UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA...

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PEDAGANG BESAR FARMASI (PBF) TRAMEDIFA Jl. CIPINANG MUARA I NO. 23C, PONDOK BAMBU,

DUREN SAWIT, JAKARTA TIMUR PERIODE 18 FEBRUARI – 28 MARET 2013

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

MELISA, S.Farm.

1106047190

ANGKATAN LXXVI

FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER

DEPOK JUNI 2013

Laporan praktek…., Melisa, FF, 2013

ii


LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PEDAGANG BESAR FARMASI (PBF) TRAMEDIFA Jl. CIPINANG MUARA I NO. 23C, PONDOK BAMBU,

DUREN SAWIT, JAKARTA TIMUR PERIODE 18 FEBRUARI – 28 MARET 2013

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Apoteker

MELISA, S.Farm. 1106047190

ANGKATAN LXXVI

FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER

DEPOK JUNI 2013


iii Universitas Indonesia


iv Universitas Indonesia

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan

limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Praktek

Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Pedagang Besar Farmasi (PBF) Tramedifa

yang telah dilaksanakan pada tanggal 18 Februari – 28 Maret 2013 , serta dapat

menyelesaikan laporan tugas umum ini dengan tepat waktu.

Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini dilaksanakan sebagai

salah satu syarat untuk meraih gelar profesi Apoteker di Fakultas Farmasi

Universitas Indonesia, dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman,

pengetahuan, dan keterampilan mahasiswa, serta dapat mengaplikasikan ilmu yang

telah diperoleh selama perkuliahan. Pada kesempatan ini, dengan penuh ketulusan

dan kerendahan hati penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:

1. Prof. Dr. Yahdiana Harahap, M.S., Apt. selaku Dekan Fakultas Farmasi

Universitas Indonesia.

2. Dr. Harmita, Apt. selaku Ketua Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi

Universitas Indonesia, pembimbing akademik serta pembimbing dalam yang

telah memberikan bimbingan selama penulis menempuh pendidikan di

Farmasi Universitas Indonesia, selama melaksanakan PKPA dan penyusunan

tugas akhir.

3. Bapak T. Nebrisa Z., S.Farm., Apt., MARS selaku Direktur PBF Tramedifa

dan pembimbing luar yang telah memberikan bimbingan selama

melaksanakan PKPA dan penyusunan tugas akhir.

4. Seluruh staf dan karyawan di PBF Tramedifa yang telah banyak memberikan

bantuan selama penulis melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker.

5. Seluruh dosen Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi yang telah banyak

memberikan bekal ilmu, berbagi pengalaman, dan pengetahuan kepada penulis

selama masa studi di Fakultas Farmasi.

6. Orang tua dan seluruh keluarga yang selalu memberikan dukungan, doa dan

semangat kepada penulis.

7. Seluruh rekan sesama Apoteker Angkatan 76 Fakultas Farmasi Universitas

Indonesia atas kerja sama, dukungan, semangat, danpersahabatan yang telah


v Universitas Indonesia

terjalin selama menempuh pendidikan di program Profesi Apoteker.

8. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, atas bantuan dan

dukungan yang telah diberikan kepada penulis selamapenyusunan laporan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan PKPA ini masih jauh

dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran

yang membangun. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan PKPA ini dapat

memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan dalam dunia farmasi

pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Penulis

2013


HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik

dibawah ini :

Nama : Melisa

NPM : 1106047190

Program Studi : Profesi Apoteker

Fakultas : Farmasi

Jenis karya : Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetuju

Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non

Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul :

“Laporan Praktek Kerja Profesi di

Jl. Cipinang Muara I No. 23 C, Pondok Bambu, Duren Sawit, Jakarta Timur

Periode 18 Februari –

beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti

Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan,

mengalihmedia/formatka

merawat, dan memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama

saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

vi Universitas Indonesia



Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan

: Melisa, S.Farm.

: 1106047190

: Profesi Apoteker

: Farmasi

: Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty

Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul :

Laporan Praktek Kerja Profesi di Pedagang Besar Farmasi (PBF) Tramedifa

Cipinang Muara I No. 23 C, Pondok Bambu, Duren Sawit, Jakarta Timur

– 28 Maret 2013”



mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database),


saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Depok

Pada tanggal : 29 Juni 2013

Yang menyatakan

Universitas Indonesia



Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan

i untuk memberikan kepada

exclusive Royalty

Pedagang Besar Farmasi (PBF) Tramedifa

Cipinang Muara I No. 23 C, Pondok Bambu, Duren Sawit, Jakarta Timur



n, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database),



vii Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL .............................................................................................. ii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv DAFTAR ISI ........................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. viii DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... x

BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................ 1 1.2 Tujuan .............................................................................................. 2

BAB 2 TINJAUAN UMUM ............................................................................... 3 2.1 Definisi PBF ................................................................................ 3 2.2 Landasan Hukum PBF ................................................................ 3 2.3 Tugas dan Fungsi PBF ................................................................ 3 2.4 Persyaratan PBF .......................................................................... 4 2.5 Apoteker Penanggungjawab untuk PBF ..................................... 6 2.6 Tata Cara Perizinan PBF ............................................................. 8 2.7 Pencabutan Izin PBF ................................................................... 10 2.8 Gudang PBF ................................................................................ 10 2.9 Penyelenggaraan PBF ................................................................. 11 2.10 Pelaporan Kegiatan PBF ............................................................. 14 2.11 Larangan PBF ............................................................................. 14 2.12 Sistem Pengadaan di PBF ........................................................... 14 BAB 3 TINJAUAN KHUSUS PBF TRAMEDIFA ....................................... 22

3.1 Sejarah PBF Tramedifa .................................................................. 22 3.2 Visi dan Misi PT SamMarie Tramedifa ...................................... 23 3.3 Lokasi dan Tata Ruang............................................................... 24 3.4 Struktur Organisasi ..................................................................... 24 3.5 Tujuan, Tugas dan Kewajiban serta Tanggung Jawab tiap Jabatan ......................................................................................... 24

Bab 4 PEMBAHASAN ................................................................................. 33 4.1 Personalia .................................................................................... 33 4.2 Bangunan .................................................................................... 34 4.3 Kegiatan Operasional .................................................................. 36 4.4 Pengembalian Barang (Retur) ..................................................... 48 4.5 Administrasi dan Dokumentasi ................................................... 50 4.6 Manajemen Keuangan ................................................................. 53 4.7 Kegiatan Sales & Marketing ....................................................... 54 4.8 Pelaporan ..................................................................................... 55 4.9 Kendala yang Dihadapi dan Strategi untuk Menghadapinya ...... 55


viii Universitas Indonesia

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... 57 5.1 Kesimpulan...................................................................................... 57

5.2 Saran ................................................................................................ 57 DAFTAR ACUAN ................................................................................................. 59 LAMPIRAN ............................................................................................................ 60


ix Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Diagram model pengendalian persediaan ................................... 18 Gambar 4.1 Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke Supplier via telepon ................................................................................... 38 Gambar 4.2 Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke Supplier secara langsung menggunakan SP .............................................. 38 Gambar 4.3 Alur penerimaan barang dari supplier di PBF Tramedifa ........... 40 Gambar 4.4 Alur penyaluran barang dari PBF Tramedifa ke pelanggan........ 47


x Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 2.1 Pedoman kategori item obat berdasarkan metode VEN .................... 21 Tabel 2.2 Matrik VEN ABC .............................................................................. 21


xi Universitas Indonesia

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1. Formulir Permohonan Izin Pedagang Besar Farmasi (Formulir 1) ................................................................................. 60 Lampiran 2. Formulir Rekomendasi Pemenuhan Kelengkapan Administratif (Formulir 2) ................................................................................. 61 Lampiran 3. Formulir Rekomendasi Hasil Analisis Pemenuhan Persyaratan CDOB (Formulir 3) ................................................. 62 Lampiran 4. Formulir Penerbitan Izin Pedagang Besar Farmasi (Formulir 4) ................................................................................. 63 Lampiran 5. Formulir Pernyataaan Siap Melaksanakan Kegiatan (Formulir 5) ................................................................................. 64 Lampiran 6. Peta Lokasi PBF Tramedifa ........................................................ 65 Lampiran 7. Denah Bangunan PBF Tramedifa Lantai 1 ................................. 66 Lampiran 8. Denah Bangunan PBF Tramedifa Lantai 2 ................................. 67 Lampiran 9. Struktur Organisasi PBF Tramedifa ............................................ 68 Lampiran 10. Surat Pesanan (SP) ...................................................................... 69 Lampiran 11. Surat Pesanan Psikotropika .......................................................... 70 Lampiran 12. Copy Faktur Pembelian ................................................................ 71 Lampiran 13. Nota Retur Penjualan .................................................................... 72 Lampiran 14. Tanda Terima Tukar Faktur Pembelian ........................................ 73 Lampiran 15. Faktur Pajak .................................................................................. 74 Lampiran 16. Lembar Serah Terima Pembayaran Mingguan ............................. 75 Lampiran 17. Giro untuk Pembayaran Non-Tunai ............................................. 76 Lampiran 18. Bukti Pengeluaran......................................................................... 77 Lampiran 19. Faktur Penjualan ........................................................................... 78 Lampiran 20. Bukti Serah Terima ....................................................................... 79 Lampiran 21. Tanda Terima Tukar Faktur Penjualan ......................................... 80 Lampiran 22. Nota Retur Pembelian ................................................................... 81 Lampiran 23. Formulir Retur Barang.................................................................. 82


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kesehatan merupakan salah satu faktor penting untuk keberhasilan

pembangunan bangsa. Untuk itu perlu diselenggarakan upaya kesehatan secara

menyeluruh agar terwujud masyarakat yang sehat dan mandiri. Upaya kesehatan

adalah kegiatan memelihara dan meningkatkan kesehatan yang bertujuan untuk

mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan

diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan

(promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan

pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh,

terpadu, dan berkesinambungan (Presiden Republik Indonesia, 2009a).

Peran apoteker sebagai salah satu tenaga kesehatan dalam melakukan

upaya kesehatan adalah dengan melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan

Kefarmasian dalam berbagai kegiatan, meliputi pengendalian mutu sediaan

farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau

penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan

informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Dalam

pelaksanaannya, salah satu fasilitas tempat melaksanakan pekerjaan kefarmasian

dalam distribusi atau penyaluran sediaan farmasi adalah di pedagang besar

farmasi (PBF) (Presiden Republik Indonesia, 2009b).

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi adalah perusahaan

berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,

penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan. Pedagang besar farmasi sebagai salah satu tempat

pengabdian profesi seorang apoteker merupakan salah satu unit terpenting dalam

kegiatan penyaluran perbekalan farmasi untuk menjamin ketersediaan, keamanan

dan kualitas perbekalan farmasi di fasilitas pelayanan kesehatan seperti apotek,

instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat. Apoteker sebagai

penanggung jawab dalam PBF harus mampu mengelola perbekalan farmasi di


2


PBF dimulai dari tahap pengadaan, penyimpanan hingga pendistribusian

perbekalan farmasi (Kementerian Kesehatan RI, 2011b).

Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan upaya untuk pemberian

dukungan terhadap kompetensi apoteker di Pedagang Besar Farmasi (PBF), maka

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI bekerja sama dengan PBF

Tramedifa dalam menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker dari tanggal

18 Februari – 28 Maret 2013. Praktek Kerja Profesi Apoteker ini diharapkan dapat

meningkatkan pemahaman calon apoteker mengenai peranan apoteker di PBF,

kegiatan rutin, organisasi, manajemen pengelolaan perbekalan farmasi di PBF.

1.2 Tujuan

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF Tramedifa bertujuan agar

calon apoteker:

a. Memahami peran dan tugas apoteker penanggung jawab di PBF Tramedifa.

b. Memahami penerapan aspek manajemen pengelolaan sediaan farmasi di PBF

Tramedifa



BAB 2

TINJAUAN UMUM

2.1 Definisi PBF

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No.

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya

disingkat PBF tercantum bahwa PBF merupakan perusahaan berbentuk badan

hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat

dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan. Selain mendistribusikan obat, PBF juga dapat menyalurkan alat

kesehatan. PBF yang akan melakukan usaha sebagai Penyalur alat kesehatan

(PAK) harus memiliki izin PAK.

Dalam pelaksanaan kegiatannya PBF harus mengacu kepada Cara

Distribusi Obat yang Baik (CDOB). CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat

dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur

distribusi / penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.

2.2 Landasan Hukum PBF

PBF memiliki landasan hukum yang diatur dalam :

a. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang

Pedagang Besar Farmasi.

b. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang

Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian.

c. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian

d. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika

e. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.

2.3 Tugas dan Fungsi PBF


1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF. Tugas dan fungsi PBF yaitu:

a. menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat

b. PBF mempunyai fungsi sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.


4


2.4 Persyaratan PBF

Suatu PBF baru dapat beroperasi setelah mendapat surat izin. Selama PBF

tersebut masih aktif melakukan kegiatan pengelolaan obat, maka seluruh kegiatan

yang dilaksanakan di PBF tersebut wajib berdasarkan kepada CDOB. Agar dapat

beroperasi, PBF harus mempunyai lokasi dan bangunan yang memenuhi

persyaratan serta menyediakan perlengkapan yang diperlukan dalam kegiatan

distribusi.

2.4.1 Tempat/Lokasi

Lokasi PBF dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi efisiensi dan

efektifitas dalam pengadaan dan penyaluran obat ke sarana pelayanan kesehatan

dan faktor-faktor lainnya.

2.4.2 Bangunan (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012)

Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi

persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan

fungsi PBF. Suatu PBF paling sedikit memiliki ruang tunggu, ruang penerimaan

obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, gudang obat

jadi, ruang makan dan kamar kecil. Bangunan PBF dilengkapi dengan sumber air

yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang memadai, alat pemadam

kebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik.

Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa

kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang

memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan

penanganan obat yang baik. dan area penyimpanan dilengkapi dengan

pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan

secara akurat dan aman.

Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah, terlindung

dari kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan

peralatan yang memadai. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan dan

pengiriman hanya diberikan kepada personil yang berwenang yakni dengan

adanya sistem alarm dan kontrol akses yang memadai.


5


Selain itu harus disediakan area khusus, antara lain:

a. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat yang menunggu keputusan

lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi obat yang diduga palsu, yang

dikembalikan, yang ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang

kedaluwarsa dari obat yang dapat disalurkan.

b. Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat yang membutuhkan

penanganan dan kewenangan khusus sesuai dengan peraturan perundang-

undangan (misalnya narkotika).

c. Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat yang mengandung bahan

radioaktif dan bahan berbahaya lain yang dapat menimbulkan risiko kebakaran

atau ledakan (misalnya gas bertekanan, mudah terbakar, cairan dan padatan

mudah menyala) sesuai persyaratan keselamatan dan keamanan.

Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih, bebas dari sampah dan

debu serta harus dirancang dan dilengkapi, sehingga memberikan perlindungan

terhadap masuknya serangga, hewan pengerat atau hewan lain. Selain itu, ruang

istirahat, toilet dan kantin untuk personil harus terpisah dari area penyimpanan.

2.4.3 Perlengkapan PBF

Suatu PBF baru yang ingin beroperasi harus memiliki perlengkapan yang

memadai agar dapat mendukung pendistribusian obat jadi. Perlengkapan yang

harus dimiliki antara lain :

a. Peralatan dan tempat penyimpanan obat seperti lemari obat jadi, lemari

pendingin (kulkas), lemari untuk menyimpan produk kembalian, kontainer

untuk pengiriman barang dan box es untuk pengiriman obat dengan suhu

penyimpanan rendah

b. Perlengkapan administrasi terkait dokumen penjualan, pembelian dan

penyimpanan. Dokumen tersebut seperti blanko pesanan, blanko faktur, blanko

tukar faktur, bilyet giro, blanko faktur pajak, blanko surat jalan, kartu stok

obat, bukti penerimaan pembayaran, form retur, blanko faktur pajak dan

stempel PBF

c. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundang-

undangan yang berhubungan dengan kegiatan di PBF.


6


2.5 Apoteker Penanggung jawab untuk PBF


889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja

Tenaga Kefarmasian menjelaskan bahwa Apoteker adalah Sarjana Farmasi yang

telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.

Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi

persyaratan sebagai berikut (Presiden Republik Indonesia, 2009b) :

a. Memiliki keahlian dan kewenangan.

b. Menerapkan Standar Profesi.

c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional.

d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi.

e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA).

Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan

oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima)

tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih

memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi

persyaratan (Presiden Republik Indonesia, 2009b) :

a. Memiliki ijazah Apoteker.

b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi.

c. Mempunyai surat pemyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker.

d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki

surat izin praktek.

e. Membuat pemyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi

f. Pas foto terbaru berwama ukuran 4 x 6 cm sebanyak 2 (dua) lembar dan ukuran

2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar.

Setelah memenuhi persyaratan diatas, seorang Apoteker yang akan bekerja

sebagai Apoteker penanggungjawab di PBF wajib memiliki Surat Izin Kerja

Apoteker (SIKA). SIKA adalah surat izin praktek yang diberikan kepada

Apoteker untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas

produksi atau fasilitas distribusi atau penyaluran. SIKA hanya diberikan untuk 1

(satu) tempat fasilitas kefarmasian. Untuk memperoleh SIKA, Apoteker

mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat


7


pekerjaan kefarmasian dilaksanakan serta harus menerbitkan SIKA paling lama 20

(dua puluh) hari kerja sejak surat permohonan diterima dan dinyatakan lengkap.

Berkas-berkas yang harus dilampirkan untuk permohonan SIKA yaitu:

a. Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh KFN.

b. Surat pernyataan mempunyai tempat praktik profesi atau surat keterangan dari

pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas produksi

atau distribusi/penyaluran.

c. Surat rekomendasi dari organisasi profesi.

d. Pas foto berwama ukuran 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar dan 3 x 4 sebanyak 2

(dua) lembar

Pencabutan SIKA oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat

dilakukan apabila:

a. Atas permintaan yang bersangkutan.

b. STRA atau STRTTK tidak berlaku lagi.

c. Yang bersangkutan tidak bekerja pada tempat yang tercantum dalam surat izin

d. Yang bersangkutan tidak lagi memenuhi persyaratan fisik dan mental untuk

menjalankan pekerjaan kefarmasian berdasarkan pembinaan dan pengawasan

dan ditetapkan dengan surat keterangan dokter.

e. Melakukan pelanggaran disiplin tenaga kefarmasian berdasarkan rekomendasi

KFN.

f. Melakukan pelanggaran hukum di bidang kefarmasian yang dibuktikan dengan

putusan pengadilan.

Menurut Pedoman Teknis CDOB tahun 2012, tugas dan kewajiban

apoteker di PBF adalah sebagai berikut:

a. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen

mutu.

b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta menjaga

akurasi dan mutu dokumentasi.

c. Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan

mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi.

d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan

obat.


8


e. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.

f. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan.

g. Meluluskan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam stok obat yang

memenuhi syarat jual.

h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan penerima

kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-masing pihak

yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat.

i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan tersedia

tindakan perbaikan yang diperlukan.

j. Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian yang

telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang tidak

berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen yang

terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan.

k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau

memusnahkan obat.

2.6 Tata Cara Perizinan PBF


1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, setiap pendirian PBF wajib memiliki

izin dari Direktur Jenderal yang dapat diperoleh apabila pemohon mengajukan

permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,

Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan

Formulir 1 (Lampiran 1). Izin PBF berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat

diperpanjang selama memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh izin PBF,

pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi.

b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

c. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung

jawab.

d. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pemah terlibat, baik

langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-

undangan di bidang farmasi.


9


e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan

pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin

kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF.

f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang

dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.

g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai

CDOB.

Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon

penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif sebagai berikut:

a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua.

b. Susunan direksi/pengurus.

c. Pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pemah

terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi.

d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan.

e. Surat Tanda Daftar Perusahaan.

f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan.

g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak.

h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang.

i. Peta lokasi dan denah bangunan.

j. Surat pemyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.

k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.

Berikut ini merupakan alur dari pengajuan izin PBF, yaitu:

a. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan

permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi

kelengkapan administratif.

b. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan

permohonan, Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan

CDOB.

c. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi

kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi mengeluarkan

rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada Direktur Jenderal


10


dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan pemohon dengan

menggunakan Formulir 2 (Lampiran 2).

d. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi

persyaratan CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil

analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan

tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan

pemohon dengan menggunakan Formulir 3 (Lampiran 3).

e. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi

serta persyaratan lainnya yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin

PBF dengan menggunakan Formulir 4 (Lampiran 4).

f. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada poin (c), (d), (e) tidak

dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat pemyataan siap

melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala

Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan

menggunakan Formulir 5 (Lampiran 5).

g. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pemyataan

sebagaimana dimaksud pada poin (f), Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF

dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi,

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Kepala Balai POM.

2.7 Pencabutan Izin PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)

Izin PBF dinyatakan tidak berlaku apabila masa berlakunya habis dan

tidak diperpanjang; dikenai sanksi berupa penghentian sementara kegiatan; izin

PBF dicabut.

2.8 Gudang PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)

Gudang dan kantor PBF dapat berada pada lokasi yang terpisah dengan

syarat tidak mengurangi efektivitas pengawasan intern oleh direksi atau pengurus

dan penanggung jawab. Apabila gudang dan kantor PBF berada dalam lokasi yang

terpisah maka pada gudang tersebut harus memiliki apoteker.

PBF dapat melakukan penambahan gudang atau perubahan gudang dimana

setiap penambahan atau perubahan gudang PBF tersebut harus memperoleh


11


persetujuan dari Direktur Jenderal dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Pada

akhirnya, gudang tambahan hanya melakukan kegiatan penyimpanan dan

penyaluran sebagai bagian dari PBF.

Permohonan penambahan gudang PBF diajukan secara tertulis kepada

Direktur Jenderal dengan mencantumkan :

a. Alamat kantor PBF pusat.

b. Alamat gudang pusat dan gudang tambahan.

c. Nama apoteker penanggung jawab pusat.

d. Nama apoteker penanggung jawab gudang tambahan.

Permohonan penambahan gudang tersebut ditandatangani oleh

direktur/ketua dan dilengkapi dengan persyaratan sebagai berikut :

a. Fotokopi izin PBF.

b. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker calon penanggung jawab gudang

tambahan.

c. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.

d. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang.

e. Peta lokasi dan denah bangunan gudang tambahan.

