ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

1- Classificação de Materiais:

“A classificação de materiais é o processo de aglutinação por características semelhantes edetermina grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques”.

Portanto não há uma forma única de classificar, haverá infinitos modos de classificação.

A classificação deve atender aos seguintes requisitos:

Abrangência: cada classificação deve abarcar um nº considerável de materiais em função desuas características. Em outras palavras, a classificação deve agrupar o maior nº de itensem função de suas propriedades;

Flexibilidade: a classificação deve permitir o inter-relacionamento entre outrasclassificações, permitindo uma visão ampla do gerenciamento de estoques.

Praticidade: a classificação deve ser direta e simples.

Atributos ou fatores que podem ser considerados na hora de classificar um material:

Demanda (se a demanda justifica a formação de estoque); Perecibilidade (ex. alimentos); Periculosidade (ex. combustíveis); Dificuldade de aquisição; Mercado fornecedor; Como este material é estocado; Valor econômico; Importância operacional; Dentre outros.

Além disso, os materiais são classificados como críticos ou não críticos.

Material Crítico: aquele cuja demanda não é previsível e cuja decisão de estocar baseia-se norisco que a empresa corre, caso tais materiais não estejam disponíveis no momento em que foremnecessários.

Os motivos pelos quais um material pode ser considerado crítico podem ser variados: por seremdifícil de obter, por serem de elevado valor, por seu custo de armazenagem ser muito alto, porserem de grande peso, por suas grandes dimensões, por haver um único fornecedor.

Problemas na obtenção

Material importadoFornecedor único

Escassez no mercadoMaterial estratégicoDifícil fabricação

Razões econômicasElevado valor

Elevado custo dearmazenagem

Elevado custo detransporte

Problemas de armazenagem etransporte

PerecibiliadeAlta periculosidade

Elevado pesoGrande dimensão

Problemas de Previsão Difícil previsão dautilização

Razões de Segurança Material essencial paraa produção

Classificação segundo o estágio de processamento:

Matérias-primas; Materiais em processamento; Materiais semiacabados; Materiais acabados ou componentes; Produtos acabados.

Além dos: materiais auxiliares e de manutenção.

Matérias-primas: materiais obtidos dos fornecedores; são os materiais básicos enecessários para o processo produtivo. Seu volume está diretamente ligado à quantidade deprodutos acabados;

Materiais em processamento: já não são mais matérias-primas, mas ainda não são produtosacabados. São materiais que ainda estão sendo utilizados na confecção de produtos, estãona fase intermediária e desta forma, já não se encontram no almoxarifado.

Materiais Semiacabados: são aqueles que estão num estágio um pouco mais avançado do que osmateriais em processamento; estão parcialmente acabados, faltam poucas etapas do processoprodutivo para que se tornem acabados.

Materiais Acabados (ou componentes) : são peças isoladas que são componentes do produtofinal;

Produtos acabados: já passaram por todo o processo produtivo, estão prontos e acabados.

Durante o fluxo de materiais haverá itens que não serão utilizados para compor o produto finalacabado, mas que serão utilizados durante o processo de produção. Estes materiais recebem o nomede materiais auxiliares e de manutenção.

Tipos de classificação:

É extremamente recomendável que se classifique os itens que compõem o estoque de acordo com suaimportância e nível de cuidado necessário com o material.

Classificação quanto à importância operacional (XYZ):

Os materiais quanto à importância operacional (quanto á importância que possuem nos processos daempresa) são classificados em materiais X, materiais Y, materiais Z.

Nesta classificação o que se avalia é a imprescindibilidade do material do ponto de vistaoperacional, por isso a idéia de relacionar tal classificação ao grau de criticidade dedeterminado material.

Os fatores que devemos levar em consideração para analisar a eficiência operacional e determinaro grau de criticidade são:

>> Essencialidade para as fases operacionais (principalmente para a produção da organização);

>> Facilidade de aquisição;

>> Possibilidade de substituição por outro equivalente;

ZImportância elevadaAusência de similares na empresaFalta do material implica em paralisação de parte da produçãoda empresa

YImportância médiaFalta do material não é suficiente para interromper a produçãoda empresa

XImportância diminuídaExistência de similares na empresaFalta do material não é suficiente para interromper a produçãoda empresa

Obs: A essencialidade do material diz respeito à sua importância operacional. Um material queseja essencial à empresa em outra área que não seja a de produção, é muito provavelmente ummaterial de classificação X.

“A classificação XYZ é voltada para análise de imprescindibilidade dos materiais, verifica aimportância operacional do material e não tem relação com os custos envolvidos no processo”.

Classificação ABC

A classificação dos materiais utilizando a curva ABC é também uma ferramenta adm., sendo umamaneira muito útil para se conhecer e controlar estoques sem aumentar custos.

Esta classificação leva em consideração a importância relativa dos itens.

Também denominada Curva de Pareto, baseia-se no princípio de que a maior parte do investimento emmateriais está concentrada em um pequeno nº de itens. Por esta classificação, demonstra-se quepoucos itens, algo em torno de 10 % a 20 % do total de itens, respondem por +/- 80 % de capitalempregado em estoques.

“A curva ABC é um importante instrumento para o administrador, pois ela permite identificaraqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração.”

As classes da curva ABC se definem assim:

Classe A: Itens + importantes e em menor nº (em torno de 20 % dos itens);

Classe B: Itens em situação intermediária (30% dos itens);

Classe C: Itens menos importantes e em maior nº. (+/- 50 % dos itens).

Para estabelecer a importância relativa dos materiais, a curva ABC leva em consideração o seuvalor e sua quantidade, ou seja, qual o investimento feito em determinado material e qual a suaprioridade.

Maior grau de importância = Classe AMenor grau de importância = Classe C

A atenção da empresa deverá ser concentrada nos itens da classe A, porque, em menor quantidade, éneles que estarão a maior parte do capital investido em estoques. Lembre-se que o controle deestoques pela curva ABC considera os produtos de forma desigual, os itens do grupo do A, querepresentam entre 10 % e 20% da quantidade de estoque, respondem por 80 % do capital empregado emestoques.

“A adm. de recursos materiais visa balancear a eterna guerra entre o Depto. Financeiro, que paraotimizar os custos, tende a querer reduzir os estoques, e o setor de compras, que para evitar afalta de matérias-primas tende a querer acumular estoques.”

