Caso Integrador: Informe ejecutivo Para la aplicación del Plan prospectivo y Estratégico.

Universidad De Guadalajara Sistema de Universidad VirtualLicenciatura en Tecnologías e Información

Planeación Prospectiv

a

Caso Integrador: Informe ejecutivo Para la

aplicación del Plan prospectivo y

Estratégico.

Mercado Paola. Coordinadora

Gómez Lisset. Asesora titular

Soto Hernández Mariano Antonio. Alumno 213239444

Pérez Griselda. Asesora

Planeación Prospectiva: Coso Integrador.

Informe Ejecutivo Lineamientos para la aplicación del Plan Prospectivo y Estratégico

Soto Hernández Mariano Antonio Alumno

Universidad De GuadalajaraLicenciatura en Tecnologías e InformaciónSistema de Universidad VirtualObjetivo Integrar el proceso de Planeación Prospectiva en una

visión coherente y estructurada que describa loslineamientos para la aplicación del plan prospectivo yestratégico.

2014

Juni

o 04AL

06

Intr

oduc

ci

A lo largo de las etapas precedentes hemos construido un plan maestro prospectivo yestratégico, para capitalizar el trabajo desarrollado es importante integrar un informeque integre las guías estratégicas definidas en el plan.

En forma individual o por equipo, como hayas trabajado la organización caso a lo largodel curso:

Inst

rucc

ione

s 1. Elabora un informe ejecutivo (no mayor de tres páginas) donde resumas laaplicación del plan prospectivo y estratégico que diseñaste para tu organización-caso.

2. Incluye en el documento reflexiones individuales (aún en el caso de trabajo en equipo)sobre cuáles fueron tus aprendizajes y las dificultades más significativas derivadas del curso(recuperación de la práctica).

3. Envía tu documento al portafolio.

Bibliogr

afía

Van der Heijden, Kess (1998). Elproceso de planeación. En escenarios:

el arte de prevenis el futuro.México: D.F. Panorama. En CARINA

Catálogo de Recursos Informativos atu Alcance. Disponible en:

http://catalogo.uacj.mx/ipac20/ipac.jsp?

session=14022R76137YA.277402&profile=bce&uri=link=3100006~!113803~!

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Introducción: El futuro es típicamente incierto, un universo de posibilidades y escenarios, para laspersonas como para las empresas la certidumbre en el estado de la realidad en tiempos por venir hasido y será una constante, en este aspecto encontramos muchas y muy diversas corrientes y filosofíasorientadas a la predicción y manipulación del futuro.

En el contexto del Desarrollo Organizacional la Planeación es la primer etapa, en el proceso de construcciónde un Plan Prospectivo y Estratégico orientado a la materialización de su Futuro Deseable, el Plan defineaspectos cruciales que determinarán el objetivo, el camino y resultado de toda la operación tanto en elpresente como a futuro.

podemos definir a la Planeación prospectiva como: El proceso sistémicamente prescriptivo del que parte laadministración del cambio mediante el cual anticipadamente promueve el estado del futuro hacia uno que le seaPróspero, explícitamente define los principios que guiarán las acciones, recursos y metas intermedias paraasegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos.

La Planeación Prospectiva inicia con el auto análisis en busca de aquellas cualidades y deficiencias queafectarán en el resultado de la Idea Empresarial así también el análisis del entorno en busca de aquellosactores de interés, agentes de cambio y tendencias actuales a fin de ser capases prever las posibles oportunidades yamenazas al tiempo que sentamos las bases para la acción institucional ante estas.

Resumen del Plan Prospectivo y Estratégico:A partir del ejercicio de Planeación Prospectiva y Estratégica se ha desarrollado la presente propuesta, la cualdefine los cuatro objetivos cuyo cumplimiento guiará las acciones presentes y futuras del área de soporte técnico,en orden para que esta pueda materializar en el Futuro Un estado de la realidad Probable y Deseado:

1. Desarrollo y proyección de transacciones interpersonales2. Administración Integral. 3. Profesionalización y mejora continua de los servicios.4. Mejora Continua.

Mediante el diseño e implementación de estrategias que materialicen estos objetivos aseguraremos el éxito de laIdea Empresarial del Área de Soporte Técnico TI

Etapa 01 Modelos de la realidad presente y futura01.1 Análisis interno: Conocer los estados actuales de la organización es vital para el ejercicio dePlaneación Prospectiva Estratégica.Primero: Definiremos las fuentes y datos que mejor nos explican la Composición Interna, Dinámicas de trabajo ycomunicación.Segundo: Recolección y Organización de los datos para presentarlos como insumo del trabajo en grupo.Tercero: Definición de Fortalezas y Debilidades.

