Unit Kompetensi 13 - LKPP

MENYAMPAIKAN PENJELASAN

DOKUMEN PENGADAAN PENYEDIA

BARANG/JASA

Unit Kompetensi 13

UK 13M e n y a m p a i k a n P e n j e l a s a n D o k u m e n P B J

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Pertama

Unit Kompetensi 13 – Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Penulis Noeradhi Iskandar

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Peserta mampu mengundang penyedia barang/jasa

yang memiliki kompetensi, kemampuan dan kinerja

sebagaimana diharapkan, mampu merencanakan dan

menyampaikan penjelasan dokumen pengadaan

barang/jasa secara komprehensif, tepat dan efektif,

serta mampu membuat berita acara pemberian

penjelasan (BAPP) sesuai ketentuan yang berlaku

Tujuan Umum


Tujuan Khusus

• Mengundang penyedia barang/jasa yang diharapkan;

• Menjelaskan dasar hukum dan ruang lingkup penjelasan Dokumen PBJ;

• Melakukan persiapan penjelasan Dokumen PBJ

• Melaksanakan penjelasan dokumen pengadaan (pemilihan penyedia)

barang/ jasa sesuai metode pemilihan yang ditetapkan, sampai dengan

penyusunan Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP);

• Melakukan penyusunan Adendum Dokumen Pengadaan, dan

pengesahannya sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku; dan

• Melaksanakan persiapan penjelasan dokumen, tata urutan acara,

penyusunan Adendum Dokumen Pengadaan dan Berita Acara Pemberian

Penjelasan (BAPP) dengan latihan kelompok.


• UK 10: Menyusun Dokumen PBJ

Kesesuaian Jenis Penyedia

Kemampuan Penyedia

Peringkat Kinerja Penyedia

Identifikasi kebutuhan Barang/Jasa

Pemaketan Pekerjaan

Penyusunan RAB

Identifikasi jenis Dok. Pengadaan Barang/Jasa

Menetapkan Dok. PBJ

Kecermatan dalam:• Strategi pengadaan• Materi:• Undangan• Dok Kualifikasi• Dok Pemilihan• Draf Kontrak

Identifikasi strategi/ teknik mengundang

Persiapan pelaksanaan penjelasan Dok. PBJ Pelaksanaan

penjelasan Dok PBJ Perumusan & pe-

nyusunan BAPP

• UK 04: Menyusun Kebutuhan B/J

• UK 08: Memilih Penyedia B/J

• UK 13: Menyampaikan Penjelasan Dok. PBJ

Peta Kedudukan Unit Kompetensi Penyampaian Penjelasan Dokumen PBJ dan Interkonseksitas dengan Unit Kompetensi Bidang PBJ Lainnya

Overview


Bagaimana pengelompokan jenis

Barang/ Jasa, pengertian dan

perbedaan diantaranya dalam

Pengadaan Barang/Jasa?

Penyegaran


7

Pengertian Jenis Barang/Jasa

Secara Umum


Barang/JasaPekerjaanKonstruksi

JasaKonsultansi

8

Pengertian Jenis Barang/Jasa

Pemerintah


Barang/JasaPekerjaanKonstruksi

JasaKonsultansi

JasaKonsultansi

Faktor apa saja yang perlu diketahui

tentang Ketersediaan Penyedia, dan

apa hubungannya dengan Undangan

Pengadaan Barang/Jasa?

Penyegaran


IDENTIFIKASI PENYEDIA

Data penyedia yang mendaftar/ikut lelang dalam beberapa tahun terakhir, termasuk jumlah UKM

Jumlah Penyedia

Agen/Pedagang Besar/Distributor/RetailerSifat Rantai

Pasokan

Struktur pasar dan daftar nama Penyedia yang menjadi Pemenang beberapa tahun terakhir

Tingkat Persaingan

Lokal / Regional / InternasionalSebaran

Penyedia

Ketersediaan

Penyedia


• Terkait dengan Pemaketan (nilai pengadaan); dan

•Pemilihan Media

• Terkait dengan Metode Pemilihan;•Bentuk Undangan; dan•Pemilihan Media

11

Data penyedia yang mendaftar/ikut lelang dalam beberapa tahun terakhir

Jumlah Penyedia

Jumlah UKM



•Penerapan kebijakan dan penegakan prinsip-prinsip pengadaan (efisien, bersaing dan adil)

•Terkait dengan Metode Pemilihan;•Pemaketan (nilai pengadaan);•Bentuk Undangan; dan•Pemilihan Media

Struktur pasar dan daftar nama Penyedia yang menjadi Pemenang dalam beberapa tahun terakhir

Tingkat Persaingan



•Aspek keberlanjutan; • Fluktuasi ketersediaan/harga; dan•Keusangan teknologi

• Terkait dengan Pemaketan (nilai); dan•Pemilihan Media

Terkait Strategi Pemilihan Penyedia

Sifat Rantai

Pasokan



• Terkait dengan Metode Pemilihan;•Pemaketan (nilai pengadaan);•Bentuk Undangan; dan•Pemilihan Media

14

Lokal / Regional / InternasionalSebaran Penyedia

•Aspek keberlanjutan;• Fluktuasi ketersediaan/harga. dan•Keusangan teknologi



Pengadaan secara

elektronik

Data Jumlah Penyedia, Pemenang beberapa tahun terakhir, Kinerja Penyedia, dll.

