PENTINGNYA PENGELOLAAN ARSIPMENGGUNAKAN SISTEM OTOMASI

EFS ( ELECTRONIC FILING SISTEM)

  W AHYUDI     S APUTRA Nim    : 145213031

POLITEKNIK NEGERI BANDUNGPRODI D3 ADMINISTRASI BISNIS

TAHUN DIKLAT 2015-2016

I

Daftar isiDaftar isi ............................................................................................................................................i /i

iKATA  PENGANTAR....................................................iii

BAB I................................................................1PENDAHULUAN..........................................................1

1.1 Pendahuluan......................................................11.2  Latar Belakang..................................................2

1.3   Perumusan Masalah..............................................31.4  Tujuan Penulisan................................................3

BAB II..............................................................4PEMBAHASAN..........................................................4

2.1 Permasalahan Kearsipan..........................................42.2   Azaz Pengelolaan Arsip........................................5

2.3 Pengelolaan Arsip Saat ini......................................62.4 Sejarah Perkembangan Elecronik filing sistem Dan Jenisnya.......6

2.5  Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan................72.6  Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik........................8

2.7      Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis........................82      Manajemen Arsip Berkelanjutan (continuum)....................9

2.8     Cheklist....................................................92.9  Manajemen Arsip Elektronis....................................10

2.10  Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik...........122.11  Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik...............12

I

2.12  Penyusutan Arsip Elektronik..................................122.13  Implementasi Arsip Elektronis................................13

2.14  Retensi Arsip Elektronis.....................................151.14.1        Retensi dokumen tradisional,.........................15

2.14.2        Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan,.....152.15  Problema Legalitas Arsip Elektronik..........................16

2.16. Teknologi Informasi dengan Pengelolaan Arsip.................162.17 Pengelolaan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Otomasi..........20

2.18 Beralih ke Document Imaging...................................212.19 Beberapa Pertimbangan Pentingnya Sistem Otomasi Arsip.........23

BAB III..........................................................24KESIMPULAN DAN SARAN.............................................24

3.1 Kesimpulan...................................................243.2 Saran........................................................24

DAFTAR PUSTAKA...................................................25

II

III

KATA  PENGANTAR

          Puji syukur penulis panjatkan ke hadapan hadirat TuhanYang Maha Esa, atas berkat penyertaan-nya sehingga penulis dapatmenyelesaikan makalah ini tepat pada waktu yang telah ditentukansebelumnya. Selain itu juga penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada ibu dosen pengajar yang telah membekali penulissesuai dengan  disiplin ilmu manajement arsip dan juga senantiasamemberikan semangat dan motivasi kepada penulis selama prosesbelajar mengajar berlangsung. Makalah ini tentunya tidak terlepasdari kekurangan yang disebabkan oleh keterbatasan penulis. Olehkarena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yangsifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata,semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

                                                                         

   

Bandung , 05 juni 2015

                                                                 

 penulis 

III

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 PendahuluanOrganisasi merupakan kesatuan yang saling berhubungan satu

sama lain dan diintegrasikan dalam sebuah sistem. Segala

sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan organisasi sudah

pasti memiliki aturan dan prosedur yang harus diikuti. Selain

itu, ciri-ciri berjalannya kegiatan operasional organisasi

ditandai dengan adanya bukti-bukti dokumen dari setiap

kegiatan tersebut agar segala sesuatu nya dapat dipertanggung

jawabkan. Dokumen-dokumen yang telah digunakan dalam berbagai

kegiatan organisasi akan disimpan dan menjadi sebuah arsip.

Organisasi yang baik pasti mengelola arsip-arsipnya dengan

baik pula. Namun, dalam pengelolaan arsip, masih banyak

organisasi yang tidak memilki sistem kearsipan yang baik dan

kebanyakan dari mereka menggunakan sistem kearsipan secara

manual. Artinya mereka menyimpan arsip-arsip penting dalam

sebuah lemari besar atau rak penyimpanan dokumen dan

memerlukan ruangan khusus. Mereka akan berusaha mengatur

arsip-arsip tersebut agar mudah disimpan dan juga mudah dicari

jika mereka membutuhkannya lagi.

Satu hal yang sering menjadi permasalahan adalah semakin

besar organisasi tersebut, maka sistem kearsipannya pun

1

menjadi semakin kompleks. Mereka akan menangani berbagai macam

dokumen setiap harinya. Secara otomatis mereka membutuhkan

lebih banyak lagi lemari ataupun rak untuk menyimpan dokumen-

dokumen tersebut dan pada akhirnya mereka pun membutuhkan

ruangan yang lebih besar lagi, sehingga sistem kearsipan

manual yang selama ini digunakan sudah tidak efektif dan

efisien. Oleh karena itu organisasi tersebut membutuhkan suatu

sistem kearsipan modern secara elektronik yang menggunakan

teknologi komputer.

Teknologi kearsipan modern ini sudah dikembangkan dan

telah tersedia dalam bentuk perangkat lunak (software).

Teknologi ini membantu organisasi dalam pengelolaan arsip yang

baik dan modern. Selain itu, organisasi yang menggunakan

teknologi ini, sistem kearsipannya akan lebih efektif dan

efisien, karena mudah digunakan dan tidak memerlukan lemari

yang banyak dan ruangan yang besar. Namun cukup membutuhkan

hard disk yang ukurannya jauh lebih kecil dari lemari

penyimpanan arsip.

1.2  Latar Belakang

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa yunani kunoarcheion yang merupakan perkembangan dari kata arche yangmemiliki arti bervariasi, misalnya permulaan, asal, tempat utama,kekuasaan, kedaulatan, kehakiman, dan kantor. Dari kata tersebutterbentuklah kata jadian archaios yang berarti kuno, archeionyang berarti gedung pemerintah yang selanjutnya melahirkan kataarchivum (Latin), archive (Inggris), archief (Belanda) dan dalambahasa Indonesia menjadi kata arsip[1][1]

2

Pengertian arsip dalam Penjelasan Peraturan Pemerintah (PP)Republik Indonesia No 34/1979 tentang Penyusutan Arsip,  meliputitiga pengertian yaitu:

1.  kumpulan naskah/dokumen yang disimpan2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah/dokum3. organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan

kumpulan naskah/dokumen.

