ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS

BARANG BERBASIS WEB UPT. SISTEM INFORMASI POLITEKNIK

HARAPAN BERSAMA

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Mengambil Mata Kuliah

Tugas Akhir Program Studi DIII Teknik Komputer

Oleh:

Nama : Aldo Alfiyan Vananda

NIM : 18040143

PROGRAM STUDI DIII TEKNIK KOMPUTER

POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA TEGAL

2020

ii

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK (KP)

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS

BARANG BERBASIS WEB UPT. SISTEM INFORMASI POLITEKNIK

HARAPAN BERSAMA

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Mengambil Mata Kuliah

Tugas Akhir Program Studi DIII Teknik Komputer

Oleh:

Nama : Aldo Alfiyan Vananda

NIM : 18040143

Tegal, 3 Maret 2020

Menyetujui Dosen Pembimbing,

Arfan Haqiqi Sulasmoro, M.Kom NIPY. 02.009.054

Pembimbing Kerja Praktek Instansi/Perusahaan

Aris Bagus Saputra, S.Kom NIPY. 11.016.322

Mengetahui, Ketua Program Studi DIII Teknik Komputer

Rais, S.Pd., M.Kom NIPY. 07.011.083

iii

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO :

1. Ing Ngarsa Sing Tulodo, Ing Madya Mangun Karsa, Tut Wuri Handayani

2. Biarlah Rencanamu Tak Terlihat Agar Saat Kamu Bergerak,Rencanamu

Jatuh Seperti Petir

3. Agama Ageming Aji.

PERSEMBAHAN:

1. Allah SWT Tuhan Semesta Alam.

2. Orang tua yang selalu mendoakan yang terbaik.

3. Bapak dan ibu dosen atas semua ilmu yang telah diberikan.

4. Bapak Miftakhul Huda beserta staff IT atas bimbingannya.

5. Seluruh karyawan Politeknik Harapan Bersama Tegal atas dukungannya.

6. Semua pihak yang telah membantu penulis, baik secara langsung maupun

tidak langsung.

7. Pembaca yang budiman.

iv

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, Tuhan yang Maha

Pengasih dan Maha Penyayang yang telah melimpahkan segala rahmat, hidayah

dan inayah-Nya hingga terselesaikannya Kerja Praktek yang disusun sebagai

laporan Kerja Praktek dengan judul “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi

Inventaris Barang Berbasis Web UPT. Sistem Informasi Politeknik Harapan

Bersama”.

Kerja Praktek merupakan satu kewajiban yang harus dilaksanakan untuk

memenuhi sebagian persyaratan salam mengambil mata kuliah Tugas Akhir pada

Program Studi DIII Teknik Komputer Politeknik Harapan Bersama Tegal. Selama

melaksanakan Kerja Praktek dan kemudian disusun dalam laporan Kerja Praktek

ini, banyak pihak yang telah memberikan bantuan, dukungan dan bimbingannya.

Pada kesempatan ini, tidak lupa diucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Bapak Moch. Chambali, M. Kom selaku Direktur Politeknik Harapan

Bersama.

2. Bapak Rais, S.Pd., M.Kom selaku Ketua Program Studi DIII Teknik

Komputer Politeknik Harapan Bersama Tegal.

3. Bapak Arfan Haqiqi Sulasmoro, M.Kom selaku Dosen Pembimbing KP

4. Bapak Miftakhul Huda, M.Kom selaku Kepala UPT. Sistem Informasi

Politeknik Harapan Bersam

5. Aris Bagus Saputra, S.Kom selaku Pembimbing Lembaga

6. Semua pihak yang telah mendukung, membantu serta mendoakan

penyelesaian penelitian ini.