Aplikasi Vendor Management System (VMS)

15


Ketersediaan

Penyedia


MENGUNDANG

PENYEDIA

BARANG/JASA


17

Apa yang anda ketahui tentang bentuk

undangan, apa perbedaannya dan

bagaimana penggunaannya?

Brainstorming

?


• Memahami Jenis Barang/Jasa

• Memahami Ketersediaan Penyedia

• Memahami Bentuk Undangan dan Cara

Menyampaikan Undangan

• Kegiatan mengomunikasikan kebutuhan pasokan

barang/ jasa suatu organisasi (buyer) kepada pemasok

(supplier) yang memiliki kemampuan dan kapasitas.

18

Pengertian:

Langkah menyampaikan undangan yang tepat:

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa


• Prinsip digunakan pada pengadaan semua jenis barang/jasa, baik menggunakan prakualifikasi ataupun pasca kualifikasi;

• Bersifat umum/terbuka bagi semua penyedia• Diumumkan secara luas melalui media (cetak/digital/online);• Tidak mencantumkan nama penyedia secara spesifik• Pemberitahuan untuk pendaftaran dan pengambilan Dok.

Pengadaan untuk pasca kualifikasi, atau pengambilan Dok. Kualifikasi pada pengadaan dengan Prakualifikasi.

• Digunakan untuk metode penunjukan langsung, pelelangan/ seleksi terbatas dan/atau yang menggunakan prakualifikasi dan penyusunan Short List;

• Ditujukan hanya pada penyedia tertentu, sehingga Nama dan Alamat tujuan jelas dan spesifik;

• Media berupa Surat Cetakan atau Surat Elektronik;• Pemberitahuan untuk pengambilan Dokumen Pemilihan.

PENGUMUMAN (“notice atau

announcement”)

UNDANGAN(“letter of

invitation”)

Bentuk Undangan:


Saat dimulainya proses pemilihan penyedia barang/jasa pada pelelangan/seleksi dengan

prakualifikasi

Saat dimulainya proses pemilihan penyedia barang/jasa pada pelelangan/seleksi dengan

pascakualifikasi

UNDANGAN

PENGUMUMAN

Ketentuan Undangan:

1. Ditujukan hanya kepada peserta yang masuk dalam Daftar Pendek

2. Merupakan pemberitahuan pengambilan Dokumen Pemilihan

3. Isi Undangan meliputi informasi hari, tanggal, waktu pengambilan Dokumen Pemilihan

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah

Portal Pengadaan

Nasional LPSE

Email

Website

K/L/D/I


21

1. Sebagai sarana untuk menerapkan prinsip

keterbukaan dan persaingan yang sehat

2. Sebagai pemberitahuan untuk pendaftaran

calon penyedia dan pengambilan Dokumen

Pengadaan pada pelelangan/ seleksi

dengan pascakualifikasi, atau pengambilan

Dokumen Kualifikasi pada

pelelangan/seleksi dengan prakualifikasi

3. Diumumkan setelah RUP diumumkan, kec.

barang/jasa tertentu

4. ……..

Pengumuman Lelang Secara Manual

Website K/L/D/I

Papan Pengumuman Resmi

Portal Pengadaan Nasional

melalui LPSE

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah


22

4. Isi pengumuman:

• Nama & alamat organisasi yang mengadakan

pelelangan/ seleksi;

• Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan

dilaksanakan;

• Nilai total Harga Perkiraan Sendiri (HPS), bila

dimungkinkan;

• Syarat-syarat peserta pelelangan/seleksi; dan

• Hari, tanggal, dan waktu untuk mengambil

Dokumen Pengadaan (atau Dokumen Kualifikasi

pada pelelangan dengan prakualifikasi).

5. Pengumuman dapat diumumkan di website

komunitas internasional, jika tidak ada penyedia

dalam negeri yang mampu mengerjakan (mis.

www.dgmarket.com, www.undp.org, dll)

6. ….....


Website K/L/D/I



melalui LPSE

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah


23

6. Pokja ULP dapat mengumumkan pelaksanaan

pemilihan sebelum RUP diumumkan untuk

Pengadaan Barang/Jasa:

a. Yang membutuhkan waktu perencanaan

dan persiapan pelaksanaan yg lama;

b. Pekerjaan kompleks; dan/atau

c. Pekerjaan rutin yang harus dipenuhi di

awal tahun anggaran dan tidak boleh

berhenti.

