WAREHOUSE MANAGEMENT WAREHOUSE MANAGEMENT OPERATION AND CONTROLOPERATION AND CONTROL

TRAININGTRAINING

Agenda kita (08.30 – 12.00)Agenda kita (08.30 – 12.00)

• Strategi Logistik & MarketingStrategi Logistik & Marketing• Manajemen Persediaan GudangManajemen Persediaan Gudang• Manajemen Operasi GudangManajemen Operasi Gudang• Tata Letak & Penanganan BarangTata Letak & Penanganan Barang• Warehouse ControlWarehouse Control

Tujuan Program TrainingTujuan Program Training• Memahami pentingnya fungsi pergudangan di Memahami pentingnya fungsi pergudangan di

perusahaanperusahaan• Memahami kegiatan-kegiatan utama dalam Memahami kegiatan-kegiatan utama dalam

manajemen pergudanganmanajemen pergudangan• Memahami faktor – faktor yang mempengaruhi Memahami faktor – faktor yang mempengaruhi

efektivitas kegiatan pergudanganefektivitas kegiatan pergudangan• Mengetahui peran sistem informasi dalam Mengetahui peran sistem informasi dalam

pergudanganpergudangan• Mengetahui dan mengaplikasikan penggunaan Mengetahui dan mengaplikasikan penggunaan

parameter-parameter manajemen gudang parameter-parameter manajemen gudang dengan baik dan benardengan baik dan benar

STRATEGI LOGISTIK STRATEGI LOGISTIK DAN MARKETINGDAN MARKETING

Kenapa manajemen gudang itu Kenapa manajemen gudang itu penting ?penting ?A.A.Cost (Distribusi)Cost (Distribusi)B.B.Customer service (Pengiriman JIT & kualitas kemasan)Customer service (Pengiriman JIT & kualitas kemasan)C.C.Efisiensi (Distribusi & kapasitas produksi)Efisiensi (Distribusi & kapasitas produksi)

Dari segi market :Dari segi market :• Menghindari produk expiredMenghindari produk expired• Pelayanan pelanggan lebih baikPelayanan pelanggan lebih baik• Perputaran barang terkontrolPerputaran barang terkontrolDari segi InternalDari segi Internal• EfisiensiEfisiensi• Reduksi jumlah stokReduksi jumlah stok• Mengoptimalkan penggunaan kapasitas yang adaMengoptimalkan penggunaan kapasitas yang ada

Kenapa Pelanggan Stop Kenapa Pelanggan Stop Membeli ?Membeli ?• 1 % Meninggal atau Pensiun1 % Meninggal atau Pensiun• 3 % Ganti pekerjaan, perusahaan 3 % Ganti pekerjaan, perusahaan • 5 % Memberi bisnisnya ke teman5 % Memberi bisnisnya ke teman• 9 % Alasan kompetitif9 % Alasan kompetitif• 14 % Produk tidak memuaskan14 % Produk tidak memuaskan• 68 % Sikap atau Servis penyedia 68 % Sikap atau Servis penyedia

atau atau penyuplai penyuplai Research by Miller Business System

Peran Pergudangan Dalam Peran Pergudangan Dalam Kehidupan PerusahaanKehidupan Perusahaan

Definisi SCM & Manajemen logistikDefinisi SCM & Manajemen logistik• SCM (supply chain management) adalah integrasi SCM (supply chain management) adalah integrasi

proses bisnis dari end user melalui suplier asal yang proses bisnis dari end user melalui suplier asal yang memperhatikan produk, layanan & informasi dengan memperhatikan produk, layanan & informasi dengan memperhatikan nilai tambah untuk pelanggan & memperhatikan nilai tambah untuk pelanggan & pemilik saham pemilik saham (sumber : Douglas M Lambert, 1988)(sumber : Douglas M Lambert, 1988)