Sedangkan untuk permohonan perubahan gudang PBF ditandatangani oleh

direktur/ketua dan dilengkapi dengan fotokopi izin PBF serta peta lokasi dan

denah bangunan gudang. Permohonan perubahan gudang tersebut diajukan secara

tertulis kepada Direktur Jenderal dengan mencantumkan alamat kantor PBF pusat;

alamat gudang; nama apoteker penanggung jawab.

2.9 Penyelenggaraan PBF


1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF tercantum bahwa PBF hanya dapat

mengadakan, menyimpan dan menyalurkan obat yang memenuhi persyaratan

mutu yang ditetapkan oleh Menteri. Untuk pengadaan obat di PBF, PBF hanya

dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi dan/atau sesama PBF.

Setiap PBF harus memiliki apoteker penanggung jawab yang telah

memiliki izin yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan

pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat. Namun, Apoteker penanggung


12


jawab dilarang merangkap jabatan sebagai direksi atau pengurus PBF. Setiap

pergantian apoteker penanggung jawab, direksi atau pengurus PBF wajib

melaporkan kepada Direktur Jenderal atau Kepala Dinas Kesehatan Provinsi

selambat-lambatnya dalam jangka waktu 6 (enam) hari kerja.

PBF dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran

obat wajib menerapkan Pedoman Teknis CDOB. PBF yang telah menerapkan

CDOB diberikan sertifikat CDOB oleh Kepala Badan. Setiap PBF wajib

melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran di tempat

usahanya dengan mengikuti pedoman CDOB. Dokumentasi tersebut dapat

dilakukan secara elektronik dan setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas

yang berwenang (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012)

2.9.1 Pengadaan

Dalam pelaksanaan pengadaan di PBF, pengadaan obat harus dikendalikan

dengan prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta

didokumentasikan. Selain itu, Harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum

pengadaan dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan

persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting. Pemilihan

pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan hasilnya

didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala. Pengadaan obat melalui

importasi dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan (Badan Pengawas

Obat dan Makanan, 2012).

2.9.2 Penyaluran (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)


1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF , PBF hanya dapat menyalurkan obat

kepada PBF lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan, meliputi apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas,

klinik dan toko obat (selain obat keras). Dalam pelaksanaan penyaluran sediaan

farmasi di PBF terdapat beberapa ketentuan, yakni meliputi:

a. Penyaluran Obat

Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dapat menyalurkan obat

kepada instansi pemerintah yang dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan


13


perundang-undangan. Namun, PBF tidak dapat menyalurkan obat keras kepada

toko obat.

PBF hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras berdasarkan

surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau apoteker

penanggung jawab

b. Penyaluran Narkotika.

Setiap PBF yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran

narkotika wajib memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan.

c. Penyaluran Psikotropika

Berdasarkan Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika,

Penyaluran psikotropika dalam rangka peredaran dilakukan oleh pabrik obat,

pedagang besar farmasi, dan sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah.

Penyaluran psikotropika salah satunya dapat dilakukan oleh :

1) Pabrik obat kepada pedagang besar farmasi, apotek, sarana penyimpanan

sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga penelitian dan/atau

lembaga pendidikan.

2) Pedagang besar farmasi kepada pedagang besar farmasi lain-nya, apotek,

sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga

penelitian dan/atau lembaga pendidikan.

Psikotropika golongan I hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan

pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan

guna kepentingan ilmu pengetahuan. Sedangkan psikotropika yang digunakan

untuk kepentingan ilmu pengetahuan hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan

pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan

atau diimpor secara langsung oleh lembaga penelitian dan/atau lembaga

pendidikan yang bersangkutan.

Ekspor psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau pedagang

besar farmasi yang telah memiliki izin sebagai eksportir sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan impor psikotropika

hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau pedagang besar farmasi yang telah


14


memiliki izin sebagai importir sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan yang berlaku, serta lembaga penelitian atau lembaga pendidikan.

2.10 Pelaporan Kegiatan PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)

Setiap PBF wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan

sekali namun dapat diminta setiap saat, meliputi kegiatan penerimaan dan

penyaluran obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala

Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.

Setiap PBF yang menyalurkan narkotika dan psikotropika wajib

menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan. Laporan tersebut dapat dilakukan

secara elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.

Selain itu, laporan tersebut dapat setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas

yang berwenang.

2.11 Larangan PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)


1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, terdapat beberapa hal yang dilarang

untuk dilakukan di PBF, yakni: setiap PBF dilarang menjual obat secara eceran;

setiap PBF dilarang menerima dan/atau melayani resep dokter.

2.12 Sistem Pengadaan di PBF

2.12.1 Faktor-faktor pembelian

Barang yang masuk ke PBF dapat berasal dari pembelian kontan atau

kredit. Faktor yang harus diperhatikan pada pembelian obat, yaitu kondisi

keuangan, waktu pembelian, jarak PBF dengan pemasok, frekuensi dan volume

pembelian, jenis barang yang akan dibeli dan tanggal daluarsa. Dalam siklus

penyaluran obat di PBF, pembelian merupakan tahap awal dalam siklus ini.

Pengontrolan volume pembelian penting dilakukan karena semakin kecil volume

pembelian semakin besar frekuensi order. Hal ini berdampak pada biaya

pemesanan meningkat dan meningkatnya beban pekerjaan untuk penerimaan,

pemeriksaan dan pencatatan barang yang datang. Sebaliknya jika volume


15


pembelian besar akan menurunkan frekuensi pembelian, namun akan

mengakibatkan besarnya biaya penyimpanan karena membutuhkan ruangan yang

besar, meningkatnya resiko barang tidak laku karena rusak atau kedaluarsa dan

tentu saja membutuhkan modal yang besar.

2.12.2 Fungsi persediaan

Beberapa fungsi persediaan di PBF, yaitu:

a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang (obat) yang

dibutuhkan).

b. Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus

dikembalikan.

c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).

d. Menyimpan barang yang dihasilkan secara musiman atau tidak diproduksi

untuk sementara.

e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.

f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang

diperlukan.

g. Mengantisipasi kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan.

2.12.3 Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan obat merupakan salah satu upaya untuk mencapai

pengadaan obat yang efektif. Menurut Calhoun dan Campbell (1985),

pengendalian persediaan obat bertujuan untuk mengontrol arus biaya pengadaan

obat dan menjamin ketersediaan obat secara tepat waktu. Parameter yang terdapat

dalam pengendalian persediaan terdiri dari (Quick, 1997):

a. Konsumsi rata-rata

Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan

yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel utama yang

menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan.

b. Lead Time (Waktu Tunggu)

Waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan

sampai dengan penerimaan barang dari pemasok yang telah ditentukan. Waktu


16


tunggu ini berbeda-beda untuk setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat

berpengaruh pada waktu tunggu adalah jarak antara pemasok dengan pihak

pembeli, jumlah pesanan, dan kondisi pemasok.

c. Safety stock (Stok Pengaman)

Stok pengaman merupakan persediaan yang selalu ada dicadangkan untuk

menghindari kekosongan stok akibat beberapa hal. Stok pengaman disediakan

untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu

keadaan tertentu yang mengakibatkan perubahan pada permintaan misalnya

karena adanya wabah penyakit. Stok pengaman dapat dihitung dengan rumus:

SS = LT x CA

Keterangan :

SS = Safety Stock (stok pengaman)

LT = Lead Time (waktu tunggu)

CA = Consumption Average (konsumsi rata-rata)

d. Persediaan minimum

Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih

tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka

pemesanan harus langsung dilakukan agar keberlangsungan usaha dapat berlanjut.

Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan

minimum maka dapat terjadi stok kosong bila tidak dilakukan pemesanan

kembali.

e. Persediaan maksimum

Persediaan maksimum adalah jumlah persediaan terbesar yang telah

tersedia. Persediaan maksimum merupakan persediaan yang dibutuhkan untuk

memenuhi kebutuhan permintaan hingga periode pemesanan berikutnya. Jika

jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi

melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat

menyebabkan kerugian. Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah:

Smax = Smin + (PP x CA)

(2.1)

(2.2)


17


Keterangan :

Smax = Persediaan maksimum PP = Periode pengadaan

Smin = Persediaan minimum CA = Konsumsi rata-rata

f. Perputaran persediaan

Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang

dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka

perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai

barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang

terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving. Perputaran

persediaan dihitung dengan cara :

�� = �� + � − ��

Keterangan :

So = Persediaan awal Sr = Persediaan rata-rata

P = Jumlah pembelian Sn = Persediaan Akhir

g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)

Jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu

tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Jumlah

persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk

mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan pemasok yang

terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan

sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk persediaan berkaitan dengan

biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan.

Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah

pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality

(EOQ). Rumus EOQ mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan saat melakukan

pemesanan seperti harga barang, biaya pemesanan, dan biaya penyimpanan.

EOQ dihitung dengan rumus berikut:

�� = ��

(2.3)

(2.4)


18


Keterangan :

R = Jumlah kebutuhan dalam setahun

P = Harga barang / unit

S = Biaya memesan tiap kali pemesanan

I = % Harga persediaan rata-rata (biaya penyimpanan)

h. Reorder Point (ROP / Titik pemesanan kembali)

Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan

kembali. Titik pemesanan terletak saat jumlah persediaan berada yang di atas stok

pengaman sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum.

Dengan kata lain, ROP adalah saat nilai persediaan mencapai persediaan

minimum. Waktu untuk mencapai persediaan minimum dapat diperkirakan dari

data konsumsi rata-rata. Akan tetapi, pada keadaan khusus (mendesak),

pemesanan dapat dilakukan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang

telah ditentukan (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah:

ROP = SS + (LT x CA)

Keterangan :

ROP = Reorder point; SS = Safety stock (stok pengaman);

LT = Lead time (Waktu tunggu)

[Sumber: Quick, 1997]

Gambar 2.1 Diagram model pengendalian persediaan

(2.5)


19


2.12.4 Metode analisis Perencanaan Pengadaan

Untuk merencanakan pengadaan obat, diperlukan suatu metode

penghitungan agar perencanaan pengadaannya dapat menjadi efektif dan efisien.

Ada beberapa cara analisis dalam merencanakan pengadaan obat yaitu:

a. Analisa ABC

Salah satu metode pengendalian persediaan dengan mengelompokkan

persediaan berdasarkan nilai investasi barang untuk memberikan prioritas

perhatian pada barang-barang dengan nilai investasi tinggi dan jumlah pemakaian

besar adalah dengan menggunakan analisis Pareto atau analisis ABC (Supriadi,

2004). Analisis ini didasarkan pada prinsip 80/20 yang dikemukan oleh Pareto

yaitu 80% masalah berhubungan dengan 20% komponen potensial penyebab

masalah tersebut. Dalam pengendalian persediaan obat, dapat digambarkan bahwa

dengan berfokus pada 20% jenis produk yang menghasilkan 80% omset penjualan

dapat menghemat waktu dan meningkatkan keuntungan (Holdford, D. A., &.

Brown, T., 2010). Informasi yang dihasilkan dari analisis pareto dapat membantu

dalam melakukan pengambilan keputusan dalam mengalokasikan modal atau

usaha pada komponen yang tepat sehingga mendapatkan keuntungan pada segi

bisnis yang maksimal (Oakland, J., 2008). Pengelompokan kelas dalam analisis

ini dibagi menjadi 3 yaitu (Quick, 1997):

1) Kelas A

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili

sekitar 75-80% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 10-

20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap

biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif.

2) Kelas B

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini

mewakili sekitar 15-20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya

sekitar 10-20% dari seluruh item.

3) Kelas C

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili

sekitar 5-10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 60-80% dari seluruh

barang.


20


b. Analisa VEN

Analisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensial

dan Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan

menggolongkan obat ke dalam tiga kategori. Kategori V atau vital yaitu obat

yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, kategori E

atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit

atau mengurangi pasienan, kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai

macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri, obat

yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Semua jenis obat

yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut:

1) Kelompok V atau vital

Kelompok obat yang vital, seperti obat penyelamat (life saving drugs),

obat untuk pelayanan kesehatan pokok (vaksin, dll), obat untuk mengatasi

penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.

2) Kelompok E atau esensial

Kelompok obat yang bekerja kausal, yaitu obat yang bekerja pada sumber

penyebab penyakit.

3) Kelompok N atau nonesensial

Merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa

dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan

ringan. Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk penyesuaian

rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia dan penyusunan

rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi

kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan lebih dahulu

kriteria penentuan VEN. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan

kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah. Kriteria yang disusun dapat

mencakup klinis, target kondisi, konsumsi dan biaya. Untuk menentukan VEN,

perlu dilakukan beberapa hal seperti menyusun kriteria menentukan VEN,

menyediakan data pola penyakit dan erujuk pada pedoman pengobatan.


21


Tabel 2.1. Pedoman kategori item obat berdasarkan metode VEN

c. Analisa Kombinasi VEN - ABC

Analisis kombinasi dapat dilakukan dengan mengkategorikan item

berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu,

umumnya 1 tahun. Analisis VEN ABC menggabungkan analisis ABC dan VEN

dalam suatu matrik, sehingga analisa menjadi lebih tajam.

Tabel 2.2 Matrik VEN ABC

V E N

A VA EA NA

B VB EB NB

C VC EC NC

Barang yang termasuk kategori VA memiliki tempat paling besar dalam

penjualan dan sifatnya sangat dibutuhkan oleh pelanggan. Untuk VB dan VC juga

sama memiliki nilai kebutuhan yang tinggi, tetapi untuk mengatumya maka

jumlah yang disediakan tentu lebih sedikit daripada jumlah barang VA.

Aplikasinya sama untuk barang dalam kategori EA, EB, dan EC. Sedangkan

untuk kategori NA, NB, dan NC, pembelian barang disesuaikan lagi dengan

faktor-faktor yang telah dijelaskan. Jika keadaan keuangan tidak memadai maka

barang-barang ini dapat ditunda pembeliannya. Namun kategori NC sebaiknya

disediakan agar tetap memiliki stok obat dengan semua kategori.



BAB 3

TINJAUAN KHUSUS

PBF TRAMEDIFA

3.1 Sejarah PBF Tramedifa

PBF Tramedifa merupakan bagian dari grup perusahaankeluarga, yaitu

SamMarie Family Healthcare Group (SFHG). SamMarie pada awalnya

merupakan Klinik dan Rumah Sakit Khusus untuk Fertilitas, Menoandropause

dan Kesehatan Keluarga dengan pelayanan terpadu. Pertama kali didirikan pada

tanggal 25 April 1998 sebagai Klinik Fertilitas dan Menopause SamMarie dengan

spesifikasi khusus dibidang kesehatan reproduksi. Pendiriannya diprakarsai oleh

Prof. Dr. dr. T.Z. Jacoeb, SpOG-KFER beserta istrinya, dr. Tjut Nurul Alam

Jacoeb, SpKK dan iparnya Ir Yusuf Effendi Pohan, MPA beserta istrinya Ir. Cut

Intan Djuwita, MSc. Pada tahun 2001, namanya dikembangkan menjadi "Klinik

Fertilitas dan Menoandropause SamMarie" untuk mengikuti perkembangan ilmu

kedokteran tentang penuaan manusia dan kebutuhan masyarakat dewasa ini

sehingga Klinik SamMarie tidak saja memberikan layanan kesehatan reproduksi

melainkan juga untuk memelihara kesehatan seluruh keluarga.

Pada tahun 2005, Klinik SamMarie dikembangkan menjadi Rumah Sakit

Khusus SamMarie, guna memberikan layanan yang lebih lengkap dan terpadu

kepada pasien dan masyarakat pada umumnya. Seiring berkembangnya waktu

untuk mendukung proses kegiatan penggadaan obat baik di Rumah Sakit Khusus

SamMarie, Rumah Sakit Swasta maupun apotek, SamMarie mulai membuka

suatu usaha yang bergerak dibidang distirbusi, khususnya penggadaan obat jadi

yaitu Pedagang Besar Farmasi (PBF) di PT SamMarie Tramedifa.

PT SamMarieTramedifa merupakan perusahaan yang tergabung dalam

kelompok usaha SamMarie Family Healtcare Group (SFHG) dimana pendirian

perseroan ini diprakarsai oleh keluarga Prof. Dr. dr. T.Z. Jacoeb, SpOG-KFER

dan Dr. dr. Tjut Nurul Alam Jacoeb, SpKK(K). Pembentukan nama SamMarie

Tramedifa berasal dari kata SamMarie yang merupakan gabungan nama yang

diberikan oleh penggagas dan pendiri SFHG. Istilah Tramedifa itu sendiri berasal


23


dari kata Trading, Media, Distribusi dan Farmasi. Sesuai dengan Akta Pendirian

Perseroan, PT SamMarie Tramedifa resmi beroperasi pada tanggal 4 Januari 2007.

Pada tanggal 13 Desember 2007 PT SamMarie Tramedifa meresmikan

berdirinya unit usaha pertama mereka yaitu Tramedifa General Trading &

Pharmaceutical Distributor bertepatan dengan diperolehnya izin Pedagang Besar

Farmasi yang dikeluarkan oleh Kementrian Kesehatan. Hal ini merupakan awal

berdirinya PBF Tramedifa. Tujuan awal pendirian PT SamMarie Tramedifa yaitu:

a. Diversifikasi pengembangan kelompok usaha SFHG

b. Sebagai jalur resmi untuk menangani pengadaan barang dan jasa yang

dibutuhkan kelompok usaha SFHG

c. Meningkatkan efisiensi distribusi pengadaan barang bagi kelompok usaha

SFHG, sehingga lebih terkendali dan terkontrol.

d. Meningkatkan pendapatan kelompok usaha SFHG.

3.2 Visi dan Misi PT SamMarie Tramedifa

PT SamMarie Tramedifa sebagai suatu organisasi yang bergerak dibidang

usaha Jasa dan Perdagangan umum dalam kegiatan operasionalnya harus memiliki

target usaha perseroan yang jelas sehingga fungsi manajerial perseroan mampu

membentuk dan menerapkan kebijakan perseroan secara sistematis untuk

mencapai tingkat profit yang optimal sehingga dapat memberikan manfaat kepada

pemodal dan pelaku manajemen mulai dari tingkat atas sampai ke tingkat rendah

dan untuk mencapai tujuan akhir perseroan agar bermanfaat bagi kemajuan

perkembangan usaha perdagangan baik dalam kelompok usaha SFHG maupun

dalam skala nasional dan intenasional. Aktivitas operasional PT SamMarie

Tramedifa berlandaskan visi dan misi berikut ini:

3.2.1 Visi

Menjadi perusahaan multinasional skala intenational berkualitas dengan

pelayanan prima yang terpercaya bagi rekan kerja dan pelanggannya.

3.2.2 Misi

a. Membangun sumber daya manusia yang berkualitas, profesional, disiplin,

jujur, bekerja keras, dan ikhlas untuk memberikan pelayanan prima kepada

rekan kerja dan pelanggan.


24


b. Melakukan inovasi, terobosan, dan penemuan produk terpilih yang berkualitas,

berkesinambungan namun dengan harga yang kompetitif.

3.3 Lokasi dan Tata Ruang

3.3.1 Lokasi

PBF Tramedifa berlokasi di Jalan Cipinang Muara I No 23C, Pondok

Bambu, Duren Sawit, Jakarta Timur. PBF ini terletak di tepi jalan raya. Peta

Lokasi PBF Tramedifa dapat dilihat pada Lampiran 6.

3.3.2 Tata Ruang

Bangunan PBF Tramedifa bertempat di suatu bangunan ruko dengan dua

lantai terdiri dari halaman parkir, ruang tunggu, tempat penerimaan barang,

gudang penyimpanan obat, dan ruang kerja karyawan. Denah Bangunan PBF

Tramedifa lantai 1 dan 2 dapat dilihat pada Lampiran 7 dan 8.

3.4 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu jaringan hubungan yang

menggambarkan fungsi dalam suatu organisasi. Adanya organisasi dapat

menciptakan hubungan yang jelas antara posisi dan memastikan kerja sama timbal

balik antara masing-masing individu. Struktur organisasi PBF Tramedifa dapat

dilihat pada Lampiran 9. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PBF

Tramedifa mempunyai 24 orang karyawan yang terdiri dari: 3 (tiga) Direktur; 4

(empat) Manajer; 9 (sembilan) orang pada bagian Administrasi; 2 (dua) Sales

marketinga; 6 (enam) orang pada bagian penunjang lainnya.

3.5 Tugas, Kewajiban dan Tanggung Jawab tiap Jabatan

3.5.1 Direktur Tramedifa

Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PBF Tramedifa memiliki

kebijakan terkait struktur organisasi. Kebijakan tersebut tercantum dalam PP

SFHG No. 2 Tahun 2011 Tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK)

PBF PT SamMarie Tramedifa.

Direktur bertanggung jawab langsung kepada Direktur PT SamMarie

Tramedifa. Secara langsung, Direktur membawahi Pharma Manager, General

Manager, Sales & Marketing Manager.


25


Direktur bertanggung jawab untuk mengarahkan, penanggulangan

berbagai jenis resiko yang dihadapi perusahaan, mengkoordinasi aktivitas sinergi

untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha

perusahaan. Sebagai pemimpin, Direktur PBF Tramedifa memiliki tugas dan

kewajiban, yaitu:

a. Bertanggung jawab dalam hal pengawasan, pengendalian serta pemantauan

kedisiplinan seluruh pegawai Tramedifa.

b. Memimpin rapat umum, dalam hal: memastikan pelaksanaan tata tertib,

keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat,

menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda,

mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan

tindakan dan kebijakan.

c. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar perumusan.

d. Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama

dengan seluruh anggota manajemen. (Tahunan)

e. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi

berbagai jenis resiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan

berkoordinasi dengan seluruh unit lainnya. (Tahunan /Bulanan)

f. Memastikan agar seluruh unit kerja perusahaan mematuhi aturan dan prosedur

tetap (SOP) yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana

yang telah disetujui (business units oversight). (Bulanan)

g. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari

pelaksanaan seluruh usaha perusahaan. (Tahunan/Bulanan)

h. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan

untuk kegiatan operasional sehari-hari dengan melakukan koordinasi erat

dengan para pimpinan unit kerja. (Bulanan)

i. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk

keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan. (Tahunan/

Bulanan)

j. Melaporkan setiap kejadian yang bersifat sangat penting kepada Direksi dan

Komisaris Perusahaan.


26


k. Memeriksa dan menandatangani seluruh hal yang terkait dengan keuangan

terutama pembayaran harian, mingguan, bulanan ataupun tahunan.

l. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia

luar

m. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh Direksi dan Komisaris

Perusahaan (BOD) atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang

diputuskan dalam rapat-rapat yang dilakukan BOD.

n. Menjalankan tanggung jawab dari Direktur perusahaan sesuai dengan standar

etika dan hukum.