Pengertian arsip dalam Peraturan Pemerintah ini adalah naskahatau kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan sebagaimanatermaktub dalam Undang Undang No 7/1971 tentang Ketentuan-KetentuanPokok Kearsipan pasal 1, bahwa yang dimaksud arsip yakni :

      1.  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan    Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corakapaun baik dalam keadaan tunggal/berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Badan Swasta dan / atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal/berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Adapun dalam perwujudannya dapat berupa tulisan, cetakan, gambar, peta, piringan suara, pita kaset, film dsb.

Jika mengacu pada pengertian arsip di atas, maka segalasesuatu yang dihasilkan oleh sebuah lembaga yang berbentuk naskahbaik karena di buat oleh lebaga tersebut karena harus menjalankantugas dan fungsi sebagai sebuah lembaga ataupun diterima karenaharus berhubungan dengan lembaga yang lain, maka semua itu dapatdisebut dengan arsip.

Arsip berarti juga sesuatu yang tanpa mempedulikan jaman danbentuknya, di antara segala informasi yang dicatat oleh manusia,informasi yang memiliki nilai sejarah atau budaya dan dipandangperlu untuk disimpan sebagai data sejarah atau sekadar perluuntuk disimpan[1][2]. Pengertian ini merupakan pengertian arsipsecara umum yang tidak memperdulikan lagi bentuk arsip secarafisik misalnya arsip dalam bentuk kertas, warkat, benda-bendapurbakala dan lain sebagainya dan juga waktu dibuatnya

3

Arsip memiliki arti yang sangat penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu menjadikan arsip harus untuk diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori 

kolektif bangsa atau lembaga yang dapat dijadikan sebagaibahan bukti pertanggungjawaban di masa kini atau mendatang.

Arsip menjadi bukti otentik mengenai penyelenggaraanadministrasi pemerintahan dan kelembagaan yang merupakan bagiandari kehidupan berkebangsaan. Oleh karena itu arsip yangtersimpan di lembaga kearsipan baik pusat atau daerah danlembaga-lembaga/instansi-instansi pemerintahan harus dikeloladengan baik melalui pemeliharaan dan perawatan yang tepatsehingga keberadaan arsip dapat dipertahankan selamanya mengikutidaur hidup arsip.

Dalam menjamin kelestarian arsip untuk masa mendatang bukan tugas yang mudah karena secara alami semua bahan akan mengalami kerusakan apalagi mengingat iklim tropis yang tidak menguntungkan  bagi kelestarian khasanah arsip. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti : kimia, fisika, biota, manusia, bencana alam, musibah dan lain-lain. Untuk melindungi dan mencegah arsip dari faktor-faktor perusak arsip yang dapat mengancam kelestarian arsip maka harus dilakukan tindakan pemeliharaan dan perawatan termasuk perbaikan jika arsipmengalami kerusakan.Oleh sebab itu, pemeliharaan dan perawatan arsip harus senantiasadilaksanakan oleh lembaga arsip maupun lembaga pencipta arsip, namun tentu saja hal itu tidak bernilai guna apabila pengelolaanya tidak profesional. Dengan penataan/pengelolaan yangprofesional maka arsip sebagai bahan penyaji informasi dan bukti otentik sebuah lembaga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

4

 1.3   Perumusan MasalahUntuk meningkatkan pemahaman mengenai kearsipan dibidang sistemadministrasi, dalam makalah ini akan dibahas tentang pokokmasalah tentang kearsipan, yaitu bagaimana penemuan kembali arsipdan bukan pada bagaimana penyimpanannya. Informasi yang tertulisdisimpan untuk kemudian dipergunakan pada waktu yang akan datang.Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting sedangkanmenemukan kembali dengan segera adalah vital.

1.4  Tujuan PenulisanAdapun tujuan penulisan makalah ini antara lain :

1.     Sebagai salah satu tugas mata kuliah manajemen kearsipan2.    Memahami dan memecah permasalahan yang terjadi pada sistem

kearsipan yang ada saat ini.

BAB IIPEMBAHASAN

2.1 Permasalahan Kearsipan

Sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan masih kurangmendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi (baikpemerintah maupun swasta). Kurangnya perhatian terhadap kearsipantidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapijuga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsipsulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu  diperlukan.Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembangseirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yangbersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpadiikuti dengan tatakerja dan peralatan/fasilitas kearsipan sertatenaga ahli yang profesional dalam bidang kearsipan akanmenimbulkan masalah tersendiri.

5

Berdasarkan uraian tersebut, permasalahan di bidang kearsipansecara lebih rinci dapat diuraikan sebagai berikut.1.      Temu kembali arsip secara cepat dan tepat jika diperlukankembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupunoleh organisasi lainnya seringkali belum dapat dilakukan denganbaik.

2.      Banyak lembaga yang kehilangan arsip sebagai akibat darisistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaandan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman ataupemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasilainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupadikembalikan kepada unit kearsipan.

3.      Arsip selalu berkembang secara terus-menerus ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi .

4.      Tatakerja  kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan terkini karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan para ahli kearsipan.

5.    Peralatan atau fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi, karenakurangnya dana yang tersedia, serta pegawai kearsipan yang tidak profesional.

6.      Kurangnya kesadaran para pegawai terhadap peran penting arsip bagi organisasi atau lembaga, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

2.2   Azaz Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

6

1.      SentralisasiSentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.Kelebihan azas Sentralisasi :

a.          Ruang dan peralatan arsip dapat dihematb.      petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipanc.       kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkand.      sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat  diseragamkanKelemahan azas Sentralisasi :a.      azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecilb.      tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistempenyimpanan yang seragamc.       unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

 2.      Azas DesentralisasiAzas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan.Kelebihan azas desentralisasi :a.      Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masingb.      keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiric.       penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.Kelemahan Azas Desentralisasi :a.      penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan

7

b.      kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsipdi setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankanc.       penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipand.      kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

1.     Kombinasi Azas Sentralisasi dan DesentralisasiAzas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azassentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaanarsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.