2- Codificação de Materiais:

Codificar é apresentar a cada item um código. É utilizado para facilitar a localização demateriais. O código só será eficiente se for capaz de agrupar itens semelhantes.

“O objetivo da classificação é definir uma catalogação, simplificação, especificação,normalização, padronização e codificação de todos os materiais”.

Catalogação: anotar(registrar) todos os itens existentes;

Simplificação: Consiste em reduzir a grande quantidade de itens existentes, quando elestêm a mesma finalidade. Ex.: se a empresa tiver 2 materiais que fazem a mesma coisa, émelhor escolher 1 deles, isso facilita a normalização.

CB

A Classe B: Quantidade média de itens, grau médio de importância.

Classe C: Maior nº de itens, mas de pouca significância financeira.

Classe A: representa poucositens em estoque, mas sãomais importantes, porquerespondem pelo maior custo

Especificação: Informações sobre o formato, tamanho, peso, etc. (descrição dascaracterísticas do material.

Normalização: Todo material tem um propósito.

Padronização: Estabelece-se uma especificação para determinado material, que será sempredeste ou daquele tipo. (ex.: a empresa só irá utilizar parafuso de determinado peso,tamanho).

Sistemas de Codificação:

Alfabético: Usa letras e cada letra especifica um conjunto de características eespecificações. É pouco utilizado.

Alfanumérico: Usa letras e números, na qual as letras representarão a classe do material eseu grupo dentro da classe, enquanto os números representam o código indicador do item.Ex.: AD2568.

Decimal: é o mais utilizado, inclusive em repartições públicas.Ex.:

01 – matérias-primas02- produtos em processamento03 – produtos acabados04- Material de escritório

Cada grupo pode sofrer uma nova divisão, agora em classes, que são os detalhes da informação dogrupo.Ex.:

04 – material de escritório 01 – canetas 01 – preta ponta fina. 02- azul ponta fina. 02 – lápis 03 - papel

Federal Supply Classification (FSC) :estrutura de 11 dígitos, sendo que os 4 primeirosdefinem o grupo.Ex.:

XX-XX – XXXXXX –X

3- Compras:

O material chegará ao estoque por intermédio das compras, uma operação essencial entre aquelasque compõem o processo de suprimento.

O órgão de compras é hoje considerado um centro de lucro, e não simplesmente um centro de custo,uma vez que quando bem administrado pode trazer consideráveis economias, vantagens e lucros paraa empresa.

O processo de compras deve ser analisado de forma ampla, pois envolve desde a programação decompras (localização de fornecedores, negociação...), passando pelo acompanhamento dos pedidos,dispêndio financeiro, até chegar o momento em que os materiais são recebidos e verificados naempresa.

Os primeiros dígitos são ogrupo do item

A atividade de compra mantém relação tanto com o setor financeiro quanto com a administração demateriais.

Objetivos de um setor de compras:

Manter a produção abastecida com os materiais necessários;

Obter a quantidade de materiais necessários com baixos preços;

Prezar pela qualidade do material que será adquirido;

Suprir as necessidades do sistema de produção, garantindo as entradas do processoprodutivo e estabelecendo, por conseqüência, uma cadeia de suprimentos;

Organização do setor de compras:

Fatores que influenciarão na tomada de decisão durante o processo de compras:

A quantidade (de acordo com a demanda); A qualidade; O preço e o prazo.

Segundo M.A.P. Dias:

“Independentemente do porte da empresa, os princípios básicos de organização constituem-se emnormas fundamentais, assim consideradas:”.

Autoridade para compras; Registro de Compras; Registro de estoques e consumo; Registro de Fornecedores; Arquivos e Especificação; Arquivo de Catálogos.

As compras devem estar assim estruturadas:

Pesquisa; Aquisição; Administração; Controle e avaliação das compras.

O setor de compras deve fazer o mínimo de investimentos em estoques, sem, no entanto, afetar aprodução da empresa.

Etapas do processo (ou ciclo de compras):

Solicitação de compras (análise da ordem de compras);

Seleção de fornecedores (em decorrência da pesquisa);

Cotação de preços e determinação do preço certo;

Negociação com o fornecedor;

Pedido de compra;

Acompanhamento de compras (follow up);

Recepção e aceitação das mercadorias (controle e recebimento do material comprado);

Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento.

Há 2 tipos de fornecedores: o Real e o Potencial.

“Fornecedor real é aquele que já efetuou vendas de material ou insumos à empresa, enquanto ofornecedor potencial é aquele que pode se candidatar a futuros fornecimentos”.

A cotação (registro de preços) normalmente é feita entre alguns fornecedores pré-selecionados etem como objetivo encontrar o preço satisfatório, os materiais de qualidade e nas especificaçõesque a produção necessita.

O pedido de compra é a oficialização do negócio, é o contrato formal que se estabelece entre ocomprador e o fornecedor logo após a negociação.

O acompanhamento (follow-up) é o controle do processo de compra e deve ocorrer por meio deregistros devidamente documentados.

A negociação serve para definir como será feita a emissão do pedido de compra ao fornecedor.

O pedido de compras se encontrará consubstanciado em um contrato formal, e das poucas vezes emque não houver contrato, a própria aceitação do pedido de compras pelo fornecedor possui carátercontratual.

Obs: Transporte não é responsabilidade do setor de compras, mas sim do próprio fornecedor.

Centralização e Descentralização de compras:

Centralização – Vantagens:

Possibilidade de compras com maior volume, aproveitando condições e preços melhores;

Redução dos custos de transporte;

Homogeneidade na qualidade dos materiais;

Possibilidade de acerto de entregas menores e periódicas que evitam a ocorrência depedidos duplicados;

Melhor controle global das transações financeiras;

Evita a concorrência danosa.

Descentralização de compras – Vantagens:

Oferece maior autonomia funcional às unidades regionais;

Maior flexibilidade e sensibilidade na solução de problemas regionais;

Em situações emergenciais, costuma oferecer soluções mais rápidas e adequadas;

Melhor controle (estruturas menores são mais fáceis de gerenciar)

Modalidades de Compras:

Compra voltada para o investimento: bens que não integram o produto final, mas que farãoparte do ativo imobilizado. (ex.: prédios, máquinas);

Compras voltadas para o consumo: materiais que compõem o processo produtivo como matérias-primas e materiais em processo. Subdivide-se em: Compra local: compras feitas no mesmopaís da empresa compradora / Compra Importada: o fornecedor está em outro país).

