Gaceta n.65 4 ABR-2002

Decreto n. 30233-J

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

Y LA MINISTRA DE JUSTICIA Y GRACIA

En uso de sus facultades conferidas en los incisos 3)

y 18) del artículo 121 de la Constitución Política y el

artículo 96 de la Ley Nº 7978 de 6 de enero del 2000, y

Considerando:

Que para aplicar los preceptos contenidos en la Ley Nº

7978 es necesario contar con el Reglamento que desarrolle

los procedimientos previstos para la inscripción de marcas

y otros signos distintivos y permita al Registro de la

Propiedad Industrial, como administración nacional

competente en esa materia, cumplir todas las funciones y

atribuciones que le asigna la mencionada Ley. Por tanto,

DECRETAN:

El siguiente

Reglamento de la Ley de Marcas

y otros signos distintivos

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

Artículo 1º—Objeto. El presente Reglamento tiene por

objeto determinar el procedimiento de registro de todo

marca o signo distintivo a que se refiere la Ley Número

7978 del seis de enero del 2000, que son de orden público y

de observancia general , sin perjuicio de lo establecido en

los Tratados Internacionales que regulan la materia de

propiedad intelectual de los cuales Costa Rica es país

Miembro así como sobre los aspectos de organización y

competencia de los funcionarios del Registro de la

Propiedad Industrial.

Artículo 2º—Definiciones. Son aplicables al presente

Reglamento las definiciones contenidas en el artículo 2 de

la Ley y las siguientes:Tasas: Las tasas aplicables por el

Registro de la Propiedad

Industrial.

Clasificación de Productos y servicios: La Clasificación

Internacional de Productos y

Servicios para el Registro de

Marcas y sus reformas (Arreglo de

Niza del 15 de junio de 1957).

Clasificación de Elementos

Figurativos: La Clasificación Internacional de

Elementos Figurativos de las

Marcas (Acuerdo de Viena del 8 de

junio de 1973.)

Convenio de París: El Convenio de París para la

Protección de la Protección de la

Propiedad Industrial (ratificado

por Costa Rica desde 1995)

Director del Registro: El funcionario responsable del

Registro de la Propiedad

Industrial o el funcionario que

haga sus veces.

Ley: La Ley de Marcas y Otros Signos

Distintivos Nº 7978 vigente a

partir del 1º de febrero del 2000

y sus reformas.

Reglamento: El presente Reglamento de la Ley

de Marcas y Otros Signos

Distintivos.

Registro: El Registro de la Propiedad

Industrial, dependiente del

Registro Nacional y adscrito al

Ministerio de Justicia y Gracia.

Artículo 3º—Requisitos comunes de toda primera

solicitud. Sin perjuicio de los requisitos especiales

establecidos en la Ley y este Reglamento para cada caso en

particular, la primera solicitud relativa al registro de

una marca u otro signo distintivo se dirigirá al Registro y

deberá contener los siguientes requisitos:

a) Nombre y dirección exacta del solicitante

b) Tratándose de personas jurídicas, el lugar de su

constitución y su domicilio;

c) Nombre del representante legal , su domicilio,

dirección y calidad en que comparece

d) Dirección exacta , apartado postal, fax para

recibir notificaciones, o cualquier otra

comunicación por medio electrónica.

e) Lugar y fecha de la solicitud cuando se reclamen

prioridades.

f) Firma del solicitante y o del abogado que lo

auxilia, cuando fuere el caso.

Artículo 4º—Representación. Cuando quien comparezca en

representación de otra persona, sea como mandatario o

representante legal de una persona jurídica, hubiese ya

acreditado su personería con anterioridad, además de

indicar la información a que se refiere el párrafo segundo

del artículo 9 de la Ley podrá adjuntar a su solicitud

fotocopia del poder o nombramiento correspondiente del que

hace mención.

Artículo 5º—Requisitos de las gestiones a las

solicitudes en trámite. Se deberá indicar en los escritos

que se presenten a las gestiones en trámite:

a) El número de expediente a que se refiere la

gestión;

b) El nombre del solicitante o de quien lo

representa;

c) El signo distintivo al que se refiere.

d) Los requisitos contemplados en el artículo 3.

Artículo 6º—Reposición de documentos. El registro

podrá proporcionar copia de todos los documentos emitidos

que conformen un expediente.

Artículo 7º—Formularios impresos. El Registro podrá

establecer formularios impresos de utilización no

obligatoria para la presentación de las solicitudes y de la

información relacionada con éstas, para los avisos que se

publiquen en el Diario Oficial y para los demás trámites y

actos que el Director del Registro pudiera determinar

mediante instrucción administrativa.

El Registro aplicará en la medida de lo posible las

normas técnicas internacionales e información relativa a

los títulos de propiedad industrial.

Artículo 8º—Notificaciones. El Registro notificará sin

necesidad de gestión de parte todas aquellas resoluciones

en las que ordene la realización de un acto, en las que

requiera la entrega de un documento y las resoluciones

definitivas que se emitan en cualesquiera de las formas

siguientes:

a) En la sede del Registro expresamente en forma

personal;

b) En la dirección señalada por el solicitante por

correo certificado o

c) Fax o cualquier medio electrónico.

Los plazos establecidos en la Ley o este Reglamento se

computarán a partir del día siguiente en que se practique

la notificación correspondiente, sea personal , por fax o

cualquier otro medio electrónico. El plazo por correo

certificado se computará después de los cinco días hábiles

siguientes de puesta en el correo, la resolución

correspondiente.

Artículo 9º—Gestor. Cuando se admita la actuación de

un gestor oficioso de conformidad con lo previsto en el

artículo 82 de la Ley y 286 del Código Procesal Civil, el

interesado deberá ratificar lo actuado dentro del plazo de

un mes si es costarricense, o dentro del plazo de los tres

meses, si fuere extranjero, en ambos casos a partir de la

fecha de la presentación de la solicitud, de lo contrario

ésta se tendrá por no presentada y, en el caso de tratarse

de una solicitud inicial de registro, perderá el derecho de

prelación.

La garantía que el gestor oficioso debe prestar a

efecto de responder por las resultas del asunto, si el

interesado no aprobare lo hecho en su nombre, deberá

constituirse mediante fianza a favor del Estado por el

monto de 3.000.00 (tres mil colones). El gestor deberá

rendir la fianza respectiva con la propia solicitud, pues

de lo contrario la solicitud se tendrá por no presentada.

Artículo 10.—Prioridad. La copia certificada de la

solicitud prioritaria que se considera como primera, tal y

como lo refiere el último párrafo del artículo 5 de la Ley,

debe acreditar que la misma constituye un depósito nacional

regular de conformidad con lo previsto en el artículo 4 del

Convenio de París.

Cuando el último día del plazo establecido en la Ley

para invocar un derecho de prioridad de una solicitud fuere

inhábil, el vencimiento de dicho plazo se correrá para el

día hábil inmediato siguiente.

Artículo 11.—Prioridad múltiple. Cuando en la

solicitud se invoquen prioridades múltiples o parciales se

indicarán los datos relativos a todas ellas y se

presentarán los documentos correspondientes tal y como lo

indica el Convenio de París.

Para tales efectos, se entenderá por:

a) prioridad múltiple la que se invoca cuando la

lista de productos o servicios de la solicitud

presentada combina las listas de productos o

servicios de dos o más solicitudes prioritarias;

b) prioridad parcial la que se invoque cuando la

lista de productos o servicios de la solicitud

presentada incluye solo parcialmente los

productos o servicios comprendidos en la lista de

la solicitud prioritaria.

Cuando se invoque en la solicitud de registro una

prioridad temporaria para hacer valer la protección

conforme al artículo 11. 4) del Convenio de París, se

acompañará la constancia emitida por la organizadora de la

exposición internacional, con la traducción simple que

fuese necesaria, en la cual se certifique la exhibición de

los productos o servicios con la marca y se indique la

fecha en que ellos fueron exhibidos por primera vez en la

exposición.

Artículo 12.—Fecha de presentación de solicitudes. A

toda solicitud presentada al Registro deberá adjuntarsele

copia, en la cual se le consignará la fecha y hora de su

recepción.

Artículo 13.—Comprobante de pago de tasas. El

comprobante original de pago de la tasa de inscripción

deberá adjuntarse a la solicitud de presentación de

conformidad con los artículos 9.j), 10.e) y 13 de la Ley.

Podrá el gestionante en caso de no lograr su inscripción

aplicar la tasa y el reajuste respectivo a posteriores

solicitud, indicando la referencia de dicha información

adjuntando copia del documento original emitido a favor del

interesado.

Artículo 14.—Abandono. Cuando se tenga una solicitud

por abandonada de acuerdo a lo prescrito en el artículo 85

de la Ley, el Registrador lo hará constar en los

antecedentes que obran en las bases de datos y ordenará su

archivo, firmando la resolución dictada en el respectivo

expediente.

Artículo 15.—Desistimiento. El interesado podrá

desistir de su solicitud en cualquier momento del trámite,

para lo cual deberá presentar su petición de conformidad

con el artículo 5 de este reglamento. Estando la petición

ajustada a lo prescrito en la Ley y este Reglamento, el

Registro ordenará el archivo del expediente, previa

notificación de las demás partes en el procedimiento, si

fuere el caso.

CAPÍTULO II

Disposiciones Relativas al Procedimiento

de Registro de Marcas

Artículo 16.—Requisitos de la solicitud. Además de

cumplir los requisitos indicados en el artículo 9 de la Ley

y los previstos en el artículo 3 de este Reglamento, la

solicitud de registro de una marca u otro signo distintivo

deberá:

a) Indicar si la marca cuya inscripción solicita es

de fábrica, de comercio o de servicios;

b) Consignar la dirección exacta del establecimiento

fabril, comercial o de servicios e indicar el

país de origen del distintivo solicitado;

c) Adherido a la solicitud de la marca o distintivo

solicitado, cuando sea denominativa con grafía,

forma o color especiales, o figurativa, mixta o

tridimensional, las cuales deben ser claras y

suficientemente legibles; que podrán tener hasta

un mínimo de 8 centímetros por 8 centímetros y

máximo de 10 centímetros por 10 centímetros.

d) Presentarse con la firma del solicitante

debidamente autenticada por abogado en su caso.

e) Adjuntar los documentos que de conformidad con la

Ley o este Reglamento sean necesarios para la

inscripción del distintivo solicitado, salvo que

en dichas disposiciones se permita su

presentación posterior.

Tratándose de una marca tridimensional, las

reproducciones deberán representar el signo en forma

gráfica o fotográfica bidimensional. Las reproducciones

podrán consistir en una vista única o varias vistas

diferentes.

Artículo 17.—Listado de productos o servicios. La

lista de productos o servicios para los cuales se solicita

la inscripción de la marca se hará preferentemente

utilizando los nombres o denominaciones que aparecen en la

lista alfabética de la Clasificación de Productos y

Servicios, salvo que ésta no contemplare la denominación

común o usual del producto o servicio tal y como es

utilizada en el lenguaje corriente o en los usos

comerciales del país. Para el efecto, el Registro mantendrá

a disposición de los usuarios ejemplares o copias de la

Clasificación vigente, para que pueda ser consultada sin

costo alguno.

Cuando uno o más de los productos o servicios

incluidos en la enumeración de la solicitud se hubieren

designado en términos imprecisos, fueren incomprensibles o

no coincidieren con la clase para la cual la solicitud se

hubiere presentado, el Registro lo notificará al

solicitante para que corrija la enumeración, de conformidad

con lo previsto en el artículo 13 de la Ley.

Artículo 18.—Formas de presentación de un registro.

Por el solo hecho de la presentación de la solicitud de

registro de marca o signo distintivo, se entenderá que el

solicitante pretende la inscripción y protección del mismo,

tal y como aparece en la solicitud o, en su caso, en las

reproducciones que deben acompañarse a la misma.