• Manajemen logistik adalah bagian dari proses supply Manajemen logistik adalah bagian dari proses supply chain yang berfungsi untuk merencanakan, chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan & mengendalikan keefisienan dan melaksanakan & mengendalikan keefisienan dan keefektifan aliran dan penyimpanan barang, keefektifan aliran dan penyimpanan barang, pelayanan & informasi terkait dari titik permulaan pelayanan & informasi terkait dari titik permulaan hingga titik konsumsi dalam tujuannya untuk hingga titik konsumsi dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan. memenuhi kebutuhan para pelanggan. (sumber : (sumber : council of logistic management, 1988)council of logistic management, 1988)

Gudang & PergudanganGudang & Pergudangan• Definisi Gudang (Warehouse) dan Definisi Gudang (Warehouse) dan

Pergudangan (Inventory)Pergudangan (Inventory)

Gudang (kata benda) adalah bangunan yang Gudang (kata benda) adalah bangunan yang digunakan untuk penyimpanan barang.digunakan untuk penyimpanan barang.

Pergudangan (kata kerja) merupakan segala Pergudangan (kata kerja) merupakan segala hal yang menyangkut pekerjaan yang ada hal yang menyangkut pekerjaan yang ada hubungannya dengan simpan menyimpan hubungannya dengan simpan menyimpan barang di gudang.barang di gudang.

Aktivitas Logistik dan Aktivitas Logistik dan Tantangan GudangTantangan Gudang•Aktivitas LogistikAktivitas Logistik

Merespon PelangganMerespon PelangganPengaturan dan Perencanaan PergudanganPengaturan dan Perencanaan PergudanganSuplai dan TranportasiSuplai dan TranportasiMenyimpan barangMenyimpan barang

•Tantangan GudangTantangan GudangMereduksi waktu untuk memproses pesananMereduksi waktu untuk memproses pesananProsentase kesalahan lebih kecilProsentase kesalahan lebih kecilProfesionalisme personil gudangProfesionalisme personil gudang

MANAJEMEN MANAJEMEN PERSEDIAAN PERSEDIAAN

GUDANGGUDANG

PersediaanPersediaan• Definisi, bahan/barang yang disimpan untuk Definisi, bahan/barang yang disimpan untuk

penggunaan lebih lanjut, baik untuk dijual penggunaan lebih lanjut, baik untuk dijual maupun sebagai input proses produksi.maupun sebagai input proses produksi.

• Target persediaanTarget persediaan1.1. Target produksi (Tetap)Target produksi (Tetap)

Keseimbangan produksi, variannya sedikit, Keseimbangan produksi, variannya sedikit, kapasitasnya optimal.kapasitasnya optimal.

2.2. Target penjualan (Dinamis)Target penjualan (Dinamis)Produksi fleksibel, variannya banyak, pengiriman cepat, Produksi fleksibel, variannya banyak, pengiriman cepat, kehandalan tinggi.kehandalan tinggi.

Kenapa persediaan itu Kenapa persediaan itu penting ?penting ?

• Nilainya tinggi (20 % - 60 %)Nilainya tinggi (20 % - 60 %) Aset perusahaanAset perusahaan

• Berpengaruh terhadap :Berpengaruh terhadap : Tingkat layanan pelangganTingkat layanan pelanggan Perputaran modalPerputaran modal Pengembalian modalPengembalian modal Biaya operasiBiaya operasi Tingkat keuntungan yang diperolehTingkat keuntungan yang diperoleh

Tujuan dan Alasan Tujuan dan Alasan PersediaanPersediaan• Tujuan :Tujuan :

Layanan pelanggan maksimumLayanan pelanggan maksimum Biaya operasional rendahBiaya operasional rendah Investasi persediaan minimumInvestasi persediaan minimum

• Alasan :Alasan : Antisipasi persediaanAntisipasi persediaan Fluktuasi persediaanFluktuasi persediaan Lot size persediaanLot size persediaan Transportasi persediaanTransportasi persediaan

•Fungsi PersediaanFungsi Persediaan Menyelaraskan antara penyediaan & kebutuhanMenyelaraskan antara penyediaan & kebutuhan Menyelaraskan kebutuhan konsumen dengan Menyelaraskan kebutuhan konsumen dengan

barang jadi barang jadi Menyelaraskan barang jadi dengan komponen Menyelaraskan barang jadi dengan komponen

pembentuknya pembentuknya Menyelaraskan kebutuhan operasi dengan Menyelaraskan kebutuhan operasi dengan

output output dari operasi sebelumnya dari operasi sebelumnya Menyelaraskan komponen dan bahan baku Menyelaraskan komponen dan bahan baku

dengan dengan suplier material suplier material

Manajemen Persediaan ItemManajemen Persediaan Item• Variabel persediaan perlu diputuskan Variabel persediaan perlu diputuskan