3.5.2 General Affairs Manager (GA Manager)

Dalam melaksanakan tugasnya, GA Manager bertanggung jawab langsung

kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban GA

Manager, yaitu:

a. Menyediakan peralatan dan kebutuhan perusahaan terutama:

1) Menerima dan memproses permintaan barang dari karyawan dan

departemen

2) Mengontrol dan menyediakan kebutuhan stationary sekaligus meminta

laporan penggunaan stationary ke masing-masing departemen setiap

bulannya.

3) Menyediakan kebutuhan transportasi termasuk scheduling mobil

operasional dan meminta laporan penggunaan biaya operasional dan jarak

pemakaian kilometer.

4) Layanan surat menyurat, baik menggunakan Tiki JNE maupun kurir

perusahaan

5) Menyediakan kebutuhan Pantry, ruangan, air minum atau snack meeting.

b. Menyusun langkah-langkah proses pengurusan perijinan seperti :

1) Mengurus perijinan tenaga kerja ke Depnaker, TKA (Workpermit s/d

EPO).

2) Pengiriman karyawan ke luar negeri (paspor, visa dll).

3) Perijinan perusahaan (perpanjangan SKDK, SIUP, TDP dll).


27


4) Pengurusan gedung, taman, toilet atau sewa kantor, administrasi gedung

ke manajemen gedung.

c. Mengawasi pelaksanaan operasional, kebersihan dan keamanan kantor,

terutama:

1) Membuat jadwal shift, lembur, budgeting biaya, laporan pengeluaran.

2) Meminta serah terima tugas kepada security collocation setiap

pergantian shift.

3) Pengontrolan mesin fotokopi, printer, pesawat telepon, listrik, air, AC,

gedung.

d. Mengontrol ketersediaan stationary, promotion tools dan voucher fisik

termasuk:

1) Membuat informasi persediaan stock list promotion tools dan voucher.

2) Mencari vendorpercetakan sekaligus negosiasi harga.

3) Me-maintain fasilitas perusahaan dan inventarisasi aset (Fixed asset

register).

4) Update data: jumlah dan nilai aset, kondisi dan posisi fisik asset /bulan

untuk menentukan depresiasi atau penyusutan aset).

5) Labeling, pengelompokan dan penomoran aset.

6) Melakukan pembelian sesuai kebutuhan setiap departemen

e. Menerima & memproses reimbursment asuransi kesehatan dari setiap

karyawan.

f. Pelaksanaan event khusus.

g. Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy/Oflice Girl.

h. Outsourcing Management/ Labour Supply/ Tenaga Kerja Kontrak

(Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing).

i. Penanganan tamu Penting (tamu VVIP, VIP Instansi Pemerintah, Auditor

Perusahaan, Demonstrasi/ Unjuk Rasa).

j. Komunikasi internal dengan departemen di lingkungan perusahaan dan

direksi.

k. Komunikasi eksternal dengan lingkungan sekitar tempat usaha (Antar

Perusahaan Yang Sejenis, Tetangga, Kawasan Industri, Aparat Keamanan

Terdekat, RT/RW/Lurah, dan sebagainya).


28


3.5.2.1 Marketing

Dalam melaksanakan tugasnya, Marketing bertanggung jawab langsung

kepada GA Manager PBF Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban

Marketing, yaitu

a. Perencanaan target pemasaran (rencana pelanggan, target omset, dan lain

sebagainya).

b. Pembentukan tim pemasaran yang solid dan terpercaya.

c. Kunjungan dan pendekatan ke pelanggan.

d. Penjelasan produk kepada pelanggan.

e. Negosiasi harga, sebatas yang telah disetujui perusahaan tentang harga jual.

f. Terima dan tangani Surat Pesanan (PO) dari pelanggan.

g. Penanganan keluhan pelanggan atas produk yang dipesan atau hal lain.

h. Tukar faktur.

i. Koordinasi dengan departemen keuangan tentang Laporan Penagihan.

j. Penagihan.

3.5.2.2 Maintenance

Dalam melaksanakan tugasnya, Maintenance bertanggung jawab langsung

kepada GA Manager. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Maintenance

yaitu:

a. Membersihkan ruangan kerja karyawan.

b. Membersihkan alat-alat elektronik.

c. Membersihkan perlengkapan makan dan minum untuk karyawan.

d. Membersihkan mushola dan toilet serta mengecek kebersihannya setiap 2 jam.

e. Membantu Bag. Keuangan dalam keperluan transaksi Bank.

f. Fotokopi.

g. Menyiapkan makan/minum bila ada tamu.

h. Menyiapkan ruang rapat bila ada rapat.

i. Memperbaiki alat kantor bila ada yang rusak (termasuk servis keluar).

j. Pemerikaan rutin AC setiap 3 bulan sekali.

k. Pemeriksaan rutin fungsi elektronik lain.

l. Temukan solusi terhadap keadaan tertentu seperti mati listrik, komputer dll.


29


3.5.3 Finance Manager

Dalam melaksanakan tugasnya, Finance Manager bertanggung jawab

langsung kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban

Finance Manager yaitu:

a. Menyiapkan data Penjualan.

b. Membukukan seluruh data perusahan pemasukan dan pengeluaran ke dalam

General Ledger (GL);

c. Memasukkan FPS ke dalam software Tramedifa untuk melaporkan pajak

setiap bulannya.

d. Menginput data biaya operasional ke dalam software tramedifa .

e. Memberi masukan mengenai perbaikan software keuangan.

f. Menginput faktur penjualan yang sudah terbayar ke registrasi penjualan.

g. Print daftar kartu piutang untuk penagihan tiap 3 bulan dengan pihak-pihak

terkait.

h. Menyusun perencanaan keuangan perusahaan.

3.5.4 Administration dan Accounting

Dalam melaksanakan tugasnya, administration dan accounting

bertanggung jawab langsung kepada finance manager. Berikut ini merupakan

tugas dan kewajiban administration dan accounting yaitu:

a. Memasukkan data Pareto dari tiap cabang (outlet) per bulan.

b. Memasukkan data Penerimaan tiap bulan.

c. Memasukkan faktur pembelian dari supplier ke software Tramedifa.

d. Koordinasi dengan departemen lain untuk:

1) Bantuan kegiatan administrasi.

2) Mencetak laporan-laporan yang diperlukan (seperti: Laporan Penjualan

bulanan, Penerimaan Barang dan laporan lainnya).

3) Pemberkasan dokumen-dokumen atau laporan-laporan.

4) Kegiatan administrasi lain seperti surat-menyurat.

e. Menyiapkan berkas pembayaran per jatuh tempo.

f. Operator telepon.

g. Tukar faktur asli dengan supplier.


30


h. Mengatur belanja kebutuhan Rumah Tangga PBF Tramedifa tiap bulannya

dengan departemen lain.

i. Menjaga dan mengelola inventaris perusahaan.

j. Menerima tamu dan mengatur pertemuannya.

k. Menjaga ketersediaan alat mesin pencetak atau printer (termasuk tinta dan

kertas) kecuali pada mesin pencetak yang berada di gudang.

3.5.5 Supervisor Pharma

Dalam melaksanakan tugasnya, Supervisor Pharma bertanggung jawab

langsung kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban

Supervisor Pharma yaitu:

a. Terima pesanan atau permintaan barang dari cabang (outlet).

b. Buat Surat Permintaan Barang (SPB).

c. Periksa stok barang di gudang.

d. Buat daftar barang yang akan dipesan (kelompokkan berdasarkan supplier)

e. Pesan barang ke supplier setelah disetujui pimpinan.

f. Buat Surat Pemesanan (SP atau PO).

g. Buat Kode Barang baru dengan metode yang sesuai.

h. Periksa kesesuaian barang datang dengan SP {nama, jumlah, dan diskonnya).

i. Pastikan barang terkirim dan diterima baik oleh pelanggan.

j. Pantau target pembelian dan peniualan.

k. Update rencana pembelian tiap 2 minggu.

l. Update Pareto tiap bulan.

m. Update stok minimum barang dari data penjualan dan memasukkannya ke kode

barang tiap 3 bulan sekali.

n. Jaga ketersediaan barang dengan memperhatikan stok minimum masing-

masing barang.

o. Negosiasi diskon dengan supplier atas persetujuan pimpinan.

p. Review kinerja supplier dan membuat laporan tahunan tentang kerja sama

dengan supplier tersebut.

q. Temukan supplier baru dengan penawaran yang lebih menarik dari supplier

lama.


31


r. Atur pertemuan antara pimpinan dengan supplier baru dan lama.

s. Pantau diskon yang terjadi di lapangan dengan yang disetujui oleh PBF

Tramedifa.

t. Koordinator petugas medical WH dan courier atas tugas-tugas mereka.

u. Nilai, tegur dan laporkan ke pimpinan tentang kinerja staf gudang dan courier.

v. Koordinator stok opname tiap 3 bulan dengan pihak-pihak terkait.

3.5.5.1 Medical Warehouse (Medical WH)

Dalam melaksanakan tugasnya, Medical WH bertanggung jawab langsung

kepada Supervisor Pharma. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Medical

WH yaitu:

a. Mengontrol kebersihan dan suhu ruangan penyimpanan obat.

b. Memotong kartu stok barang berdasarkan laporan penerimaan dan penjualan

barang.

c. Cek stok fisik barang.

d. Cetak Surat Permintaan Barang (SPB) outlet.

e. Menyusun dan menyimpan berkas laporan penerimaan, laporan penjualan,

laporan stok opname dan SPB.

f. Cetak faktur penjualan.

g. Mengeluarkan barang dari gudang sesuai faktur yang telah dicetak.

h. Menerima barang yang dipesan oleh. PBF Tramedifa dari distributor dan

memeriksa kesesuainnya dengan SP yang telah dibuat oleh Spv. Pharma.

i. Bertanggung jawab terhadap fungsi AC dan kelengkapan gudang.

j. Stok opname setiap 3 bulan.

3.5.5.2 Courier

Dalam melaksanakan tugasnya, Courier bertanggung jawab langsung

kepada Supervisor Pharma. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Courier

yaitu:

a. Memeriksa barang yang akan diantar dengan melihat kesesuaian item dan

jumlah dengan faktur.

b. Mengemas barang yang akan diantar.

c. Menyerahkan faktur barang yang telah dikirim ke outlet kepada bagian

Keuangan.


32


d. Tukar faktur dan penagihan ke outlet.

e. Menerima retur barang dari outlet dengan form retur.

f. Membuat estimasi perjalanan kendaraan.

g. Menyetorkan pembayaran tagihan operasional bulanan (PLN, PDAM,

Telkom).

h. Melakukan perawatan kendaraan perusahaan.

i. Mengirim dan menyampaikan berkas yang dititipkan dari SamMarie Group.



BAB 4 PEMBAHASAN

PT SamMarie Tramedifa merupakan salah satu perusahaan berbentuk

Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang melakukan usaha di bidang pengadaan dan

distribusi produk kesehatan. PBF ini masih menjadi bagian dari grup perusahaan

keluarga, yaitu SamMarie Family Healthcare Group (SFHG). Fokus utama dari

PBF Tramedifa adalah menjadi penyedia sediaan obat jadi yang dibutuhkan oleh

pihak rumah sakit dan klinik dari grup SFHG. Meskipun demikian, saat ini ruang

lingkup penyaluran telah semakin diperluas, sehingga PBF Tramedifa juga

melayani pesanan untuk distribusi obat ke fasilitas kesehatan lain di luar SFHG.

Pihak pemesan produk ke PBF ini, baik dari grup ataupun non-grup, disebut

sebagai pelanggan. PBF Tramedifa beroperasi dari hari Senin hingga Jumat yang

berlangsung pada pukul 08.30-17.00 WIB. Selain itu, pada hari Sabtu kegiatan

operasional juga tetap ada, yaitu berlangsung pada pukul 08.30-12.00 WIB.

4.1 Personalia

Berdasarkan organogram (struktur organisasi), total personalia PBF

Tramedifa berjumlah 24 orang. Dengan jumlah staf yang minimal tersebut

memungkinkan koordinasi dan komunikasi di antara sesama staf dapat berjalan

dengan baik.

Pengelolaan obat jadi di PBF ini dilakukan oleh Divisi Pharma. Apoteker

yang terdapat di PBF Tramedifa bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan

pengawasan kegiatan pengelolaan tersebut. Hal ini sesuai dengan ketentuan di

dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang

Pedagang Besar Farmasi, yang menyatakan bahwa suatu PBF harus memiliki

Apoteker penanggung jawab yang bertanggung jawab terhadap kegiatan

pengelolaan obat di sarana distribusi tersebut.

Apoteker penanggung jawab yang ada di PBF Tramedifa berjumlah 2

orang dan ditempatkan di bagian pengadaan. Apoteker tersebut telah memiliki

kualifikasi yang diperlukan untuk bertugas sebagai penanggung jawab di PBF,

namun keduanya belum mengikuti pelatihan CDOB sebelumnya. Berdasarkan


34


Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (2012), sebaiknya pelatihan

CDOB secara rutin dilakukan agar kompetensi yang dimiliki Apoteker

penanggung jawab di PBF dapat selalu ditingkatkan dan di-update.

Apoteker di PBF Tramedifa bertugas untuk mengatur jalannya arus

distribusi dan pengadaan obat di PBF. Pengambilan keputusan dan pengaturan

pelaksanaan kegiatan operasional distribusi PBF Tramedifa berada di tangan

kedua Apoteker yang ada. Sehubungan dengan tugasnya tersebut, Apoteker

penanggung jawab di PBF ini dituntut untuk selalu sigap serta dapat bekerja

dengan cepat, sekalipun dalam kondisi di bawah tekanan. Dalam melakukan

tugasnya, Apoteker melakukan koordinasi dengan staf medical WH dan kurir

terkait tugas mereka dalam alur operasional kegiatan distribusi PBF. Setiap

kegiatan yang dilakukan staf medical WH dan kurir harus diketahui dan

berdasarkan persetujuan dari Apoteker penanggung jawab.

4.2 Bangunan

Kegiatan usaha PBF Tramedifa bertempat di suatu bangunan ruko dengan

dua lantai. Ruangan depan di lantai pertama dilengkapi dengan meja resepsionis

sebagai sarana kerja untuk bagian receptionist. Tempat ini berfungsi sebagai

tempat penerimaan sales atau kurir yang terkait dengan proses pembelian barang

dari pihak PBF Tramedifa ke distributor atau subdistributor lain. Ruangan kerja

staf lainnya terletak di lantai dua, sehingga terhindar dari keramaian yang

ditimbulkan pada saat banyak kunjungan dari sales atau kurir ke PBF. Gudang

penyimpanan obat terletak di lantai satu.

Komponen penting dari bangunan suatu PBF adalah tersedianya gudang

obat yang dapat menjamin perlindungan terhadap obat dan komoditi lain yang

terdapat di PBF tersebut. Sesuai dengan persyaratan yang terdapat di dalam

Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB), PBF Tramedifa

memiliki satu gudang untuk penyimpanan obat, yang letaknya terpisah dari ruang

lain. Gudang penyimpanan obat terletak di lantai satu serta dilengkapi dengan

sistem pengamanan berupa pintu masuk dengan kontrol akses. Dengan kontrol

akses tersebut, pintu gudang hanya dapat dibuka menggunakan kartu pengenal

yang dimiliki oleh staf gudang dan petugas keamanan PBF Tramedifa. Selain itu,


35


orang lain tidak dapat secara bebas keluar masuk dari gudang ini. Kontrol akses

ini merupakan salah satu cara untuk menjaga keamanan obat yang ada dari

kehilangan atau kerusakan akibat adanya akses masuk dari pihak yang tidak

berkepentingan.

Perlengkapan yang tersedia di dalam gudang obat, antara lain rak-rak besar

untuk penyimpanan sediaan obat solid dan semisolid, rak-rak kecil untuk

penyimpanan sediaan obat cair, dua buah kulkas untuk penyimpanan sediaan obat

yang memerlukan suhu dingin, dan termometer sebagai alat pengendali suhu.

Penyusunan rak-rak di dalam gudang obat diatur agar tidak terlalu tinggi,

sehingga memudahkan bagi petugas gudang untuk melakukan pengecekan atau

pengambilan barang. Selain itu, di dalam gudang obat juga tersimpan kotak

khusus yang dilengkapi dengan termometer digital untuk wadah pengantaran

vaksin yang memerlukan penyimpanan di suhu rendah.

Suhu di dalam gudang disesuaikan dengan suhu yang dibutuhkan untuk

penyimpanan obat. Pengaturan suhu ruang gudang memanfaatkan keberadaan air

conditioner (AC) yang selalu hidup selama 24 jam setiap harinya. Suhu di gudang

obat jadi diatur agar selalu berada pada suhu antara 15o-25o C sesuai dengan

ketentuan suhu penyimpanan dalam Pedoman CDOB. Kondisi suhu tersebut perlu

dipantau secara rutin. Pemantauan suhu dilakukan dengan menggunakan dua buah

termometer yang ditempatkan di dalam ruang gudang. Selain itu, dua buah

termometer juga ditempatkan di dalam lemari es untuk memantau kondisi suhu

penyimpanan. Tujuan penggunaan dua termometer adalah untuk memastikan

keakuratan suhu dari lemari es tersebut. Apabila kedua termometer menunjukkan

suhu yang lebih kurang sama atau dengan penyimpangan yang kecil, maka suhu

dapat dikatakan tepat. Akan tetapi, apabila ditemukan perbedaan suhu yang cukup

signifikan di antara kedua termometer tersebut, misalnya perbedaan hingga

sebesar 5o C, kemungkinan terjadi kerusakan pada salah satu termometer. Jika hal

tersebut terjadi, maka termometer yang rusak harus diganti dengan yang baru. Hal

ini mengingat bahwa produk-produk yang disimpan di dalam lemari es merupakan

produk yang cukup rentan dengan adanya perubahan suhu, sehingga memerlukan

pengamatan suhu yang akurat untuk memastikan kesesuaian kondisi

penyimpanannya.


36


Data hasil pengontrolan suhu setiap kalinya dicatat ke dalam Formulir

Pengendalian Kondisi Gudang. Formulir ini terdiri atas dua rangkap, masing-

masing berisi data suhu yang terukur melalui tiap termometer yang terdapat di

dalam gudang. Pengontrolan suhu dilakukan sebanyak tiga kali setiap harinya,

yaitu pada pukul 09.00 WIB, 13.00 WIB, dan 16.00 WIB. Dari data tersebut,

dibuat suatu grafik dinamika suhu gudang. Apabila diketahui dari grafik tersebut

bahwa suhu telah menyimpang dari rentang suhu yang diperbolehkan untuk

penyimpanan, maka kemungkinan terjadikerusakan pada AC yang digunakan dan

memerlukan perbaikan yang dilakukan sesegera mungkin.

Kondisi gudang terlihat bersih. Kemungkinan masuknya debu ke dalam

gudang diminimalisir dengan hanya terdapatnya satu pintu sebagai jalan keluar

masuk udara dari dan ke dalam gudang. Selain itu, untuk menjaga kebersihan

gudang, kegiatan pembersihan dilakukan setiap harinya oleh staf gudang sesuai

dengan standar prosedur yang telah tersedia. Prosedur pembersihan minimal yang

harus dilakukan setiap hari adalah menyapu dan mengepel gudang penyimpanan.

Area khusus untuk penyimpanan narkotika dan psikotropika tidak tersedia

di gudang obat PBF Tramedifa. Hal ini dikarenakan narkotika bukan komoditi

yang didistribusikan oleh PBF ini. Sedangkan untuk psikotropika,

pendistribusiannya diperuntukkan khusus untuk SFHG saja, sehingga pembelian

sediaan psikotropika hanya dilakukan apabila ada permintaan dari SFHG. Setelah

psikotropika tersebut diantar ke PBF, maka pihak PBF akan segera mengantarnya

ke tempat pemesan, sehingga tidak ada stok psikotropika di dalam gudang.

4.3 Kegiatan Operasional

4.3.1 Pengadaan

Pengadaan obat di PBF Tramedifa terutama berfokus pada keperluan dari

rumah sakit dan klinik dari SFHG. Sediaan obat yang diadakan terbagi ke dalam

dua kelompok, yaitu obat standar dan obat non-standar. Obat standar merupakan

obat-obatan yang terdapat di dalam Formularium Obat SFHG, yaitu daftar obat-

obatan yang digunakan oleh dokter-dokter di fasilitas kesehatan dalam grup

SFHG. Sifat pengadaan stok obat-obat standar adalah wajib, artinya stok obat

harus selalu tersedia secara rutin. Obat non-standar merupakan obat-obatan yang


37


tidak termasuk ke dalam Formularium Obat SFHG. Pengadaannya tidak wajib,

dapat disesuaikan dengan pesanan yang diterima.

a. Perencanaan dan pembelian

Perencanaan untuk pengadaan obat didasarkan pada jumlah stok minimum

barang yang terdapat di dalam database. Data keseluruhan obat tergabung di

dalam software milik PBF Tramedifa, yaitu “Tramedifa System”. Software ini

terintegrasi ke seluruh perangkat komputer yang terdapat di kantor PBF, sehingga

setiap unit bagian kerja dapat mengaksesnya untuk pelaksanaan seluruh kegiatan

operasional di PBF. Database obat, terutama untuk keperluan instansi di dalam

SFHG, disusun berdasarkan data pareto selama tiga bulan ke belakang.

Pembelian untuk obat standar dan obat yang dipesan secara rutin oleh

pelanggan direncanakan dengan berpatokan pada jumlah stok minimum barang di

gudang. Jumlah stok minimum dapat dicek di setiap saat adanya pesanan yang

masuk. Sebelum pembuatan SPB di “Tramedifa System”, pihak PBF akan

mengecek terlebih dahulu ketersediaan stok barang tersebut, sehingga pemesanan

barang yang tidak tersedia atau jumlahnya di bawah stok minimum dapat

langsung dilakukan kepada distributor atau subdistributor (supplier). Untuk

pengadaan barang yang dibutuhkan CITO oleh pelanggan, maka telah dibuat

kebijakan agar barang dapat diantarkan ke PBF di hari yang sama dengan

pemesanan, sehingga dapat segera disalurkan kepada pemesan.

Supplier yang dipilih untuk pengadaan barang merupakan distributor atau

subdistributor resmi. Pemilihan ini bertujuan agar proses administrasi dan

penerbitan faktur dapat diurus dengan jelas. Pemesanan barang dapat dilakukan

dengan langsung menggunakan SP (Lampiran 10) ataupun melalui telepon.

