DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

José Yesid BermúdezWilliam Alejandro Ortiz

Alfonso PeñaDocente Práctica de Ingeniería II

FUNDACIÓN UNIVERSIDAD CENTRALINGENIERÍA DE SISTEMAS

BOGOTÁ D.C.2013

SISTEMA DE INFORMACIÓN – CONTROL DE PASANTÍAS

ENTREVISTA

Lugar: Sala de Cómputo n° 8 Fecha: 7 Septiembre del 2013

Entrevistado: Alfonso Peña Entrevistadores: José Yesid Bermúdez, William Alejandro Ortiz.

Objetivo General: La ejecución de esta entrevista tienecomo objetivo principal obtener información inicial que permita conocer de primera mano los procesos que realizael coordinador de pasantías de la universidad y sus expectativas sobre la implementación de un sistema de información, para así poder brindar una solución acorde con la necesidad y de optimo desempeño

1. De forma general, describa que es y ¿cómo funciona actualmente el sistema de asignación estudiantes/pasantías? Actualmente el sistema de pasantías funciona mediante una hoja Excel donde se alojan datos de estudiantes empresas e información de pasantías. Se maneja por medio de perfil de estudiantes a solicitud de empresa.

2. ¿Qué necesidades puntuales tiene el sistema? La información obtenida debe ser verás, exacta y oportuna.

3. ¿Cuántas personas intervienen en el proceso de asignación de pasantías? Únicamente el coordinador de pasantías

4. Aproximadamente, ¿cuántos estudiantes entran en proceso de asignación de pasantías semestralmente? Aproximadamente de 30 a 50 estudiantes, dependiendo deunos aspectos básicos como haber aprobado cierta cantidad de créditos y estar cursando como mínimo séptimo semestre.

5. Aproximadamente, ¿cuántas empresas se registran para hacer solicitud de pasantes semestralmente? De 40 a 50 empresas

6. ¿Existe alguna clasificación predefinida para la selección de los estudiantes? Se basa en el conocimiento y aptitud del estudiante; por lo cual firma un compromiso de cumplimiento con laempresa asignada.

7. ¿Existe algún control o registro de las empresas solicitantes y de los estudiantes candidatos a realizar las pasantías? Se maneja una información básica preliminar tanto de estudiantes como deempresas a través de una hoja electrónica.

8. ¿Cuál es el proceso de registro y preselección del pasante? Lo primero es la creación de una hoja de vida donde y se perfilará de acuerdo a la misma, cuando hay una empresa solicitando

un perfil como el del pasante se realiza un proceso de selección en el que se hacen dos entrevistas una por el coordinador depasantías y otra con la persona encargada en la empresa cabe resaltar que el pasante puede estar haciendo el mismo proceso con mas empresas interesadasy el pasante es asignado a la empresa que primero lo elija; si el pasante no es aceptado por la empresa se lleva un registro de cuantas veces a realizado un proceso para determinar el por qué no fue aceptado, sies aceptado simplemente viene una etapa de legalización.

9. Una vez hecha la asignación del estudiante a la empresa, ¿existe algún seguimiento a dicha vinculación? En la actualidad se efectúa una evaluación de tipo cualitativa en dos fases; la primera se lleva a cabo en la mitad de la pasantía y la segunda al culminar lamisma. De allí se emitirá un informe por parte de la empresa y el coordinador de pasantías informa a la facultad la nota correspondiente.

10. ¿En cuánto tiempo quisiera usted poder empezar a usar un nuevo sistema de información? Máximo tres meses.

11. ¿Actualmente la universidad cuenta con recursos (económicos, humanos, equipos, etc.) para hacer una implementación a corto plazo? La universidad cuenta con todos los recursos físicos (infraestructura, equipos de cómputo) y recursos humanos necesarios para realizar la implementación y

puesta en marcha del sistema de información.

1. Definición del problema

La universidad Central requiere un sistema deinformación que le permita automatizar y organizar laasignación de pasantías en la facultad de ingeniería desistemas. En la actualidad se llevan todos los registrosy procesos mediante hojas de Excel, partiendoinicialmente de los datos básicos del estudiante hastala calificación que obtiene el mismo por haber hecho sucorrespondiente pasantía y todos los procesos implícitosen ella. Lo anterior genera archivos muy grandes yevidentemente se vuelven insuficientes y engorrosos porla cantidad de información que se debe guardarincumpliendo así características básicas que debe tenerun proceso como este, en puntos importantes como laveracidad de la información, su exactitud y entregaoportuna.

Partiendo de éste problema generalizado desarrollamosuna entrevista con el fin de ir de lo general a loespecífico y de esta manera poder identificar losprocesos implícitos dentro del control de pasantías enla Universidad.