Semoga laporan kerja praktek ini dapat memberikan sumbangan untuk

pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Tegal, 3 Maret 2020

v

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ............................................................................................... .i

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN .................................................... iii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv

DAFTAR ISI ........................................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ viii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang .......................................................................................... 1

1.2 Tujuan dan Manfaat .................................................................................. 2

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ............................................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUM ............................................................................... 5

2.1 Sejarah Instansi ......................................................................................... 5

2.2 Visi Misi dan Tujuan ................................................................................ 6

2.3 Struktur Organisasi Bagian Sistem Informasi Politeknik Harapan Bersama..................................................................................................... 8

2.4 Bidang Usaha ............................................................................................ 8

BAB III ................................................................................................................. 10

RINCIAN KEGIATAN ........................................................................................ 10

3.1 Bidang Kerja atau Bagian Tempat Kerja Praktek ................................... 10

3.2 Tugas Umum ........................................................................................... 10

3.3 Tugas Khusus .......................................................................................... 10

BAB IV PENUTUP .............................................................................................. 16

4.1 Kesimpulan ............................................................................................. 16

4.2 Saran ....................................................................................................... 16

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 17

LAMPIRAN

vi

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1. Struktur Organisasi UPT Sistem Informasi ........................................ 8 Gambar 3.1. Use Case Diagram ............................................................................ 11 Gambar 3.2. Flowchart Login ............................................................................... 13 Gambar 3.3. Relasi Database ................................................................................ 14

vii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1. Identifikasi Aktor................................................................................11

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1 Surat Kesediaan Membimbing KP ............................................... A-1 Lampiran 2 Surat Balasan Instansi ................................................................... B-1 Lampiran 3 Form Absensi dan Kegiatan Kerja Praktek .................................. C-1 Lampiran 4 Lembar Penilaian Mahasiswa Kerja Praktek ................................ D-1 Lampiran 5 Foto Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktek .................................. E-1

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap instansi baik pemerintahan maupun swasta pasti memiliki

inventaris didalamnya. Namun inventarisasi pada saat ini umumnya masih

dilakukan secara manual. Seperti pada UPT Sistem Informasi Politeknik

Harapan Bersama, dimana kegiatan inventarisasi masih dilakukan dengan

cara pencatatan manual. Inventarisasi secara manual tersebut akan

memunculkan permasalahan baru yaitu kurangnya efisiensi dan efektivitas

dalam kegiatan inventarisasi.[1]

Dalam Perancangan sistem informasi inventaris ini melakukan

tahapan penelitian System Development Life Cycle (SDLC) dengan metode

waterfall. Selain itu melakukan analisa kebutuhan dalam pengembangan

sistem informasi ini yang kemudian didapatkan sebuah hasil, yaitu analisa

sistem berjalan dan analisa sistem usulan. Berdasarkan analisa kebutuhan

tersebut peneliti menemukan bahwa nantinya sistem informasi ini akan

digunakan oleh beberapa pengguna dengan kebutuhan yang berbeda-beda.

Kemudian membuat sebuah desain web sistem informasi inventaris dengan

fitur multi-user menggunakan sebuah framework PHP bernama Codeigniter

dengan MySQL sebagai basis datanya. Dengan adanya sistem informasi

inventaris berbasis web ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dan

2

efisiensi dalam kegiatan inventarisasi di UPT Sistem Informasi Politeknik

Harapan Bersama.

Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan di Politeknik Harapan Bersama

Tegal khususnya di UPT Sistem Informasi bagian IT Gedung B yang

menangani software, hardware dan jaringan di Gedung A dan Gedung B,

selain itu IT Gedung B juga menyediakan pelayanan peminjaman hardware

untuk kebutuhan perkuliahan dan pelayanan yang berkaitan dengan

perbaikan hardware atau software serta pelayanan KTM mahasiswa.

Permasalah yang sering terjadi pada saat kerja praktek (KP) di UPT Sistem

Informasi. Banyaknya permintaan peminjaman dan perbaikan alat yang di

mana hardware penunjang banyak yang sudah tidak layak pakai dan hilang.

Dari uraian diatas, maka dipilihlah judul KP “ANALISA DAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG

BERBASIS WEB UPT. SISTEM INFORMASI POLITEKNIK HARAPAN

BERSAMA”.

1.2 Tujuan dan Manfaat

Dari beberapa uraian di atas saya mempunyai beberapa tujuan antara

lain:

1.2.1 Tujuan

Menerapkan ilmu-ilmu yang telah diperoleh dari perkuliahan,

sehingga dapat meningkatkan pemahaman tentang ilmu tersebut dan

sebagai bentuk aplikasi ditempat kerja atau magang.

