0

USER MANUAL

2016

SISTEM INFORMASI PERENCANAAN (SIPERA) UNTUK JURUSAN, PUSAT, UNIT & BAGIAN

UNIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN | POLITEKNIK NEGERI BALI

Daftar Isi

Apa Itu SIPERA ? ............................................................................................................................ 1

Tahapan Penggunaan SIPERA ................................................................................................... 2

Petunjuk Penggunaan SIPERA ................................................................................................... 4

A. Dashboard ......................................................................................................................... 5

B. Cek Renstra, Kebijakan RENSTRA, Indikator Kebijakan .................................. 5

C. Download Template ....................................................................................................... 6

D. Input Program Kegiatan (RENOP), Rancangan Kegiatan (RKT) dan

Upload Dokumen Renop & RKT ......................................................................................... 7

E. Cek PAGU ................................................................................................................................ 12

F. Update Usulan RKAKL ......................................................................................................... 13

G. Generate RAB ................................................................................................................ 19

PENUTUP ............................................................................................................................................ 20

1

Apa Itu SIPERA ?

SIPERA adalah akronim dari sistem informasi perencanaan yang bertujuan

untuk membantu operasional usulan program, kegiatan dan anggaran unit kerja

sesuai dengan SOP di Unit Perencanaan. SIPERA digunakan oleh beberapa

pengguna, yaitu Pimpinan PNB, Unit dan Bagian Perencanaan, Ketua Jurusan,

Ketua Unit, serta Kepala Pusat/Bagian. Masing – masing pengguna memiliki hak

akses yang berbeda. Unit dan bagian perencanaan memiliki hak akses penuh pada

SIPERA. Ketua Jurusan, Ketua Unit, dan Kepala Pusat/Bagian memiliki hak akses

khusus hanya pada sub satuan kerja yang dipimpinnya. Sedangkan pimpinan PNB

memanfaatkan SIPERA sebagai alat untuk melakukan monitoring dan evaluasi

kinerja dari masing-masing unit kerja di lingkungan PNB.

SIPERA diintegrasikan dengan sistem informasi terintegrasi PNB dalam satu

sistem dengan metode single sign on. Jadi pengguna dapat sekali login dan

memanfaatkan beberapa sistem informasi didalamnya. Sistem informasi

terintegrasi PNB dapat diakses melalui http://sion.pnb.ac.id. Pengguna (user)

sesuai dengan tupoksinya dalam unit organisasi akan mendapatkan hak akses

yang berbeda mengikuti posisi unit organisasinya. Fasilitas umum pada SIPERA

adalah:

• Setting data Renstra, Tahun Anggaran, DIPA, Satker DIPA, Pagu, Sumber

dana, Satuan Belanja, MAK

• Setting dan update data detail belanja beserta harga maksimal-nya

• Upload dan download dokumen template dari Unit Perencanaan

• Input Program Kegiatan dan Rancangan Kegiatan

• Upload dan download Renop dan RKT dari subsatker

• Pengajuan Usulan Kegiatan dan Anggaran

• Upload KAK dan dokumen pendukung kegiatan

• Generate RAB masing – masing sub satuan kerja

2

Tahapan Penggunaan SIPERA

Penggunaan SIPERA dalam penyusunan program dan kegiatan dilakukan

dengan mengikuti alur tahapan sebagai berikut:

1. Diawali dengan melengkapi master data yang dilakukan oleh admin

perencanaan di tingkat PNB, yaitu oleh Unit Perencanaan dan Bagian

Perencanaan. Unit dan bagian perencanaan dapat memanfaatkan

SIPERA untuk berbagi template dokumen kepada sub satker berupa file

dalam bentuk .doc/.pdf/.xls, sehingga masing – masing sub satuan kerja

dapat mengunduhnya melalui SIPERA.

2. Ketua Jurusan, Ketua Unit, Kepala Pusat dan Kepala Bagian sebagai

pengusul program dan kegiatan wajib mengunggah versi lengkap

RENOP dan RKT berupa file melalui SIPERA. Tujuannya adalah agar Unit

Perencanaan dapat mengunduh RENOP dan RKT yang ada pada masing-

masing unit kerja. Acuan dasar unit kerja dalam penyusunan RENOP dan

RKT adalah melihat pada Renstra Lembaga, Kebijakan dalam Renstra

dan Indikator Kinerja Kebijakan melalui fasilitas laporan yang telah

tersedia pada SIPERA.