El sistema de información debe partir desde lainscripción del estudiante en la materia de pasantías;una vez hecho esto, se debe almacenar una hoja de vidacon todos los datos y observaciones del estudiante;datos básicos como nombres, apellidos, cédula, créditosacadémicos aprobados como otros que tienen que verdirectamente con el proceso, número de veces inscrito ehistorial de evaluación. Igualmente con las empresas que

hacen la solicitud; nombre, Nit, nombre del encargado,perfil que solicita, horario, cargo a desempeñar ysalario (si aplica).

Por otro lado viene el proceso de aplicación a lapasantía, el cual consta de una entrevista con elcoordinador de pasantías, otra con la persona encargadadirectamente en la empresa, proceso de contratación ycontrol; dentro de este proceso viene adicionalmente unseguimiento al pasante el cual obtiene doscalificaciones cualitativas una a la mitad de su procesoy otra al final del mismo.

Dada la magnitud del proceso por estudiante teniendo encuenta que en promedio se inscriben de 30 a 50estudiantes y que las empresas que solicitan a losmismos están en promedio de 40 a 50 es evidente que unahoja electrónica de Excel es insuficiente al manejartanta información por esta razón se hace necesaria laimplementación de un sistema de información de controlde pasantías.

2. Documento de Requerimientos

2.1 Requerimientos Funcionales

Código Descripción Prioridad

RF-001 Crear cuentas de accesopara usuarios del sistema(coordinador depasantías, pasantes yempresas)

Obligatorio

RF-002 Almacenar datos del Obligatorio

estudiante.

RF-003 Almacenar datos de laempresa.

Obligatorio

RF-004 Las empresas deben hacersolicitud de pasantesmediante publicación devacantes.

Obligatorio

RF-005 Almacenar registrohistórico de lospasantes.

Obligatorio

RF-006 Almacenar registrohistórico de las ofertasde vacantes.

Obligatorio

RF-007 Administrar estados delos pasantes una vezasignada la pasantía.

Obligatorio

RF-008 Administrar (crear,editar, borrar) los datosde pasantes y empresas.

Obligatorio

RF-009 Debe generar reportesactualizados de laasignación de laspasantías, individuales yestadísticas generales

Obligatorio

RF-010 El sistema solo puedeasignar una pasantía porestudiante.

Obligatorio

RF-011 El sistema debe permitirque el estudianteconsulte el estado de su

Obligatorio

asignación de pasantía yevaluación de la misma.

2.2 Requerimientos No funcionales

Código Nombre Alcance

RNF-001 IngresarEl sistema debe solicitar unusuario y contraseña para sufuncionamiento.

RNF-003 InterfazLa interfaz debe permitir unfácil entendimiento y ordenal momento de ingresar datos

RNF-005 Capacidad

El sistema debe tenercapacidad de ampliar suscapacidades de almacenamientoy aplicación en otrascarreras es decir debe sergeneralizado

RNF-006 Flexibilidad El sistema debe tener accesoa través de un portal web.

3. Modelo Funcional3.1Lista de Casos de Uso por Actor

ACTOR: ESTUDIANTES

Ref CUA00001

Nombre Caso de Uso

Configurar cuenta

Actor/es Estudiante

Versión 1.0

Descripción El sistema debe permitir personalizar su cuentabrindando la opción de cambiar su contraseña.

Precondición El sistema brinda tiene una contraseña aleatoria y un nombre de usuario definido

Postcondición El sistema debe obtener una contraseña personalizada por el estudiante.

Ref CUA00002

Nombre Caso de Uso Visualizar cargos

Actor/es Estudiante

Versión 1.0

DescripciónVisualiza la oferta de cargos con información anexa como nombre de la empresa, si es o no remunerado y requisitos.

PrecondiciónEl coordinador debe mantener actualizadas las ofertas de trabajo con información anexa; nombrede cargo, empresa.

Postcondición N/A

Ref CUA00003

Nombre Caso de Uso

Solicitar pasantías

Actor/es Estudiante

Versión 1.0

Descripción El estudiante diligencia un formulario con el fin de notificar al coordinador de pasantías desu disponibilidad para empezar con el proceso de pasantías

Precondición El estudiante debe estar como mínimo en séptimosemestre.

Postcondición El coordinador debe dar su aval para seguir conel proceso; el estado del estudiante queda comoactivo, sin asignar

Ref CUA00004

Nombre Caso de Uso

Visualizar estados

Actor/es Estudiantes

Versión 1.0

Descripción Permite al estudiante visualizar su estado comopasante; activo, inactivo, asignado, sin asignar, terminado.

Precondición El estudiante debe haber sido enrolado en el sistema

Postcondición N/A

ACTOR: EMPRESAS

Ref CUA00005

Nombre Caso de Uso Solicitar pasantes

Actor/es Empresas

Versión 1.0

DescripciónUn encargado por empresa debe hacer la solicitud de pasantes informando cargo, duración, nivel requerido.