:: Item persediaan yang pentingItem persediaan yang penting Bagaimana pengendalian per itemBagaimana pengendalian per item Ukuran orderUkuran order Waktu pemesananWaktu pemesanan

Biaya PenyimpananBiaya Penyimpanan• Unsur biaya dalam penyimpananUnsur biaya dalam penyimpanan

Biaya pembelian lokasiBiaya pembelian lokasi Biaya gedungBiaya gedung Biaya reparasi dan perawatanBiaya reparasi dan perawatan Pengkondisian, mengurus lantai dan pembersihanPengkondisian, mengurus lantai dan pembersihan Asuransi, peralatan, penyusutan mesin, dllAsuransi, peralatan, penyusutan mesin, dll

• BiayaBiaya Biaya tiap meter kubik ruanganBiaya tiap meter kubik ruangan Biaya persatuan barangBiaya persatuan barang

Cara Mereduksi Level Cara Mereduksi Level PersediaanPersediaan• Merencanakan persediaan Merencanakan persediaan • Analisis waktu persediaan (lead time)Analisis waktu persediaan (lead time)• Analisis waktu pengirimanAnalisis waktu pengiriman• Mengeliminasi perputaran yang rendahMengeliminasi perputaran yang rendah• Analisis ukuran kemasanAnalisis ukuran kemasan• Analisis subtitusi produksi secara otomatisAnalisis subtitusi produksi secara otomatis• Pengukuran rata-rata pengisisan stock keeping unitPengukuran rata-rata pengisisan stock keeping unit• Analisis permintaan pelangganAnalisis permintaan pelanggan• Mengembangkan sebuah rencana penjualan dan Mengembangkan sebuah rencana penjualan dan

sumber permintaan dengan penetapan yang logiksumber permintaan dengan penetapan yang logik

MANAJEMEN MANAJEMEN OPERASI GUDANGOPERASI GUDANG

TEKNIK PENYIMPANAN BARANGTEKNIK PENYIMPANAN BARANG

Faktor – faktor yang harus diperhatikan :Faktor – faktor yang harus diperhatikan : Wilayah yang akan dilayaniWilayah yang akan dilayani Daya serap dan potensi konsumenDaya serap dan potensi konsumen Volume masing – masing barang yang akan Volume masing – masing barang yang akan ditanganiditangani Metode pengangkutanMetode pengangkutan Mutu jalan dan terminalMutu jalan dan terminal Kemudahan mencapai pelabuhan, jalan keretaKemudahan mencapai pelabuhan, jalan kereta

api dan lapangan terbangapi dan lapangan terbang

PERTIMBANGAN PERLUASAN PERTIMBANGAN PERLUASAN BANGUNAN GUDANGBANGUNAN GUDANG

• Perluasan GedungPerluasan Gedung Lokasi dan gedung harus senantiasa mungkin diperluasLokasi dan gedung harus senantiasa mungkin diperluas Semua kegiatan bisnis cenderung untuk perluasanSemua kegiatan bisnis cenderung untuk perluasan Lebih mudah mengurangi penggunaan ruang daripada Lebih mudah mengurangi penggunaan ruang daripada

memperluasnya memperluasnya

• Faktor PertimbanganFaktor Pertimbangan Barang masuk, yaitu penerimaan bahan dan barangBarang masuk, yaitu penerimaan bahan dan barang Penyimpanan dan pemrosesan barang yang terpilih dan teraturPenyimpanan dan pemrosesan barang yang terpilih dan teratur Gerakan sepanjang proses bagaimanapun harus cepatGerakan sepanjang proses bagaimanapun harus cepat Dapat dikeluarkan untuk keperluan unit produksi, maupun untuk Dapat dikeluarkan untuk keperluan unit produksi, maupun untuk dipakai atau dipindahkan keluar gedungdipakai atau dipindahkan keluar gedung