3. Selanjutnya masing – masing sub satuan kerja melalui Ketua Jurusan,

Ketua Unit, Kepala Pusat dan Kepala Bagian memasukkan program dan

kegiatan yang diusulkan sesuai dengan RENOP (Rencana Operasional)

masing-masing sub satker ke dalam sistem SIPERA.

4. Dari program kegiatan tersebut lalu diturunkan menjadi rancangan

kegiatan seperti tertuang pada RENOP dan RKT (Rencana Kinerja

Tahunan) yang juga diinput ke SIPERA. Selain input data program dan

rancangan kegiatan melalui form yang disediakan, Pengguna SIPERA

dapat melihat laporan PAGU melalui menu yang disediakan pada

SIPERA. PAGU tersebut dapat digunakan sebagai dasar dalam update

usulan program kegiatan dan anggaran melalui fasilitas RKAKL pada

SIPERA.

5. Usulan program dan kegiatan unit kerja harus dilengkapi dengan

Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan dokumen pendukung yang juga

langsung diunggah melalui SIPERA.

6. Setelah dokumen yang dibutuhkan telah diunggah oleh masing-masing

unit kerja (Kajur/KaUnit/Kapus/Kabag), oleh Unit dan Bagian

3

perencanaan melakukan pemeriksaan usulan tersebut apakah telah

sesuai dengan Renstra dan Renop dan melakukan verifikasi.

7. Setelah semua terverifikasi maka usulan dalam sitem dikunci (tidak

dapat diubah) dan dapat di-generate RAB per masing-masing sub

satuan kerja.

Alur penggunaan SIPERA dapat juga dilihat melalui flowchart pada Gambar 1.

Gambar 1. Flowchart Penggunaan SIPERA

Login

Update Master

Data

Upload Template

Download Renop

& RKT

Admin Perencanaan Kajur,KaPusat,KaUnit,Kabag

Login

Download

Template

Input dan Upload

Renop & RKT

Update Usulan

RKAKL

Verifikasi RKAKL

Upload KAK &

Dokumen

Pendukung

Download KAK &

Dokumen

Pendukung

Generate RAB

RKAKL final?

ya

tidak

logout

Verified

RKAKL?

Generate RAB

ya

tidak

logout

Cek PAGU

4

Petunjuk Penggunaan SIPERA

Untuk membuka SIPERA maka buka halaman http://sion.pnb.ac.id, maka

akan muncul tampilan seperti pada Gambar 2.

Gambar 2. Tampilan Utama SION

Pengguna dapat memasukkan username dan password yang diberikan dan

memilih tombol masuk. Tampilan menu akan menyesuaikan dengan hak akses

yang diberikan. Untuk Unit dan Bagian Perencanaan memiliki hak untuk

mengakses sub modul master data, rencana kegiatan, dan laporan. Ketua

Jurusan, Ketua Unit, Kepala Pusat/Bagian memiliki hak untuk mengakses sub

modul rencana kegiatan dan laporan. Pimpinan memiliki hak untuk mengakses

sub modul laporan. User manual ini diperuntukkan bagi Ketua Jurusan, Ketua

Unit, Kepala Pusat dan Kepala Bagian. Perlu diketahui setelah login, pengguna

tidak hanya mendapatkan fasilitas dari SIPERA saja, namun juga mendapat

fasilitas dari sistem informasi lainnya yang tergabung dalam Sistem Informasi

Terintegrasi PNB.

5

A. Dashboard

Setelah login maka sistem akan membawa ke dashboard masing –

masing pengguna. Gambar 3 menunjukkan dashboard dari pengguna sub

satuan kerja (Jurusan/Pusat/Unit/Bagian). Sebelah kiri adalah menu atau

fasilitas – fasilitas yang disediakan SIPERA. Fasilitas yang disediakan bagi

adalah fasilitas Pengisian Rencana Kegiatan dan Laporan. Fasilitas Rencana

Kegiatan terdiri dari download template, input program kegiatan (RENOP),

input rancangan kegiatan (RKT), Upload dokumen Renop & RKT, detail belanja,

RKA-KL, dan generate RAB. Untuk fasilitas laporan ada laporan PAGU dan

laporan renstra, kebijakan & indikator.

Jika pengguna sub satuan kerja (Jurusan/Pusat/Unit/Bagian) belum

mengisi program kegiatan, rancangan kegiatan dan belum mengunggah

dokumen Renop dan RKT maka pengguna sub satuan kerja

(Jurusan/Pusat/Unit/Bagian) tidak dapat mengisi data RKA-KL.