Si el solicitante no deseare hacer reservas sobre

representación gráfica o color específicos, la marca se

presentará en escritura normal mediante letras, cifras y/o

signos de puntuación mecanográficos en mayúsculas y/o

minúsculas.

Artículo 19.—División de la solicitud. A efectos de

formar el expediente correspondiente a solicitudes

fraccionarias en materia de marcas, el solicitante deberá

presentar las listas de productos o servicios agrupados

según corresponda para cada una.

Si antes de presentarse el pedido de división o

fraccionamiento, se hubiere notificado algún requerimiento

de forma, no se atenderá la división mientras no se hubiese

subsanado el error u omisión. En igual forma se procederá

cuando se hubiesen notificado objeciones que a juicio del

Registro impiden acceder a la solicitud.

La publicación del aviso de la solicitud efectuada

antes de la división surtirá efectos para cada solicitud

fraccionaria.

Artículo 20.—Examen de la solicitud. Si como

consecuencia del examen a que se refiere el artículo 14 de

la Ley, el Registro advirtiese que el signo solicitado se

encuentra comprendido en alguno de los casos de

prohibición, además de indicarlos en la resolución deberá

brindar los motivos que a juicio de la institución

sustentan la o las objeciones.

Si las objeciones encontradas fueren procedentes

únicamente para parte de los productos o servicios para los

cuales se solicite la marca, las mismas se harán sólo con

relación a esos productos o servicios.

Si el signo solicitado contuviere un elemento carente

de carácter distintivo cuya inclusión pudiera crear dudas

en cuanto al alcance de la protección de la marca, el

Registro también podrá indicarlo en su resolución para que

el interesado pueda, mediante la modificación de su

solicitud, declarar que no se reserva derecho exclusivo

alguno sobre ese elemento.

Artículo 21.—Publicación. Además de la información a

que se refiere el artículo 15 de la Ley, el aviso que debe

publicarse respecto a la solicitud de inscripción de una

marca deberá contener lo siguiente:

a) La marca tal y como se hubiere solicitado,

incluyendo sus elementos denominativos,

figurativos y la indicación que la marca ha sido

solicitada en color, si fuere el caso.

b) Cuando proceda, la mención de que la solicitud se

refiere a una marca colectiva o de certificación.

Artículo 22.—Oposición al registro. Sin perjuicio de

los requisitos comunes establecidos en el artículo 3 de

este Reglamento, el escrito de oposición podrá contener lo

siguiente:

a) Indicación de la marca y el número de expediente

de la solicitud contra la cual se formula la

oposición;

b) Los argumentos de hecho y de derecho y las

pruebas en que se funda la oposición; aportando

copia de las mismas para el solicitante;

c) Si la oposición se basa en un derecho derivado de

una marca registrada o solicitada con

anterioridad, una reproducción de la misma y la

indicación de los productos o servicios para los

cuales se hubiese solicitado o registrado y los

productos o servicios respecto de los cuales se

plantea la oposición;

d) Si la oposición se basa en un derecho derivado de

una marca notoriamente conocida no registrada ni

en trámite de inscripción en el país, una

reproducción de la misma y las pruebas que

acrediten su condición de marca notoriamente

conocida;

e) Si la oposición se basa en un derecho derivado de

un nombre comercial o emblema, debe adjuntarse la

descripción de las actividades que constituyen el

giro o actividad mercantil de la empresa o

establecimiento que identifica;

f) Si la oposición se basa en un derecho de autor o

en un derecho sobre un diseño industrial, debe

acompañarse la representación gráfica del

elemento protegido, cuando proceda; y

g) Adjuntar una copia de la solicitud inicial de

registro de la marca, en el caso que la oposición

se base en el uso anterior de esa marca; dicha

copia podrá asimismo acompañarse dentro del plazo

de los quince días siguientes a la fecha de

presentación de la oposición.

Artículo 23.—Medios de prueba. En casos de oposición o

de procedimientos de cancelación o nulidad de registros

marcarios, el Registro admitirá como medios de prueba

aquellos que estime pertinentes con relación al caso en

cuestión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo

318 del Código Procesal Civil.

Artículo 24.—Reglas para calificar semejanza. Tanto

para la realización del examen de fondo como para la

resolución de oposiciones, se tomará en cuenta, entre

otras, las siguientes reglas:

a) Los signos en conflicto deben examinarse en base

de la impresión gráfica, fonética y/o ideológica

que producen en su conjunto, como si el

examinador o el juzgador estuviese en la

situación del consumidor normal del producto o

servicio de que se trate.

b) En caso de marcas que tienen radicales genéricos

o de uso común, el examen comparativo debe

hacerse con énfasis en los elementos no genéricos

o distintivos;

c) Debe darse más importancia a las semejanzas que a

las diferencias entre los signos;

d) Los signos deben examinarse en el modo y la forma

en que normalmente se venden los productos, se

prestan los servicios o se presentan al

consumidor, tomando en cuenta canales de

distribución, puestos de venta y tipo de

consumidor a que van destinados;

e) Para que exista posibilidad de confusión, no es

suficiente que los signos sean semejantes, sino

además que los productos o servicios que

identifican sean de la misma naturaleza o que

pueda existir la posibilidad de asociación o

relación entre ellos;

f) No es necesario que haya ocurrido confusión o

error en el consumidor, sino es suficiente la

posibilidad de que dicha confusión o error se

produzca, teniendo en cuenta las características,

cultura e idiosincrasia del consumidor normal de

los productos o servicios; o

g) Si una de las marcas en conflicto es notoria, la

otra debe ser clara y fácilmente diferenciable de

aquella, para evitar toda posibilidad de

aprovechamiento indebido del prestigio o fama de

la misma.

Artículo 25.—Inscripción. La inscripción de una marca

podrá realizarse mediante cualquier procedimiento idéoneo,

sea, mecánico, electrónico o informático adecuado y deberá

contener:

a) Nombre, domicilio y nacionalidad del titular y,

si fuere persona jurídica, el país de su

constitución.

b) Nombre del representante legal, cuando sea el

caso;

c) La marca si se trata de un signo puramente

denominativo y, si se tratase de un signo

denominativo con grafía, forma o color

especiales, o de marcas figurativas, mixtas o

tridimensionales, con o sin color, se incluirá

una reproducción de la misma.

d) La lista de los productos o servicios que

distingue el signo, con indicación del número o

números de la clase de la Clasificación

Internacional de Productos y Servicios.

e) Si se hubiere invocado prioridad, el país u

oficina regional en donde se presentó la

solicitud prioritaria, su fecha de presentación y

el número que le hubiese sido asignado.

f) Las fechas de inicio y vencimiento del plazo de

vigencia; y

g) El número de registro, fecha y firma del Director

del Registro o del funcionario autorizado para el

efecto, en la orden de inscripción que consta en

el expediente.

Artículo 26.—Certificado de registro. El certificado

de registro del signo que debe expedirse al titular

contendrá la información a que se refiere el artículo

anterior.

Artículo 27.—Uso de marca registrada. Las marcas

registradas deberán llevar al aplicarse a los productos,

mercancías o servicios que distingan, la leyenda: “Marca

Registrada” o el signo equivalente “R”. Si los productos,

mercancías o servicios no se prestaren a ello, las

menciones a que se refiere este artículo deberán aparecer

en las envolturas, cajas, envases, empaques o recipientes

en que se contengan al expenderse al público. La omisión de

las anteriores leyendas no afectará la validez de los

signos distintivos.

CAPÍTULO III

De la renovación y modificación del registro

Artículo 28.—Renovación. Cumplidos los requisitos

previstos en los artículos 21 y 22 de la Ley, el Registro

procederá sin más trámite a asentar la misma en la base de

datos donde consta sus antecedentes registrales y mediante

razón efectuada en el expediente. El Registro expedirá al

titular una certificación, donde conste la vigencia de su

derecho.

CAPÍTULO IV

De la transferencia, cambio de nombre

y licencia de uso de la marca

Artículo 29.—De la transferencia de los signos.

Solicitada la transferencia de titularidad de un signo

registrado, o del derecho derivado de una solicitud en

trámite, el Registro procederá a examinar si la misma se

ajusta a lo previsto en los artículos 31, 32, 33 y 34 de la

Ley y 3 de este Reglamento, así como si se adjunta la

documentación correspondiente y, si fuere procedente, se

ordenará y se asentará la información a sus antecedentes

registrales en la base de datos y en el respectivo

documento, emitiéndose la certificación correspondiente.

Artículo 30.—Inscripción de licencias. Para efectos de

la inscripción de una licencia de uso de marca, los

documentos que deben presentarse con la solicitud pueden

consistir en el propio contrato, en la sección o parte del

mismo que se refiere a la licencia, o bien, en un resumen

que contenga como mínimo la siguiente información:

a) Los nombres del titular y del licenciatario;

b) La marca o marcas objeto de la licencia con

indicación de sus números de registro y de los

productos o servicios que comprende;

c) El plazo de la licencia, si lo hubieren pactado;

d) Si la licencia es exclusiva o no y las

condiciones, pactos o restricciones convenidas

respecto al uso limitado o ilimitado de un

registro; y su estimación (artículo 1056 del

Código Fiscal).

e) Un resúmen de las estipulaciones relativas al

control de calidad, si se hubieren pactado.

CAPÍTULO V

Marcas Notoriamente Conocidas

Artículo 31.—Sector pertinente. De conformidad con lo

previsto en el literal a) del artículo 45 de la Ley, se

considerarán como sectores pertinentes para determinar la

notoriedad de una marca, entre otros, cualquiera de los

siguientes:

a) Los consumidores reales y/o potenciales del tipo

de productos o servicios, a los que se aplica la

marca.

b) Las personas que participan en los canales de

distribución o comercialización del tipo de

productos o servicios a los que se aplica la

marca; o

c) Los círculos empresariales o comerciales que

actúan en giros relativos al tipo de

establecimiento, actividad, productos o servicios

a los que se aplica la marca.

CAPÍTULO VI

Disposiciones relativas a las Marcas Colectivas

y Marcas de Certificación

Artículo 32.—Régimen Aplicable. Además de las

disposiciones especiales contenidas en este capítulo, son

aplicables a las solicitudes de registro de marcas

colectivas y de marcas certificación las disposiciones

sobre marcas contenidas en este Reglamento, en lo que

resulten pertinentes.

Artículo 33.—Titular de una marca colectiva. Podrán

solicitar la inscripción de una marca colectiva cualquier

asociación de fabricantes, productores, artesanos,

agricultores, industriales, prestadores de servicios o

comerciantes que, de conformidad con la legislación que les

sea aplicable, tengan personalidad jurídica.

Artículo 34.—Reglamento de uso de marca colectiva.

Además de la información a que se refiere el artículo 47 de

la Ley, el reglamento de uso de una marca colectiva deberá

contener:

a) La denominación o identificación de la entidad

solicitante, su domicilio y dirección de su sede

principal;

b) El objeto de la asociación;

c) El órgano de administración que conforme su

propia normativa esté facultado para representar

a la entidad;

d) Los requisitos de afiliación;

e) Los requisitos que deben cumplir las personas

afiliadas para obtener la autorización de

utilización de la marca;

f) Las características o cualidades comunes que

deben presentar los productos o servicios

referidas al origen geográfico, al modo de

fabricación, a los materiales empleados o a

cualquier otro aspecto;

g) Las reglas y demás condiciones o modalidades a

que debe sujetarse el uso de la marca colectiva

por las personas autorizadas;

h) Los mecanismos de vigilancia y verificación para

el control del uso de la marca colectiva conforme

a las reglas y condiciones a que se refiere la

literal anterior;

i) Las infracciones y correspondientes sanciones por

el uso de la marca en forma distinta de lo

regulado en el reglamento, incluyendo la

suspensión o cancelación temporal o definitiva de

la autorización de uso.

j) Los procedimientos para la aplicación de las

sanciones; y

k) Los medios de impugnación de las decisiones

relativas a la concesión de autorizaciones o a su

suspensión o cancelación.