2.3 Pengelolaan Arsip Saat ini

Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kodeabjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsipdengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat. Dalampenerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut  kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek.

Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan arsip

8

dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal. Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya.

2.4 Sejarah Perkembangan Elecronik filing sistem Dan Jenisnya

Naluri manusia untuk menyimpan arsip telah ada sejak zaman

Yunani Kuno. Pada abad ke-4 SM orang-orang Athena telah

melakukan penyelamatan terhadap arsip-arsip penting mereka

dengan menyimpannya di Kuil Metroon. Karena mereka menyadari

bahwa ingatan manusia dapat hilang, tetapi tulisan abadi.

Sekitar 105 SM, bangsa Cina memelopori menumbuk tumbuh–

tumbuhan menjadi gumpalan, dan mengolahnya secara apik, meski

masih bersistem manual, dan itulah benda yang sekarang kita

kenal dengan kertas.

Pada abad ke-7 M, bangsa Arab melakukan transfer of

technologi dari Cina, dan merakitnya dengan teknik–teknik baru,

lalu memboyongnya ke Spanyol guna dijadikan industri. Kertas

yang diproduksi bangsa Arab dengan kiat lebih moderen,

merambah hingga ke daratan Eropa, sekitar paruh abad ke–7 M.

Pada abad ke-18, negara modern pertama yang mendirikan Lembaga

Arsip Negara adalah Perancis, latar belakang terbentuknya

lembaga arsip tersebut adalah dorongan rakyat yang sedang9

melakukan revolusi pada tahun 1789 dengan bersemangat

mengumpulkan bukti-bukti pelanggaran yang dilakukan oleh para

penguasa.

Bagi bangsa kita lembaga kearsipan di Indonesia berawal

sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda

mendirikan Landarchief (1892-1942) kemudian berubah nama

menjadi Kobunsjokan (1942-1945) pada masa pendudukan Jepang

dan pada masa kemerdekaan menjadi Lembaga Arsip Nasional

Republik Indonesia ( ANRI ) sampai saat ini. Sejarah diatas

menjadi bukti betapa pentingnya arsip bagi kelangsungan

kehidupan berbangsa dan bernegara dimana arsip berperan

sebagai memori kolektif bangsa, dan juga sebagai cermin jati

diri suatu bangsa. Dari arsip juga kita dapat melihat

bagaimana sosok suatu bangsa pada zamannya.

2.5  Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini disatu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dankemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya,tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampakkhususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.

Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambatjika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsungataupun tidak langsung menghasilkan Arsip yang cenderung selaluberubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalutanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkinagar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

2.6  Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik

10

Menurut National Archives and Record Administration (NASA)USA, Arsip elektronika merupakan Arsip-arsip yang disimpan dandiolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapatmemprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik seringkalidikatakan sebagai Machine-readable record.

2.7      Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secaraelektonis yang mendorong sebagian besar organisasi untukmengimplementasikan manajemen arsip elektronis diantaranyaadalah:

1.       Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip ataudokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.       Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemattenaga, waktu, dan biaya.

3.       Pencarian secara full-text, dengan mencari fileberdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalambentuk full text dokumen.

4.       Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkankarena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nyatanpa dapat mengubah nya.

5.       Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyakLebih dari 700 lembar .

6.       Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nyadokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karenatersimpan secara digital..

7.       Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengankolega maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN atauinternet.

8.       Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secarajelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secaraelektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relativesulit mengaksesnya.

11

9.       Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-updata kedalam media penyimpanan yang  compatible. 

Selain manfaat di atas, organisasi juga perlumempertimbangkan hal-hal negative berikut (Skupsky, 1999):

1.       Adanya peluang untuk memanipulasi file – menciptakan,menyimpan, memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara;

2.       Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupunketersediaan jaringan atau akses untuk berbagi file dengan yanglain;

3.       Kemungkunan rusaknya file setiap saat yanpa adanyaindikasi terlebih dahulu;

2      Manajemen Arsip Berkelanjutan (continuum)

Kerangka kerja yang dapat di pakai untuk mengintegrasikanmanajemen arsip elektronis yang di tawarkan oleh An (2003),yaitu:Gambar 8.1. Proses integrasi Manajemen Arsip ElektronisKerangka kerja di atas mempunyai 3 Unsur:

1.       Kerangka kerja terintegrasi, yaitu manajemen peng arsipansebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkannilai orgaanisasi bagi stakeholders-nya, terdiri dari;

  Budaya bersama  Standar bersama  Pembagian informasi  Koordinasi  Kolaborasi

2.       Pendekatan terintegrasi, dengan menggambarkan kolaborasipemikiran dalam menjamin reliabilitas, yang terintegrasi bagiorganisasi atau stakeholders.3 alat yang dapat digunakan mengintegrasi arsip elektronik:

  Strategi yang berfokus pada pelanggan  Pemikiran arsip post-modern  Model arsip berkelanjutan3.       Kontrol terintegrasi, terdiri dari:  Kontrol produk (arsip)  Kontrol proses  Kontrol servis

12

2.8     CheklistAda 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan

arsip elektronis (Compulink Management Centre, 2003) yaitu:1.       Kebijakan dan prosedur. Untuk mengontrol seluruh proses

yang berlangsung dalam organisasi agar berjalan sebagaimana yangdiharapkan, harus dibuat kebijakan, peraturan, standar, danprosedur yang mencangkup hal-hal berikut ini:

  Menjelasken metode men-scan dan memasukan data  Menjelaskan revisi, peng-update-an, dan penghapusan arsip  Buku pedoman dari hardwere dan soft were, termasuk soft were,

nomor, tanggal, instalasi, upgrade, pemindahan dan konversi yangdigunakan

  Penjelasan prosedur mengenai bagaimana arsip di indeks  Kebijakan akses(control log-on)  Struktur dan isi data, layout, file dan kamus data  Konvensi dan hierarki nama file  Pengembangan algoritma  Prosedur mem-back up untuk disk, Dll.  Prosedur untuk pengetes pembaca data  Prosedur penyimpanan online dan offline  Pendisposisian arsip  Jadwal pemusnahan arsip elektronis2.       Pendidikan dan training, seluruh pegawai administrasi akan

sadar dan mengerti mengenai prosedur pemanfaatan sistempengarsipan elektronis apabila sosialisasi mengenai hal tersebut

