi ise onları çalıştıracak, küçük arızalarını giderebilecek teknik personel istihdam etmelidir.

Teknik malzemenin sahipliği: Etkinlik mekanı üç yoldan birini kullanabilir. Tüm malzemelere sahip olmak, en sık kullanılanlara sahip olmak, ya da hiç bir teknik malzeme bulundurmamak. Teknik malzeme bulunmadığı zaman ya dışarıdan kiralanarak hizmete sunulur ya da etkinlik düzenleyen kuruluş kendisi malzeme getirir(Hoyle, Dorf ve Jones, 1995).

Yoğun bir etkinlik takvimi bulunan mekanlarda tüm cihazların satın alınması ve uzman personelin istihdam edilmesi başarılı organizasyonlar için daha uygundur. Günümüzde Internet ve bilişim sistemlerinin yüksek hız kapasitesinde ve kablosuz olarak sunulması önem kazanmıştır. Ayrıca, veri yedekleme, paylaşma amaçlı destekleyici malzeme ve yazılımlar ve kesintisiz enerji sunumu organizasyon başarısı için büyük önem taşımaktadır.

C- Etkinlik Mekaninda Yiyecek

Icecek Sunumu

Etkinlik mekanında verilecek yiyecek içecek hizmetleri aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir (Tavmergen ve Aksakal, 2004):

Kahvaltılar

Molalarda yiyecek-içecek sunumu

Öğle yemekleri

Akşam yemekleri

Geç vakitte akşam yemeği (snack)

Partiler

Resepsiyonlar

Ücretsiz içilen barlar

Ödemeli barlar

Kokteyller

Menü planlamasında aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir (Tavmergen ve Aksakal: 2004):

katılımcı profili

listeleme (yemek öncesi ve sonrası yapılacaklar)

üretim kolaylığı

işgücü maliyeti

menü dizaynı

ürün raf ömrü

menü metni

trafik akışı

yinelenme

politik hassasiyet (marka seçimi)

yerel spesiyaller

menü dengesi (estetik, renk, yapı, biçim, ısı, pişirme yöntemi, malzeme)

Etkinlik mekanı yiyecek-içecek

sunumunun üstlenilmesi

konusunda şu yöntemlerden birini

izleyebilir:

yiyecek-içecek sunmamak.

Yiyecek-içecekleri kendi

malzeme ve personeli ile sunmak.

Yiyecek-içecek sunumunu dış

kaynak kullanımı yoluyla dışarda

firmalara yaptırmak.

D-Etkinlik Oncesi, Sirasi ve

Sonrasinda Hizmet Sunumu

Başarılı bir etkinlik öncelikle iyi bir hazırlık gerektirir. Hazırlık aşaması aslında yoğun bir bilgi paylaşımını içerir. Bu nedenle etkin haberleşme ve bilgi yönetimi bu aşamada özel önem taşır. Etkinlik öncesinde dikkat edilmesi gereken başlıca konular şunlardır:

etkinlik için mekanı kullanacak olan şirket ya da örgütün güvenilirliği (ödemeleri düzenli yapar mı? Sözünü zamanında yerine getirir mi? Sözleşmelere sadık kalır mı?)

yiyecek-içecek, tercümanlık hizmeti, özel şov, konser, çiçek, plaket gibi maliyet gerektiren konularda fiyatlar katılımcı sayısına göre belirlenmelidir.

Kimler etkinliğe katılacak? Mekana kabul sırasında bunlar nasıl tespit edilecek?

Hangi etkinlik(ler) gerçekleştirilecektir? Toplantı, konser, sergi, mezuniyet töreni, TV yayını, bilimsel seminer, eğitim programı, yarışma?

Gerçekleştirilecek etkinliklerin gerektirdiği fiziksel koşullar (salonlarda, otopark, giriş-çıkış kapıları, yiyecek-içecek alanları, tuvaletler, lobiler...) nelerdir?

VIP kişiler var mı? Kimler? Bunlara kim nasıl hizmet edecektir?

Etkinliklerin akışı sırasında zaman nasıl planlanacaktır? Gecikmeler, uzatmalar gibi durumlarda program nasıl yetiştirilecektir?

Görsel-işitsel teknik malzemeler ne durumda? Satın alınması, kiralanması, tamir edilmesi, güncellenmesi gereken malzeme var mı?

Malzemelerde arıza oluşursa nasıl giderilecek, yerine hangi malzemeler, nereden bulunacak?

Elektrik kesintisi durumunda ne yapılacak? Teknik malzemeler hangi zamanlarda test edilecek?

Teknik malzemelerin çalışmasından ve tamiratından kim sorumlu olacak?

Dekorasyonla ilgili eksik var mı? Etkinlik için istenen özel mobilya, alet vd. Var mı? Bunları kim, nereden ne zaman bulacak?

Personel sorunu var mı? Etkinlik sırasında mekanda görevli personel hangi sorumlulukları üstlenecek?

Dışardan destek gerekli mi? Gerekliyse nasıl bulunacak?

Yangın, hırsızlık, saldırı, bayılma, düşme vb. Güvenlik ve tıbbi sorunlar oluşmaması için önlemler alındı mı? Böyle durumlarda kim ne yapacak?

Son dakika sürprizleri neler olabilir? Bunlara nasıl cevap verilecek?

Ana etkinlikler arasında katılımcıların sıkılmaması için neler yapılacak?

Yeme ve içme konusunda katılımcıların dikkat ettiği özel durumlar var mı? (vejetaryenlik vb.)

Rezervasyon süreciyle ilgili yazışmalar ve belgeler düzenli olarak dosyalandı mı? İmzalar tam mı?

Ulaşım konusunda katılımcıların sorun yaşamaması için yeterli park yeri, otobüs seferi var mı?

Çiçek, fotoğraf çekimi, kamera kaydı gibi hizmetler için dışardan firmalarla anlaşıldı mı? İşlerin zamanında yetişmesi için bu firmalarla kontak halinde olan biri var mı?

Etkinlik sırasında dikkat edilmesi gereken konular şunlardır:

etkinliğe katılanlardan toplanması gereken bilet, kimlik kartı, cep telefonu vb. Belge ve cihazlar var mı? Bunlar ilgili kişi tarafından toplanıyor mu?

Etkinliğe alınacaklar listesinde olmayan, listede olan ancak belgesini sunamayanlarla ilgili sorunlar kime yönlendirilecek?

VIP konuklar için hazırlanan çiçek, plaket vb. Hazır mı? Vercek kişiler hazır mı?

Etkinlik sırasında herhangi bir ödeme yapılacaksa süreç sorunsuz işliyor mu? Kredi kartı, çek gibi alternatif ödeme yöntemleri hizmete sunuldu mu?

Sigara içenler için özel oda hazırlandı mı?

Etkinlik sırasında Internet, bilgisayar ve diğer kırtasiye hizmetlerine gereksinim duyanlar için kablosuz Internet erişimi, fotokopi, yazıcı gibi hizmetler sunuluyor mu?

Etkinlik alanı giriş çıkışları, konuk

karşılama ve uğurlama alanlarında

görevlendirilen personel yeterli mi ve

yerinde mi?

Aynı anda birden fazla etkinlik sürüyorsa

katılımcıların karışıklık yaşamaması için

yeterince açıklayıcı işaret, levha kondu

mu? Personel mevcut etkinliklerin tümü

hakkında son bilgileri edindi mi?

Masalar, koltuklar, masa örtüleri, kürsü,

mikrofonlar, teknik malzemeler gibi

etkinlik sırasında kullanılan materyal

sorunsuz mu?

Medyadan gelenlere basın bildirisi

dağıtımı, röportaj yapma, fotoğraf çekimi

ve görüntü alımı konularında yol

gösteriliyor mu?

Ortamın temizliği sürekli kontrol ediliyor

mu?

Etkinlik sonrasında dikkat edilmesi gereken konular:

Etkinlik için yapılan harcamalar belirlendi mi? Faturalar hazırlandı mı? Geciken alacak kaldı mı? Etkinlik talep edenlerle ödeme konusunda anlaşmazlık var mı?

Dışardan hizmet sunan firmalarla ya da uzman kişilerle ilgili ödeme sorunları var mı?

Personel için bahşiş kutularında biriken bahşişler dağıtıldı mı?

Etkinlik sırasında ekstra çalışan, fazla mesai yapan, özel hizmet sunan personel için ödeşe yapıldı mı? Ödüllendirme yapıldı mı?

Kiralanmış malzeme varsa sahiplerine zamanında ve sorunsuz gönderild mi?

Levhalar, işaretler, bez afişler gibi malzemeler kalmışsa ilgili yerlere (sahibine, depoya) gönderildi mi?

Etkinlikle ilgili fotoğraf, video çekimleri çoğaltılıp Cdlere aktarıldı mı? Gönderilmesi gereken yerlere ulaştırıldı mı?

Medyada etkinlikle ilgili çıkan haber, yazı, fotoğraflar kayıt edilip dosyalandı mı?

Katılımcılara ve personele etkinlik sonrasında düzenlenmesi gereken memnuniyet anketi gibi anketler dağılıp toplandı mı?

Tüm personelin katıldığı etkinlik sonrası değerlendirme toplantısı yapıldı mı? Hakedenlere teşekkür edildi mi?

E-Etkinlik Mekaninda Guvenlik /

Risk Degerlendirmesi

Etkinlik mekanlarında güvenlik sorunu gitikçe daha önemli hale gelmektedir.

Bazı etkinlikler katılımcıların profili nedeniyle toplumun bazı kesimlerince engellenmek istenebilir.

Davetliler içinde ünlü kişilerin bulunması psikolojik sorunu olan ya da terörist olan bazıları tarafından olumsuz olay çıkarmak için kullanılabilir.

Gelecekte etkinlik mekanlarından beklentiler arasında güvenliğin daha da artacağı öngörülebilir.

Etkinlik mekanı kendi güvenliğini kendi personeli ile sağlayamadığı durumlarda özel güvenlik kuruluşlarından veya polisten yardım istemelidir.

Guvenlikle ilgili dikkat edilmesi gereken konular:

tesisin anahtar risk bölgeleri tespit edilmelidir. Güvenlik önlemleri buralarda yoğunlaştırılmalıdır.

Hastane, cankurtaran, itfaiye, arama kurtarma, sivil savunma ve güvenlik birimleri (polis, jandarma veya garnizon) ile temas kurmak için gerekli tüm alternatifler elde hazır tutulmalıdır.