A partir de nuestro trabajo y actividades iniciales desarrollamos el auto análisis con el área de Soporte Técnicohemos identificado sus:

01.1.1 Características básicas: » Trabaja en sitio o remoto, emplea personalcon formación y especialización enTecnologías de la Información; El área operacon 10 ejecutivos y 2 Supervisores, respondenal Gerente y al Coordinador del departamento.

01.1.2 Procesos empresariales clave: » Solución de fallas tecnológicas.» Documentación de procedimientos y políticas» Mantenimiento y reposición de terminales decómputo

» Gestión del Activo Fijo TI» Control de Gastos del departamento.» Desarrollo de personal y competenciasdistintivas.

01.1.3 Fortalezas: » Personal altamente calificado, con alta disposición ycompromiso para con el resultado del área.

» Herramientas poderosas ya implementadas en otras áreasdel departamento aún no explotadas por el área desoporte.

0.1.1.4 Debilidades:




Universidad De GuadalajaraLicenciatura en Tecnologías e InformaciónSistema de Universidad Virtual» Documentación de procedimientos y políticas» Gestión del Activo Fijo TI» Control de Gastos del Departamento

» Rotación de personal» Madurez de Competencias Distintivas

01.2 Análisis externo: El contexto de la organización es la colección de factores externos que interactúan con laorganización, la comprensión de este complejo entorno permite conocer y comprender los resultados de laorganización, el impacto que logran en su entorno en el presente, cómo es que los diferentes sectores de esteperciben al área de soporte.

Características básicas: Depende del departamento de tecnologías de la información, de cuyas áreas recibe serviciosen la forma de plataforma tecnológica compuesta por enlaces y redes de datos, servidores y aplicaciones. Elfuncionamiento de esta plataforma es completamente responsabilidad de las áreas que la implementan, por esto elárea de Soporte TI es la cara más visible del departamento.

01.2.1 Actores de interés para laorganización:» Clientes / Usuarios» Proveedores internos a la empresa» Proveedores externos a la empresa» Auditores internos a la empresa» Auditores externos a la empresa. 01.2.3 Oportunidades: » La empresa realiza una fuerte inversión en

TICs y está implementando proyectos derenovación tecnológica.

» La empresa continúa en expansión.» Existen herramientas tecnológicas de

gobierno TI no exploradas o subexplotadas.

01.2.2 Factores de interés para la organización:

» Planes de crecimiento de la empresa.» Tendencias de nuevas implementaciones

tecnológicas al interior de la empresa.» Evolución, Ciclos de vida y costos de latecnología. » Capacitación del Usuario Final.01.2.4 Amenazas: » La dirección de la empresa analiza la

posibilidad de contratar un servicio desoporte externo

» Las fallas en aplicaciones y servicios deproveedores externos inciden el resultadodel área.

» Malos hábitos de uso del activo fijo TIpor parte del usuario.

014 Definición del Futuro Deseado: Declarar el estado de los factores de rentabilidad y desempeño internos yexternos así como el estado de la las variables que componen el contexto de la organización, nos permite construirescenarios y modelos para la planeación y toma de decisiones.Para identificar el estado de la empresa y su entorno que más favorezcan la productividad, rentabilidad yreputación de esta, es necesario el análisis y proyección del comportamiento tanto de los factores interno comoexternos de la organización, este sistema será empleado como caja de arena para la construcción de escenariosposibles y probables abarcando el espectro de lo positivo a lo negativo, desde luego la inmensa variedad deposibles combinaciones de los estados de la diferentes variables que componen este modelo de la realidad implicanuna infinidad de realidades alternas por lo que es necesario asegurar que el foco de atención del grupo abarcaaquellos escenarios con mayor probabilidad de materializarse, y de entre estos el que más favorezca a laprosperidad de la Idea Empresarial.