PrecondiciónEl coordinador de pasantías debe haber creado la empresa y suministrado datos de acceso al contacto de la empresa.

Postcondición N/A

Ref CUA00006

Nombre Caso de Uso

Configurar perfil

Actor/es Empresas

Versión 1.0

Descripción El encargado en la empresa debe actualizar el perfil de la misma con información de contacto e información de interés para los estudiantes yel coordinador de pasantías.

Precondición El coordinador de pasantías debe haber creado la empresa y suministrado datos de acceso al contacto de la empresa.

Postcondición N/A

Ref CUA00007

Nombre Caso de Uso

Registrar evaluación de pasantes

Actor/es Empresas

Versión 1.0

Descripción El encargado en la empresa debe registrar la evaluación de los pasantes con un concepto cualitativo.

Precondición N/A

Postcondición El coordinador podrá registrar la evaluación cuantitativa de los pasantes.

Ref CUA00008

Nombre Caso de Uso

Formalizar pasantías

Actor/es Empresas

Versión 1.0

Descripción

Precondición N/A

Postcondición

ACTOR: COORDINADOR DE PASANTÍAS

Ref CUA00009

Nombre Caso de Uso

Administrar cuenta de pasantes

Actor/es Coordinador de pasantías

Versión 1.0

Descripción El coordinador administrara (crear, editar, borrar) las cuentas de acceso para los pasantes

Precondición El coordinador de pasantías debe recibir la solicitud de los estudiantes para aplicar como pasante

Postcondición El estudiante podrá acceder con los datos de lacuenta para visualizar sus datos y estado.

Ref CUA00010

Nombre Caso de Uso

Administrar cuentas de empresas


Versión 1.0

Descripción El coordinador administrara (crear, editar, borrar) las cuentas de acceso para los encargados de las empresas inscritas

Precondición El coordinador de pasantías debe recibir la solicitud de los las empresas para agregarse enel sistemas como oferentes de vacantes para pasantes.

Postcondición El encargado de la empresa podrá acceder con los datos de la cuenta para visualizar sus datos y publicar nuevas vacantes.

Ref CUA00011

Nombre Caso de Uso

Configurar cuenta


Versión 1.0

Descripción El coordinador configura (crear, editar, borrar) su propia cuenta

Precondición Debe haber una cuanta de tipo administrador

Postcondición N/A

Ref CUA00012

Nombre Caso de Uso

Asignar pasantías


Versión 1.0

Descripción El coordinador asignara un estudiante pasante auna vacante ofrecida por una empresa cumpliendoel perfil solicitado por la empresa

Precondición Debe existir solicitud de pasantías y vacantes

Postcondición El estudiante quedara con una pasantía asignaday su estado será activo, asignado.

Ref CUA00013

Nombre Caso de Uso

Actualizar datos y estado del pasante


Versión 1.0

Descripción El coordinador administrará la información correspondiente al estudiante; datos personalesde contacto y académica; hoja de vida del estudiante

Precondición El estudiante debe estar enrolado en el sistema

Postcondición N/A

Ref CUA00014

Nombre Caso de Uso

Generar reportes de pasantes


Versión 1.0

Descripción El coordinador emitirá reportes de los pasantesfiltrados por diferentes parámetros; identificación, nombres, estado.

Precondición El estudiante debe estar enrolado en el sistema

Postcondición N/A

Ref CUA00015

Nombre Caso de Uso

Generar reportes de empresas


Versión 1.0

Descripción El coordinador emitirá reportes de las empresasenroladas en el sistema filtrados por diferentes parámetros; identificación de pasantes, nombres de pasantes, pasantías asignadas.

Precondición La empresa debe estar enrolada en el sistema

Postcondición N/A

3.2 Casos de uso expandidos.

# Ref CUE00001

Caso de Uso Registro estudiantes

Fecha 11/10/2013

Versión 1.0

Actor/es Estudiantes

Tipo Obligatorio

Descripción El sistema debe permitir el registro inicialdel estudiante para ingresar sus datos personales en el sistema y acceso al sistemapermanentemente para conocer estado de su asignación de pasantías.

Referencias Cruzadas

C.U CUA00001 y CUA00004

R.F RF-005,RF-001, RF-005,RF-006, RF-009,RNF-001, RNF-002, RNF-006

Precondición El estudiante debe haber aprobado cantidad mínima de créditos o materias aprobadas, luego de haberse registrado por primera vez debe ingresar con su usuario y contraseña.

Flujo Normal

ACCIÓN ACTOR/ES

1. Estudiante ingresa al sistema.

3. El estudiante crea nuevousuario e ingresa datos personales.

5. Navega en las opciones de consultoría disponibles.

8. El estudiante guarda.

RESPUESTA DEL SISTEMA.

