POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618

CHEK LIST OBSERVASI STUDI DOKUMENTASINoAspek yang ditelitiYaTidakKeterangan

1Apakah terdapat kebijakan atau prosedur tetap yang berkaitan dengan waktu penyediaan rekam medis untuk pelayanan rawat jalan mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan

2Apakah terdapat buku pedoman rumah sakit tentang waktu penyediaan rekam medis untuk elayanan rawat jalan mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618CHEK LIST OBSERVASI STUDI DOKUMENTASINoAspek yang diamatiYaTidakKeterangan

1Apakah terdapat kebijakan atau prosedur tetap yang berkaitan dengan waktu penyediaan rekam medis untuk pelayanan rawat jalan mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan di poliklinik?

2Apakah pasien yang baru datang langsung dilayani atau didaftar

3Apakah terdapat nomer antrian pendaftaran?

4Apakah pasien yang sudah didaftar langsung dibuatkan tracer?

5Apakah setelah tracer dibuat langsung dicari rekam medisnya?

6Apakah rekam medis yang sudah ditemukan langsung diantar ke poliklinik?

7Apakah rekam medis yang sudah ditemukan diantar secara bersamaan antara poli yang satu dengan yang lain?

8Apakah jarak antara poli yang satu dengan yang lain mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis?

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618

CHEK LIST OBSERVASI STUDI DOKUMENTASINoNo. Rekam MedisWaktuLamaTepatTidak Tepat

Pasien dientriBerkas ditemukan

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618

Pedoman WawancaraPENGARUH KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTAA. Kepala Ruang Instalasi Rekam Medis1. Apakah yang Anda ketahui tentang penyediaan rekam medis mengenai waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalam mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan di poliklinik?2. Adakah prosedur tetap atau kebijakan yang mengatur tentang penyediaan rekam medis khususnya waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan di poliklinik?3. Bagaimana alur dan proses pelayananan rekam medis rawat jalan?4. Bagaimana solusi yang tepat, yang Anda terapkan agar waktu tunggu pelayanan reka medis sesuai dengan prosedur tetap atau kebijakan yang telah ditetapkan rumah sakit?5. Apakah harapan Anda mengenai penyediaan rekam medis khususnya mengenai waktu tunggu pelayanan rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan di poliklinik?

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618

Pedoman WawancaraPENGARUH KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTAB. Petugas Rekam Medis Bagian Pendaftaran1. Bagaimana alur dan proses pelayanan rekam medis rawat jalan?2. Apakah setelah pasien mendaftar dan dibuatkan tracer kemudian langsung diantar kebagian filing atau menunggu tracer terkumpul terlebih dahulu? Harus menunggu berapa lama agar tracer dapat diantar ke bagian filing?3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengentri data pasien?

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618

Pedoman WawancaraPENGARUH KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTAC. Petugas Rekam Medis Bagian Filing1. Apakah berkas rekam medis yang sudah ditemukan kangsung diantar ke poloklinik? Jika tidak, mengapa? Harus menunggu waktu berapa lama untuk rekam medis diantar ke poloklinik?2. Apakah setelah pasien mendaftar dan dibuatkan tracer kemudian langsung diantar kebagian filing atau menunggu tracer terkumpul terlebih dahulu? 3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengambil satu berkas rekam medis?4. Apakah jarak antara poliklinik yang satu dengan poliklinik yang lain mempengaruhi penyediaan rekam medis khususnya waktu tunggu pelayanan rekam medis?5. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendistribusikan rekam medis ke poliklinik?

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618KUISENER SUMBER DAYA MANUSIAPENGARUH KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA

Tanggal Pengambilan Data:Nama:Jabatan:Keterangan :Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan memberikan tanda cheklist (v) pada kolom yang telah disediakan.