7…….


Website K/L/D/I



melalui LPSE

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah


24

7. Dalam hal pemilihan Penyedia Barang/Jasa

dilakukan mendahului penetapan DIPA/DPA, isi

pengumuman pemilihan Penyedia Barang/Jasa

harus memuat kondisi :

a. DIPA/DPA belum ditetapkan; dan

b. Apabila alokasi anggaran dalam DIPA/DPA

tidak disetujui atau ditetapkan kurang dari

nilai Pengadaan Barang/Jasa yang

diadakan, proses pemilihan Penyedia

dilanjutkan ke tahap penandatanganan

kontrak setelah dilakukan revisi DIPA/DPA

atau proses pemilihan Penyedia

Barang/Jasa dibatalkan.

8…..


Website K/L/D/I



melalui LPSE

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah


25

8. Waktu penayangan pengumuman:

Minimal 7 (tujuh) hari kerja utk Pelelangan

Umum, Pelelangan Terbatas, dan Seleksi Umum

Minimal 4 (empat) hari kerja utk Pelelangan

Sederhana, Pemilihan Langsung, dan Seleksi

Sederhana.

9. DILARANG mencantumkan persyaratan yang

diskriminatif dalam pengumuman prakualifikasi,

kecuali diatur oleh perundang-undangan yang lebih

tinggi.

10. Dapat diumumkan di website komunitas

internasional apabila berdasarkan identifikasi

diketahui penyedia dalam negeri terbatas.


Website K/L/D/I



melalui LPSE

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah


26

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah

1• Nama dan alamat ULP yang akan mengadakan pelelangan/seleksi;

2• Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan;

3• Nilai total Harga Perkiraan Sendiri (HPS);

4• Syarat-syarat peserta pelelangan/seleksi;

5• Hari, tanggal, dan waktu utk mengambil Dokumen Kualifikasi.

Pengumuman prakualifikasi paling sedikit memuat :


27

1. Sebagai sarana untuk menerapkan prinsip

keterbukaan dan persaingan yang sehat

2. Sebagai pemberitahuan untuk mengunduh

(download) dokumen pengadaan (dokumen

kualifikasi dan pemilihan)

3. Diumumkan setelah RUP diumumkan, kec.

barang/jasa tertentu

4. ………

Website K/L/D/I



melalui LPSE

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah

Pengumuman Pada E-Procurement


28

4. Isi Pengumuman:Aplikasi SPSE secara otomatis akan menampilkan informasi pengumuman pemilihan penyedia barang/jasa paket pekerjaan dengan format dan isi yang tersedia pada aplikasi SPSE

5. Pengumuman dapat diumumkan di websitekomunitas internasional, jika tidak ada penyedia dalam negeri yang mampu mengerjakan (mis. www.dgmarket.com, www.undp.org, dll)

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah


Website K/L/D/I



melalui LPSE

Pengumuman Pada E-Procurement

29

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah

Pengumuman Pada E-Procurement (lanjutan2)

Ketentuan Pengambilan Dokumen Pengadaan

Daftar

• Pesertadiwajibkan untukmelakukanpendaftaranmelalui LPSE;

Id Password

• Penyedia dilarangmemberikan user id dan password kepada pihak lain; dan

Download

• Penyediamendownload/mengunduhdokumenpemilihan.


30

Mengundang Penyedia

Barang/Jasa

Pada PBJ Pemerintah

Pengumuman Pada E-Procurement (lanjutan3)

Ketentuan Pengambilan Dokumen Prakualifikasi

Daftar

• Pesertadiwajibkan untukmelakukanpendaftaranmelalui LPSE;

Id Password

• Penyedia dilarangmemberikan user id dan password kepada pihak lain; dan

Download

• Penyediamendownload/mengunduhdokumenpemilihan.


MEMBERIKAN

PENJELASAN DOKUMEN

PENGADAAN

BARANG/JASA


32

Apa yang dimaksud dengan

memberikan penjelasan, dan

apa tujuannya?

Brainstorming

?


Tujuan:• Kesamaan pemahaman;• Kesempatan koreksi; dan•Mengetahui minat penyedia

33

Kewenangan panitia pengadaan (PBJP bagian dari tugas pokok dan kewenangan Pokja ULP) “untuk menjelaskan atau mengklarifikasi hal-hal penting dalam dokumen pengadaan kepada calon penyedia barang/jasa yang sudah mendaftar, agar isi dokumen pengadaan dipahami dengan baik dan benar”.

