PERANAN HUMAS KEMENTERIAN KEHUTANAN DALAM PELAKSANAAN EVENT INDOGREEN FORESTRY EXPO DI JAKARTA

CONVENTION CENTER 2012

Rofiqoh Wulandari/Linda Islami Vqo_4@yahoo.com/linda.islami@budiluhur.ac.id

Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Budi Luhur

ABSTRACTPublic relations is a management function to bridge between the organization

and the community. Ministry of Forestry was instrumental in advancing, empowering communities through the organization of events IndoGreen Forestry Expo 2012. To be able to gain knowledge and insight about a healthy environment to the people. The purpose of this study was to determine the role of Public Relations of the Ministry of Forestry in the Implementation of event IndoGreen Forestry Expo 2012 at the Jakarta Convention Center. The problem formulation in this study is "How publicists role in the implementation of the Ministry of Forestry, forestry IndoGreen event at the Jakarta Convention Center Expo 2012?" The theory used in this study is the role of Public Relations Theory of Cutlip, Center & Broom who said there are four roles, namely the Council of Public Relations Expert (Expert Precriber Communication), Problem-Solving Process Facilitator (Problem Solving Process Facilitator), Facilitator Communication (Communication Facilitator), Communications technician (technician Communication). In this study the authors use constructivist paradigm, the approach taken in this study by using a qualitative approach. The method used by the author in this research is descriptive. The results showed that the role of public relations in the implementation of the Ministry of Forestry IndoGreen Forestry Expo 2012 event. To introduce a healthy environment to the people, the way through the event IndoGreen Forestry Expo is expected to increase public knowledge and insight about a healthy environment which is still a lack of awareness of healthy living environment by the Indonesian people.Keywords: The Role of Public Relations, Government Relations, Event, IndoGreen Forestry Expo.

PENDAHULUANHubungan masyarakat (Humas) mempunyai peran yang cukup penting di dalam

langsungnya suatu kegiatan di perusahaan baik swasta maupun pemerintah. Humas dapat dikatakan memiliki andil yang besar dalam berjalannya suatu tujuan perusahaan. Hubungan masyarakat sendiri merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menjembatani antara organisasi dengan masyarakat. Karena pemerintah memiliki tujuan dan kepentingan lebih kompleks dari sekedar menjaga citra yang baik pemerintahan. Kementerian Kehutanan Jakarta berperan penting dalam memajukan, memberdayakan masyarakat dengan memberikan pelayanan informasi terkait seperti, pelestarian hutan dan keanekaragaman hayati, penyerahan bibit tanaman serta penanaman pohon, memberikan perlindungan untuk hutan dan memperbaiki ekosistem kawasan lingkungan hidup, dengan berpihakan kepada rakyat mengelola hutan secara berkeadilan. Dimana hal ini sesuai dengan komitmen presiden untuk menurunkan Gas Rumah kaca sebesar 26% dengan upaya sendiri atau sampai 41% dengan dukungan internasional dan serta upaya pertumbuhan ekonomi sebesar 7% pertahunnya melalui Event IndoGreen Forestry Expo

merupakan salah satu program Humas yang dilaksanakan dalam bidang sosial. Kementrian Kehutanan Republik Indonesia memiliki peran yang sangat penting untuk memperkenalkan lingkungan hidup sehat kepada masyarakat, agar masyarakat dapat mengetahui apa yang telah dimaksud dengan lingkungan hidup sehat, serta menciptakan kesadaran terhadap tujuan dan kegiatan yang telah dilakukan. Oleh karena itu Kementrian Kehutanan berupaya melakukan kegiatan-kegiatan dalam memperkenalkan serta dapat menginformasikan manfaat lingkungan hidup sehat kepada masyarakat. Kegiatan tersebut diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan masyarakat mengenai lingkungan hidup sehat yang terbilang masih kurangnya kesadaran terhadap lingkungan hidup sehat oleh masyarakat indonesia.

Kementerian Kehutanan Jakarta, sebelumnya mengadakan beberapa event di antaranya pada tahun 2009 event" IndoGreen Forestry Expo ke-1, tahun 2010 event " IndoGreen Forestry Expo ke-2, IndoGreen Forestry Expo ke-3 tahun 2011, dan IndoGreen Forestry Expo ke-4 pada tahun 2012 yang di selenggarakan di Jakarta Convention Center (JCC) dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dalam penyelenggaraan event IndoGreen Forestry Expo 2012, yaitu menjalin kerjasama dengan berbagai pihak, seperti bekerja sama dengan media relations, para sponsor event dan pemerintah. Event IndoGreen Forestry Expo 2011 telah dikunjungi oleh 10.000 ribu orang terdiri dari pejabat pemerintah, pengusaha, mahasiswa, aktivis pencinta lingkungan, pelajar dan masyarakat umum. Pada tahun 2012 event IndoGreen Forestry Expo mengalami peningkatan yang dikunjungi mencapai 25.000 ribu orang.