Compra Formal: mais comum no setor público; exigem comprovação.

Compra Informal: não necessita seguir um ritual tão detalhado e rígido;

Compras Antecipadas: Feitas com planejamento. Comprar antes de vir a precisar do material.

Compras Contratadas: Ficará discriminada a época em que o material deverá ser entregue, ouem quantas vezes a entrega deverá ser feita( 1 lote, 3 lotes...);

Compras Emergenciais: é prejudicial, pois a pressa coloca o fornecedor em posição devantagem e, portanto deve ser evitada.

Acompanhamento de pedidos (Follow-up):

“É necessário que o órgão de compras certifique-se que o material será entregue dentre dos prazosestabelecidos. Para ter certeza disso, o setor de compras não deve abandonar o fornecedor logoapós o encaminhamento do pedido de compras. Muito pelo contrário, ele deve entrar em contato como fornecedor de modo constante, assegurando-se que a produção do material solicitado está emandamento”.

Cadastro de Fornecedores:

Na administração federal temos o SICAF para fazer compras.

Ao conseguir criar o seu próprio cadastro, a empresa tem em mãos a lista de todos seus parceirosde negócio.

“O cadastro de fornecedores é o corpo central que alimenta o processo de suprimento da empresa”.

O fornecedor passa a ser um parceiro de negócios, pois não é uma pessoa da qual a empresa tentatirar vantagem, pois o que se busca é formar alianças estratégicas visando a interesses comuns.Só assim se garantirá que o suprimento de materiais tenha:

Qualidade; Tempestividade; Regularidade.

O que se busca com o cadastro é a construção de uma relação de longo prazo com os fornecedores.

Os melhores fornecedores são aqueles que:

Tenham condições de fornecer o material ou executar os serviços na quantidade, qualidade eprazos certos;

Possam tornar-se uma fonte regular de suprimentos de materiais ou serviços;

Possuam preços e condições competitivas.

O cadastro deve conter dados do fornecedor como:

Tipo de produto vendido; Facilidade de comunicação; Localização geográfica; Situação do fornecedor.

Os parâmetros de avaliação e aprovação do fornecedor são aqueles que autorizam inclusão dofornecedor no cadastro e são:

Preço; Qualidade; Condições de Pagto. Condições de embalagem e transporte.

Uma vez preenchidos os requisitos acima, deve haver uma análise da entrega, para que a empresaavalie:

Cumprimento dos prazos de entrega; Manutenção dos padrões de qualidade; Política de preços ao longo do tempo.

O cadastro normalmente manterá 2 tipos de fornecedores:

Fornecedores Ativos: aqueles que gradativamente suprem as necessidades de bens e serviçosda empresa. São aqueles a qual a empresa recorre normalmente quando precisa de materiais;

Fornecedores Potenciais: São fontes alternativas de fornecimento, caso um fornecedor ativonão consiga fornecer os bens em determinada ocasião. É bom que a empresa tenha um plano Bpara não ficar sem material. Conforme o desempenho do fornecedor potencial, ele talvezconsiga chegar ao cadastro de fornecedores ativos da empresa.

É sugerível que se mantenha ao menos 3 fornecedores diferentes para cada item. Porém, há casos defornecedores monopolistas (fabricantes de produtos exclusivos no mercado) e especiais (dominammateriais ou processos específicos), nestes casos é conhecido como fonte única.

Obs.: O cadastro de fornecedores volta-se essencialmente a manter uma base de dados defornecedores habituais (em contraposição aos monopolistas e especiais). Os fornecedores habituaisoferecem produtos padronizados.

Fonte Única: há exclusividade do produto fornecido (seja monopólio, especial ou meroacordo).

Fonte Múltipla: acesso a diversas fontes de materiais, podendo escolher o que mais lheagrada;

Fonte Simples: é uma fonte segura, ou seja, indica uma relação na qual a empresa podecomprar de qualquer fornecedor, mas por questões de planejamento e estratégia, firma umcontrato de longo prazo com um fornecedor exclusivo.

4- Compras no Setor Público:

As compras no setor público terão de obedecer a lei das licitações (8666/93) e 8883/94. isso valepara a administração direta e indireta.

Licitação: é o procedimento adm. pelo qual a adm. pública, em qualquer de seus níveis,objetivando aquisição de materiais ou serviços, realização de obras, alienação ou locação debens, convoca os interessados para apresentarem suas propostas para que possa selecionar aproposta mais conveniente e vantajosa.

A licitação tem por finalidade propiciar igualdade de oportunidades entre os que desejamcontratar com a Administração Pública.

Princípios da Licitação:

Igualdade: veda discriminação entre os participantes;

Publicidade: Não pode existir licitação sigilosa;

Probidade Administrativa: Honestidade de proceder ou a maneira criteriosa de cumprir todosos deveres atribuídos por lei;

Procedimento Formal: A licitação está vinculada às prescrições legais (leis);

Sigilo na apresentação das propostas: garante igualdade aos licitantes no que concerne àcompetitividade;

Vinculação ao instrumento convocatório (edital): a administração e os licitantes ficamsempre adstritos após termos do pedido ou do permitido no instrumento convocatório(edital);

Julgamento Objetivo: o julgamento deve estar apoiado em fatores concretos pedidos pelaadm. em confronto com o ofertado pelos proponentes, dentro do especificado no edital.

Adjudicação Compulsória ao vencedor: gera ao vencedor o direito subjetivo à adjudicação,ou seja, atribuição do seu objeto aquele foi classificado em 1º lugar. (Obs.: a Adm. nãoestá obrigada a contratar, porém se contratar, terá de ser com aquele que venceu alicitação).

Objeto da Licitação:

Um serviço, uma compra, uma alienação, uma locação, uma concessão ou permissão, nasmelhores condições para o poder público. A definição do objeto é condição indispensável delegitimidade da licitação.

Na contratação de obras e serviços faz-se necessário a apresentação de projeto básico eprojeto executivo.

