USER GUIDE 

TURIS (TELKOM UNIVERSITY RESIDENCE INFORMATION SYSTEM) 

 

 

I. Tujuan Pembuatan System 

Pembuatan system informasi asrama ini dimaksudkan untuk : 

a. Sebagai salah satu unggulan hunian asrama putra Telkom university berbasis ICT. 

b. Sebagai media komunikasi bagi penghuni serta pengelola asrama untuk mengelola hal‐hal yang 

bersifat  administratif  seperti  :  pendataan  penghuni,  daftar  hunian,  penjadwalan  pelatihan 

softskill, perijinan mahasiswa, laporan kegiatan selama masa hunian di asrama. 

c. Memudahkan pengelola untuk dapat menerima keluhan dari penghuni asrama atas fasilitas yang 

disediakan di asrama, sehingga dapat cepat dalam proses penyelesaian keluhan penghuni. 

 

II. Objek yang digunakan dalam sistem 

Adapun objek yang akan digunakan dalam sistem ini : 

a. Admin 

b. Pengelola Asrama 

c. Pengelola Gedung 

d. Mahasiswa Penghuni Asrama 

 

III. Proses Sistem 

Proses yang berjalan dari system informasi ini yaitu : 

a. Admin meng‐create username dan password untuk masing‐masing objek system. 

b. Pengelola asrama melakukan input terhadap daftar kamar hunian dan daftar penghuni asrama. 

c. Proses plotting / pengaturan penempatan mahasiswa di masing‐masing kamar hunian di asrama 

dengan alokasi  :  rencana per  kamar  akan ditempati oleh mahasiswa penghuni per  fakultas per 

program studi yang sama dengan kondisi per kamar tidak diperkenankan dari etnis/ daerah/ suku 

yang sama. Untuk lantai yang sama agar dikondisikan kamar yang satu dengan kamar yang lainnya 

dari program studi yang berbeda. 

d. Pengelola asrama melakukan input terhadap jadwal pelatihan softskill yang akan diberikan kepada 

penghuni  asrama,  dengan  kondisi  :  materi  pelatihan,  waktu,  tempat,  pengajar  sudah 

tersampaikan per bulannya. 

e. Mahasiswa penghuni asrama, melakukan pemilihan jadwal pelatihan softskill yang akan diikuti per 

bulannya sehingga tidak mengganggu kegiatan perkuliahan dan kegiatan akademik lainnya. 

f. Mahasiswa wajib melakukan perijinan melalui sistem ini. 

g. Penghuni asrama dapat menyampaian keluhan terhadap layanan penyediaan fasilitas asrama, dan 

pengelola asrama /gedung dapat menanggapi keluhan  tersebut secara  real‐time dan agar dapat 

ditindaklanjuti secepat mungkin. 

h. Pengelola  asrama  dapat  memberitahukan  informasi‐informasi  lainnya  yang  berkaitan  dengan 

kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan/ kegiatan di asrama melalui system informasi ini. 

i. Pengelola asrama membuat report/ laporan terhadap segala kegiatan yang berhubungan dengan 

pengelolaan mahasiswa baru di asrama. 

IV. Desai a. Ta

 

 

Ke

se

to

 

Us

 

Al

Go

ve

 

 

in Interface (

ampilan Awa

etikkan alam

eperti  Gamba

ombol Login/ 

sername ada

amat URL  in

oogle Chrom

ersi 3.6 atau y

(Objek Maha

al 

at URL pada 

ar.  1  di  atas

enter. 

alah nomor te

ni bisa di aks

me versi 5 ata

yang lebih ba

 

asiswa) 

browser yait

s.  Inputkan 

es, dan passw

ses dari  sem

au yang lebih

aru, Opera ve

Gambar

tu : http://yp

Username  : 

word default

mua browser

h baru, Inter

ersi 10.6 atau

r. 1 

ptelkom.or.id

*****  dan 

t adalah tang

baru. Brows

rnet Explorer

u yang lebih 

d/turis maka

password  : 

ggal lahir (dd

ser yang dire

r setidaknya 

baru, maupu

 

a akan muncu

******  kem

‐mm‐yy). 