1. Jenis KelaminLaki-lakiPerempuan2. Umur . Tahun3. Pendidikan TerakhirSLTA/SMADiplomaSarjana4. Masa Kerja bulan/tahun5. Apakah Anda pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis?YaTidak6. Apakah ada Standar Pelayanan Minimal?YaTidakPOLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618

CHEKLIST OBSERVASI SUMBER DAYA MATERIALPENGARUH KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTANoBahanAdaTidak Ada

1Karcis di loket penerimaan pasien

2Buku register

3Rekam medis diberi map atau sampul

4Kartu indeks utama pasien (KIUP)

5Tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis

6Kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam medis

7Tersedia kode warna map atau sampul untuk mencegah kekeliruan simpan dan memudahkan mencari map yang salah

8Terdapat tanda petunjuk keluar untuk rekam medis yang tidak berada di tempat

Peralatan

1Alat tulis kantor (ATK)

2Komputer untuk entry data

3Buku pedoman pelaksana rekam medis

4Prosedur tetap (protap)

5Telepon

NoFasilitasYaTidak

1Ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang penyimpanan rekam medis aktif

2Ruang pengelola data dekat dengan ruang penerimaan pasien

3Ruang penyimpanan rekam medisa. Lantai kedap air dan bebas banjirb. Dinding permanen dan bersihc. Cukup fentilasi

4Jarak antara dua rak untuk lalu lintas minimal 90 cm

5Ruang penyimpanan rekam medis aktif cukup luas untuk semua data

6Ruang penyimpanan rekam medis inaktif terpisah dengan ruang kerja rekam medis

7Ruang cukup aman untuk melindungi dari kehilangan, kerusakan, serta mencegah digunakan oleh yang tidak berkepentingan