Projeto básico: é um conjunto de elementos que definem a obra ou serviço que são objeto dalicitação, e que possibilita a estimativa de seu custo final e prazo de execução.

Projeto Executivo: Conjunto de elementos necessários e suficientes à execução correta daobra ou serviço;

Obra: Toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação realizada porexecução direta ou indireta;

Serviço: toda atividade prestada para a adm. para o atendimento de suas necessidades ouseus administrados. Ex.: demolição, fabricação, conserto, instalação, montagem,transporte, manutenção, comunicação, trabalho técnico-profissional.

Compra: tem de haver adequada caracterização do objeto da compra e a indicação dosrecursos financeiros para seu pagto. , adotando, ainda, a padronização e o sistema deregistro de preços (SICAF).

Edital de Licitação:

“É o instrumento pelo qual a administração leva ao conhecimento público, a abertura deConcorrência, Tomada de Preços, Concurso e Leilão. (lembre-se que no convite não é edital, massim carta-convite), fixa as condições de sua realização e convoca os interessados paraapresentação de suas propostas. Como lei interna de licitação vincula a Administração e osparticipantes”.

Funções do Edital:

Dar publicidade à licitação;

Identificar o objeto licitado e delimitar o universo das propostas;

Circunscreve o universo dos proponentes;

Estabelece os critérios para análise e avaliação dos proponentes e das propostas;

Regula atos e termos processuais dos procedimentos;

Fixa cláusulas do futuro contrato.

>> Documentação necessária para cadastramento: a empresa que pretende fornecer bens e serviços devecadastrar-se na unidade adm. respectiva, por meio de requerimento. O cadastramento é realizadomediante a apresentação de documentação inerente à habilitação jurídica, regularidade fiscal dointeressado, além de documento comprobatório de qualificação econômico-financeira.

>> Habilitação Jurídica: registro comercial, empresa individual, ato constitutivo, estatuto oucontrato social em vigor, se for S/A deve ter documento de eleição de seus administradores,inscrição do ato constitutivo para sociedades civis, decreto de autorização para empresasestrangeiras em funcionamento no país.

>> Qualificação Técnica: registro ou inscrição em entidade profissional competente, caso não possuaapresentar declaração em papel timbrado; atestado de desempenho anterior para cada uma dasatividades exercidas pela empresa; indicação das instalações para realização do objeto do

cadastro; indicação do aparelhamento técnico adequado e disponível; relação de equipe técnica daempresa com indicação do responsável técnico, acompanhada dos currículos.

>> Qualificação Econômico-Financeira: balanço patrimonial e demonstração financeira/contábil do últimoexercício social, certidão negativa de falência ou concordata, ou certidão negativa de execuçãopatrimonial, expedida no domicílio da pessoa física.

>> Regularidade Fiscal: Inscrição no CNPJ, inscrição estadual ou municipal; certidão negativa dedébito (CND) expedida pelo INSS; prova de regularidade com a fazenda federal, estadual emunicipal do domicilio ou sede do solicitante ou outra equivalente na forma da lei; certidão deregularidade de situação (CRS) do FGTS, emitida pela CEF.

5 – Recebimento e Armazenagem / Entrada / Conferências / Critérios e Técnicas de Armazenagem:

Atribuições dos gestores da armazenagem e movimentação física de materiais:

Recebimento dos materiais;

Identificação dos materiais;

Transporte e movimentação física dos materiais para as áreas de armazenagem;

Armazenamento dos materiais;

Controle da localização física dos materiais;

Fornecimento dos materiais.

Veja que as atividades de armazenamento estão diretamente relacionadas ao controle emovimentação. Sendo que a área de armazenagem e movimentação dos materiais tem responsabilidadedireta na qualidade dos produtos e serviços.

>> Recebimento de materiais e conferência: os principais elementos envolvidos no recebimento demateriais são:

O espaço físico (local onde os produtos são recebidos e também o espaço para manobra deveículos e para disposição das matérias-primas);

Recursos de Info. (controle de recebimento e o uso de equipamentos tais como leitores decódigo de barras);

Equipamentos de carga e descarga: empilhadeiras, pessoal treinado e qualificado,procedimentos padronizados.

O setor de recebimento de materiais, ao receber o material, deve observar, dentre outras coisas,se o produto recebido atende às especificações técnicas do pedido, se a quantidade, qualidade emarca condizem com o que foi acordado em contrato e se o produto chegou dentro do prazoestabelecido.

Após a conferência é confeccionado um documento chamado “termo de recebimento de material”. Obs:Somente após a conferência é que se dá o aceite dos materiais.

O recebimento de materiais é atividade intimamente ligada ao controle de estoques. As atividadesde recebimento são documentadas no chamado “relatório de recebimento, ou termo de recebimento domaterial”.

Obs: O almoxarifado é responsável pelo recebimento, mas não pela compra.

Estes serviços de inspeção de recebimento estão vinculados ao setor de Controle de Qualidade.“Não basta que os materiais recebidos estejam de acordo com a nota fiscal”.

Obs: “É fundamental que eles correspondam às especificações técnicas do pedido, ou seja, naquantidade e na qualidade que foi acordada entre o comprador e o fornecedor.”

O recebimento é feito em 2 etapas:

Recebimento Provisório: apenas a conferência do material;

Recebimento Definitivo: momento posterior à conferência; é quando se emite o aceite emdocumento fiscal e se declara que o material está de acordo com o especificado no contratofirmado entre o comprador e o fornecedor.

Deste modo, o procedimento de recebimento envolve desde a recepção dos materiais, até o momentoem que os materiais entram nos estoques.

Obs: Os procedimentos de conferência são anteriores ao recebimento definitivo.

O principal motivo de se ter estoques e guarda de materiais é ter o material disponível nomomento exato e na quantidade demandada.

Uma armazenagem adequada tem como objetivos:

Conservação dos materiais;

Permitir que eles estejam próximos do sistema produtivo no momento em que foremrequisitados;

Objetivos da Armazenagem Adequada:

Maximização da utilização do espaço físico (utilização adequada);

Proteção (conservação) dos materiais;

Facilidade de acesso aos estoques;

Facilitar o registro das operações a partir da organização adequada dos materiais;

Obs: Um material de alto custo de armazenagem deve ser visto como um material crítico.