Tüm personel sürekli olarak belli aralıklarla güvenlik tatbikatlarına katılmalı ve en son cihazlarla donatılıp (or: kamera kaydi), en gelişmiş eğitim uzmanlarca kendilerine verilmelidir.

Ülkenin, bölgenin, ilin ve bulunulan mahallin güvenlik sorunları izlenmeli, suçların tipleri ve artış azalış seyirlerine göre gerekli önlemler.

Tesis yönetimi tarafından her yıl güncellenen bir ”felaket veya acil durum” politikası saptanmalıdır. Acil durumlar neler olabilir? Bunların ortaya çıkması halinde nasıl başa çıkılacaktır?

Güvenlik için ne kadar bütçe ayrılacaktır? Bütçeye gerekli para nasıl sağlanacaktır?

Özel güvenlik durumları için özel personel istihdam etmek gerekebilir. VIP için yakın koruma sunumu gibi.

Bir etkinliğin risk düzeyi etkinliğin konusuna (kültürel, politik, akademik...), katılımcıların profiline (yerli-yabancı, meslek grubu, gelir durumu), katılımcı sayısına, ünlülerin katılımı gibi özel durumların varlığına bağlı olarak değişebilir.

Dogal etkenlerle olusan tehlike ve

tehditler: Firtina/tayfun

Yildirim

Hortum

Deprem

Sel ve asiri yagis

Toprak kaymasi

Cig dusmesi

Dogal faktorlerden olusan orman yangini

Susuzluk

Asiri sicak ya da soguk

Tsunami (deniz kabarmasi)

Hayvanlardan yayilan hastalik

Kaza ve teknolojik etkenlere bagli

tehdit ve tehlikeler:

Internetin kesilmesi

Bilisim sisteminin cokmesi

Tedarik zincirinde aksama

Zararli malzeme kullanimi

Yangin

Bina cokmesi: cati, duvar, taban…

Kanalizasyonun patlamasi

Su tesisati sorunlari

Elektrik kesintileri ve kacaklari

Ulastirma sorunlari (uzaklik, mekan darligi…)

Gaz kacagi ve havalandirma sorunu

Eskimis veya kalitesiz malzeme

Insan kaynakli tehdit ve

tehlikeler:

Bombalama

Sivil itaatsizlik

Hirsizlik

Cinayet

Gasp

Fidye isteme

Rehin alma

Internetten korsan saldiri

Altyapiya kasitli zarar verme

Hastalik bulastirma

Kimyasal, biyolojik, nukleer saldiri

Su sebekesi vb yerlere zararli madde bulastirma

F-Etkinlik Mekanlarinda Kariyer

Olanaklari Türkiye’de çok gelişmiş olmasa da etkinlik (event)

endüstrisi gelişmiş ülkelerde ciddi bir istihdam alanıdır. Paris, Viyana, Londra, New York gibi uluslararası üne kavuşmuş önde gelen kentlerde etkinlik düzenlemekle görevli binlerce insan vardır.

Etkinlik duzenleme alaninda calisanlarin orgutleri: www.iaem.org (Int. Assoc. For Exhib. Man.), www.brookings.edu , www.attainium.net , www.pcma.org

Türkiye’de İstanbul son yıllarda sportif (Formula1), kültürel (festivaller, müze vb. Yerlerde düzenlenen sergiler), turisitk (Habitat, NATO gibi büyük toplantılar) etkinlik düzenlemede başarı elde etmeye başlamıştır.

Bir kentte etkinlik türlerinin artması kent içi ve dışından gelecek taleplere bağlıdır. Etkinlik düzenlemek her zaman turizm sektörünün bir parçası durumundadır, zira belli bir mekana insanların seyahat yoluyla toplanmasını gerektirir.

Bazı etkinliklerde otellerin olanakları ile etkinlik düzenlenir ve turizmin ağırlığı daha yoğun hissedilir.

Etkinlik mekanlarının gelismesi ulusal boyutuyla örgütlenen ve sosyal faaliyetlere sıkça katılan bireylerin artmasiyla olanaklidir..

Gelecekte etkinlik düzenlemenin özel bir

çalışma sahası olarak şekilleneceği ve

aşağıdaki örnekler gibi kariyer

olanakları sunacağı düşünülebilir:

Müdür

Müdür yardımcısı

Etkinlik düzenleme sorumlusu – orta

düzey

Etkinlik merkezi muhasebe sorumlusu

Grup satışlar sorumlusu

Etkinlik mekanı yiyecek-içececek

sorumlusu

Pazarlama sorumlusu

Etkinlik mekanı ağırlama sorumlusu

Etkinlik mekanı insan kaynakları

yöneticisi

Bina güvenlik sorumlusu

Ulaştırma-lojistik sorumlusu

BOLUM - II

Etkinlik Mekani

Calisanlarinin

Bilmesi Gereken

Protokol Kurallari

Avrupa Birliğiyle başlayan

müzakereler sürecinde, resmi ilişkiler

ve iş yaşamında dikkat edilmesi

gereken kurallar ve bunların

uygulanmasının ilişkilere getireceği

düzen konusu önem kazanmıştır.

Genel protokol kuralları aynı olsa da

kurumların amaç ve konumlarıyla ilgili

farklı kurumsal ve mesleki protokoller

söz konusudur.

Bu kapsamda protokol ve görgü

kurallarının resmi ilişkilerdeki yeri,

tanışma ve tanıştırma, toplantılarda

uygulanacak kurallar vb. konularda

bütün kurum ve kuruluşların iş

ortamında sürdürdüğü tüm

etkinliklerde uyulması gereken

protokol bilgilerinin bilinmesi

gerekmektedir.

Insanlarin:

Niteligi kiyafetinden,

Nezaketi davranislarindan,

Bilgisi konusmalarindan

Becerisi yaptigi isten

Gorgusu yeme icmesinden

anlasilir.

Kisilerin Yasam

Alanlari

OZEL ALAN: özgür kişisel yaşam alanidir. Yasayla korunmustur.

SOSYAL ALAN: Insanlarin genel nitelikli etkilesim alanlaridir. Sosyal iliskilerin basarisinda gorgu ve nezaket kurallari adeta bir mekanizmanin yagi islevini gorur. Puruzsuz ve hos bir iliski ortami saglar.

KAMUSAL (RESMI) ALAN: Sosyal iliskilerin ozel kurallara tabi oldugu bir alandir. Gorgu ve nezaket kurallari protokol kurallariyla guclendirilmis ve kesinlestirilmistir. Sosyal alanda kisi daha cok kendisi ya da ailesini temsil ederken, kamusal alanda kurumunu ve makamini temsil eder.

Protokol ne demektir?

1. TÖRENDÜZEN (Törensel

kurallar)

2. SIRADÜZEN (Öncelik-sonralık

sıradüzeni)

3. DEVLET ERKÂNI, DEVLET

RİCALİ VE ÖNEMLİ

ŞAHSİYETLER

4. PROTOKOLE DÂHİL ZEVATA

AYRILAN ÖNEMLİ YER

5. SAYGI VE NEZAKET

KURALLARI

6. ANLAŞMA BELGESİ (Koalisyon

Protokolü, Yardım Protokolü vb.)

PROTOKOLDE; HERKES TAŞIDIĞI UNVANI VE ÇALIŞTIĞI KURUMU TEMSİL EDER. KİMSE KENDİNİ TEMSİL ETMEZ.

PROTOKOL KURALLARININ AMACI BİREYSEL, KURUMSAL VE ULUSAL ONURU VE SAYGINLIĞI KORUMAKTIR.

KAMUSAL YAŞAMDA PROTOKOL VE SOSYAL DAVRANIŞ KURALLARINI BİLMEK İNSANA GÜVEN VERİR; ÜSTÜNLÜK VE SAYGINLIK SAĞLAR.

BU KURALLARA UYAN KİŞİLER İŞ YAŞAMINDA DAİMA FARK EDİLİR, TERCİH EDİLİR ve YÜKSELTİLİRLER .

Osmanli’da Enderun’da alti yüzyil protokol dersleri verilmis, yakin tarihe kadar Avrupa ülkelerinde Turk protokol yetkilileri gorev almistir.

Protokol ne ise yarar?

TEMSİL;

KİŞİNİN DIŞ GÖRÜNÜMU,

GÜZEL VE UYGUN GİYİMİ,

UYGUN TUTUM VE DAVRANIŞI,

UYGUN VE GÜZEL KONUŞMASI

PROTOKOL- SAYGI, GÖRGÜ VE NEZAKET KURALLARINA UYMASI

İLE ORTAYA ÇIKAR.

TEMSİL, AYNI ZAMANDA KİŞİNİN İMAJIDIR.

Kisisel imaj

Hepimizin bir imaji vardir.

Kisisel imaj kisinin içinde bulundugu sektör, çalistigi kurum, pozisyon, hedefleri ve sosyal yasami ile tutarli olmalidir.

Kisisel imajimizi olusturan bir çok öge vardir. Bunlar; Sözlü ve sözsüz iletisimimiz(beden dili), görüntümüz, düsünme, dinleme, sunum ve yazim tarzimiz, birikimlerimiz, karizmamiz, özgüvenimiz, özsaygimiz, potansiyelimiz ve gelisimimizdir. (www.ozlemcakir.com )

Protokol kurallarini bilmek kisinin cevresine olumlu bir imaj birakmasinda buyuk yarar saglar

PROTOKOL KONULARI ÖNCELİK- SONRALIK SIRADÜZENİ

MAKAM ODASI VE MAKAMDA DAVRANIŞLAR

TOPLANTILAR VE BRİFİNGLER

TÖRENLER VE TÖRENSEL ETKİNLİKLER

RESMİ (TÖRENSEL) KONUŞMALAR

DAVET VE ZİYAFETLER (Resepsiyon, Kokteyl ve Resmi Yemekler)

OTURMA DÜZENLERİ (Makamda, Araba, Toplantı, Törende ve Yemekte)

ULUSAL VE KURUMSAL BAYRAKLAR

PROTOKOL YAZILARI, RESMİ YAZILAR VE İMZA KURALLARI

GÖREVE BAŞLAMA, GÖREVDEN AYRILMA; GÖREV DEVİR-TESLİMİ

ZİYARETÇİLERİ VE KONUKLARI KARŞILAMA AĞIRLAMA VE UĞURLAMA

YÖNETSEL DAVRANIŞLAR (Ast-üst ilişkileri)

SOSYAL DAVRANIŞLAR (Hitap, Selâm,Takdim, Tanıştırma, Konuşma/Telefonda Konuşma, Yemek Yeme, İçki İçme ve Şerefe Kadeh Kaldırma, Çay/Kahve İçme, Teşekkür Etme, Hediye ve Çiçek Alma ve Sunma)

KIYAFET (GİYİM)

İŞ GÖRÜŞMESİ VE MÜLAKATLAR

Tam Protokol kurallari

kamusal alanda nerelerde

uygulanir?