8Ruang rekam medis cukup luas untuk petugas rekam medis menjalankan tugasnya

9Ruang rekam medis berdekatan dengan instalasi penunjang

10Penerangan tempat penyimpanan baik

11Suhu ruangan tempat bekerja menyegarkan

12Pemeliharaan kebersihan baik

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618

CHEK LIST OBSERVASI STUDI DOKUMENTASINoNo. Rekam MedisWaktuLamaTepatTidak Tepat

Pasien dientriBerkas ditemukan

127374307.1007.1410

227032807.0807.157

326629907.0407.1511

427197807.1407.195

527110807.1507.205

627374607.0407.2117

727415707.0107.2524

826796107.0307.2522

927316207.2207.275

1027267107.1607.2711

1127273007.1307.2815

1226526607.2207.308

1327411007.2707.325

1427194707.2907.345

1526000107.2807.357

1620205007.2707.4013

1726760707.1807.4123

1821875307.0707.4235

1923432107.4407.506

2020896707.1307.5037

2124563407.4707.525

2221984507.4607.537

2327438007.5007.588

2427438107.5208.1321

2527438207.5808.057

2623674407.5107.587

2726743907.4908.0011

2827117607.3108.0231

2927236507.3508.0530

3024657807.1108.0655

3125356807.5008.0616

3226411907.4508.0722

3327198907.5208.0816

3426538907.4808.0820

3527309008.0508.105

3627137208.0608.115

3727438408.0708.169

3827341308.0208.1210

3926988608.0408.1511

4027438508.1408.206

4127380808.1808.257

4227311508.2008.277

4320985508.1708.3013

4421769808.2208.3513

4522658908.3008.355

4626547808.2808.368

4727127608.0308.3633

4824676808.2608.3711

4927689908.2508.4015

5021657608.1508.4025

5123687908.1808.4527

5227438608.1908.256

5323657608.4108.509

5423657607.5308.5057

5521547708.2308.5532

5619576708.3408.5521

5720567408.1308.5542

5819454408.3609.0024

5927111208.4709.0013

6021342608.4809.0517

6126312208.3209.0533

6227386008.4609.0014

6327293408.2009.0040

6419644508.3909.1536

6527371108.5209.2028

6627425708.5009.2535

6721820008.4209.2543

6827115008.5709.2528

6927418108.4309.3047

7027438709.0209.108

7127438809.0909.145

7227395109.0909.3526

7327325209.2309.3512

7421067809.2209.4018

7526036009.2809.4012

7627439309.2909.389

7726394408.5409.4551

7827209209.3709.458

7923713509.3909.456

8027105009.3509.5015

8125782409.0309.5552

8224320209.0009.5555

8327035909.1110.0049

8427379709.4910.0516

8525535509.4710.0518

8621097309.1910.1051

8727256109.4410.1026

8827372209.5710.1518

8927296210.0610.159

9021363710.0410.1511

9118887010.1010.155

9226384910.1010.2010

9327019909.4310.3047

9427416610.2410.4521

9524221910.2910.4516

9627292010.3111.0029

9726947910.3511.0025

9824394510.4611.1024

9920947611.0611.159

10027402710.4311.2037

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIAJl. Janti Gedong Kuning No. 336 Yogyakarta (Depan Jogja Expo Center/JEC) Telp. (0274) 580663,7482722 Fax. (0274) 544618

SURAT PERSETUJUAN WAWANCARA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:Nama:Jabatan: Bersedia untuk diwawancarai dan memberikan keterangan yang sebenarnya kepada Sulistyowati, mahasiswa Politeknik Kesehatan Bhakti Setya Indonesia Yogyakarta. Wawancara tersebut digunakan sebagai bahan dalam penyusunan karya tulis ilmiah dengan judul PENGARUH KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTADemikian persetujuan saya.Yogyakarta, April 2015PenelitiYang Menyetujui

(Sulistyowati)(........................)

TRANSKIP WAWANCARAPENGARUH KETERLAMBATAN WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PELAYANAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA

1. Responden A (Kepala Rekam Medis)Peneliti:Apakah yang Anda ketahui tentang penyediaan rekam medis mengenai waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalam mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan di poliklinik?Responden: Kalau yang pasien baru kan langsung dikerjakan di bagian pendaftaran, jadi selesai mendaftar langsung dibikinkan dokumen baru, habis itu langsung diantarkan sendiri ke polikliniknya. Tapi kalau pasien lama itu nanti dari bukti registrasi dimintakan ke bagian filing, nanti bagian filing yang mengantar ke polikliniknya masing-masing.Peneliti:Adakah prosedur tetap atau kebijakan yang mengatur tentang penyediaan rekam medis khususnya waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan di poliklinik?Responden:Ada, SOPnya ada, kebijakannya ada. Tertulis semua.Peneliti:Bagaimana alur dan proses pelayananan rekam medis rawat jalan?Responden:Pasien pertama datang ke bagian informasi ambil nomer antrian, setelah dapat nomer antrian nanti baru dipanggil di loket pendaftaran, untuk pasien umum ataupun pasien JKN. Di pendaftaran ini ditanyakan apakah pasien baru atau pasien lama. Kalau dia pasien baru dimintakan mengisi antara lain General concent, pernyataan untuk membuka informasi, sama Kartu Pasien, itu sama dibacakan hak dan kewajiban pasien, kalau pasiennya tidak bisa mengisi/ tidak bias membaca dibacakan/ diisikan nanti pasien tinggal tanda tangan habis itu dicroschekan dengan KTP / identitas yang lain. Kalau yang pasien lama berarti kita minta KIBnya/ kartu kontrolnya kalau tidak ada kita carikan di system kita, kita tanyakan nama dan alamatnya. Kalau ketemu langsung dientrikan diidentitasnya semua ke registrasi pendaftaran data sosialnya dll. Setelah itu setelah entri nanti muncul nomer baru sendiri, baru kita bikinkan KIB sama dokumen rekam medis barunya. Setelah itu KIBnya diserahkan ke pasiennya, KTPnya dikembalikan sama bukti registrasi dan dokumen rekam medisnya ditaruh di poliklinik, pasiennya tadi disuruh nunggu didepan polikliniknya. Kalau pasien lama setelah didaftar pasien dipersilahkan menunggu didepan polikliniknya bukti registrasi dibawa ke filing untuk dicarikan dokumen rekam medisnya, bagian filing yang mengirim ke masing-masing polikliniknya.Peneliti:Bagaimana solusi yang tepat, yang Anda terapkan agar waktu tunggu pelayanan reka medis sesuai dengan prosedur tetap atau kebijakan yang telah ditetapkan rumah sakit?Responden:Sebetulnya sudah sesuai dengan alurnya, Cuma lama penyediaannya aja kalau kita punya standar dibawah 10 menit tapi kita nyatanya masih diatas 10 menit semua. Untuk solusinya kemarin sudah dikaji untuk dibuatkan central jadi rekam medis dan tempat penyimpanannya dijadikan satu semua, tidak dipecah-pecah. Tapi solusi itu belum bias dilaksanakan karena keterbatasan tempat.Peneliti:Apakah harapan Anda mengenai penyediaan rekam medis khususnya mengenai waktu tunggu pelayanan rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan di poliklinikResponden:Yaa harapannya sesuai dengan standar minimalnya dibawah 10 menit.Peneliti:Responden:Dientri langsung, tidak ada buku register. Nama dan alamatnya ada yang tidak lengkap yaa karena personalnya aja itu.Peneliti:Responden:Sentralisasi,rawat jalan rawat inap jadi satu tapi ada tiga tempat. Kita masih pake straight.Peneliti:Responden:Sudah diurutkan dengan benar tapi pasti ada satu dua yang misfile, misfile itu salah letak, satu dua itu pasti ada, wajar lah.Peneliti:Responden:Prosedurnya dari untuk apa dulu ni, kalau rawat jalan untuk pelayanan setelah diregistrasi bukti registrasinya dipake untuk mencari dokumen RMnya di filing. Kita harusnya ada tracer tapi kalau menurut teman-teman tracer itu malah memperlama jadi tracernya untuk sementara dioffkan dulu. Tracernya diganti dengan yang di biling atau di SIR di aplikasi RSnya untuk mengetahui lokasi penyimpanannya. Terus kalau untuk penelitian/ peminjaman yang lain itu sebelumnya harus mengisi dulu buku peminjaman setelah diisi di buku peminjaman baru dicarikan di filingnya. Dokumen RMnya pun kalau untuk penelitian tidak boleh keluar dari rumah sakit.Peneliti:Responden:Petugas filing itu ada 4 bukan 2, 2 di filing Reguler, 2 di filing Wijaya Kusuma terus ada 2 yang membantu yaitu yang semula di medical legal sama di logistik itu diperbantukan di filing untuk mencari berkas.Peneliti:Responden:Sudah diusulkan, ada tracernya tapi gak dipake. Tempat tracernya ada tracer aplikasinya belum ada untuk printer tracernya juga belum ada.Peneliti:Responden:Kode warna kita belum pake kode warna, kode warna biasanya dipake untuk terminal kita masih pake straight. Kode warna sudah untuk jenis kelamin, perempuan kuning laki-laki hijau.