Pengertian:

Dikenal juga dengan istilah Rapat Penjelasan(Aanwijzing atau Pre-Bid Conference)

Memberikan Penjelasan Dokumen Pengadaan


34

Berguna bagi calon penyedia maupun lembaga/unit pengelola pengadaan barang/jasa

Penyedia memiliki kesempatan untuk bertanya

dan melakukan kunjungan lapangan, sehingga dapat membuat penawaran yang realistis

Pengelola pengadaan mengetahui apabila apabila

terdapat kekurangan dalam dokumen pengadaan

atau diperlukannya klarifikasi sebelum proposal/

penawaran disampaikan.



35

Tujuan

• Memperjelas isi dokumen pengadaan

• Kemungkinan adanya koreksi/perbaikan

terhadap dokumen pengadaan

• Mengetahui minat penyedia untuk

menyampaikan penawaran.


Sumber : kemenkeu


MODUL UK 13

2. Memahami hal-hal penting yang perlu dijelaskan atau diklarifikasi

pada Dokumen PBJ;

3. Mengidentifikasi & menyiapkan Tim Pemberi Penjelasan,

termasuk bantuan tenaga ahli, jika diperlukan;

1. Kesiapan materi/bahan yang dibutuhkan;

4. Mengidentifikasi dan menyiapkan instrumen/sarana yang

dibutuhkan untuk pelaksanaan Penjelasan Dokumen PBJ;

5. Menyiapkan Agenda Pelaksanaan Pemberian Penjelasan

Dokumen PBJ;

Langkah Persiapan Memberikan Penjelasan


MODUL UK 13 Langkah Persiapan Memberikan Penjelasan

6. Menciptakan suasana Penjelasan Dokumen PBJ yang

kondusif;

8. Melakukan koordinasi persiapan Pelaksanaan

Penjelasan Dokumen PBJ.

7. Menyusun Materi Penjelasan Dokumen PBJ; dan


38

1. Kesiapan materi/bahan yang dibutuhkan:

1. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, yang terdiri dari:

Dokumen Kualifikasi; dan

Dokumen Pemilihan.

2. Dokumen referensi lainnya, antara lain seperti:

Dokumen perencanaan, misalnya studi kelayakan (FS);

Dokumen penelitian dan hasil laboratorium, misalnya hasil

geolistrik, geo-teknik, soil test, uji material, dsb; dan

Peraturan perundangan yang terkait, misalnya Standar PBI,

SNI, dsb.



39

2. Memahami hal-hal penting yang perlu dijelaskan atau

diklarifikasi pada Dokumen PBJ:

1) Memahami Poin-Poin Penjelasan Dokumen Kualifikasi:

a. Instruksi Kepada Peserta (IKP) Kualifikasi;b. Lembar Data Kualifikasi;c. Pakta Integritas;d. Formulir Isian Kualifikasi;e. Tata Cara Evaluasi dan Pembuktian Kualifikasi;f. Perjanjian Kemitraan / Kerja Sama Operasi (KSO)

2) Memahami Poin-Poin Penjelasan Dokumen Pemilihan:

a. Instruksi Kepada Peserta (IKP) Pemilihan;b. Lembar Data Pemilihan;c. Spesifikasi Teknis dan Gambar atau Kerangka Acuan Kerja;d. Bentuk Dokumen Penawaran;e. Daftar Kuantitas dan Harga;f. Bentuk dan Kondisi Rancangan Kontrakg. Bentuk Dokumen Lainnya.



40

3. Mengidentifikasi dan menyiapkan Tim Pemberi Penjelasan, termasuk bantuan tenaga ahli, jika diperlukan.

4. Mengidentifikasi dan menyiapkan instrumen/sarana yang dibutuhkan untuk pelaksanaan Penjelasan Dokumen PBJ:

1) Tempat/ruangan dengan kapasitas yang cukup untuk menampung peserta lelang yang akan hadir;

2) Sistem pengeras suara dengan kualitas suara yang jernih dan jelas;

3) Infocus, untuk penayangan slide penjelasan yang diberikan;

4) Perangkat audio visual, untuk penayangan klip video contoh barang, artist design bangunan, teknologi produksi, teknik konstruksi, atau bahkan tele-conference, jika diperlukan;

5) Layout pengaturan meja/kursi yang memudahkan seluruh peserta melihat tayangan dan mendukung keefektifan dialog (bentuk U-shape);

6) Jaringan internet; dan

7) Perangkat perekam suara dan gambar (audio/video recorder) untuk keperluan dokumentasi kegiatan.