MAKAM ODASI

MAKAM ARABASI VE

RESMİ ARABA

TOPLANTI VE TOPLANTI

ODASI

TÖREN VE TÖREN ALANI

RESMİ DAVET VE

ZİYAFETLER

Protokolde en onemli kisi

ve konular

PROTOKOLDE,ÜÇ KİŞİ ÖNEMLİDİR ve bunlara kuraallar tam uygulanir:

KONUKLAR

YÖNETİCİLER

HANIMLAR

PROTOKOLDE EN ÖNEMLİ KONULAR

YÖNETİCİLERLE-KONUKLARLA VE HANIMLARLA İLİŞKİLER (DAVRANIŞ BİÇİMLERİ)

KARŞILAMA, AĞIRLAMA VE UĞURLAMA

GİYİM VE GÖRÜNÜM

YEME – İÇME

Turkiye’de protokolu en

iyi bilenler:

Diplomatlar

Subaylar : Askerler, yüzbasi rütbesinden itibaren esleriyle birlikte protokol dersleri alir.

Kaymakamlar/valiler (mulki amirler)

Burokratlar

Hanimlar

BU KİŞİLER;HERKESİ PROTOKOL AÇISINDAN

DENETLER VE DEĞERLENDİRİRLER. BU KİŞİLERLE OLAN İLİŞKİLERDE PROTOKOL KURALLARINA UYMAK GEREKİR.

BİR KİŞİNİN PROTOKOLE ÖNEM VERMEMESİ YA DA UYMAMASI TAŞIDIĞI UNVANIN, ÇALIŞTIĞI KURUMUN VEYA TEMSİL ETTİĞİ MAKAMIN İTİBARINI DÜŞÜRÜR.

Turkiye’de Yazili protokol kurallari olan üç bakanlik var. Içisleri, Disisleri ve Milli Savunma bakanliklari.

Ana protokol ilkeleri

SAYGI VE NEZAKET ESASTIR

ONURU VE SAYGINLIĞI (İTİBARI) KORUMAK ESASTIR

TEMSİL ESASTIR

DÜZEY EŞİTLİĞİ VE DENKLİK ESASTIR

KARŞILIKLILIK ESASTIR

ÖNDEGELME VE ÖNCEGELMEDE UNVAN, RÜTBE VE KIDEM ESASTIR

PROTOKOLSÜZ SIRALAMA ALFABETİKTİR.

ULUSAL BAYRAK, KONUK, ÜST VE HANIM SAĞDADIR.

KARŞILAMADA ÜSTLER BAŞTA; UĞURLAMADA SONDADIR.

YÜRÜYÜŞ VE OTURMA DÜZENİNDE 1 NUMARA OLAN ÜST ORTA MERKEZDEDİR: 5 – 3 – 1 – 2 – 4

TOPLANTI VE TÖRENLERDE KONUŞMA SIRASI ASTTAN ÜST’EDİR (En üst en son konuşur).

PROTOKOLDE KONUĞU ÜST’ÜVE HANIMI KORUMAK, KOLLAMAK VE SAYMAK ESASTIR.

Goreve Baslama

Amiri ziyaret ederek goreve

baslanir

Amir goreve baslatir

Goreve baslayan kisiyi ustlere ve

astlara amir takdim eder.

Kamusal asamda sosyal davranis:

hitap : RESMİ HİTAP

Kamusal alanda ve yaşamda toplantı ve törenlerde devlet, hükümet adamlarına ve üst düzey yöneticilere resmi ünvanıyla hitap edilir.(Sn.Devlet Bakanı, Sn.Genel müdür)

Görevden ayrılmış veya emekli olmuş olan general/amiral, vali ve büyükelçilere sosyal ortamda “sayın valim, sayın generalim” diye hitap edilir.

Ancak resmi yazışmalarda ve ortamlarda “Sn. Emekli Büyükelçi, Sn. EmekliVali” denilir.

Eski sıfat emeklinin gorevinden bahsedilirken kullanılır. (Güven Erkaya,emekli oramiral, Deniz Kuv. Eski Komutanı Recep Yazıcıoğlu gibi.)

Akademik titrlerde ve rütbelerde Sayın sözcüğü ismin önüne kullanılır. (Ulaştırma Bakanı Doç.Dr. Sayın Enver Ergin. Orgeneral Sayın Kıvrıkoğlu)

SOSYAL HİTAP Sosyal ortamda ve/veya birebir ilişkilerde

üstlere ünvanları özelleştirilerek (Sn. Bakanım, Sn. Genel Müdürüm) veya Beyefendi/Hanımefendi diye hitap edilir.

Örgütsel yaşamda vekil veya yardımcı ünvanı taşıyan yöneticilere sosyal ortamda birebir ilişkide bulunduğu üst unvan ile hitap etmek uygun olur. (Vali Yardımcısına Sn. Valim gibi, Müdür vekiline Sayın Müdürüm.)

Ancak resmi ortamlarda, toplantılarda ve resmi yazışmayanra kendi ünvanıyla hitap edilir. (Sayın Vali Yardımcısı, Sayın Müdür Vekili)

Ust/ast iliskisinin bulunmadigi durumlarda ve onceden tanisanlar arasinda (Ahmet Bey, Ayse Hanim vb)

ÖZEL HİTAP Ahmet, Ayşe, Abi, Abla

Özel hitaplarda, sözümüzü yönelteceğimiz kişinin ünvanının veya soyadının önüne “sayın” kelimesini eklemek gerekir . (Sn. Bakan, Sn. Aytürk)

Sayın sözcüğü resmi hitaplarda ve takdimlerde isimden öncekullanılır (Sn.Ahmet Kılıç) veya unvan kullanılıyorsa Ünvanla isim arasında kullanılır. (Genel Sekreter Sayın Tülin Kılıç)

Eşdüzeydekilere ve astlara; resmi ortamda resmi ünvanlarıyla (Sn.Bakanım);

yarı resmi ortamda soyadlarıyla (Sn.Oztürk); Sosyal ortamda ise yalnızca ünvanlarıyla (Sn Müdür, Sn.Bakan) hitap edilir.

Özel ve yüzyüze ilişkilerde ise ünvanın veya ismin sonuna bey/hanım ekleyerek hitap edilir. (Bakan Bey, Ayşe Hanım)

Her ortamda ve düzeyde yeni tanışılan kişiye Beyefendi/Hanımefendi diye hitap edilir.

Yönetici ile özel bir yakınlık varsa, yalnızca özel ortamlarda, birebir ilişkilerde kendisinin arzusu ile yakınlık derecesine göre (Ahmet Bey, Ahmet Amca vb.) hitap edilir. Ancak bu özel hitabı, resmi ortamlarda ve ücüncü sahısların yanında kullanılmaz.

RESMİ HİTAP

BİÇİMLERİ

CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE

KATINA

BAŞBAKANLIĞA veya

BAŞBAKANLIK KATINA

BAŞBAKANLIK MAKAMINA

MALİYE BAKANLIĞINA ya da

BAKANLIK MAKAMINA

DPT MÜSTEŞARLIĞINA ya da

MÜSTEŞARLIK MAKAMINA

VAKIFLAR GENEL

MÜDÜRLÜĞÜNE ya da GENEL

MÜDÜRLÜK MAKAMINA

AYDIN VALİLİĞİNE ya da

VALİLİK MAKAMINA

YARI RESMİ HİTAP

BİÇİMLERİ

Sayın Bülent ECEVİT Başbakan

Sayın Sümer ORAL Maliye

Bakanı

veya ;

Sayın Başbakan,

Sayın Bakan,

Sayın Vali,

Sayın Genel Müdür,

SOSYAL HİTAP

BİÇİMLERİ

Devlet ve Hükümet Adamları

İçin : Pek Muhterem Beyefendi,

Pek Muhterem Hanımefendi,

Muhterem Beyefendi, Muhterem

Hanımefendi

Üst Yöneticiler İçin: Muhterem

Beyefendi, Muhterem

Hanımefendi, Beyefendi,

Hanımefendi,

SAYGI İFADELERİ

Devlet ve Hükümet Adamlarına Saygı İfadeleri :

En derin saygılarımı kabul buyurmalarını istirham ederim, efendim.

Derin saygılarımın kabulünü müsaadelerine arz ederim.

Derin saygılarımın kabulünü dilerim. En derin saygılarımla.

Üst Yöneticilere, Büyüklere ve Hanımlara Saygı İfadeleri :

Derin saygılarımla.

Saygılarımla.

Kamusal yasamda sosyal

davranis: selamlama

Yönetim ve Çalışma yaşamında; ast

üste, kıdemsiz kıdemliye selam verir.

üst veya kıdemli olan selam alır.

Sosyal yaşamda; genç yaşlıya, küçük

büyüğe, gelen orada olanlara, ayrılan

kalanlara önce selam verir.

Kapalı alanlarda erkek hanıma, açık

alanlarda hanım erkeğe selam verir.

Sosyal bir ortamda önce hanımlar,

sonra erkekler selamlanir.

Bir davette ve ziyarette; önce ev

sahibesi, sonra ev sahibi ve diğer

kisiler selamlanır.

Eş düzeyde olanlar ise, önce selam

veren en nazik olandır.

Resmi Selam verirken, hafif baş hareketiyle birlikte yerine göre “günaydın, iyi günler, hosgeldiniz, şeref verdiniz, saygılar, güle güle, iyi aksamlar vb.)sözler söylenir

Eş düzeyde olanlar “iyi günler” yada “günaydın” hitabıyla selamlanır.

Kamusal ve toplumsal yaşamda;

Saygı Duymak: devlet ve hükümet adamlarına ve üst düzey yöneticilere, yaşlılara ve hanımlara verilen resmi selam;

Günaydin, İyi günler: herkese verilen sosyal selam;

Merhaba: tanıdıklar arasında oturduktan sonra verilen sosyal, samimi selam;

Selamünaleyküm: örfi ve dini bir selamlaşma biçimidir.

Verilen selam, daima veriliş biçimiyle alınır. “günaydın” a “günaydın”, “iyi aksamlar”a “iyi aksamlar” ile cevap verilir. “Günaydın” diyene “selamünaleyküm” denmez. Selam almak, vermekten daha önemlidir.

