PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN AKADEMI KEPERAWATAN

DARMO MEDAND

I

S

U

S

U

N

OLEH:

Melisa Roselina Siregar 120709022

Krisna T.Y.L Tobing 120709025

Dedy Andreas 120709012

Elianser Sihombing 120709038

Yogi Adiansyah 120709058

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASIFAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2015

KATA PENGANTARPuji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan kasih

karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini yang berjudul “Pengelolaan

Terbitan Berseri pada Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan” dengan baik

dan tepat pada waktunya.

Penulis menyadari makalah ini dapat tersusun dengan baik atas bantuan dan

bimbingan dari beberapa pihak, oleh sebab itu penulis sudah sepantasnya mengucapkan

terimakasih kepada :

Ibu Irawati Kahar, selaku dosen mata kuliah “Observasi Jasa Perpustakaan” yang

sudah memberikan bantuan melalui bahan kuliah yang diberikan sehingga penulis

mampu menyusun makalah ini.

Dalam makalah ini dimuat hasil wawancara tentang pengelolaan terbitan berseri pada

Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan. Penulis menyadari bahwa makalah ini

terdapat banyak kesalahan baik dari bentuk penyajian dan gaya bahasa yang digunakan.

Semoga proposal ini bermanfaat bagi para pembaca. Penulis sangat mengharapkan kritik dan

saran yang membangun dari para pembaca sekalian. Akhir kata, penulis ucapkan terimakasih.

Medan, April 2015

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Untuk dapat melaksanakan fungsinya secara baik, perpustakaan hendaknya memiliki

koleksi yang meliputi koleksi referensi, buku teks, terbitan berseri (seperti majalah, koran dan

jurnal), audio visual dan koleksi khusus. Koleksi-koleksi tersebut sangat bermanfaat bagi

para pengguna untuk memenuhi segala informasi yang dibutuhkan dalam program

pendidikan yang sedang diikuti.

Salah satu koleksi yang dimiliki perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan

adalah terbitan berseri. Jenis terbitan berseri ini merupakan salah satu publikasi yang memuat

berbagai tulisan atau artikel serta memuat informasi mutakhir. Untuk mempermudah

penelusuran informasi tersebut, perpustakaan perguruan tinggi perlu mengelola terbitan

berseri secara baik sehingga informasi yang di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan

kepada pengguna kepustakaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri

sangat dibutuhkan pada perpustakaan karena merupakan terbitan mutakhir.

Berdasarkan latar belakang diatas, penulis melakukan wawancara “Pengelolaan

Terbitan Berseri di Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah yang dapat ditentukan

adalah, “Bagaimana Pengelolaan Terbitan Berseri Pada Perpustakaan Akademi Keperawatan

Darmo Medan”.

BAB II

KERANGKA TEORI

2.1 Pengertian terbitan berseri

Lasa Hs dalam pengelolaan terbitan berseri (1994:97) menyatakan bahwa:

“Periodicals adalah suatu publikasi yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi

waktu, berisi berbagai bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga

maupun organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab”. Sedangkan

dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:12)

mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan

jangka waktu terbit tertentu. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan

berseri merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan dengan berdasarkan

nomor urut/secara kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu yang ditentukan.

Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan apabila memiliki ciri-ciri berikut:

1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang berbeda dan ditulis

oleh banyak orang.

2. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada buku teks.

3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa, pengumuman, pemikiran

yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.

4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.

5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu. misalnya: harian,

mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, dan seterusnya.

6. Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai nomor kontrol

terbitan berseri (Lasa Hs, 1994:98).

2.1.1 Jenis Terbitan Berseri

Dalam Perpustakaan Nasional RI (2000: 12) dinyatakan bahwa ada beberapa jenis

terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara lain:

1. Majalah (magazine).

2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year book), proceeding.

3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan lain biasanya diberi

nomor urut.

4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapa halaman tanpa jilid.

5. Abstrak (abstract).

6. Annual.

7. Brosur (brochure).

8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau periode tertentu.

9. Harian (daily) misalnya surat kabar.

10. Jurnal (journal).

11. Berita (news bulletin).

12. Makalah

2.2 Pengadaan Terbitan Berseri

Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang akan

dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya relevan dan

disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan, sesuai dengan

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi terbitan berseri dapat

ditempuh dengan beberapa cara antara lain:

2.2.1 Pembelian

Pembelian merupakan cara yang efektif dalam pengadaan bahan pustaka karena

perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok untuk dijadikan koleksi perpustakaan.

Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan dengan cara melanggan langsung pada penerbit,

melanggan melalui toko buku, dan dari agen atau distributor. Pembelian secara berlangganan

dapat dilakukan di dalam negeri maupun luar negeri. Jika perpustakaan melanggan terbitan

berseri yang berasal dari luar negeri, biaya pengiriman tetap ditanggung oleh perpustakaan

yang bersangkutan dan sebaliknya dengan melanggan terbitan berseri yang berasal dari dalam

negeri. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan setelah perpustakaan memutuskan terbitan

apa yang akan dibeli sesuai dengan perioritas yang telah ditentukan.

Sebelum menentukan judul terbitan yang perlu dilanggan, perpustakaan terlebih

dahulu perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :

a. Tersedianya dana/anggaran.

b. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan itu.

c. Mengetahui minat calon pengguna.

d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul majalah yang telah dimiliki,

dilanggan oleh perpustakaan. (Lasa, 1994; 17)

2.2.2 Hadiah/sumbangan.

Terbitan berseri dapat diperoleh melalui hadiah baik dari Lembaga pemerintah atau

swasta, organisasi profesi maupun perorangan. Penerimaan hadiah harus dilakukan dengan

hati-hati dan teliti karena adakalanya orang/badan yang memberi hadiah/sumbangan memberi

dengan disertai oleh beberapa persyaratan yang kemungkinan sulit untuk dilaksanakan oleh

perpustakaan atau menambah beban perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari

hadiah terkadang kurang sesuai dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan

perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan

koleksi perpustakaan. Hadiah dapat diperoleh dengan cara:

2.2.2.1 Hadiah atas permintaan

Untuk mendapat sumbangan buku dapat dilakukan dengan mengajukan permintaan

kepada lembaga pemerintah, badan swasta, organisasi profesi maupun perorangan.

sebagaimana diyatakan oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan, Kepustakawanan dan

Pustakawan (1992:71) bahwa:

“Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah terbitan kepada lembaga pemerintah

atau swasta, lembaga ilmiah di dalam dan di luar negeri, perwakilan Negara sahabat atau

perorangan. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.Permintaan secara lisan

sebaiknya dikuatkan dengan cara tertulis melalui surat, agar ada bukti autentik”.

Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan hadiah bahan

pustaka yaitu:

a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan.

b. Mengirim surat permohonan sumbangan.

c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila pustaka

sumbangan telah diterima.

d. Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. (Perpustakaan

Nasional RI 2000; 17).

2.2.2.2. Hadiah tidak atas permintaan

Ada kalanya suatu lembaga/badan dan organisasi profesi maupun perorangan

memberikan bahan pustaka kepada perpustakaan tanpa diminta. Sebagaimana dikemukakan

oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:72)

menyatakan bahwa: “Bila suatu perpustakaan memiliki bahan pustaka yang banyak jumlah

eksemplarnya tetapi kurang diminati pengguna maka bahan pustaka tersebut dapat diberikan

kepada perpustakaan yang lebih membutuhkan sebagai hadiah”.

2.2.3 Tukar menukar

Penambahan koleksi dapat dilakukan dengan melakukan tukar menukar, namun perlu

ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakan pertukaran. Dua perpustakaan

yang akan melaksanakan pertukaran terbitan berseri pada prinsipnya harus mengirimkan

contoh terbitan berseri yang akan dipertukarkan. Sebagai bahan pertukaran dapat diambil dari

terbitan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan/hasil penerbitan sendiri atau

lembaga induk perpustakaan tersebut.

2.3 Inventarisasi Terbitan Berseri

Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang

diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan

inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri yang

diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang diterima harus benar-benar sesuai dengan

terbitan yang dipesan. Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan

terbitannya dan faktur dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file

perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam

kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim terbitan tersebut.

Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap perpustakaan, selanjutnya

diinventarisasi dalam buku/inventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:

1. Judul terbitan

2. ISSN

3. Penerbit

4. Alamat

5. Kala terbit

6. Harga langganan

7. Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil pembelian, hadiah dan

pertukaran

8. Pengarang

Gambar 1. Contoh Kartu Inventaris Terbitan Berseri.

Gambar 2. Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris.

Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat juga

dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan berseri

dicatat dalam kartu registrasi atau buku induk/inventarisasi, maka terbitan berseri tersebut

dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat katalog dan kelengkapan selanjutnya pada

terbitan berseri tersebut.

2.4 Pengolahan Terbitan Berseri

Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera diproses, agar

informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna

perpustakaan. Hal pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah

pengklasifikasian.

Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya adalah sistem

klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya. Ada

beberapa sistem klasifikasi yang dapat dipergunakan sebagai berikut :

1. Dewey Decimal classification (DDC).

2. Universal Decimal Classification (UDC)

3. .Library of Congres Classification (LLC).

4. Colon Classification.

5. Bills Bibliographic classification.

Menurut Lasa (1994:34) terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan

berseri yakni:

1. Pemeriksaan

Terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus diperiksa terlebih dahulu,

apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, pertukaran atau sekedar

titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh perpustakaan agar tidak terjadi

kesalahfahaman dalam pemrosesan.

2. Pemberian cap, tanda kepemilikan

Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang diletakkan

pada halaman paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, dengan syarat tidak

menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut.

3. Pencatatan

Setelah kedua kegiatan tersebut selesai dilakukan, dilanjutkan dengan kegiatan

berikutnya yaitu:

a. Pencatatan kartu registrasi

Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data yang perlu

dicatat antara lain adalah judul terbitan berseri, ISSN atau International

Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala terbit, harga langganan, asal

terbitan, subjek. Kartu-kartu registrasi ini biasanya hanya ditempatkan pada

bagian pengadaan untuk mencatat atau mengontrol masuknya terbitan berseri

ke perpustakaan yang mengolahnya.

b. Pencatatan dalam buku inventarisasi

Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan menggunakan buku

inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem kartu ini meliputi judul terbitan

berseri, ISSN, nomor inventarisasi tanggal diterima, volume, nomor, bulan,

tahun dan lain-lain.

4. Pembuatan kartu katalog

Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh perpustakaan

perlu dibuatkan daftar/katalog. Katalog ini dapat berbentuk buku/printed katalog

maupun kartu/card katalog. Katalog tersebut sangat berguna bagi pencarian informasi

terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.

Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan

memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara lain:

a. Halaman Judul.

b. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik

halaman judul dan kolofon.

c. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan

bibiliografis serta indeks.

d. Luar buku (publikasi). (Yahya Suhendar, 2005:44)

Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek terbitan

berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa informasi yang perlu

dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:

1. Judul majalah, judul pararel, anak judul.

2. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui maka cukup

dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.

3. Frekuensi kala terbit.

4. ISSN (International Standard Serial Number).

5. Kota terbit.

6. Nama lembaga.

7. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan.

8. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal oleh

kalangan luas.

9. Ukuran tinggi majalah.

10. Edisi.

11. Catatan. (Abdul Rahman Saleh dan Yuyu Yulia, 1996:51)

Bentuk kartu inventarisasi dalam rangka pengkatalogan ini dapat dibedakaan menjadi:

1. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara harian.

2. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, dua mingguan,

bulanan, dua bulanan, tiga bulanan, empat bulanan, tengah tahunan, tahunan, dll.

Gambar 3.Contoh Kartu Katalog Terbitan Berseri.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebelum melakukan pengatalogan

terbitan berseri, perpustakaan perlu terlebih dahulu memeriksa setiap terbitan berseri yang

telah diterima agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan kartu katalog yang menjadi

sarana penelusuran koleksi perpustakaan bagi pengguna. Setelah selesai melakukan

pengatalogan proses selanjutnya adalah pemberian kelengkapan seperti label dan kantong

kartu terbitan berseri.

Gambar 4.Contoh Kartu Majalah.

Sumber : Lasa Hs, 1994:94.

Untuk kantong kartu terbitan berseri dapat berbentuk segitiga dan segi empat, dapat

dilihat pada contoh di bawah ini.

Gambar 5.Kartu Katalog Berbentuk Segitiga.

Gambar 6.Kantong Kartu Majalah Berbentuk Segi Empat.

Kelengkapan tersebut diperlukan apabila sewaktu-waktu majalah tersebut dipinjam untuk

difotocopy.

2.5 Penjajaran Terbitan Berseri

Menurut Lasa Hs (1994:86) terdapat beberapa cara/sistem pejajaran terbitan berseri

yaitu:

1. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis

Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna

lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk perpustakaan atau

lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.

