User Guide Sijadwal

USER GUIDE SIGEJE 2013

1

Pendahuluan

Penjadwalan adalah aktifitas untuk membuat jadwal. Dalam tingkatan Universitas penjadwalan

perkuliahan dilakukan tiap semesternya. Penjadwalan matakuliah melibatkan ruang, waktu, dosen,

matakuliah dan mahasiswa. Keempat entitas tersebut tidak boleh bertabrakan dan ada beberapa

kriteria tambahan dalam menyusun jadwal yang bagus. Entitas jadwal dapat dilihat pada gambar

Empat entitas yaitu waktu, ruang, dosen, matakuliah dan mahasiswa menjadi fokus utama

dalam pembuatan jadwal. Waktu berkaitan dengan pembuatan sesi didalam perkuliahan. Ruang

berkaitan dengan daftar ruang yang digunakan dalam perkuliahan, mahasiswa berkaitan dengan kelas

dan angkatan yang akan diajar, dan dosen adalah pengajar yang akan mengajar sebuah kelas. Berikut

adalah skenario dalam penggunaan program.

Jadwal

Ruang Waktu

Dosen Kelas

Login Manajemen

Ruang

Manajemen

Waktu atau

Sesi

Manajemen

Kelas

Manajemen

Dosen

Matakuliah

Manajemen

Matakuliah

Pembuatan

jadwal


2

Login

Proses awal yang akan selalu dilakukan untuk mengetahui hak akses maupun mengetahui ruang

lingkup prodi yang akan diakses. Loginlah sesuai dengan username dan password yang telah ditentukan.

Proses login adalah dengan menekan menu login setelah itu akan muncul form untuk mengisikan

username dan password. Seperti yang terilat pada gambar 1 dan gambar 2

Gambar 1. Menu Login


3

Gambar 2. Form untuk memasukkan username dan password

Setelah login maka akan muncul pop up untuk memilih tahun ajaran yang akan dilakukan proses

manajerial. Dapat dilihat pada gambar 3.


4

Gambar 3. Memilih tahun ajaran yang akan dilakukan manajerial

Setelah memilih semester yang akan dimanajemen maka akan tampil seperti gambar 4.Berikut

adalah tampilan untuk halam awal pembuatan jadwal perkulihan adapun menu-menu yang ada adalah:

Dosen digunakan untuk memanajemen dosen yang dimiliki.

Gedung digunakan untuk memanajemen gedung yang digunakan oleh prodi yang bersangkutan.

Shift digunakan untuk memanajemen shift yang digunakan dalam pembuatan jadwal. Shift ini masuk dalam fasilitas untuk memanajemen kelas dimana shift merupakan pecahan dari kelas misalkan: kelas A berjumlah 50 orang untuk kelas teori dan untuk praktikum 50 orang dibagi menjadi 2 shift yaitu shift 1 dan shift 2 dengan masing-masing jumlahnya adalah 25.

Kelas digunakan untuk memanajemen kelas.

Ruang digunakan untuk memanajemen ruang yang digunakan oleh prodi.

Makul digunakan untuk memanajemen matakuliah yang digunakan dalam prodi.

Matakuliah penawaran adalah matakuliah yang dipilih dari daftar matakuliah keseluruhan untuk ditawarkan atau digunakan dalam satu semester aktif yang akan dilaksanakan proses penjadwalannya.

Buat sesi digunakan untuk membuat sesi dimana satu hari memiliki beberapa sesi.


5

Plotting hari & sesi digunakan untuk membuat jadwal ketersedian dosen pada sesi dan hari apa saja

Sharing dosen dilakukan untuk melakukan sharing dosen

Sharing digunakan untuk

Menu-menu tersebut dapat dilihat pada gambar 5.

Gambar 4. Tampilan awal setelah setting semester yang akan dimanajemen.


6

Gambar 5. Daftar menu yang dimiliki.

Manajemen Ruang

Fasilitas tentang pengaturan ruang. Fasiltas tersebut adalah menambah, mengedit, menghapus

ruang dan sharing ruang ke prodi lain.

Pada gambar 6 terlihat ada list ruang yang dilingkari merah dan sub menu operasi lanjut yang

berwarna biru. Ketika memilih menu tambah ruang maka akan muncul gambar 7.