En conjunto el Equipo Identificamos este escenario como el más deseable de aquellos posibles: Para Junio de 2015mediante nuestras competencias distintivas y portafolio de servicios preveremos y satisfaceremos la necesidad deMAVI de Occidente de contar con una plataforma TIC estable y confiable, a partir de procesos empresariales sanos yeficientes en constante evolución en función de la empresa asegurando las relaciones sanas y eficientes con todoslos participantes internos y externos. 02 Definición de las Estrategias para materializar nuestro Futuro Deseable:Materializar la visión de la organización requiere del cumplimiento de los objetivos establecidos estos demandan deuna considerable cantidad de trabajo y recursos los cuales deben ser coordinados y explotados de tal manera que la




Universidad De GuadalajaraLicenciatura en Tecnologías e InformaciónSistema de Universidad Virtualorganización en el plazo estipulado experimente la realidad acorde a lo planeado, para ello es necesario Definirlas estrategias mediante las cuales pretendemos materializar nuestro Futuro Probable Deseado implica la definicióndel abanico de opciones estratégicas y de actuar que nos lleven a materializar el futuro deseado abarcando unamplio espectro dimensional y de entre estas elegiremos aquellas con más sumen a la probabilidad de éxito, deldesarrollo de esta etapa hemos obtenido las siguientes estrategias:

02.1Constitución del Plan Prospectivo Estratégico

» Desarrollo de las competencias que nos permitan ofrecer un portafolio de servicios en línea con lasnecesidades de la empresa, apoyándonos en una biblioteca interna compuesta de manuales de procedimiento,Libros electrónicos para consulta, Hojas de control y validación, listado de sitios en internet paraconsulta, Matrices de escalamiento y datos de contacto de los proveedores para levantar reportes y darseguimiento a fallas.

» Reducción de tiempos de solución e incidencia de fallas en activos fijos a cargo del área de soportetécnico.

» Desarrollo de los canales de comunicación Organización – Usuarios.» Control Administrativo de Procesos.

03 Proyección de la implementación del Plan estratégico:03.1.1 Desarrollo y proyección de transaccionesinterpersonales 1. Para el 1° de Octubre de 2014 Tener activo un

programa de capacitación y desarrollo del RecursoHumano.

2. Para el 1° de Enero de 2015 Lograr unaparticipación del 90% en la captación,incorporación, desarrollo y asimilación deConocimiento y Competencias.

3. Para el 1° de Enero de 2015 Tener y publicar conla Documentación del portafolio de servicios einterfaces de contacto.

4. Para el 1° de Diciembre de 2014 Haber implantadola cultura enfocada al servicio a partir de lasmejores prácticas TI.

5. Para el 1° de Enero de 2015 Haber madurado lasrelaciones con proveedores.

03.1.2 Administración Integral. 1. Para el día 12 de Junio de 2014 Contar con el

Inventario oficial general del activo fijo TI de laempresa y su localización

2. Para el día 1° de Julio de 2014 Contar con losInstrumentos de registro y gestión dereubicaciones, mantenimientos, altas y bajas delactivo fijo.

3. Para el día 15 de Julio de 2014 Contar con losInstrumentos de registro y gestión de pagos ycompras del departamento.

4. Para el día 30 de Julio de 2014 Contar con losInstrumentos de registro y gestión de versiones deImplementación de terminales de cómputo.

5. Para el día 1° de Agosto de 2014 Contar con losInstrumentos de Seguimiento a KPIs.

6. Para el día 15 de Agosto de 2014 Contar con laMatriz de Responsabilidad y supervisión deactividades de gestión y operación.

7. Para el día 1° de Septiembre de 2014 Tener enoperación los instrumentos y procesos para laimplementación de las estrategias.

03.1.3 Profesionalización y mejora continua de losservicios 1. Para el 1° de Noviembre de 2014 habremos

completado el Rediseño de portafolio2. Para el 1° de Agosto de 2014 habremos completado el

proceso de Optimización de instancia de SpiceWorksInventory.

3. Para el 1° de Diciembre de 2014 habremos completadoel proceso de Implementación de unidad deinformación.

4. Para el 1° de Octubre de 2014 habremos completadoel proceso de Activación del programa decapacitación y desarrollo del Recurso Humano.

5. Para el 1° de Enero de 2014 habremos completado elproceso de Renovación de Herramienta Help Desk.

6. Para el 1° de Septiembre de 2014 habremoscompletado el proceso de Definición de tiemposideales de respuesta.

7. Para el 15 de Octubre de 2014 habremos completadoel proceso de Definición de Escala de prioridad deincidencias y fallas.

03.1.4 Mejora Continua1. Para el 1° de Febrero de 2015 habremos completado

el proceso de Definición de los PrincipalesIndicadores de Desempeño y Condiciones de éxito.

2. Para el 1° de Marzo de 2015 habremos completado elproceso de Implementación de los servicios deObservatorio tecnológico y renovación tecnológica.