3

1.2.2 Manfaat

1. Bagi Mahasiswa

a. Mempersiapkan diri sebelum menempuh mata kuliah Tugas

Akhir.

b. Sebagai bekal guna menghadapi lingkungan kerja setelah

menyelesaikan studinya.

c. Menerapkan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah untuk

memaksimalkan peran di tempat Kerja Praktek (KP).

d. Mengenal lebih jauh tentang troubleshooting software,

hardware dan jaringan.

2. Bagi Tempat Kerja Praktek

Meningkatkan pelayanan UPT. Sistem Informasi.

3. Bagi Politeknik Harapa Bersama Kota Tegal

a. Sebagai tolak ukur kemampuan mahasiswa dalam

penyusunan sebuah laporan Kerja Praktek (KP).

b. Memberi kesempatan mahasiswa untuk terjun langsung

dalam proses pekerjaan di dunia industri.

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

1.3.1 Waktu Pelaksanaan

Mulai : 27 Januari 2020 – 29 Februari 2020

Hari : Senin – Jumat

Pukul : 08.00 – 16.30 WIB

4

1.3.2 Tempat Pelaksanaan

Instansi : UPT. Sistem Informasi Politeknik Harapan

Bersama

Alamat : Jalan Mataram No.9 Kota Tegal

5

BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Instansi

Pada tanggal 12 Desember 2001 timbul gagasan untuk merintis

pendirian POLITEKNIK di Kota Tegal dengan dikeluarkan Rekomendasi

Walikota Tegal No. 421.4/00024. Selanjutnya dengan surat Rekomendasi

tersebut dijadikan dasar motivasi untuk membangun Perguruan Tinggi yang

diberi nama dengan “POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA Kota Tegal”.

Politeknik Harapan Bersama Tegal didirikan pada tahun 2002 berdasarkan

SK. Mendiknas RI Nomor : 128/D/O/2002 yang berkedudukan di Kota

Tegal.[2]

Pada awal berdirinya Politeknik memiliki empat Program Studi yaitu

DIII Teknik Mesin, DIII Teknik Elektro, DIII Teknik Komputer & DIII

Akuntansi. Sejalan dengan pesatnya pembangunan nasional dan

perkembangan industri dan kesehatan maka ditahun 2004 Politeknik

membuka Program Studi DIII Kebidanan dan DIII Farmasi. Dan ditahun

2013 Politeknik Harapan Bersama Tegal membuka Program Studi baru

yakni Program Studi D IV Teknik Informatika.

Sampai saat ini Politeknik Harapan Bersama Tegal memiliki 10

(sepuluh) Program Studi yaitu :

1. Program Studi DIII Teknik Elektro

2. Program Studi DIII Teknik Mesin

6

3. Program Studi DIII Teknik Komputer

4. Program Studi DIII Akuntansi

5. Program Studi DIII Farmasi

6. Program Studi DIII Kebidanan

7. Program Studi DIV Teknik Informatika

8. Program Studi DIII Perhotelan

9. Program Studi DIV Akutansi Sektor Publik

10. Program Studi DIII DKV

Politeknik Harapan Bersama Tegal memiliki 2 kampus dengan lokasi

yang berbeda, kampus 1 beralamat di Jl. Mataram No. 09 Sebelah Utara

Terminal Kota Tegal dan kampus 2 beralamat di Jl. Dewi Sartika No.71

Pesurungan Kidul Kota Tegal.

2.2 Visi Misi dan Tujuan

2.2.1 Visi

Menjadi Politeknik berstandar nasional dan berwawasan global

yang berbasis pendidikan vokasional pada tahun 2020.[3]

2.2.2 Misi

1. Meningkatkan standar akreditasi Institusi dan seluruh Program

Studi.

2. Meningkatkan kerja sama nasional dan internasional dalam

pengembangan ilmu, riset dan teknologi.

7

3. Menyiapkan lulusan yang profesional dengan

ketrampilan/kemampuan kerja tinggi dan berjiwa

kewirausahaan.

2.2.3 Tujuan

Adapun tujuan dan fungsi dari Politeknik Harapan Bersama

Tegal adalah :

1. Terselenggaranya proses peningkatan mutu pendidikan dan

pengajaran yang didukung fasilitas akademik yang dapat

dijadikan andalan proyeksi perkembangan jangka pendek,

jangka menengah dan jangka panjang.