2. El sistema pide usuario y contraseña o crear usuario.

4. El sistema crea usuario y contraseña o valida datos de usuario y contraseña.

6. El sistema brinda navegabilidad de actualización de datos y solicitudes de pasantías.

7. Antes de salir debe solicitar guardado de los cambios que se hicieron.

Postcondición El estudiante debe dejar establecida su contraseña y usuariosi ingresa por primera vez, en adelante debe ingresar con sus correspondientes datos de usuario.

Caminos Alternos N/A

Excepciones- El programa debe validar si aprobó materias o créditos

necesarios- El sistema valida datos de usuario y rechaza si son

incorrectos a su vez solicita se ingresen de nuevo

Frecuencia esperada 5/1 día

Importancia Alta

Prioridad Obligatorio

Comentarios El coordinador de pasantías puede acceder a estos datos menos a datosde usuario y contraseña.

# Ref CUE00002

Caso de Uso Registro Empresas

Fecha 11/10/2013

Versión 1.0

Actor/es Empresas

Tipo Obligatorio

Descripción El sistema debe permitir el registro inicialde la empresa para ingresar sus datos básicos y debe permitir el acceso al sistema permanentemente para actualizacionespertinentes y consultorías.


C.U CUA00002 y CUA00005

R.F RF-008, RF-006, RF-003, RF-002, RNF-006,RNF-002, RNF-001.

Precondición .

Flujo Normal

ACCION ACTOR/ES

1. El encargado de la empresa ingresa al sistema.

3. El encargado crea nuevo usuario e ingresa datos básicos de la empresa y perfiles que solicita.

4. navega en las opciones de consultoría disponibles o actualizaciones pertinentes.

7. El encargado guarda.




5. El sistema brinda navegabilidad de actualización de datos y solicitudes de pasantías.


Postcondición El encargado de la solicitud de laspasantías en la empresa debe dejar establecida una contraseña y usuario, debe guardar las actualizaciones y cambios hechos a su usuario.


Excepciones- El programa debe validar si es formal y tiene permisos en

el sistema es decir si tiene una sociedad con la universidad

- El sistema valida datos de usuario y rechaza si son incorrectos a su vez solicita se ingresen de nuevo

- Una vez creado el usuario no debe dejar modificar datos como Nit y nombre de la empresa.


Importancia Alta


Comentarios El coordinador de pasantías puede acceder a estos datos menos a datosde usuario y contraseña.

# Ref CUE00003

Caso de Uso Registros Coordinador de pasantías

Fecha 11/10/2013

Versión 1.0


Tipo Obligatorio

Descripción El sistema debe permitir el registro inicialde la empresa para ingresar sus datos básicos y debe permitir el acceso al sistema permanentemente para actualizacionespertinentes, consultorías y asignación de pasantías.


C.U CUA00003 y CUA00006

R.F RNF-001, RNF-002, RNF-003, RNF-004, RNF-006, RF-004, RF-005, RF-006, RF-007, RF-008,

Precondición El administrador debe tener un usuario y contraseña en dado caso que ya se haya creado si no se debe crear.

Flujo Normal

ACCION ACTOR/ES

1. El coordinador ingresa al sistema.

3. El coordinador crea usuario dado el caso que nolo haya creado o simplemente ingresa usuarioy contraseña.

6. El coordinador navega enlas opciones de consultoríadisponibles, actualizaciones pertinentesy o reportes a solicitar.

8. El coordinador guarda.




5. El sistema brinda navegabilidad.


Postcondición El coordinador de pasantías debe dejar establecida una contraseña y usuario, debe guardar las actualizaciones y cambios hechos a su usuario.


Excepciones- El sistema debe validar si es formal y tiene permisos en el

sistema es decir si tiene una sociedad con la universidad.- El sistema valida datos de usuario y rechaza si son

incorrectos a su vez solicita se ingresen de nuevo.- El sistema solo debe permitir la asignación de una pasantía

por estudiante.


Importancia Alta


Comentarios El coordinador de pasantías puede acceder a los datos de los estudiantes y las empresas.

3.3 Diagramas de Casos de Uso

analysis M odelo de análisis

Final de seción

Estudiante

Registro estudiantes

Visualizacion de datos

Actualizacion de datos

Crear usuario

G uardar datos

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»


Final de seción

Estudiante

Registro estudiantes

Visualizacion de datos

Actualizacion de datos

Crear usuario

G uardar datos

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»


Fin de sesción

Em presa(Encargado)

Registro em presa

Crear em presa

Visualizar registros

Actualizar datos

G uardar datos

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»


Fin de seción

Coordinador de pasantias

Crear coordinador

Visualizar datos

Actualizar datos

Asignación de pasantías

G uardar datos

Registros coordinador de

pasantías

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»

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