3. Para el 1° de Abril de 2015 habremos completado elproceso de Instaurar el Programa de PlaneaciónProspectiva Estratégica.

4. Para el 1° de Mayo de 2014 habremos completado elproceso de implementación del Programa de captacióny asimilación de retroalimentación al área.

03.2 Matriz de Responsabilidad por Objetivo estratégico:




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OBJETIVO RESPONSABLE EJECUTORES SUPERVISIÓN YCONTROL

Desarrollo y proyección de transacciones interpersonales

Ing. HeribertoCastro

Personal del área desoporte

ELTI. MarianoSoto

Administración Integral. LAE Paulina Rivera Personal del área desoporte

ELTI MarianoSoto

Profesionalización y mejora continua de los servicios

Ing. HeribertoCastro

Personal del área desoporte

ELTI MarianoSoto

Mejora Continua Ing. Luis López. Personal del área desoporte

ELTI MarianoSoto

03.3 Modelos de Evaluación para la implementación del Plan Prospectivo Estratégico: El cumplimiento de los objetivos estratégicos demanda de un sistema que constantemente evalúe y corrija en rumbo yresultados de la organización, se propone para esto la implementación del Modelo Jerárquico de Evaluación deProyectos por su dinámica organizacional y comunicacional promueve el cumplimiento de los objetivos estratégicos,la importancia de los objetivo estratégicos para el éxito futuro de la organización debe ser respaldado por elnivel de compromiso de los involucrados y garantizado mediante los lineamientos constitutivos de la Organización.Complementariamente los proyectos que componen las Estrategias Planteadas implican un dinámica más flexible, prestapara el trabajo colaborativo, por lo que el Modelo Orgánico de Evaluación de Proyectos es el ideal, la comunicacióny desarrollo de y maduración las actividades sus resultados promueven el aprendizaje institucional progresivo, queenriquece la experiencia y conocimiento colectivo del equipo de Soporte Técnico.

04 ¿Por qué el Plan Prospectivo y Estratégico debe ser implementado y mantenido como ProgramaInstitucional? El desarrollo de las organizaciones es un proceso cíclico, mediante el cual se alcanzan los objetivosorganizacionales y últimamente el éxito de la idea empresarial; si en épocas anteriores la Planeación Prospectiva aSignificado una opción para mantener a las organizaciones vigentes y rentables hoy en día en plana era de laInformación Digital y la Globalización social y Comercial y Social las empresas demandan de sus órganos totalcompromiso y cumplimiento con los objetivos establecidos y es mediante el ejercicio y mantenimiento de laPlaneación prospectiva y Estratégica como medio para el aseguramiento del Futuro Deseado y la evolución de laorganización de manera adaptativa a su entorno y demandas de este sobre la organización y su idea empresarial.05 Reflexiones personales:Acerca de la planeación prospectiva y el proceso de su desarrollo: Me resultan evidentes su gran valor comoherramienta de desarrollo organizacional, vivimos tiempos de cambio vertiginosos los paradigmas en todos loscontextos empieza a reformularse como resultado de procesos en curso y a su vez estos desencadenarán nuevosprocesos y dinámicas en el entorno de las organizaciones, es mediante ejercicios periódicos de Prospectiva que lasOrganizaciones mantienen vigente y rentable su Idea Empresarial, no podemos establecer un curso de acción sinconocer el resultado que esperamos obtener de este así mismo este resultado debe ser constantemente evaluado encuanto a su cercanía con lo proyectado, su utilidad para el éxito de la idea empresarial y su nivel de probabilidadde ser materializado.

Del desarrollo del Curso y el ejercicio de Planeación Prospectiva y Estratégica he aprendido: No sólo la utilidad eimportancia para las organizaciones, más importante aún he aprendido a guiar la construcción de una visión de éxitoy las estrategias para materializarla, que este proceso requiere de un gran trabajo tras bambalina a fin de que enconjunto el equipo de personas comprometidas con la idea empresarial influya en el futuro de la organización nosólo mediante la elaboración de los Planes, si no realizando las acciones presentes que encaminen a la organizacióna su futuro deseado.

Las dificultad más significativa a la que me enfrenté durante este proceso: Fue la poca difusión que la PlaneaciónProspectiva y Estratégica así como sus beneficios tienen, esto se refleja en la falta de interés y apreciación porparte de las personas lo que las desalienta de participar de estos ejercicios por no considerarlos de utilidadalguna para el éxito de la organización.

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