ekomendasik

versi 9, Moz

un Safari. 

ul tampilan 

mudian  klik 

kan adalah 

zilla Firefox 

b. Da

 

Da

di

us

Di

‐

‐

‐

‐

‐

‐

‐

‐

‐

 

ashboard 

ashboard  aw

perkenankan

ser account, 

 dalam field 

Jendela ①

Jendela ②

penting ba

pengguna 

Jendela ③

jadwal pel

Jendela ④

terkirim, p

Jendela ⑤

keluhan ya

Jendela  ⑥

pending, ij

Jendela  ⑦

diakses. 

Tombol lo

system ini,

Tombol up

wal menamp

n untuk sem

pelatihan, ke

dashboard t

① “Profil saya

②  “Berita  Te

agi mahasisw

sudah meng

③ “Pelatihan

atihan beriku

④  “Pesan  sa

pesan yang su

⑤ “Keluhan 

ang diproses,

⑥  “Ijin Mas

jin yang diset

⑦  “Log”  me

g‐out (kelua

, untuk meng

pdate untuk 

ilkan menu

ua menu ya

eluhan, periji

erdapat : 

a” sebagai in

erkini” mena

wa atau peng

getahui inform

” menginfor

utnya yang h

aya” menam

udah dibaca,

Masuk” men

, keluhan yan

suk”  menam

tujui, ijin yan

enampilkan 

r dari sistem

ghindari hal‐

mengupdate

Gambar

yang  bisa  d

ng tersedia. 

inan, pesan, 

nformasi dari

ampilkan  be

gguna sistem

masi penting

masikan pela

harus di ikuti.

pilkan  inform

 dan pesan y

nampilkan  in

ng selesai dip

mpilkan  infor

ng ditolak, ijin

status  wakt

m). Agar mela

hal yang tida

e data user, m

r. 2 

i  akses  oleh

Mulai dari m

berita, dan lo

 pemilik aku

erita  terkini 

m. Diharapka

g yang disam

atihan yang s

. 

masi  akumul

yang sudah d

nformasi aku

proses, dan k

masi  akumu

n yang dibata

u  log‐in  ter

akukan log‐o

ak diinginkan

mohon meng

h  objek  syste

menu  : maha

og. 

n. 

untuk  penya

n pada saat 

paikan. 

sedang dijala

lasi dari pes

dibalas. 

umulasi dari 

keluhan yang

ulasi  dari  pe

alkan, dan st

rakhir,  dan  d

ut setiap kal

n. 

gupdate pass

em.Untuk  ob

asiswa, hunia

ampaian  pen

awal memb

ani oleh maha

an  yang ma

keluhan yan

g dibatalkan. 

erijinan  yang

tatus ijin yan

dari  IP  bera

li selesai me

sword anda. 

bjek  admin 

an asrama, 

ngumuman 

uka TURIS, 

asiswa dan 

suk, pesan 

ng  terkirim, 

g  berstatus 

g selesai. 

pa  system 

nggunakan 

 

c. M

     

 

Su

Su

un

se

 

Un

ol

ad

m

 

Isi

da

m

 

 

 

Menu Profil Sa

        Gambar.3 

ub Menu Dat

ub‐menu  da

ntuk  melaku

eperti Pada G

ntuk  field  N

eh admin, d

dmin  untuk

ahasiswa. 

ikan field yan

ata,  jika  sud

aka data ma

aya 

Men

oran

 

 

 

ta Mahasisw

ta  mahasisw

ukan  update 

Gambar.4. 