“A adequação do ambiente será um fator tanto mais importante, conforme a sensibilidade domaterial, e provavelmente mais custosa”.

Estocar é custo (comprar/ embalagens de acondicionamento/ espaço físico para estocar/ mesmoestoque zerado há custo de armazenagem).

Fatores que compõe o custo de armazenagem são:

Custo de edificação; Custo de manutenção; Custo de materiais; Custo de pessoal.

Critérios de armazenagem são as considerações que devo fazer e depois aplicar, sobre a estocagemdo material.

Técnicas de armazenagem são as maneiras pelas quais posso fazer isso.

>> Critérios de Armazenagem:

Armazenagem por agrupamento ou semelhança: materiais parecidos (semelhantes) devem serarmazenados próximos uns dos outros.

Armazenagem segundo o tamanho, forma ou peso: procuro armazenar os materiais, levando emconta suas características físicas. Ponho materiais líquidos juntos, materiais volumososjuntos, peças pequenas juntas. (Obs: esse critério não tem nenhuma relação com o uso dosmateriais no processo produtivo) e envolverá um controle muito mais rígido pelo gestor doalmoxarifado, já que os itens podem ser difíceis de encontrar.

Armazenagem por Freqüência de utilização: levarei em conta os que são solicitados commaior freqüência e quais deles são solicitados menos vezes pelo processo produtivo. Osmateriais mais utilizados são colocados perto da saída do almoxarifado. Não há necessidadealguma que os materiais estejam relacionados entre si no processo produtivo, basta quesaiam do almoxarifado + ou – vezes.

Armazenagem Especial: alguns materiais, por características especiais que lhe são próprias(frágil, inflamável, volumosos, perecíveis, radioativos, etc.) e que os tornem especiais,precisam de uma estrutura especial para armazená-los. A armazenagem especial pode sercombinada com alguns dos outros critérios, já que um item pode, ao mesmo tempo serespecial e também freqüentemente utilizado.

>> Técnicas de Armazenagem:

Antes de falar das técnicas de armazenagem, é importante saber que a escolha das técnicas dependemuito de alguns fatores, entre os quais:

Espaço disponível para a estocagem dos materiais;

Tipos de materiais a serem estocados;

Nº de itens a serem estocados;

Velocidade de atendimento necessária;

Tipo de embalagem a ser utilizada

>> Técnicas de Armazenagem:

Carga Unitária (uso de pallets); Caixas ou gavetas; Prateleiras;

Raques; Empilhamento; Contêiner.

A técnica é justamente como armazenar.

Carga Unitária: embalagens de transporte que podem adicionar uma determinada quantidade dematerial, para posterior transporte e armazenagem. Para fazer isso, usamos o pallet(estrado de madeira). A paletização dos materiais gera economia de tempo e esforço, alémde reduzir a área de armazenagem e tornar a carga e descarga do material bem mais rápida.

Caixas ou Gavetas: para guardar objetos pequenos.

Prateleiras: Servem para estocar materiais de tamanhos diferentes, além de servir de apoiopara gavetas ou caixas. Técnica de armazenagem mais simples e econômica (usado quando oestoque não é muito grande);

Raques: Serve para acomodar peças longas e estreitas como tubos e barras;

Empilhamento: é uma variante da estocagem em caixas, serve para aproveitar ao máximo oespaço vertical (coloca um em cima do outro);

Containers: para transportar cargas. Criado para ser facilmente transportado por qualquermeio de transporte. Feito para o transporte intermodal, (do navio para o caminhão, porexemplo).

Lembre-se: cada material requer uma técnica de estocagem própria.

Almoxarifado X Depósito;

>> Almoxarifado: Recebe os materiais iniciais (matérias-primas);

>> Depósito: Armazena os produtos acabados.

Ex.: Se a empresa fabrica bicicletas, no almoxarifado tem correias, pneus, etc. e no depósito tembicicletas prontas. Portanto, as requisições de materiais que chegam ao depósito são feitas pelosetor de vendas.

Distribuição X Transporte:

>> Distribuição: matéria-prima ou materiais não acabados dentro da organização;

>> Transporte: produtos acabados fora da organização, destinados ao consumidor.

6 - Gestão Patrimonial, Controle de Bens, Inventário, Alterações e Baixa de bens:

Patrimônio – É o conjunto de bens, direitos e obrigações de uma instituição que podem seravaliados monetariamente. É tudo o que a empresa possui que possa ser avaliada em dinheiro,inclusive suas dívidas(obrigações).

“Os bens que compõem o patrimônio da instituição estão ali para que ele possa perseguir seusobjetivos. Eles asseguram a continuidade das atividades da Instituição”.

>>Classificação:

Bens materiais: Ativo imobilizado da empresa. São bens dotados de existências físicas,tangíveis, palpáveis. São mais do que meras idéias, pois são coisas, objetos. Ex.: prédio,cadeiras, lápis. São bens permanentes, ou seja, a instituição tem a intenção de mantê-los.

Bens Imateriais: São os ativos inatingíveis, não são exatamente “bens”, mas sim direitosque a instituição possui. Ex.: uma patente é um direito exclusivo de produzir determinadobem. E este direito por conceder uma vantagem de mercado, pode ser avaliadomonetariamente. Embora não passe de uma simples idéia, tais “bens” são inatingíveis, nãopodem ser estocados.

Atenção: Esqueça a parte de estoque. Não existe estoque de bens materiais, nem estoque deativo permanente ou imobilizado.

Os bens materiais podem ser classificados em:

Bens de Consumo: Bens do qual o uso contínuo acaba por esgotar este bem ao final de umperíodo curto de tempo (+/- 2anos) de maneira que ele possa ser reposto com maisfrequência. Ex.: caneta

Bens Permanentes: o uso corrente destes bens não o destrói. Ele tende a permanecer com asmesmas características da data de sua aquisição, durante um longo tempo (pelo menos + de 2anos). Ex: móveis prédio.

Há uma outra classificação, do Direito Civil:

Bens Móveis: Bens que não acedem ao solo. Os que podem ser removidos de sua posição, sem quesua substância seja destruída. Todo bem que possa ser movimentado sem ser destruído. Ex:caneta.

Bens Imóveis: bens que perdem sua substância quando desprendidos do solo. Encontram-sefirmemente preso a ele e são destruídos ou descaracterizados com sua movimentação. Ex:Prédio.

Bens de uso comum do povo: São bens de uso geral que podem ser utilizados livremente portodos os indivíduos. Ex: praça pública.

Bens de uso especial: São aqueles nos quais são prestados serviços públicos, tais comohospitais públicos, escolas e aeroportos. Sua característica principal é que, emborapúblicos, seu acesso pode ser restringido.

Bens Dominicais: São bens públicos que não possuem destinação definida, e desta forma, sãopassíveis de alienação.

>> Tombamento dos Bens:

Todo bem que adentra uma instituição e principalmente uma instituição pública deve serdevidamente registrado. Uma vez dado o recebimento definitivo, está na hora de realizar otombamento do bem.Tombamento: É o procedimento administrativo de identificação de um bem permanente e seu registrono patrimônio da instituição. Essa identificação administrativa consiste em efetuar um cadastro

onde são dispostas todas as informações relacionadas ao bem. E ao final, gera-se um nº depatrimônio, normalmente em uma plaqueta a ser afixada no bem, que será seu nº de controle até asua alienação ou perecimento.

Nem todos os bens são emplacados, isso é devido ao seu valor econômico diminuto.

Dentro da classificação de bens móveis, encontramos 2 tipos de bens:

Bens Controlados: este é o material sujeito ao tombamento propriamente dito. Seu valormonetário justifica um rigoroso controle.

Bens Relacionados: este material é dispensado de tombamento, mas isso não quer dizer que eleserá controlado pela instituição. Ele sofrerá um controle simplificado. Ex: caneta.

Controle de Bens – Inventário:

O controle dos bens se volta àqueles que estão mais suscetíveis a desaparecimentos, subtração edanificação, ou seja, a atividade de controle de bens diz respeito aos bens móveis tangíveis,quer de consumo, quer de produção. E a melhor maneira de exercer este controle é através doinventário.

Inventário : É a verificação ou confirmação da existência de bens na Instituição. Esteinventário pode se dar tanto sobre os materiais em estoque, como sobre os benspatrimoniais da entidade.

O inventário em si consiste no levantamento físico ou contagem dos materiais, para que os dadosobtidos sejam comparados ao registro efetuado pela instituição. Desta forma, inventariar os benssignifica certificar-se de que as informações constantes no controle da instituição refletem arealidade.

Como proceder ao inventário:

Inventário Geral ou Periódico: São feitos no final do exercício fiscal, e a contagem everificação se fazem de uma única vez para todos os itens do estoque ou patrimônio. Como édemorado, a execução do inventário normalmente paralisa as atividades da áreainventariada.

Inventário Rotativo: nestes casos haverá um cronograma periódico a ser seguido, fazendo-sea contagem mês a mês de cada área pretendida de maneira que, ao final do exercício todasas áreas tenham sido inventariadas. A vantagem do método está justamente em não paralisara atividade da Instituição. Além disso tem mais uma vantagem: caso a empresa combine algummétodo de classificação de materiais (ex: classificação ABC), poderá fazer com algunsgrupos de itens sejam verificados mais vezes do que outros.

Ex:

>> Grupo 1 – itens correspondentes à classe A que por sua importância e valor merecem atençãoespecial, e, portanto, serão inventariados 3 vezes por ano;

>> Grupo 2 – itens da classe B, de importância intermediária, podem ser inventariados 2 vezes aoano;

>> Grupo 3 – Itens da classe C, que existem em grande quantidade e pde pequeno valor total, podemser contados 1 vez ao ano.

Como é feito o Inventário:

1) Convocação da equipe de inventariantes (2 equipes, 1 conta e a outra reconta);

2) Arrumação Física: itens semelhantes são agrupados. (no inventário patrimonial essa fasenão é obrigatória, em razão da dificuldade de juntar tudo);

3) Cartão de Inventário: Ficha na qual os itens são contados, caso seja um processo manual;

4) Atualização dos registros de estoque: Se houver algum documento parado que altere asinformações constantes na entidade, antes do inventário, este documento precisa serprocessado. Ex: uma retirada de material antes do inventário ser feito.

5) Contagem do Estoque (ou dos materiais): cada item será contado 2 vezes. Da 1ª vez serácolocado um cartão, etiqueta ou ficha no bem, para mostrar que a primeira equipe o incluiuna contagem. A 2ª equipe vai contar tudo de novo, retirando parte da marca identificadorapara mostrar que também contou o bem e o que sobrou da marca será removido ao final doinventário.

6) Reconciliação e Ajustes: Se houver alguma discrepância é feito o Registro de InformaçãoReal, e assim, a contagem fica conciliada.

Temos também outra classificação:

>> Levantamento: é a coleta de dados sobre todos os elementos do patrimônio. Determina-se o queserá conta e procede-se à contagem, em 3 sub etapas:

1) Identificação: verificação das características dos elementos do patrimônio a sereminventariados, para posterior agrupamento por semelhança;

2) Agrupamento: Juntamos os elementos identificadores conforme sua semelhança, para ficar maisfácil de contá-los;

3) Mensuração: é a contagem, o inventário em si. Nesta etapa será determinada a quantidade demateriais existentes na entidade;

>>Arrolamento: registro das informações levantadas;

>> Tombamento: Também é um registro, mas não das informações, e sim do próprio bem que compõe opatrimônio da entidade.

E como todo bem patrimonial é suscetível de avaliação monetária, passamos à última fase que é ada:

Avaliação: Compreende a aferição do valor monetário do bem. Sem a avaliação o arrolamentosó serve para controlar a existência do bem.

>> Cut-off: é uma paralisação em toda a movimentação de materiais da empresa, (é recomendável queesta paralisação seja real, mas ela pode ser simplesmente teórica, através de um registroapartado), a fim de que o material possa ser contado. É recomendável (não é obrigatório) que aempresa não receba materiais na data do inventário, pois assim o inventário não terminaria nunca,já que continuaria a entrar e sair material livremente.

Através do cut-off a empresa especifica a data limite que as informações do inventário abarcarão.Ex: inventário até o dia 31/12/12, isto significa que os itens que entrarem ou saírem da empresano dia 01/01/2013 não serão contados naquele inventário.

Mas a simples estipulação de data não é suficiente; a empresa precisa apontar quais são asúltimas operações a serem consideradas no inventário (preferencialmente 3). Desta forma, o cut-off pode ser feito através de um mapa que detalhe os 3 últimos documentos considerados antes dacontagem.

>> Alteração e Baixa de Bens:

“A baixa do bem é a atividade administrativa correspondente à saída dele do patrimônio; tudo éregistrado”.

O bem pode sair do patrimônio por:

Alienação de bens móveis e imóveis; (venda/ permuta/ doação) Sinistro; Extravio; Comodato

Na baixa, o bem deixa de compor o patrimônio da entidade, mas ele será lembrado para sempre, poiso número de registro patrimonial dele não poderá ser utilizado em nenhum outro bem. Mesmo com aplaqueta removida, não poderá ser utilizado em outro bem.

Caso um dia, aquele mesmo bem retorne ao patrimônio da entidade, somente aí o nº voltará a serutilizado; até lá o nº fica guardado em outro registro, o de: Bens Desincorporados.

Lembre-se: Todo item está sujeito à Tombamento.

7- Gestão de Estoques:

“Estoque é toda porção armazenada de mercadorias, ou seja, aquilo que é reservado para serutilizado em tempo oportuno”.

O estoque constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo deprodução de seus produtos e serviços.

“Gestão de Estoques é o gerenciamento dos materiais estocados”.

>> Dimensionamento dos Estoques:

É fundamental manter níveis de estoque adequados, ou seja, nem com excesso e nem insuficientes.

Mas como descobrir o nível de estoque adequado a cada caso? Para resolver isso usamos métodospara prever a demanda do material, quais sejam:

Consumo do último período; (seu uso não é aconselhável para empresas)

Média Móvel;

Média Móvel Ponderada.

Média Móvel : média de consumo de + de 1 período anterior. As desvantagens residem nofato de que as médias móveis são influenciadas por valores extremos e de que os períodos +antigos tem o mesmo peso dos atuais.

O valor muito alto de um determinado período influencia para mais o resultado final,superestimando a demanda.

O valor muito baixo de um determinado período influencia para menos o resultado final,subestimando a demanda.Ex:

2007Mês Unidad

esJAN 300FEV 370MAR 420ABR 460MAI 480JUN 490JUL 510AGO 560SET 580OUT 580NOV 570DEZ 560

1º exemplo – média móvel para 5 períodos, solicitando o consumo para janeiro de 2008:

julho a dezembro = 5 períodos, logo: 560+580+570++560/5 = 570 (não houve mudança significativaporque os valores não são extremos).

2º exemplo: Imagine que em setembro o consumo, ao invés de 580 tenha sido de 100 unidades. Logo:560+100+570++560/5 = 474 ( o mês de setembro por apresentar um valor extremo, mais baixo que osoutros, influenciou para menos o resultado final).

Média Móvel Ponderada: Para resolver o problema da média móvel, como a presença de valoresextremos, esta ponderação é feita atribuindo-se pesos diferentes para os períodos de tempodiferentes, ficando os períodos mais recentes com maior peso. (ver a explicação no resumo/outra apostila)

>>Níveis de Estoque: diante da imprevisibilidade é necessário determinar um estoque adicional, umestoque de garantia para que a empresa possa amortecer os efeitos de imprevistos. É usado:

> Gráfico Dente-de-Serra: um dos principais métodos para mensurar e estudar os estoques.

Análise do gráfico:

>> Visualizamos que não há Estoque de Segurança. Ao final de 2 meses, o estoque atinge zero,sendo imediatamente reposto e atingindo novamente 30 unidades. A cada 2 meses é preciso repor oestoque; a quantidade máxima de materiais em estoque é de 30 unidades.

Estoque de Segurança (ou Estoque Mínimo):

Uma forma de proteger o sistema produtivo é ter Estoques de Segurança. Estoque de Segurança éo estoque mínimo que uma empresa deve dispor, a fim de evitar situações não previstas eeventualidades.

Analisando o gráfico, temos um estoque mínimo de 20 unidades.

Aqui temos a ruptura do gráfico por não haver estoque mínimo.

>Tempo de Reposição:

É o tempo que se gasta desde a constatação da necessidade de se adquirir um material e a suaefetiva chegada ao almoxarifado. (é o tempo entre o pedido e a chegada do material noalmoxarifado, também chamado de lead time).

Ponto de pedido:

É o momento que provoca um novo pedido de compra, em função do consumo médio, do tempo dereposição e do estoque mínimo. É definido pela seguinte equação:

PP= consumo médio X tempo de reposição + estoque mínimo.

Rotatividade ou Giro dos Estoques:

É uma avaliação que é feita comparando 2 números do processo produtivo: o do estoque e o do custode vendas no período. (valor consumido).

R= Custo de vendas/ estoque.

Ex: uma empresa teve um custo anual de vendas de R$ 100.000 e investimento em estoques de R$50.000.

R= 100.000/50.000= 2 , ou seja, o estoque da empresa gira 2 vezes ao ano.

Obs: Quanto maior for o nº da rotatividade, melhor será a adm. logística da empresa, menoresserão seus custos e maior será sua competitividade.

Nível de Serviço (nível de atendimento):

Determina se o estoque foi ou não eficaz para atender as requisições dos setores de produção.

Nível de Serviço = nº de requisições atendidas / nº de requisições efetuadas.

Um nível de serviço perfeito será = 1

Lote Econômico de Compra (LEC):

Consiste no calculo do lote otimizado de compra para determinado produto. Ex: matéria-prima.Otimizado significa a melhor combinação entre o custo de armazenagem do produto e o custo dopedido para certa demanda.

LEC 2 = 2.D.P/C

D= demanda do período em unidadesP= Custo unitário do pedidoC= custo unitário de armazenagem.

>> Controle de Estoques:

A empresa precisa controlar seu estoque para ter certeza de que este se mantém nos níveispretendidos. A doutrina identifica 4 métodos principais de controle de estoque:

Sistema de 2 gavetas;

Sistema dos Máximos e Mínimos;

Sistema das Reposições Periódicas;

Planejamento das necessidades materiais (MRP e MRP II).

>> Sistema de 2 gavetas:

É o mais simples. Na gaveta A coloca-se o estoque normal de atendimento (quando acaba usa o B efaz o pedido), na gaveta B é o estoque de reserva + estoque de segurança.

Se a separação entre as gavetas não for física, o sistema será chamado de Estoque Mínimo.

O sistema de 2 gavetas é ideal para controlar itens da classe C.

>> Sistema dos Máximos – Mínimos:Também conhecido como sistema de quantidades fixas. Pode ser usado em situações em que for muitodifícil determinar o consumo de maneira precisa, ou ainda, em casos nos quais ocorreu variação detempo de reposição.

Neste caso, a empresa estimará seus estoques máximos e mínimos para todos os itens que desejarmanter em estoque. O estoque oscilará entre estes limites (máximo e mínimo).

>> Estoque Mínimo (ou de segurança): Estoque adicional de segurança;

>> Estoque Máximo: Estoque mínimo + lote de compra (LC é a quantidade de material comprado/ EM-EM).

O gráfico deste sistema forma a Curva Dente de Serra.

>> Sistema das Reposições Periódicas:

Consiste em fazer pedidos de reposição dos materiais em um intervalo de tempo pré-estabelecidopara cada item.

Desta forma, cada item possui seu período de reposição, sempre em ciclos iguais, chamados de“períodos de reposição”. A quantidade de material solicitado é igual a demanda do próximo períodode tempo, tal como o sistema de máximos e mínimos, é baseado em um Estoque mínimo.

>> Planejamento das Necessidades materiais (MRP e MRP II):

Material Requirement Planning:

É voltado para a previsão líquida de vendas. A empresa elaborará um programa de produção e apartir deste programa serão feitos os pedidos de compra e abastecimento do almoxarifado.

Pegamos a programação de produção e multiplica-se pela lista de materiais, resultando nasnecessidades brutas de materiais.

A empresa utiliza o “gráfico de explosão do produto”, ou ainda, a “árvore de estrutura doproduto”. Estes gráficos discriminam todos os materiais constitutivos do produto em suasquantidades e qualidades.

MRPII = A estratégia de estocagem não abrange só as necessidades do setor produtivo, mas também oplanejamento financeiro e operacional.

Just in Time/ Kanban: tem como objetivo a eliminação de desperdícios, através da produção semestoque. É a produção/ compra sob demanda; o JIT não é um sistema de controle de estoque, poissua função é justamente elimina-lo do processo produtivo.

Kanban: Sistema de cartões e painéis visuais que busca auxiliar no atingimento do JIT. Através docontrole de cartões coloridos, a organização conseguirá direcionar a produção e o consumo demateriais na fábrica, de modo que haja o máximo de sincronização entre o que é produzido e o queé solicitado de material. O Kanban é uma ferramenta para que se atinja o JIT.

>> Métodos de avaliação de estoques:

Custo Médio; Método PEPS (1º entra/ 1º sai); Método UEPS (último entrar / 1º sair).

>> Custo Médio: avaliação + utilizada. É determinada pela média da soma de todos os custosdividido pelo número total de unidades. Esse processo é dinâmico, visto que, a cada entrada emestoque, um novo preço médio passa a ser calculado.

Ex: em 11/01/09 o total foi de 2 unidades e um total de R$ 2,00 (2x1=2);Ex: em 18/01/09 entraram 10 unidades a R$ 0,80 (total 10 x 0,80 = 8,00)

>> Média: Custo total dos itens/ nº total de itens = (2 x 1) + (10 x 0,80)/12 = 0,83. O customédio é 0,83.

>> Os métodos PEPS e UEPS consideram nas saídas os respectivos preços de entrada dos itens.

>> PEPS: quando há saídas de estoque, é como se as unidades + antigas que entraram em estoqueseriam as primeiras a sair.

Data Entrada

Custo unitário /entrada

Saída

Saldo

1-01/01/12

5 R$ 1 5

2-03/02/12

3 R$ 1,50 8

3-03/03/12

4 4

4-05/04/12

2 2

Deste modo no período 3 (03/03/12) teriam saído do estoque 4 unidades a R$ 1,00 cada (valor dasprimeiras que entrou) e restariam 1 a R$ 1,00 e 3 a R$ 1,50 cada. (é atribuído valor da 1ªentrada).

>> UEPS: é o inverso do PEPS. As saídas de estoque são valoradas de acordo com as últimasentradas. Sua análise deve ser feita de baixo para cima, analisando o mesmo gráfico acima. Destemodo, no período 3 (03/03/12) teriam saído do estoque 4 unidades, todas as 3 de R$ 1,50 (valor daúltima que entrou) e + uma a R$ 1,00. Restariam 4 unidades a R$ 1,00 cada. (é atribuído valor daúltima entrada).

Obs: O método UEPS não é permitido pela legislação brasileira.

Existe um outro método de Controle de Estoques, chamado Custo de Reposição, porém ele só éfuncional para itens de alto valor agregado. Ex: carros.

>> Sistemas de Estocagem:

Há 2 sistemas:

Estocagem Fixa; Estocagem Livre.

Na estocagem fixa, os materiais ficam sempre em um mesmo local, já na estocagem livre isto nãoocorre, já que os materiais são colocados nos locais que estiverem disponíveis.

A principal vantagem da estocagem fixa é a facilidade de localização do material quando seprecisa dele, o que não ocorre quando a estocagem é livre.

No entanto, no caso de estocagem fixa pode haver um desperdício de espaços, que podem ficarinocupados, por estar destinados a um determinado material.

Importante: Alguns materiais denominados de Estocagem Especial, mesmo no Sistema de EstocagemLivre, serão armazenados em locais fixos. Ex: Um material inflamável deve ser armazenado em localespecífico.

A vantagem da estocagem livre é justamente o oposto da fixa, na livre há o aproveitamento detodos os espaços existentes.

Classificação ABC:

(ver a parte 1 da apostila)

Itens de baixo valor relativo (relativamente aos outros itens), não se justifica a implementaçãode controles de estoque muito precisos, pois acabariam sendo muito caros.

Itens + caros devem sofrer rigoroso controle e devem manter o menor estoque de segurançapossível, porque esses itens são muito caros.

Itens + baratos podem manter um bom estoque.