3.       Kerahasiaan dan kejujuran, hel ini merupakan salah satupersyaratan agar arsip dapat terjaga kerahasiaan nya dan keasliannya

4.       Cakupan dokumen, pegawai harus memperhatikan 3 elementarsip – isi, struktur, dan konteks dalam membuet arsip

5.       Meta data, hal ini menginformasikan tentang sebuah arsipyang disimpan

6.       Manajeman file7.       Manajemen penyimpanan8.       Ketersediaan arsip, arsip akan tersedia dan dapat dibaca

dalam bentuk print out atau gambar pada layar monitor9.       Audit trail, audit ini akan menjelaskan apa, siapa, kapan,

dan mengapa arsip tersebut di simpan

13

10.   Retensi, sebuah organisasi harus menetapkan jadwal pemusnahandokumen seprti yang berlaku pada arsip kertas

11.   Pembaruan media atau transfer, ada 3 komponen yang terlibatyaitu:

  Pembaruan media (renewal) dengan mengopi arsip dari stu jenismedia ke media yang sama

  Meng-kopi media (copying) adalah mengubah format arsip dari satumedia ke media lain

  Mentransfer arsip (transfer atau migration) dengan mengubahformat arsip, misalnya dari format PPT (power point) Ke formatPDF .

12.   Disposal, merupakan kemampuan untuk mengidentifikasi,mendapatkan otoritas, dan membersihkan nya dari sistem komputer

2.9  Manajemen Arsip Elektronis3 sistem pengarsipan yang umum dipasaran:

1.       Sistem manajemen dokumen elektronis (electronic documentmanagement system– EDMS)Merupakan sistem yang berupa pengelolaan arsip atau dokumenelektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya wordprocessing, presentasi, dsb;

2.       Sistem pemindaian elektronis (electronic imaging system  – EIS)Akan mengelola dokumen berupa hasil pemindaian (scan);

3.       Software manajemen dokumen (records management software – RMS)Mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantoratau pusat penyimpanan dokumen.

Beberapa komponen dasar dalam memilih sistem pengarsipanyang baik :

1.       Memindahkan dokumenBeberapa metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem

komputerisasi dokumen (www.GeorgiaArchives.org):    Scanning  memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data

gambar yang dapat disimpan di komputer. Beberapa hal yang harusdiperhatikan dalam pemilihan scanner diantaranya adalah:

  Memiliki Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlahkertas diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk kedalam scanner

14

  Compatible untuk berbagai jenis ukuran kertas  Kecepatan men-scan dokumen    Conversion  proses mengubah dokumen word

processor atauspreadsheet menjadi data gambar permanen untukdisimpan pada sistem komputerisasi.

    Importing  memindahkan data elektronik ke dalam sistempengarsipan elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag anddrop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.

2.       Menyimpan dokumenSistem penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu mendukung

perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampubertahan dalam waktu lama.  Selain itu, sistem terkomputerisasidokumen harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia –juga yang akan datang – untuk memberikan kepastian akanpenggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi resiko tidak dapatdipakainya format dokumen yang telah digunakan, sebaiknyaperusahaan menyimpan data atau dokumen tidak hanya dalam satuformat, tetapi dalam berbagai format.

Lima pilihan media penyimpanan diantaranya:    Magnetic Media (Hard Drives)    Magneto-Optical Storage    Compact Disc (CD)    DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile Disc)    WORM (Write Once, Read Many)3.       Mengindeks dokumen

Dokumen yang disimpan di kantor harus dikelola dengan baikagar bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan,penyortiran, pengindeksan, ditempatkan pada folder, dan dimasukanfiling cabinet. Arsip elektronik juga harus dikelola agarinformasi mudah dipahami oleh user pada saat ini maupun masadatang. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsipelektronis, yaitu:

    Index FieldsMenggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metodetradisional yang digunakan dalam dokumen kertas.

    Full-text IndexingMenggunakan software optical character recognition(ocr).

    Folder/File StructureMenyediakan metode visual dalam pencarian dokumen.

15

4.       Mengontrol aksesSistem kontrol merupakan aspek terpenting dalam sistem

pengarsipan elektronik, karena hampir semua orang dapat mengaksesdata tersebut di computer yang dihubungkan dengan LAN di seluruharea kantor.  Untuk itu terdapat dua hal yang harus dimiliki olehsistem pengarsipan elektronis:

     Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, denganmenyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file

     Keamanan yang komprehensif

2.10  Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip ElektronikProses data penyimpanan secara sederhana adalah data

disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi.Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih.Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dandiolah oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsisebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Media penyimpanan dengan kapasitas besar seperti hard diskatau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapatdibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untukaplikasi yang berbeda. Ini berartibahwa dalam satu mediapenyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengansystem aplikasinya. Hal yang cukup penting di dalam pengelolaanArsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelannama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau namafile dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas danlengkap sangat penting sebagai tanda identitas dari mediapenyimpanan seperti floppy disk, hard disk,dsb.

Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupuninternal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkanpenemuan kembali Informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkanpengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkanpenyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.

2.11  Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip ElektronikInformasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan

mudah diubah, dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atautidak sengaja yang dilakukan oleh brainware (manusia) atau

16

dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sectoratau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baikmagnetic maupun optic memiliki keterbatasan, terutama apabilasemakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk pemeliharaanfisik, media penyimpanan harus disimpan pada temperature antara500 sampai 1250F

Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca denganmudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya.Dalam suatu database, computer bias diakses untuk melihat fileyang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.2.12  Penyusutan Arsip Elektronik

Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenistertentu memiliki daya tahan yang lebih pendek dari retensiInformasi Arsip yang ada didalamnya. Oleh karenanya penetapanpenyusutan sebaiknya ditentukan pada sistem desain atau tahapperencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan.2.13  Implementasi Arsip ElektronisAda beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasimengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis, antaralain:

1.                   Mengevaluasi kebutuhan. Beberapa hal yang perludiperhatikan dan dipertimbangkan sebelum mengimplementasianmanajemen arsip elektronis adalah.

  Berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh system, termasukdokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkanpertahun dan pada waktu yang akan dating?proyeksi  volume dokumenyang akan dikelola akan menyediakan informasi seberapa besarmedia menyimpan yang akan digunakan, konfigurasi hardware maupunbiaya sistem yang harus disediakan; 

  Berapa banyak user yang akan menggunakan system? hal ini akanmenyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi serveryang dibutuhkan;

  Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah public dapatmengakses system? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan levelkeamanan yang dibutuhkan;

  Masalah serius apakah yang harus dipecahkan? Isu apa saja yangharus diperhatikan guna menjadikan system lebih mudah dan sfisiensehingga meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan

17

memberikan informasi tentang pungsi apa saja yang dapatdiklasifikasikan sebagai yang utama dan pilihan dari keberadaansebuah system sertapakah modifikasi dimungkinkan untuk dilakukanpada masa yang akan dating;

  Apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasisendiri oleh pengguna atau organisasi? Hal ini akan menjelaskanperlu tidaknya keberadaan konsultan, penginstall-an, training,konfigurasi, dan dukungan yang dibutuhkan;

  Network jenis apakah yang akan digunakan – NT, NLM, LAN atau yanglainnya- dan apakah akan digunakan selamanya? Hal ini akanmenjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah netwok, konfigurasisystem, dan peng-upgrade-an stasiun kerja

2.             Menskala pilot project ke solusi prusahaan. Caraterbaik yang dapat dilakukan sebuah organisasi adalah denganmelakukan pilot project di sebuah unit atau divisi kerja. Biasanyahal ini dimulai pada department kearsipan, namun juga bisadimulai pada department yang lain dengan melakukan pilot project akandapat mengoptimalkan system dan prosedur yang akan dibangun dandiimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.

3.             Instalasi. Langkah pertama dalam pengimplementasikanadalah inspeksi yang dilakukan oleh vendor softwer maupunkonsultan IT guna melihat penempataan, men-setting, danmengkoneksikan hardwer secara tepat serta mengidentifikasi masalahyang akan dihadapi sehingga jaringan yang akan dibangundapatdigunakan sebagaimana yang diharapkan. Setelah konektivitasdilakukan, instalasi software imaging system akan dilakukanpadaserver dan unit kerja. Hal tersebut untuk memastikan apakahsemuanya dapat beroprasi sebagaiman mestinya dengan didampingioleh personil IT.

4.                   Training. program platihan harus memperhatikankepentingan pengguna. Ada 4 hal yang perlu diperhatikan:

    End user. Dilakukan dengan mengajari end user (pengguna) dasa-dsar pengguan system sehari-hari pada computer masing-masing.Training yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas penggunadengan program computer yang akan digunakan. System yanguser friendly dengan prubahan yang minimal akan menjadikan penggunalebih cepat bradaptasi;

18

   System administrasi. Untuk memastikan system berjalan denganlancar, sangat penting untuk melatih beberapa orang secara khususmengenai bagaimana mengelola system pengarsipan elektronis;

   Konsultasi. Hal ini memungkinkan adanya bantuan dalammengembangkan hal-hal yang bersipat setrategis dalam mentransferarsip kertas dan meng-indeks-nya ke dalam arsip elektronis. Lamawaktu training tergantung pada kompleksitas system yang akandibangun;

   Pengawas implementasi. Hal ini mencakup pengawas terhadappegawai yang berkaitan dengan arsip elektronis, selain memberikanrasa aman dan nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga ahliyang berwenang dalam mengambil keputusan, jika diperlukan.

5.                   Isu-isu hukum. Karena arsip elektronis sudahbanyak digunakn, maka banyak dibuat hukum untuk mengantisipasipenggunanya. Di banyak Negara maju, kantor pemerintah menerimaarsip jenis ini dengan syarat brikut:

    arsip harus disimpan dalam media atau format yang tidak mungkinrusak, misalnya, CD, DVD maupun WORM;

  sistem mempunyai control yang baik untuk menjamin keakuratan,integritas maupun realiabilitas sebuah arsip;

  sistem harus menyediakan beberapa jenis audit trail untuk menjagadan menditeksi pengubahan, perusakan, atau penghapusan sebuaharsip;

  transfer arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan;  mempunyai sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah

arsip;  sistem harus berkemampuan mencetak arsipyang dibutuhkan

sebagaimana aslinya;  sistem harus compatible dengan sistem penyimpanan

maupun software yang lain;  sistem mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana

sebuah softwarebekerja dan melakukan penyettingan.Hal ini tergantung hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum

mengenai hal tersebut perlu dilakukan sebelum memplementasikansistem pengarsipan secara elektronis.

6.                   Support and pemeliharaan. Layak nya menjaga agarmobil dapat berjalan sesuai dengan harapan, sistem ini jugamembutuhkan dukungan selama operasi berjalan. Vendor harus

19

menyediakan upgrading software secara legular dan simultan.Beberapa hal yang mempengaruhi dukungan tersebut adalah:  Ukuran dari sistem yang dibeli;  Jumlah sistem yang digunakan;  Misi dari sistem utama yang harus broprasi 24 jam selama 7hari;  Level pengalaman personil departemen IT terhadap manjemenarsip elektronis;  Akses internet;  Perubahan terhadap jaringan computer maupun infrastruktur yanglain;

  Turnover personil, di man pergantian personil akan memerlikan trainingdan hal lain yang tentunya akan memerlikan tenaga, waktu, danbiaya suatu organisasi.Berikut adalah gambar desain sebuah arsitektur sistem arsipelektronis di sebuah organisasi yang terhubung dengan internet.2.14  Retensi Arsip Elektronis

Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsipelekteronis (skupsky, 1999,) yaitu:1.14.1        Retensi dokumen tradisional,

Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumenditemukan pada masing-masing departemen maupun periode retensidokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapakelemahan, yaitu:

  Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan prioderitensi dokumen;

  Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkintridentipikasidengan nama yang lain, walaupun isi nya relativesama;

  Jadwal retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketikaorganisasi merestrukturisasi organisasinya;

  Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyitawaktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola;

20

2.14.2        Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan,

Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade80-an dengan menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkanseluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atasinformasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut merepresentasikanaktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan,hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kodeyang telah disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistempenyimpananakan menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkanperumusan penghitungan lama priode penyimpanan.

Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensiberubah. Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dalametode ini:

  Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensidokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untukmeretensi dokumen;

  Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronisdengan modul retensi;

  Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkanpriode retensi dokumen Maupun rumus penghitungan yang terdiriatas;

i.          Tanggal penciptaan (creation-driven) dengan menghitungretensi berdasarkan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6tahun);

ii.          Tanggal kejadian (event-drive) dengan menghitung retensiberdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, missal nya DP(dalam proses) dan SP (suda proses);

iii.         Tanpa penjelasan (indefinite) dimana dokumen tidak akandimusnahkan hingga orang yang mempunyai otoritas akanmelakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen);

iv.        Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung sejak dokumenbuat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya prioderetensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan);

  Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung prioderetensi apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman;

21

  Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yangdianggap penting, misalnya akta pendirian prusahaan, sertifikattanah, dan sebagainya;

  Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekatakan dimusnahkan;

  Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akandihancurkan;

  Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yangtelah disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung padamedia yang digunakan untuk menyimpan dokumen;

  Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus,harus menggunakan metode penghapusan yang aman sehingga datatidak dapat di-copy maupun dicari kembali;

  Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapatdihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung;

  Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumenyang telah dihancurkan;

  Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dantidak dapat di-copy kembali;

2.15  Problema Legalitas Arsip ElektronikKendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah

karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni:

1.       Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untukarsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannyamenggunakan komputer.

2.       Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagidokumen arsip yang ada dan tercipta di lingkungan

2.16. Teknologi Informasi dengan Pengelolaan Arsip

1: Otomasi Kearsipan        Terdapat dua hal yang perlu mendapatkan perhatian apabilamembahas hubungan antara kearsipan dengan teknologi informasi dankomunikasi.

22

       Pertama, penggunaan teknologi informasi dan komunikasisebagai sarana bantu pengelolaan arsip, terutama untuk jenisarsip konvensional (non-elektronik), yang untuk seterusnyadisebut dengan "otomasi kearsipan". Teknologi informasi dankomunikasi dalam hal ini bisa digunakan untuk keperluanadministrasi umum, kontrol fisik atas arsip, pengolahan danpenyajian informasi arsip, penemuan kembali informasi arsip,serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan penciptaan,pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip.           Hal kedua berkenaan dengan kecenderungan saat ini dimana manajemen telah menjadikan teknologi informasi, dalam halini terutama komputer, sebagai sarana kerja utamanya. Dengandigunakannya komputer sebagai sarana kerja, dokumen kerjaperkantoran banyak yang dibuat, didistribusikan, digunakan,disimpan, serta ditemukan kembali hanya dengan menggunakankomputer. Apabila dokumen-dokumen kerja yang berupa file komputertersebut kemudian disimpan serta dikelola untuk dijadikanreferensi dan bukti bagi pelaksanaan tugas dan fungsi individuatau lembaga, maka terciptalah apa yang disebut sebagai arsipelektronik.       Sejak pertama kali diperkenalkannya komputer secarakomersial pada tahun 1960-an, teknologi informasi dan komunikasitelah mengalami perkembangan yang sangat luar biasa. Hampir padasemua jenis kegiatan manusia modern, teknologi informasi dankomunikasi berperan di dalamnya. Di bidang administrasiperkantoran, pada awalnya teknologi informasi dan komunikasi,terutama komputer, lebih sering digunakan secara terbatas sebagaisarana bantu untuk pengolahan data dan pembuatan dokumen tekstual(pengetikan), namun perkembangan berikutnya menunjukkan bahwakomputer semakin didayagunakan secara lebih variatif.      Pelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat berkaitan dengansistem-sistem informasi lain yang diimplementasikan di suatuorganisasi. Mengapa demikian? Suatu sistem informasi padadasarnya dibangun dan dilaksanakan untuk melaksanakan suatuproses bisnis tertentu yang pastilah akan menghasilkan dokumenyang berpotensi untuk menjadi arsip. Karena sistem-sisteminformasi tersebut berbasis teknologi informasi dan komunikasidalam pengoperasiannya, maka arsip yang dihasilkannya juga akanberformat digital atau elektronik dan dengan sendirinya menuntut

23

adanya sistem pengelolaan arsip yang berbasis teknologi daninformasi juga.            Arsip Nasional Australia telah dengan baikmengidentifikasi sistem-sistem informasi dan sistem-sistemelektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan(3). Disebutkanbahwa sistem manajemen arsip elektronik (Electronic Records ManagementSystems = ERMS) sebagai jantung dari otomasi kearsipan akan sangatterkait dengan sistem-sistem informasi bisnis transaksional(Transactional Business Information Systems = BIS) dan sistem manajemendokumen elektronik (Electronic Document Management Systems = EDMS) yangumum digunakan di perkantoran.         Arsip Nasional Australia menggunakan istilah sistemmanajemen informasi dan arsip (Records and Information ManagementSystems = RIMS) untuk "memayungi" sistem apapun yang menghasilkan,mengkaptur atau mengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya.RIMS dapat berupa sistem berbasis kertas atau sistem digital.RIMS termasuk semua sistem yang menghasilkan, mengkaptur,mengatur dan menjaga informasi digital, dokumen digital dan data.      Business information systems (BIS) adalah sistem yang mencipta,menyimpan, memproses, dan menyediakan akses ke suatu informasibisnis organisasi. Informasi ini dapat dalam berbagai bentuk dantermasuk data, dokumen dan arsip.         Contoh dari BIS adalah: sistem manajemen kasus;sistem e-commerce(sistem yang mendukung e-business dan transaksionline); sistem manajemen relasi klien; sistem data geospasial;sistem manajemen finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan; danpangkalan data yang dibuat berdasarkan tujuan tertentu ataudikostumisasi.         Electronic records management systems (ERMS) adalah suatubagian dari BIS yang tujuan utamanya adalah untuk mengkaptur danmengatur arsip digital. ERMS adalah sistem yang dirancang secarakhusus untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan danpembuangan arsip digital untuk tujuan menyediakan bukti aktivitasbisnis.         ERMS dibedakan dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk:menjaga kontekstual informasi dan elemen data arsip dinamissecara tepat, dan hubungan antar arsip untuk memungkinkanidentifikasinya, mendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakanakses padanya sepanjang waktu; memungkinkan aplikasi proses