Peneliti tertarik mengangkat judul “Peranan Humas Kementrian Kehutanan dalam pelaksanaan event IndoGreen forestry Expo di Jakarta 2012.” Karena Dengan di adakannya IndoGreen Forestry Expo 2012 di Jakarta Convention Center (JCC) peneliti ingin mengingatkan kepada masyarakat dan para pelaku industri sektor kehutanan agar selalu mengembangkan budaya ramah lingkungan dalam setiap kegiatannya. Melalui program pameran berharap dengan kesadaran dan kepedulian para pengembang industri kehutanan terhadap lingkungan hidup yang semakin meningkat. “Pameran kehutanan ini sangat penting sebagai media sosialisasi yang mempertemukan para pengusaha yang bergerak di sektor kehutanan seperti usaha pertanian, perkebunan, dan pertambangan, sehingga mereka dapat membangun komunikasi untuk pengembangan industri ramah lingkungan. “Pameran Kehutanan ini adalah sarana promosi mengenai agenda tahunan Kementrian Kehutanan. Melalui program lingkungan hidup pihak Kementrian Kehutanan mencoba untuk melaksanakan suatu program pemerintah yang telah dijalankan.

Pemerintah Indonesia memiliki peran yang sangat penting dan tanggung jawab terhadap permasalahan yang ada ditengah masyarakat terutama pemanasan global warming dan tingkat polusi yang semakin meningkat. Untuk Meningkatkan kesadaran masyarakat akan fungsi hutan sebagai paru-paru dunia dan Menyelamatkan hutan yang di Indonesia dari pembalakkan liar (illegal logging). Pada kantor Kementrian Kehutanan, Program ini menjadi bagian terpenting dari tugas bidang sosial, suatu syarat dari kegiatan kehumasan. Begitupun yang telah dilaksanakan dalam bidang sosial Kementrian Kehutanan, Jakarta.

KERANGKA TEORI

Public Relations memiliki beberapa peran yang dapat menunjang keberhasilan suatu perusahaan serta mengangkat citra positif suatu perusahaan yaitu sebagai :

1. Penasehat Ahli ManajemenSeseorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Public Relationship).

2. Fasilitator Komunikasi Praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu manajemen dalam hal untuk mendengarkan apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya.

3. Fasilitator Proses Pemecahan MasalahMembantu pimpinan organisasi sebagai penasehat hingga mengambil tindakan eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

4. Teknisi KomunikasiPraktisi Public Relations sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in organization. (Rosady Ruslan, 2005:19-20)

Fungsi Public Relations menurut Soleh Soemirat (2004:23) adalah : Membina hubungan baik dengan eksternal publik (dalam hal ini pers), karena Public Relations tidak hanya mengandalkan media internal dan semi eksternal (house journal) yang dimilikinya, tetapi juga memerlukan media massa untuk mempublikasikan berbagai kegiatan perusahaan/organisasi. Pemeliharaan hubungan baik dengan pers tidak akan membuat kesulitan bagi Public Relations dalam menyebarluaskan informasi melalui media massa.

Peneliti memahami pernyataan di atas, bahwa peran dan fungsi Public Relations adalah untuk kegiatan manajemen, membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya baik publik eksternal maupun internal, menciptakan komunikasi dua arah serta melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.

Kegiatan Public RelationsAktivitas dan kegiatan Public Relations harus disesuaikan dengan publik dan

tujuan yang ingin dicapai. Terdapat dua macam publik sasaran dari kegiatan Public Relations yaitu publik internal dan publik eksternal. Sesuai dengan publiknya, kegiatan Public Relations pun terbagi menjadi kegiatan Public Relations ke dalam (internal Public Relations) dan ke luar (eksternal Public Relations). (F. Rahmadi, 1994:8)

Menurut Cutlip, Center dan Broom dalam bukunya “Effective Public Relations” (2006:40) menyebutkan 10 tugas atau kegiatan yang menjadi kegiatan Public Relations, yaitu :

a. Writing (Tulisan)

Yaitu kegiatan membuat bermacam-macam tulisan yang dibuat dalam bentuk berita, surat berita, korespondensi, laporan, pidato, buklet, teks, naskah dan bulletin dagang iklan institusional, informasi produk, dan material teknikal.

b. EditingYaitu berbagai macam komunikasi internal maupun eksternal dalam bentuk publikasi, surat berita untuk karyawan, laporan untuk pemegang saham dan lain-lain.

c. Media relations (Hubungan dengan Media)Yaitu melakukan kontak dengan media dan majalah untuk memberikan informasi terbaru tentang organisasi dan menanggapi permintaan informasi tertentu atau wawancara dari dan dengan media.

d. Special event (Peristiwa atau Acara Khusus)Yaitu merancang dan menangani konfrensi pers, pameran, konvensi, perayaan ulang tahun perusahaan, acara pengumpulan dana pengamatan khusus, program kontes dan penghargaan.

e. Speaking (Berbicara)Yaitu kegiatan mewakili organisasi atau merancang acara penampilan orang lain di hadapan publik.

f. ProductionsYaitu melakukan komunikasi dengan menggunakan keterampilan dan pengetahuan tentang multimedia, termasuk seni fotografi, lay out untuk brosur, buklet, laporan, iklan institusional, publikasi periodical, rekaman, dan auditing suara dan video tape, serta presentasi audio visual.

g. Reseacrh (Riset)Yaitu kegiatan mengumpulkan informasi sehingga memudahkan organisasi untuk merencanakan program sesuai kebutuhan dan masalah publik, monitoring efektif program Public Relations selama pelaksanaan dan evaluasi dampaknya.

h. Programming & ConsellingYaitu kegiatan menentukan kebutuhan, prioritas, tujuan publik, sasaran dan strategi, bekerja sama dengan manajemen atau klien untuk proses memecahkan masalah.

i. Training (Pelatihan)Yaitu bekerja sama dengan wakil-wakil organisasi untuk membuat persiapan menghadapi media, presentasi dan pemunculan publik lainnya.

j. ManagementYaitu kegiatan administrasi operasi personalia, keuangan dan program.