2. Terselenggaranya proses peningkatan terapan yang bermutu dan

bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas dalam proses

produksi, perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang

mengarah kepada pencapaian hal atas kekayaan intelektual.

3. Terselenggaranya program peningkatan mutu dan

pengembangan sumber daya manusia melalui pendidikan

formal/non formal, pengetahuan umum dan pengalaman

lapangan dalam rangka menghasilkan lulusan yang sesuai

dengan kebutuhan secara langsung.

4. Terselenggaranya bentuk pengabdian kepada masyarakat yang

bermanfaat secara langsung dan dapat meningkatkan

kesejahteraan masyarakat.

8

Terselenggaranya pengembangan di bidang teknologi,

kesehatan dan penelitian terapan serta keunggulan ketrampilan,

serta kerjasama dengan industri/lembaga pemerintah maupun

swasta.

2.3 Struktur Organisasi Bagian Sistem Informasi Politeknik Harapan

Bersama

KEPALA UPT SISTEM INFORMASI

Miftakhul Huda, M.Kom

STAFF IT GEDUNG A DAN B

STAFF IT GEDUNG C DAN D

STAFF

LABORATORIUM KOMPUTER

1. Achmad Sutanto, S.Kom 2. Aris Bagus Saputra, S.Kom 3. Indra Dwi Hasta, S.Kom

1. Lukmanul Hakim,S.Kom 2. Ahmad Fauzi, A.Md 3. M. Masruri, A.Md

1. Dodi Fahlefi, A.Md 2. Fikri Arif Rakhman, A.Md

Gambar 2.1. Struktur Organisasi UPT Sistem Informasi

2.4 Bidang Usaha

Bagian Sistem Informasi dipimpin oleh seorang kepala bagian yang

mempunyai tugas pokok. Bagian Sistem Informasi mempunyai tugas yang

mengelola perkomputerisasian dan fasilitas atau sarana dan prasarana sistem

informasi di lingkungan kampus Politeknik Harapan Bersama, serta

9

mengelola laboratorium komputer dan laboratorium bahasa. Unit ini juga

menangani pengembangan dan maintenance sistem informasi

Bagian UPT Sistem Informasi yang terdiri dari :

1. Staff IT Gedung A dan B

2. Staff IT Gedung C dan D

3. Staff Laboratorium Komputer

10

BAB III

RINCIAN KEGIATAN

3.1 Bidang Kerja atau Bagian Tempat Kerja Praktek

UPT Sistem Informasi bagian gedung B merupakan unit pelaksana

teknis di bidang teknologi informasi dan jaringan sistem informasi. UPT

Sistem informasi gedung B mempunyai tugas melaksanakan

pengembangan, pengelolaan, perbaikan perangkat komputer dan jaringan.

3.2 Tugas Umum

Tugas umum yang dilakukan di UPT Sistem Informasi gedung B

Politeknik Harapan Bersama Tegal antara lain :

1. Perbaikan dan perawatan komputer.

2. Perbaikan dan perawatan jaringan komputer.

3. Instalasi program.

4. Pengecekan fasilitas ruang kelas secara berkala.

5. Pembuatan KTM mahasiswa

3.3 Tugas Khusus

Tugas Khusus yang dilakukan di UPT Sistem Informasi gedung B

“Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis

Web” .

11

3.3 Analisa Tugas Khusus Kerja Praktek

3.3.1 Use Case Diagram

Gambar 3.1. Use Case Diagram

3.3.2 Identifikasi Aktor

Tabel 3.2. Identifikasi Aktor

Aktor Deskripsi Administrator

Mengelola seluruh data sistem informasi pada aplikasi web. Aktor pada level ini dijalankan oleh seseorang yang memiliki tanggung jawab

MELAKUKAN LOGIN

MELAKUKAN INPUT DATA

MELIHAT DATA PEMAKAIAN

BARANG

SETTING SISTEM

MELAKUKAN LOGOUT

ADMIN

KARYAWAN SI

KEPALA SI MENGELOLA PEMAKAIAN

BARANG

12

terhadap jalannya sistem informasi ini. Kepala Input data inventaris dan manipulasi data

lokasi. Pencetakkan Label dan Laporan. Aktor pada level ini dijalankan oleh seseorang dengan jabatan Kepala.