7

Gambar 6. Gambar menu utama ruang.

Menambah ruang

Data yang harus diisikan adalah:

1. Nama ruang. Sisikan dengan nama ruang yang digunakan.

2. Nama gedung. Pilih tombol untuk memilih gedung letak ruangan yang diinputkan.

3. Lantai. Isikan dengan angka pertanda lantai berapa letak ruang.

4. Daya tamping. Isikan dengan angka pertanda kapasitas maksimal dari ruang.

5. Jenis. Pilih salah satu jenis dari ruang yaitu kelas berarti ruang kelas paraktikum atau praktikum

untuk laboratorium untuk melakukan praktikum.


8

Gambar 7. Sub menu create ruang.

Management ruang

Proses managemen ruang dapat dilihat pada gambar 8. Berikut adalah keterangan dari simbol

yang dimiliki oleh sub menu ini:

Digunakan untuk melihat detail dari data.

Digunakan untuk mengubah data

Digunakan untuk menghapus data


9

Gambar 8. Sub menu management ruang

Manajemen waktu dan sesi

Manajemen sesi dilakukan dengan pengaturan sesi yang dimiliki oleh tiap prodi dan pukul sesi

dimulai dan diakhiri. Pembuatan sesi diawali dengan menentukan jumlah sesi dan hari apa saja masuk

perkuliahan terlihat pada gambar 9. Dilanjutkan dengan mengisikan detai waktu awal dan waktu

berakhir persesi dapat dilihat pada gambar 10.


10

Gambar 9. Penentuan jumlah sesi dan hari masuk mengajar


11

Gambar 10. Form menentuan waktu detail persesi

Manajemen Kelas

Pembuatan kelas, edit dan hapus kelias di tiap tahun ajaran. Pada gambar 11 terlihat ada list

kelas yang dilingkari merah dan sub menu operasi lanjut yang berwarna biru. Ketika memilih menu

tambah kelas maka akan muncul gambar 12.

Gambar 11. List data kelas

Tambah Kelas

Data yang harus diisikan ketika menambah kelas adalah:

1. Id Kelas. Tidak perlu diisikan karena akan secara otomatis akan terisi secara sendirinya.

2. Nama Kelas. Isikan dengan penamaan kelas.

3. Shift. Isikan shift yang dimiliki oleh kelas tersebut dimana sebelumnya telah mengisi menu shift.


12

Gambar 12. Tambah kelas.

Management kelas

Proses managemen kelas dapat dilihat pada gambar 13. Berikut adalah keterangan dari simbol






13

Gambar 13. Sub menu manage kelas.

Manajemen Dosen

Manajemen dosen berkaitan dengan penambahan, edit dan hapus dosen. Pada gambar 14

terlihat ada list dosen yang dilingkari merah dan sub menu operasi lanjut yang berwarna biru. Ketika

memilih menu tambah dosen maka akan muncul gambar 15.


14

Gambar 14. Menu Dosen

Tambah Dosen

Data yang harus diisikan ketika menambah kelas adalah:

1. NIDN.

2. Nip Lama.

3. Nip Baru.

4. Golongan.

5. Pangkat.

6. Jabatan Fungsional.

7. Jabatan Struktural.

8. Jenis.

9. Nama Dosen.

10. Nomor KTP.

11. Gelar Akademik Depan.

12. Gelar Akademik Belakang.

13. Jenis Kelamin.

14. Tempat Lahir.

15. Tanggal Lahir.

16. Status Aktif.


15

17. Mulai Masuk Dosen.

18. Mulai Semester.

19. Kode Jenjang Akademik.

20. Ikatan Kerja.

21. Ijin Mengajar.

22. Alamat.

23. Provinsi.

24. Kota.

25. Status Validasi.

26. Nira.

27. Kodepos.

28. Handphone.

29. Kode Negara.

30. Nomer Sertifikasi Dosen.

31. Kesehatan.

Gambar 15. Menu create dosen.


16

Management dosen

Proses managemen dosen dapat dilihat pada gambar 16. Berikut adalah keterangan dari simbol






17

Gambar 16. Manage Dosen.

Manajemen Matakuliah

Manajemen dosen berkaitan dengan penambahan, edit dan hapus matakuliah. Pada gambar 17

terlihat ada list matakuliah yang dilingkari merah dan sub menu operasi lanjut yang berwarna biru.

Ketika memilih menu tambah matakuliah maka akan muncul gambar 18.

Tambah Matakuliah

Data yang harus diisikan ketika menambah matakuliah adalah:

1. Kodemakul. Isikan dengan kode matakuliah.

2. Nama makul. Isikan dengan nama matakuliah.

3. Kewajiban ruang. Isikan kewajiban ruang jika memiliki kewajiban ruang.

4. Semester. Isikan semester matakuliah tersebut ditanyangkan.

5. SKS Makul. Isikan beban SKS yang melekat pada matakuliah.

6. Jenis Makul. Isikan jenis matakuliah teori atau praktikum.

7. Kurikulum. Masukkan matakuliah tersebut masuk pada kurikulum mana.

8. Kesulitan. Isikan dengan tingkat kesulitan dari matakuliah.


18

Gambar 17. List matakuliah.

Management Matakuliah

Proses managemen matakuliah dapat dilihat pada gambar 18. Berikut adalah keterangan dari

simbol yang dimiliki oleh sub menu ini:





19

Gambar 18. Manage Matakuliah.

Matakuliah Penawaran

Setelah melakukan setting matakuliah maka langkah selanjutnya adalah mengisikan matakuliah

penawaran untuk memasukkan matakuliah apa saja yang akan ditayangkan pada waktu aktif

perkuliahan.

Tambah matakuliah penawaran

Data yang harus diisikan ketika menambah matakuliah penawaran adalah:

1. ID Mapen. Akan secara otomatis terisi sehingga tidak perlu diisikan.

2. Matakuliah. Pilihlah matakuliah yang akan ditayangkan.

3. Kelas. Isikan dengan kelas matakuliah tersebut akan ditayangkan.

4. Shift. Isikan shift matakuliah tersebut ditayangkan.

5. Jumlah Mahasiswa. Isikan jumlah mahasiswa dalam satu shift.

6. Dosen. Pilih dosen yang mengampu matakuliah penawaran tersebut.

Form Penawaran matakuliah dapat dilihat di gambar 19.


20

Gambar 19. Tambah matakuliah penawaran.

Management Matakuliah Penawaran

Berikut adalah keterangan dari simbol yang dimiliki oleh sub menu ini:





21

Pembuatan Jadwal

Pembuatan jadwal adalah proses pembuatan jadwal secara otomatis setelah proses input data

kelengkapan sudah dilakukan. Cara membuat jadwal adalah sebagai berikut:

Lakukan Ploting

Pilih menu plotting hari dan sesi maka akan secara otomatis hari dan sesi akan di plotting sehingga

untuk pertama kali masuk menu ini akan lama. Menu plotting hari dan sesi dapat dilihat di gambar 20. Di

menu ini selain memplotting hari dan sesi juga digunakan untuk setting ketersediaan dosen mengajar

pada hari dan sesi apa saja.

Cara menentukan ketersediaan dosen dapat mengajar pada hari apa saja adalah sebagai berikut:

1. Pilih dosen yang akan disetting ketersediaannya kemudian klik tombol . Dapat dilihat gambar

21.

2. Pilih hari dan sesi dimana dosen dapat mengajar dengan cara mencentang box dan menentukan

status keharusan dipatuhinya kesediaan tersebut dengan sedang atau tinggi. Dapat dilihat

gambar 22.

Gambar 20. Menu Plotting hari dan sesi.


22

Gambar 21. Memilih dosen yang disetting ketersediaan hari dan sesinya.

Gambar 22. Form setting ketersedian hari dan sesi.


23

Generate Jadwal

Pilih menu Generate Jadwal kemudian klik tombol generate (seperti pada gambar 23 yang berwarna

merah) dan tunggu sampai proses selesai. Proses akan berlangsung lama sehingga diperlukan kesabaran

dalam menunggu proses pembuatan jadwal.

Gambar 23. Menu untuk membuat jadwal

Pasca generate

Setelah proses pembuatan jadwal secara otomatis selesai dilakukan, kita dapat membuat perubahan

jadwal atau edit jadwal jika terdapat perubahan yang tidak dapat dihindari. Halaman Pasca Generate

dapat dilihat di gambar 24. Pada gambar tersebut dibagi menjadi 3 fasilitas.

1. Fasilitas penghapusan jadwal total. Cara melakukannya dengan menekan tombol yang dilingkari

hitam.

2. Fasilitas tempat penyimpanan matakuliah yang belum mendapat waktu dan ruang. Hal ini bisa

terjadi bisa jadi tidak ada solusi untuk mendapatkan hari yang tepat karena batasan hari yang

banyak. Dapat dilihat di gambar lingkaran yang berwarna merah.

3. Fasilitas untuk menghapus atau memindah jadwal. Hal ini bisa dilakukan dengan cara

memindahkan matakuliah dengan tombol ke matakuliah yang belum di ploting. Setelah

dipindahkan maka masukkan matakuliah tersebut ke hari dan sesi yang kosong, jika hari dan sesi

tidak kosong maka proses tersebut tidak dapat dilakukan.


24

Gambar 24. Pasca Generate

TAMBAHAN USER GUIDE SISTEM GENERATE JADWAL UNS

1. Cara Menambahkan DOSEN DLB

Masuk ke dalam menu Fakultas/Prodi Area Pilih menu Dosen Luar Biasa

Kemudian cari dosen yang dibutuhkan untuk mengajar di prodi anda (dapat menggunakan fasilitas

search/pencarian yang sudah disediakan)

Klik tombol “+” untuk melakukan sharing dosen DLB.

Pilih Fakultas serta Prodi anda, dan yang terakhir klik tombol “+” dan klik tombol “Simpan Data”,

maka secara otomatis dosen tersebut akan muncul pada saat anda melakukan input data dosen di

Mata Kuliah Penawaran.

Catatan: anda dapat melakukan sharing lebih dari satu dosen. Dan apabila DLB berasal dari LUAR

UNS maka anda harus menambahkannya sendiri di Menu Dosen.

2. Cara Memecah Mata Kuliah yang terpecah menjadi dua tipe Teori dan Praktikum

Misal ada kasus Mata Kuliah seperti di bawah ini:

Keterangan: Mata Kuliah AGROKLIMATOLOGI adalah mata kuliah yang mempunyai SKS Mata Kuliah

sebanyak 3 SKS. Namun pada kenyataannya terbagi menjadi dua tipe Makul, yaitu

AGROKLIMATOLOGI Teori (2 SKS) dan AGROKLIMATOLOGI Praktek (1 SKS).

Untuk Solusi kasus di atas, maka anda harus melakukan pemecahan mata kuliah tersebut dengan

cara membuat dua data Mata Kuliah AGROKLIMATOLOGI di menu Mata Kuliah (gunakan menu

create Makul) dengan format data sebagai berikut ini.

Kode MK Nama MK SKS Makul SKS Jadwal Jenis MK

AT105 AGROKLIMATOLOGI (T) 3 2 teori

AT105 AGROKLIMATOLOGI (P) 3 1 praktikum

Keterangan: SKS Makul adalah jumlah total SKS pada makul AGROKLIMATOLOGI yaitu sebanyak 3

SKS. Sedangkan SKS Jadwal merupakan SKS yang berfungsi sebagai pemecah jadwal guna

membedakan antara jenis makul Teori dengan Praktikum. Sehingga sistem Generate Jadwal UNS

dapat mengeplotkan mata kuliah AGROKLIMATOLOGI menjadi dua jenis kelas, yaitu kelas Teori (T)

dan kelas Praktikum (P).

Penting: Apabila mata kuliah tersebut sudah terdapat pada database di Sistem Generate Jadwal,

maka anda hanya perlu mengedit data Mata Kuliah tersebut (gunakan menu Update), dan ubah

Nama Mata Kuliah bersangkutan sesuai format yang sudah dibahas pada langkah sebelumnya.

3. Isikan Mata Kuliah Penawaran

Apabila sudah, maka isikan Mata Kuliah Penawaran sesuai dengan Prodi anda masing-masing.

User Guide Sijadwal

Documents

Transcript of User Guide Sijadwal