Dari pemaparan di atas, peneliti dapat menjelaskan bahwa Public Relations mempunyai tugas-tugas atau kegiatan untuk menjalin hubungan yang harmonis dengan publik internal dan publik eksternal. Karena tanpa adanya hubungan yang baik dengan pihak-pihak tersebut tujuan perusahaan tidak akan terpenuhi. Perlunya kegiatan media relations yang dilakukan praktisi Public Relations untuk membina hubungan baik dengan pihak media massa, karena media massa merupakan medium penyampai pesan dan pencitraan kepada publik. Semakin banyak akses yang didapat publik dari media massa berkaitan dengan produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan, maka diharapkan semakin besar tingkat kepercayaan publik terhadap perusahaan.

Peran HumasMenurut (Ruslan,2006:hal.89)Peran Utama Humas, sebagai berikut :1. Sebagai komunikator penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili

dengan publiknya.2. Membina relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling

menguntungkan dengan pihak publiknya.3. Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen

organisasi dalam perusahaan.4. Membentuk corporate, artinya peranan humas berupaya menciptakan citra bagi

organisasi atau lembaganya.Berkaitan dengan peran humas, Teori peran peneliti pilih untuk menjelaskan

bahwa petugas humas dalam menjalankan kegiatannya, dapat memiliki peran lebih dari satu, diantaranya yaitu menurut Scott M. Cutlip, Center & Broom yang dikutip oleh Rosady Ruslan, terdapat 4 peranan Humas, yaitu : 1. Penasihat Ahli (Expert Pesciber)

Seseorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (publik relationship).

2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator)Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya.

3. Fasilitator proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Facilitator)Peranan praktisi Public Relations dalam proses pemecahan persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

4. Teknisi Komunikasi (Communications Technician)Dalam hal ini Public Relations berperan sebagai Journalist In Resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi dan sistem organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan (level), (Rosady Ruslan,2002:hal.21-22).

Peran yang dimaksud dalam teori peran tersebut adalah bahwa individu dalam menjalankan kehidupannya dituntut untuk memiliki peran sesuai dengan eksistensi nya, budayanya bahkan juga sesuai dengan norma-norma yang ada, yang akan menentukan perilaku dari individu itu sendiri.

Penulis menyimpulkan ada 4 peran Humas adalah sebagai berikut : 1. Penasihat Ahli (Expert Pesciber), 2. Fasilitator Komunikasi (Communication Facilitator),3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Facilitator),4. Teknisi Komunikasi (Communications Technician).

Sedangkan Humas Pemerintah, lebih dapat ‘bergerak’ di level strategi untuk merancang sebuah program khusus kepada masyarakat agar masyarakat juga merasa dilibatkan dalam program pembangunan pemerintah, yang berbasis pada perubahan pola pikir masyarakat dan transparansi publik. Untuk itulah selaku petugas Humas yang berada di instansi pemerintah, tentunya Humas harus dapat memberikan strategi-strateginya yang berdasarkan pada komunikasi persuasif, sehingga dapat terlihat lebih jelas peran yang telah dijalankan oleh pemerintah.

Humas (Hubungan Masyarakat)Pengertian Humas menurut Institut Public Relations (IPR) adalah keseluruhan upaya

yang dilakukan secara terencana dan kesinambungan dalam rangka menciptakan dan

memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap publiknya.

Menurut Frank Jefkins (2002:hal.2), Humas merupakan segala bentuk komunikasi berencana ke luar dan kedalam antara sebuah organisasi dengan masyarakat untuk tujuan memperoleh sasaran-sasaran tertentu yang berhubungan dengan saling pengertian (mutual understanding).

Menurut Cutlip-Center-Broom mendefinisikan Humas sebagai “usaha terencana untuk mempengaruhi pandangan melalui karakter yang baik serta tindakan yang bertanggung jawab, didasarkan atas komunikasi dua arah yang saling memuaskan” (Morissan,2008:hal.7-8).

Menurut Webster’s New World Dictionary mendefinisikan sebagai berikut : “Hubungan dengan masyarakat luas, seperti melalui publisitas; khususnya fungsi-fungsi koperasi, organisasi dan sebagainya yang berhubungan dengan usaha untuk menciptakan opini publik dan citra yang menyenangkan untuk dirinya sendiri”. (Morissan,2008: hal.7-8).

Humas merupakan fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur seorang individu atau sebuah organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan menjalankan suatu program untuk mendapatkan pengertian dan penerimaan publik. Humas adalah filsafat sosial dan manajemen yang dinyatakan dalam kebijaksanaan beserta pelaksanaannya, yang melalui interprestasi yang peka mengenai peristiwa-peristiwa berdasakan pada komunikasi dua arah dengan publiknya, berusaha untuk memperoleh saling pengertian dan itikad baik.

Dari sekian banyak definisi humas, bisa kita lihat bahwa humas pada intinya kegiatan yang bermaksud untuk memberikan pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatan tersebut diharapkan muncul suatu dampak yakni perubahan positif.