Gambar 3. Dashboard Pengguna Sub Satuan Kerja

(Jurusan/Pusat/Unit/Bagian)

B. Cek Renstra, Kebijakan RENSTRA, Indikator Kebijakan

Sebagai acuan dalam penyusunan RENOP dan RKT, pengguna dapat

melihat Renstra, Kebijakan Renstra dan Indikator Kebijakan melalui fasilitas

laporan pada SIPERA.

6

Klik menu maka akan muncul pilihan untuk

mencetak rencana strategis untuk periode yang diinginkan. Klik Cari maka

akan muncul laporan Renstra dilengkapi dengan tabel kebijakan, indikator

serta kondisi awal dan target per tahun seperti pada Gambar 4.

Gambar 4. Laporan Renstra, Kebijakan dan Indikator

C. Download Template

Pengguna sistem dapat mengunduh dokumen template yang disediakan

oleh Unit dan Bagian Perencanaan melalui menu

Maka akan muncul dokumen yang bisa diunduh seperti pada Gambar 5.

7

Gambar 5. Menu Download Template

D. Input Program Kegiatan (RENOP), Rancangan Kegiatan

(RKT) dan Upload Dokumen Renop & RKT

Ketua Jurusan, Ketua Unit, Kepala Pusat dan Kepala Bagian input data

program kegiatan sesuai dengan dokumen RENOP yang dimiliki. Selain

program kegiatan, masing – masing sub satuan kerja juga input rancangan

kegiatan sesuai Rencana Kinerja Tahunan (RKT). Dokumen lengkap Renop dan

RKT diupload juga sebagai pelengkap dokumentasi. Gambar 6 menunjukkan

relevansi antara tabel Renop dan file dokumen Renop&RKT dengan menu

fasilitas pada SIPERA.

8

Gambar 6. Relevansi Tabel Renop dan File Dokumen dengan Menu pada SIPERA

Input program kegiatan dapat dilakukan melalui menu

Yang muncul pada menu tersebut adalah daftar

program kegiatan yang sudah tersimpan pada database. Program tersebut

dapat diubah ( ) maupun dihapus ( ). Untuk menambah program

kegiatan baru dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah (

), maka akan muncul form tambah data program kegiatan seperti pada

Gambar 7. Isi data seperti pada Gambar 8 lalu simpan melalui tombol Simpan

( ).

Gambar 7. Tambah Data Program Kegiatan

9

Gambar 8. Tambah Data Program Kegiatan Pengembangan SDM

Input rancangan kegiatan dapat dilakukan melalui menu

Yang muncul pada menu tersebut adalah daftar

rancangan kegiatan yang sudah tersimpan pada database. Program tersebut

dapat diubah ( ) maupun dihapus ( ). Untuk menambah rancangan

kegiatan baru dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah (

), maka akan muncul form tambah data rancangan kegiatan seperti pada

Gambar 9. Setelah memilih program kegiatan maka daftar indikator akan

muncul pada form. Isi data lengkap sampai dengan indikator kebijakan

(IKU/IKK) yang disasar oleh kegiatan tersebut, seperti pada Gambar 10 lalu

simpan melalui tombol Simpan ( ).

Dokumen lengkap Renop dan RKT dapat diupload melalui menu

Yang muncul pada menu tersebut adalah daftar

dokumen yang sudah tersimpan pada database. Program tersebut dapat

diunduh, diubah dan dihapus ( ). Untuk menambah dokumen dapat

dilakukan dengan memilih tombol Tambah ( ), maka akan muncul

form tambah data dokumenseperti pada Gambar 11.

10

Gambar 9. Tambah Data Rancangan Kegiatan

11

Gambar 10. Tambah Data Rancangan Kegiatan (lengkap)

12

Gambar 11. Tambah Data Dokumen

E. Cek PAGU

PAGU masing – masing subsatker dapat dicek melalui menu

Pilih tahun PAGU yang ingin dilihat lalu klik tombol Cari, maka

akan muncul Laporan PAGU seperti pada Gambar 12.

Gambar 12. Laporan PAGU

13

F. Update Usulan RKAKL

Pada RKA-KL struktur yang terbentuk terdiri dari tujuh tingkat yaitu

Program, Kegiatan, Output, Sub Output, Komponen, Sub Komponen, dan

Kegiatan Subsatker. Data mengenai Program, Kegiatan, Output, Sub Output,

dan Komponen diisi terlebih dahulu oleh unit dan bagian perencanaan.

Subsatker (jurusan/unit/pusat/bagian) nantinya hanya dapat mengisi sub

komponen dan kegiatan subsatker.