Walaupun pemesanan dilakukan via telepon, pada akhirnya pihak PBF Tramedifa

tetap wajib mengeluarkan SP. SP akan disetujui dan ditandatangani oleh Direktur

PBF Tramedifa. SP tersebut diperlukan untuk kepentingan dokumen pembayaran

oleh pihak PBF serta kelengkapan pengarsipan dokumen. SP dapat diberikan atau

tidak kepada pihak supplier, tergantung pada ketentuan dari tiap-tiap supplier.

Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa dapat dilihat pada Gambar 4.1 dan

Gambar 4.2.


38


Pemesanan untuk sediaan psikotropika dilakukan dengan menggunakan

lembar surat pesanan psikotropika yang ditandatangani oleh penanggung jawab

dari divisi Pharma (Lampiran 11) dan selanjutnya surat pesanan akan diserahkan

ke pihak supplier. Sementara untuk pengadaan dan penyaluran narkotika tidak

dilakukan di PBF Tramedifa karena narkotika hanya dapat diadakan dan

didistribusikan oleh distributor PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. Hal tersebut

sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 199/Menkes/SK/III/1996

tentang Penunjukan PBF PT (Persero) Kimia Farma Depot Sentral sebagai

Importir Tunggal Narkotika di Indonesia.

Gambar 4.1 Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke Supplier via telepon

Gambar 4.2 Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke Supplier secara langsung menggunakan SP

PBF ini memberlakukan hari-hari tertentu untuk dapat menerima

kunjungan sales dari pihak supplier. Di dalam kunjungannya, sales biasanya

melakukan pengenalan dan penawaran terhadap barang-barang baru yang

disediakan oleh supplier yang diwakilinya. Seringkali pula mereka melakukan


39


follow-up terhadap produk yang sebelumnya telah ditawarkan, apakah pihak PBF

akan membeli atau tidak. Pada saat kunjungan sales ini, pihak PBF juga dapat

melakukan pemesanan secara langsung melalui sales tersebut.

Pembelian barang disesuaikan dengan ritme perputaran barang di PBF,

apakah termasuk barang yang bergerak cepat (fast moving) atau bergerak lambat

(slow moving). Barang-barang yang tidak diperlukan CITO, namun sering

digunakan oleh pelanggan, perlu selalu tersedia di gudang. Hingga saat ini, belum

ada ketentuan waktu khusus untuk pembelian barang di PBF Tramedifa.

Pembelian dapat dilakukan setiap saat sesuai dengan keperluan untuk pengisian

stok minimum ataupun sesuai permintaan dari pelanggan. Namun untuk ke

depannya, direncanakan agar proses pembelian dapat dilaksanakan secara lebih

terjadwal, terutama untuk obat-obat standar dan obat non-standar yang rutin

disalurkan. Jadwal pembelian obat tersebut direncanakan untuk pengadaan

kebutuhan per dua minggu.

b. Penerimaan dan pembayaran

Obat yang telah dipesan dapat diantar ke PBF langsung di hari yang sama

dengan pemesanan atau beberapa hari setelahnya, tergantung pada ketersediaan

obat di tempat supplier. Pada saat obat diantar ke PBF, petugas gudang akan

memeriksa terlebih dahulu obat tersebut. Pemeriksaan yang dilakukan, meliputi

kesesuaian antara jumlah, jenis, dan bentuk obat yang diantarkan dengan data

pada SP dan faktur yang ada, kondisi fisik barang tersebut, tanggal kedaluwarsa

obat, harga, dan diskon. Jika salah satu kondisi tersebut tidak terpenuhi atau

terdapat ketidaksesuaian harga dan diskon yang tertera di faktur dengan

kesepakatan di awal pemesanan, maka obat akan dikembalikan kepada supplier

melalui kurir yang mengantarkan. Obat yang tidak sesuai akan diretur atau data

faktur yang tidak sesuai diminta untuk diperbaiki terlebih dahulu. Akan tetapi, jika

seluruh obat yang diantar telah sesuai dengan faktur, dalam kondisi yang baik, dan

belum mendekati atau mencapai ED, maka obat tersebut selanjutnya dibawa ke

gudang untuk disimpan. Alur penerimaan barang dari supplier ke PBF Tramedifa

dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Setelah obat diterima, faktur yang dibawa kurir saat pengantaran akan

ditandatangani oleh petugas gudang sebagai pihak penerima. Tanggal penerimaan


40


barang juga harus ditulis dengan jelas pada faktur tersebut. Faktur kemudian dicap

dengan cap PBF Tramedifa. Pihak PBF akan menerima lembar copy faktur dari

pihak supplier. Data dari copy faktur tersebut kemudian dicek kembali dan di-

input oleh bagian resepsionis, yang meliputi data nomor faktur, nama obat

pesanan, jumlah pesanan, harga, dan diskon yang diperoleh untuk pembelian obat

tersebut (Lampiran 12).

Gambar 4.3 Alur penerimaan barang dari supplier di PBF Tramedifa

Faktur pesanan dapat digantikan dengan Surat Jalan dari supplier apabila

barang yang dipesan diperlukan CITO oleh PBF, sehingga tidak dapat menunggu

hingga faktur pesanan tercetak. Isi dari Surat Jalan adalah keterangan bahwa pihak

supplier mengantarkan barang pesanan dari PBF, disertai dengan data nama dan

kuantitas barang yang dipesan. Jika Surat Jalan yang digunakan, faktur pesanan

tetap akan dibuat oleh supplier dan secara menyusul akan diberikan kepada PBF.

Saat faktur pesanan akhirnya diserahkan, Surat Jalan akan tetap disimpan oleh

pihak PBF sebagai arsip.

Data lain yang juga terdapat dalam faktur adalah tanggal jatuh tempo.

Lama tempo yang diberikan masing-masing penyalur untuk PBF melakukan


41


pembayaran obat pesanannya dapat berbeda-beda, yaitu antara 7 hingga 60 hari

dari sejak barang diantarkan ke pihak PBF. Lama tempo dengan supplier sedapat

mungkin dinegosiasikan agar dapat melebihi dari waktu tempo yang diberi oleh

PBF Tramedifa kepada pelanggan. Apabila sebaliknya, maka pihak PBF akan

menanggung terlebih dahulu biaya pembelian barang dari supplier.

Berdasarkan tanggal jatuh tempo, pihak PBF akan menyesuaikan kembali

dengan hari pembayaran yang ditetapkan di PBF Tramedifa, yaitu pada hari

Jumat. Apabila tanggal jatuh tempo dari supplier tidak jatuh pada hari tersebut,

maka pihak PBF akan memajukan atau memundurkan tanggal jatuh tempo agar

pembayaran dapat tetap dilakukan di hari yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan

tentunya dengan membuat kesepakatan terlebih dahulu dengan pihak supplier.

Tenggang waktu yang diberikan untuk melakukan penagihan ke PBF adalah ± 3

hari. Tanggal jatuh tempo yang telah disesuaikan oleh PBF kemudian ditulis

kembali di dalam faktur yang ada.

Sebelum hari pembayaran oleh PBF, biasanya akan dilakukan tukar faktur

dengan pihak sales dari supplier. Tukar faktur dilakukan satu minggu setelah

barang pesanan diterima oleh pihak PBF. Jadwal tukar faktur yang ditetapkan di

PBF Tramedifa adalah pada hari Senin dan Selasa. Pada proses tukar faktur, sales

akan memberikan faktur penjualan asli kepada pihak PBF. Sebagai bukti telah

dilakukan proses tukar faktur, terdapat tanda terima tukar faktur yang harus

ditandatangani oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam proses pertukaran

faktur. Selain itu, PBF juga akan menerima faktur pajak yang dikeluarkan oleh

pihak penyalur. Setelah proses tukar faktur, lembar asli faktur penjualan dan

lembar copy faktur penjualan yang diterima oleh bagian resepsionis selanjutnya

diserahkan ke bagian keuangan, untuk kemudian dilakukan proses pembayaran.

Sementara, lembar asli faktur pajak langsung disimpan secara terpisah di dalam

file tersendiri. Lembar tukar faktur dan faktur pajak dapat dilihat pada lampiran 13

dan lampiran 14.

Pembayaran oleh PBF Tramedifa dapat dilakukan secara tunai atau non-

tunai. Pembayaran tunai (cash) dilakukan untuk pemesanan dengan nominal kecil,

misalnya pemesanan kurang dari atau sebanyak Rp 100.000,00. Data mengenai

pembayaran ini didokumentasikan dalam lembar serah terima pembayaran


42


mingguan (Lampiran 15). Pembayaran non-tunai dapat dilakukan dengan cara

giro atau transfer, tergantung pada jumlah nominal yang akan dibayarkan. Untuk

setiap pembayaran yang dilakukan, pihak keuangan akan menerbitkan Bukti

Pengeluaran sebagai bukti telah dilakukannya pembayaran oleh pihak PBF

Tramedifa. Contoh bilyet giro dan bukti pengeluaran dapat dilihat pada lampiran

16 dan lampiran 17.

4.3.2 Penyimpanan obat

Sediaan obat jadi di gudang PBF disimpan di atas rak-rak yang dibeda-

bedakan menurut bentuk sediaannya. Rak dengan ukuran lebar yang lebih luas

digunakan untuk penyimpanan sediaan obat solid dan semisolid, sementara rak

dengan ukuran lebar yang lebih kecil untuk sediaan obat cair. Penyusunan obat

dilakukan berdasarkan alfabetis nama generik obat yang diurutkan dari atas ke

bawah. Pada rak penyimpanan sediaan obat solid dan semisolid, masing-masing

tingkat ditempati obat dari dua jenis alphabet, sedangkan pada rak penyimpanan

sediaan cair, masing-masing tingkat ditempati oleh obat dari dua atau tiga jenis

alfabet, tergantung jumlah stok obat untuk masing-masing alfabet. Hal ini

dikarenakan pada umumnya sediaan obat cair memiliki bentuk kemasan

memanjang ke atas, sehingga secara luas hanya memerlukan lot yang lebih sedikit

untuk penyimpanannya dibandingkan dengan sediaan obat solid atau semisolid.

Selain itu, penyusunan tiap deret obat adalah berdasarkan aturan FIFO (First In

First Out). Tidak ada penanda khusus untuk posisi obat dari masing-masing

alfabet di rak penyimpanan, sehingga peletakan dapat dilakukan secara fleksibel

sesuai dengan jumlah stok obat yang ada untuk tiap alfabet.

Penyimpanan obat yang tidak memerlukan perlakuan khusus diletakkan

pada rak di gudang pada suhu antara 15o-25o C. Obat-obat yang memerlukan suhu

lebih rendah, seperti vaksin, diletakkan di dalam lemari es yang suhunya diatur

agar tetap berada di antara 2o-8o C. Penyimpanan obat pada tiap rak di dalam

lemari es tersebut juga disusun berdasarkan urutan alfabet dari atas ke bawah dan

tiap deretnya disusun secara FIFO. Suhu lemari es yang selama ini digunakan

berkisar antara 3o-4o C.


43


Penyimpanan untuk obat-obatan yang memiliki nama, tampilan, dan

ucapan yang mirip, atau sering disebut dengan look alike sound alike (LASA),

tetap disimpan di dalam satu deret rak yang sama. Akan tetapi, peletakan antara

masing-masing kemasan obat-obat LASA tersebut diselingi dengan peletakan

produk obat yang lain. Tujuan cara peletakan seperti ini adalah agar dapat

mencegah terjadinya kesalahan dalam pengambilan obat-obat tersebut.

Kartu stok obat yang memuat rekaman kejadian mutasi dan stok obat di

dalam gudang tidak tersedia secara manual. Kartu stok barang hanya dibuat secara

komputerisasi di dalam software “Tramedifa System”. Pendataan kejadian mutasi

dan stok barang setiap harinya dilakukan menggunakan data pada laporan

penerimaan atau laporan penjualan barang yang dibuat oleh bagian gudang. Setiap

perubahan jumlah barang yang terjadi setelah kegiatan pengadaan dan penyaluran

akan langsung dicatat pada lembar laporan tersebut, sehingga secara tidak

langsung lembar laporan penerimaan atau laporan penjualan barang dapat

difungsikan juga sebagai kartu stok.

Inventarisasi terhadap persediaan barang perlu selalu dilakukan secara

rutin untuk mengecek kesesuaian antara kegiatan mutasi yang dilakukan dengan

stok barang yang tersedia di gudang. Kegiatan ini berguna untuk mencegah

terjadinya kerugian akibat kemungkinan adanya kehilangan atau kelebihan

barang. Inventarisasi barang di gudang secara keseluruhan, atau yang sering

disebut sebagai stok opname (SO), dilakukan setiap tiga bulan sekali. Data yang

terdapat di dalam suatu laporan stok, di antaranya meliputi nama obat (sesuai

urutan alfabet), bentuk sediaan, kuantiti barang, tanggal ED, dan nomor batch

produk. Kegiatan SO ini umumnya dilakukan di awal bulan per tiga bulannya,

yaitu antara tanggal 4 dan 5. Pada hari pelaksanaan SO, seluruh kegiatan

operasional di kantor PBF akan diliburkan. Selain per tiga bulan, SO juga

dilakukan di akhir tahun untuk kemudian dilaporkan sebagai laporan stok akhir.

Data yang termuat di dalam laporan stok akhir ini adalah data selama satu tahun

hingga per tanggal 30 Desember. Petugas pelaksana SO harus menandatangani

laporan yang menyatakan bahwa dia telah melakukan SO dan laporan

pertanggungjawaban hasil SO diberikan kepada bagian pengadaan.


44


4.3.3 Penyaluran

Pemesanan barang ke PBF Tramedifa dapat dilakukan secara langsung

menggunakan Surat Pemesanan (SP) yang dibuat oleh pelanggan atau via telepon.

Pelanggan yang melakukan pemesanan via telepon, pada akhirnya tetap harus

membuat SP untuk diserahkan kepada pihak PBF saat pengiriman barang.

Alur penyaluran obat dari PBF Tramedifa dimulai dari penerimaan

pesanan obat dari pelanggan. Selanjutnya, dari bagian pengadaan akan dibuat

Surat Permintaan Barang (SPB) melalui software “Tramedifa System” yang berisi

item-item barang yang dipesan oleh pelanggan beserta jumlahnya. Melalui sistem

tersebut, SPB yang telah dibuat akan tersambung kepada petugas di bagian

gudang. Oleh petugas gudang, akan dibuatkan faktur penjualan berdasarkan SPB

yang masuk. Faktur yang dibuat terdiri atas lima rangkap, yaitu lembar dengan

warna putih, merah, kuning, hijau, dan biru. Tiap satu faktur dapat memuat hingga

sebanyak 10 item pesanan. Apabila pesanan lebih dari jumlah tersebut, maka

harus dibuat dalam faktur baru. Selain dimasukkan ke dalam faktur, data pesanan

dari SPB juga dicatat ke dalam Buku SPB sesuai dengan pesanan untuk tiap

nomor SPB. Data dalam catatan tersebut nantinya juga dapat berfungsi untuk

memonitor pelunasan pembayaran dari pihak pelanggan terhadap pesanannya ke

PBF. Jika barang yang dibutuhkan cito oleh pelanggan dan faktur belum sempat

dicetak, maka PBF akan mengeluarkan Bukti Serah Terima sebagai dokumen

sementara yang disertakan dalam pengantaran barang ke pelanggan. Lembar

faktur dan lembar serah terima dapat dilihat pada lampiran 18 dan lampiran 19.

Untuk penyaluran sediaan psikotropika, pihak PBF akan membuat faktur

penjualan psikotropika yang terpisah dengan faktur dari produk selain

psikotropika.

Setelah faktur penjualan dicetak, pihak gudang akan mengambil obat dari

persediaan di gudang sesuai dengan isi pesanan di dalam faktur. Obat-obat yang

telah disiapkan kemudian diperiksa kembali kesesuaiannya dengan faktur, baru

kemudian dikemas untuk dikirimkan ke pelanggan. Cara pengemasan obat

pesanan harus diperhatikan dan disesuaikan dengan jenis produk yang akan

diantar. Tujuannya adalah agar dapat menjaga keamanan produk dari kerusakan


45


selama proses pengantarannya. Pengemasan obat pesanan dapat menggunakan

boks karton atau plastik, disesuaikan dengan keadaan cuaca pada saat pengiriman.

Khusus untuk penyaluran vaksin, faktur pesanan dibuat khusus dan

terpisah dari faktur pesanan barang lainnya. Juga terdapat tambahan data

mengenai suhu pada saat vaksin dikirim dari PBF serta suhu pada saat vaksin

tersebut diterima. Jarak antara kedua suhu tersebut tidak boleh menyimpang dari

range suhu yang tertera pada kemasan vaksin. Untuk pengontrolan suhu saat

pengiriman, vaksin akan disimpan di dalam boks penyimpanan khusus. Boks

tersebut dilengkapi dengan termometer digital untuk memantau kesesuaian suhu

penyimpanan vaksin selama berada di dalam boks tersebut.

Setelah proses pengemasan, kemudian obat dapat dikeluarkan dari gudang.

Obat dan faktur pesanan kemudian diserahkan kepada kurir. Sebelum pesanan

diantarkan, dilakukan crosscheck kembali oleh kurir mengenai kesesuaian obat

yang akan diantarnya dengan faktur. Pengecekan berganda ini dilakukan untuk

meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan pengiriman produk obat.

Pesanan barang ke PBF Tramedifa dilayani setiap harinya selama jam

operasional kantor PBF, yaitu dari pukul 08.30-17.00 WIB. Jadwal pengiriman

obat terdiri dari dua shift kerja. Shift pertama dimulai dari pukul 08.30-17.00

WIB, sedangkan shift kedua dimulai dari pukul 10.00-18.00 WIB. Pengiriman

obat yang dipesan selama jam operasional kantor PBF dapat segera diantar ke

pelanggan pada hari yang sama apabila obat tersedia di gudang. Akan tetapi,

apabila terdapat pemesanan di atas jam operasional kantor atau jadwal pengiriman

dan obat tidak tersedia di gudang, maka pengiriman akan dilakukan keesokan

harinya. Proses penyaluran obat dari PBF Tramedifa diatur agar sedapat mungkin

pesanan diantarkan di hari yang sama dengan hari pemesanan. Meskipun

demikian, produk-produk obat tertentu dapat memerlukan waktu yang lebih lama

untuk pengirimannya, misalnya untuk produk baru yang sebelumnya tidak distok

di gudang PBF. Pesanan obat baru yang disertai dengan contoh dapat diantarkan

dalam waktu 3 hari setelah pemesanan, sedangkan pesanan obat baru tanpa

disertai contoh memerlukan waktu hingga 1 minggu setelah pemesanan untuk

pengantarannya.


46


Setibanya pesanan di tempat pelanggan, pihak pelanggan harus segera

melakukan pengecekan terhadap obat yang dikirim oleh PBF, sehingga apabila

terjadi ketidaksesuaian pada pesanan dapat segera dilakukan pengembalian (retur)

ke PBF. Sementara, apabila pesanan telah sesuai dengan permintaan pelanggan,

maka kurir akan memberikan faktur penjualan dari PBF Tramedifa untuk

ditandatangani oleh penerima barang dari pihak pelanggan. Tiap lembar dari

kelima rangkap faktur kemudian dicap dengan cap institusi pelanggan.

Selanjutnya, dua lembar copy faktur (warna hijau dan biru) diserahkan kepada

pelanggan, sementara ketiga rangkap lainnya (warna putih, merah, dan kuning)

dibawa kembali ke kantor PBF. Selain penyerahan faktur, pada saat pengantaran

ini pihak pelanggan juga harus menyerahkan SP kepada pihak PBF, terutama

untuk pelanggan yang melakukan pemesanan via telepon. Alur proses penyaluran

pesanan dari PBF Tramedifa ke pelanggan dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Setelah proses pengantaran, tiga rangkap faktur pesanan yang tersisa

dibawa kembali ke kantor PBF untuk diserahkan kepada bagian gudang (lembar

copy warna kuning) dan bagian keuangan (lembar warna putih dan merah). Di

bagian keuangan, kedua lembar faktur tersebut digunakan untuk pengurusan

dokumen tukar faktur. Proses tukar faktur dengan pelanggan dilakukan satu

minggu setelah pengiriman. Dokumen yang akan disiapkan oleh PBF Tramedifa,

antara lain Tanda Terima Faktur Penjualan (Lampiran 20) dan Faktur Pajak.

Faktur Pajak dikeluarkan karena dalam hal penyaluran obat kepada pihak lain,

maka PBF Tramedifa berlaku sebagai pihak yang mengeluarkan pajak untuk

pelanggannya, yaitu pajak pertambahan nilai (PPN). Hal ini dikarenakan PBF ini

menyalurkan obat sebagai barang kena pajak kepada pelanggan. PPN

diberlakukan bagi pihak pengusaha yang dalam satu bulan mendapat penerimaan

bruto melebihi Rp 600.000.000,00 (Permenkeu Nomor 68/PMK.03/2010 tentang

Batasan Pengusaha Kecil Pajak Pertambahan Nilai). PPN merupakan pajak yang

wajib dibayarkan oleh konsumen yang mengkonsumsi barang atau jasa yang

termasuk objek PPN. Pajak ini termasuk ke dalam kategori pajak tidak langsung

karena beban pembayaran pajak ditanggung oleh konsumen (dalam hal ini

pelanggan), namun penyetoran PPN ke kas negara dibebankan kepada penjual

(dalam hal ini PBF Tramedifa) (Direktorat Jenderal Pajak, 2012). Hal yang


47


sebaliknya terjadi ketika PBF melakukan pemesanan kepada supplier, maka PBF

akan mendapatkan PPN melalui faktur pajak dari pihak supplier.

Gambar 4.4 Alur penyaluran obat dari PBF Tramedifa ke pelanggan

Pada hari tukar faktur, pihak PBF akan kembali ke tempat pelanggan dan

menyerahkan lembar asli faktur penjualan, lembar copy Tanda Terima Faktur

Penjualan (warna merah) yang telah diisi dan ditandatangani oleh kedua belah

pihak, dan lembar asli faktur pajak. Pembayaran pesanan dari pihak pelanggan

kemudian dilakukan pada tanggal jatuh tempo yang telah disepakati bersama

dengan pihak PBF. Lama tempo untuk penjualan barang berkisar antara 0 – 30

hari.