2. Disusun Perkelompok Bidang

Dalam sistem ini lebih dititikberatkan pada bidang. Dengan demikian pengguna akan

mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih

cocok untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak.

3. Disusun Kronologis Penerimaan

Terbitan yang diterima tanggal tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi

petunjuk, misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak

berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru diterima.

Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya dilakukan setiap hari.

2.6 Pelayanan Terbitan Berseri

1. Sistem Layanan Terbuka (open access).

Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil langsung

bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman Umum

Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000; 24) bahwa: Layanan

terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran

koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena pengguna memiliki

kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang

dibutuhkannya.

2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)

Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan

pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna

perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan pustaka

ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas

perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui katalog

perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas perpustakaan dapat

mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas sirkulasi.

BAB III

PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN

AKADEMI KEPERAWATAN DARMO MEDAN

3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan

3.1.1 Sejarah Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan

Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan berdiri pada tahun 1990

bersamaan dengan berdirinya kampus Akademi Keperawatan Darmo Medan. Perguruan

Tinggi ini diselenggarakan oleh Yayasan Darmo Medan yang dipimpin oleh Ketua Yayasan

Dra. Gugun Sianipar dengan 5 orang anggotanya dan dipimpin oleh Direktur Helminaria

Hutabarat, SKM, M.Kes, M.Pd dengan Pembantu Direktur I Henni Sidabariba, S.Pd.

3.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan

Visi

Menjadi perpustakaan yang berkualitas di Kota Medan yang berorientasi pada penguasaan

ilmu pengetahuan sehingga menjadi perpustakaan rujukan tahun 2020.

Misi

1. Menyediakan akses informasi dan layanan secara tepat waktu, tepat guna dan efektif

untuk mendukung fungsi Tridarma Akademi Keperawatan Darmo Medan.

2. Mengadakan dan menyediakan bahan perpustakaan ynag dapat membantu mahasiswa

dan dosen menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka.

3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan

Pembantu Direktur IJasmen Manurung, S.K.M, M.Kes

Kepala PerpustakaanRiris Manalu, AMd

Staff PerpustakaanMelvi Sianipar, AMd

Staff PerpustakaanMei Munthe

3.2 Pengadaan Terbitan Berseri

Koleksi terbitan berseri yang dimiliki Akademi Keperawatan terdiri dari majalah

sebanyak 4 judul, jurnal 3 judul yang pada umumnya berkaitan dengan bidang keperawatan

dan kebidanan, dan surat kabar yang terdiri dari 3 judul. Seluruh koleksi terbitan berseri

diperoleh dengan cara berlangganan walau terkadang ada beberapa yang diperoleh dari

hadiah/sumbangan dari berbagai pihak. Menurut pengelola perpustakaan, jumlah koleksi

terbitan berseri yang dimiliki saat ini masih dirasa cukup walau dimasa yang akan datang

diharapkan jumlah koleksi yang dimiliki semakin bertambah baik yang berasal dari dalam

dan luar negeri mengingat perkembangan teknologi informasi berkembang dengan cepat

sehingga diharapkan seluruh sivitas Akademi Keperawatan Darmo Medan dapat memperoleh

informasi yang terbaru.

3.4. Inventarisasi Terbitan Berseri

Terbitan berseri yang telah diterima, baik yang dilanggan maupun berupa hadiah

selanjutnya diperiksa secara seksama agar tidak terjadi kesalahan. Pada saat menerima

terbitan berseri perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan memperhatikan beberapa

faktor antara lain:

1. Terbitan berseri yang diterima dicocokkan dengan daftar pesanan (judul majalah,

nomor majalah), selain itu pihak perpustakaan Akademi Keperawatan juga memeriksa

kondisi fisik majalah/surat kabar tersebut, apakah dalam keadaan baik/utuh atau tidak.

2. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan daftar pesanan maka terbitan

berseri tersebut dikembalikan kepada orang yang mengirim atau agen yang

bersangkutan.

3. Jika tidak terdapat kerusakan, selanjutnya terbitan berseri yang diterima diberi cap

kepemilikan atau cap perpustakaan seperti tertera di bawah ini:

Gambar 1. Cap/Stempel Kepemilikan Perpustakaan.

Perpustakaan

Akademi

Keperawatan

Medan

4. Setelah diberi tanda kepemilikan/cap perpustakaan, maka diberi cap inventarisasi.

Gambar 2. Cap/Stempel Inventarisasi Perpustakaan.