PROSEDUR PENGAWASAN PROSEDUR PENGAWASAN GUDANGGUDANG• KeselamatanKeselamatan• Pencegahan kebakaranPencegahan kebakaran• BangunanBangunan• ToiletToilet• Penerangan Penerangan • Kondisi UdaraKondisi Udara• Perawatan UmumPerawatan Umum

LOADING AND UNLOADINGLOADING AND UNLOADING

• Desain sebuah proses Desain sebuah proses loading & unloadingloading & unloading Perhatikan area moving ekspedisi & forkliftPerhatikan area moving ekspedisi & forklift Perhitungkan kondisi puncakPerhitungkan kondisi puncak Perhitungkan pengembangan untuk waktu yang Perhitungkan pengembangan untuk waktu yang akan datangakan datang Perhatikan tipe kendaraan ekspedisi Perhatikan tipe kendaraan ekspedisi Perhatikan jarak proses Perhatikan jarak proses loadingloading dan penanganan dan penanganan produkproduk

GUDANG DAN TEORI GERAK GUDANG DAN TEORI GERAK BARANGBARANG

• Kecepatan Gerak BarangKecepatan Gerak Barang

GUDANG TempatBarang Masuk

TempatBarangKeluar

NOTE : Untuk mengatasi volume yang lebih besar dari bisnis, pemecahannya bukan pada ruangan, tetapi pada kecepatan gerak barang.

JALUR CEPATJALUR SEDANGJALUR LAMBAT

BARANGMASUK

BARANG KELUAR

NOTE : Jalur dari barang gerak lamban dan barang gerak sedang harus dipisahkan sebelum diambil. Dengan jalur – jalur yang dipisahkan, kecepatan gerak barang disini akan meningkat, karena laju masing-masing dapat ditetapkan dan diukur

Tiga Tahapan Pekerjaan Pokok Tiga Tahapan Pekerjaan Pokok GudangGudang

• Penerimaan dan penyimpanan pertama Penerimaan dan penyimpanan pertama atas barangatas barang

• Pemecahan, seleksi dan penyusunan Pemecahan, seleksi dan penyusunan kembalikembali

• Gerak barang keluar dari gudangGerak barang keluar dari gudang

TATA LETAK DAN TATA LETAK DAN PENANGANAN BARANGPENANGANAN BARANG

Tata Letak GudangTata Letak Gudang• Sewaktu merancang gudangSewaktu merancang gudang

Ruang untuk penyimpanan barangRuang untuk penyimpanan barang Tempat unutk menerima, serta dok untuk mengirimkanTempat unutk menerima, serta dok untuk mengirimkan Tempat untuk meletakkan, memungut, merakit & mengemasTempat untuk meletakkan, memungut, merakit & mengemas PeralatanPeralatan

• Struktur fisik dan tata letak merupakan kompromi dari Struktur fisik dan tata letak merupakan kompromi dari efisiensi penyimpanan dan penangananefisiensi penyimpanan dan penanganan

Putaran inventori rendah dan lambatPutaran inventori rendah dan lambat Putaran inventori tinggi dan cepatPutaran inventori tinggi dan cepat

• Metode PenyimpananMetode Penyimpanan Sistem lokasi tetap Sistem lokasi tetap

Barang diletakkan permanen dan tidak ada barang lain Barang diletakkan permanen dan tidak ada barang lain Mudah mengingat barang sehingga cepat mengambilnyaMudah mengingat barang sehingga cepat mengambilnya Informasinya paling sedikit dan paling praktisInformasinya paling sedikit dan paling praktis Tidak memenuhi pemanfaatan ruangan secara penuhTidak memenuhi pemanfaatan ruangan secara penuh

Sistem Lokasi mengambangSistem Lokasi mengambang Produk disimpan secara acak berdasarkan ketersediaan Produk disimpan secara acak berdasarkan ketersediaan

ruanganruangan Sistem ini mengandalkan sistem komputer untuk melacak Sistem ini mengandalkan sistem komputer untuk melacak

barangbarang

Wilayah PengambilanWilayah Pengambilan• Petugas tempatnya tetapPetugas tempatnya tetap