Staff IT / Karyawan IT

Manipulasi data inventaris, Input data penempatan dan mutasi. Melihat data lokasi. Pencetakkan Label dan Laporan. Aktor pada level ini dijalankan oleh seseorang dengan jabatan Staff.

3.3.3 Perancangan Activity Diagram

Proses perancangan yang selanjutnya adalah activity diagram

dari sistem informasi penjadwalan laboratorium.

Activity diagram menggambarkan aliran aktfitas dalam sistem

yang sedang dirancang, bagaimana masing masing alir berawal yang

mungkin terjadi dan bagaimana diakhiri.

1. Activity Diagram Login menggambarkan aliran aktivitas pada

proses login. Pada proses login berdasarkan jenis user dapat

menginputkan username dan password. Setelah proses selesai,

sistem menampilkan menu utama. Activity Diagram Login

disajikan pada Gambar 3.2

2. Activity Diagram memasukan data menggambarkan Activity

Diagram memasukan jadwal pada sistem informasi penjadwalan

laboratorium computer berbasis android.

13

LOGIN

INPUT USERNAME DAN PASSWORD

VALID ?

CEK LEVEL USER

DASHBOARD STAFF

DASHBOARD ADMIN

SELESAI

STAFF IT ADMINISTRATOR

Y

Y Y

T

T

T

Gambar 2.2. Flowchart Login

3.3.4 Perancangan Class Diagram

Proses perancangan yang selanjutanya adalah class diagram

dari sistem informasi inventaris barang berbasis web.

Class Diagram merupakan himpunan dari objek-objek yang

sejenis. Sebuah objek memiliki keadaan sesaat(state) dan perilaku

(behavior). Class diagram Sistem informasi Inventaris Barang

Berbasis Web dapat dilihat pada Gambar 3.3.

14

Gambar 3.3. Relasi Database

15

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

UPT Sistem informasi adalah unit pelayanan yang menangani

berbagai masalah di seluruh unit yang ada di Politeknik Harapan Bersama

Tegal. Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa dengan

menggunakan sistem inventaris barang berbasis web akan memudahkan

staff melihat kekurangan dan kebutuhan yang diperlukan serta memudahkan

membuat laporan untuk dilaporkan kepimpinan.

4.2 Saran

1. Saran untuk Politeknik Harapan Bersama

a. Mampu meningkatkan bakat dan keahlian yang ada

b. Memotivasi mahasiswa agar berusaha untuk tidak mudah putus asa

menghadapi segala persoalaan atau masalah

c. Jadikan kerja praktek sebagai ajang penerapan ilmu yang telah

diperoleh di kampus

d. Pihak Politeknik Harapan Bersama harus senantiasa memberikan

dorongan dalam melaksanakan Kerja Praktek

2. Saran untuk tempat Kerja Praktek

a. Hubungan kerja sama antar karyawan harus dijaga dan

dipertahankan

16

b. Tingkatkan terus kedisiplinan serta kerjasama antar pegawai

17

DAFTAR PUSTAKA

[1] Prasetyo Abdi, B. B., Amrullah, F., & Marcus Mangero, R. (2018). Desain Sistem Informasi Inventaris Berbasis Web Pada Fakultas Teknologi Informasi Universitas Merdeka Malang. Seminar Nasional Sistem Informasi (hal. 1220-1228). Malang: Fakultas Teknologi Informasi – UNMER Malang.

[2] Sejarah Politeknik Harapan Bersama.” [Online].

Tersedia: http://poltektegal.ac.id/v2012/?page_id=113. [3 Maret 2020]

[3] Visi dan Misi Politeknik Harapan Bersama Tegal. [Online].

Tersedia: http://poltektegal.ac.id/v2012/?page_id=110. [3 Maret 2020]

A-1

LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Kesediaan Membimbing KP

B-1

Lampiran 2 Surat Balasan Instansi

C-1

Lampiran 3 Form Absensi dan Kegiatan Kerja Praktek

D-1

Lampiran 4 Lembar Penilaian Mahasiswa Kerja Praktek

E-1

Lampiran 5 Dokumentasi Kegiatan