1. Proposal Three Days Workshop Filling System & EDMS

2. Background Dalam dunia persaingan bisnis yang semakin ketat, siapa yang lebih adaptif terhadap perubahan dialah yang akan menjadi pemenangnya. Tingkat adaptif terhadap perubahan ini sangat dipengaruhi oleh kemampuan kita mendapatkan dan mengelola informasi. Oleh karena itu organisasi di era telekomunikasi saat ini mau tidak mau harus memiliki sarana dan prosedur yang efektif dan efisien dalam mengelola informasi. E-filing dan Document Management System (EDMS) adalah jawabannya. Dengan penerapan EDMS yang tepat guna akan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam pengambilan keputusan strategis dengan lebih cepat dan tepat. Koordinasi setiap level dan lini di perusahaan dalam penerapan EDMS ini sangatlah menentukan bagi kelangsungan perusahaan jangka panjang. 2 Filling System & E- DMS 3. Training Objectives Setelah mengikuti training ini, peserta: 1. Memahami lebih mendalam peran & aplikasi inisiatif manajemen dokumen berkualitas, proses arsip elektronik, yang berpusat pada manusian & kinerja, berikut perkembangannya di masa depan, sebagai pondasi dasar bisnis. 2. Pentingnya SOP Kearsipan dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaannya. 3. Trend terbaru Sistem Korespondensi & Pengarsipan: Electronic Filing & Document Management dalam bisnis. 4. Beragam jenis, bentuk & keunggulan dari Electronic Filing & Document Management. 3 Filling System & EDMS 4. Training Objectives 4Filling System & EMDS 5. Tahapan Implementasi dan Konsekuensinya (Tim Manajemen Perubahan, SOP, Biaya, Sumberdaya & Waktu Pelaksanaan). 6. Praktek mengelola aplikasi E- filing & Document Management: Menyimpan, mengedit dan pencarian dokumen menggunakan aplikasi EDMS 5. Training Method Guna kepentingan tujuan pembentukan sikap, pembiasaan dan apresiasi menuju tujuan dan target sebagaimana essensi sasaran training, maka Pendekatan semi-experiential akan digunakan sebagai methode utama. Metode ini ini akan membagi wacana training dalam beberapa sub kategori, yaitu: Classroom session Penyampaian materi secara ceramah pembekalan akan diantarkan sebanyak 20% saja dari keseluruhan training, mencakup berbagai materi yang bersifat konseptual yang siap diwujudkan dalam kondisi praktis. Metode ini tetap mengkedepankan aspek dialogis dimana pemahaman peserta amat tergantung pada rangsangan keaktifan mencerna materi, sekaligus cukup sensitif untuk mengeliminir sikap tampak positif (faking good), berpura-pura, dan lainnya yang cenderung tidak mendukung proses internalisasi materi untuk menjadi keyakinan (belief). Interactive Simulation Sejumlah role-play dan games yang umumnya cocok dilaksanakan secara in-door maupun outdoor, akan secara intensif mendorong peserta memperoleh engalaman langsung terhadap konsep-konsep yang telah didalami di ruang kelas. Pengalaman ini akan merekam secara mendalam bagaimana suatu konsep dicerna dan dijadikan panduan perilaku di masa yang akan datang. Pendekatan ini merupakan kekuatan dan keunggulan dari setiap training yang diselenggarakan FDI sekaligus menjamin tingkat affeksi dan internalisasi guna membentuk pembiasaan dan sikap. Untuk melancarkan sasaran metode tersebut, maka Fasilitator yang menangani kegiatan training adalah para professional yang telah lama berkecimpung dalam menyelenggarakan training di berbagai perusahaan nasional maupun multinational. Metode Ceramah 30 % Diskusi 40 % Games 30 % 6. Training Agenda Time Activity Method Remarks DayOne 08.00 08.30 Pembukaan Learning Contract In class Panitia Coffee Break 09.00 12.00 Session 1 & 2: Prosedur Filing Langkah-langkah proses filing Filing Alfabetis, Surat Numerik Filing surat Geografis dan Filing surat Subyektif Lecture Drs. Sugiri Lunch Break 13.00 15.00 Session 3 : Metode pengawasan dan pemindahan arsip Retensi Cycle Memilih peralatan & perlengkapan filing Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing Lecture & Discussion Drs. Sugiri Coffee Break 15.00 17.00 Session 4 : Membuat Prosedur Filing Tekhnik membuat SOP Filing Lecture& Role Play Drs.Sugiri 7. Training Agenda Time Activity Method Remarks DayTwo 08.00 08.30 Review Materi Hari Pertama In class Panitia Coffee Break 09.00 12.00 Session 1 & 2: Hardware dan software yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik Perancangan dan perencanaan sistem dan struktur arsip elektronik. Lecture Drs.Sugiri Lunch Break 13.00 15.00 Session 3 : Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam meng-capture data/dokumen menjadi data/dokumen elektronik. Lecture & Simulation Drs.Sugiri Coffee Break 15.00 17.00 Session 3 : Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik. Lecture & Simulation Drs.Sugiri 8. Training Agenda DayThree 08.30- 12.00 Session 1 & 2 : Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik. Micro film dan Elektonik data Simulation Lunch Break 13.00- 17.00 Session 3 & 4 : Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik. Micro film dan Elektonik data Praktek Lecture 9. Training Agenda Kami akan menyediakan scanner sejumlah 2 buah yang akan digunakan oleh peserta untuk praktek filing system karena kami akan memandu peserta untuk dapat melakukan manual filing dan juga e-filing pada pekerjaan peserta sehari-hari. Untuk itu, maka setiap peserta diharapkan dapat membawa contoh-contoh filing system yang ada di divisi mereka masing-masing, dan disarankan peserta juga berasal dari perwakilan setiap divisi atau unit kerja yang berbeda-beda. 10. Lokasi & Biaya Training dapat diselenggarakan didalam lingkungan perusahaan, walaupun lebih ideal jika diselenggarakan disebuah training center. Hal ini sepenuhnya merupakan kebijakan perusahaan yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Sedangkan facilitation fee yang dikenakan untuk per peserta, pada program 3 hari (dengan asumsi 15-25 orang peserta) adalah Rp. 60.000.000 (Enam Puluh Juta Rupiah)) per tiga hari training. 11. Terima Kasih Alamat :Gedung Menara Kadin Lt.30 Jl. HR Rasuna Said X 5 Kav. 2-3 Jakarta Selatan 12950 0821-25703737 Asri fokusdayainsani@gmail.com www.fokusdayainsani.com