24

manajemen arsip, seperti klasifikasi, registrasi, pencarian danpenarikan, preservasi dan pembuangan; dan mengaplikasikan kontrolarsip, seperti kontrol akses dan keamanan, untuk mempreservasikonten dan mengamankan integritasnya.            Electronic document management systems (EDMS) adalah bagianlainnya dari BIS. Tujuan utama dari sistem ini adalah untukmendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital.EDMS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan peng-indeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah;integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengirimanpesan; memungkinkan kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrolakses dan versi dari dokumen.            Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antaramanajemen dokumen dan manajemen arsip.        Manajemen dokumen: berkaitan dengan kemampuan untukmengaplikasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen padatingkat dokumen. Manajemen dokumen menempatkan kontrol yangterbatas atas dokumen dan terutama berkenaan dengan kontrol aksesdan versi. Fungsionalitas ini biasanya disediakan melaluisoftware EDMS.        Manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untukmengapli-kasikan kontrol pada penciptaan, penerimaan, perawatan,penggunaan dan pembuangan arsip, termasuk proses untuk mengkapturdan menjaga bukti, dan informasi tentang aktivitas dan transaksibisnis dalam bentuk arsip (yang dapat termasuk dokumen atauagregasi dokumen). Fungsionalitas ini biasanya disediakan melaluisoftware ERMS yang dikhususkan, meskipun bentuk BIS lain dapatjuga memasukkan kemampuan manajemen arsip.

2: Arsip Elektronik           Banyak pihak yang menyatakan bahwa definisi yang telahada tentang arsip tidak dapat mengakomodir keberadaan arsipelektronik. Berkaitan dengan hal tersebut, International Council onArchives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai: informasi yangterekam dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan ataumenyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yangterdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untukmemberikan bahan bukti kegiatan.

25

Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan ke dalam dua kriteria:

1. berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagaijenis aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran.Sebagai contoh: berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yangberorientasi pada aktivitas) subyek, berkas pegawai, berkaskorespondensi, dokumen web site, dsb; dan/atau

2. berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh: dokumen yangdiolah dengan pengolah kata (word), database, dokumen hypertext,gambar,spreadsheets, e-mails, voice mails, video, dsb.

Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memilikibeberapa karakter untuk mendukung tugas pokok dan fungsi sertamemberikan bahan bukti:1. Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitandengan konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkanmemiliki pokok isi.2. Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahanbukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yangdapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkantransaksi, aktivitas, dan fakta-fakta.3. Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dantidak dapat diubah.4. Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan,menemukan kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitasdan transaksi kegiatan organisasi.

     Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan konteks merupakankunci untuk memahami suatu arsip. Struktur berkaitan denganbagaimana arsip direkam, termasuk penggunaan simbol-simbol, tataletak, format, media, dan sebagainya.

26

        Menurut ICA Study 16, metadata adalah data yangmendeskripsikan konteks, konten dan struktur arsip dan manajemenarsip.         Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasitentang konteks adalah salah satu elemen yang diperlukan untukmemberikan bahan bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip.     Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul di semuabentuk informasi, yang diperlukan untuk memahami dan menggunakanarsip (misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada saatarsip dimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan kelembaga kearsipan statis). Metadata dapat menyajikan maksud yangberbeda, seperti penemuan kembali, ketergunaan, otentisitas,reliabilitas, pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.      Study ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsipsebagai suatu sistem informasi yang dikembangkan untuk maksudpenyimpanan dan penemuan kembali arsip, serta diatur untukmengontrol fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan aksesarsip untuk melindungi otentisitas serta reliabilitas arsip.Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan bahwa berbedadengan lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip padalingkungan arsip elektronik harus dikembangkan ke belakang padatahap sebelum penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap"konsepsional"(6).       Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICAStudy 16, yang merupakan tahap ketiga dalam implementasipengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis yang harusdipreservasi di dalam suatu lingkungan sistem informasi yang baruatau sistem yang telah ada. Tahap ini bertujuan untukmendefinisikan secara jelas:

1. arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara;2. mengapa organisasi harus mengkaptur arsipnya;3. berapa lama arsip perlu dipelihara;4. karakter arsip apa yang diperlukan dan harusdiimplementasikan.         Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimanamenentukan retensi arsip elektronik dengan mengidentifikasikemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal evaluasi dari

27

penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yangmemiliki nilai guna sekunder dan menentukan tanggalevaluasinya(7).      Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan ArsipStatis Elektronik, jadwal retensi harus:

1. dibuat untuk setiap jenis informasi,2. disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat didalam organisasi,3. disetujui setelah mencari bantuan hukum untuk menjamin bahwamasalah hukum dapat diselesaikan,4. seluruh sistem dan dokumentasi prosedural yang dibuat harustercakup di dalam jadwal retensi,

2.17 Pengelolaan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Otomasi

Pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwa klasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalamberbagai format dan berbagai media penyimpanan.

Penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu  atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabilahal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yangbekerja secara cepat. Bila kesemuanya telah diperhitungkan denganmasak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkankebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut. Pada sistem kearsipan yang sudah

28

otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat dapt ditempuh “jalan pintas” untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakantugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan  volume arsip yang tinggi, penggunaanalat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.