Tgl terima

No. induk

Asal

5. Terbitan berseri yang telah diberi tanda kepemilikan, cap perpustakaan dan cap

inventarisasi, kemudian dicatat dalam buku inventarisasi. Adapun informasi yang

dicatat dalam buku inventarisasi adalah:

a. Tanggal terima.

b. Judul terbitan.

c. Nomor terbitan berseri.

d. Penerbit, tempat terbit.

e. Tahun terbit.

f. Sumber, pada kolom ini dicatat asal terbitan, apakah hasil dari pembelian atau hadiah.

g. Harga.

h. Bahasa.

i. Eksemplar.

j. Keterangan tentang hal-hal yang dianggap perlu.

Pencatatan atau inventarisasi terbitan berseri pada perpustakaan Akademi

Keperawatan Darmo Medan dilakukan dengan sistem buku. Setiap judul terbitan berseri

dicatat dalam buku inventarisasi yang telah tersedia.

Di bawah ini dapat dilihat contoh buku inventarisasi majalah pada perpustakaan

Akademi Keperawatan Darmo Medan.

Gambar 3. Buku Inventarisasi Majalah pada Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo

Medan

Di bawah ini dapat dilihat contoh buku inventarisasi surat kabar pada perpustakaan

Akademi Keperawatan Darmo Medan.

Gambar 4. Buku Inventarisasi Surat Kabar pada Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo

Medan.

3.5. Pengolahan Terbitan Berseri

Setiap koleksi terbitan berseri yang telah diterima oleh perpustakaan baik yang

berasal dari pembelian maupun hadiah harus segera diolah/dilakukan pembuatan kartu

katalog agar informasi tersebut mudah untuk ditemukan. Sehubungan dengan hal tersebut di

atas perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan belum melakukan

pengolahan/pengkatalongan atau pengklasifikasikan terbitan berseri. Setiap koleksi berseri

yang dimiliki dibubuhi cap kepemilikan, cap inventarisasi, dan pencatatan kode dalam bentuk

kartu katalog yang kemudian ditempatkan dalam setiap rak untuk memudahkan pencarian

sedangkan proses pengkodean dalam rangka penyusunan katalog yang terkomputerisasi yang

bertujuan untuk memudahkan pencarian dan menginventarisasi koleksi yang ada belum

dilakukan. Berdasarkan uraian tersebut penulis menyimpulkan bahwa pengolahan terbitan

berseri pada perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan masih dilaksanakan secara

manual.

Koleksi berseri seperti surat kabar, setiap surat kabar yang telah terbit selama jangka

waktu satu bulan dikumpulkan dan dijadikan satu tempat yang sebelumnya dibubuhi label

nama surat kabar, bulan dan tahun terbit pada rak penyimpanan.

Dari uraian diatas pengolahan koleksi terbitan berseri pada perpustakaan Akademi

Keperawatan Darmo Medan telah dilakukan dengan cukup baik, walau untuk mencari koleksi

yang ada masih dirasa sulit karena masih menggunakan metode manual.

3.6. Penjajaran Terbitan Berseri

Koleksi terbitan berseri yang telah melewati proses inventarisasi kemudian dijajarkan

pada rak yang telah tersedia. Penjajaran terbitan berseri disusun berdasarkan abjad nama

koleksi baik majalah, jurnal, serial maupun surat kabar serta masa terbitannya seperti contoh

untuk surat kabar ditempatkan pada rak-rak yang berbeda baik dari segi nama surat kabar

maupun bulan terbitnya begitu pula dengan serial yang disusun berdasarkan nama dan

edisinya. Dengan demikian penyusunan koleksi terbitan berseri tidak didasarkan pada nomor

klasifikasi melainkan berdasarkan pada abjad nama koleksi berseri, namun tempat

penyusunan koleksi tetap dipilah berdasarkan jenis koleksi berseri untuk memudahkan

pencarian dan pemanfaatan koleksi yang ada. Hal ini dikarenakan para pengguna

membutuhkan data dan informasi dari koleksi berseri yang dimuat dalam terbitan atau edisi

tertentu. Menurut pengelola perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan, kesulitan

yang dihadapi dalam melakukan pengolahan bahan koleksi terbitan berseri ini adalah

menyusun seluruh koleksi pada tempatnya karena sering kali para pengguna perpustakaan

tidak mengembalikan kembali koleksi yang dibaca pada tempatnya namun malah meletakkan

ke sembarang tempat sehingga bercampur dengan koleksi yang lain.

3.7. Pelayanan Terbitan Berseri

Pelayanan terbitan berseri yang dilakukan oleh perpustakaan Akademi Keperawatan

Darmo Medan adalah sistem terbuka (open access), dimana pengguna bebas memilih dan

mengambil langsung koleksi dari rak. Koleksi terbitan berseri tidak dapat dipinjam untuk

dibawa pulang hanya dapat digunakan /dibaca diruang baca koleksi terbitan. Berdasarkan

uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem pelayanan terbuka (open access) yang

dilakukan oleh perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan sudah efektif.

3.8. Pemeliharaan Terbitan Berseri

Koleksi terbitan berseri yang dimiliki perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo

Medan dipelihara secara berkala setiap sebulan sekali. Koleksi yang ada akan disusun

kembali guna memudahkan pencarian dan menata koleksi yang ada. Koleksi yang paling

lama disusun menjadi satu kesatuan dan diletakkan di rak paling atas, sebaliknya koleksi

terbitan yang paling baru disusun setelahnya sesuai dengan urutan waktu terbit, yang

biasanya letaknya dalam jarak jangkau yang memudahkan para pengguna koleksi terbitan

berseri. Selama ini pemeliharaan koleksi terbentur pada jumlah personil perpustakaan yang

belum cukup memadai untuk memelihara koleksi yang ada mengingat jumlah koleksi yang

tidak sedikit dan waktu yang dibutuhkan juga cukup lama untuk menata setiap koleksi yang

ada sehingga sirkulasi penggunaannya semakin mudah.

BAB IV

KESIMPULAN

Berdasarkan seluruh uraian pada bab-bab sebelumnya, penulis mengemukakan

kesimpulan berikut:

1. Pelayanan bahan pustaka termasuk Terbitan Berseri pada perpustakaan Akademi

Keperawatan Darmo Medan Medan dilaksanakan dengan sistem terbuka (open

access).

2. Dalam melaksanakan pengatalogan bahan pustaka, perpustakaan Akademi

Keperawatan Darmo Medan berpedoman pada DDC edisi 22, penentuan Tajuk subjek

berpedoman pada Daftar Tajuk subjek yang diterbitkan oleh perpustakaan nasional RI

1995.

3. Jumlah terbitan berseri yang dilanggan dan dimiliki perpustakaan Akademi

Keperawatan Darmo Medan masih sangat kurang, jika disesuaikan dengan buku

pedoman umum perpustakaan perguruan tinggi.

4. Semua terbitan berseri pada perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan

belum diolah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

DAFTAR PUSTAKA

Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Medan: USU Press.

Saleh, Abdul Rahman. 1996. Pengelolaan terbitan berseri : PUST 2250/2SKS/Modul 1-6.

Jakarta: Universitas Terbuka.

Lasa HS. 1994. Jenis-jenis pelayanan informasi perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada

University Press.

Soedibyo, Noerhayati. 1987. Pengelolaan perpustakaan. Alumni.

Lasa, HS. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius

Fadhlan. “Pengelolaan Terbitan Berseri”. http://www.dikti.go.id. Diunduh 18 April 2015

Priyono. “Pengelolaan Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional RI”. http://www.Pnri.go.id.

Diuduh 18 April 2015

Sholihin. “Pengatalogan Terbitan Berseri”. http://www.solihin.staff.uns.or.id. Diunduh 18

April 2015

LAMPIRAN

PEDOMAN WAWANCARA

Pedoman Wawancara :

Lokasi : Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan

Jl. Tali Air 23, Medaan

Nama pustakawan : Riris Manalu, Amd

Tanggal observasi : 2 Juni 2015

Materi observasi : Pengelolaan terbitan berseri

1. Bagaimanakah sejarah berdirinya Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan

?

2. Bagaimanakah struktur organisasi Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo

Medan ?

3. Bagaimanakah Pengadaan Terbitan Berseri ?

4. Bagaimanakah Inventarisasi Terbitan Berseri ?

5. Bagaimanakah Pengolahan Terbitan Berseri ?

6. Bagaimanakah Penjajaran Terbitan Berseri ?

7. Bagaimanakah Pelayanan Terbitan Berseri ?

8. Bagaimanakah Pemeliharaan Terbitan Berseri ?