Berikut ini pada Gambar 13 adalah tampilan kertas kerja RKA-KL.

Struktur RKA-KL dimunculkan lengkap dalam bentuk tree. Proses tambah,

ubah, hapus dan tampil dapat dilakukan langsung pada kertas kerja tersebut.

Sebuah sub komponen dapat terdiri dari satu atau lebih kegiatan subsatker.

Untuk menambah data dapat dilakukan dengan menekan tombol

Tambah Data. Setelah klik tombol tambah, maka akan muncul form tambah

data sesuai dengan jenis data yang akan ditambah. Data diisi sesuai form dan

menekan tombol Simpan. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus

melalui tombol edit dan tombol delete disamping data tersebut.

Gambar 13. Kertas Kerja RKA-KL

14

Gambar 14 menunjukkan relevansi antara tabel pada file POK.RKAKL

dengan fasilitas pada SIPERA.

Gambar 14. Relevansi fi le POK.RKAKL dengan SIPERA

Misalkan pengguna akan menambahkan Kegiatan Sosialisasi Sistem

Informasi seperti pada Gambar 15. Maka cek terlebih dahulu beberapa level

diatasnya yaitu Sub Komponen (Kode “B” dengan nama “Sosialisasi”) dan

Komponen (Kode “055” dengan nama “Seminar/Pelatihan/Workshop

Pengembangan Mutu Kelembagaan Organisasi”).

Gambar 15. Kegiatan Sosialisasi Sistem Informasi

Cek pada RKA-KL SIPERA apakah sub komponen Sosialisasi sudah ada

pada komponen dengan kode 055. Jika belum maka tambahkan sub komponen

dengan klik tombol Tambah (+).

Gambar 16 adalah form untuk menambah sub komponen pada RKA-KL.

15

Gambar 16. Form Tambah Sub Komponen

Setelah menambah sub komponen “Sosialisasi”, maka langkah

berikutnya adalah menambah kegiatan subsatker yang berasal dari rancangan

kegiatan RKT yang telah diinput sebelumnya. Klik tombol Tambah (+)

disebelah sub komponen yang dituju.

Kegiatan subsatker yang akan diinput disini adalah kegiatan yang

berasal dari rancangan kegiatan RKT yang telah diinput sebelumnya. Pada form

di Gambar 17 tersedia tombol yang digunakan untuk

mencari rancangan kegiatan RKT. Form pilih rancangan kegiatan digunakan

untuk memilih rancangan kegiatan yang akan dijadikan kegiatan subsatker.

Form dapat dilihat pada Gambar 18. Isi kelengkapan termasuk KAK dan

dokumen pendukung seperti pada Gambar 19 lalu klik Simpan, maka tampilan

RKA-KL akan terupdate.

16

Gambar 17. Form Tambah Kegiatan Subsatker

Gambar 18. Form Pilih Rancangan Kegiatan

Sub Komponen

17

Gambar 18. Form Lengkap Kegiatan Subsatker

Langkah selanjutnya adalah menambah detail belanja pada kegiatan

tersebut. Pilih tombol tambah detail belanja (“+”) maka akan muncul form tambah

detail belanja seperti Gambar 19.

Gambar 19. Form Tambah Detail Belanja

18

Isi form dengan menyesuaikan pada tabel POK.RKAKL, perhatikan

contohnya pada Gambar 20. Input satu per satu detail belanja, jika detail belanja

tidak ada pilihan maka dapat menambahkan detail belanja baru dengan klik

pilihan “lainnya”. Setelah selesai proses input, rekapitulasi detail belanja dapat

dilihat dengan klik tombol Lihat Detail Belanja. Hasilnya seperti pada Gambar 21.

Gambar 20. Contoh Pengisian Detail Belanja Sesuai POK.RKAKL

19

Gambar 21. Detail Belanja Kegiatan Sosialisasi Sistem Informasi

G. Generate RAB

Setelah proses update usulan RKA-KL selesai dilakukan, maka hasil

akhir berupa RAB dapat di-generate langsung dari SIPERA dengan memilih

menu RAB di-generate berdasarkan pilihan Renstra, tahun

anggaran dan unit kerja seperti pada form di Gambar 22.

Gambar 22. Generate RAB

20

PENUTUP

Demikianlah user manual Sistem Informasi Perencanaan (SIPERA). User

manual dapat diperbaharui apabila ada perubahan atau update dari fungsional

sistem SIPERA ini. Semoga user manual ini dapat membantu dan menuntun dalam

penggunaan software aplikasi SIPERA.