NIM  akan  d

engan meng

k  penamba

ng perlu dila

dah  selesai  k

hasiswa suda

 

nu profil saya

ng Tua, Data 

wa 

wa  dipergun

data  maha

ilakukan  kon

girimkan pes

ahan  field 

akukan perub

klik  tombol 

ah terupdate

a terdiri dari 

Wali dan Fot

 

nakan 

asiswa 

nversi 

san ke 

NIM 

bahan 

save, 

e. 

empat sub m

to Saya. 

menu yaitu :

Gambar

 Data Mahas

r.4 

siswa, data 

Su

Su

se

 

Su

Su

Ga

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Su

Su

 

 

ub‐menu Upd

ubmenu  Upd

eperti Gamba

ub‐menu Upd

ubmenu  Upd

ambar.6. Isik

ub‐menu Fot

ub‐menu Foto

Gamba

date Data Or

date  Data  O

ar.5. Isikan fie

date Data W

date  Data 

kan field yang

to Saya 

o Saya diperg

 

Gamba

ar.7 

rang Tua 

Orang  Tua  d

eld yang aka

Wali 

Wali  diperg

g akan diruba

gunakan unt

 

Untuk m

broser  k

Browse, 

foto  ber

server. 

 

Jika suda

 

 

ar.5 

ipergunakan

n dirubah ke

gunakan  unt

ah kemudian

tuk menguplo

mengupload  f

kecil  tempat

dan  pilih  fo

rukuran  mak

ah tunggu pro

n  untuk  mer

emudian klik 

tuk  meruba

n klik tombol 

oad foto mah

foto, klik tom

t  file  foto 

oto  yang  aka

ksimal  320x3

oses sampai 

rubah  data 

tombol save

ah  data  wa

save. 

hasiswa, sep

mbol ganti  fo

disimpan.  K

an  diupload.

375  pixel  un

muncul foto

Gamba

orang  tua  m

e. 

li  mahasisw

erti Gambar

oto maka ak

Kemudian  kl

 Usahakan  u

ntuk  efisiens

o hasil upload

ar.6 

mahasiswa, 

wa,  seperti 

.7. 

kan muncul 

lik  tombol 

ukuran  file 

si  space  di 

d terlihat. 

d. M

 

 

 

 

Su 

Su

Kl 

 

 

Su

Su

m

Kl

 

Ja

pe

de

jad

da

 

  

 

Menu Pelatiha

ub‐menu Pel

ub‐menu Pela

ik sub‐menu 

ub‐menu Daf

ub‐menu  Da

ahasiswa.  

ik sub‐menu 

dwal yang te

elatihan  aka

efault penda

dwal yang d

ata pada sub‐

Gamba

an 

atihan Saya 

atihan Saya m

 pelatihan sa

ftar Pelatiha

aftar  Pelatih

 daftar pelat

ersedia meny

an  di  input 

aftaran dua 

iinginkan de

‐menu pelat

 

ar.8 

Menu

‐ Pela

‐ Daft

 

 

menampilkan

aya, maka ak

n 

an  menamp

ihan, maka a

yesuaikan de

oleh  pengel

hari  sebelum

ngan meng‐k

ihan saya. 

u Pelatihan te

atihan Saya 

tar Pelatihan

n data jenis p

an muncul ta

pilkan  jadwa

akan muncul 

engan jadwa

lola  asrama,

m hari pelak

klik tanda √. 

Gambar.9

Gambar.10

erdiri dari du

 

pelatihan sof

ampilan sepe

al  pelatihan 

tampilan se

l kosong ma

,  untuk  satu

ksanaan pela

Jika jadwal 

ua sub‐menu

ftskill yang di

erti Gambar.

softskill  ya

perti Gamba

hasiswa dilu

u minggu  ke

atihan. Maha

sudah dipilih

, diantaranya

iikuti oleh m

9. 

ang  harus  d

r.10. 

uar perkuliah

edepan,  den

asiswa  tingg

h maka akan

a : 

ahasiswa.  

iikuti  oleh 

an. Jadwal 

ngan  batas 

gal memilih 

 terupdate 

e. M

 

 

Su 

Su

as

Kl 

 

Isi

 

Ce

isi

 

Jik

dis

 

 

 

Su 

Su

m

Kl 

 

 

Menu Keluhan

ub‐menu Kiri

ub‐menu  Kir

srama baik di

ik sub‐menu 

ikan semua f

entang tujua

kan keluhan

ka  sudah,  k

sampaikan k

ub‐menu Kel

ub‐menu  Ke

emonitoring

ik sub‐menu 

n 

im Keluhan 

im  Keluhan 

itujukan kepa

 Kirim Keluha

field dalam fo

n keluhan, p

 anda. 

klik  tombol 

kepada pihak

uhan Saya 

luhan  Saya 

g status keluh

 Keluhan Say

 

Gambar.11 

M

‐

‐

dipergunaka

ada pengelo

an, maka aka

orm Kirim Ke

ilih subjek ya

kirim  maka

 yang dituju.

dipergunak

han. 

ya, maka aka

Menu Keluha

‐ Kirim Keluh

‐ Keluhan Say

 

 

 

 

an  untuk me

la asrama ma

an muncul ta

eluhan. 

ang tersedia,

a  keluhan  a

 

an  untuk  m

n muncul tam

Gambar

an terdiri dar

an 

ya 

engirimkan 

aupun penge

ampilan sepe

, dan 

akan 

melihat  kelu

mpilan seper

r.13

ri dua sub‐me

keluhan  ata

elola gedung

erti Gambar.1

han  yang  s

rti Gambar.1

enu, diantara

s  fasilitas  pe

. 

12. 

sudah  dikirim

3. 

Gambar.12 

anya : 

engelolaan 

mkan,  dan 

 

f. M 

 

Su 

Su

m

Kl

 

 

Isi

Pe

 

Fie

m

 

Jik

m

as

 

Un

se

te

ha

ke

 

 

 

 

Su 

Su

su

Kl

 

 

Menu Perijina

ub‐menu Kiri

ub‐menu Kiri

ahasiswa aka

ik sub‐menu 

ikan  semua 

erijinan. 

eld  perihal

enerangkan 

ka semua  fie

aka  perijina

srama, dan m

ntuk perijina

ebelum wakt

erjadi keterla

arap melaku

e nomor pen

ub‐menu Per

ub‐menu Per

udah dikirim. 

ik sub‐menu 

Gambar.14

an 

M

‐ 

‐ 

 

 

 

im Perijinan 

im Perijinan 

an meningga

 Kirim Perijin

field  yang  a

l  lengkap 

alasan periji

eld sudah ter

an  sudah  te

menunggu pro

an dikirimkan

tu pemakaian

ambatan jam

kan konfirm

gelola asram

rijinan Saya 

rijinan Saya d

 Perijinan Sa

4 

Menu Perijina

Kirim Perijin

Perijinan Say

dipergunaka

alkan asrama

nan, maka ak

ada  pada  fo

harus  dii

nan. 

risi, klik tom

erkirim  ke  p

oses approva

n maksimal d

n perijinan, d

m dating ke a

asi via telep

ma. 

dipergunakan

ya, maka aka

an terdiri dar

nan 

ya 

an oleh obje

a diluar keten

kan muncul ta

rm  kirim 

si  yang 

bol kirim 

pengelola 

al. 

dua hari 

dan jika 

srama 

on/ sms 

n oleh objek 

an muncul ta

ri dua sub‐m

ek mahasisw

ntuan tata te

ampilan sepe

mahasiswa u

ampilan sepe

enu, diantar

wa untuk me

rtib yang dib

erti Gambar.

untuk memo

erti Gambar.1

Gam

anya : 

ngirim periji

berlakukan di

15. 

onitoring per

16. 

bar.15 

inan  ketika 

i asrama.   

ijinan yang 

Ke

 

  

g. M 

 

Su 

Su

Kl 

Isi

fie

jik

ya

m

m

se

to

dis

 

Pe

ke

  

eterangan Sta

Menu Pesan 

ub‐menu Kiri

ub‐menu Kiri

ik sub‐menu 

i semua field

eld  kepada  h

ka  kita  tida

ang akan kita

engisi  field 

emasukkan 

ebelah  field 

ombol  Kiri

sampaikan k

esan yang ter

e menu pesan

Gambar.17 

Gambar.18

atus : 

: Perijina

: perijina

: Perijina

: Perijina

Me

‐ K

‐ P

‐ P

im Pesan 

m Pesan dipe

 kirim Pesan,

d pada form 

harus  diisi  d

k  tahu  use

a kirim pesan

secara  otom

nama peggu

kepada.jika 

m.  Maka 

kepada tujuan

rkirim akan o

n masuk obje

8 

n Ditolak (ole

n Dibatalkan

n Masih dala

n Disetujui (o

enu Pesan te

irim Pesan 

esan Masuk

esan Keluar

 

 

ergunakan u

, maka akan 

kirim pesan,

dengan  usern

rname  peng

n, maka kita 

matis  dengan

una di  field s

sudah  selesa

pesan 

n. 

otomatis mas

ek yang di tu

eh pengelola

 (oleh penge

am proses ap

oleh pengelo

erdiri dari tiga

ntuk mengir

muncul tam

untuk 

name, 

gguna 

dapat 

n  cara 

search 

ai  klik 

akan 

suk 

ju.  

Gamb

a asrama) 

elola asrama)

pproval (oleh

ola asrama) 

a sub‐menu, 

imkan pesan

pilan seperti

bar.16

) 

 pengelola as

diantaranya

n ke objek sys

 Gambar.19.

Gambar.1

srama) 

 : 

stem yang la

. 

19 

innya. 

 

Su 

Su

in

Kl 

 

Un

m

 

 

 

Un

Ga

Da

ub‐menu Pes

ub‐menu  Pes

box. 

ik sub‐menu 

ntuk memba

uncul tampil

ntuk  memba

ambar.22. 

an untuk me

san Masuk 

san Masuk  d

 Pesan Masu

aca pesan ya

lan seperti G

alas  pesan 

nghapus pes

dipergunaka

uk, maka aka

ng masuk ke

ambar.21. 

dengan  men

san dari inbox

n  untuk me

n muncul tam

e inbox yaitu

ng‐klik  tomb

x, dengan m

Gamba

Gamba

engetahui  jik

mpilan seper

u dengan car

bol  ,  mak

eng‐klik tom

ar.20

ar.21

ka  terdapat 

rti Gambar.20

a meng‐klik 

ka  akan  mu

bol  .  

pesan  yang 

0. 

tombol  , 

uncul  tampil

masuk  ke 

 

maka akan 

 

an  seperti 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sub‐men

 

Su

Kl 

  

 

 

nu Pesan Kel

ub‐menu Pes

ik sub‐menu 

luar 

an Keluar dip

 Pesan kelua

 

pergunakan 

ar, maka akan

Gambar.2

untuk menge

n muncul tam

22

Gambar.2

etahui pesan

mpilan sepert

23

n telah dikirim

ti Gambar.23

m oleh objek

3. 

k. 

 

h. M

 

Su 

Su

Kl

  

 

 

Menu Log 

ub‐menu Log

ub‐menu Log

ik sub‐menu 

Gambar.24 

Menu  l

objek. D

dalam p

g Saya 

g Saya diperg

 List Berita, m

og  digunaka

Dari  log  bisa

penggunaan 

unakan untu

maka akan m

an  untuk me

a  diketahui  I

system ini. 

uk mengetah

muncul tampi

 TERIMA K

Gambar

engetahui  his

IP  yang men

ui log objek.

lan seperti G

KASIH  

r.25

stori  dari  pe

ngakses  syste

Gambar.25.

enggunaan  s

em  dan  uru

istem  oleh 

tan  proses