Artículo 35.—Reglamento de uso de marca de

certificación. Además de la información a que se refiere el

artículo 56 de la Ley, y sin perjuicio de otros requisitos

que requiera la autoridad administrativa competente para la

aprobación de los reglamentos de uso de marcas de

certificación, éstos deberán contener, como mínimo:

a) La denominación o identificación de la entidad

solicitante, su domicilio y dirección exacta de

su sede principal.

b) El objeto de la entidad.

c) El órgano de administración que conforme su

propia normativa esté facultado para representar

a la entidad.

d) Los requisitos que deben cumplir las empresas

para solicitar la autorización de uso de la marca

de certificación, incluidas las características o

cualidades que deban concurrir en los productos o

servicios para los cuales se autorice el uso de

la marca.

e) Las reglas y demás condiciones o modalidades a

que debe sujetarse el uso de la marca de

certificación por las personas autorizadas.

f) Los mecanismos de vigilancia y verificación para

el control del uso de la marca de certificación

conforme a las reglas y condiciones a que se

refiere la literal anterior, antes y después de

otorgada la autorización de uso de la marca.

g) Las causales que darán lugar a la terminación de

la autorización para el uso de la marca.

Artículo 36.—Ejemplares de los reglamentos. Con la

solicitud de registro de una marca colectivas o de

certificación deberá presentarse tres ejemplares de los

reglamentos de uso, uno en soporte papel y los restantes

dos en versión electrónica en un soporte magnético,

debidamente identificados y en lenguaje o programa de

ordenador compatible con el utilizado en el sistema del

Registro.

Artículo 37.—Examen de la solicitud. Cuando se trate

de solicitudes de registro de una marca colectiva, en la

que el signo haga referencia al origen geográfico, modo de

fabricación, materiales empleados o a cualquier otra

característica común, no podrá objetarse el registro por el

hecho que el signo se estime descriptivo, siempre que no

sea engañoso.

Cuando la marca colectiva haga referencia a una

indicación geográfica el registro será denegado si ésta se

ha convertido en un nombre genérico de los productos o

servicios que la marca pretende identificar. Asimismo, la

inscripción será denegada si las características del

producto se deben exclusiva o esencialmente al medio

geográfico.

Si en el Reglamento de Uso de una marca colectiva se

describen las características comunes que deben compartir

los usuarios autorizados, el Registro verificará que las

condiciones de afiliación a la entidad titular permitan la

admisión de toda persona capaz de cumplir con esos

requisitos.

Artículo 38.—Actualización de información. El titular

de una marca de certificación comunicará al Registro todo

cambio introducido y autorizado en el reglamento de empleo

de la marca, así como aquellos cambios relativos a las

normas o estándares de calidad que aplica como parámetro

para la evaluación de las características que se garanticen

en los productos o servicios a los cuales pueda

incorporarse la marca.

CAPÍTULO VII

Disposiciones relativas a las Expresiones

o Señales de Publicidad Comercial

Artículo 39.—Régimen aplicable. Son aplicables a las

solicitudes de registro de expresiones o señales de

publicidad las disposiciones sobre marcas contenidas en

este Reglamento, en lo que resulten pertinentes.

Artículo 40.—Solicitud de registro. Además de los

requisitos establecidos en los artículos 9 de la Ley y 3 de

este Reglamento, la solicitud de registro de una expresión

o señal de publicidad comercial deberá indicar, cuando

corresponda, la marca o nombre comercial a que se refiera y

los datos relativos a su inscripción o solicitud en

trámite.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones relativas a los Nombres Comerciales

y los Emblemas

Artículo 41.—Régimen aplicable. Salvo las

disposiciones especiales contenidas en este capítulo, son

aplicables a las solicitudes de registro de nombres

comerciales las disposiciones sobre marcas contenidas en

este Reglamento, en lo que resulten pertinentes.

Artículo 42.—Solicitud de registro de un nombre

comercial. Además de los requisitos establecidos en los

artículos 9 de la Ley y 3 de este Reglamento, la solicitud

de registro de un nombre comercial deberá contener:

a) El nombre comercial, tal y como ha sido usado, y

una reproducción del mismo cuando incluya

elementos figurativos.

b) La dirección o ubicación exacta de la empresa o

establecimiento mercantil que identifica.

c) El giro o actividad de la entidad, empresa o

establecimiento mercantil que identifica.

d) Toda otra información que se estime conveniente

proporcionar a efecto de acreditar el uso

efectivo que tendrá en el comercio del nombre

comercial con relación al giro indicado.

Artículo 43.—Publicación. Además de la información a

que se refiere el artículo 15 de la Ley, el aviso que debe

publicarse respecto a la solicitud de inscripción de un

nombre comercial, deberá contener:

a) El nombre comercial, tal como se hubiere

solicitado;

b) La dirección o ubicación exacta de la empresa o

establecimiento que identifica.

c) El giro o actividad de la entidad, empresa o

establecimiento mercantil que identifica.

Artículo 44.—Oposición. Sin perjuicio de los

requisitos establecidos en la Ley y este Reglamento, el

escrito de oposición a la solicitud de registro de un

nombre comercial podrá contener:

a) Si la oposición se basa en un derecho derivado de

una marca registrada o solicitada con

anterioridad, una reproducción de la misma y la

indicación de los productos o servicios para los

cuales se hubiese solicitado o registrado y los

productos o servicios respecto de los cuales se

plantea la oposición;

b) Si la oposición se basa en un derecho derivado de

una marca notoriamente conocida no registrada ni

en trámite de inscripción en el país, una

reproducción de la misma.

c) Si la oposición se basa en un derecho derivado de

un nombre comercial o emblema usado

anteriormente:

- la descripción de las actividades que

constituyen el giro o actividad mercantil

del opositor.

- la fecha de inicio del uso público en el

comercio;

- la dirección o ubicación exacta de la

entidad, empresa o establecimiento mercantil

del opositor.

- el espacio territorial de influencia directa

o de clientela efectiva de la entidad,

empresa o establecimiento mercantil del

opositor;

d) Si la oposición se basa en un derecho de autor,

la representación gráfica del elemento protegido,

cuando proceda.

Artículo 45.—Emblemas. Las disposiciones especiales de

este capítulo relativas a nombres comerciales son

aplicables asimismo a los emblemas.

CAPÍTULO IX

De las Indicaciones Geográficas

y Denominaciones de Origen

Artículo 46.—Definición de las Indicaciones

Geográficas. Es un signo utilizado para productos que

tienen un origen geográfico concreto y poseen cualidades y

una reputación derivadas específicamente de su lugar de

origen , consisten en el lugar de origen de los productos,

pudiendo ser utilizadas no solamente para productos

agrícolas sino que también para destacar las cualidades

específicas de un producto que sean consecuencia de

factores humanos propios del lugar de origen de los

productos; tales como conocimientos y tradiciones de

fabricación concretos. El lugar de origen puede ser un

pueblo, una región, una ciudad o un país.

Artículo 47.—Definición de las Denominaciones de

Origen. Se entiende por denominación de origen el nombre de

una región, geográfica del país que sirva para designar un

producto originario de la misma y, cuya calidad o

característica se deban exclusivamente al medio geográfico,

comprendiendo en este los factores naturales y los

humanos , de conformidad con el Convenio de París y el

Acuerdo de los Derechos de Propiedad Intelectual

Relacionados con el Comercio, artículos 22 al 24. El

concepto de indicación geográfica engloba a las

denominaciones de origen

CAPÍTULO X

De las Cancelaciones y Nulidades de Registros

Artículo 48.—Solicitud de cancelación o nulidad. Toda

solicitud de cancelación o nulidad de un registro o

anotación de una licencia de uso, deberá ser dirigida al

Registro y, además de cumplir con los requisitos generales

establecidos en el artículo 3 de este Reglamento, deberá

contener lo siguiente:

a) Identificación de la marca, signo distintivo o

contrato de licencia cuya cancelación se

solicita, indicando sus datos registrales y el

número de expediente;

b) Nombre del titular del registro.

c) Expresar el interés del solicitante en promover

la cancelación o nulidad.

d) Los fundamentos de hecho y de derecho en que se

basa.

e) Las pruebas en que se funda la solicitud.

f) La petición en términos precisos.

En caso que la solicitud no cumpla los requisitos de

forma correspondiente, el Registro procederá de conformidad

con lo previsto en el artículo 13 de la Ley.

Artículo 49.—Procedimiento. Siempre que la solicitud

de cancelación o nulidad se encuentre ajustada a lo

prescrito en la Ley o este Reglamento, el Registro la

admitirá a trámite y dará audiencia al titular del

registro, por el plazo de un mes, para que haga valer sus

derechos y, según el caso, aporte u ofrezca sus propios

medios de prueba. Para tales efectos, la notificación

correspondiente se realizará observando lo establecido en

los artículos 3 inciso e) y 8 de este Reglamento.

Si fuere necesario recibir o practicar medios de

prueba ofrecidos por el solicitante o el titular del

registro, el Registro fija un plazo de quince días hábiles

para recibir las pruebas ofrecidas.

Dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para

contestar la solicitud de cancelación o nulidad, o del

vencimiento del período de prueba, según fuere el caso, el

Registro resolverá en forma definitiva la solicitud en

forma razonada y valorando las pruebas correspondientes. Si

la resolución fuere favorable a la solicitud, se ordenará

proceder a realizar la anotación correspondiente en la base

de datos donde constan sus antecedentes registrales, cuando

la cancelación de un registro fuere solicitado por un

tercero , este deberá publicar de un aviso en el Diario

Oficial, de conformidad con lo previsto en el artículo 86

de la Ley.

En todo caso, la resolución que se emita puede ser

recurrida de acuerdo por medio de los recursos establecidos

en este Reglamento.

Artículo 50.—Nulidad de oficio. Tratándose de un caso

de nulidad en que el Registro proceda de oficio, se

procederá conforme lo dispuesto en el último párrafo del

artículo 37 de la Ley.

Artículo 51.—Cancelación voluntaria. Además de cumplir

los requisitos comunes establecidos en el artículo 3 de

este Reglamento, la solicitud de cancelación voluntaria de

un registro deberá llevar la firma del solicitante y o del

abogado que lo auxilia cuando fuere del caso. Esta no será

objeto de publicación.

CAPÍTULO XI

De la Organización y Funcionamiento del Registro

Artículo 52.—Registro. El Registro es la autoridad

administrativa adscrita al Registro Nacional, responsable

de la inscripción y registro de los derechos en materia de

Propiedad Industrial y tiene a su cargo:

a) Organizar y administrar el registro de los

derechos de Propiedad Industrial, en particular

lo relacionado a los procedimientos para la

adquisición y mantenimiento de los derechos

relativos a marcas y otros signos distintivos,

invenciones, modelos de utilidad y diseños

industriales.

b) Planificar y desarrollar programas de difusión,

capacitación y formación en materia de derechos

de Propiedad Industrial, directamente o en

colaboración con entidades nacionales,

extranjeras e internacionales.

c) Coordinar políticas, estrategias y acciones con

las instituciones públicas o privadas,

nacionales, extranjeras, regionales e

internacionales, que tengan relación o interés

con el fomento y la protección de los derechos de

Propiedad Industrial, la transferencia de

tecnología, así como con el estudio y promoción

del desarrollo tecnológico y la innovación.

d) Proporcionar información al público y usuarios

respecto a la Propiedad Industrial, así como

aquella información y cooperación técnica que le

sea requerida por las autoridades competentes.

e) Brindar asesoría técnica jurídica a los usuarios

y público en general en relación a la

presentación de solicitudes y al cumplimiento de

los requisitos y trámites establecidos en la Ley

y en este Reglamento.

f) Promover la creatividad intelectual, apoyando su

desarrollo e impulsando la transferencia de

tecnología mediante la divulgación de los acervos

documentales sobre invenciones publicadas en el

país o en el extranjero, la asesoría sobre su

consulta y aprovechamiento y, cuando se cuente

con los recursos necesarios, mediante la

organización de exposiciones y certámenes

nacionales, regionales o internacionales,

incluyendo el otorgamiento de premios y

reconocimientos que estimulen la actividad

inventiva.

g) Concertar convenios de cooperación o coordinación

con instituciones públicas o privadas,

nacionales, regionales o internacionales para el

mejor cumplimiento de sus objetivos,

principalmente para el intercambio de

experiencias administrativas y metodología de

trabajo, la capacitación de su personal, la

organización de bases de datos, el intercambio de

publicaciones y la actualización de acervos

documentales en materia de Propiedad Industrial.

h) Realizar estudios sobre la situación de la

Propiedad Industrial a nivel nacional e

internacional y participar en las reuniones o

foros internacionales relacionados con esa

materia, cuando así lo dispongan las autoridades

superiores.

i) Actuar como órgano de consulta en materia de

Propiedad Industrial de las distintas

dependencias y entidades de la administración

pública.

j) Participar en coordinación con las dependencias

competentes del Ministerio de Comercio Exterior

en las negociaciones internacionales sobre la

materia.

k) Elaborar la memoria de labores de cada año,

incluyendo datos estadísticos sobre las

actividades registrales de ese período.

l) Hacer del conocimiento de las autoridades

competentes de aquellas infracciones a los

derechos de Propiedad Industrial en que se

afecten los intereses del Estado, para que se

ejerciten las acciones procedentes.

m) Aplicar las sanciones administrativas previstas

en la legislación en materia de Propiedad

Industrial.

n) Denunciar los delitos contra los derechos de

Propiedad Industrial de que tenga conocimiento.

o) Cumplir todas las demás funciones, atribuciones y

actividades que le sean asignadas de conformidad

con la Ley y este Reglamento.

p) Actuar en las diligencias jurídicas ordenadas por

la Ley de Procedimientos de Observancia con la

competencia que dicha Ley le confiere.

Artículo 53.—Organización del Registro. El Registro

estará a cargo de un Director, quien será asistido en el

cumplimiento de sus funciones sustantivas por un Sub

Director quien actuará por delegación de aquel. Para ocupar

estos cargos se requiere ser Licenciado en Derecho,

costarricense de origen y tener por lo menos cinco años de

graduación profesional.

Para el cumplimiento de sus funciones el Director del

Registro podrá establecer la organización de la dependencia

por medio de instrucción administrativa, así como contar el

personal idóneo que el movimiento y circunstancias

determinen, para la estructuración de las secciones y

oficinas necesarias para la ejecución de las diferentes

funciones.

Artículo 54.—Funciones del Director. El Director del

Registro de la Propiedad Industrial, o el funcionario que

legalmente le sustituya, tendrá a su cargo las siguientes

funciones:

a) Emitir las resoluciones que correspondan en los

asuntos sometidos a su conocimiento y requerir a

los interesados los documentos adicionales que

estime necesarios para resolver.

b) Emitir informes o dictámenes sobre los asuntos de

su competencia, cuando le sean requeridos por las

autoridades administrativas superiores o

judiciales competentes.

c) Organizar y dirigir el trabajo y actividades que

correspondan al Registro.

d) Formular el proyecto de presupuesto de la

institución y ejecutar el mismo.

e) Autorizar las publicaciones que sobre el tema de

propiedad intelectual realice el Registro.

f) Emitir acuerdos internos, circulares,

instrucciones administrativas relacionados con

sus actividades.

g) Disponer las medidas disciplinarias que

correspondan respecto a los funcionarios y

empleados administrativos.

h) Cualesquiera otras que sean necesarias o

convenientes a una buena y eficaz administración.

CAPÍTULO XII

Actividad Registral

Artículo 55.—Numeración de expedientes. Los

expedientes que se formen en el Registro se numerarán en

series anuales separadas, que comenzarán con la primera

solicitud presentada en cada año. El número de cada

expediente se constituirá con los cuatro dígitos del año de

presentación de la solicitud, seguido del número

consecutivo que le corresponde a la misma atendiendo a la

fecha y hora de presentación.

Artículo 56.—Control de documentos e inscripciones. El

Registro de la Propiedad Industrial, custodiará por un

medio adecuado todos los documentos presentados en sus

oficinas, los cuales podrán ser consultados en forma

pública.

Artículo 57.—Publicidad. Los expedientes, libros,

registros, documentos y archivos, cuando proceda, podrán

ser objeto de consulta directa por el interesado bajo la

responsabilidad de un funcionario del Registro. El

interesado podrá obtener, a su costa, copias simples o

certificadas y constancias o certificaciones de los

documentos e inscripciones que obran en el Registro.

Cuando el Registro esté en posibilidad de establecer

nuevas modalidades de servicios, las consultas podrán

hacerse por medios electrónicos, en la forma que el propio

Registro determine.

Artículo 58.—Reposición de expedientes. Sin perjuicio

de las responsabilidades a que haya lugar y a la imposición

de medidas disciplinarias al personal responsable, la

reposición de un expediente perdido o destruido total o

parcialmente, deberá ser ordenada por el Registro en forma

inmediata, de oficio o a solicitud del interesado.

CAPÍTULO XIII

De las Inscripciones

Artículo 59.—Forma de realizar las inscripciones. A

toda solicitud de inscripción se le asignará un número de

registro en forma automática y consecutiva, quedando en el

expediente firmada la autorización y emitido el respectivo

certificado de titularidad.

Artículo 60.—Corrección de errores. El Registro, de

oficio o a solicitud del titular, podrá modificar una

inscripción para corregir algún error material.

Se entenderá que se ha cometido error material cuando

se han escrito unas palabras por otras, se ha omitido la

expresión de algún requisito o circunstancia cuya falta no

causa nulidad, o bien, cuando se ha consignado en forma

equívoca alguno de los requisitos de la inscripción,

siempre que con ello no se cambie el sentido general de la

inscripción ni de ninguno de sus conceptos.

Artículo 61.—Anotaciones. Toda anotación, cancelación,

embargo y mandamiento juducial que afecten derechos

inscritos, se harán constar en la base de datos donde se

encuentran asentados los antecedentes registrales de dichos

derechos.

En todo caso deberá mencionarse e identificarse en las

anotaciones la resolución, el título, despacho judicial u

otro documento que las motivare.

CAPÍTULO XIV

De las Clasificaciones

Artículo 62.—Clasificación marcaria. La Clasificación

Internacional de Productos y Serviciospara el Registro de

Marcas a que se refiere el artículo 89 de la Ley, es la

clasificación establecidpor el Arreglo de Niza del 15 de

junio de 1957 y sus reformas.

Artículo 63.—Elementos figurativos de signos

distintivos. Para los efectos del examen de fondo que deba

realizar con motivo de solicitudes de registro de marcas y

otros signos distintivos, el Registro debe mantener un

archivo de los elementos figurativos y emblemas protegidos

organizado de conformidad con la Clasificación

Internacional de los Elementos Figurativos, la cual podrá

ser consultada.

Cuando la marca u otro signo distintivo consistiere

únicamente en un signo o elemento figurativo o

tridimensional, el Registro le designará la clasificación

correspondiente.

CAPÍTULO XV

De los Recursos

Artículo 64.—Revocatoria. Salvo disposición legal en

contrario, frente a las resoluciones que dicte el Registro

procederán los recursos pertinentes, los cuales deberá

interponerse dentro de los tres días hábiles siguientes a

la fecha de la notificación. Dando fiel cumplimiento a lo

establecido en el artículo 92 de la Ley.

Artículo 65.—Apelación. Contra las resoluciones

definitivas del Registro procede el recurso de apelación

que será conocido por el Tribunal Registral Administrativo,

conforme lo establecido en el artículo 92 de La Ley Nº 7978

y de la Ley de Procedimientos de Observancia de los

Derechos de Propiedad Intelectual, Ley Nº 8039 del 12 de

octubre del año 2000.

CAPÍTULO XVI

Disposiciones Finales

Artículo 66.—Situaciones no previstas. Cualquier

situación no prevista en el presente Reglamento, será

resuelta por el Director del Registro de la Propiedad

Industrial atendiendo al espíritu de las disposiciones de

la Ley y a la naturaleza del asunto de que se trate.

Artículo 67.—Epígrafes. Los epígrafes relativos a la

identificación del contenido de las normas contenidas en el

presente Reglamento y que preceden a cada artículo no

tienen valor interpretativo.

Artículo 68.—Vigencia. Este Reglamento rige a partir

de la fecha de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a

los veinte días del mes de febrero del año dos mil dos.

MIGUEL ÁNGEL RODRÍGUEZ ECHEVERRÍA.—La Ministra de

Justicia y Gracia, Mónica Nagel Berger.—1 vez.—(Solicitud

Nº 28772).—C-56080.—(D30233-19508).

 

Nº 30235-MTSS

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Y EL MINISTRO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

En uso de las facultades que les confiere los incisos

3), 18), y 20) del artículo 140 de la Constitución

Política; y con fundamento en los numerales 25, 27, 28 y

103 de la Ley General de la Administración Pública.

Considerando:

1º—Que con el fin de establecer en forma detallada y

precisa las rutinas de trabajo relacionadas con el Fondo

General de Caja Chica y los responsables de ejecutarlas, en

cumplimiento con la Ley General de la Administración

Financiera, la Ley General de la Administración Pública, al

Reglamento General de Cajas Chicas, al Reglamento de Gastos

de Viajes y Transporte para Funcionarios del Estado, a las

disposiciones normativas de la Contraloría General de la

República, a las Directrices de la Tesorería Nacional y

cualquier otro relacionado con esta materia, se hace

necesario emitir un Manual Operativo de Caja Chica.

2º—Que en aras de garantizar el buen uso de los

recursos públicos, con este instrumento normativo, y en

concordancia con la normativa supracitada. Por tanto,

DECRETAN:

El siguiente:

Manual Operativo de Caja Chica

NORMATIVA

La operación de la Caja Chica Central y las Auxiliares

debe sujetarse a las disposiciones del Reglamento General

de Cajas Chicas, Ley de la Administración Financiera de la

República, Ley General de Administración Pública,

Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para

funcionarios del Estado, disposiciones normativas de la

Contraloría General de la República, Reglamento General del

Sistema Presupuestario de la Administración Central,

directrices de la Tesorería Nacional y cualquier otro

relacionado en esta materia.

Por lo tanto, la persona en que se delegue el manejo

de algún tipo de fondo, por el sistema de caja chica, será

el responsable de recibirlo, custodiarlo y pagar con cargo

a él, los bienes o servicios recibidos a satisfacción. En

consecuencia una vez cumplido el debido proceso, responderá

por cualquier pérdida, daño, abuso, empleo o pago no acorde

con la normativa que rige esta materia. En cuyo caso deberá

responder, por aquellos actos impugnables a su dolo, culpa

o negligencia en el manejo de esos fondos, aparte de las

sanciones disciplinarias correspondientes, conforme las

disposiciones de la Ley de la Administración Pública, Ley

de la Administración Financiera, el Estatuto del Servicio

Civil y su Reglamento, sin perjuicio de las acciones

penales o civiles que pudieran corresponder.

1. Definición del fondo

Está constituido por los anticipos de recursos que

concede la Tesorería Nacional como un servicio

facilitador de la ejecución presupuestaria en las

partidas de servicios no personales y materiales y

suministros, que justifiquen su pago fuera de los

trámites ordinarios establecidos. Los pagos que se

realicen por este medio, tienen que ser urgentes y

necesarios, según criterio de la Administración, y que

no superen el monto autorizado por los Entes

Contralores.

1.1 Asignación de recursos

Los recursos de la Caja Chica Central son

asignados por la Tesorería Nacional, atendiendo

la solicitud del Jerarca de la Institución,

previo estudio de las necesidades, una estimación

de los gastos a sufragar por medio de ese fondo

que realizará el Oficial Presupuestal,

responsable de su operación. Parte de este fondo

general se asigna a las cajas chicas auxiliares.

1.2 Fondo fijo

El Fondo Fijo de nuestro Ministerio es creado

para facilitar las operaciones urgentes y

necesarias, está subdividido en Cajas Chicas

Auxiliares, que operan en efectivo bajo la

responsabilidad del Director del Programa y del

custodio, designado por la Jefatura Superior

inmediata.

Existe un fondo auxiliar de caja chica con cuenta

cliente número 161001001-1005132 con el Banco

Popular y de Desarrollo Comunal, en donde se le

deposita a cada funcionario los adelantos y

liquidaciones de gastos de viaje y transporte

dentro y fuera del país, con el fin de minimizar

costos administrativos y hacer más ágil la

gestión.

El monto autorizado para ello son la sumatoria

del saldo bancario, cajas auxiliares, reservas en

trámite, adelantos pendientes de liquidar,

documentos con cheque sin tramitar, acuerdos de

pago no depositados y otros.

1.3 Caja chica auxiliar

Está constituida por los fondos en efectivo

autorizados que se derivan del Fondo General de

Caja Chica, autorizado por la Tesorería Nacional.

Por medio de ésta se realizan los gastos urgentes

y necesarios que justifique su pago fuera de los

trámites ordinarios establecidos ó a través del

Fondo General. El fondo de efectivo no podrá ser

superior al autorizado y podrá realizar compras

hasta por un monto del 10% del mismo.

Se puede gestionar ante la Tesorería Nacional del

Ministerio de Hacienda un monto mayor, siempre

que se solicite y justifique la ampliación por

escrito por parte del Director del Programa, Jefe

Inmediato, Director Administrativo; el Oficial

Presupuestal hará un estudio de comportamiento

del fondo de los últimos tres meses para

comprobar si amerita el aumento.

Debido al aumento del costo de la vida se le

podrá dar apertura de cuenta corriente a fondos

de cajas chicas que realicen gastos semanales en

la subpartida de servicios personales superiores

al monto autorizado.

2. Aspectos generales

2.1 Disposiciones generales:

Este Manual establece las disposiciones generales

que regulan la asignación, operación y control de

los fondos tanto de la Caja Chica Central, como

de las Cajas Chicas Auxiliares del Ministerio de

Trabajo y Seguridad Social, según lo establece el

Decreto Nº 28338-H del Reglamento General de

Cajas Chicas.

Con el Fondo General se cancelan todas aquellas

compras urgentes y necesarias en las partidas de

servicios no personales y materiales y

suministros, que justifiquen su pago fuera de los

trámites ordinarios establecidos, y previo

trámite de la reserva de crédito especial,

refrendada por la Contraloría General de la

República.

2.2 Para utilizar el fondo general se realizan los

siguientes procedimientos.

Para la compra de materiales, suministros o de

algún servicio, el Director o Jefe de Programa

debe solicitar los materiales o el servicio a los

Departamentos de Proveeduría o Servicios

Generales del Ministerio, según corresponda,

donde se emite un adelanto de fondos de caja

chica, que traslada al Departamento Financiero,

para el trámite de pago correspondiente.

2.2.1 Cuando el Ministro, Viceministro o la

Oficialía Mayor (en casos urgentes y

necesarios) autorice que la compra del bien

o servicio la realice directamente el

departamento solicitante, debe contar con el

visto bueno del Departamento de Proveeduría

quienes con su firma de aprobación y sello

indicarán que no hay existencia en Bodega.

2.2.2 Al Departamento Financiero le

corresponde verificar si hay contenido

presupuestario y fondos suficientes para

realizar el gasto, caso contrario se

devolverá la solicitud planteada para que el

Departamento de Proveeduría tome la acción

correspondiente.

2.2.3 Cuando se tengan que realizar compras

que superen el fondo autorizado para pagar

por caja chica, el departamento Financiero

debe solicitar el permiso correspondiente

ante la Contraloría General de la República

y/o a la Proveeduría Nacional, con la

excepción de aquellos gastos de urgencia

inmediata en donde se solicita justificación

a la Proveeduría del Ministerio.

2.2.4 Los adelantos de gastos de viaje y de

transporte, así como la reposición de cajas

chicas auxiliares, se presentarán

directamente al Departamento Financiero,

donde se realiza la revisión y si procede,

el pago correspondiente. Este tipo de gasto

requiere la aprobación del Director o Jefe

del Programa, Jefe de Departamento

solicitante y del Oficial Mayor, quien con

su visto bueno avala lo que corresponda.

Cuando el gasto de viaje dentro del país o

al exterior supere los montos autorizados se

deberá solicitar por escrito la autorización

de pago a la Proveeduría Nacional.

2.2.5 Para la contratación de servicios y

reparaciones, los Departamentos deben dar a

conocer la necesidad al Departamento de

Proveeduría y al Departamento de Servicios

Generales mediante oficio o memorando, donde

se estudiará la urgencia del servicio y lo

tramitará de acuerdo con la disponibilidad

presupuestaria.

2.3 Apertura del fondo general (caja chica central)

Según Decreto Nº 28338-H, artículo 8º, el Oficial

Presupuestal como responsable del Fondo, realiza

un estudio de las necesidades y una estimación de

los gastos a sufragar por este medio, con base en

ello, y a través de la Autoridad Superior de la

Institución, solicita a la Tesorería la apertura

del fondo, su ampliación fija o temporal,

adjuntado lo siguiente:

2.3.1 Presupuesto inicial y disponible en las

partidas de servicios no personales y

materiales y suministros.

2.3.2 Composición del fondo del último

semestre.

2.3.3 Saldo en Bancos al último día del mes

anterior.

2.3.4 Flujo de efectivo de los últimos tres

meses.

2.3.5 Monto mínimo estimado que debe

mantenerse en el fondo para solicitar

reintegros.

2.3.6 Tiempo promedio de duración de los

reintegros.

2.3.7 Cuando se solicita una ampliación

temporal se indica su destino y la fecha

límite del reintegro.

2.3.8 Número de cuenta corriente donde se

realizará el depósito.

2.3.9 Si existe un gasto urgente ajeno a la

función ordinaria del Ministerio, se

solicita a la Tesorería Nacional una

ampliación temporal, respaldada al

presupuesto disponible.

2.4 Responsables del fondo

Según artículo 5º del Reglamento General de Cajas

Chicas, el responsable del Fondo de Caja Chica

Central en cada Institución es el Oficial

Presupuestal o el funcionario que haga las veces

de éste.

Los responsables de las Cajas Chicas auxiliares

son los designados por el Director o jefe

Inmediato del programa o actividad conjuntamente

con el custodio encargado de manejar los

documentos y efectivos del fondo autorizado.

El responsable de las Cajas Chicas Auxiliares es

el Director o Jefe de Área, conjuntamente con el

custodio designado por este.

2.5 Cierres

Cada vez que ocurra un cierre de algún Fondo

Auxiliar de Caja Chica en efectivo, se realizará

un arqueo, dejando constancia de los movimientos

en el libro auxiliar y en un acta debidamente

firmada por el encargado del fondo y el que

realiza el cierre. Los comprobantes se reciben en

el Departamento Financiero, se emite recibo por

la devolución de dinero, que será depositado en

la cuenta corriente del Fondo General de la Caja

Chica Central y cuando se realice el depósito por

medio del Banco Popular se hará a través de esa

cuenta cliente. Los comprobantes se adjuntan con

la copia del cheque que se emitió en la apertura

del fondo.

Posteriormente se solicitará el reintegro en las

diferentes subpartidas por medio de la reserva de

caja chica que Tesorería Nacional depositará de

nuevo en la cuenta general de caja chica.

(211673-9 CAJA CHICA MTSS.)

Si se dieran sustracciones de efectivo del fondo

auxiliar por terceras personas; por ser bienes

públicos, el encargado deberá reportar en el acto

por escrito al Jefe inmediato, Director del

Programa y a la Oficialía Presupuestal,

adjuntando la copia de la denuncia realizada al

Organismo de Investigación Judicial (Ministerio

Público) , con el fin de realizar las gestiones

ante las Autoridades Superiores y se confeccione

la resolución administrativa y dar inicio al

debido proceso legal; para que se emita la

declaratoria de incobrabilidad; con ello

posteriormente y mediante la Tesorería Nacional

del Ministerio de Hacienda recuperar el dinero

sustraído y que sea depositado en la cuenta del

fondo general de caja chica.

2.6 Ampliaciones

Cuando por falta de disponibilidad de flujo de

caja, se requiera para alguna gestión específica

de una ampliación temporal, debe cumplirse con lo

indicado en el punto de “Procedimientos

Generales” de este Manual.

2.7 Retenciones (Renta 2%)

Cuando se cancelan adelantos por compras de

materiales o servicios que sean por ¢ 100.000,00

o mayores, se retendrá el 2% de renta y se

realizarán los trámites de depósito ante las

entidades correspondientes.

2.8 Devoluciones de intereses ganados

Mes a mes, una vez recibido el estado de cuenta

bancario, se verifican los intereses ganados por

la Cuenta Corriente del Fondo General y se

realiza el depósito respectivo en la Caja Única,

por medio de Entero de Gobierno, enviándose copia

a la Tesorería Nacional.

2.9 Faltantes y sus cancelaciones, sobrantes y sus

depósitos

Una vez efectuado el arqueo del Fondo, si existe

un faltante se repone de inmediato, depositándolo

en la cuenta corriente, y si fuera un sobrante se

deposita mediante Entero de Gobierno a la Caja

Única.

Cuando se realiza un arqueo a los fondos de

efectivo de caja chica, y se verifica un

sobrante, el custodio debe remitir el dinero al

Departamento Financiero donde se le confeccionará

un recibo. Este dinero es depositado mediante

entero de gobierno a la Caja Única del Estado, se

le remite copia del entero sellado al custodio

para que lo adjunte a la copia del acta y lo

remita a la Auditoría Interna.

En caso de faltante se confecciona el acta de

arqueo en donde se hace constancia del mismo y el

encargado de custodiar el fondo deberá reponerlo

en forma inmediata.

En casos de robos al fondo auxiliar por terceras

personas o cuando exista dolo o culpa grave del

servidor responsable de la custodia de los

recursos es recomendable proceder de la siguiente

forma:

2.9.1 Plantear la denuncia correspondiente al

Ministerio Público.

2.9.2 Proceder de acuerdo a los lineamientos

de la Ley de Administración Pública, en

cuanto a iniciar un procedimiento

administrativo en que se emplace al custodio

o funcionario representante a presentar sus

alegatos de defensa y se reciba toda la

prueba necesaria. Del anterior procedimiento

debe llegarse a una resolución en la cual se

obtenga un arreglo entre la administración y

el deudor para el reintegro del dinero.

2.9.3 Si el procedimiento administrativo

resulta infructuoso y no se recupera el

dinero, mientras el asunto está en sede

penal, es conveniente remitir el informe a

la Procuraduría General de la República,

para que esta Institución en representación

del Estado proceda a interponer la acción

civil resarcitoria ante los Tribunales de

Justicia.

2.9.4 Cuando exista la participación de

terceras personas en la pérdida o

sustracción de recursos es recomendable

proceder de la siguiente forma:

Ø                  Plantear la denuncia ante

el Ministerio Público y remitir el

expediente para la recuperación del

dinero a la Procuraduría General de la

República, Órgano que se encargará de

interponer la acción civil

resarcitoria.

Ø                  En cuanto a la declaratoria

de incobrabilidad: mientras el asunto

no haya sido definido por los

Tribunales de Justicia, no puede

declararse la incobrabilidad del

dinero.

Ø                  Cuando los Tribunales de

Justicia determinen la responsabilidad

del autor del delito por medio de una

sentencia firme, la administración

cuenta con diez años para el reclamo

del dinero por la vía de la ejecución

de la sentencia. Si resulta que no

existen bienes del imputado que

respondan por la deuda, la

incobrabilidad puede declararse hasta

que transcurran los diez años

estipulados por la ley.

Ø                  Si el custodio fuere

exonerado de responsabilidad, se puede

proceder a declarar la incobrabilidad

del dinero. En este caso el Ministro

del ramo debe trasladar los

antecedentes del caso y la respectiva

solicitud a la Oficina de Cobros

Judiciales del Ministerio de Hacienda.

Ø                  La información del arqueo

debe contener claramente los datos

referidos a los hechos descritos, hasta

tanto se resuelva la situación.

Ø                  La Tesorería Nacional podrá

reintegrar los montos sustraídos una

vez cumplido los trámites indicados, y

exista la declaratoria de

incobrabilidad por parte de la Oficina

de Cobros Judiciales del Ministerio de

Hacienda.

Todo lo anterior, sin perjuicio de lo

que establece la Ley de Administración

Pública, la Ley de Administración

Financiera de la República, el

Reglamento General de Cajas Chicas y

demás leyes y normas referidas a esta

materia.

3. Manuales específicos

Descripción de la Caja Chica Central y sus

auxiliares:

3.1 Caja Chica Central

Está constituida por los anticipos de

recursos que concede la Tesorería Nacional

como un servicio facilitador de la ejecución

presupuestaria en las partidas de servicios

no personales y materiales y suministros,

que justifiquen su pago fuera de los

trámites ordinarios establecidos. Los pagos

que se realicen por este medio, tienen que

ser urgentes y necesarios, según criterio de

la Administración, y que no superen el monto

autorizado por los Entes Contralores.

3.1.1 Este fondo es administrado por el

Oficial Presupuestal o el funcionario

que haga las veces de este.

3.1.2 Los desembolsos se realizan por

medio de la cuenta corriente Nº 211673-

9 Caja Chica MTSS, con el Banco

Nacional de Costa Rica.

3.1.3 Las chequeras se encuentran bajo

responsabilidad y custodia del Oficial

Presupuestal, en oficina con llave, el

efectivo se encuentra en la Caja Fuerte

(solamente el Oficial Presupuestal y

quien hace las veces de éste, tienen la

combinación y el acceso a las

chequeras, libretas de depósitos,

cheques originales devueltos por el

Banco, documentos confidenciales, entre

otros valores.

3.1.4 Contra la cuenta, se giran cheques

con firmas mancomunadas del Oficial

Presupuestal o el funcionario que hace

las veces de éste (siempre debe

aparecer la del Oficialía Presupuestal)

la otra es la del Ministro,

Viceministro o el Oficial Mayor. El

Oficial Mayor es el que normalmente

firma los cheques.

3.1.5 Las emisiones no pueden superar el

monto autorizado por la Contraloría

General de la República. Cuando el

gasto supere lo autorizado, se debe

solicitar al analista de ese Ente, vía

telefónica, número de permiso de

aprobación. Este gasto debe estar

justificado por la Proveeduría interna

del Ministerio.

3.1.6 Por esta cuenta se pagan solamente

gastos de las subpartidas de servicios

personales y materiales y suministros.

Normalmente las erogaciones que más se

realizan son pagos por gastos de viaje

y de transporte dentro del país.

3.2 Cajas chicas auxiliares

3.2.1 Está constituida por los fondos en

efectivo autorizados, que se derivan

del Fondo General de Caja Chica

autorizado por la Tesorería Nacional.

Por medio de ésta se realizan los

gastos urgentes y necesarios que

justifiquen su pago fuera de los

trámites ordinarios establecidos ó a

través del Fondo General. El fondo de

efectivo no podrá ser superior al monto

autorizado por la Tesorería Nacional

del Ministerio de Hacienda y se podrán

realizar compras hasta por un monto del

10% del fondo.

En la actualidad la Caja Chica Auxiliar

del Departamento Financiero fue

autorizada por la Tesorería Nacional

para mantener un fondo en efectivo de

¢200.000,00.

3.2.2 La Caja Chica Central de nuestro

Ministerio, para facilitar la

operación, está subdividida en Caja

Chicas Auxiliares, que están bajo la

responsabilidad de un custodio,

designado por la Jefatura Superior

inmediata.

3.2.3 Las Cajas Chicas Auxiliares, son

fondos rotativos en efectivo y

actualmente están designados en:

UBICACIÓN

Banco Popular y Desarrollo Comunal

Departamento Financiero

Unidad de Transportes

Desaf

Alajuela (Huetar Norte)

San Carlos (Huetar Norte)

Heredia (Región Central)

Cartago (Región Central)

Pacifico Sur (Región Brunca)

Limón (Huetar Atlántica)

Puntarenas (Pacífico Central)

Guanacaste (Región Chorotega)

3.3 Asignación de recursos cajas chicas

auxiliares

3.3.1 Los recursos de las Cajas Chicas

Auxiliares, son asignados atendiendo la

solicitud de la Dirección

correspondiente, el Oficial Mayor,

previo estudio de la necesidad de la

misma realizado por la Oficialía

Presupuestal y de acuerdo con las

necesidades existentes del lugar en que

operará.

3.3.2 Cuando se indica el nombre del

funcionario que se encargará de

custodiar el fondo de efectivo de caja

chica, se le da capacitación sobre el

manejo, control, registro, reglamentos,

manuales y otros mecanismos de

importancia así como una caja de metal,

especial para salvaguardar los

documentos y efectivo. El jefe

inmediato conjuntamente con el Director

del Programa le facilitarán al custodio

el espacio físico en donde guardará el

libro auxiliar, documentos

presupuestarios pagados y la caja de

seguridad con el efectivo cuando se

haya terminado la jornada de trabajo.

3.3.3 Por funcionar como fondos fijos,

en todo momento se contará con la suma

total asignada, representada por los

siguientes conceptos:

Ø            Efectivo

Ø            Documentos originales:

vales, adelantos, facturas,

liquidaciones u otros.

Ø            Solicitudes de reintegro en

trámite o cheque pendiente de

cambio.

Ø            Otros comprobantes

3.3.4 Con el fin de agilizar el

procedimiento de pago de las giras y

para minimizar costos se procede a

realizar apertura de cuenta corriente

con el Banco Popular y Desarrollo

comunal para viáticos, con la anuencia

de la Tesorería Nacional del Ministerio

de Hacienda y las autoridades

superiores; se inicia con un fondo

autorizado de ¢3.000.000,00 (tres

millones de colones), se aumentará con

autorización de la Administración y

conforme las necesidades.

3.4 Responsables del fondo cajas chicas

auxiliares

3.4.1 El funcionario responsable del

fondo es designado por el Director o

Jefe de Programa; en algunas ocasiones

(incapacidad, vacaciones etc.) esta

función es delegada a otro funcionario,

quien asume la responsabilidad del

manejo del fondo auxiliar. Se realiza

con anterioridad un acta de traspaso,

ya sea temporal o permanente. La

responsabilidad la debe compartir

conjuntamente con el Jefe Inmediato

quien debe velar por el cumplimiento de

las disposiciones emitidas en el

Reglamento General de Cajas Chicas,

Reglamentos de Gastos de Viaje y de

Transporte dentro del país, las

disposiciones de este manual, entre

otras normas.

3.4.2 El encargado de custodiar los

documentos y el dinero deberá solicitar

a su jefe inmediato para que le

suministre un espacio seguro. La

Oficialía Presupuestal en coordinación

con la Proveeduría del Ministerio

dotará de una pequeña caja metálica

para tal fin.

3.5 Cierres cajas chicas auxiliares

3.5.1 Si la Caja Chica Auxiliar no tiene

una rotación que justifique su

operación, se hace un estudio, y si se

considera que no es requerida o que no

ha operado en tres meses consecutivos,

se procede al cierre de la misma,

previa realización de un arqueo y

levantamiento del acta. Se le informa

del cierre al Jefe Inmediato, Director

encargado del Programa, a la Auditoría

Interna y al Director Administrativo.

3.5.2 Se cerrará todo fondo auxiliar en

efectivo en donde existe un mal uso de

los recursos asignados, sea por compras

de servicios o materiales sin la previa

autorización de la Proveeduría interna,

Servicios Generales por sobregiros

constantes en el pago de gastos de

viaje o de transporte u otro tipo de

compra o servicio, que deberían

cancelarse por medio de cheques; o

alguna otra situación que justifique el

cierre. En caso de giras continuas el

departamento financiero mediante el

adelanto aprobado por los jefes y

autoridades superiores procederá a

realizar el depósito a la cuenta

especial de viáticos que cada

funcionario tiene en el Banco Popular y

Desarrollo Comunal. Cuando se

incremente el fondo autorizado de ésta

cuenta corriente se procederá a

depositar los rubros correspondientes a

los reintegros de los fondos auxiliares

de caja chica, previa autorización por

escrito de la Administración Superior.

3.5.3 Si se dieran sustracciones de

efectivo al fondo auxiliar por terceras

personas, por ser bienes públicos, el

encargado deberá reportar de inmediato

y por escrito al Jefe inmediato,

Director del Programa y a la Oficialía

Presupuestal adjuntando la copia de la

denuncia realizada al OIJ, con el fin

de realizar las gestiones ante las

autoridades superiores y se confeccione

la resolución administrativa para dar

inicio al debido proceso legal. La

Oficialía Presupuestal con la debida

autorización de las autoridades

superiores deberá cerrar temporalmente

o parcialmente el fondo auxiliar hasta

que termine y se absuelva de toda culpa

al encargado de administrarlo.

3.6 Principales transacciones y requisitos

mínimos para las erogaciones por el fondo

general

En las erogaciones por caja chica los

funcionarios responsables, dependiendo de

las particularidades institucionales, deben

observar entre otros, los siguientes

requisitos mínimos de calidad:

3.6.1 Uso de formularios estandarizados

y prenumerados.

3.6.2 Manejo de las operaciones por

parte de funcionarios de varios niveles

para garantizar el control.

3.6.3 Solicitud de los bienes y

servicios por parte de la Proveeduría

Interna.

3.6.4 En los casos que los custodios

deban realizar gastos urgentes y

necesarios de un bien o servicio, deben

de indicarlo en la factura y obtener el

visto bueno del Proveedor interno; con

ello se hace constar de que no existe

en bodega el artículo adquirido.

3.6.5 Que los bienes o servicios

solicitados estén acorde con la

clasificación preestablecida para las

erogaciones por caja chica.

3.6.6 Verificar la corrección y

veracidad de los datos consignados en

los documentos, la correspondencia del

importe y el límite de gasto; el

disponible del contenido presupuestario

y las autorizaciones correspondientes.

3.6.7 Cumplimiento de la normativa

vigente.

3.6.8 Retenciones por concepto de

impuestos.

3.6.9 Todo pago debe estar respaldado

por la factura comercial y copia

debidamente cancelada, sin borrones,

tachones, a nombre del Ministerio,

timbrada o dispensada por la

Tributación Directa, o adscrita al

régimen simplificado y del cual se

deberá aportar documento oficial; con

el visto bueno y sellos respectivos de

los departamentos de la Proveeduría

Interna y de Servicios Generales En

cuanto a los gastos de viaje o de

transporte dentro o fuera del país se

debe enviar la fórmula de liquidación

respectiva con original y dos copias de

la factura de hospedaje, que detalle el

gasto de la gira, con la firma del

funcionario que la realizó, la del Jefe

Inmediato, Director del Programa o

Actividad y los respectivos sellos.

3.6.10 Confección de cheque a nombre de

la persona física o jurídica a cuya

orden se dispone hacer el pago, no se

deben emitir cheques al portador o si

tienen una liquidación pendiente. Se

debe describir en la colilla del cheque

el concepto del pago efectuado, quien

confecciona, revisa y autoriza y

después se estampa el sello de pagado

con la fecha de emisión y número de

cheque a las facturas canceladas,

reintegros de fondos de cajas chicas

auxiliares, adelantos de viaje y de

transporte, adelantos de caja chica

para la compra de bienes y servicios, y

a todos aquellos documentos que

respalden el proceso.

3.6.11 Los cheques girados deben firmarse

en forma mancomunada por las personas

debidamente autorizadas (A: Ministro,

Viceministro, Oficial Mayor y Director

Administrativo, B: Oficial Presupuestal

o quien haga las veces de éste; C:

quien se le asigne formalmente esta

responsabilidad en el caso de caja

auxiliares con cuenta corriente). Debe

observarse que las firmas correspondan

a dos niveles de responsabilidad.

Deberá comunicarse a la Tesorería

Nacional del Ministerio de Hacienda,

cuáles son las firmas registradas en

los bancos para estas funciones; o en

su defecto los cambios efectuados en

estos registros y sus debidas

justificaciones.

3.6.12 Registro detallado de las

operaciones principales y archivo de

documentos de respaldo que permita su

fácil localización e identificación del

proceso efectuado. (se pueden utilizar

medios magnéticos)

3.6.13 En cuanto al monto autorizado a

pagar a personas físicas o jurídicas,

éstos se ajustarán a lo establecido en

las leyes vigentes y se solicitarán los

permisos respectivos por vía telefónica

o por escrito a la Contraloría General

de la República o a la Proveeduría

Nacional.

3.6.14 Además de los anteriores

requisitos, deberán tomarse en cuenta,

las normas técnicas de Control Interno

para la Contraloría General de la

República, entidades y órganos sujetos

a su fiscalización, además de las

políticas, directrices y circulares que

emita la Administración Superior.

3.7 Principales transacciones y requisitos

mínimos para los fondos auxliares de caja

chica:

3.7.1 Con excepción de la Caja Chica

Auxiliar en efectivo del Departamento

Financiero, generalmente estos fondos

operan en las Oficinas Regionales de

Inspección de Trabajo, y son utilizados

en su mayoría para el pago de viáticos

y pasajes, que no superen el 10% diario

a cada funcionario.

3.7.2 El custodio del fondo debe tener

en consideración, que toda erogación

que se haga por medio de la Caja Chica

Auxiliar, debe cumplir con los

siguientes requisitos:

a) Determinar la urgencia del gasto para

ser pagado por ese medio.

b) Verificar que la solicitud de pago,

cumpla con los requerimientos

establecidos en el Reglamento General

de Cajas Chicas previamente entregado,

Reglamento de gastos de viaje y de

transporte dentro del país, así como la

veracidad de los datos consignados en

el documento, la correspondencia del

importe, contenido presupuestario y las

autorizaciones correspondientes.

c) Uso de formularios estandarizados

(vales o adelantos), que respalden la

erogación.

d) Uso de un libro contable, para

registrar detalladamente las

operaciones que realice a través del

fondo; así como de un archivo que

permita fácilmente la localización de

los documentos.

e) Los adelantos o vales otorgados deben

ser liquidados, dentro del plazo

establecido, previo a solicitar otro.

f) Solicitar el reintegro del fondo

mediante informe de gastos y con la

debida diligencia y frecuencia

(generalmente cuando haya pagado un 50%

del monto), de tal forma que no ocurran

demoras en el trámite, ni se provoquen

gestiones muy aceleradas que puedan

inducir a errores u omisiones.

g) No debe permitirse el fraccionamiento

de facturas. El pago que supere el

monto autorizado, debe tramitarse por

medio de adelanto y a través de la Caja

Chica Central y del Departamento de

Proveeduría o de Servicios Generales.

h) Toda factura, comprobante o recibo que

corresponda a gastos del Ministerio de

Trabajo y Seguridad Social, deberán

confeccionarse a nombre de éste. Los

documentos mencionados deben estar

exentos de tachaduras, roturas,

borrones y de cualquier otra condición

que pueda poner en duda su legitimidad.

i) Cuando son compras de materiales y

suministros deberá contener el sello y

visto bueno del Jefe de Proveeduría,

haciendo constar que no hay existencias

en la bodega de la Institución.

j) El custodio del fondo, debe revisar los

siguientes aspectos en los

justificantes o facturas:

i. Fecha y monto.

ii. Que estén a nombre del Ministerio.

iii. Sin tachaduras o borrones que

hagan dudar de su legitimidad.

iv. Timbre y membrete o excepción de

timbraje.

v. Que sea original con copia.

vi. Que el detalle de la factura

coincida con el detalle del

Comprobante de Caja Chica.

vii. Que la factura esté sellada tanto

por la Bodega como por el

Departamento de Proveeduría o

Servicios Generales.

viii. Indicar de inmediato en cada

factura, vale o adelanto mediante

un sello entregado para tal fin la

leyenda “PAGADO POR CAJA CHICA”.

ix. Que contenga V°B° del Jefe o

Director del Programa

x. Que tenga sello de “CANCELADO”, por

parte de la empresa.

k) Para la apertura (o aumento) del Fondo

de Caja Chica se requerirá la

confección de una solicitud dirigida al

Jefe del Departamento Financiero con

los siguientes datos:

a) Fecha de la solicitud.

b) Nombre de la sección, departamento

solicitante.

c) Monto solicitado.

d) Nombre de la persona que custodia el

fondo y sustituto en caso de

ausencia.

e) Ubicación

f) Explicación de las necesidades y

razones para el uso o ampliación de

este fondo.

3.7.3 Una vez aprobada la solicitud,

debe emitirse un cheque a nombre del

Custodio del fondo de Caja Chica. El

encargado del manejo del fondo

(custodio) deber firmar de recibido,

por medio de un documento que le

responsabiliza de la tenencia y

custodia de dicho monto a favor del

Ministerio.

3.8 Limitantes

3.8.1 Fondo general

3.8.1.1 El Oficial Presupuestal o el

funcionario que haga las veces

de este no puede cancelar gastos

por más de lo que estipula la

Ley, solamente previa

autorización de la Contraloría

General de la República y de

Proveeduría Nacional.

3.8.1.2 Solamente se cancelarán con

el visto bueno del Director del

Programa, Oficial Mayor,

Ministro o Viceministro o

funcionario debidamente

autorizado por escrito, gastos

de las partidas: 1 Servicios no

personales y de la 2 Materiales

y Suministros.

3.8.1.3 El fondo de caja chica

central está constituido por los

anticipos de recursos que

concede la Tesorería Nacional

como un servicio facilitador de

la ejecución presupuestaria en

las partidas de servicios no

personales y materiales y

suministros, que justifiquen su

pago fuera de los trámites

ordinarios establecidos. Los

gastos que se realicen por este

medio tienen que ser urgentes y

necesarios según criterio de la

Administración y que no superen

el monto autorizado por los

Entes Contralores.

3.8.2 Fondos auxiliares de caja chica.

3.8.2.1 Los custodios tienen como

limitante la distancia en que se

encuentran las Cajas Chicas

Auxiliares; por el monto

asignado generalmente solo se

utilizan para el pago de

viáticos y transportes, o alguna

reparación o compra de verdadera

urgencia; previas consultas y

que no sobrepasen el porcentaje

asignado.

3.8.2.2 No se deben realizar gastos

por los fondos auxiliares de

compras de materiales y

servicios que no contengan el

visto bueno de los Departamentos

de Proveeduría y Servicios

Generales del Ministerio.

3.8.2.3 Los custodios solamente están

autorizados a pagar por el fondo

de efectivo o chequera de caja

chica gastos de viaje de hasta

tres días en donde no se cubra

ningún hospedaje, además se

podrán cancelar peajes, gastos

de transporte, envíos de

documentos, faxes, entre otros.

3.8.2.4 Para solicitar ampliaciones

temporales o fijas al fondo

auxiliar deberán justificar la

solicitud con base en la

frecuencia de reembolsos que se

realizan.

3.9 Excepciones (pagos con dineros del usuario-

bolsa propia):

Bajo ninguna circunstancia el fondo debe

mezclarse con el dinero personal de los

custodios, o con fondos que no se

identifiquen con la naturaleza de los

mismos, en caso de que no se cuente con

efectivo, no se efectúa el pago.

3.10 Traspaso de custodio (arqueo y acta):

Cada Fondo Auxiliar de Caja Chica debe ser

asignada a una persona responsable.

Los cheques para reintegro, constitución o

aumento de la Caja Chica deben ser emitidos

a nombre de su Custodio.

En ausencia del responsable del manejo del

Fondo Auxiliar, el Director o Jefe

Inmediato, deberá asignar en forma escrita

un nuevo responsable, a quien se le

entregará el fondo, previo arqueo del

Departamento Financiero y mediante acta de

traspaso.

3.11 Ubicación, custodia y seguridad

3.11.1 El custodio deber contar con una

caja de seguridad adecuada para guardar

el dinero y los comprobantes. Esta caja

de seguridad se debe guardar en un

lugar seguro y con llave (estante,

armario, escritorio, archivo u otro) al

finalizar cada día.

3.11.2 La responsabilidad de la

ubicación, custodia, seguridad de los

fondos en efectivo, comprobantes y

vales es compartida con el Jefe

Inmediato.

Los primeros días del mes deberán

enviar informes del fondo al Oficial

Presupuestal sobre la situación

financiera del mes que terminó.

Ambos funcionarios ( jefe inmediato y

custodio) deberán realizar arqueos

cuando lo crean conveniente para

verificar la totalidad de su fondo

autorizado; o solicitar a la Oficialía

Presupuestal o a la Auditoría Interna

que los realice.

Como se ha indicado, la Dirección de

Auditoría y el Departamento Financiero

realizarán arqueos sorpresivos.

4. Controles internos

4.1 Controles internos del fondo general

Con el fin de controlar y poder determinar

la situación Financiera del fondo asignado

por la Tesorería Nacional del Ministerio de

Hacienda, deben cumplirse los siguientes

aspectos:

4.1.1 Llevar un libro bancario de la

cuenta corriente, donde se registren

diariamente los cheques emitidos con su

respectiva fecha, numeración

consecutiva, nombre completo con los

apellidos del beneficiario o de la

Razón Social, en el caso de compras de

bienes y servicios y el monto del

mismo. También se anotarán los

depósitos sobre devoluciones de

cheques, que se deben hacer

diariamente, notas de crédito, notas de

débito, cheques anulados y todo tipo de

anotación que corresponde a este

proceso. Se debe mantener un saldo en

libros para controlar que no se

presente ningún sobregiro. Se dará un

reporte diario para comprobar el

disponible.

4.1.2 Para las devoluciones en efectivo

sobre cheques emitidos se confecciona

un recibo por dinero al funcionario que

la realiza, adjuntando copia del recibo

a la copia del cheque con los

comprobantes que lo liquidan,

realizando el día hábil siguiente el

depósito correspondiente.

4.1.3 Con el estado bancario que envía

la entidad, se elabora en los primeros

días del mes siguiente la conciliación,

conjuntamente con los movimientos

operativos y otros informes.

4.1.4 Se lleva un libro de registro de

los reembolsos de caja chica que se han

enviado al Ministerio de Hacienda para

su aprobación y la emisión de acuerdo

de pago. Se registra la fecha de

emisión del reintegro, programa,

actividad, subpartida, reserva a la que

se rebaja y monto. Para comprobar la

veracidad de los saldos de las reservas

pendientes de acuerdo de pago se

verifica con las copias de los

documentos enviados que se encuentran

en un archivo.

4.1.5 Se tiene una nómina de los

encargados de los Fondos Auxiliares de

Efectivo de Caja Chica con su debida

ubicación, nombre y apellidos, numeró

de cheque de apertura, fecha de emisión

y monto autorizado.

4.1.6 El Oficial Presupuestal o el

funcionario que se delegue deberán

efectuar cada fin de mes un arqueo del

Fondo General asignado, en el cual se

debe incluir un detalle del saldo

bancario, fondos de las subcajas chicas

auxiliares en efectivo que se

desprenden del fondo, las reservas

pendientes de caja chica en tramite de

pago, los gastos realizados y

pendientes de liquidación y otros

documentos presupuestarios que

pertenecen al fondo tales como

sustracciones a los fondos auxiliares,

intereses sobre inversiones a corto

plazo, notas de crédito, notas de

débito, depósitos en tránsito.

4.1.7 El resultado del arqueo deberá ser

igual al monto autorizado por la

Tesorería Nacional del Ministerio de

Hacienda, de lo contrario en caso de

sobrante se debe depositar de inmediato

en la Caja Única del Estado, y si fuera

un faltante se debe reponer en el acto

a la cuenta corriente del fondo, con

excepción de que exista documentación

que respalde el faltante por robo o

dolo y exista un debido proceso

administrativo.

4.1.8 Se debe enviar carta con las

copias de los depósitos al Tesorero

Nacional del Ministerio de Hacienda y

los diferentes informes de los

resultados obtenidos de las operaciones

mensuales del fondo general.

4.1.9 Eventualmente la Auditoría

Interna, practicará arqueos sorpresivos

del Fondo General asignado.

4.2 Controles internos de los fondos auxiliares

Con el fin de controlar y poder determinar

la situación de la Caja Chica Auxiliar,

deben cumplirse los siguientes aspectos:

4.2.1 Llevar un libro diario, donde se

anotarán las facturas con su respectiva

fecha, beneficiario número de

comprobante y monto, que permita la

fácil identificación de las operaciones

efectuadas.

4.2.2 Realizar cierres periódicos, donde

la suma de comprobantes y dinero en

efectivo deberá ser igual al monto fijo

autorizado.

4.2.3 El custodio o jefe inmediato debe

efectuar cada fin de mes un arqueo de

caja, dentro del cual se debe incluir

un detalle de los gastos realizados y

el efectivo. Se emite el informe al

Departamento Financiero con copia al

Director del Programa y jefe inmediato.

4.2.4 Eventualmente el Departamento

Financiero o la Auditoría Interna,

practicarán arqueos sorpresivos del

fondo auxiliar asignado.

4.2.5 En caso de cierre de la caja, el

Departamento Financiero procederá a

realizar un arqueo detallado, extender

recibos por el dinero y los

comprobantes presentados. Se hará

cierre formal del libro diario, dejando

constancia y conformidad de lo actuado.

5. Registro.

5.1 Fondo fijo

El Fondo General se llevará por medio de la

cuenta corriente y el responsable del

funcionamiento es el Oficial Presupuestal,

quien segregará las diversas funciones en

los funcionarios del Departamento.

Se llevan registros en libros auxiliares e

informatizados de:

v                 Libro Auxiliar de Banco

cuenta corriente 211673-9

v                 Registros de movimientos

operativos, conciliaciones bancarias y

resumen de ambas

v                 Registro del gasto real

mensual por programa actividades y

subpartidas

v                 Libro auxiliar de reintegros

de Caja Chica

v                 Libro auxiliar de intereses

sobre inversiones a Corto Plazo

v                 Libro de registro de

retenciones del 2% renta

v                 Registros y archivos de

Gastos de Transportes

v                 Registros informático y

físico y archivo de liquidaciones de

gastos de viaje dentro del país.

v                 Registros auxiliares y

archivos de facturas y reservas de caja

chica.

v                 Registros de adelantos que

ingresan para trámite de pago

v                 Registros informáticos y

físicos y archivos de reservas abiertas

de caja chica para realizar las

respectivas derogaciones de gastos y

reintegros al fondo.

v                 Registro de reservas de Caja

Chica para inclusión en el Sistema SICA

(Sistema Integrado de Contratación

Administrativa) para la aprobación por

parte del Ministerio del Ministerio de

Hacienda y la Contraloría General de la

República

v                 Otros registros.

5.2 Fondos auxiliares de caja chica

Se mantendrá un registro de todas las Cajas

Chicas Auxiliares existentes y cada fondo

estará bajo la responsabilidad de una sola

persona y ésta se asignará por escrito a

cada uno de los custodios. El jefe inmediato

debe vigilar para que se cumplan las

disposiciones del Reglamento General de

Cajas Chicas y de este Manual.

Cada custodio está en la obligación de

registrar diariamente en el Libro auxiliar

de caja chica todas las erogaciones que se

efectúen y tener al día el saldo que tiene

en efectivo.

El custodio debe dejarse una copia del

arqueo mensual enviado al Departamento

Financiero para el archivo por un eventual

arqueo por parte de la Auditoría Interna,

del Departamento Financiero de este

Ministerio o de la Fiscalización de la

Tesorería Nacional del Ministerio de

Hacienda.

6. Archivo desconcentrado

Toda vez que sea posible, se mantendrá un archivo

de los documentos pagados por caja Chica

Auxiliar, en caso de no proceder, éstos

permanecerán en custodia en el Departamento

Financiero, adjuntos al cheque e informe de

reembolso para que sea revisados en cualquier

momento por los Entes Contralores del Estado o la

Auditoría Interna de la Institución.

La documentación presupuestaria y otros

documentos que respaldan las operaciones del

Fondo General se custodian de la siguiente

manera.

Las copias de cheques con los adelantos y copias

de comprobantes que respaldan las emisiones y que

están liquidados y reintegrados se archivan en

ampos rotulados, numerados y en estricto orden

numérico consecutivo.

Los comprobantes originales que ya están

liquidados, reintegrados, y con acuerdo de pago

se custodian en cajas debidamente selladas y

custodiadas por el Oficial Presupuestal o el

funcionario que haga las veces de este, en un

cubículo con llave, en donde el acceso es

restringido.

Todos los demás comprobantes que respaldan las

emisiones (oficios, recibos, depósitos y otros)

se registran en libros auxiliares, se archivan y

custodian en mobiliarios seguros.

Las copias de cheques con adelantos pendientes de

liquidar se custodian en archivos móviles con

llave, en espera de la liquidación y reintegro.

Los libros auxiliares que registran todos los

movimientos de las diferentes operaciones de caja

chica central y auxiliares se encuentran en

muebles con llave.

7. Controles físicos (cajas fuertes, cajas

metálicas, gavetas con llave, membretes, sellos,

refrendadoras, etc.)

El Custodio deber contar con una caja de

seguridad adecuada para guardar el dinero. Esta

caja de seguridad debe permanecer en un lugar

seguro al finalizar cada día.

Este fondo en ningún caso podrá mezclarse con el

dinero personal de los custodios o fondos que no

se identifiquen con la naturaleza de los mismos.

Indicar de inmediato en cada factura, vale o

adelanto, mediante un sello entregado para tal

fin la leyenda “pagado por caja chica” que

contiene la fecha de cancelado, y firmas del

funcionario que entrega y recibe el dinero y del

jefe inmediato que autorizo el gasto.

Las cajas fuertes se encuentran en oficina bajo

llave, contienen la caja de metal que custodia el

efectivo del fondo auxiliar de la caja chica,

efectivo por depositar, las chequeras de las

diferentes cuentas, cupones de combustibles,

cheques pendiente de entregar y otros valores.

Los sellos y refrendadora de cheques se

encuentran en escritorio y oficina bajo llave.

8. Evaluación de control interno

Mediante los arqueos permanentes mensuales y

revisiones de los informes que envían los

custodios de los fondos de cajas chicas

auxiliares, verificaciones periódicas de los

procesos, se evalúa el control interno, de manera

tal que se garantice la custodia y el buen uso

los recursos.

Se llevan a cabo reuniones con los funcionarios

involucrados en las operaciones, del fondo

general y fondos auxiliares de caja chica, con el

fin de obtener retroalimentación y mejorar los

procedimientos y evitar errores o devoluciones de

documentación presupuestaria.

9. Controles de operación (programas de revisiones,

arqueos)

Los Fondos de Caja Chica Auxiliar estarán sujetos

a verificaciones y arqueos periódicos, sin previo

aviso por parte del Departamento Financiero. El

mismo consistirá en la revisión del orden y

control de: las facturas recibidas, vales,

adelantos, dinero o solicitud de reembolso, etc.

Cada fin de mes se arquea el Fondo General para

comprobar que el monto autorizado sea igual al

autorizado por la Tesorería Nacional del

Ministerio de Hacienda. Y cada trimestre se envía

informe detallado del Arqueo a la Tesorería

Nacional.

Mensualmente se realizan las conciliaciones

bancarias, movimientos operativos y resumen

general de ambas para corroborar la veracidad en

los registros y del estado bancario.

Con la emisión de los acuerdos de pago se

verifica en los libros las anotaciones

registradas de los reintegros de caja chica

canceladas y pendientes de pago.

Con llamadas telefónicas y cobros por escrito

(estados de cuenta y cobros administrativos) se

garantiza la liquidación de aquellas emisiones de

cheques que están pendientes de liquidar de

funcionarios y empresas.

10. Arqueo general

Con el fin de salvaguardar los fondos asignados,

los Auditores de la Tesorería Nacional,

vigilarán, de acuerdo con cronograma de arqueos y

sus respectivos reportes, que se cumplan las

disposiciones emitidas en la normativa vigente a

la fecha y al menos una vez al año se practicará

un arqueo al Fondo General. La Auditoría Interna

de la Institución debe realizar cuando lo crea

necesario arqueos al Fondo General y a las Cajas

Chicas Auxiliares en efectivo o con cuenta

corriente.

Los Fondos de Caja Chica Auxiliar, estarán

sujetos a verificaciones y arqueos periódicos,

sin previo aviso por parte del Departamento

Financiero o de la Auditoría Interna de la

Institución.

 

Este Departamento cada año prepara un Cronograma

de giras para realizar arqueos a los encargados

de custodiar los Fondos de Caja Chica Auxiliar.

(Departamento de Transportes, Desaf, Regionales

de Inspección de Trabajo de Alajuela, Heredia,

Cartago, Pérez Zeledón, Puntarenas, Limón y

Guanacaste.

11. Reportes e informes

El Oficial Presupuestal debe enviar a la

Tesorería Nacional, informes del Arqueo

practicado trimestralmente al Fondo General

indicando los intereses devengados, faltantes o

sobrantes, conciliaciones bancarias, así como un

resumen de los movimientos anuales, al final de

cada período.

Los custodios de las Cajas Chicas Auxiliares

deben enviar informes de los arqueos mensuales al

Departamento Financiero, indicando los sobrantes,

faltantes, conciliaciones, documentos pendientes

de reintegrar y otros datos que se consideren

relevantes.

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a

los ocho días del mes de marzo del dos mil dos.

MIGUEL ÁNGEL RODRÍGUEZ ECHEVERRÍA.—El Ministro de

Trabajo y Seguridad Social, Bernardo Benavides Benavides.—1

vez.—(Solicitud Nº 22503).—C-173360.—(D30235-19972).

 

 

Nº 30236-J

El PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Y LA MINISTRA DE JUSTICIA Y GRACIA

Con fundamento en las facultades conferidas por el

artículo 140, incisos 3) y 18) de la Constitución Política.

Considerando:

1º—Que es obligación del Estado promover el uso

eficiente de los recursos públicos, y lograr el

mejoramiento en la prestación de los servicios públicos.

2º—Que el Estado debe velar por el uso eficiente de

los recursos, sin dejar de garantizar la protección de la

Propiedad Intelectual.

DECRETAN:

Artículo 1º—Modifíquese el artículo 11° del Decreto

Ejecutivo Nº 30.151-J publicado en La Gaceta del 21 de

febrero del 2002, para que se lea de la siguiente manera:

“Artículo 11.—Las Instituciones del Estado, en

los casos que sea posible, podrán utilizar software de

código abierto en sus diferentes aplicaciones, como

una alternativa útil; garantizando el respeto a los

derechos de la Propiedad Intelectual.”

Artículo 2º—Adiciónese el artículo 12 al Decreto

Ejecutivo Nº 30.151-J publicado en La Gaceta del 21 de

febrero del 2002, para que se lea de la siguiente manera:

“Artículo 12.—Rige a partir de su publicación.”

Artículo 3º—Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a

los veintidós días del mes de febrero del dos mil dos.

MIGUEL ÁNGEL RODRÍGUEZ ECHEVERRÍA.—La Ministra de

Justicia y Gracia, Mónica Nagel Berger.—1 vez.—(Solicitud

Nº 1080).—C-6770.—(D30236-19973).