41

4. Mengidentifikasi instrumen/sarana yang dibutuhkan untuk Penjelasan Dokumen PBJ pada e-procurement:

1) Fasilitas Bidding Room, bila diperlukan untuk memfasilitasi penyedia

yang memiliki kendala akses internet;

2) Dokumen Pengadaan dan dokumen/referensi pendukung lainnya;

3) Standard Operating Procedure (SOP), untuk pemberian penjelasan; dan

4) Komputer dan Fasilitas Internet;



42

5. Menyiapkan Agenda Penjelasan Dokumen PBJ

Pembukaan; (termasuk penjelasan latar belakang & tujuan pemberian penjelasan)

1. Penjelasan lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis dan gambar atau KAK;2. Penjelasan metode dan proses kualifikasi;

• Tanya jawab dengan peserta;3. Penjelasan metode pemilihan, cara penyampaian penawaran, kelengkapan dok. penawaran,

batas waktu pemasukan penawaran, masa berlakunya penawaran dan jaminan penawaran;4. Penjelasan tata cara pembukaan penawaran, metode dan proses evaluasi penawaran;5. Penjelasan hal-hal yang menggugurkan penawaran;

• Tanya jawab dengan peserta;6. Penjelasan jenis kontrak yang digunakan, uang muka, sistem pembayaran, dan klausul

penyesuaian harga;7. Penjelasan tentang besaran dan masa berlaku jaminan-jaminan;8. Penjelasan ketentuan asuransi, penanggungan risiko dan ketentuan lain yang dipersyaratkan;

• Tanya jawab dengan peserta;9. Perumusan Berita Acara dan Pembacaan resume Pemberian Penjelasan;10.Penandatanganan Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP); dan

Penutupan.



43

6. Menciptakan suasana Penjelasan yang kondusif:

1. Mempersiapkan kegiatan penjelasan yang menarik bagi penyedia, seperti:

• Menyiapkan materi penjelasan yang singkat, padat, jelas dan atraktif. Bila perlu, berikan contoh/best practice untuk setiap jenis barang/jasa yang diadakan, seperti:

Untuk Barang: contoh produk sejenis, dan/atau populasi penggunaannya;

Untuk Konstruksi: artist design bangunan, teknik konstruksi, atau contoh sarana infrastruktur yang setara dan merupakan best practice;



44

Untuk Jasa Konsultansi: animasi suasana rapat atau pertemuan yang bersifat konsultatif, koordinatif, dan partisipatif; dsb.




45

Mempersiapkan kegiatan penjelasan yang menarik bagi penyedia, seperti:

1. Undangan khusus

2. Memperhatikan kompetensi anggota tim/personil pemberi penjelasan

3. Kehadiran Direksi (decision maker)

4. Pengaturan penyediaan konsumsi, sarana, dan waktu rehat




46

7. Menyusun Materi Penjelasan Dokumen PBJ:



47

8. Melakukan koordinasi persiapan Pelaksanaan

Penjelasan Dokumen PBJ.

Untuk memastikan:

1. Setiap pihak/personil yang terlibat memahami peran dan tugasnya;

2. Kelengkapan, kesesuaian dan kecukupan Materi Penjelasan yang disiapkan oleh masing-masing penanggung jawab/pemberi penjelasan (aanwijzer);

3. Agenda yang disusun telah memadai dan efektif, serta sesuai kebutuhan, termasuk kecukupan waktu untuk setiap tahapan penjelasan;

4. Kelengkapan instrumen dan sarana sudah terpenuhi, serta rencana dan pengaturan lainnya dapat dilaksanakan, untuk mendukung terciptanya suasana pemberian penjelasan yang kondusif.



48

1. Tempat dan Waktu, sesuai pemberitahuan/undangan;

2. Dapat dilakukan satu kali atau lebih, atau dilanjutkan dengan

penjelasan di lokasi pekerjaan untuk memahami kondisi lapangan;

3. Ketidakhadiran peserta tidak bisa dijadikan dasar untuk menolak

atau menggugurkan penawaran penyedia;

4. Sesuai salah satu tujuan dari pemberian penjelasan, pengelola/

panitia dapat meminta peserta memberikan indikasi:

Apakah akan memasukan penawaran atau tidak; dan

Apakah akan mengajukan penawaran sendiri sebagai badan

usaha tunggal atau dalam bentuk kemitraan.

Ketentuan Memberikan Penjelasan pada

Pengadaan secara manual


49

5. Hasil penjelasan, termasuk materi penjelasan, pertanyaan dan jawaban, dituangkan dalam BAPP serta disampaikan ke seluruh peserta melalui surat/e-mail, dan/atau dapat diambil di tempat dan waktu yang ditentukan;

6. BAPP ditandatangani oleh seluruh anggota panitia (Pokja) dan perwakilan peserta yang ditunjuk/disepakati oleh para peserta;

7. Pengelola pengadaan (Pokja) harus memberikan cukup waktu untuk penyedia melakukan perubahan/penyesuaian penawaran, (bila ada perubahan), terhitung sejak diterimanya BAPP; dan

8. BAPP, dan adendum dokumen pengadaan, bila ada, merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan.


Pengadaan secara manual (Lanjutan)


50

1) Sumber dana dan status ketersediaan anggaran;

2) Spesifikasi teknis, standar-standar dan gambar yang harus dipedomani, atau KAK pada pekerjaan jasa konsultansi; dan

3) Kompleksitas pekerjaan, kondisi lapangan/lokasi pekerjaan dan hal-hal teknis terkait akses, bahan/material dan peralatan yang digunakan, termasuk kemudahan dan kendala yang dihadapi serta persyaratan lain yang harus dipenuhi.