2.18 Beralih ke Document Imaging

Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagainegara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging. Pengertian istilah ini dalam bahasa Inggris adalah sebagai berikut.Document imaging is the process of scanning pages or importing files into a database that will display the scanned page and ASCII text on the sreen for later viewing.

Dalam kaitan ini, pengguna database mesti men-scan atau “mengimpor” fileyang nantinya diharapkan dapat ditelusur dan ditemukan kembali dalam database tersebut pada saat diperlukan kemudian. Dengan demikian, hal itu sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan. Program ini memungkinkan pengguna dapat mengindeks, menelusur dan menemukan kembali (retrieval) secara full-text dokumen yang dikelolanya. Contoh merk document imaging yang telahberedar di pasaran, antara lain Adaptec, Canon, Fujitsu, JVC, Laserfiche, Liberty, Panasonic, Plextor, Ricoh, Sony, UMAX, Yamaha, dan lain-lain.Berikut ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imagingperlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara modern. Pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan

29

sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system).Di antara alasannya adalah :

1.     Jika diperhitungkan dari segi biaya maka biaya langsung terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya pekerja/petugas arsip yang harus menangani pencarian/penelusuran, pengiriman dan penempatan kembali arsip di tempat penyimpanan semula. Paling tidak kegiatantersebut juga memerlukan waktu yang tidak sedikit. Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan, menggandakan, menempatkan kembali, dst). Pendeknya bisa dibayangkan jika seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka mereka tentu akan menghabiskan biaya, waktu dan tenaga yang tidak sedikit. 2.      Biaya untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani sebagai arsip yang akan disimpan masihlebih kecil bila dibanding dengan biaya untuk membayar aktifitas penyimpanan (mem-file) arsip secara  fisik pada tempat penyimpanan yang memadai dan mendistribusikannya.

3.      Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam unit kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan pengetahuan individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan, biasanya seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya atau harus melatih orang baru yangakan menangani arsip tersebut. Terkadang waktu yang diperlukan (sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa berbulan-bulan. Dengan sistem document imaging memungkinkan seseorang mampu menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam kesempatan yang pertama kalinya.

4.      Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akses yang lebih aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. Seseorang tidak dapat mengakses suatu dokumen

30

kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke pangkalan data atau tercantum pada direktori yang ada di dalamnya. Sistem penyimpanan dokumen (the repository) dalam program tersebut dapatmengontrol setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu.

5.      Dengan sistem document imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yangbersamaan. Hal ini dapat untuk mendukung kegiatan konferensi padasuatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak pihak yangsedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus.

6.      Sistem penyimpanan dokumen memungkinkan lembaga atau perwakilannya melalui orang yang ditunjuk atau yang diberi hak untuk dapat mengakses dokumen/file dari luar kantornya (tempat yang jauh).

7.   Perwakilan lembaga atau pemerintah dapat menelusur secara simultan dari berbagai server tempat penyimpan dokumen di setiap lokasi yang dikehendakinya.

8.      Banyak keuntungan lain yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem tersebut

2.19 Beberapa Pertimbangan Pentingnya Sistem Otomasi Arsip

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang banyak, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Teknologi komputer yang berkembang saat ini telah memungkinkan penyimpanan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data tertentusaja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan. Sejalan dengan uraian di atas, maka menurut Amsyah (1991) dalam merencanakan manajemen kearsipan secara modern atau otomasi kearsipan perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1. Apakah arsip yang dikelola jumlahnya banyak dan terus berkembang secara cepat.

31

2. Apakah arsip yang akan dikelola dengan sistem modern memang merupakan informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.

3. Apakah yang akan ditangani adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk pula arsip lama yang masih termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan dimusnahkan. Hal ini perlu dipertimbangkan karena pengelolaan secara modern biasanya dimulai sesudah institusimempunyai koleksi arsip yang banyak, bukan pada waktu institusi baru mulai berdiri.

4. Untuk institusi baru maka arsip yang akan dikelola secara modern haruslah arsip penting dan arsip vital yang baru diterima ataupun akan diterima.

5. Perlu dipertimbangkan apakah seluruh arsip akan dimasukkan ke komputer atau document imaging system, atau cukup data tertentu saja. Jika hanya data tertentu saja, apakah perlu disertakan pula ringkasan (abstrak) dari isi dokumen yang bersangkutan.

6.   Pada umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang hanya data tertentu saja yang di-file dalam komputer, niscaya fisik asli dokumen bersangkutan harus tetap disimpanmenurut sistem yang disesuaikan dengan kode yang diprogramkan melalui komputer.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

32

3.1 Kesimpulan

Kaitanya dengan pengelolaan arsip pada suatu lembaga, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta sudah saatnya melakukan perubahan dalam kegiatan pengelolaan arsip. Dimulai dari penggunaan sistem otomasi arsip yang diperuntukkan bagi kemudahanpengelolaan, penataan atau penyimpanan dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk temu kembali arsip.

3.2 Saran

saat ini sudah saatnya tiap arsip memiliki dokumen dalam bentuk imageatau gambar sebagai pengganti arsip yang akan disimpan dalam almari arsip, dalam rangka kemudahan dalam temu kembali arsip. Sistem otomasi memungkinkan dokumen gambar dapat disimpan dalam database sistem otomasi, sehingga meringankan tugas arsiparis dalam mengelola arsip dan juga temu kembali secara cepat, tepat dan efektif.

33

DAFTAR PUSTAKA

Sulistyo Basuki (2008). Manajemen Arsip dinamis : Pengantar memahami danmengelola informasi dan dokumen. Jakarta : GramediaMuhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik. Jakarta; Gramedia Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik.jakarta; Gramedia  Syihabuddin Qalyubi dkk (2003) Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta : IAIN Sunan KalijagaMonika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip jakarta; gramediaSurya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta; NASARYwww.bacaanonline.com/manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 30 mei April 2015

http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal :28April 2011

34

35