Prinsipnya petugas tetap berada ditempatnya, Prinsipnya petugas tetap berada ditempatnya, selama barang dalam keadaan bergerakselama barang dalam keadaan bergerak Pergunakan sabuk berjalan, pengguling, Pergunakan sabuk berjalan, pengguling, peluncur atau penampipeluncur atau penampi

• Penempatan Barang Tidak BerubahPenempatan Barang Tidak Berubah Tempat – tempat pengambilan barang disusun Tempat – tempat pengambilan barang disusun sedemikian rupa sehingga urutannya selalu samasedemikian rupa sehingga urutannya selalu sama Urutan pengambilan barang harus dicantumkan Urutan pengambilan barang harus dicantumkan

padapada surat perintah pengambilan barangsurat perintah pengambilan barang Jumlah barang yang ditaruh dihalaman Jumlah barang yang ditaruh dihalaman

pengambilanpengambilan supaya diperkirakan cukup untuk pekerjaan suatusupaya diperkirakan cukup untuk pekerjaan suatu jangka waktu tertentujangka waktu tertentu

• Penempatan BarangPenempatan Barang Barang – barang gerak cepat, diletakkan Barang – barang gerak cepat, diletakkan setinggi pinggang sampai matasetinggi pinggang sampai mata Barang – barang gerak lamban dipindahkan Barang – barang gerak lamban dipindahkan pada kedudukan yang lebih tinggi atau lebih pada kedudukan yang lebih tinggi atau lebih rendahrendah Mesin – mesin penyampai dipasang setinggi Mesin – mesin penyampai dipasang setinggi pinggang sehingga mengurangi keletihan pinggang sehingga mengurangi keletihan petugas pengambil barangpetugas pengambil barang

• Surat PerintahSurat Perintah Surat perintah pengambilan harus disertakanSurat perintah pengambilan harus disertakan Jangan sekali-kali megambil barang secara acak, Jangan sekali-kali megambil barang secara acak, sebab akan memboroskan tenaga, dan menghambatsebab akan memboroskan tenaga, dan menghambat arus pengambilanarus pengambilan

• FIFOFIFO Pengambilan harus dilakukan dimukaPengambilan harus dilakukan dimuka Penambahan persediaan dimasukan dari belakang rakPenambahan persediaan dimasukan dari belakang rak Menjamin perputaran barang, masuk awal keluar awalMenjamin perputaran barang, masuk awal keluar awal

• Penggunaan Tenaga BuruhPenggunaan Tenaga Buruh Diusahakan agar penggunaan tenaga buruhDiusahakan agar penggunaan tenaga buruh ditempat pengambilan seminimal mungkinditempat pengambilan seminimal mungkin Kecenderungan untuk menambah tenaga Kecenderungan untuk menambah tenaga selalu adaselalu ada Dapat dilakukan penambahan tenaga untuk Dapat dilakukan penambahan tenaga untuk mempercepat operasi pengambilanmempercepat operasi pengambilan

• Ukuran RakUkuran Rak Ukuran rak mempengaruhi waktu pemasukan Ukuran rak mempengaruhi waktu pemasukan

barangbarang Dalamnya ruangan tempat penyimpanan Dalamnya ruangan tempat penyimpanan

barangbarang akan meningkatkan efisiensi kerja bagi akan meningkatkan efisiensi kerja bagi

petugaspetugas penambah barang maupun pengambil barangpenambah barang maupun pengambil barang

WAREHOUSE WAREHOUSE CONTROLCONTROL

Kendali Kinerja dan AktivitasKendali Kinerja dan Aktivitas• Tujuan :Tujuan :

Untuk mengukur & membandingkan aktivitasUntuk mengukur & membandingkan aktivitas yang membutuhkan tempat & waktu yang membutuhkan tempat & waktu terhadap standar dan order yang ada terhadap standar dan order yang ada Untuk memperoleh gambaran atas Untuk memperoleh gambaran atas penyimpangan yang adapenyimpangan yang ada Untuk mengukur dan merekam keakuratan Untuk mengukur dan merekam keakuratan standarstandar Untuk menyediakan departemen yang Untuk menyediakan departemen yang

bertanggung bertanggung jawab atas kendali informasi jawab atas kendali informasi