Pelaksanaan Pemberian Penjelasan

1.Pembukaan Rapat Penjelasan Dokumen PBJ;

2. Penjelasan Lingkup Pekerjaan, Spesifikasi Teknis

dan Gambar atau Kerangka Acuan Kerja (KAK);


51

Pada Pek. Konstruksi: Contoh upaya mitigasi

terhadap gangguan lalu lintas/kemacetan yang direncanakan, seperti pengalihan

sementara akses/lalu lintas publik (traffic

management)

Pelaksanaan Pemberian Penjelasan (lanjutan)


52

1) Formulir isian kualifikasi, mekanisme penyiapan dan penyampaian dokumen kualifikasi;

2) Ketentuan mengenai kemitraan/kerja sama operasi;

3) Metode penilaian, kriteria penilaian, dan proses penilaian kualifikasi;

4) Teknik pembuktian kualifikasi; dan

5) Mekanisme penyampaian dokumen susulan/tambahan.


3. Penjelasan Dokumen Kualifikasi;


53

1) Penjelasan metode pemilihan,

2) Penjelasan tata cara pembukaan dokumen penawaran,

3) Penjelasan hal-hal yang menggugurkan penawaran; dan

4) Daftar Kuantitas dan Harga,


4.Penjelasan Dokumen Pemilihan;


54

1) Jenis dan kondisi umum kontrak yang akan digunakan;

2) Metode/cara pembayaran;

3) Ketentuan pemberian dan pembayaran uang muka;

4) Ketentuan penyesuaian harga;

5) Ketentuan dan tata cara subkontrak;

6) Ketentuan mengenai perubahan kontrak;

7) Jaminan-jaminan yang berlaku dalam pelaksanaan pekerjaan, besaran/nilai, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan; dan

8) Risiko-risiko potensial terkait dengan kondisi dan kompleksitas pekerjaan, serta strategi tanggapan/pengendalian risiko dan penanggung jawab risiko yang ditetapkan, termasuk asuransi serta ketentuan lain yang dipersyaratkan.


5.Penjelasan (Rancangan) Kontrak;


55

1) Membagi kesempatan bertanya atas beberapa tahapan, berdasarkan:- Jumlah peserta/pertanyaan per tahapan, seperti 3-5 peserta;

dan/atau- Kelompok atau posisi peserta (sayap kanan, tengah dan sayap kiri);

2) Panitia (Pokja ULP) mencatat dan mengelompokan materi pertanyaan;

3) Menjawab setiap kelompok pertanyaan pada setiap tahapan;

4) Pertanyaan-pertanyaan yang memerlukan konsultasi/konfirmasi lebih lanjut dan tidak bisa dijawab pada waktu itu, dicatat secara khusus.

5) Jawaban, dan Adendum Dokumen Pengadaan, bila ada, disampaikan kepada seluruh peserta yang terdaftar


5.Menjawab Pertanyaan


56

1. Pokja ULP melaksanakan penjelasan Dokumen PBJ satu kali dalamproses pemilihan penyedia. (bisa dilakukan lebih dari satu kali sampaibatas waktu 2 hari sebelum waktu pemasukan penawaran)

2. Pemberian penjelasan dilakukan di tempat dan pada waktusebagaimana telah dinyatakan di undangan/pengumuman atau LDP;

3. Pemberian penjelasan dapat dilanjutkan dengan penjelasan di lokasi pada saat peninjauan lapangan;

4. Ketidakhadiran peserta tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak atau menggugurkan penawaran penyedia;

5. Pada pelelangan/seleksi internasional, pertanyaan peserta dapat disampaikan sebelum pemberian penjelasan melalui surat elektronik;


Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara manual


57

6. Hal-hal yang dijelaskan paling tidak meliputi:

1) lingkup pekerjaan;2) metode Pemilihan;3) cara penyampaian Dokumen Penawaran;4) kelengkapan yang harus dilampirkan bersama Dokumen Penawaran;5) jadwal batas akhir pemasukan dan pembukaan Dokumen Penawaran;6) tata cara pembukaan Dokumen Penawaran;7) metode evaluasi;8) hal-hal yang menggugurkan penawaran;9) jenis kontrak yang akan digunakan;10) ketentuan dan cara evaluasi terkait preferensi harga atas penggunaan produksi DN;11) Ketentuan tentang penyesuaian harga (hanya berlaku untuk kontrak harga satuan yang

waktu pelaksanaannya lebih dari 12 bulan);12) Ketentuan/cara sub kontrak kepada Usaha Mikro/Kecil/koperasi kecil (apabila ada); 13) besaran, dan masa berlaku jaminan; dan14) ketentuan tentang asuransi, penanggungan risiko dan ketentuan lain yang

dipersyaratkan.