Cara pembayaran yang diterima dari pelanggan dapat secara kredit

menggunakan cek, giro, transfer, dan dapat pula secara tunai (cash). Pihak PBF

Tramedifa telah membuat kebijakan bahwa sistem pembayaran pelanggan di awal

kerja sama adalah secara langsung atau cash on delivery (COD). Sistem COD


48


diberlakukan untuk 3 kali pembayaran pertama. Setelah itu, pihak PBF akan

menilai riwayat pembayaran COD yang telah berjalan. Apabila proses

pembayaran secara COD dapat berlangsung dengan baik, maka selanjutnya sistem

kredit dapat diberlakukan bagi pelanggan tersebut. Untuk pembayaran dengan

sistem kredit, apabila pembayaran tidak dilunasi hingga tanggal jatuh tempo yang

telah ditetapkan, maka pihak PBF memberlakukan sistem locked. Dengan sistem

locked tersebut, pelanggan yang belum melunasi pembayaran hingga melebihi

batas tempo tidak dapat melakukan pemesanan lagi ke PBF Tramedifa sebelum

pembayaran pesanan yang telah jatuh tempo berhasil dilunasi.

4.4 Pengembalian Obat (Retur)

4.4.1 Retur pembelian

Retur pembelian adalah proses pengembalian obat yang dibeli oleh PBF

Tramedifa kepada supplier. Retur dapat dilakukan karena barang yang tidak

sesuai dengan pesanan, terdapat cacat pada barang yang dikirimkan, barang telah

mendekati atau telah mencapai tanggal ED, ataupun karena adanya kesalahan

dalam pemberian harga atau diskon. Retur oleh pihak PBF dilakukan segera

setelah barang pesanan datang dan diperiksa oleh bagian gudang. Hal ini

dilakukan agar proses retur tidak berlarut-larut dan pertanggungjawabannya

mudah. Dengan demikian, kemungkinan adanya barang yang cacat masuk ke

dalam gudang dapat dihindari.

Jika terdapat barang yang diretur, nama barang tersebut di dalam faktur

yang diberikan pihak supplier akan ditandai. Data lengkap pesanan awal akan

tetap di-input oleh bagian resepsionis PBF sesuai dengan faktur dan SP yang ada.

Kemudian, lembar copy faktur yang diterima oleh bagian resepsionis diberikan

kepada bagian pengadaan untuk diurus proses returnya. Dengan menggunakan

software, akan dilakukan input data obat pesanan yang diretur, disertai jumlahnya

dan alasan mengapa barang tersebut diretur. Dari hasil pengolahan software

tersebut, maka secara otomatis dapat diketahui jumlah uang yang harus

dibayarkan oleh PBF untuk pesanannya tersebut setelah dikurangi dengan harga

barang yang diretur.


49


Terkait dengan waktu kedaluwarsa (expired date, ED) obat, pihak PBF

memiliki ketentuan bahwa barang yang dapat tetap diterima adalah barang dengan

ED maksimal 3 bulan ke depan. Kurang dari itu, maka barang akan diretur ke

supplier. Kecuali untuk sediaan obat topikal, obat dengan jarak waktu ED 1 bulan

masih dapat diterima, walaupun sedapat mungkin tetap diusahakan untuk diretur.

Selain itu, untuk obat-obatan dengan harga tinggi atau hanya dapat diperoleh dari

distributor atau subdistributor tertentu, maka hanya obat dengan batas ED tertentu

yang akan diterima di PBF ini. Obat yang telah masuk dan tersimpan di gudang

PBF juga dapat diretur. Retur dilakukan apabila produk obat tersebut belum

terjual hingga mendekati waktu ED-nya dan masih tersimpan dengan baik di

dalam kemasannya. Tidak semua supplier dapat menerima permohonan retur

untuk barang yang telah mendekati ED, hanya supplier tertentu dan tentunya

dengan ketentuan khusus mengenai batas waktu ED maksimal yang masih

diperbolehkan untuk diretur. Contoh nota retur pembelian dapat dilihat pada

lampiran 21.

4.4.2 Retur penjualan

Retur penjualan adalah pengembalian obat yang dibeli oleh pihak

pelanggan ke PBF Tramedifa. Alasan dilakukannya retur oleh pelanggan hampir

sama dengan retur pembelian, antara lain terdapat cacat pada obat, obat telah atau

mendekati kedaluwarsa, obat terlambat diantar, kesalahan pengantaran obat,

terjadi salah pemesanan oleh pelanggan, faktur pajak yang dikeluarkan PBF

kedaluwarsa, terjadi kesalahan pada proses input kode pelanggan, dan kesalahan

pada pemberian harga atau diskon dari PBF. Obat yang diretur akan dibawa

kembali oleh kurir PBF dan data barang tersebut di faktur akan ditandai dan

diberikan keterangan mengenai alasan dilakukan retur. Barang retur akan

diserahkan kembali ke bagian gudang untuk nantinya didata ke dalam form retur.

Form ini harus ditandatangani oleh staf gudang selaku pembuat form, pihak

pelanggan selaku penerima barang, dan kurir yang mengantarkan barang ke

tempat pelanggan.

Selanjutnya, form retur akan diserahkan ke bagian pengadaan bersama

dengan faktur penjualan. Oleh bagian pengadaan, akan dibuat Nota Retur


50


menggunakan software “Tramedifa System”. Nota ini terdiri atas dua rangkap,

lembar asli untuk diberikan kepada pelanggan, sementara lembar copy dipegang

oleh pihak PBF. Dengan pengolahan melalui software tersebut, maka biaya

pembelian pelanggan akan terpotong sesuai harga barang yang diretur. secara

otomatis jumlah stok obat di gudang PBF akan bertambah sesuai dengan jumlah

barang yang diretur. Apabila barang retur tersebut akan dipesan kembali oleh

pelanggan, maka akan dibuatkan faktur pesanan baru oleh pihak gudang untuk

pemesanan tersebut. Faktur baru juga akan dicetak apabila retur terjadi karena

kesalahan pemberian harga atau diskon dari PBF.

Retur penjualan akibat barang rusak dapat dibedakan ke dalam dua

kondisi. Jika kerusakan barang terjadi di luar kesalahan pihak PBF, misalnya obat

masih tersegel rapi dan belum melewati ED, tetapi kondisi obat tidak baik, maka

pihak PBF dapat meretur kembali barang tersebut kepada supplier seperti pada

prosedur retur pembelian. Jika kerusakan terjadi akibat kelalaian pihak PBF, maka

penindaklanjutannya adalah berdasarkan pada kondisi kerusakan yang terjadi.

Apabila kerusakan hanya terdapat pada kemasan luar dan tidak mempengaruhi

mutu obat, maka kebijakannya adalah obat tersebut dikembalikan ke dalam stok di

gudang untuk dijual kembali pada pelanggan lain. Akan tetapi, apabila kerusakan

terjadi pada sediaan obat, maka produk akan disimpan terlebih dahulu untuk

nantinya dimusnahkan. Formulir retur barang dan nota retur penjualan dapat

dilihat pada lampiran 22 dan lampiran 23.

4.5 Administrasi dan Dokumentasi

4.5.1 Dokumentasi aktif

Dokumentasi aktif adalah dokumentasi yang meliputi data, dokumen, atau

laporan yang dibuat atau diterima di PBF terkait pelaksanaan kegiatan

operasional. Seluruh proses operasional dari pengadaan, penyimpanan, dan

penyaluran memiliki laporan yang terdokumentasi melalui dua cara, yaitu secara

komputerisasi di dalam software “Tramedifa System” dan secara manual. Laporan

yang terekam di dalam sistem komputer di PBF, antara lain Laporan Penerimaan

Barang dan Laporan Penjualan Barang.


51


Laporan Penerimaan Barang diperbarui oleh staf di bagian gudang setiap 2

hari sekali. Laporan tersebut kemudian di-print dan dibundel di dalam suatu map

besar secara berurutan dari tanggal penerimaan terdahulu hingga tanggal

penerimaan terbaru. Laporan Penjualan Barang diperbarui setiap hari di akhir jam

kegiatan operasional berakhir. Pengarsipannya sama dengan pengarsipan Laporan

Penerimaan Barang, yaitu dibundel di dalam map besar dengan tanggal penjualan

yang berurutan. Map berisi arsip kedua laporan ini tersimpan di dalam ruang kerja

staf gudang. Satu map besar digunakan hingga kapasitasnya terpenuhi, kemudian

dilakukan pengarsipan selanjutnya menggunakan map baru. Arsip laporan

ditandai per tahunnya untuk memperjelas batasan laporan per tahun.

Dokumen-dokumen yang diperoleh PBF dari kegiatan pengadaan dan

penyaluran yang dilakukan juga diarsip menggunakan map besar. Dokumen-

dokumen dari setiap transaksi pembelian dan penjualan barang yang terjadi

dibundel, kemudian disimpan di dalam map yang dibeda-bedakan per nama

supplier atau instansi pelanggan. Satu bundel dokumen yang disimpan dari setiap

transaksi setelah kegiatan pembelian, terdiri atas :

a. 1 lembar copy bukti pembayaran dari PBF kepada supplier (atau bonggol giro

jika pembayaran dilakukan melalui giro),

b. 1 lembar Bukti Pengeluaran,

c. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Faktur Penjualan dari supplier,

d. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Tanda Terima Faktur,

e. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Surat Jalan dari supplier (optional),

f. 1 lembar asli tanda terima faktur dari supplier (jika ada),

g. 1 lembar asli Faktur Pajak, dan

h. 1 lembar asli SP.

Sementara itu, satu bundel dokumen yang disimpan dari setiap transaksi setelah

kegiatan penjualan, terdiri atas:

a. 1 lembar copy bukti pembayaran dari pelanggan kepada PBF,

b. 1 lembar copy Faktur Penjualan yang dikeluarkan PBF,

c. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Tanda Terima Faktur Penjualan,

d. 1 lembar copy Faktur Pajak, dan

e. 1 lembar asli SP dari pelanggan.


52


Susunan tiap bundel dokumen-dokumen tersebut di dalam map diurutkan

sesuai tanggal transaksi, dari tanggal transaksi terdahulu di posisi bawah hingga

tanggal transaksi terbaru di posisi atas. Dengan penyusunan seperti ini, akan

mempermudah pihak PBF dalam melakukan pencarian dan pengecekan terhadap

dokumen-dokumen tersebut ketika diperlukan.

Dokumen dari kegiatan pengadaan dan penerimaan termasuk dokumen

yang terkait dengan keuangan. Seluruh dokumen yang berhubungan dengan

masalah keuangan di PBF ini disimpan hingga selama 10 tahun. Penyimpanan

selama waktu tersebut diperlukan untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya

komplain di kemudian hari atau keperluan pertanggungjawaban kegiatan-kegiatan

operasional yang pernah dilakukan selama 10 tahun tersebut. Setelah lebih dari 10

tahun, maka dokumen-dokumen tersebut dapat dimusnahkan.

4.5.2 Dokumentasi pasif

Dokumentasi pasif adalah dokumentasi yang meliputi data SOP dan data

spesifikasi produk. Data spesifikasi produk terdapat dalam bentuk Laporan Stok

Barang yang dapat ditelusuri menggunakan daftar kode obat melalui software

“Tramedifa System”. Kode barang tersebut dibuat berdasarkan nama produk dan

nomor registrasi atau barcode yang terdapat pada kemasan produk.

4.5.3 Pembuatan formularium

PBF Tramedifa memiliki tugas khusus yang sedikit berbeda dari PBF lain.

Apabila umumnya kegiatan suatu PBF hanya meliputi tiga proses utama, yaitu

pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran, PBF Tramedifa juga turut

berpartisipasi dalam pembuatan formularium obat yang akan digunakan di

institusi-institusi kesehatan di dalam SFHG. Formularium yang dimaksud adalah

berupa suatu panduan obat-obatan yang digunakan oleh dokter di institusi-institusi

kesehatan SFHG.

Pembuatan formularium tersebut memerlukan data Pareto obat dari

pelanggan yang dibuat oleh bagian administrasi. Data-data tersebut berasal dari

data kebutuhan obat per bulan di rumah sakit dan klinik sesama grup SFHG.

Pengumpulan data dilakukan menggunakan kuesioner yang memuat daftar nama-

nama obat dengan berbagai kelas terapi yang telah terdata di dalam data stok obat

di software “Tramedifa System”. Kuesioner diberikan kepada para dokter di


53


rumah sakit dan klinik dari SFHG untuk diisi sesuai dengan kebutuhan

penggunaan obat mereka. Hasil kuesioner tersebut kemudian didata untuk

keperluan pembuatan data Pareto, yang selanjutnya dijadikan pedoman dalam

pembuatan formularium obat.

Formularium ini berbeda dari formularium pada umumnya yang dibuat

oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) rumah sakit dan di dalamnya tidak hanya

memuat informasi tentang kelas terapi dan nama obat, tetapi juga meliputi

indikasi dari suatu obat, kriteria penulis resep yang dapat memberikan obat

tersebut kepada pasien, dan informasi tentang regimen dosis obat tersebut (Siregar

dan Amalia, 2003). Data-data yang terdapat di dalam Formularium Obat SFHG,

antara lain data kelas terapi obat, nama generik, keterangan status DOEN obat

(DOEN atau non-DOEN), kode obat, nama dagang, nama pihak farmasi atau

supplier untuk memperoleh obat, tingkatan pareto obat, serta jumlah pengguna

obat tersebut. Dengan data-data tersebut, selain dijadikan sebagai panduan bagi

para dokter yang tergabung dalam SFHG, formularium ini juga berguna bagi

pihak PBF Tramedifa sebagai panduan untuk melakukan pengadaan obat-obat

dalam memenuhi kebutuhan obat di SFHG. Melalui formularium tersebut, pihak

PBF dapat memilah obat-obat yang penting untuk diadakan secara rutin di gudang

PBF. Obat yang paling utama untuk diadakan adalah obat dari daftar Pareto A dan

B, sedangkan obat dari daftar Pareto C dapat dibeli atau tidak dibeli, tergantung

pada kebutuhannya. Formularium ini direvisi setiap tahunnya, sehingga setiap

data obat yang tercantum di dalamnya selalu ter-update sesuai dengan kebutuhan

yang tentunya juga dapat selalu berbeda di setiap tahunnya.

4.6 Manajemen Keuangan

Setiap kegiatan transaksi keuangan yang dilakukan PBF Tramedifa pasti

akan terdata di dalam Jurnal Transaksi. Data dari jurnal tersebut nantinya

dipindahkan ke Buku Besar (posting) dan selanjutnya direkap ke dalam suatu

laporan keuangan. Buku Besar disusun untuk kegiatan transaksi per bulan. Setiap

akhir bulan, dilakukan penyesuaian antara data keuangan yang tercatat di dalam

buku tersebut dengan kondisi keuangan yang sebenarnya di PBF. Kondisi

keuangan yang sebenarnya dapat dilihat berdasarkan dokumen nota-nota


54


penjualan dan pembelian yang diperoleh selama satu bulan terakhir. Setiap akhir

tahun juga dilakukan hal serupa, yaitu data-data keuangan yang tercatat selama

satu tahun terakhir dicocokkan dengan kondisi keuangan yang sebenarnya.

Setelah cocok, maka akan dilakukan proses tutup buku.

Proses tutup buku dapat dilakukan dalam dua bentuk, yaitu tutup buku

teraudit dan tutup buku tidak teraudit. Tutup buku teraudit dilakukan berdasarkan

adanya pemeriksaan oleh akuntan independen yang berasal dari pihak di luar PBF.

Tutup buku ini dilakukan di setiap 6 bulan, di akhir tahun, atau pada kondisi

tertentu ketika diperlukan pemeriksaan laporan keuangan secara detail. Sementara

itu, tutup buku tidak teraudit dilakukan tanpa adanya pemeriksaan dari akuntan

independen dan ini dilakukan saat pemeriksaan laporan yang dilakukan sewaktu-

waktu oleh pihak PBF. Setiap kali dilakukan tutup buku, maka akan diperoleh

beberapa bentuk laporan keuangan, antara lain laporan neraca, laporan laba rugi

(L/R), dan laporan modal.

4.7 Kegiatan Sales dan Marketing

Kegiatan bagian marketing di PBF Tramedifa adalah melakukan

penawaran barang atau produk yang dimilikinya kepada pelanggan dengan

diskon-diskon tertentu. Tujuan utama kegiatan marketing adalah mendapatkan

keuntungan yang dapat terus meningkat di setiap tahunnya melalui pemasaran

kepada pihak-pihak yang berpotensi untuk bekerja sama dengan PBF Tramedifa.

Target pemasaran untuk distribusi obat adalah bagian pengadaan dari rumah sakit-

rumah sakit dan klinik-klinik yang bergerak di pelayanan kesehatan bagi ibu dan

anak serta apotek.

Ruang lingkup area pemasaran yang dilakukan PBF Tramedifa hingga saat

ini adalah mencakup wilayah-wilayah di Jabodetabek. Tanggung jawab kegiatan

marketing di tiap-tiap wilayahnya terbagi ke dalam 4 area, yaitu area timur, barat,

utara, dan selatan. Pelaksanaan pemasaran secara langsung kepada pihak

pelanggan dilakukan oleh sales. Secara struktural, pemasaran di masing-masing

area dalam wilayah Jabodetabek ditangani oleh 2 atau 3 orang sales. Masing-

masing sales per area dibawahi oleh seorang supervisor yang bertanggung jawab

kepada seorang area sales manager (ASM). Setiap outlet baru yang direncanakan


55


untuk diajak bekerja sama dengan PBF Tramedifa akan dikomunikasikan terlebih

dahulu sesuai alur tanggung jawab tersebut, yaitu dari sales hingga ASM, untuk

selanjutnya dirapatkan dengan pihak direksi terkait keputusan kerja samanya.

4.8 Pelaporan

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2010

tentang Pedagang Besar Farmasi, setiap PBF dalam melakukan kegiatan usahanya

diwajibkan untuk melakukan pelaporan kepada beberapa instansi terkait.

Pelaporan yang diperlukan adalah terkait dengan kegiatan penerimaan dan

penyaluran dari obat yang diadakannya. PBF Tramedifa melakukan pelaporan

kepada tiga instansi pemerintah sesuai dengan ketentuan dari Permenkes tersebut,

yaitu pelaporan kepada Balai POM, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kementerian

Kesehatan RI, yang dilakukan secara bersamaan setiap 3 bulan sekali.

Dokumen yang dilaporkan terdiri atas data stok barang yang terdapat di

gudang PBF serta laporan mutasi barang, yang meliputi laporan pembelian dan

penerimaan barang. Sistem pelaporan dilakukan secara manual. Dokumen-

dokumen yang diperlukan dikirimkan langsung ke instansi-instansi terkait melalui

pos.

Untuk psikotropika, selama ini PBF Tramedifa belum melaporkan

penyaluran psikotropika kepada instansi terkait. Hal ini dikarenakan belum

tingginya transaksi dari sediaan tersebut dan penyaluran hanyadilakukan untuk

memenuhi kebutuhan RSIA SamMarie Basra yang baru mulai beroperasi sejak

Desember 2010. Laporan pertama transaksi psikotropika akan disampaikan

kepada Kementerian Kesehatan bulan April 2013 atas kegiatan di tahun 2012

bersamaan dengan laporan kegiatan triwulan yang telah rutin disampaikan.

4.9 Kendala yang Dihadapi dan Strategi untuk Menghadapinya

Kendala utama yang dihadapi PBF Tramedifa sehubungan dengan

usahanya di bidang distribusi obat adalah dalam hal persaingan bisnis. Pada

posisinya sebagai PBF, terdapat kesulitan untuk bersaing dengan pabrik-pabrik

obat dan agen-agen penyalur lain, seperti distributor atau subdistributor. Hal

tersebut dikarenakan kedua badan usaha tersebut juga melakukan penjualan


56


produk-produknya secara langsung ke outlet-outlet. Persaingan yang terlihat

dalam hal ini adalah dari segi harga barang yang disalurkan.

Salah satu strategi PBF Tramedifa untuk menghadapi kondisi di atas

adalah dengan cara melakukan penetrasi penjualan ke pasar-pasar hingga di

wilayah pelosok yang masih sulit dijangkau oleh pihak pabrik atau agen penyalur

lain. Rencana strategis lainnya adalah melalui pengaturan penetapan waktu tempo

pembayaran yang dapat bersaing dengan pihak penyalur lain. Waktu tempo

pembayaran bagi pelanggan dinegosiasikan sedemikian rupa, sehingga dengan

waktu tempo tersebut dapat menarik pelanggan untuk bersedia memulai dan terus

bekerja sama dengan PBF Tramedifa.

Beberapa rencana lain terkait pengembangan usaha yang akan dilakukan

oleh PBF Tramedifa di masa mendatang, antara lain :

a. membuat jaringan apotek yang mendukung perkembangan proses distribusi

obat dari PBF Tramedifa;

b. membuat produk yang unik, di samping melakukan penyaluran obat;

c. melakukan pembelian produk obat dengan skala masif, sehingga dapat

menekan biaya pembelian obat karena dengan jumlah pembelian yang besar,

maka diskon yang dapat diperoleh pihak PBF juga lebih besar. Selain itu, stok

dalam jumlah besar juga mendukung kegiatan distribusi yang lebih luas; dan

d. menyusun tim sales yang kompeten dengan jumlah yang lebih banyak.

Berbagai rencana usaha tersebut tentunya harus dilakukan dengan tetap

mempertahankan kriteria yang diperlukan untuk pelaksanaan CDOB.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

a. Peran dan tugas Apoteker penanggung jawab di PBF Tramedifa, antara lain :

1) sebagai pelaksana dan pengawas kegiatan operasional pengelolaan obat di

PBF;

2) sebagai pembuat keputusan dan peraturan yang menjamin bahwa obat di

PBF Tramedifa tersedia sesuai kebutuhan penyaluran kepada pelanggan,

tersimpan pada kondisi yang sesuai di gudang obat, serta tersalurkan kepada

pelanggan dengan mutu obat yang tetap terjamin; dan

3) sebagai pemimpin dan komunikator untuk dapat berkoordinasi dengan pihak

lain terkait pelaksanaan kegiatan distribusi di PBF.

b. Penerapan aspek manajemen pengelolaan obat di PBF Tramedifa telah

didukung oleh tersedianya software “Tramedifa System” yang terintegrasi ke

seluruh perangkat komputer di kantor PBF. Dengan demikian, kegiatan

operasional PBF dapat dilakukan dengan efektif dan efisien karena seluruh

pendataan yang menunjang pelaksanaan kegiatan distribusi telah tersedia

dalam software tersebut.