Tugas-Tugas Hubungan Masyarakat (Humas)Setelah mengetahui pengertian dari Humas, maka selanjutnya penulis akan

membahas mengenai tugas-tugas utama dari seorang Humas. Adapun tugas-tugas-tugas utama dari seorang Humas dapat dirinci antara lain sebagai berikut :a. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik dan tepat atas organisasinya, baik

itu yang berkenaan dengan kebijakan, produk, jasa, maupun dengan para personelnya.b. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra,

kegiatan, reputasi maupun kepentingan-kepentingan organisasi, dan menyampaikan setiap informasi yang penting ini langsung kepada pihak manajemen atau pimpinan pucuk untuk diangap atau ditindak lanjuti.

c. Memberi nasihat atau masukan kepada pihak manajemen mengenai berbagai masalah komunikasi yang penting, berikut dengan berbagai teknik untuk mengatasi dan memecahkannya.

d. Menyediakan berbagai informasi kepada khalayak, perihal kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa, dan personalia, selengkap mungkin demi menciptakan suatu pengetahuan yang maksimum dalam rangka menjangkau pengertian khalayak. (M.Linggar Anggoro,2005:hal.110)

Dari penjelasan diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa secara garis besar, seorang Humas perusahaan mempunyai tugas secara internal dan eksternal. Adapun tugas internalnya berupa pemberian nasihat, masukan, dan bahkan solusinya kepada pihak manajemen guna memecahkan masalah yang timbul di perusahaan sedangkan, tugas eksternalnya yaitu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh khalayak mengenai kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa, dan personalia, selanjutnya seorang Humas pemerintah harus mampu menciptakan dan memelihara citra dengan yang positif di mata khalayaknya. Humas membuat adanya timbal balik antara perusahaan dengan publik yang bertujuan adanya saling pengertian.

Fungsi Hubungan MasyarakatFungsi Humas menurut Onong Uchjana Effendy sebagai berikut yaitu :

a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik intern dan ekstern.c. Menciptakan kombinasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari oranisasi

kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.d. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.

(Onong Uchjana Effendy,1999:94)Kemudian menurut Edwin Emery fungsi Humas ialah “upaya yang terencana dan

terorganisasi dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan hubungan-hubungan yang saling bermanfaat dengan publiknya”. (F.Rachmadi, 1996:7)

Dari beberapa definisi tersebut penulis menyimpulkan bahwa fungsi humas di dalam suatu organisasi yaitu Humas menyampaikan informasi mengenai perusahaan kepada publiknya dan juga membina hubungan yang baik terhadap publiknya sehingga adanya saling pengertian yang pada akhirnya tercapainya tujuan perusahaan.

Dapat dipahami bahwa fungsi Humas ialah mengharmonisasikan hubungan di antara publiknya, Humas berfungsi menciptakan hubungan jangka panjang, yang dimana antara sesama publiknya tercipta rasa saling pengertian, saling kerjasama, dan kepuasan.

Humas Dalam Institusi PemerintahanHumas pemerintah merupakan salah satu bagian kajian hubungan masyarakat (Humas).

Yang tidak kalah pentingnya dengan Humas perusahaan atau organisasi. Karena Humas pemerintah mempunyai tanggung jawab moral terhadap rakyat atau masyarakat luas, banyak kebijakan-kebijakan pemerintah yang perlu diketahui oleh masyarakat.

Terkadang akibat dari kurang berfungsinya Humas pemerintah khususnya di departemen-departemen pemerintah membuat masyarakat banyak yang tidak tahu kebijakan pemerintah tersebut, tak terlelakan akan terjadi miscommunication (kesalahpahaman) antara masyarakat dengan pemerintah sebagai penentu kebijakan. Untuk menghindari terjadinya miscommunication dengan masyarakat maka perlu peningkatan atau optimalisasi fungsi dan tugas humas itu sendiri.

Perbedaan pokok antara fungsi dan tugas Humas yang terdapat di instansi pemerintah dengan non pemerintah (lembaga komersial), yaitu tidak ada sesuatu yang diperjualbelikan (aspek komersial), serta lebih ditekankan pada public service atau demi meningkatkan pelayanan umum, walaupun Humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dengan kegiatan publikasi, promosi dan periklanan. (Rosady Ruslan,2002 :hal. 323)

Menurut John D. Millet (2003 : 17) dalam bukunya, Management in Public Service the Quest for Effective Performance, artinya Humas dalam instansi atau lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal untuk melaksanakan tugas utamanya, sebagai berikut yaitu :

1. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat (Learning about Public desires and aspiration).

2. Kegiatan memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menanggapi apa sebaiknya dilakukan oleh instansi/lembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh publiknya (Advising the public about what is should desire).

3. Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh antar hubungan publik dengan para aparat pemerintahan (Ensuring satisfactory contact between public and government official).

4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu instansi/lembaga pemerintahan yang bersangkutan (Informing ang about what an agency is doing).

Dalam pemahaman peneliti, Humas pemerintah merupakan Humas yang bekerja di institusi pemerintahan, tugasnya adalah menjembatani kepentingan pemerintah dan jadi pengertian peran ganda Humas Instansi pemerintah tersebut di atas dalam upaya menunjang (Supporting of PR government activities) pelaksanaan tugas dan fungsi aparat keHumasan lembaga bersangkutan (Elvinaro Ardianto,2011:hal.130).

Berdasarkan beberapa penjelasan sebelumnya mengenai pengertian Humas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa Humas adalah kegiatan komunikasi yang bersifat dua arah, berkesinambungan dan terencana. Humas juga dapat diasumsikan sebagai seni serta ilmu, Humas sebagai seni maksudnya seni dalam berkomunikasi dan sebagai ilmu, bahwa komunikasi yang dilakukan humas dapat dipelajari. Dan sebagai seni dapat diterapkan sesuai kemampuan komunikasi masing-masing. Humas juga dikatakan sebagai kegiatan komunikasi yang terencana,yang berarti bahwa setiap kegiatan Humas memiliki tujuan baik bagi Humas maupun perusahaan, maka dari itu perencanaan menjadi bagian yang penting dalam setiap kegiatan Humas.