58

7. Hasil penjelasan dituangkan dalam BAPP serta diberitahukan ke seluruh peserta yang telah mendaftar untuk diambil pada tempat dan waktu yang ditentukan, atau dapat diunduh dari website organisasi/unit pengelola;

8. BAPP ditandatangani oleh anggota Pokja ULP dan minimal satu wakil peserta. Apabila tidak ada satupun peserta yang hadir atau bersedia menandatangani BAPP, maka BAPP cukup ditandatangani oleh anggota Pokja ULP yang hadir;

9. BAPP dan Adendum Dokumen Pengadaan, bila ada, harus sudah diterima/ dapat diakses peserta minimal 2 hari sebelum pemasukan penawaran;

10. Perubahan rancangan kontrak, spesifikasi teknis, gambar, dan/atau nilai total HPS, harus mendapatkan persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan; dan

11. BAPP, dan adendum dokumen pengadaan, bila ada, merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan.




59

1. Dilakukan secara online tanpa tatap muka melalui aplikasi SPSE

2. Pokja ULP dapat memberikan informasi penting terkait dengan

dokumen pengadaan

3. Pokja ULP menjawab setiap pertanyaan yang masuk, kecuali

untuk substansi pertanyaan yang telah dijawab

4. Dapat menambah waktu batas akhir tahapan pemberian

penjelasan sesuai dengan kebutuhan

5. Dalam hal waktu tahap pemberian penjelasan telah berakhir,

Penyedia barang/jasa tidak dapat mengajukan pertanyaan,

namun Pokja ULP masih mempunyai tambahan waktu untuk

menjawab pertanyaan yang masuk pada akhir jadwal

Ketentuan Memberikan Penjelasan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara Elektronik


60

6. Kumpulan tanya jawab dan keterangan lain pada saat

pemberian penjelasan merupakan Berita Acara Pemberian

Penjelasan (BAPP)

7. Jika dianggap perlu dan tidak dimungkinkan memberikan

informasi lapangan ke dalam dokumen pemilihan dan Berita

Acara Pemberian Penjelasan, Pokja ULP dapat melaksanakan

proses pemberian penjelasan lanjutan dengan peninjauan

lapangan/lokasi pekerjaan

8. Hasil pemberian penjelasan lanjutan dituangkan ke dalam Berita

Acara Pemberian Penjelasan Lanjutan dan diunggah (upload)

pada aplikasi SPSE oleh Pokja ULP

Ketentuan Memberikan Penjelasan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara Elektronik (lanjutan)


61

9. Berita Acara Penjelasan Lanjutan (BAPL) menjadi bagian dari

adendum dokumen pengadaan, dan jika tidak ada adendum,

maka BAPL menjadi bagian dari Berita Acara Hasil Pelelangan

(BAHP)

10.Adendum dokumen pengadaan dapat dilakukan secara berulang

dengan mengunggah (upload) addendum dokumen pengadaan

melalui aplikasi SPSE paling kurang 2 (dua) hari sebelum batas

akhir pemasukan dokumen penawaran

11.Apabila adendum dokumen pengadaan mengakibatkan

kebutuhan penambahan waktu penyiapan dokumen penawaran

maka Pokja ULP memperpanjang batas akhir pemasukan

penawaran

Ketentuan Memberikan Penjelasan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara Elektronik (lanjutan)


62

Apabila diperlukan, untuk jasa

konsultansi dapat dilakukan penjelasan

dokumen kualifikasi, hasilnya dituangkan

ke dalam Berita Acara Pemberian

Penjelasan Dokumen Kualifikasi dan

diunggah ke portal LPSE

Ingat, isi Dokumen Kualifikasi

Ketentuan Memberikan Penjelasan padaPengadaan Barang/Jasa Pemerintah


MERUMUSKAN HASIL

PENJELASAN

DOKUMEN

PENGADAAN


64

Apa saja yang dihasilkan dari

pemberian penjelasan dokumen

pengadaan barang/jasa?

Brainstorming ?


65

Perumusan Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) Dokumen Pengadaan

Adendum atau Perubahan Dokumen Pengadaan (bila ada)

Dokumentasi Pemberian Penjelasan Dokumen

Pengadaan

1

2

3

Hasil Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/jasa


Materi / Isi Berita Acara (BAPP)

66

1

1. Poin-poin materi penjelasan dokumen pengadaan;

2. Daftar pertanyaan peserta, terstruktur sesuai urutan atau tahapan;

3. Daftar jawaban, mengikuti struktur pertanyaan;

4. Daftar pertanyaan yang memerlukan konsultasi/konfirmasi lebih lanjut, disertai dengan jawaban sesuai hasil konsultasi/konfirmasi;

5. Poin-poin kesimpulan hasil penjelasan, termasuk: perubahan yang harus dituangkan dalam adendum dokumen PBJ, bila ada; tanggal dan waktu pengiriman/pengambilan BAPP; serta jadwal pemasukan dokumen penawaran;

6. Lampiran-lampiran, yang terdiri dari: daftar hadir, bahan/materi penjelasan penjelasan, informasi tambahan yang

diberikan, seperti ketersediaan barang/jasa di pasar atau populasi dan contoh penggunaan barang yang ada, indikasi daftar penyedia yang akan menyampaikan penawaran, dlsb.




67

1

BAPP ditandatangani oleh anggota Pokja ULP dan minimal satu

perwakilan peserta. Bila tidak ada peserta yang hadir / bersedia

menandatangani, BAPP ditandatangani anggota Pokja yang hadir;

BAPP disampaikan ke seluruh peserta yang terdaftar melalui e-mail,

atau diambil (tempat/waktu ditentukan) atau dapat diunduh;

Apabila dalam BAPP terdapat ketentuan baru/perubahan, maka hal

tersebut dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan;

Apabila ketentuan baru/perubahan tsb tidak dituangkan dalam

Adendum, maka ketentuan baru/perubahan tsb dianggap tidak ada,

dan ketentuan pada Dokumen Pengadaan awal tetap berlaku;




68

1

Perubahan rancangan kontrak, spesifikasi teknis, gambar, dan/atau

nilai total HPS, harus mendapat persetujuan PPK sebelum dituangkan

dalam Adendum Dokumen Pengadaan; dan

BAPP, dan adendum dokumen pengadaan, bila ada, merupakan

bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan.



69

Adendum/perubahan dokumen pengadaan pada kondisi :

1. Koreksi atas kesalahan pada dokumen pengadaan;

2. Perubahan kondisi lapangan yang signifikan, terjadi dalam kurun waktu

antara selesainya desain dengan waktu pelaksanaan pemberian penjelasan;

3. Adanya informasi bahwa barang dengan spesifikasi teknis dalam dokumen

sudah tidak diproduksi lagi/dihentikan produksinya;

4. Dan lain sebagainya, yang pada prinsipnya dimaksudkan untuk lebih

menjamin tercapainya tujuan/sasaran yang diharapkan


Adendum/Perubahan Dokumen Pengadaan2


70

Perubahan-perubahan yang terkait kewenangan unit penanggung jawab pekerjaan (PPK dalam pengadaan barang/jasa pemerintah), seperti:

1) rancangan kontrak;

2) spesifikasi teknis dan gambar; dan/atau

3) nilai total HPS;

harus mendapat persetujuan pihak yang bersangkutan sebelum

dituangkan dalam adendum dokumen pengadaan.




71

Apabila PPK tidak setuju atas usulan perubahan tersebut (kontrak/spesifikasi/HPS), maka:

Pokja ULP menyampaikan keberatan PPK kepada PA/KPA untuk diputuskan, dengan ketentuan sbb:

• Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, maka tidak dilakukan perubahan dan ketentuan dalam dokumen pengadaan awal tetap berlaku; dan

• Apabila PA/KPA sependapat dengan Pokja ULP, maka PA/KPA memutuskan perubahan tersebut dan bersifat final, serta memerintahkan Pokja ULP untuk membuat dan mengesahkan adendum dokumen pengadaan.




72

Adendum Dok. Pengadaan sah dan berlaku, apabila:

• Ditandatangani Panitia/Pokja ULP; dan

• Disampaikan ke para peserta yang telah mendaftar.

Penyampaian adendum dilakukan sebagai berikut:

• Pengadaan secara manual

• Pengadaan secara elektronik

Adendum dapat dilakukan berulang, diunggah melalui aplikasi

SPSE, s/d minimal 2 hari sebelum batas pemasukan penawaran




73

Materi Dokumentasi Pemberian Penjelasan, meliputi:

1. Berita Acara Pemberian Penjelasan, beserta lampirannya;

2. Berita Acara Penjelasan Lanjutan (BAPL), bila ada;

3. Adendum Dokumen Pengadaan, bila ada;

4. Dokumen Pengadaan awal secara keseluruhan, lengkap dengan lampiran-lampirannya; dan

5. Gambar-gambar dan rekaman gambar/audio visual kegiatan pemberian penjelasan, peninjauan lapangan dan penjelasan lanjutan di lapangan, serta kondisi lapangan, terutama lokasi/ bagian yang telah mengalami perubahan signifikan.


Dokumentasi Penjelasan Dokumen Pengadaan Materi Dokumentasi3


TES DAN

LATIHAN


Unit Kompetensi 13 - LKPP

Documents

Transcript of Unit Kompetensi 13 - LKPP