5.2 Saran

a. Pelatihan CDOB perlu diadakan secara rutin bagi personel yang terlibat dalam

kegiatan operasional di PBF Tramedifa, terutama bagi Apoteker penanggung

jawab PBF.

b. Seluruh personel PBF sebaiknya selalu mengikuti perkembangan peraturan-

peraturan yang terkait dengan penerapan kegiatan pengelolaan obat di PBF.

c. Update perkembangan informasi dan peraturan terbaru sebaiknya

dikomunikasikan kepada seluruh personel PBF dan dibahas kesesuaiannya

dengan kegiatan operasional yang sudah berjalan.

d. Sebaiknya disediakan tempat khusus untuk penerimaan barang dari supplier.

e. Pelaporan kegiatan operasional distribusi obat di PBF harus dilakukan secara

rutin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.


58


f. Daftar obat untuk kebutuhan pengadaan di PBF sebaiknya dibedakan dengan

formularium obat untuk fasilitas kesehatan SFHG karena isi suatu

formularium perlu juga mencakup dosis dan cara penggunaan obat, tidak

hanya berupa daftar obatnya saja.



DAFTAR ACUAN

Anief, M. (2001). Manajemen Farmasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2012). Peraturan Kepala Badan Pengawas

Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor HK. 03. 1. 34. 11. 12. 7542 Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta: Badan Pengawas Obat dan Makanan RI

Direktorat Jenderal Pajak. (2012). Mengenal Lebih Dekat Pajak Pertambahan

Nilai. http://www.pajak.go.id/content/mengenal-lebih-dekat-pajak-pertambahan-nilai, 3 Maret 2013.

Holdford, D. A., &. Brown, T. (2010). Introduction to Hospital & Helath-System Pharmacy Practice. Bethesda: American Society of Health-System Pharmacist. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2011a). Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2011b). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI. Presiden Republik Indonesia. (1997). Undang Undang Nomor 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009a). Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009b). Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun

2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009c). Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta Quick, J. D. (1997). Managing Drug Supply : The Selection, Procurement, Distribution, and Use of Pharmaceuticals. 2nd ed. Connecticut: Kumarian Press. Seto, S., Yunita, N., & Triana, L. (2004). Manajemen Farmasi. Surabaya: Airlangga University Press. Siregar, Charles J.P. & Amalia, L. (2003). Farmasi Rumah Sakit: Teori & Penerapan. Jakarta: EGC.


LA MPIRAN


60

Lampiran 1. Formulir permohonan izin Pedagang Besar Farmasi (Formulir 1)


61

Lampiran 2. Formulir rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif (Formulir 2)


62

Lampiran 3. Formulir rekomendasi hasil analisis pemenuhan persyaratan CDOB (Formulir 3)


63

Lampiran 4. Formulir penerbitan izin Pedagang Besar Farmasi (Formulir 4)


64

Lampiran 5. Formulir pernyataaan siap melaksanakan kegiatan (Formulir 5)


65

Lampiran 6. Peta lokasi PBF Tramedifa


Lampiran 7. Denah b

Denah bangunan PBF Tramedifa lantai 1

66


67

Lampiran 8. Denah bangunan PBF Tramedifa lantai 2


68

Lampiran 9. Struktur organisasi PBF Tramedifa


69

Lampiran 10. Surat Pesanan (SP)


70

Lampiran 11. Surat Pesanan Psikotropika


71

Lampiran 12. Copy faktur pembelian


72

Lampiran 13. Tanda terima tukar faktur pembelian


73

Lampiran 14. Faktur pajak


74

Lampiran 15. Lembar serah terima pembayaran mingguan


75

Lampiran 16. Giro untuk pembayaran non-tunai


76

Lampiran 17. Bukti pengeluaran


77

Lampiran 18. Faktur penjualan


78

Lampiran 19. Bukti serah terima


79

Lampiran 20. Tanda terima tukar faktur penjualan


80

Lampiran 21. Nota retur pembelian


81

Lampiran 22. Formulir retur barang


82

Lampiran 23. Nota retur penjualan


KAJIAN PENERAPAN ASPEK CDOBDI PBF MENUJU

TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

PROGRAM STUDI APOTEKER


PENERAPAN ASPEK CDOB BAB 7 –DI PBF TRAMEDIFA SEBAGAI PERSIAPAN MENUJU PEROLEHAN SERTIFIKAT CDOB


MELISA, S.Farm.1106047190

ANGKATAN LXXVI

FAKULTAS FARMASIPROGRAM STUDI APOTEKER

DEPOKJUNI 2013

– BAB 9SEBAGAI PERSIAPAN

PEROLEHAN SERTIFIKAT CDOB



ii Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………………………………………...….. iDAFTAR ISI ……………………………………………………..………... iiDAFTAR TABEL………………………………………………..……….... iii

BAB 1 PENDAHULUAN ………………………….……………............. 11.1 Latar Belakang ………………………………….…................ 11.2 Tujuan…….…………………………………………............... 3

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA …………………………………............ 42.1 Pedagang Besar Farmasi .......................……………............... 42.2 Cara Distribusi Obat Baik (CDOB)…………….…................. 4

BAB 3 METODOLOGI TUGAS KHUSUS ..………………………….. 63.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Tugas Khusus ..…................. 63.2 Metode Pengkajian ...………………..………………….......... 6

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ………………………………….. 74.1 Transportasi …………………..……………………................ 84.2 Fasilitas distribusi berdasar kontrak .....………….....…........... 204.3 Dokumentasi …………………………..………………........... 22

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ………………………………...... 265.1 Kesimpulan ………………………..……………………......... 265.2 Saran …………………………………..…………………........ 27

DAFTAR ACUAN ……………………………………………………….... 28


iii Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Hasil Pengamatan Aspek Transportasi dari CDOB pada PBFTramedifa ....................................................................................... 13

Tabel 4.2 Hasil Pengamatan Aspek Fasilitas Distribusi Berdasar Kontrak dari CDOB pada PBF Tamedifa .............................................................. 21

Tabel 4.3 Hasil Pengamatan Aspek Dokumentasi dari CDOB pada PBF Tramedifa ....................................................................................... 25



BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Obat merupakan salah satu subsistem dari Sistem Kesehatan Nasional

(SKN) yang bertujuan agar tersedia obat dan perbekalan kesehatan yang aman,

bermutu, bermanfaat serta terjangkau oleh masyarakat untuk menjamin

terselenggaranya pembangunan kesehatan guna meningkatkan derajat kesehatan

yang setinggi-tingginya (Kementerian Kesehatan RI, 2009). Mengingat vitalnya

peran obat dalam lingkup kesehatan, maka pengelolaan obat perlu dilakukan

dengan benar, efisien, dan efektif, serta sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku oleh pihak yang berwenang melakukannya

(Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2007).

Pedagang Besar Farmasi (PBF) merupakan salah satu perusahaan yang

melakukan pengelolaan obat di dalam kegiatan usahanya. Kegiatan pengelolaan

obat yang diselenggarakan oleh suatu PBF, antara lain berupa pengadaan,

penyimpanan, dan penyaluran obat. Tujuan akhir dari kegiatan tersebut adalah

penyaluran obat yang memenuhi persyaratan mutu kepada PBF lain atau fasilitas

pelayanan kefarmasian yang memerlukan penyediaan obat. Terkait dengan

pengelolaan obat sebagai suatu komoditi khusus, maka setiap kegiatan operasional

yang dilakukan PBF harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan (Menteri

Kesehatan RI, 2011).

Sebagai pihak yang berperan di dalam proses distribusi obat, suatu PBF

bertanggung jawab untuk menjaga mutu obat yang baik sejak berada di tempat

penyimpanan hingga obat tersebut diterima oleh pihak yang memerlukan. Dalam

hal ini, suatu sistem pengantaran atau transportasi obat yang baik diperlukan agar

setiap kegiatan yang dilakukan terkait rantai distribusi di PBF dapat menjamin

terlaksananya hal tersebut. Transportasi yang baik tentunya harus didukung

dengan tersedianya sistem pengantaran yang baik pula. Hal tersebut dapat

didukung dengan personil dalam hal ini kurir yang bertugas di PBF harus

memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang ditempatinya.


2


Mereka juga harus memahami konsep Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB),

sehingga dapat menerapkan proses distribusi obat yang baik dan tepat di PBF

tersebut.

Fasilitas distribusi berdasarkan kontrak antara pihak PBF dengan

perusahaan farmasi lain menjadi salah satu penentu dalam terselenggaranya

kerjasama antara kedua belah pihak dalam melakukan penggadaan dan distribusi

obat dari pihak distributor ke PBF atau bisa juga dari pihak PBF ke pelanggan.

Selain itu, manajemen yang baik tentunya harus didukung pula dengan

tersediaanya suatu dokumen tertulis yang jelas untuk mencegah terjadinya

kesalahan dari komunikasi lisan dan untuk memudahkan penelusuran, antara lain

sejarah bets, instruksi, dan prosedur. Dokumentasi merupakan suatu dokumen

tertulis terkait dengan distribusi (pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan

pelaporan), prosedur tertulis dan dokumen lain yang terkait dengan pemastian

mutu. (Kepala BPOM RI, 2012).

Peraturan mengenai sistem transportasi, fasilitas berdasar kontrak dan

dokumentasi serta sarana dan prasarana yang baik untuk penyelenggaraan sistem

distribusi obat di PBF telah tercantum di dalam Pedoman Teknis CDOB yang

dikeluarkan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Setiap PBF wajib

menerapkan petunjuk yang terdapat di dalam Pedoman tersebut pada setiap aspek

kegiatan pengelolaan obat yang dilakukan. Suatu PBF yang telah berhasil

menerapkan CDOB di dalam kegiatan usahanya dapat memperoleh sertifikat

CDOB sebagai bukti yang sah atas terpenuhinya persyaratan CDOB tersebut

(Kepala BPOM RI, 2012).

Berdasarkan latar belakang di atas, maka PBF Tramedifa, sebagai salah

satu perusahaan yang sedang berkembang di bidang pengelolaan obat, sudah

seharusnya melakukan pengkajian terhadap kegiatan usahanya agar tetap berjalan

sesuai dengan ketentuan CDOB. Hal tersebut akan sangat bermanfaat, terutama

bagi pengembangan usaha dan persaingannya dengan PBF lain. Di samping itu,

sertifikat CDOB menjadi dokumen yang penting untuk dimiliki karena secara

langsung dapat menjadi jaminan kualitas kegiatan usaha dari PBF Tramedifa.


3


1.2 Tujuan

Tugas khusus ini dibuat untuk mengkaji kesesuaian antara kegiatan yang

terdapat di PBF Tramedifa dengan ketiga aspek pada Bab 7- Bab 9 dari Pedoman

Teknis CDOB sebagai langkah persiapan untuk memperoleh sertifikat CDOB,

ketiga aspek tersebut yaitu :

a. Transportasi.

b. Fasilitas distribusi berdasar kontrak.

c. Dokumentasi.



BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.

1148/MENKES/PER/VI/2011 Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan

berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,

penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan. PBF dalam menyelenggarakan kegiatannya wajib

menerapkan Pedoman Teknis CDOB. Hal ini untuk menjamin agar kualitas

kinerja dari suatu PBF senantiasa terjaga. (Menteri Kesehatan RI, 2011).

2.2 Cara Distribusi Obat Baik (CDOB)

Dalam melaksanakan kegiatan distribusi PBF tersebut wajib mengacu

kepada CDOB. Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) adalah cara distribusi

atau penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan memastikan mutu

sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan

penggunaannya. Prinsip-prinsip CDOB berlaku untuk aspek pengadaan,

penyimpanan, penyaluran, termasuk pengembalian obat dan/atau bahan obat

dalam rantai distribusi. Semua pihak yang terlibat dalam proses distribusi harus

menerapkan prinsip kehati-hatian (due diligence) dengan mematuhi prinsip

CDOB. PBF yang telah menerapkan Pedoman Teknis CDOB, akan diberikan

Sertifikat CDOB oleh Kepala Badan POM. Dalam CDOB terdapat 9 prinsip yang

harus dipenuhi oleh PBF dalam melaksanakan kegiatan distribusi obat. Tiga

diantaranya yaitu Transportasi; Fasilitas distribusi berdasar kontrak; Dokumentasi

(Kepala BPOM RI, 2012).

2.2.1 Transportasi (Kepala BPOM RI, 2012)

Selama proses transportasi, harus diterapkan metode transportasi yang

memadai. Obat dan/atau bahan obat harus diangkut dengan kondisi penyimpanan

sesuai dengan informasi pada kemasan. Metode transportasi yang tepat harus

digunakan mencakup transportasi melalui darat, laut, udara atau kombinasi di


5


atas. Apapun moda transportasi yang dipilih, harus dapat menjamin bahwa obat

dan/atau bahan obat tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang

dapat mengurangi mutu. Pendekatan berbasis risiko harus digunakan ketika

merencanakan rute transportasi. Pada bab transportasi ini poin-poin yang akan

dibahas yaitu:

a. Transportasi dan produk dalam transit,

b. Obat dan/atau/bahan obat dalam pengiriman,

c. Kontainer, pengemasan dan pelabelan,

d. Transportasi obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi khusus,

e. Kendaraan dan peralatan,

f. Kontrol suhu selama transportasi.

2.2.2 Fasilitas Distribusi Berdasar Kontrak (Kepala BPOM RI, 2012)

Cakupan kegiatan kontrak terutama yang terkait dengan keamanan, khasiat

dan mutu obat dan/atau bahan obat meliputi kontrak antar fasilitas distribusi;

Kontrak antara fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa antara lain

transportasi, pengendalian hama, pergudangan, kebersihan dan sebagainya. Semua

kegiatan kontrak harus tertulis antara pemberi kontrak dan penerima kontrak serta

setiap kegiatan harus sesuai dengan persyaratan CDOB. Pada bab fasilitas

distribusi berdasar kontrak, poin-poin yang akan dibahas yaitu Pemberi Kontrak;

Penerima Kontrak; Kontrak.

2.2.3 Dokumentasi (Kepala BPOM RI, 2012)

Dokumentasi yang baik merupakan bagian penting dari sistem manajemen

mutu. Dokumentasi tertulis harus jelas untuk mencegah kesalahan dari

komunikasi lisan dan untuk memudahkan penelusuran, antara lain sejarah bets,

instruksi, prosedur. Dokumentasi merupakan dokumen tertulis terkait dengan

distribusi (pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pelaporan), prosedur tertulis

dan dokumen lain yang terkait dengan pemastian mutu.



BAB 3

METODOLOGI TUGAS KHUSUS

3.1. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Tugas Khusus

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) dilaksanakan pada tanggal 18

Februari-28 Maret 2013 yang bertempat di Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Tramedifa, Jl. Cipinang Muara I No. 23 C, Kelurahan Pondok Bambu, Kecamatan

Duren Sawit, Jakarta Timur.

3.2 Metode Pengkajian

Metode yang digunakan dalam melakukan pengkajian penerapan aspek

CDOB pada Bab 7 – Bab 9 di PBF Tramedifa dilakukan berdasarkan pengamatan

terhadap pelaksanaan kegiatan operasional PBF dan bertanya secara langsung

kepada staf di PBF Tramedifa. Hasil pengamatan yang diperoleh kemudian

dibandingkan kesesuaiannya dengan aspek yang terdapat di dalam Bab 7 – Bab 9

dari CDOB. Kesesuaian antara kegiatan dilapangan dengan aspek CDOB dinilai

melalui 4 poin yaitu:

a. (Sudah ada dan sudah sesuai).

Dimana kegiatan yang dilakukan di PBF Tramedifa sudah sesuai dengan yang

tercantum dalam CDOB.

b. BA (Belum ada)

Dimana kegiatan tersebut belum dilaksanakan di PBF Tramedifa, namun

kedepannya harus dilaksanakan di di PBF Tramedifa karena merupakan hal

penting dalam proses distribusi obat.

c. BS (Belum sesuai)

Dimana kegiatan yang dilakukan di PBF Tramedifa namun belum sesuai

dengan yang tercantum dalam CDOB.

d. TA (Tidak ada)

Dimana kegiatan yang tercantum dalam CDOB tidak akan dilakukan di PBF

Tramedifa. Hal ini dikarenakan ketentuan dalam CDOB tersebut tidak bersifat

wajib untuk dilaksanakan.



BAB 4PEMBAHASAN

Peningkatan kesehatan adalah upaya yang dilaksanakan oleh semua

komponen bangsa yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan

kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan

masyarakat yang setinggi-tingginya (Presiden Republik Indonesia, 2009a). Dalam

kerangka mencapai tujuan tersebut, pembangunan kesehatan dilaksanakan secara

terarah dan berkesinambungan. Sistem Kesehatan Nasional menetapkan bahwa

tujuan dari pelayanan kefarmasian adalah tersedianya obat dan perbekalan

kesehatan yang bermutu, bermanfaat, terjangkau untuk meningkatkan derajat

kesehatan yang setinggi-tingginya (Kementerian Kesehatan RI, 2009).

Distribusi merupakan suatu proses pengeluaran dan pengiriman obat-obatan

bermutu sehingga dapat terlaksananya distribusi obat secara merata dan teratur

serta terjaminnya ketersediaan obat di unit pelayanan kesehatan. Prinsip dari

pendistribusian obat adalah obat sampai dengan aman, kualitas tetap terjamin, dan

tiba tepat waktu ke tangan pelanggan. Proses pendistribusian dimulai saat barang

akan dikirim, pengiriman, barang diterima, penyimpanan, penjagaan mutu barang,

pencatatan barang yang akan didistribusikan, hingga barang dikirimkan.

Kelancaran dalam proses distribusi pelaksanaan tidak terlepas dari peran

Pedagang Besar Farmasi (PBF) dalam mendistribusikan obat ke sampai ke tempat

tujuan. Selain kegiatan distribusi, PBF juga melakukan pengadaan, penyimpanan,

dimana dalam pelaksanaannya PBF wajib menerapkan Pedoman Teknis Cara

Distribusi Obat Yang Baik (CDOB).

PBF Tramedifa merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distributor

khususnya farmasi. Fokus utama dari PBF Tramedifa adalah menjadi penyedia

sediaan obat jadi dan produk alat-alat kesehatan yang dibutuhkan oleh pihak

rumah sakit dan klinik dari SamMarie Family Healthcare Group (SFHG).

Meskipun demikian, saat ini ruang lingkup penyaluran telah semakin diperluas,

sehingga PBF Tramedifa tidak hanya melayani pesanan untuk distribusi obat dan

alat kesehatan ke fasilitas kesehatan di dalam satu grupnya, tetapi juga ke fasilitas

kesehatan lain di luar grup (non-grup). Pihak pemesan produk ke PBF ini, baik

dari grup ataupun non-grup, disebut sebagai pelanggan. Hasil pengamatan


8


menunjukkan bahwa jenis produk yang disalurkan oleh PBF tramedifa berupa

vaksin, suppositoria, sediaan injeksi hormon, psikotropik, obat keras, obat bebas,

obat bebas terbatas, kosmetik, susu, dan alat kesehatan dimana dalam sistem

pengantaran obat dan/atau bahan obat ke pelanggan harus memenuhi setiap aspek

transportasi, fasilitas berdasar kontrak dan dokumentasi yang sesuai dengan cara

distribusi obat yang baik (CDOB).

4.1 Transportasi

Produk farmasi hanya boleh dijual atau didistribusikan kepada orang atau

badan yang berwenang dan terdapat bukti tertulis tersebut sebelum distribusi

dilakukan. Selama proses transportasi, harus diterapkan metode transportasi yang

memadai. Obat harus diangkut dengan kondisi penyimpanan sesuai dengan

informasi pada kemasan. Metode transportasi yang tepat harus digunakan

mencakup transportasi melalui darat, laut, udara atau kombinasi di atas.

4.1.1 Transportasi dan produk dalam transit

PBF Tramedifa mempunyai dua orang kurir yang bertugas untuk

mengantarkan obat kepelanggan. Jadwal kurir tiap hari terdapat dua jadwal shift

yaitu pertama dari pukul 8.30 sampai dengan pukul 17.00 kemudian shift kedua

dari pukul 10.00 sampai dengan pukul 18.00. Setiap tiga hari sekali jadwal shift di

tukar oleh dua orang kurir tersebut. Dilakukan pembagian jadwal dikarenakan

untuk menciptakan efisiensi pengantaran dalam jumlah banyak tiap harinya.

Personil yang bertugas di bagian transportasi dalam hal ini kurir PBF

Tramedifa, belum pernah mengikuti pelatihan terkait dengan pengiriman obat

sesuai dengan penerapan CDOB. Pelaksanaan pelatihan CDOB belum menjadi

program tersendiri di PBF ini. Pelatihan pengiriman obat yang memerlukan

perlakuan khusus, seperti vaksin atau sediaan injeksi hormon yang termasuk ke

dalam produk rantai dingin, juga belum pernah dilaksanakan. Oleh karena itu,

penyusunan pelaksanaan berbagai pelatihan tersebut telah menjadi salah satu

daftar perencanaan ke depan yang akan dilakukan pihak penanggung jawab PBF,

namun dalam penerapannyadi PBF Tramedifa telah melakukan pemantauan suhu

rantai dingin (cold chain) untuk produk vaksin atau sediaan injeksi hormon yang

memerlukan pemantauan suhu.


9


Setiap kurir atau personil di PBF Tramedifa tentunya telah melakukan

kegiatan pemeliharaan semua kendaraan dan peralatan yang terlibat dalam proses

distribusi serta menjaga kebersihan kendaraan yang digunakan, sehingga tidak

mempengaruhi mutu obat selama proses pengiriman obat ke pelanggan. Namun,

prosedur tertulis mengenai higiene pembersihan kendaraan belum dilakukan,

sedangkan program pemeliharaan secara rutin telah dilakukan untuk mencegah

terjadi kontaminasi apabila terjadi tumpahan pada obat selama proses transportasi

kepelanggan berlangsung, misalnya dengan melakukan pencucian kendaraan

seminggu dua kali. Peralatan yang digunakan untuk pemantauan suhu selama

transportasi dalam kendaraan dan kontainer di PBF harus dirawat dan dikalibrasi.

Prosedur kalibrasi untuk peralatan tersebut belum pernah dilakukan, namun

program pemeliharaan secara rutin telah dilakukan untuk menjamin peralatan

dapat tetap difungsikan dengan baik.

PBF Tramedifa belum pernah melakukan kontrak dalam hal transportasi

selama ini di PBF dalam melakukan pengiriman obat ke pelanggan dengan

menggunakan kendaraan dan melewati jalur darat dan sampai saat ini penyaluran

obat kepada pelanggan hanya menggunakan fasilitas dari PBF Tramedifa dan

belum menggunakan jasa perusahaan pengiriman pihak ketiga hanya dilakukan

oleh kurir di PBF Tramedifa. Oleh karena itu belum ditetapkan ketentuan terkait

dengan pengiriman menggunakan jasa pengiriman kepada pihak ketiga sehingga

untuk aspek ini tidak teramati.