EventMenurut Effendy, event adalah kegiatan kehumasan yang terjadi dalam kerangka waktu

yang sangat terbatas dan jelas kapan dimulai dan berakhir. Event ditujukan untuk satu atau beberapa tujuan, misalnya sebuah acara open house yang diadakan perusahaan. (Onong Uchjana, 1997:hal. 111).

Sedangkan menurut Rosady Ruslan (2008:hal.13), event merupakan merancang acara tertentu atau lebih dengan peristiwa khusus yang dipilih dalam jangka waktu, tempat, dan objek tertentu yang khusus sifatnya untuk mempengaruhi opini publik.

Menurut Rosady Ruslan dalam bukunya mengatakan, didalam menyelenggarakan suatu event, seorang Humas harus mampu menarik perhatian dari publiknya bahwa :

Dalam hal ini, kegiatan event dari Humas akan mampu memuaskan bagi pihak-pihak lain yang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam suatu kesempatan pada acara khusus Humas atau Public Relations, baik untuk meningkatkan pengetahuan (knowledge), kesadaran (awareness), dan menarik simpati atau empati sehingga mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak. (Ruslan,2010:232)

Dari uraian yang diatas, peneliti mengambil kesimpulan bahwa pengertian dari event adalah suatu kegiatan kehumasan yang diselenggarakan untuk tempat, waktu, dan publik yang ditentukan, demi terciptanya tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Untuk tujuan perayaan (celebration), bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain event, merencanakan, melakukan koordinasi, dan pengawasan terhadap pelaksanaan, kelangsungan, realisasi dalam keberhasilan sebuah event.

Fungsi EventAda beberapa fungsi event, antara lain yaitu :

a. Untuk memberikan informasi secara langsung (bertatap muka) dan mendapatkan hubungan timbal balik dengan publiknya melalui program acara-acara atau kerja yang disengaja dirancang dan dikaitkan dengan event (peristiwa khusus) dalam rangka kegiatan serta program kerja kehumasan tertentu.

b. Sebagai media komunikasi dan sekaligus publikasi, dan pada akhirnya masyarakat dengan target sasarannya akan memperoleh pengenalan,pengertian mendalam dan pengetahuan. Diharapkan dari acara khusus tersebut dapat terciptanya citra positif terhadap lembaga/perusahaan, atau produk yang diwakili.(Elvinaro Ardianto,2009:hal.105)

Dengan diadakannya suatu program event, Public Relations mengharapkan tanggapan yang sangat positif mengenai lembaganya serta informasi yang diberikan dapat berguna bagi publiknya.

Jenis Event Biasanya event terdapat beberapa jenis dilihat dari berbagai macam jenis sesuai dengan

tolak ukur masing-masing jenis kategori pelaksanaannya berdasarkan waktu, kesuksesan dalam mengemas dan berlangsungnya suatu acara serta keuntungan yang telah didapat.

Ada beberapa jenis event, yaitu :a. Calendar Event

Event yang rutin dilaksanakan pada bulan tertentu sepanjang tahun, seperti menyambut Tahun Baru, hari ulang tahun, hari raya Idul Fitri, dan sebagainya.

b. Special Event Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada momen tertentu di luar acara rutin dari program kerja Public Relations, misalnya peluncuran produk baru (product launching), pembukaan atau pabrik baru, jalan baru, gedung baru, dan sebagainya.

c. Moment Event Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi, misalnya menyambut pesta emas, pesta berlian,pesta perak, dan hingga menghadapi millenium. (Rosady Ruslan,2001:hal.14)

Promosi Event Ada beberapa cara dalam melakukan promosi event, antara lain (Anne-Marie Grey dan

Kim Skildum-Reid,2006:62) yaitu :a) Above The Line

Kegiatan promosi dengan menggunakan media massa, seperti : media cetak dan media elektronik.

b) Below The Line Kegiatan promosi dengan menggunakan non media massa, seperti billboard, spanduk, banner, katalog, brosur atau selebaran.

Analisis SWOTMenurut Sulyus Natoradjo (2011:hal.24) mengatakan bahwa SWOT adalah singkatan

dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang) dan threats (ancaman). Analisis SWOT dilakukan sebelum event diselenggarakan, teknik ini digunakan untuk menganalisis dan mengurangi risiko kegagalan suatu acara. Melalui analisis ini variabel-variabel internal maupun eksternal yang ditentukan, yang mungkin dapat meningkatkan atau bahkan menghambat kelangsungan acara. Kekuatan-kekuatan ini menjadi peluang-peluang yang ada dalam mendukung penyelenggaraan event. Sebaliknya, kelemahan-kelemahan serta ancaman tertentu dapat menggagalkan sebuah event.

Stakeholders EventStakeholders event adalah semu pihak, baik perorangan, asosiasi, maupn organisasi

internal atau eksternal, yang mempunyai kepentingan pada event. Kelompok ini tidak hanya terdiri dari orang-orang yang memang melakukan investasi secara finansial pada event, tetapi juga semua pihak yang terlibat secara politis maupun emosional dan memberikan dukungan, perhatian serta minat terhadap terselenggaranya event tersebut. Dan mereka dikelompokkan secara lebih terperinci Menurut, (Sulyus Natoradjo, 2011:hal.20-21), sebagai berikut yaitu :

1. Penyelenggara Acara atau Penyandang DanaKlien atau sponsor (perorangan atau instansi) yang mempunyai hajat dan dana untuk menyelenggarakan event.