2. Responden B (Petugas Pendaftaran)Peneliti:Bagaimana alur & proses pelayanan rekam medis rawat jalan?Responden:Untuk pelayanan rawat jalan disini kan ada 2 pasien yaa, pasien JKN dan pasien umum. Jadi sebelum pasien mendaftar pasien ambil antrian dulu di informasi nanti dipanggil oleh petugas pendaftaran kemuadian pasien didaftar cetak registrasi, bukti registrasinya itu dikasihkan ke petugas filing nah petugas filing baru buat tracer dimasukkan ke tracer baru dicarikan berkasnya.Peneliti:Apakah setelah pasien mendaftar dan dibuatkan tracer kemudian langsung diantar kebagian filing atau menunggu tracer terkumpul terlebih dahulu? Responden:Kalau traer itu kan di bagian filing, jadi kalau petugas pendaftaran hanya daftar kemudian dicetak registrasi, cetak barcode, udah nanti berkasnya itu langsung dianter ke petugas filing. Jadi bukan tracernya didepan yaa tapi tracernya tetep fi filing jadi petugas pendaftran hanya daftar nanti didaftar dulu kemudian dicetak barcode. Misalkan ada 5 pasien, 5 bukti registrasi diantar ke bagian filing. Bagian filing baru masukkan ke bagian tracer trus baru dicari.Peneliti:Harus menunggu berapa lama agar tracer dapat diantar ke bagian filing?Responden:Kalau daftar pasien untuk pasien lama mungkin prosesnya itu gak nyampe 5 menit yaa untuk pasien lama, kalau pasien baru kurang lebih sampai 10 menit karna harus ngisi registrasi dulu, ngisi formulir pendaftaran terus untuk sampai ke filing maksimal 5 menit.Peneliti:Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengentri data pasien?Responden:Untuk ngentrinya aja maksimal 5 menit, maksimal yaa. Kan kadang ada masalah didatabase kalau pake kartu JKN BPJSnya misalkan ada masalah kan itu memperlama juga. Kalau misalkan gak ada masalah yaa mungkin 3 menit selesai untuk ngentrinya.Peneliti:Responden:Langsung dientri di computer, gak ditulis di buku register sebab sudah komputerisasi.Peneliti:Responden:Alamat biasanya tergantung yang daftar yaa, kalau yang daftar keluarganya nanti alamatnya lengkap tapi kalau ada yang daftar diluar saudaranya itu tidak lengkap. Di komputerisasi itu alamatnya sudah lengkap tapi provinsi setiap kali daftar sering harus nginput lagi, ini masalah komputerisasi yaa.

3. Responden C (Petugas Filing dan Distribusi)Peneliti:Apakah berkas rekam medis yang sudah ditemukan kangsung diantar ke poloklinik? Jika tidak, mengapa? Harus menunggu waktu berapa lama untuk rekam medis diantar ke poloklinik?Responden:Yaa nanti didistribusikan dulu di ruang distribusi, dicap dulu, dilengkapi, kalau udah lengkap baru diantarkan ke poliklinik.Peneliti:Apakah setelah pasien mendaftar dan dibuatkan tracer kemudian langsung diantar kebagian filing atau menunggu tracer terkumpul terlebih dahulu?Responden:Biasanya yang di bagian filing ambil dari pendaftaran kemudian tracernya dibawa baru dicarikan dokumennya.Peneliti:Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengambil satu berkas rekam medis?Responden:Tidak tentu, itu biasanya dilihat dari kondisi statusnya, apakah statusnya ada di pusat rehab atau di eksekutif tergantung terakhir berobat berkasnya itu.Peneliti:Apakah jarak antara poliklinik yang satu dengan poliklinik yang lain mempengaruhi penyediaan rekam medis khususnya waktu tunggu pelayanan rekam medis?Responden:Bisa sebabnya untuk menyediakan distribusi dokumen harus dicari di filing masing-masing itu, misalkan di regular, di WK, dan di Rehab Medik.Peneliti:Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendistribusikan rekam medis ke poliklinik?Responden:Kurang lebih kalau sudah ketemu dokumennya semenit sudah sampai.Peneliti:Responden:Sentralisasi, SNF. Peneliti:Responden:Sudah terealisasikan dengan baik dan diurutkan dengan benar. Masalahnya Cuma tempat penyimpanannya aja, sini kan sentralisasi rawat jalan rawat inap gawat darurat dadekke siji to, nah kene tetep sentralisasi cuma penempatane filinge beda-beda, ada 3 tempat. Tiga tempat ki ngopo bedo karena pendaftrane ada 3, disesuaikan dengan tempat pendaftaran.Peneliti:Responden:Pengambilan berkas kita menerima SEP atau bukti registrasi dari rawat jalan dari pendaftaran kemudian cari ke filing, tidak pake tracer soalnya disini pasien lumayan banyak jadi nanti malah mengganggu pelayanan, sudah pernah dicoba pake tracer menghambat pelayanan, banyak pasien yang complain.Peneliti:Responden:Kalau dirasa cukup tergantung hari-harinya, misale gini pas ada hari kamis misale doktere cuma 1 itu pasien mesti dikit itu 2 cukup, cuma kalau ada dokter ada 3.. 2 gak cukup. Nanti petugas filing reguler bantu yang di WK.