4.1.2 Obat dan/atau bahan obat dalam pengiriman

Kendaraan dan kontainer harus dijaga kebersihan pada saat mengangkut

obat dan harus dalam kondisi yang baik untuk mencegah kerusakan obat selama

transportasi. Selain itu kendaraan dan pengendara dilengkapi dengan keamanan

tambahan dan tepat untuk mencegah pencurian dan penyalahgunaan selama

transportasi misalnya menggunakan kunci ganda pada motor. Namun prosedur

tertulis terkait dengan keamanan untuk mencegah pencurian obat selama

transportasi belum ada di PBF Tramedifa.

Produk farmasi dan dokumen yang menyertainya harus diamankan untuk

memastikan bahwa identifikasi dan verifikasi sesuai dengan persyaratan.

Kebijakan dan prosedur harus diikuti oleh semua orang yang terlibat dalam


10


transportasi untuk mengamankan produk farmasi. Orang-orang yang bertanggung

jawab dalam pengangkutan produk farmasi harus diberikan informasi tentang

semua kondisi yang terkait untuk penyimpanan dan transportasi. Persyaratan ini

harus dipatuhi seluruh transportasi dan pada setiap tahap penyimpanan. Produk

farmasi harus disimpan dan diangkut sesuai dengan prosedur seperti:

a. Identitas produk tidak hilang,

b. Produk tidak mencemari dan tidak terkontaminasi oleh produk lain,

c. Terdapat tindakan pencegahan apabila terjadi tumpahan, penyalahgunaan,

kerusakan, dan pencurian,

d. Kondisi lingkungan yang sesuai dipertahankan, misalnya menggunakan

rangkaian dingin untuk produk termolabil.

Kondisi penyimpanan selama transportasi di PBF harus dijaga sebaik

mungkin selama proses pengiriman sampai ke tempat tujuan untuk menghindari

terjadinya rusaknya obat selama dalam perjalanan misalnya suhu dan kelembaban

harus di monitor dan dicatat pada saat keberangkatan dan saat diterima obat

tersebut ke pelanggan. Kondisi penyimpanan yang diperlukan untuk produk

farmasi harus tetap dipertahankan dalam batas yang dapat diterima selama

transportasi. Apabila terdapat penyimpangan maka harus segera dilaporkan

kepada distributor. Namun untuk prosedur tertulis tentang penyimpangan suhu

penyimpanan di PBF belum ada.

Semua penanganan obat dan/atau bahan obat kembalian termasuk yang

tidak layak jual seperti produk yang kadaluwarsa atau yang dapat dimusnahkan

harus mendapat persetujuan penanggung jawab dan terdokumentasi. Transportasi

yang digunakan untuk obat dan/atau bahan obat kembalian harus dipastikan sesuai

dengan persyaratan penyimpanan dan persyaratan lainnya yang relevan. Namun

untuk prosedur tertulis untuk transportasi yang tepat dan aman bagi bahan obat

yang dikembalikan sesuai dengan ketentuan penyimpanan di PBF belum ada.

Sementara untuk pengadaan dan penyaluran narkotika tidak dilakukan di

PBF Tramedifa karena narkotika hanya dapat diadakan dan didistribusikan oleh

distributor PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. Hal tersebut sesuai dengan

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 199/Menkes/SK/III/1996 tentang


11


Penunjukan PBF PT (Persero) Kimia Farma Depot Sentral sebagai Importir

Tunggal Narkotika di Indonesia.

4.1.3 Kontainer, pengemasan dan pelabelan

Obat yang disimpan dan diangkut dalam kontainer yang akan dikirim ke

pelanggan tidak boleh mempengaruhi mutu dari obat tersebut tetapi dapat

memberikan perlindungan yang memadai terhadap pengaruh eksternal termasuk

kontaminasi. Perhatian khusus juga diberikan pada saat menggunakan es kering

(dry ice) dalam kontainer pengiriman agar dapat dipastikan tidak terjadi kontak

antara obat dan/atau bahan obat dengan es kering, karena dapat mempengaruhi

mutu obat dan/atau bahan obat misalnya saja untuk vaksin polio. Kemasan dan

wadah pengiriman juga didesain dengan sesuai untuk mencegah kerusakan produk

farmasi selama transportasi.

Bahan pengemas yang digunakan untuk pengiriman produk obat di PBF

harus didesain sedemikian rupa untuk mencegah terjadinya kerusakan obat selama

transportasi misalnya dengan menggunakan kardus, boks atau plastik. Kerusakan

kontainer dan masalah yang terjadi selama transportasi harus didokumentasikan

dan dilaporkan ke PBF sehingga dapat dilakukan penyelidikan. PBF Tramedifa

sebagai penyaluran obat dan/atau bahan obat ke pelanggan memerlukan perhatian

penting terutama pemberian label pada bahan pengemas yaitu alamat, tujuan dan

jenis barang yang akan dikirim ke pelanggan sehingga tidak terjadi kesalahan

pengiriman dalam dihindarkan. Namun pada label kontainer di PBF belum ada

informasi tentang penanganan, persyaratan penyimpanan dan tindakan

pencegahan untuk memastikan obat dapat ditangani dengan benar dan aman serta

belum ada prosedur tertulis untuk penanganan kontainer selama pengiriman yang

rusak.

4.1.4 Transportasi obat dan /atau bahan obat yang memerlukan kondisi khusus

Untuk obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi khusus selama

transportasi (misalnya suhu dan kelembaban), industri farmasi harus

mencantumkan kondisi khusus tersebut pada penandaan dan dimonitor serta

dicatat seperti vaksin, suppositoria, sediaan injeksi hormon. Alat yang digunakan

untuk memonitor suhu menyatu dengan salah satu termometer yang diletakkan di

dalam cold box. Produk farmasi yang mengandung bahan berbahaya seperti racun,


12


radioaktif, rentan disalahgunakan, mudah terbakar atau meledak harus disimpan di

tempat aman baik wadah maupun kendaraanya, terpisah dan tertutup. Namun

untuk bahan obat berbahaya yang di salurkan di PBF ini tidak ada.

4.1.5 Kendaraan dan peralatan

Kendaraan dan peralatan yang digunakan untuk mengirimkan,

menyimpan dan menangani obat harus sesuai persyaratan dan lengkap untuk

mencegah terjadinya paparan obat pada kondisi yang dapat mempengaruhi

stabilitas dan integritas kemasan, serta untuk mencegah kontaminasi. Jika

memungkinkan PBF Tramedifa menggunakan kendaraan dan peralatan sendiri

jika semua kendaraan di PBF banyak digunakan untuk pengiriman obat ke

pelanggan. Akan tetapi, jika tidak digunakan kendaraan dan peralatan tersendiri,

prosedur tertulis untuk menjamin mutu obat namun untuk di PBF belum ada

mengenai hal tersebut, serta PBF juga belum ada prosedur tertulis tentang

pemeliharaan dan pembersihan selama proses distribusi. Peralatan yang

digunakan untuk pemantauan kondisi (misalnya suhu dan kelembaban) dalam

kendaraan dan kontainer harus dikalibrasi secara berkala. Namun di PBF

Tramedifa belum ada dikalibrasi suhu dan kelembaban untuk kendaraan dan

kontainer namun program pemeliharaan secara rutin telah dilakukan untuk

menjamin peralatan dapat tetap difungsikan dengan baik. Selain itu PBF juga

melakukan pengendalian hama untuk kendaraan, kontainer dan peralatan harus

dijaga bebas dari tikus, kutu, burung dan hama lainnya selain penggendalian hama

juga dilakukan fumigasi. Pengendalian hama dan fumigasi di PBF Tramedifa

dilakukan satu bulan dua kali. Akan tetapi, program tertulis untuk penggendalian

hama tersebut belum ada.

Penanganan pemisahan terhadap obat yang ditolak, ditarik, kembalian serta

diduga palsu selama transportasi sebagian besar sudah memenuhi CDOB, seperti

cara pemisahan obat ditolak, ditarik, kembalian selama transportasi yang

dikemaas dengan aman ditaruh di boks atau plastik yang berbeda dengan lainnya

agar tidak tercampur dengan obat yang lain, diberi label yang jelas, dan disertai

dengan dokumentasi pendukung yang sesuai. namun cara tersebut belum di buat

dalam prosedur tertulis di PBF.


13


4.1.6 Kontrol suhu selama transportasi

Pengontrolan suhu transportasi di PBF Tramedifa untuk obat yang

suhunya lebih rendah seperti vaksin, suppositoria dan sediaan injeksi hormon

pengontrolan, suhu vaksin dapat dilakukan secara tervalidasi mulai dari kemasan

termal sampai dengan kontainer suhunya yang dikontrol yang bertujuan untuk

memastikan bahwa kondisi suhu selama transportasi harus dipertahankan selama

proses pengriman obat sampai ke pelanggan serta terdapat dokumen data kondisi

suhu yang dapat diberikan kepada pelanggan pada saat serah terima obat tersebut

di outlet.

Obat memerlukan pengontrolan suhu lebih rendah, dapat diletakkan di

dalam cold box yang terdapat didalamnya terdapat cool pack yang diletakkan

sedemikian rupa sehingga tidak bersentuhan langsung dengan obat tersebut.

Personil yang bertugas di bagian transportasi PBF Tramedifa, belum pernah

mengikuti pelatihan terkait dengan prosedur pengemasan dan penggunaan ulang

cool pack. Prosedur tertulis untuk proses pengiriman obat yang sensitif terhadap

suhu ada sedangkan prosedur tertulis untuk menyelidiki dan menangani

penyimpangan suhu belum pernah dilakukan.

Hasil keseluruhan pengamatan kesesuaian aspek transportasi dari CDOB

di PBF SamMarie Tramedifa dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Tabel 4.1 Hasil Pengamatan Aspek Transportasi dari CDOB pada PBF Tramedifa

Aspek CDOB Hasil PengamatanBab 7 Transportasi

a. Transportasi dan Produk dalam Transit1. Obat dan/atau bahan obat dan kontainer pengiriman harus

aman untuk mencegah akses yang tidak sah. Kendaraan dan personil yang terlibat dalam pengiriman harus dilengkapi dengan peralatan keamanan tambahan yang sesuai untuk mencegah pencurian obat dan/atau bahan obat dan penyelewengan lainnya selama transportasi.

2. Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus aman dan dilengkapi dengan dokumentasi yang sesuai untuk mempermudah identifikasi dan verifikasi kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan. Kebijakan dan prosedur tertulis harus dilaksanakan oleh semua personil yang terlibat dalam transportasi.

3. Kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan untuk obat dan atau bahan obat harus dipertahankan selama transportasi


14


sesuai dengan yang ditetapkan pada informasi kemasan.4. Jadwal pengiriman dan rencana perjalanan harus disiapkan

sesuai dengan kebutuhan dan kondisi setempat. Jadwal dan rencana tersebut harus realistis dan sistematis serta mempertimbangkan risiko keamanan.

5. Jika terjadi kondisi yang tidak diharapkan selama transportasi, harus segera dilaporkan kepada fasilitasdistribusi dan penerima obat dan/atau bahan obat.

6. Jika penerimaan menemukan adanya kondisi yang tidak diharapkan, maka hal tersebut harus dilaporkan ke fasilitas distribusi. Jika perlu, fasilitas distribusi menghubungi industri farmasi untuk mendapatkan informasi mengenai langkah tepat yang harus diambil.

7. Harus tersedia prosedur tertulis untuk menyelidiki dan menangani kegagalan pemenuhan persyaratan penyimpanan, misalnya penyimpangan suhu.

BA

8. Fasilitas distribusi bertanggung jawab memastikan kendaraan dan peralatan yang digunakan untuk mendistribusikan, menyimpan atau menangani obat dan atau bahan obat, digunakan dengan tepat dan dilengkapi peralatan yang memadai untuk mencegah paparan obat dan atau bahan obat dari kondisi yang dapat mempengaruhi mutu dan integritas kemasan, serta mencegah kontaminasi.

9. Obat dan/atau bahan obat harus disimpan dan diangkut sesuai dengan prosedur, agar: a. Identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang.

b. Produk tidak mencemari dan tidak terkontaminasi oleh produk lain.

c. Ada tindakan pencegahan yang memadai apabila terjadi tumpahan, penyalahgunaan, kerusakan, dan pencurian. d. Kondisi lingkungan yang tepat dipertahankan, misalnya

menggunakan rantai dingin (cold chain) untuk produk termolabil.

10. Pengemudi pengiriman (termasuk pengemudi kontrak) harus dilatih CDOB dalam bidang yang terkait dengan pengiriman

BA

11. Prosedur tertulis harus tersedia untuk kegiatan dan pemeliharaan semua kendaraan dan peralatan yang terlibat dalam proses distribusi, termasuk pembersihan dan tindakan keselamatan. Harus diperhatikan bahwa bahan pembersih yang digunakan, tidak boleh menimbulkan efek buruk pada mutu obat dan/atau bahan obat.

BA

12. Tumpahan harus dibersihkan sesegera mungkin untukmencegah kemungkinan kontaminasi, kontaminasi silang dan bahaya yang ditimbulkan. Prosedur tertulis harus tersedia untuk menangani kejadian tersebut.

BA

13. Peralatan yang digunakan untuk pemantauan suhu selama transportasi dalam kendaraan dan/atau kontainer, harus

BS


15


dirawat dan dikalibrasi secara berkala minimal setahun sekali.

14. Jika memungkinkan, digunakan kendaraan dan peralatantersendiri saat pengiriman obat dan atau bahan obat.

15. Jika tidak digunakan kendaraan dan peralatan tersendiri, harus tersedia prosedur yang digunakan untuk menjamin mutu obat dan/atau bahan obat tidak mengalami perubahan.

TA

16. Pengiriman harus dilakukan langsung ke alamat yang tertera pada dokumen pengiriman dan harus diserahkan langsung kepada penerima yang berwenang. Obat dan atau bahan obat tidak boleh ditinggalkan ditempat penyimpanan sementara yang tidak mempunyai izin PBF.

17. Dalam hal pengiriman darurat di luar jam kerja, harus ditunjuk personil tertentu dan prosedur tertulis harus tersedia.

18. Jika transportasi disub-kontrakkan kepada pihak ketiga maka kontrak harus mencakup persyaratan yang tercantum dalam Bab 8. Di samping itu, penerima kontrak harus sepenuhnya memahami semua kondisi yang relevan berlaku untuk penyimpanan dan transportasi obat dan/atau bahan obat.

TA

19. Tempat yang digunakan sebagai hub transportasi dalam rantai pasokan sebagai sarana penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus mendapat persetujuan dari Badan POM. Untuk mempertahankan mutu obat dan/atau bahan obat perlu ditetapkan batas waktu maksimum penyimpanan di hub transportasi ke tahap transportasi berikutnya.

TA

20. Untuk obat dan/atau bahan obat yang harus disimpan pada suhu dingin, setiap penyimpanan pada hub transportasi untuk periode tertentu harus mempertimbangkan ketahanan kondisi kontainer pengiriman guna menjamin kondisi suhu penyimpanannya.

TA

21. Dalam hal pengangkutan obat dan/atau bahan obat memerlukan pembongkaran dan pemuatan ulang misalnya di terminal dan hub, tempat tersebut harus diaudit dan disetujui sebelum digunakan. Bila terjadi perubahan pada tempat atau fungsi yang disetujui, harus diperhatikan kesesuaian penggunaan dari perubahan tempat atau fungsi tersebut. Perhatian khusus harus diberikan untuk pemantauan suhu, kebersihan dan keamanan fasilitas penyimpanan sementara.

TA

22. Harus tersedia prosedur yang dapat menjamin integritas obat dan/atau bahan obat di tempat transit. Sebagai contoh, jika digunakan program pengendalian segel untuk pengiriman transit, penomoran harus dibuat secara berurutan dan mudah tertelusur. Selama transit dan pada saat penerimaan, integritas segel harus dimonitor dan penomoran harus diverifikasi. Harus tersedia prosedur tertulis yang dapat

TA


16


digunakan apabila ditemukan obat dan/atau bahan obat palsu atau diduga palsu.

23. Selama transportasi/transit untuk obat dan/atau bahan obat yang ditolak, kedaluwarsa, obat dan/atau bahan obat kembalian, diduga palsu, harus disimpan terpisah, dikemas dengan aman dan diberi label yang jelas, serta dilengkapi dokumen atau dilakukan pemisahan secara sistem (blokir secara sistem).

TA

24. Obat dan/atau bahan obat dalam transit harus disertai dengan dokumentasi yang sesuai.

TA

b. OBAT DAN/ATAU BAHAN OBAT DALAM PENGIRIMAN 25. Obat dan/atau bahan obat dalam pengiriman harus ditangani

sedemikian rupa sehingga identitas obat dan atau bahan obat tidak hilang.

26. Obat dan atau bahan obat tidak mencemari dan tidak tercemar oleh produk lain.

27. Harus dilakukan tindakan pencegahan yang memadai terhadap pencurian, tumpahan atau kerusakan.

28. Obat dan/atau bahan obat harus aman dan tidak terpengaruh oleh cahaya, suhu, kelembaban, dan kondisi buruk lain yang tidak sesuai.

29. Transportasi obat dan/atau bahan obat yang sensitif terhadap suhu harus sedemikian rupa, sehingga rantai dingin tetap terjaga.

30. Kondisi penyimpanan harus dijaga sebaik mungkin selama proses pengiriman sampai dengan tempat tujuan.

31. Jika dipersyaratkan ketentuan penyimpanan khusus (misalnya suhu, kelembaban), ketentuan tersebut harusdipenuhi, dimonitor dan dicatat pada saat keberangkatan, dalam perjalanan, dan saat diterima.

32. Harus tersedia prosedur tertulis untuk menangani penyimpangan atas ketentuan penyimpanan yang spesifik, misalnya penyimpangan suhu penyimpanan.

BA

33. Obat dan/atau bahan obat yang mengandung narkotika dan zat yang dapat menyebabkan ketergantungan harus diangkut sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

TA

34. Pemisahan fisik di kendaraan harus dilakukan ketika mengangkut obat dan/atau bahan obat yang ditolak, kedaluwarsa, ditarik atau dikembalikan. Produk tersebut harus diberi label yang jelas.

35. Harus tersedia prosedur tertulis untuk transportasi yang tepat dan aman bagi obat dan/atau bahan obat yang dikembalikan sesuai dengan ketentuan penyimpanan.

BA

36. Kendaraan dan kontainer harus dijaga agar bersih dan kering pada saat mengangkut obat dan/atau bahan obat

37. Kemasan untuk pengangkutan dan kontainer harus dalam kondisi baik untuk mencegah kerusakan obat dan/atau bahan obat selama transportasi.


17


38. Harus tersedia prosedur tertulis terkait keamanan untuk mencegah pencurian obat dan/atau bahan obat dan akses orang yang tidak berkepentingan terhadap obat dan/atau bahan obat selama transportasi.

BA

39. Harus ada sistem penomoran yang spesifik, yang mampu tertelusur dalam proses pengiriman (misalnya nomor kendaraan).

c. KONTAINER, PENGEMASAN DAN PELABELAN40. Obat dan/atau bahan obat harus disimpan dan diangkut

dalam kontainer pengiriman yang tidak mempengaruhi mutu, dapat memberi perlindungan memadai terhadap pengaruh eksternal, termasuk kontaminasi.

41. Bahan pengemas dan kontainer pengiriman harus didesain sedemikian rupa untuk mencegah kerusakan obat dan/atau bahan obat selama transportasi.

42. Pemilihan kontainer dan kemasan harus didasarkan pada persyaratan penyimpanan dan transportasi dari obat dan/atau bahan obat; kapasitas ruang yang dibutuhkan untuk jumlah obat dan/atau bahan obat; Antisipasi terhadap suhu eksternal; perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk transportasi termasuk penyimpanan transit di pabean; status validasi kemasan dan kontainer pengiriman.

BA

43. Kontainer harus mempunyai label yang memberi informasi yang cukup tentang penanganan, persyaratan penyimpanan dan tindakan pencegahan untuk memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat ditangani dengan benar dan aman.

BA

44. Kerusakan kontainer dan masalah lain yang terjadi selama transportasi harus didokumentasikan dan dilaporkan ke fasilitas distribusi dan instansi terkait serta dilakukan penyelidikan.

45. Persyaratan khusus untuk kondisi penyimpanan dan transportasi harus tercantum pada label kontainer pengiriman.

46. Pada pelabelan kontainer pengiriman, harus digunakan nama, singkatan atau kode internasional dan/atau nasional.

BA

47. Perhatian khusus harus diberikan pada saat menggunakan es kering (dry ice) dalam kontainer pengiriman agar dapat dipastikan tidak terjadi kontak antara obat dan/atau bahan obat dengan es kering, karena dapat mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat.

48. Prosedur tertulis harus tersedia untuk penanganan kontainer pengiriman yang rusak. Perhatian khusus harus diberikan pada kontainer yang berisi obat dan/atau bahan obat berpotensi beracun dan berbahaya.

BA

d. TRANSPORTASI OBAT DAN/ATAU BAHAN OBAT YANG MEMERLUKAN KONDISI KHUSUS

49. Untuk obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi khusus selama transportasi (misalnya suhu dan


18


kelembaban), industri farmasi harus mencantumkan kondisi khusus tersebut pada penandaan dan dimonitor serta dicatat

50. Transportasi dan penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang mengandung zat berbahaya misalnya beracun, bahan radioaktif, dan bahan berbahaya lainnya yang dapat menimbulkan risiko khusus dalam hal penyalahgunaan, kebakaran atau ledakan (misalnya cairan mudah terbakar / menyala, padatan dan gas bertekanan) harus disimpan dalam area terpisah dan aman, dan diangkut dalam kontainer dan kendaraan yang aman, dengan desain yang sesuai. Di samping itu, harus memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan perundang-undangan di tingkat nasional dan kesepakatan internasional.

TA

e. KENDARAAN DAN PERALATAN51. Kendaraan dan peralatan yang digunakan untuk

mengirimkan, menyimpan dan menangani obat dan/ataubahan obat harus sesuai persyaratan dan lengkap untuk mencegah terjadinya paparan obat dan/atau bahan obat pada kondisi yang dapat mempengaruhi stabilitas dan integritas kemasan, serta untuk mencegah kontaminasi.

52. Desain dan penggunaan kendaraan dan peralatan harus bertujuan untuk meminimalkan risiko kesalahan, harus memungkinkan untuk dilakukan pembersihan yang efektif dan/atau pemeliharaan untuk menghindari kontaminasi, penumpukan debu atau kotoran dan/atau efek yang dapat mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat.