Resmi ortamda makam sahibi bir üst içeriye girince astlar (hanım da olsa) ayağa kalkarak kendisine başlarıyla selam verirler. Ancak sosyal ortamda bir üst içeri girince astların ayağa kalkması gerekmez; yalnızca başlarını hafifce eğerek ve üst ile göz teması kurarak kendisini selamlamaları yeterlidir.

Gün içinde birkaç defa karşılaşılan kişileri her defasında selamlamak gerekli değildir. İlk karşılaşmada ve son ayrılmada selamlamak yeterlidir.

Sosyal bir alanda ve topluluk içinde hanımlar erkeğin selamını baş eğerek karşılık verirler. Ancak, erkek yaşlı veya makam sahibi ise hanımlar ayağa kalkar gibi yaparlar.

Cumhurbaşkanına, yabancı devlet adamlarına, cenazeye ve sancağa, göklere çekilen ve indirilen Bayrağa, İstiklal Marşı söylenirken ve çalınırken, cephe alınarak selam durulur.

RESMİ SELÂM: Saygılar Sayın

Müdürüm, Saygılar

Hanımefendi

SOSYAL SELÂM: İyi günler,

Günaydın

EL UZATMA HAKKI;

öncelikle evsahibine, üst’e ve

hanıma aittir.

Kamusal yaşamda üstlerin eli

öpülmez. Ancak, karşılama ve

uğurlamada yanaktan öpüşme

bir gelenektir.

Kamusal yasamda sosyal

davranis: tanistirma

Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada yapılır. Tanışma esnasında oturan erkek ayağa kalkar. Ancak oturan yaşlı, hasta, üst veya hanım ise ayağa kalkmaz.

Genel olarak,Genç yaşlıya, ast üste, kıdemsiz kıdemliye, yeni gelen mevcut olanlara tanıştırılır.

Hanımlar ancak üst yöneticilere, yaşlılara ve din adamlarına tanıştırılır.

Bir hanım kendisini şahsen bir erkeğe tanıtmamalıdır.

Resmî ortamda kişi yalnızca unvanıyla; yarı resmî ortamda unvanı ve adı-soyadıyla; sosyal ortamda adı-soyadı ve unvanıyla; özel ortamda yalnızca adıyla takdim edilir ve tanıştırılır.

Resmi takdimde, öne “sayın” kelimesi konularak kişinin yalnızca ünvanı söylenir. (Sayın Emniyet Müdürü gibi.)

Üst makama veya topluluğa takdimde kişinin önce ünvanı, sonra adı soyadı söylenir. (Sayın Karayolları Genel Müdürü Ahmet Demir gibi.)

Özel ve sosyal ortamlarda takdim ve tanışmada ise, kişinin yalnızca adı ve soyadı söylenir. (Ali Yılmaz) Gerekirse kişinin adı soyadından sonra ünvanı söylenir. (Sayın Ali Yılmaz, Emniyet Müdürü gibi.)

Rütbeler, akademik ünvanlar ve mesleki ünvanları isimlerden önce belirtilir.(Alb. Mustafa Yiğit. Doç.Dr.Kasım Koçak, İTÜ Öğretim Üyesi gibi.)

Kişi kendini takdim ederken/tanıtirken adını ve soyadını gerekiyorsa ünvanını söyler. (Ayla Kılıç, Mimar) Kendini ünvanıyla tanıtan veya ünvanınını önce söyleyen kişi ünvanıyla öne çıkmaya çalışan kişidir. Oysa, daima kişi önemlidir, kişi önce gelmelidir. Bu nedenle bazı akademisyenler önce ismini, sonra ünvanını söylerken (Doğan Candan, Prof.Dr.) bazıları akademisyenler ise akademik tirtlerini hiç kullanmazlar. (Doğan Cüceloğlu gibi.)

Kişi kendini tanıtırken veya kendinden söz ederken kesinlikle “bendeniz” dememelidir. Çünkü “bendeniz” demek, “kulunuz köleniz” demektir.

Yaş, unvan, mevki ve statü bakımından bir üst veya bir hamı ile tanışma yapılırken önce kendisinden dolaylı bir izin alınmalı. “izin verirseniz size yakın dostum Ali Kılıç’ı tanıtabilir miyim? veya Avukat Osman Buldan’I tanıştırabilir miyim? denmelidir.

Tanıştırılan kişi, cevaben, eşdüzeyde ise “memnun oldum” bir üst düzeyde veya hanım ise “müşerref oldum” ya da “onur duydum demelidir.

Düşünce, inanç, politika vb. bakımdan karşıt olan kişileri tanıştırmak doğru değildir. Tanıştırılmayı reddetmek de hos değildir.

Özel bir nedeni olmadıkca sokakta tanışma yapılmamalıdır. İki erkek sokakta bir hanımla karşılaştığında, erkeklerden biri hanımı tanıyorsa, öteki erkek de hanımı selamlar. Hanım, tanıdığı erkekle konuşmak için durursa, diğer yabancı erkek konuşmaya katılmaz, birkaç adım yürüyerek bekler. Bu durum, karşılaşan erkekler arasında da aynıdır.

Bir erkek, karı-koca olan bir çifte tanıştırılırken önce kocaya sonra eşine tanıştırılır.

Aile ile tanıştırmada kişi önce anneye, sonra babaya tanıştırılır.

Kamusal yasamda sosyal

davranis: tokalasma El sıkışma (tokalaşma) insan ilişkilerinde

güven, sevgi ve samimiyet belirtisi olarak bir tür selamlama biçimidir. Ancak protokolde önce el uzatma hakkı unvan, rütbe ve kıdem olarak önde gelene aittir.

Sosyal yaşamda ise, el uzatma hakkı evsahibine, yaşca büyük olana, hanıma ve sosyal statü bakımından önde gelene aittir. Uzatılan eli kabul etmemek, büyük bir saygısızlıktır. Ayrıca el sıkmamak, kişinin kendisine ve karşısındakine güveni olmadığını gösterir.

Birden çok kişinin bulunduğu yerde el sıkmaya dair en üstten (en büyükten) başlanır. Sosyal ortamda el sıkarken erkekler ayağa kalkar; hanımlar ayağa kalkmaz. Ancak resmi ortamda ve üstlerle tokalaşırken hanımlar da ayağa kalkarlar.

El sıkma önemli bir iletişim ve etkileşim yöntemidir. Bu yüzden, el sıkma daima canlı ve içten olmalı; ölü balık gibi fazla yumuşak veya kemik kırar gibi fazla sert olmamalıdır. Ayrıca el sıkma uzun sürmemeli ve pazarlık yapar gibi kol sallanmamalıdır.

El opme El öpme ülkemizde sadece kapalı alanda ve

sosyal ortamda, özel ve samimi ilişkilerde uygulanan geleneksel bir davranıştır. Zira ülkemizde el öpme küçüğün büyüğe saygı sunumudur. Ancak resmi ilişkilerde el öpmek doğru değildir.

Sosyal yaşamda bir hanımın eli öpülürken, hanımın eli biraz kaldırılır ve gözlerine bakarak el dudağa yaklaştırılır, fakat dudak ele temas ettirilmez.

Erkek bu sırada hanıma “saygılar hanımefendi” der. Öpülen el, ayrıca sıkılmaz.

Aile büyüklerinin ve yaşlı yakınların ellerinin öpülerek alna götürülmesi geleneksel bir davranıştır. Fakat verilmeyen elin eğilerek veya çekilerek öpülmesi uygun değildir. Yalnızca uzatılan el öpülür. Sokak gibi genel ortamlarda el öpülmez.

Sosyal ortamlarda büyüklerin, küçükleri yanaklarından öpmesi; eşdüzeydeki kişilerin de yanaktan öpüsmesi geleneksel bir davranıştır. Ancak son yıllarda yanaktan öpüşme pek tercih edilmemektedir.

Hediye sunma ve kabul etme

Hediye hem vereni hem alanı mutlu eden asil bir davranıştır. Ancak seçilen hediye pahalı olmamalı, kişinin yaşı, zevki ve cinsiyetine uygun, dostluk ve yakınlık derecesiyle orantılı olmalıdır. Çünkü hediyenin anlamı, kişiyi hatırlamak ve sevgi duygularını sunmaktır.

Hediye karşılıksız verilmeli; hiçbir zaman reklam veya çıkar amacıyla verilmemelidir. Aile bireyleri dışında kimseye para hediye edilmemelidir.

Elden getirilen hediye hemen açılır ve getirene teşekkür edilir. Ev için getirilen hediye açılır ve görünen bir yere konur. Hediyeye karşı ilgisiz ve soğuk kalmak; hediye getiren kişiye “Niye zahmet ettiniz, ne gereği vardı” demek doğru değildir. Hediye getirene “Çok naziksiniz, çok tesekkür ederiz” denir. Ayrılırken de hediyeye teşekkür bir defa daha tekrarlanır.

Hediye gönderilmiş ise, gönderene önce mektupla, daha sonra da ilk görüşmede de sözlü olarak teşekkür edilir.

Hediye vasıta ile gönderildiğinde hediyeye kartvizit konur ve el yazısıyla uygun bir iki kelime yazılır. Elden sunulan hediyeye kart konmaz.

Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile

BaşvuruUsul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

(13.04.2005 tarih 25785 sayılı RG)

Hediye alma ve menfaat sağlama yasağı

Madde 15 — Kamu görevlisinin tarafsızlığını, performansını, kararını veya görevini yapmasını etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan, doğrudan ya da dolaylı olarak kabul edilen her türlü eşya ve menfaat hediye kapsamındadır.

Kamu görevlilerinin hediye almaması, kamu görevlisine hediye verilmemesi ve görev sebebiyle çıkar sağlanmaması temel ilkedir.

Kamu görevlileri, yürüttükleri görevle ilgili bir iş, hizmet veya menfaat ilişkisi olan gerçek veya tüzel kişilerden kendileri, yakınları veya üçüncü kişi veya kuruluşlar için doğrudan doğruya veya aracı eliyle herhangi bir hediye alamazlar ve menfaat sağlayamazlar.

Kamu görevlileri, kamu kaynaklarını kullanarak hediye veremez, resmi gün, tören ve bayramlar dışında, hiçbir gerçek veya tüzel kişiye çelenk veya çiçek gönderemezler; görev ve hizmetle ilgisi olmayan kutlama, duyuru ve anma ilanları veremezler.

Uluslararası ilişkilerde nezaket ve protokol kuralları gereğince, yabancı kişi ve kuruluşlar tarafından verilen hediyelerden, 3628 sayılı Kanunun 3. maddesi hükümleri saklı kalmakla birlikte, sözkonusu maddede belirtilen sınırın altında kalanlar da beyan edilir.

hediye alma yasağı

kapsamı dışındakiler a) Görev yapılan kuruma katkı anlamına gelen,

kurum hizmetlerinin hukuka uygun yürütülmesini etkilemeyecek olan ve kamu hizmetine tahsis edilmek, kurumun demirbaş listesine kaydedilmek ve kamuoyuna açıklanmak koşuluyla alınanlar (makam aracı ve belli bir kamu görevlisinin hizmetine tahsis edilmek üzere alınan diğer hediyeler hariç) ile kurum ve kuruluşlara yapılan bağışlar,

b) Kitap, dergi, makale, kaset, takvim, cd veya buna benzer nitelikte olanlar,

c) Halka açık yarışmalarda, kampanyalarda veya etkinliklerde kazanılan ödül veya hediyeler,

d) Herkese açık konferans, sempozyum, forum, panel, yemek, resepsiyon veya buna benzer etkinliklerde verilen hatıra niteliğindeki hediyeler,

e) Tanıtım amacına yönelik, herkese dağıtılan ve sembolik değeri bulunan reklam ve el sanatları ürünleri,

f) Finans kurumlarından piyasa koşullarına göre alınan krediler.

hediye alma yasağı

kapsamındakiler a) Görev yapılan kurumla iş, hizmet veya çıkar

ilişkisi içinde bulunanlardan alınan karşılama, veda ve kutlama hediyeleri, burs, seyahat, ücretsiz konaklama ve hediye çekleri,

b) Taşınır veya taşınmaz mal veya hizmet satın alırken, satarken veya kiralarken piyasa fiyatına göre makul olmayan bedeller üzerinden yapılan işlemler,

c) Hizmetten yararlananların vereceği her türlü eşya, giysi, takı veya gıda türü hediyeler,

d) Görev yapılan kurumla iş veya hizmet ilişkisi içinde olanlardan alınan borç ve krediler.

Bu Yönetmelik kapsamına giren en az genel müdür, eşiti ve üstü görevliler, bu maddenin 5 inci fıkrası ve 6 ncı fıkranın (a) bendinde sayılan hediyelere ilişkin bir önceki yılda aldıklarının listesini, herhangi bir uyarı beklemeksizin her yıl Ocak ayı sonuna kadar Kurula bildirirler.

Cicek sunma ve cicek kabulu Çiçek sunmak sosyal davranışlarda kişinin

duygularının yansıtan güzel ve asil bir davranıştır. Ancak çiçeğin seçimine ve sunumuna dikkat etmek gerekir. Çiçekler üç ayrı formda düzenlenir. Buket, sepet ve çelenk. Bunların kullanım yerleri ve biçimleri ayrıdır. Buket elden verilir, sepet ve çelenk gönderilir.

Çelenk : anıtlara konur, cenazelere gönderilir. Türkiye’de düğün ve açılışlara da çelenk gönderilir.

Sepet : nişan, nikah ve düğünlere, sanatsal etkinliklere, açılış törenlerine gönderilir. İş yaşamında atama, göreve başlama ve görevde yükselme vesilesiyle genel olarak sepet içinde çiçek sunulur

Buket : sevgiliye, eşe, anneye, hastaya, yemek daveti veren evsahibine, sahnede sanatçıya, konferans veren kişiye, yolculuğa uğurlanan kişiye verilir.

Hangi vesileyle olursa olsun, vasıtayla gönderilen çiçeklerin üzerine isim yazılı kartlar evsahibi tarafından alınır. Evsahibi daha sonra çiçek gönderene yazılı teşekkür eder.

Tebrik, teşekkür, doğum, geçmiş olsun veya evde aksam yemeği daveti vesileyisle buket içinde kısa saplı çiçek götürülür. Elden sunulan bukete kart iliştirilmez. Buket sol elde taşınır ve kapıyı açan kişiye verilir.

Tesekkur etme

Teşekkür şükran duygularının sözlü, yazılı veya davranışsal olarak ifade edilmesidir. Teşekkür, günlük sosyal ve kamusal yaşamda saygılı ve nazik bir kişinin insani görevidir. Bu yüzden kişi;Geçmesi için kapı açana ve tutana, mektubunu getirene, mutluluğunu ve acısını paylaşana, otelde ve lokantada hizmetini görene, kendine birsey öğretene, kendisine hizmet , yardım ve iyilik edene teşekkür borçludur.

Ancak teşekkür, içtenlikle ve tebessümle söylenmelidir.

Teşekkür edene de “birsey değil”, “rica ederim” , “istirham ederim” ,“beni mahcup ediyorsunuz” ya da “ben teşekkür ederim” diyerek tebessümle ve içtenlikle karşılık verilmelidir

Vasıtayla çiçek, çelenk ya da hediye gönderene; özellikle düğünde hediye ve çiçek gönderenlere, hastanede iken ziyaret edene, cenaze törenine katılanlara, 3-4 gün sonra teşekkür mektubu göndermek en saygılı davranış biçimidir.

Mektup çizgisiz beyaz kağıda, lacivert mürekkepli dolmakalem ile düzgün bir biçimde yazılmalı ve imzalanmalıdır. Özel mektuplarda resmi unvan kullanılmamalıdır.

Yemekte gorgu kurallari Biçak kullanirken çatal sol, biçak sag elle tutularak kesme isi

yapilir.

• Masada çatal sola, kasik ve biçak saga yerlestirilir. Biçak, kasik ile tabak arasina konur. Biçak sag elle tutulur ve isaret parmagi biçagin keskin olmayan tarafina dayatilip kesme isi yapilir. Biçagi kullandiktan sonra masaya birakmamali, tabagin üst yarisina, size dogru yanlamasina ve keskin tarafi içe gelecek sekilde koymalidir.

Çatal ise kullanildiktan sonra tabagin üzerine, biçaga paralel ve soluna, çatalin sapi sagda ve agzi yukari dogru ya da biçagi dik olarak konur.

• Kasik, biçak gibi kullanilir. Esasen kahvalti hariç, kasik sofrada sadece yemegin baslangicinda çorba için gereklidir. Görgülü bir ev sahibi özel yemeklerde veya aile arasindaki yemeklerde kasigi biçagin sagina yerlestirir.

• Yukaridakilerden baska masa düzeninde salata veya tatli için çatal balik çatali, tatli kasigi, buzlu içecek kasigi, çorba ve çay kasigi kullanilabilir.

• Salata ve çere çatali normal yemek ,çatalindan kisa olup her iki iste de kullanilabilir. Salata yemekle beraber verilecekse çatal, yemek tabaginin sol, yemek çatalinin iç tarafina konur. Özel yemeklerde salata çatali yemek çatalinin dis tarafina konabilir.

• Balik çatali digerlerine oranla daha kisa ve düz olup kasigin sag tarafina yerlestirillr.

• Tatli kasigi, tatli tabagi içerisine konur. Fakat daha önceden de masadaki yerine konabilir.

• Çorba kasiklari çorba tabaklarinin sag tarafinda olup digerlerine oranla en uzun sapli olanidir.

• Büyük servis çatal ve kasiklari, servis masalarinda servis edilecek yemek tabaklarinda bulunur. Tabaginiza servisi kendiniz bunlarla yapmalisiniz.

• En resmi masalarda bile üçten fazla çatal ve gene üçten fazla biçak bulundurulmaz. Ancak gerektikçe kullanilacagi yiyeceklerle beraber servis yapilir.

• Özellikle ögle veya aksam yemeklerinde, bütün konuklar için masaya önceden yerlestirilmis bir servis tabagi bulunur. Bu tabak öteki tabaklara göre daha büyükçe olup, sonradan servis edilen tabaklar bunun üzerine konurlar.

• Salata tabaklari daha çok düz ve yuvarlak olurlar. özel yemeklerde yemek, salata ile ayni tabakta servis edilebilir.

• Çorba, tatli ve meyva tabaklari, daima bir baska tabagin içinde servis edilir.

• Sürahi, biçaklarin üst tarafina konur ve su bardaklari, konuklar yerlerini almadan doldurulur.

• Sarap bardaklari sürahinin sagina ve masanin kenarina yakin yerlestirilir.

• Peçeteler resmi olmayan yemeklerde çatallarin soluna, resmi yemeklerde servis tabaginin içine konur. Masaya oturonca ev sabiresi, peçeteyi alir almaz siz de onu takip etmeli ve peçeteyi sag üst kösesinden tutarak a.çip dizlerinize yerlestirmelisiniz. Peçeteler kullanildiktan sonra resmi yemeklerde tabagin sagina birakilabilir. Özel yemeklerde kagit peçete konmussa, bunlar tabagin sagina birakilir. Kagit peçeteleri elinizde burusturup topaç haline getirmek ayiptir. Resmi yemeklerde sofraya oturduktan sonra tabaga el sürmek veya hele garsonun isini kolaylastirmak için ona uzatmak görgüsüzlüktür.

Konuk hizmet etmez. Konuklara hizmet edilir ve esasen bu maksatla davet edilmislerdir.

Yemekten sonra peçetelerin katlanmasi, ev sahibinden bir davet daha istediginiz anlamina geldiginden uygun degildir. Yemek esnasinda masadan kalkmak gerekirse, peçete sandalye üzerine veya masanin size ait bos yerine birakilabilir. Peçeteye agzini, etrafa göstermeden silmeli ve peçetenin yaglanan veya kirlenen kisimlarini diger konuklardan gizlerneye çalismalidir.

http://www.gurmeguide.com/

MASADA

SERVİS TAKIMI VE DÜZENİ

Soldan itibaren:

Tereyağı/ekmek tabağı ve bıçağı veya salata tabağı.

Antre (veya balık) çatalı, esas yemek çatalı.

Servis tabağı, tabak içinde peçete ve üstünde masa yer kartı (özel yemekte peçete çatalların solunda yer alır).

Esas yemek (et) bıçağı, balık bıçağı ve çorba kaşığı.

Çorba kaşığı ucunda beyaz ve kırmızı şarap kadehleri; bunların sol ilerisinde de ayaklı su bardağı.

Servis tabağı önünde tatlı çatal veya kaşığı. (Resmî yemekte, tatlı veya meyve takımı ayrıca servis edilir).

18-32 KİŞİLİK KONUKLU-EŞLİ RESMİ YEMEKTE

ORTA MERKEZLİ U MASADA OTURMA DÜZENİ

E

H

E

H

E

H

E

E

H

E

H

E

H

E

2.KH 1.KE ESİ OKE ES OKH 2.KE 3.KH

MASA BAŞLARININ ÖNEMLİ KONUKLARA VERİLDİĞİ

YEMEKTE OTURMA DÜZENİ

Üst yöneticilere, aile büyüklerine ve kendilerine özel saygı beslenen tanınmış sanatçı, politikacı, bilim adamı, iş adamı vb. önemli konuklara verilen 6-12 kişilik yarıresmî davette oturma düzenidir.

ES-3HK-5EK-4HK-2EK-1HK

ÖKH ÖKE

1EK-2HK-4EK-5HK-3EK-ESİ

HANIMLARIN DA KATILDIĞI

8-14 KİŞİLİK RESMİ YEMEKTE

ORTA MERKEZLİ UZUN MASADA OTURMA DÜZENİ

6EK 4HK 2EK Evsahibesi 1EK 3HK 5EK

Pencere

5HK 3.EK 1HK Evsahibi 2HK 4EK 6HK

YEMEK ZİYAFETLERİNDE

MASA VE OTURMA DÜZENLERİ ES: Evsahibi OKE : Onur Konuğu Erkek KH : Konuk Hanım

ESİ: Evsahibesi OKH : Onur Konuğu Hanım KE : Konuk Erkek

12 8 4 Onur Konuğu 2 6 10

Pencere

9 5 1 Evsahibi 3 7 11

12 KİŞİLİK, ONUR KONUĞU OLAN VE YALNIZ

ERKEKLERİN DAVETLİ OLDUĞU UZUN MASADA

OTURMA DÜZENİ

MAKAM PROTOKOLÜ

EŞBAŞKANLI VE ÇİFT TARAFLI

TOPLANTI DÜZENİ

5

3

EŞBAŞKAN 1

2

4

4

2

1 EŞBAŞKAN

3

5

TEK BAŞKANLI ÇOK TARAFLI

U DÜZENİ TOPLANTI

BAŞKAN

2

4

6

8

10

12

1

3

5

7

9

11

13 15 17 16 14

TEK BAŞKANLI VE TEK TARAFLI TOPLANTI DÜZENİ

2

4

6

8

10

1

3

5

7

9

BAŞKAN

EŞDÜZEY BAŞKANSIZ YADA PROTOKOLSÜZ

YUVARLAK/KARE MASA TOPLANTI DÜZENİ

(KOMİSYON TOPLANTISI)

TAKSİLERDE OTURMA

DÜZENİ

Ş

E2

E1

H

Ş

E

H2

H1

RESMÎ TAŞITLARDA

OTURMA DÜZENİ

Ş

3

2

1

Ş

4

2

3

1

TAŞIT PROTOKOLÜ Ş: Şoför KSMT: Koruma, Sekreter (Özel Kalem), Mihmandar, Tercüman

1. MAKAM OTOMOBİLİNDE OTURMA DÜZENİ

Ş

KSMT

2

1 MAKA

M

Ş

KSMT

2

1

BOŞ

OTOMOBİLİ SAHİBİNİN

KULLANDIĞI ÖZEL TAŞITLARDA

OTURMA DÜZENİ:

Ş

1

Konuk

BOŞ

BOŞ

Ş

1 KE

3 EH

2 KH

İL PROTOKOL SIRADÜZENİ 1. Vali

2. (Orgeneraller, oramiraller)

3. (Milletvekilleri)

4. Garnizon komutanı

5. Büyükşehir belediye başkanı (büyükşehirdeki ilçede yapılan törende ilçe belediye başkanı)

6. Cumhuriyet Başsavcısı (Adalet Komisyonu Başkanı, Bölge İdare Mahkemesi Başkanı)

7. Üniversite rektörleri

8. Baro Başkanı

9. Rektör yardımcıları, fakülte dekanları, enstitü ve yüksek okul müdürleri

10. (İldeki genel ve katma bütçeli kuruluşların genel müdürleri)

11. Vali yardımcıları, il emniyet müdürleri, (büyükşehirdeki ilçe kaymakamları ve ilçe belediye başkanları)

12. Hakimler, savcılar, noter odası başkanı

13. İktidar partisi, anamuhalefet partisi ve TBMM’de grubu bulunan partilerin il başkanları

14. (Dekan yardımcıları, enstitü ve yüksek okul müdür yardımcıları)

15. (Bakanlık müfettişleri, hesap uzmanları, Sayıştay denetçileri)

16. Bakanlıkların ve bağlı kuruluşların bölge ve il müdürleri (bakanların imza sırasına göre),

17. ‘Genel müdürlük ve bölge müfettişleri)

18. Resmi banka müdürleri, KİT yöneticileri

19. TBMM’de grubu bulunmayan siyasî partilerin il başkanları (alfabetik)

20. İl genel meclisi ve belediye meclisi üyeleri

21. İldeki mesleki kuruluşların temsilcileri

22. Özel banka müdürleri

23. Kamu yararına çalışan dernek başkanları.

RESMÎ YAZIŞMA

PROTOKOLÜ

YÖNETİM DİLİNDE

“RİCA ETMEK”,

EMİR VERMEK;

“ARZ ETMEK”

SUNMAK YA DA TALEP

ETMEKTİR.

İMZA

KİŞİYİ VE KİŞİLİĞİ

TEMSİL EDER.

İMZA,

KİŞİNİN ADINI VE/VEYA SOYADINI EL YAZISIYLA YAZMASIDIR.

İYİ BİR İMZA OKUNABİLEN VE KİŞİYİ TEMSİL EDEN İMZADIR.

İMZA DAİMA AD VE SOYADIN ÜSTÜNE ATILIR.

ÖNEMLİ YAZILAR, ONAYLAR VE KARARLAR DAİMA LACİVERT MÜREKKEPLİ DOLMA KALEM YA DA İMZA KALEMİ İLE ATILIR.

BİR YÖNETİCİNİN KALEMİ VE İMZASI İYİ OLMALIDIR.

İMZA PROTOKOLÜ

KURUMLARARASI YAZIŞMALARDA

İMZA KONUSUNDA

DÜZEY EŞİTLİĞİ VE DENKLİK ESASTIR.

MÜDÜRÜN İMZASIYLA GELEN YAZI MÜDÜRÜN İMZASIYLA

CEVAPLANDIRILIR.

MAKAMA YAZILAN YAZILAR MAKAMIN İMZASIYLA;

BİRİME YAZILAN YAZILAR BİRİM AMİRİNİN İMZASIYLA

GÖNDERİLİR.

BİR YAZI;

BİR KİŞİ YA DA BİR KURULUŞA

GÖNDERİLDİĞİNDE YA “ARZ”

EDİLİR YA DA “RİCA” EDİLİR.

YALNIZCA BİR KURULUŞA

GÖNDERİLEN BİR YAZININ

SONUNDA “ARZ VE RİCA EDERİM”

YA DA “ARZ/RİCA EDERİM” DEMEK

YANLIŞTIR.

DAĞITIMLI olmayan bir yazı BİLGİ

VE GEREĞİ için gönderilmez; ya BİLGİ

için ya da GEREĞİ için gönderilir:

“GEREĞİNİ RİCA EDERİM” ya da

“BİLGİLERİNİ RİCA EDERİM” denir.

“BİLGİ VE GEREĞİNİ RİCA

EDERİM” demek yanlıştır. Ancak, yazı

DAĞITIMLI ise, “Bilgilerini ve gereğini

arz ve rica ederim” demek doğrudur.

ONAYLARIN VE MAKAMA

SUNULAN YAZILARIN

SONUNDA 3. ÇOĞUL ŞAHIS FİİL

KULLANILIR: TASVİPLERİNE

ARZ EDERİM OLURLARINA ARZ

EDERİM BİLGİLERİNE ARZ

EDERİM GEREĞİNİ

MÜSAADELERİNE ARZ EDERİM.

BİREY OLARAK KAMU

KURULUŞLARINA YAZILAN

DİLEKÇELERİN SONUNDA

“GEREĞİNİ EMİR VE

MÜSAADELERİNE

SAYGIRIMLA ARZ EDERİM ”

DENİR.

YAZI, MEMURUN

KALİTESİNİ;

MEMUR DA

KURUMUN

KALİTESİNİ

YANSITIR”

RESMİ YAZILAR

Normal

Dağıtımlı

İvedi

Günlü veya Süreli

Gizlilik Dereceli

a) Kişiye Özel

b) Hizmete Özel

c) Gizli

d) Çok Gizli

Önemli

Genelge ve Bildirge

Duyuru

Onay

Karar

Rapor

Tutanak

Protokol

Andıç

Bilgi Notu

E-Posta (Elmek)

…. GENEL MÜDÜRLÜĞ. GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Eğitim Dairesi Başkanlığı

BİLGİ NOTU

Tarih :

Sıra No :

Konu :

Hazırlayan :

Sunulan Makam :

BİLGİLER :

1…………………………………………………………………

……………………………………

……….

2…………………………………………………………………

…………………………..

3…………………………………………………………………

……………………………………

…………………………………………………………………

…………………………..

Bilgilerine saygılarımla sunarım.

(Hazırlayanın Parafı)

Füsun SAÇIN

Eğitim Dairesi

Başkanı

E-POSTA (ELMEK) ÖRNEĞİ

Tarih: 16/02/2005 15:27

Kimden : TODAİE Genel Müdürlüğü

Kime : TRT Genel Müdürlüğü

Bilgi (Dağıtım) : AA Genel Müdürlüğü

Konu : Ulusal Kalite Kongresi

Ekler : Basinaciklamasi.doc

TÜRKİYE VE ORTA DOĞU AMME İDARESİ ENSTİTÜSÜ

GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

16/02/2004

SAYI : B.02.2.TOD.0.01/A.0-990

KONU : Ulusal Kalite Kongresi

TRT GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE

İLGİ : Yönetim Kurulunun 25/01/2004 tarih ve 5 sayılı kararı.

İlgi karar gereğince, 15 Mart 2004 tarihinde Enstitümüzde

yapılacak olan “Ulusal Kalite Kongresi”nin tanıtımıyla ilgili basın

açıklaması ekte gönderilmiştir.

Bilgilerinizi saygılarımla rica ederim.

Prof.Dr. Turgay ERGUN

Genel Müdür

DAĞITIM :

A.A. Genel Müdürlüğüne

İYİ BİR YAZIDA

GEREKSİZ TEKRARLAR OLMAZ

ÇABUK VE KOLAY ANLAŞILIR

YANLIŞ ANLAMALARA YOL

AÇMAZ

YAZIYI OKUYACAKLARIN

KÜLTÜR SEVİYESİ DİKKATE

ALINIR

SADE VE HERKESÇE BİLİNEN

KELİMELER KULLANILIR

HER PARAGRAF BİR ANA FİKRE

DAYANIR

12 punto ile “TİMES NEW ROMAN” yazı

tipi kullanılır

Paragraf başları 1,25 cm içeriden başlanır

(12 VURUŞ)

Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır boşluk

bırakılır

Sayılar rakamla ve / veya yazıyla yazılabilir

Yazı TDK‘nun hazırladığı imla klavuzu ve

Türkçe sözlükesas alınarak, yaşayan Türkçe ile

yazılır

Kısaltma kullanıldığında, kısaltmanın ilk

kullanıldığıyerde parantez içinde kısaltmanın

açık biçimi gösterilir

Yazılara postalandığı günün tarihi verilir

Noktalama işaretlerinden sonra bir vuruş

boşluk bırakılır

Büyük sayı grupları sağdan sola doğru üçlü

olarakgruplandırılır ve araya nokta konur.

Kesirli sayılardaise virgül konur

Yazılar en az 2 nüsha düzenlenir

Yazının gönderileceği alt birim belli ise

parantez içindeyazılır

İmza türleri

ASALETEN İMZA

VEKALETEN İMZA

“ADINA” İMZA

“YERİNE” İMZA

ONAY İMZA

ÇİFT İMZA

KURUL İMZASI

KISA İMZA (PARAF)

(İMZA)

Ahmet XXXX

XXXX Dairesi Başkanı V.

(İMZA)

Ali XXX

Bakan a. Müsteşar Yardımcısı

İKİ İMZALI YAZILARDİKİ İMZALI YAZILARDA :

(İMZA) (İMZA)

Orhan GÜNEŞ Doç.Dr. Ahmet ARAL

Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür

Üstün İmzası Sağda

İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN İMZALAMASI DURUMUNDA:

(İMZA) (İMZA) (İMZA)

Doç.Dr. Ahmet ARAL Orhan GÜNEŞ Ali GÜLER

Genel Müdür Genel Müdür Yard. ..Şube Müd

Üstün İmzası Solda

ÜST: ASTA RİCA eder

AST: ASTA ve ÜSTE ARZ eder

Dış Kuruluşlara Yazı Yazılırken Uyulması Gereken

Protokol Kuralları:

Devlet protokol listesinde yer alan kuruluşun protokol olarak

önde gelmesi, listede alt sıradaki bir kuruluşa “rica ederim”

deme hakkı doğurmaz

Adli ve askeri kuruluşlara “arz ederim” ifadesi

kullanılmalıdır.

Uluslar arası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara;

bilimsel, akademik ve özerk kuruluşlara “arz ederim”,

“saygılarımla rica ederim” ya da “rica eder,saygılarımı

sunarım” ifadeleri uygundur.

Yerel ve özel kuruluşlara ve şahıslara gönderilen yazılarda

“saygılarımla rica ederim” ifadesi kullanılmalıdır.

Yazışmalarda “arz ve rica” konusunda sorun olduğunda

“saygılarımla” ifadesi kullanılmalıdır.

“KARŞILIKLILIK İLKESİ” gereğince, eşit düzeyde

kuruluşlarda;

“rica ederim” ifadesi kullanıldıysa, “rica ederim”

“arz ederim” ifadesi kullanıldıysa, “arz ederim”

“saygılarımla” ifadesi kullanıldıysa, “saygılarımla” ifadesi

kullanılmalıdır.

Hiyerarşik olarak bağlı kişi ve kuruluşlarla kurum içinde

birimler/şubeler ve personel ile yapılan yazışmalarda “Sayın”

ve “Saygılarımla” kelimeleri kullanılmaz.

Bir yazı yalnızca bir kişi ya da kuruluşa gönderildiği zaman

“arz/rica ederim” demek doğru değildir. Çünkü; onun ast mı

üst mü olduğunu bilmemek demektir.

Makam sahibi (kurum amiri), alt/ast bir kuruluşa

gönderdiği yazıda “rica ederim” diyerek imza atıyorsa,

kurum amiri “adına” imza atan kişi de “rica ederim” der.

“Duyurulur”, “sunulur” ibaresi yalnızca imzasız duyuru ve

açıklamalarda kullanılır. Resmi yazışmalarda sadece “arz

ederim” veya “rica ederim” ibaresi kullanılır.

Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiiller ilke

olarak 3. çoğul şahıs olmalıdır. Örn : “Olurlarına arz

ederim”. Çünkü teklif, şahsın değil, makamın olurlarına

sunulur.

Makama sunulan yazıların sonunda “Bilgilerine arz

ederim” veya “Takdirlerine arz ederim”, “Tasviplerine arz

ederim” veya “Gereğini müsaadelerine arz ederim” demek

gerekir.

Vatandaş olarak, bir kamu kuruluşuna yazılan yazının

sonunda “….. rica ederim. Saygılarımla.” demesi doğrudur.

Etkin Sözlü İletişim

Kim > ne diyor > kime diyor > hangi

ortamda diyor > hangi kanalla diyor

> ne amaçla diyor > ne sonuç

çıkıyor?

İletişim ilişkisini neler etkiler? Statü /

rol /dayanak noktaları çevre /parçası

olunan sosyal grup / dil kullanımı

(günlük-samimi-özenli)

İletişimi neler sınırlar? Konusmacı

hataları: mesajın zayıf kodlanması,

bilgi yetersizliği, bilgi saklama,

dinleyicinin ilgisizliği / çevresel hata:

gürültü, telefon sesi, araya girmeler /

kanal hataları: kötü malzeme

kullanımı

Başarılı iletişimin sırları:

Net ve doğru sözcük seçimi

Dinleyiciye uygun dil ve ortam

Dinleme ve anlayış için iyi bir

ambiyans oluşturmak

Kendini diğerinin yerine koymak

Görsel öğelerle desteklemek

(resim, hareketler, işaretler)

Dinleyicinin anlayıp anlamadığını

kontrol etmek

Gerekince mesajı yeniden

oluşturmak veya daha da açmak

Topluluk önünde

konuşmak için

Ses: tonlamayı mesajın önemli

kısımlarına göre ayarlamak / sesi

gerektiğinde azaltıp yükselterek

gruba ulaşmak / iyi bir telaffuzu

olmak / ne çok yavaş ne çok hızlı

konuşmak/ duruma göre

konuşmaya ritm katmak ve

canlılık sağlamak

Beden dili: bakış, tavır, sessizlik,

beden konumu, giyim-kuşam,

takılar, görünüm, duruş,

davranışlar, hareketler, mimikler

mesaj verir. İyi kullanılırsa sözlü

iletişimi destekler.

Telefon konuşması

Dört kez çalmadan telefon açılmalı

Günaydın, iyi akşamlar gibi hitapla

açılmalı ve kendini tanıtmalı

Karşı taraf söylememişse kim

olduğu öğrenilmeli

Uzun zaman telefonda bırakıp başka

işle ilgilenilmemeli

Yüzyüzeymiş gibi davranmalı,

gülümsemeli

Sesi ve konuşma hızını ayarlamalı

Not almak için kağıt kalem hazır

olmalı

Kapatmadan önce teşekkür edip

selamlamalı

karşılama

Ortam temiz tutulmalı, zevkli ve

güvenli dekore edilmeli

Giyim, saç, kişisel temizlik

karşılamanın parçasıdır

Kimin ne zaman karşılanacağı

konusunda ajanda tutulmalı

Karşılamada gelenlerin sorularına

yanıt verilmeli , çalışılan kurumun

işleyişinden haberdar olunmalı

Karşılama hemen yapılmalı

Ortamda ziyaretçilerle ilgilenecek

sürekli birilerinin bulunması

sağlanmalı

GİYİM,

KİŞİNİN

İMAJIDIR.

SİVİL HANIMLARDA GECE VE

GÜNDÜZ RESMİ KIYAFET

TAYYÖR; YARIRESMİ KIYAFET

KUMAŞ PANTOLON-CEKET

VEYA ETEK-CEKET (DÖPİYES);

GECE RESMİ KIYAFETİ İSE UZUN

ETEK TUVALETTİR.

SİVİL ERKEKLERDE GECE-

GÜNDÜZ RESMİ KIYAFET,

BAĞCIKLI SİYAH AYAKKABI VE

SİYAH ÇORAP; LACİVERT/SİYAH

ÜÇ DÜĞMELİ YA DA KRUVAZE

TAKIM ELBİSE; MANŞETLİ

BEYAZ GÖMLEK VE

KRAVATTIR.

HANIMLARDA GİYİMDE TEK

RENK RESMİ, İKİ RENK

YARIRESMİ, ÜÇ RENK

SOSYALDİR.

ERKEKLERDE UYGUN VE ŞIK

GİYİM DAİMA ÜÇ RENKTİR.

HANIMLARDA VE ERKEKLERDE

GİYİMDE ÜÇTEN FAZLA RENK

DAİMA FANTEZİ VE RÜKÜŞTÜR.

OLUMSUZ DİKKAT ÇEKER VE

ELEŞTİRİLİR.

RESMİ VE SOSYAL

DAVETLERDE

EVLİ HANIM VE ERKEĞİN

KIYAFETTE

TARZ VE RENK OLARAK

UYUMU ŞARTTIR.

KIYMETLİ TAKI DAİMA TEK

TAKILIR.

GİYİMDE AYAKKABI, ÇORAP,

KEMER, ÇANTA VE KRAVATIN

UYUMU ŞARTTIR.

KRAVAT, AYAKKABI, SAAT

VE TEK TAŞLI YÜZÜK

BİR KÜLTÜR VE STATÜDÜR.

KAMUSAL VE SOSYAL YAŞAMDA

HANIMLAR VE YÖNETİCİLER

DAİMA AYRINTIYA BAKARLAR.

---------------

SELÂM VERMEK, HİTAP

ETMEK

KRAVAT TAKMAK

AYAKKABI VE ÇORAP GİYMEK

ÇAY, KAHVE, ÇORBA VE

ŞARAP İÇMEK

LİMON SIKMAK VE MEYVE

YEMEK

ZORDUR.

KONUK;

DAVET VEYA KABUL EDİLEN;

KARŞILANAN, AĞIRLANAN VE

UĞURLANAN KİŞİDİR.

ZİYARETÇİ;

GÖRMEYE VEYA GÖRÜŞMEYE GELEN

KİŞİDİR.

HERKES DENGİNİN KONUĞUDUR.

ÜST KONUK VE YABANCI KONUK

DAİMA ONUR KONUĞUDUR.

AST ZİYARETÇİDİR.

KONUĞA

VERİLEN ÖNEM VE DEĞER;

KARŞILAMA

0TURTULAN YER

SUNULAN İKRAM

GÖSTERİLEN İLGİ

UĞURLAMA

İLE DEĞERLENDİRİLİR.

İLK KEZ DAVET EDİLEN VEYA

KABUL EDİLEN BİR KONUK

DAİMA RESMİDİR.

BİÇİMSEL VE TÖRENSEL

OLARAK KARŞILANIR,

AĞIRLANIR VE UĞURLANIR.

KAMUSAL VE SOSYAL YAŞAMDA

İLK KARŞILAMA

İLE

SON UĞURLAMA

DAİMA RESMİDİR.

BİR ERKEĞİ

EŞİ

BİR HANIMI

EVİ

GİYİMİ

YEMEĞİ

TEMSİL EDER.

Kısa öneriler

Yönetimde protokol, bir anlamda “Resmi Görgü Kuralları” demektir. Ast ile üst özel hayatlarında ne kadar samimi bir arkadaş olsa da, yönetimdeki resmi ilişkilerinde daima protokol kurallarına uymak zorundadırlar. Örneğin, özel ilişkilerinde üstüne “Ağabey “ diyen bir ast, makamında veya bir toplantıda ona “ Sayın Başkanım” demek durumundadır. Yöneticinize daima saygılı hitap edin.Ona taşıdığı ünvanına göre” Sayın Başkanım” veya “Sayın Valim” deyin veya sadece “Beyefendi” diye hitap edin. Yöneticinizin makamına girdiğinizde “Saygılar Sayın Başkanım” veya “ Saygılar Beyefendi” diyerek selamlayın.

İçeri girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin. Yöneticiniz “Buyurun oturun” demeden oturmayın veya oturmanız gerekiyorsa “Müsaadenizle Efendim” diyerek oturun. Otururken amiriniz veya üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne atmayın. Üstünüz ve yöneticiniz size “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken toka etmek için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın. Otururken, üstünüz ayağa kalkarsa siz de kalkın. Üstünüz ya da amiriniz görüşmenizin sonunda size “ Memnun oldum, teşekkür ederim” derse ve toka etmek için elini uzatırsa, kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın. Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde de seviyenize ve kıdeminize göre sıralanarak oturun. En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en yakın olandır.

Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle önceden iletişim kurun. Uygun zamanını öğrenin ve randevu alın. Üstlerinizi ve akranlarınızı randevu almadan veya en azından izin almadan ziyaret etmeyin.

Protokolde üst daima sağdadır. Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üstünüzün soluna geçin. Üstünüzün önüne geçmeyin, astınızın arkasına düşmeyin. Seviyenizi bilin. Kendinizi küçük düşürmeyin. Toplantılarda daima protokoldeki yerinize oturun. Statünüzü koruyun. Toplantıda, toplantı başkanından izin almadan konuşmayın ve daima toplantı başkanına hitaben konuşun.

Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst son konuşur. Konuşma sırasını buna göre belirleyin.

Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar.

Konuşmalarınızın başında ve sonunda saygıyla selamlamayı unutmayın.

Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir.Üst daima burada oturur. Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka köşeyi ona bırakın ve soluna geçin.

Resmi aracı kullanan aracın şoförü değil de., üstünüz veya akranınızın kendisi ise , o zaman şoför mahalline (ön tarafa) geçin.

Üst yöneticinizi, odanızın kapısında değil binanızın kapısında karşılayıp uğurlayın. Akranınızı dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayın. Ast konuğunuzu odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp uğurlayın. Tokalaşmada önce el uzatma hakkı üst olana aittir.

Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturmayın. Misafir koltuğuna geçip karşısında oturun. Onu kendi astınız durumuna düşürmeyin. Başyöneticinizi, Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Vali’yi geldiklerinde makam koltuğunuza buyur edin.

Astlarınızı ve ast düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin. Akranlarınızı kabul ederken, eğer yaş, kıdem ve diğer yönlerden sizden üst iseler, onları misafir koltuğunda oturarak kabul etmek bir saygı ifadesidir.

İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilerle eşit düzeyde oturun.

Makam odanızda uygun bir yerde, ortasında yuvarlak masa ya da sehpa bulunan, etrafında misafir koltukları olan bir misafir köşesi düzenleyin.

Sembol olarak yuvarlak masanın eşitlik demek olduğunu unutmayın.

Üstleriniz ya da resmi misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça: Telefonla görüşmeyin, Evrak imzalamayın, Başka şeylerle meşgul olmayın. Mecbursanız, özür dileyin ve izin isteyin. Astınızla resmi olarak görüşürken ve astınıza emir verirken ilke olarak kendi makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun. Çünkü,” makam” , otorite ve hiyerarşi demektir. Akranlarınıza ve astlarınıza adıyla veya ünvanıyla “Ali Bey”, “Müdür Bey” , “Sayın Öztürk” veya “Sayın Milli Eğitim Müdürü” diye hitap edin. Ağabey” ve “yenge” demekten kaçının. Erkeklere” beyefendi”, kadınlara “ hanımefendi” diye hitabedin.

Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın. Unutmayın, telefonu önce kim açtıysa önce o kapatır. Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın. Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin. Rütbece veya statü olarak küçük olanların (astların) büyükleri ararken sekreter kullanması doğru değildir. Resmi konuşma yaparken; Kesinlikle “ ben” demeyin, “Biz” veya “Teşkilatımız”,“Müdürlüğümüz” deyin. Başkalarına daima “Siz” diye hitabedin. Her zaman ve herkese “Lütfen” deyin ve teşekkür edin. Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidin. Ne önce gidip zaman kaybedin, ne de geç gidip başkalarına zaman kaybettirin.

Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada olur. Tanıştırmada; Küçüğü büyüğe, Erkeği kadına, ünvanıyla, adıyla ve soyadıyla takdim edin. Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın. Protokolde daima; Küçük büyüğe, Kadın erkeğe, Ast üste selam verir. Akranlarınıza da önce siz selam verin. Astlarınızın selamlarına da mukabele edin. Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşma biçimidir. Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır. Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalıdır.Kadın elini uzattığında erkek ona mukabele etmelidir. Çünkü uzatılan el havada bırakılmaz.

Tokalaşmada el uzatma hakkı kadına aittir. Tebrikatta , tokalaşmaya daima en büyükten başlayın.

Protokolda ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur.Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.

Mesai arkadaşlarınızı (astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi) özel ve önemli günlerinde kutlamayı ihmal etmeyin.

Kadın ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel olarak ayırım yapmayın. Ancak, kadınlara davranış olarak daha saygılı olun.

Isyerinizde (dairenizde) akranlarınız, astlarınız ve üstlerinizle iyi tanışmadan, onlarla özel ilişkilere girişmeyin.

Mesai arkadaşlarınızı (astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi) özel ve önemli günlerinde kutlamayı ihmal etmeyin.

Kadın ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel olarak ayırım yapmayın. Ancak, kadınlara davranış olarak daha saygılı olun.

Bazı protokol kuralları

Protokol kurallarına göre çay ikram edilince önce şekeri konur ve 1,5 dakika beklenir. Ondan sonra karıştırılır.

Bulunulan yere göre elbise giyilmeli ve elbiseye göre gömlek,

kravat, ayakkabı olmalı.

Erkekler için en uygun lacivert, gri ve kahverengi renklerdir.

En az on günlük gömlek, gardıropta hazır beklemelidir.

Düz kravatlar tercih edilmeli, kravat bağlandıktan sonra kemere ulaşmalı ve geniş tarafı (alt tarafı) 6-9 santimetre olmalıdır.

Sosyal alanda görgü ve nezaket kuralları, kamusal alanda protokol kuralları belirleyicidir.

Protokolde kimse kendi değildir, taşıdığı unvan ve temsil ettiği makam önemlidir.

Makam arabasında arka sağ bir numaralı makamın, arka sol iki numaralı makamın, şoförün yanı üçüncü makamındır.

Makam odalarında konuklara özel önem verilir makam masasının önüne oturtulmaz konuklar. Kabul edilen mekânın (makam odasının) oturma grubuna konuk, ev sahibiyle birlikte oturur. Ziyaretçiler ise bulduğu yere oturur.

Protokolde bürokrat eşleri yönetici statüsündedir.

KAYNAKLAR:

NİHAT AYTÜRK, PROTOKOL YÖNETİMİ

2004, TODAİE Yayını, Ankara

NİHAT AYTÜRK, YÖNETİM SANATI

2003, Yargı Yayınevi, Ankara

Prof.Dr. Ö. PEKER, N. AYTÜRK, YÖNETİM BECERİLERİ

2002, Yargı Yayınevi, Ankara

N. AYTÜRK, ÇAĞDAŞ BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK 2001, Yargı Yayınevi, Ankara

Aksun, Belma(1980). Görgü Yaşama Sanatı.İstanbul: Tur Yayınları.

Altınöz, Mehmet ve diğerleri(2002)Protokol Bilgisi. Ankara: Nobel Yayıncılık

Kurtbay, Yalçın.(1991) Nezaket ve Görgü Kuralları. Ankara:Kültür Bakanlığı Yayınları.

Benligiray, Serap(1998).Sekreterlik Bilgisi. Eskişehir:A.Ü.Yayın No.937.

Yıldız, Emel., 2004, Modern Görgü Kuralları, İstanbul: Gölge Yayıncılık.

Serres, Jean., 1967, Le Protocole et les Usages, Paris:PUF.

Curcio, Michele., 1981, Manuel du Savoir-Vivre Aujourd’hui, Paris: France Loisirs.

Montgomery, Rhonda J., Sandra K. Strick., 1995, Meetings, Conventions and Expositions: An Introduction to the Industry, USA: Van Nostrand Reinhold.

Tavmergen Pırnar, İge., Ebru Günlü Aksakal, 2004, Kongre ve Toplantı Yönetimi, Ankara: Seçkin Yayınevi.

Hoyle, Leonard H., David C. Dorf, Thomas J.A. Jones, 1995, Convention Management and Service, Michigan: Educational Institute of the American Hotel and Motel Association.