2. Pelaksana acaraEvent dan seluruh perangkat organisasinya yang melaksanakan dan mengelola kegiatan untuk menghadirkan event.

3. Peserta Perorangan atau instansi yang turut berperan dalam kegiatan, seperti peserta pameran, eksibisi, seminar, konferensi, dan acara-acara sejenisnya.

4. Penonton atau PublikPengunjung (baik membayar atau gratis) yang menyaksikan event.

5. Penampil

Presenter, Pembicara, artis, atlet atau pelaku pendukung dan pengisi acara.6. Pemasok

Mitra kerja event yaitu , penyedia barang atau jasa (fasilitas fisik atau operasional kebutuhan event, cathering, desain, dekor, dan lain-lain).

7. Pengamat Media, wartawan, politisi, pejabat, dan semua pihak yang memberikan perhatian pada event.

SponsorshipMenurut Sulyus Natoradjo (2011:hal.110), Sponsorship adalah sebuah transaksi

komersial dimana pihak pemberi dana mengharapkan balas jasa dari pihak penerima dana dan kedua belah pihak setuju untuk saling “memberi” dan “menerima”.Jenis-Jenis Sponsor

Ada beberapa empat tipe utama dari sponsor menurut, (Hoyle,2006) antara lain yaitu :1) Sponsor Utama (Title/Presenting Sponsor)

Sponsor yang menanggung hampir seluruh biaya kegiatan event.2) Sponsor Pendukung (Host/Supporting Sponsor)

Sponsor yang menanggung bidang-bidang tertentu pada suatu event, misalnya makan malam, atau makanan dan minuman selama event.

3) Sponsor Partisipasi (Tiered Sponsor)Sponsor yang memberikan dana sesuai dengan tingkat kemampuan dan partisipasinya pada event, misalnya hak untuk menjual produk pada sebuah Stan, memasang iklan, dan lain-lain.

4) Sponsor Barter (In-Kind Sponsor)Sponsor yang menyediakan barang-barang dan jasa secara gratis untuk event yang nilainya setara dengan manfaat yang diterima sponsor tersebut.

METODOLOGI PENELITIANParadigma yang digunakan dalam penelitian ini adalah paradigma

Konstruktivisme, Paradigma Konstruktivisme adalah Ilmu diperoleh melalui pengamatan langsung dan rinci terhadap perilaku sosial dalam suasana keseharian yang ilmiah,agar mampu memahami dan menafsirkan bagaimana para pelaku sosial yang bersangkutan menciptakan dan memelihara/mengelola dunia sosial mereka. Penelitian ini peneliti melakukan pendekatan dengan penelitian kualitatif. Menurut Bogdan dan Taylor dalam bukunya yang ditulis oleh Moleong (2005:hal.4) bahwa “kualitatif” ialah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati”.

Metode penelitian yang digunakan untuk memperoleh jawaban atau hasil penelitian adalah metode penelitian deskriptif kualitatif. Metode deskriptif kualitatif adalah menitikberatkan pada observasi dan suasana alamiah (natural setting). Peneliti terjun langsung ke lapangan, bertindak sebagai pengamat. Ia membuat kategori perilaku, mengamati gejala, dan mencatatnya dalam buku observasi. Ia tidak berusaha untuk memanipulasi variabel (Elvinaro Ardianto,2010:hal.60).

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan teknik pangamatan non-partisipan. Observasi Non-Partisipan, yaitu observer tidak ikut serta dalam kegiatan individu yang di observasi. Observasi benar-benar berfungsi sebagai penonton, pengamat dalam mencatat tingkah laku individu yang di observasi. Metode analisis data Peneliti akan menjawab pokok

permasalahan dalam penelitian ini secara kualitatif dengan menggunakan analisis data yang diperoleh melalui hasil obsevasi, wawancara, dan studi pustaka yang telah dideskripsikan. Menurut Lexy J. Moeleong (2005:6) bahwa, “deskriptif analisis adalah data yang dikumpulkan berupa kata-kata, bukan angka-angka dan gambaran. Selain itu dikumpulkan kemungkinan menjadi kunci terhadap apa yang sudah diteliti. Peneliti melakukan penelitian sejak awal bulan Oktober 2012 sampai dengan akhir bulan November 2012. Validitas dan Otentitas Data Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan triangulasi sumber, untuk membandingkan atau mengecek ulang derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh dari sumber yang berbeda. Dalam hal ini peneliti melakukan perbandingan antara hasil pengamatan dengan hasil wawancara yang dilakukan. Ini dilakukan untuk mendapatkan kepercayaan dari data yang diperoleh, yaitu apakah peranan Humas Kementrian Kehutanan dalam pelaksanaan event IndoGreen Forestry Expo di Jakarta sesuai dengan apa yang ia katakan saat wawancara bersama peneliti dengan pengamatan yang dilakukan peneliti. Hasil wawancara akan dilampirkan dalam bentuk transkip wawancara dan berupa dokumen yang dimaksud ialah berupa lampiran dokumen pendukung, seperti foto dan beberapa lampiran lainnya.

Hasil Penelitian Dan Pembahasan1. Expert prescriber communication

Peranan humas yang pertama akan peneliti jelaskan yakni expert prescriber communication atau disebut sebagai penasehat ahli. Didalam menjalankan peranannya sebagai penasehat ahli di Kementerian Kehutanan, humas berupaya membangkitkan kesadaran masyarakat akan pentingnya penghijauan dan menjaga kelestarian alam. Mengingat kondisi alam Indonesia yang sudah beralih fungsi untuk kegiatan bisnis seperti dibangunnya villa dan perkebunan maka humas Kementerian Kehutanan memberikan nasehat kepada pimpinan untuk menyelenggarakan pameran penghijauan yang dikenal dengan sebutan IndoGreen Forestry Expo. Humas menilai bahwa pentingnya penyeleggaraan pameran penghijauan hutan kembali dikarenakan kondisi hutan di Indonesia sudah banyak yang rusak dan beralih fungsi untuk kegiatan bisnis seperti perkebunan kelapa sawit maupun untuk aktivitas pertambangan. Melalui kegiatan IndoGreen Foresty Expo inilah, citra Kementerian Kehutanan akan tercipta positif di mata publik eksternalnya karena ternyata instansi pemerintah menunjukkan sikap kepedulian pada lingkungan alam. Menjadi penasehat ahli atau expert prescriber communication bagi seorang humas tidaklah mudah karena dibutuhkan pengetahuan dan pengalaman yang luas dibidangnya sehingga pesan-pesan komunikasi yang disampaikan kepada pimpinan dapat dimengerti dan dipahami dengan baik.

2. Communication facilitatorPeranan humas di dalam suatu organisasi yakni sebagai fasilitator

komunikasi antara organisasi dengan publiknya. Di sini humas menjadi jembatan komunikasi antara organisasi dengan publiknya mengenai apa yang menjadi keluhan publik eksternalnya maka akan diterima oleh humas, untuk selanjutnya akan disampaikan kepada pimpinan.

Dalam hal ini, humas Kementerian Kehutanan menjalankan peranan kehumasannya sebagai fasilitator komunikasi yang terkait mengenai pentingnya menjaga kelestarian lingkungan hutan. Terkait pentingnya menjaga kelestarian lingkungan hutan maka humas menyelenggarakan event IndoGreen Forestry

Expo. Event tersebut sebagai ajang media fasilitator antara publik eksternal dengan kementerian kehutanan. Dimana masyarakat dapat mengutarakan pendapat seputar mengenai penghijauan sebagai upaya pengurangan dampak Global Warming. Konsep event IndoGreen Forestry Expo diciptakan oleh humas Kementerian Kehutanan dimana humas mempublikasikan kegiatan pameran ini melalui media cetak maupun elektronik. Dalam program event IndoGreen Forestry Expo itu tersusun materi acara yang akan disajikan untuk masyarakat sehingga masyarakat dapat mengetahui tema-tema dalam program talkshow. . Dengan adanya isu global warming, Pusat humas bermaksud memberikan pendidikan mengenai penghijauan yang seharusnya dilakukan oleh masyarakat luas. Jika dilihat dari kegiatan event IndoGreen Forestry Expo yang digagas humas Kementerian Kehutanan tersebut maka peran humas sebagai media fasilitator komunikasi terlihat sangat penting karena humas akan mendengarkan apa yang disampaikan peserta talkshow dan akan dijawab langsung oleh narasumber sehingga permasalahan-permasalahan yang terjadi dapat diatasi secara baik.

3. Problem solving process facilitator

Kemudian peranan humas yang ketiga yakni humas sebagai mediator atau fasilitator untuk memecahkan permasalahan yang terjadi. Petugas humas dituntut harus mampu menyelesaikan problem-problem yang ada agar permasalahan yang terjadi tidak berlarut-larut sehingga opini yang terbentuk di masyarakat tidak negatif.

Tujuan dari humas Kementerian Kehutanan menyelenggarakan event ini yakni untuk menciptakan citra positif dalam jangka panjang dan secara tidak langsung yaitu berupaya menyadarkan masyarakat akan pentingnya hutan bagi kehidupan. Hutan dinilai penting dikarenakan hutan dapat mengurangi dampak terjadinya pemanasan global bukan sebagai penghilang terjadinya pemanasan global. Solusi permasalahan mengenai pemanasan global dapat diatasi dengan melakukan penanaman pohon dan mengajak para investor untuk ikut berpartisipasi merawat tempat wisata alam Nasional agar lingkungan wisata alamnya tidak dirusak dan tetap terlestari. Dari adanya penyelenggaraan kegiatan event IndoGreen Forestry Expo akan diperoleh penilaian masyarakat mengenai citra institusi Kementerian Kehutanan. Jika penilaian masyarakat atau pengunjung mengenai event IndoGreen Forestry Expo belum memenuhi harapannya maka humas akan mencarikan solusi terbaik untuk menyelesaikan masalahnya agar kegiatan event IndoGreen Forestry Expo di masa-masa mendatang menjadi jauh lebih baik. Humas memahami apa yang menjadi problem di masyarakat dan telah memberikan solusi terbaiknya seperti mengadakan event IndoGreen Forestry, lalu melakukan rehabilitasi, menanam 1 milliar pohon dan menyelenggarakan fun bike sebagai upaya membentuk citra positif di tengah-tengah masyarakat.

4. Technician communication

Peranan petugas humas yang terakhir yakni sebagai pelaksana teknis komunikasi artinya humas berupaya menyampaikan informasi kepada masyarakat luas mengenai penguman akan diadakannya kegiatan IndoGreen

Forestry Expo. Dalam hal ini, peran humas sebagai teknisian komunikasi yaitu mengumumkan tanggal berlangsungnya pameran 14– 17 April 2012 di Assembly Hall, Jakarta Convention Center (JCC), Acara dimulai jam10.00 – 20.00 wib, Tema dari IndoGreen Forestry Expo 2012 : Forest for People: Green Living Concept for Better Future. Adapun sasaran dari kegiatan event IndoGreen Forestry Expo yang harus humas lakukan yakni ditujukan kepada seluruh stakeholders kehutanan, baik instansi pemerintah, maupun instansi swasta, instansi pemerintah undang-undang mulai dari dinas kehutanan propinsi, kota, kabupaten seluruh Indonesia, setelah itu juga Upt kementerian kehutanan yang ada di propinsi, Upt-Upt Kementerian Kehutanan itu ada balai pengelola daerahan dinas sungai, Balai Reservasi Sumber Daya alam, Balai Pemantapan Hutan, Balai Penelitian Kehutanan, Pemerintah Daerah: Dinas kehutanan, Dinas Perkebunan, BUMN sektor kehutanan dan perkebunan, Forum Reklamasi Pertambangan dan Perusahaan Oli dan Gas, Pertambangan, MIGAS serta asosiasi dan NGO peduli kehutanans dan lingkungan hidup. Kemudian, secara teknis juga dapat terlihat dari sikap panitia penyelenggara pameran yang ramah, dan manfaat dari adanya kegiatan ini dapat memberikan pengetahuan dan pendidikan khususnya bagi para siswa/siswi yang dimana mereka dapat lebih mengenal keberagaman budaya yang ada di indonesia. Dan juga mengajarkan anak-anak mulai dari sejak dini untuk menanam pohon dari sekarang, rasa kepedulian terhadap hutan dan lingkungan harus sejak dini ditanamkan dalam diri anak-anak indonesia.

KesimpulanBerdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, maka penelitian

dengan judul “Peranan Humas Kementerian Kehutanan Dalam Pelaksanaan Event Indogreen Forestry Expo di Jakarta 2012” yang menggunakan metode secara deskriptif dengan menggunakan teori peranan public relations yang meliputi : expert prescriber communication, communication facilitator, Problem solving process facilitator, dan technician communication, dengan hasil kesimpulan sebagai berikut:

1. Peranan yang dilakukan Humas Kementerian Kehutanan di pandang positif oleh masyarakat atau pengunjung dikarenakan humas menunjukkan kepedulian pada lingkungan alam dan berusaha melestarikan hutan dengan cara menyelenggarakan event IndoGreen Forestry Expo sebagai wujud untuk mengurangi terjadinya dampak pemanasan global dan mengurangi polusi udara.

2. Dalam penelitian ini, peranan humas meliputi aspek penasehat ahli (expert prescriber communication), humas sebagai fasilitator komunikasi (communication facilitator), humas sebagai fasilitator untuk membantu memecahkan masalah (Problem solving process facilitator), dan technician communication.

3. Penyelenggaraan event IndoGreen Forestry Expo dapat memberikan nilai positif bagi masyarakat karena dalam program acaranya tersebut terdapat susunan program acara yang menarik untuk masyarakat ketahui secara adanya talkshow yang mana pembicaranya dari para pakar lingkungan hidup sehingga dapat memberikan pengetahuan bagi masyarakat. Pada program talkshow juga terdapat sesi tanya jawab sehingga masyarakat dapat bertanya langsung dan memperoleh jawaban yang memuaskan.

4. Untuk menyebarluaskan informasi penyelamatan hutan, dan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat akan fungsi hutan sebagai paru-paru dunia serta menumbuhkan gerakan untuk menanam dan memelihara pohon.

DAFTAR PUSTAKA

Ardianto, Elvinaro. 2010. Metode Penelitian untuk Public Relations Kuantitatif & Kualitatif. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.

Astrid S. Susanto-Susanto. 1995. Globalisasi dan Komunikasi. Jakata:Pustaka Sinar Harapan.

Dewi, Liza Dwi Ratna. 2008. Teori Komunikasi Pembahasan dan Penerapan. Tangerang: Renata Pratama Media.

Effendy, Onong Uchjana. 2003. Ilmu Komunikasi : Teori dan praktek. Bandung:PT. Remaja Rosda Karya.

Jefkins, Frank. 2002. Hubungan Masyarakat. Intermasa. jakartaMorissan. 2008. Manajemen Public Relations: Strategi Menjadi Humas Profesional.

Jakarta : Kencana Prenada Media Group. Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: Remaja

Rosdakarya.Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing Dasar-Dasar Event Managment. Jakarta: PT.

Gramedia Pustaka Utama.Rakhmat, Jalaluddin. 2005. Metode Penelitian Komunikasi. Bandung: PT. Remaja

Rosdakarya.Lainnya :

Hasil Wawancara dengan Bapak Ir. Sunarto MM, selaku Kepala Pusat Humas Kementerian Kehutanan atau Kepala Biro Komunikasi.

Hasil Wawancara dengan Bapak Ihwan, S. Sos., M.Si, selaku Kepala sub Bidang Analisis Berita dan Publikasi Pusat Kementrian Kehutanan.

Hasil Wawancara dengan Ibu Dyan, selaku Manager Event Organizer PT. Wahyu Promo Citra.

Hasil Wawancara dengan Rizki Aditya, selaku Karyawan Swasta PT. MAZDA Jakarta. Official Website IndoGreen Forestry Expo: www.indogreen-ina.com