53. Jika memungkinkan, gunakan kendaraan dan peralatantersendiri saat menangani obat dan/atau bahan obat.

54. Jika tidak digunakan kendaraan dan peralatan tersendiri, harus tersedia prosedur tertulis untuk menjamin mutu obat dan/atau bahan obat. Pembersihan yang sesuai harus dilakukan, diperiksa dan dicatat.

BA

55. Harus tersedia prosedur tertulis untuk menjamin integritas dari obat dan/atau bahan obat selama transportasi.

BA

56. Jika menggunakan pihak ketiga, fasilitas distribusi harus menyiapkan kontrak tertulis dengan pihak ketiga untuk menjamin tindakan yang tepat untuk melindungi obat dan/atau bahan obat, termasuk menjaga catatan dan dokumentasi yang sesuai. Kontrak tersebut harus sejalan dengan peraturan perundang-undangan.

TA

57. Kendaraan dan peralatan yang rusak tidak boleh digunakan dan harus diberi label yang jelas.

TA

58. Harus ada prosedur tertulis untuk penggunaan dan pemeliharaan termasuk tindakan pembersihan dan keselamatan kendaraan dan peralatan yang digunakan dalam proses distribusi.

BA


19


59. Kendaraan, kontainer dan peralatan harus tetap bersih, kering dan bebas dari sampah. Personil yang bertanggung jawab untuk distribusi harus memastikan bahwa kendaraan yang digunakan dibersihkan secara teratur

60. Kendaraan, kontainer dan peralatan harus dijaga bebas dari tikus, kutu, burung dan hama lainnya. Harus ada program tertulis dan dokumentasi untuk pengendalian hama tersebut. Bahan pembersihan dan fumigasi yang digunakan tidak boleh mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat.

BS

61. Peralatan yang dipilih dan digunakan untuk membersihkan kendaraan tidak boleh menjadi sumber kontaminasi.

62. Perhatian khusus diberikan terhadap desain, penggunaan, pembersihan dan pemeliharaan semua peralatan yang digunakan untuk penanganan obat dan/atau bahan obat yang tidak disimpan dalam karton atau wadah pengiriman.

63. Jika kondisi penyimpanan khusus (misalnya suhu dan/atau kelembaban) berbeda dari kondisi lingkungan yang diharapkan, maka dipersyaratkan selama transportasi harus dimonitor, dicatat dan didokumentasikan serta diinformasikan ke industri farmasi pemegang izin edar atau pemasok. Semua dokumentasi monitoring harus disimpan untuk minimal selama masa hidup produk yang didistribusikan ditambah 1 (satu) tahun. Dokumentasi tersebut harus tersedia untuk diperiksa oleh instansi pemerintah yang berwenang.

64. Peralatan yang digunakan untuk pemantauan kondisi (misalnya suhu dan kelembaban) dalam kendaraan dan kontainer harus dikalibrasi secara berkala.

BA

65. Kapasitas kendaraan dan kontainer harus cukup untuk memungkinkan penyimpanan secara tertib berbagai kategori obat dan/atau bahan obat selama transportasi.

66. Harus tersedia prosedur tertulis yang mengatur pemisahan selama transportasi untuk obat dan/atau bahan obat yang ditolak, ditarik, dikembalikan serta diduga palsu. Obat dan/atau bahan obat tersebut harus dikemas dengan aman, diberi label yang jelas, dan disertai dengan dokumentasi pendukung yang sesuai.

BA

67. Harus tersedia tindakan untuk mencegah orang yang tidak berkepentingan memasuki, merusak kendaraan dan/atau peralatan, serta mencegah pencurian atau penyalahgunaan obat dan/atau bahan obat.

f. KONTROL SUHU SELAMA TRANSPORTASI68. Harus tersedia sistem kontrol suhu yang tervalidasi

(misalnya kemasan termal, kontainer yang suhunya dikontrol, dan kendaraan berpendingin) untuk memastikan kondisi transportasi yang benar dipertahankan antara fasilitas distribusi dan pelanggan. Pelanggan harus mendapatkan data suhu pada saat serah terima obat


20


Keterangan: √=sudah ada dan sudah sesuai; BA=Belum Ada; BS=Belum Sesuai; TA=Tidak Ada

4.2 Fasilitas distribusi berdasar kontrak

Pada fasilitas distibusi berdasarkan kontrak bisa dilakukan kontrak dari

pihak PBF Tramedifa ke perusahaan farmasi atau sebaliknya, misalnya PBF

Tramedifa melakukan kontrak dengan perusahaan farmasi untuk pembelian

vitamin dalam waktu enam bulan. Kemudian yang bertanggung jawab untuk

pemberian kontrak di PBF Tramedifa adalah pihak pimpinan PBF yang

melakukan persetujuan kontrak dengan perusahaan farmasi dalam hal ini selaku

penerima kontrak. PBF Tramedifa telah melakukan kerja sama dengan 20

perusahaan farmasi untuk keperluan pengadaan obat di PBF. Pemilihan

perusahaan farmasi tersebut disesuaikan dengan rencana kebutuhan pengadaan

obat di PBF. Sebelum melakukan kerja sama, kedua belah pihak akan terlebih

dan/atau bahan obat. Jika diperlukan, pelanggan dapat memperoleh dokumen data suhu untuk menunjukkan bahwa obat dan/atau bahan obat tetap dalam kondisi suhu penyimpanan yang dipersyaratkan selama transportasi.

69. Jika menggunakan kendaraan berpendingin, alat pemantau suhu selama transportasi harus dipelihara dan dikalibrasi secara berkala atau minimal sekali setahun. Persyaratan ini meliputi pemetaan suhu pada kondisi yang representatif dan harus mempertimbangkan variasi musim. Jika diperlukan, pelanggan dapat memperoleh dokumen data suhu untuk menunjukkan bahwa obat dan/atau bahan obat tetap dalam kondisi suhu penyimpanan yang dipersyaratkan selama transportasi.

BS

70. Jika menggunakan cool-pack dalam kotak terlindung (insulated boxes), cool-pack harus diletakkan sedemikian rupa sehingga tidak bersentuhan langsung dengan obat dan/atau bahan obat. Personil harus dilatih tentang prosedur pengemasan dan penggunaan ulang cool-pack.

71. Harus tersedia sistem untuk mengontrol penggunaan ulang cool-pack untuk memastikan tidak terjadi kesalahan dalam penggunaan paket cool-pack. Harus ada pembeda secara fisik yang memadai antara beku (frozen) dan ”chilled ice pack“.

BS

72. Harus tersedia prosedur tertulis yang menjelaskan proses pengiriman obat dan/atau bahan obat yang sensitif terhadap suhu. Prosedur ini juga harus mencakup kejadian yang tidak diharapkan seperti kerusakan kendaraan atau tidak terkirim. Di samping itu, harus tersedia prosedur tertulis untuk menyelidiki dan menangani penyimpangan suhu.

BS


21


dahulu menandatangani perjanjian kontrak, yang berisi kesepakatan serta

peraturan yang harus ditaati kedua belah pihak selama kontrak berlangsung.

Kinerja dan kompetensi dari tiap-tiap perusahaan farmasi selaku penerima

kontrak dari PBF Tramedifa akan dievaluasi setiap enam bulan sekali oleh pihak

PBF. Evaluasi ini bertujuan memastikan bahwa PBF bekerja sama dengan pihak

perusahaan farmasi yang kompeten dapat mampu memenuhi kebutuhan

pengadaan obat dari PBF serta pihak PBF juga akan mengevaluasi kinerja

perusahaan farmasi terhadap perjanjian kontrak yang telah disepakati bersama

sebelumnya. Penilaian hasil evaluasi tersebut akan menjadi dasar bagi pihak

pimpinan PBF untuk memutuskan kelanjutan kerja sama PBF dengan perusahaan

farmasi tersebut. Tahapan pelaksanaan evaluasi perusahaan farmasi oleh pihak

PBF telah diatur di dalam suatu prosedur tertulis. Fasilitas distribusi yang

diberikan oleh penerima kontrak ke PBF dalam melaksanakan kegiatan distribusi

belum memenuhi persyaratan CDOB dikarenakan masih ada perusahaan farmasi

lain yang belum memenuhi persyaratan CDOB.

Hasil keseluruhan pengamatan kesesuaian aspek fasilitas distribusi

berdasar kontrak dari CDOB di PBF Tramedifa dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2 Hasil Pengamatan Aspek Fasilitas Distribusi Berdasar Kontrak dari CDOB pada PBF Tramedifa

Aspek CDOBHasil

PengamatanBab 8 FASILITAS DISTRIBUSI BERDASAR KONTRAKa. PEMBERI KONTRAK1. Pemberi kontrak bertanggung jawab untuk kegiatan yang

dikontrakkan. 2. Pemberi kontrak bertanggung jawab untuk menilai

kompetensi yang diperlukan oleh penerima kontrak. Pemberi kontrak harus melakukan pengawasan terhadap penerima kontrak dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan sesuai dengan prinsip dan pedoman CDOB.

3. Pemberi kontrak harus memberikan informasi tertulis yang harus dilaksanakan oleh penerima kontrak.

b. PENERIMA KONTRAK4. Penerima kontrak harus memiliki tempat, personil yang

kompeten, peralatan, pengetahuan dan pengalaman dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan oleh pemberi kontrak.

5. Fasilitas distribusi yang ditunjuk oleh fasilitas distribusi lain BS


22


untuk melaksanakan kegiatan distribusi, harus memenuhi persyaratan CDOB.

6. Penerima kontrak tidak diperbolehkan untuk mengalihkan pekerjaan yang dipercayakan oleh pemberi kontrak kepada pihak ketiga sebelum dilakukannya evaluasi, dan mendapatkan persetujuan dari pemberi kontrak serta dilakukannya audit ke pihak ketiga tersebut.

7. Penerima kontrak harus menghindari aktivitas lain yang dapat mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat.

8. Penerima kontrak harus melaporkan kejadian apapun yang dapat mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat kepada pemberi kontrak sesuai dengan persyaratan kontrak.

c. KONTRAK9. Didalam persyaratan kontrak harus mencakup, antara lain:

a) Penanganan kehilangan atau kerusakan produk obat selama pengiriman dan dalam kondisi tidak terduga (force major)

b) Kewajiban penerima kontrak untuk mengembalikan obat dan/atau bahan obat kepada pemberi kontrak jika terjadi kerusakan selama pengiriman dengan menyertakan berita acara kerusakan.

c) Kehilangan selama pengiriman oleh penerima kontrak, penerima kontrak wajib melaporkan kepada pihak kepolisian dan pemberi kontrak.

BA

d) Pemberi kontrak berhak melakukan audit terhadap penerima kontrak setiap saat.

10. Dokumen kontrak harus dapat ditunjukkan kepada petugas yang berwenang pada saat pemeriksaan.


4.3 Dokumentasi

Diperlukan peraturan tertulis dan catatan untuk mendokumentasikan

semua kegiatan yang berkaitan dengan distribusi produk farmasi, termasuk semua

penerimaan yang berlaku dan masalahnya. Catatan harus disimpan oleh distributor

dari semua produk farmasi, sedikitnya memuat informasi tanggal, nama produk

farmasi, jumlah barang yang diterima, atau dipasok, nama dan alamat pemasok.

Semua dokumen di PBF Tramedifa baik tertulis maupun elektronik untuk setiap

obat dan/ atau bahan obat telah disimpan rapi, ditata secara teratur dan diberi label

penanda untuk memudahkan penelusuran dokumen. PBF Tramedifa mempunyai

dua bentuk dokumentasi yaitu dokumentasi aktif dan pasif.


23


a. Dokumentasi aktif

Dokumentasi aktif adalah meliputi dokumentasi untuk data, dokumen, atau

laporan yang dibuat atau diterima di PBF terkait pelaksanaan kegiatan

operasional. Seluruh proses operasional dari pengadaan, penyimpanan, dan

penyaluran memiliki laporan yang terdokumentasi melalui dua cara, yaitu secara

komputerisasi di dalam software “Tramedifa System” dan secara manual. Laporan

yang terekam di dalam sistem komputer di PBF, antara lain adalah Laporan

Penerimaan Barang dan Laporan Penjualan Barang.

Laporan Penerimaan Barang diperbarui oleh staf di bagian gudang setiap 2

hari sekali. Laporan tersebut kemudian di-print dan dibundel di dalam suatu map

besar secara berurutan dari tanggal penerimaan terdahulu hingga tanggal

penerimaan terbaru. Laporan Penjualan Barang diperbarui setiap hari di akhir jam

kegiatan operasional berakhir, seperti pengarsipan untuk Laporan Penerimaan

Barang, Laporan Penjualan Barang juga akan di-print dan dibundel di dalam map

besar dengan tanggal penjualan yang berurutan. Map berisi arsip kedua laporan ini

tersimpan di dalam ruang kerja staf bagian gudang.

Dokumen-dokumen yang diperoleh PBF dari kegiatan pengadaan dan

penyaluran yang dilakukan juga diarsip menggunakan map besar. Dokumen-

dokumen dari setiap transaksi pembelian dan penjualan barang yang terjadi

dibundel, kemudian akan disimpan di dalam map yang dibeda-bedakan per nama

supplier atau instansi pelanggan. Satu bundel dokumen yang disimpan dari setiap

transaksi setelah kegiatan pembelian, terdiri atas :

1. Satu lembar copy bukti pembayaran dari PBF kepada supplier (atau bonggol

giro jika pembayaran dilakukan melalui giro),

2. Satu lembar Bukti Pengeluaran,

3. Satu lembar asli dan satu lembar copy Faktur Penjualan dari supplier,

4. Satu lembar asli dan satu lembar copy Tanda Terima Faktur,

5. Satu lembar asli dan satu lembar copy Surat Jalan dari supplier (optional),

6. Satu lembar asli tanda terima faktur dari supplier (jika ada),

7. Satu lembar asli Faktur Pajak, dan

8. Satu lembar asli SP.


24


Sementara itu, satu bundel dokumen yang disimpan dari setiap transaksi setelah

kegiatan penjualan, terdiri atas:

1. Satu lembar copy bukti pembayaran dari pelanggan kepada PBF,

2. Satu lembar copy Faktur Penjualan yang dikeluarkan PBF,

3. Satu lembar asli dan satu lembar copy Tanda Terima Faktur Penjualan,

4. Satu lembar copy Faktur Pajak, dan

5. Satu lembar asli SP dari pelanggan.

Susunan tiap bundel dokumen-dokumen tersebut di dalam map diurutkan

sesuai tanggal transaksi, dari tanggal transaksi terdahulu di posisi bawah hingga

tanggal transaksi terbaru di posisi atas. Dengan penyusunan seperti ini, akan

mempermudah pihak PBF dalam melakukan pencarian dan pengecekan terhadap

dokumen-dokumen tersebut ketika diperlukan.

Seluruh dokumen dari kegiatan pengadaan dan penerimaan termasuk

dokumen yang terkait dengan keuangan di PBF ini disimpan hingga selama 10

tahun. Penyimpanan selama waktu tersebut diperlukan untuk mengantisipasi

kemungkinan terjadinya komplain di kemudian hari atau keperluan

pertanggungjawaban kegiatan-kegiatan operasional yang pernah dilakukan di PBF

ini. Setelah lebih dari 10 tahun, maka dokumen-dokumen tersebut dapat

dimusnahkan.

b. Dokumentasi pasif

Dokumentasi pasif yang dilakukan di PBF ini, antara lain meliputi

dokumentasi SOP dan data spesifikasi produk. Data spesifikasi produk terdapat

dalam bentuk Laporan Stok Barang yang dapat ditelusuri menggunakan daftar

kode obat atau kode alat kesehatan yang dibuat oleh pihak PBF melalui software

“Tramedifa System”. Kode barang tersebut dibuat berdasarkan nama produk dan

nomor registrasi atau barcode yang terdapat pada kemasan produk.

Hasil keseluruhan pengamatan kesesuaian aspek dokumentasi dari CDOB

di PBF Tramedifa dapat dilihat pada Tabel 4.3.


25


Tabel 4.3 Hasil Pengamatan Aspek Dokumentasi dari CDOB pada PBF Tramedifa

Aspek CDOBHasil

PengamatanBab 9 Dokumentasi1. Dokumentasi terdiri dari semua prosedur tertulis, petunjuk,

kontrak, catatan dan data, dalam bentuk kertas maupun elektronik.

BS

2. Dokumentasi yang jelas dan rinci merupakan dasar untuk memastikan bahwa setiap personil melaksanakan kegiatan, sesuai uraian tugas sehingga memperkecil risiko kesalahan.

3. Dokumentasi harus komprehensif mencakup ruang lingkup kegiatan fasilitas distribusi dan ditulis dalam bahasa yang jelas, dimengerti oleh personil dan tidak berarti ganda.

4. Prosedur tertulis harus disetujui, ditandatangani dan diberi tanggal oleh personil yang berwenang. Prosedur tertulis tidak ditulis tangan dan harus tercetak.

5. Setiap perubahan yang dibuat dalam dokumentasi harus ditandatangani, diberi tanggal dan memungkinkan pembacaan informasi yang asli. Jika diperlukan, alasan perubahan harus dicatat.

6. Dokumen harus disimpan selama minimal 3 tahun. 7. Seluruh dokumentasi harus tersedia sebagaimana mestinya. 8. Semua dokumentasi harus mudah didapat kembali, disimpan dan

dipelihara pada tempat yang aman untuk mencegah dari perubahan yang tidak sah, kerusakan dan/atau kehilangan dokumen.

9. Dokumen harus dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar selalu up to date. Jika suatu dokumen direvisi, harus dijalankan suatu sistem untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.

10. Dokumentasi permanen, tertulis atau elektronik, untuk setiap obat dan/atau bahan obat yang disimpan harus menunjukkan kondisi penyimpanan yang direkomendasikan, tindakan pencegahan dan tanggal uji ulang khusus untuk bahan obat (jika ada) harus diperhatikan. Persyaratan farmakope dan peraturan nasional terkini tentang label dan wadah harus dipatuhi.

11. Dokumentasi distribusi harus mencakup informasi berikut: tanggal, nama obat dan/atau bahan obat; nomor bets; tanggal kedaluwarsa; jumlah yang diterima atau disalurkan; nama dan alamat pemasok atau pelanggan.

12. Dokumentasi harus dibuat pada saat kegiatan berlangsung, sehingga mudah untuk ditelusuri.




BAB 5KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan terhadap aspek transportasi, fasilitas berdasar

kontrak, dan dokumentasi yang telah dilaksanakan dalam rangka mengkaji

kesesuaian antara aspek yang terdapat pada Pedoman Teknis CDOB dengan PBF

Tramedifa maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

a. Secara umum, aspek-aspek yang terdapat pada bab transportasi sebagian besar

telah dilaksanakan oleh PBF Tramedifa. Hanya saja masih terdapat beberapa

kriteria belum memenuhi pedoman teknis CDOB seperti belum ada prosedur

tertulis untuk setiap kegiatan di PBF Tramedifa misalnya prosedur tertulis

untuk menangani penyimpangan suhu; prosedur tertulis untuk kegiatan

pemelihara semua kendaraan dan peralatan termasuk pembersihan dan tindakan

keselamatan dalam berkendara; prosedur tertulis untuk transportasi yang tepat

dan aman bagi obat kembalian; prosedur tertulis yang mengatur pemisahan

selama transportasi untuk obat dan atau bahan obat yang ditolak, ditarik dan

dikembalikan; prosedur tertulis dan dokumentasi untuk pengendalian hama dari

tikus, kutu, burung dan hama lainnya; serta masih belum adanya pelatihan

CDOB bagi personil pelaksana kegiatan distribusi di PBF ini.

b. Aspek fasilitas berdasar kontrak dilakukan antara pihak PBF dengan

perusahaan farmasi lain harus dapat meningkatkan dan menjalin kerjasama

antara kedua belah pihak dalam melakukan penggadaan dan distribusi obat

baik dari pihak distributor ke PBF atau bisa juga dari pihak PBF ke pelanggan

serta semua kegiatan kontrak harus terdokumentasi dan tertulis sesuai dengan

persyaratan CDOB.

c. Semua aspek dokumentasi dari setiap aspek CDOB baik tertulis atau elektronik

harus ada untuk mencegah terjadinya kesalahan komunikasi lisan dan untuk

memudahkan penelusuran dari instruksi dan prosedur. PBF Tramedifa masih

belum semua prosedur dilakukan secara tertulis sehingga diharapkan untuk

kedepan dibuatkan prosedur tetulis untuk memperkecil kesalahan.


27


5.2 Saran

Beberapa saran yang dapat diberikan bagi pihak PBF Tramedifa terkait

dengan tiga aspek CDOB yang telah dibahas adalah sebagai berikut :

a. Menyediakan prosedur tertulis untuk segala kegiatan yang terkait dengan prosedur

tertulis untuk menangani penyimpangan suhu; prosedur tertulis untuk kegiatan

pemeliharan semua kendaraan dan peralatan termasuk pembersihan dan tindakan

keselamatan dalam berkendara; prosedur tertulis untuk transportasi yang tepat dan

aman bagi obat kembalian; prosedur tertulis yang mengatur pemisahan selama

transportasi untuk obat dan/ atau bahan obat yang ditolak, ditarik dan dikembalikan;

prosedur tertulis untuk pengendalian hama dari tikus, kutu, burung dan hama

lainnya

b. Mengadakan pelatihan CDOB bagi personil yang terkait dengan pengiriman

obat dan/ atau bahan obat ke pelanggan dan menjadikannya sebagai program

rutin, sehingga kompetensi personil dalam mengelola rantai distribusi obat

dapat selalu meningkat dan ter-update.

c. Mengadakan pelatihan tentang penanganan obat-obat yang memerlukan

penanganan khusus, seperti produk rantai dingin, dan penanganan reagen

secara aman bagi personil yang terkait.

d. Menyediakan dokumentasi dari setiap aspek CDOB baik tertulis atau

elektronik harus ada untuk mencegah terjadinya kesalahan komunikasi lisan

dan untuk memudahkan penelusuran dari instruksi dan prosedur.

e. Sangat disarankan untuk melaksanakan hal-hal yang terdapat di CDOB yang

belum ada di PBF Tramedifa. Hal ini bertujuan agar dapat diperolehnya

sertifikat CDOB sebagai pembuktian terhadap kualitas dari PBF Tramedifa.



Daftar Acuan

Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. (2007). Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan kesehatan di Daerah Kepulauan. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 374/MENKES/SK/V/2009 tentang Sistem Kesehatan Nasional. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Peraturan MenteriKesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. (2012). Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta: BPOM.

Presiden Republik Indonesia. (2009a). Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta.


UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA...

Documents

Transcript of UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA...