Miguel Ángel Esteban NavarroUniversidad de Zaragoza.

Curso:Taller de organización documental

Profesora:Dora Palomo

Integrantes:Karina Haro SuarezMaricela LynchLuis CastilloJair Clavijo Suarez

INTRODUCCION.-

El análisis de la lectura se enfoca en losprincipios y reglas operativas de laestructuración y el mantenimiento del Cuadro deClasificación, reflejando los órganos o accionesde la institución.

Así como;Funciones durante la organización

Procedencia.Orden original.Y son únicos

01.- Carácter de la naturaleza sustancial: reflejo de órganos o de acciones.

FINES. Comparten y efectúanACCIONES Que precisanFUNCIONES Para desarrollarESTRUCTUTA Se rigen por normas , originandoACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS MediantesTRAMITES Como producto se tieneDOCUMENTOS Que se reflejaran.

CUADRO DE CLASIFICACIONES.

02.- FUNCIONES: La reconstitución del orden originario

� Esencia de identificar, organizar, buscar y localizar.� Principios científicos: Expuestos S. XIX - Mejorados

S XX. Principio procedencia , Estructura archivística y Respeto orden natural.� Organización fondos documentales:� Clasificación.- Establecer grupo por procedencia .� Ordenación.- Conjunto características internas

externas. � Instalación.- Soporte e custodia.

3. Principios y reglas de gestión

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

A. DELIMITACION

B. OBJETIVIDAD

C. CONSISTENCIA

Documentos generados

por la entidad

Límites del fondo

Cuadro de Clasificación

de fondos

DELIMITACION

FUNCIONALES

de cualquier tipo

en el ejercicio de su

funciones

TEMPORALES en cualquier época

Construcción del Cuadro de clasificación

único ReglasPrincipio de

unicidad

DELIMITACION

1. Identificación

de fondos existentes

Historia

Estructura

2. Ser

exhaustivos con las Clases

Abarcar todos los órganos o acciones

existentes y desaparecidos

Construcción del CC único ReglasPrincipio de

simplificación

OBJETIVIDAD

1. 1. Naturalidad

No descender a subdivisiones

excesivas

2. 2. Aplicabilidad

3. 3. Flexibilidad

Prever para Prever para incorporación de

clases que representen

nuevas acciones

No introducir clases que no

puedan adscribir

Construcción del CC ReglasPrincipio de

estabilidad

CONSISTENCIA Coherencia

Adscripción segura y precisa de todos

los documentos en una clase

Criterio de división de clases se basa en

origen de los documentos

De acuerdo con órganos

administrativos: Estructura

Sistema de clasificación funcional

Asegura una mayor precisión y estabilidad

Aplicación de principios de procedencia y de respeto de la

estructura archivística

Disminuye riesgos de confusión e interferencias

durante la clasificación

Clasificación de documentos de acuerdo con los trámites

que los han generado

Sistema de clasificación orgánica

Estructura de la institución ha sufrido cambios

Oficinas han modificado sus competencias

Impiden garantizar la continuidad de las series

Problemas para aplicación de principios archivísiticos

4. TECNICA PARA LA DELIMITACION E IDENTIFICACION DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES El respeto de los principios y reglas de gestión durante la construcción deun cuadro de clasificación de fondos de archivo se consigue mediante elejercicio de una técnica que consiste en la delimitación eidentificación de agrupaciones documentales, en la que se distinguendos actividades:

1. Estudio de la naturaleza del ente productor de losdocumentos1. Fondo2. Secciones3. Subsecciones

2. Análisis de los tipos de documentos1. Serie documental2. Tipo documental

1. Caracteres internos2. Caracteres externos (soporte y formato)

4. TECNICA PARA LA DELIMITACION E IDENTIFICACION DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES

1. Estudio de la naturaleza del ente productor de los documentosObjetivo: Identificar y delimitar a partir de su estructura y susacciones, las agrupaciones documentales superiores (Fondo, secciones ysubsecciones).Tareas exigidas:� Análisis de la historia de la institución.� Búsqueda y análisis de las Leyes y las Normas externas que determinan sus estructura

administrativa, funciones y actividades.� Búsqueda y análisis de Normas de organización interna� Búsqueda y análisis de manuales de procedimientos administrativos

Tener en cuenta que:� El cuadro resultante no es definitivo, es una hipótesis de trabajo.� Esta tarea se realiza conforme se procede a la organización y la descripción del fondo,

solo el estudio empírico de las series no descubrirá la verdadera realidad estructural.� Tener en cuenta las vicisitudes que haya podido sufrir la organización de los

documentos, para evitar falsas conclusiones.� La mejor fuente de información son los propios documentos y los instrumentos de

descripción antiguos.

4. TECNICA PARA LA DELIMITACION E IDENTIFICACION DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES 2. Análisis de los tipos de documentos

Objetivo: Identificar y delimitar a partir de su tipos documentales(Series documentales)Tareas exigidas:� Definición del tipo documental.� Análisis y fijación de sus caracteres externos.� Clase� Soporte� Formato� Cantidad� Forma y tradición documental� Análisis y Fijación de sus caracteres internos� Unidad administrativa productora� Origen funcional� Tenor documental� Asunto del que trata

Tener en cuenta que:� Las clases que representan las series y subseries no se codifican en el cuadro de

clasificación.� El resultado de este análisis, es útil en las fases siguientes de la Organización del fondo

y en la gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo vital.

Estado y retos actuales de la investigación. Normativa� La dependencia de la organización de archivos de la

idiosincrasia del ente productor de los documentos, impide la construcción de un sistema universal de clasificación. Pero si es posible consensuar unas directrices, que en u futuro más lejano pueden originar una norma, sobre el método a seguir para la gestión de cuadros de clasificación de fondos de archivo; así como construir sistemas aplicables para determinadas categorías de archivos que por sus características uniformes en el ámbito de cada país, son susceptibles de normalización, como el caso de los generados por los diversos tipos de instituciones del Estado.

� La mayoría de los investigadores y de los equipos que se dedican a la construcción de cuadros de clasificación asumen en la actualidad los fundamentos y la técnica del método de gestión. Sin embargo, los principios y las reglas de este método todavía no están perfectamente definidos en la bibliografía ni se cuenta con una publicación en la que se recoja todo el proceso de gestión, que pueda servir de base para la posterior redacción de una norma.

Comparación de semejanzas y diferencias

Semejanzas:� Ambos métodos son científicos� Los principios científicos de cada método se deducen de

los principios que regulan el tratamiento y la recuperación de los documentos sobre los que actúan.

� Las reglas y las técnicas de los dos métodos se encuentran en un proceso de sistematización y formalización.

� No existe una norma internacional de obligado cumplimiento, para la gestión de cada uno de los dos grandes tipos de lenguajes documentales.

Diferencias

� La materia sobre la que actúan: términos que representan conceptos que expresan unidades de conocimiento y términos que representan órganos o acciones de una entidad.� Los principios sobre los que se fundan: principios de

justificación terminológica y de univocidad y principios de unicidad, simplificación y estabilidad.� La construcción de una lenguaje documental para el

análisis de contenido parte de un estudio previo del ámbito de conocimiento al que pertenecen los documentos a tratar y se realiza antes de intervenir en la colección.