Kontrol GudangKontrol Gudang1.1. Produktivitas gudangProduktivitas gudang

Rasio antara Rasio antara inputinput dan dan outputoutputEx : * cases handled per labor-hourEx : * cases handled per labor-hour

* Lines selected per equipment hour* Lines selected per equipment hour Tingkat pelangganTingkat pelanggan Kinerja pengirimanKinerja pengiriman

Tingkat kesalahanTingkat kesalahan Waktu siklus orderWaktu siklus order

Akurasi persediaanAkurasi persediaan Ketepatan antara jumlah di kartu stok dengan fisik yang adaKetepatan antara jumlah di kartu stok dengan fisik yang ada Pemanfaatan AreaPemanfaatan Area Persediaan yang benarPersediaan yang benar Fasilitas pemanfaatan luas areaFasilitas pemanfaatan luas area Produktivitas tenaga kerja Produktivitas tenaga kerja Jumlah kerja seimbang dengan ketersediaan orang yang adaJumlah kerja seimbang dengan ketersediaan orang yang ada

2.2. Utilisasi GudangUtilisasi Gudang Rasio antara kapasitas yang digunakan Rasio antara kapasitas yang digunakan terhadap kapasitas yang tersediaterhadap kapasitas yang tersedia

Ex : Percentage of pallets filled a warehouseEx : Percentage of pallets filled a warehouse

3.3. Kinerja GudangKinerja Gudang Rasio antara aktual Rasio antara aktual outputoutput terhadap standar terhadap standar outputoutput

Ex : * Cases picked per hour versus standard rate planned per Ex : * Cases picked per hour versus standard rate planned per hourhour

* Actual return on assets employed versus budgeted return * Actual return on assets employed versus budgeted return on on assets employed assets employed

RESUME :RESUME :1. Strategi Logistik & Marketing1. Strategi Logistik & Marketing

* Pentingnya manajemen gudang* Pentingnya manajemen gudang* Alasan pelanggan stop membeli* Alasan pelanggan stop membeli* Peran pergudangan dalam kehidupan perusahaan* Peran pergudangan dalam kehidupan perusahaan

a. Definisi SCM & manajemen logistika. Definisi SCM & manajemen logistikb. Definisi gudang & pergudanganb. Definisi gudang & pergudanganc. Aktivitas logistik & tantangan gudangc. Aktivitas logistik & tantangan gudang

2. Manajemen Persediaan Gudang2. Manajemen Persediaan Gudang* Definisi persediaan & target persediaan* Definisi persediaan & target persediaan* Pentingnya persediaan* Pentingnya persediaan* Tujuan & alasan persediaan* Tujuan & alasan persediaan* Fungsi persediaan* Fungsi persediaan* Manajemen persediaan item* Manajemen persediaan item* Biaya penyimpanan* Biaya penyimpanan* Cara mereduksi level persediaan* Cara mereduksi level persediaan

3. Manajemen operasi gudang3. Manajemen operasi gudang * Teknik penyimpanan barang* Teknik penyimpanan barang * Pertimbangan perluasan bangunan gudang* Pertimbangan perluasan bangunan gudang * Prosedur pengawasan gudang* Prosedur pengawasan gudang * * Loading & UnloadingLoading & Unloading * Gudang & teori gerak barang* Gudang & teori gerak barang * Tiga tahapan pekerjaan pokok gudang* Tiga tahapan pekerjaan pokok gudang

4. Tata letak & penanganan barang4. Tata letak & penanganan barang * Tata letak gudang* Tata letak gudang * Wilayah pengambilan* Wilayah pengambilan

5. Kendali gudang (warehouse control)5. Kendali gudang (warehouse control) * Kendali kinerja & aktivitas* Kendali kinerja & aktivitas * Kontrol gudang* Kontrol gudang

SEKIAN SEKIAN & &

TERIMA KASIHTERIMA KASIH