TUGAS KELOMPOK MATA KULIAH

ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN

SEKOLAH

BIDANG KETATAUSAHAAN KELAS

OLEH (Berdasarkan Urutan Abjad):

1. KHOLIDIN NIM 8146132046

2. MAULANANIM 8146132048

3. MINNATIANINIM 8146132049

Dosen Pembimbing:Dr. Yasaratodo Wau, M.Pd

PROGRAM PASCA SARJANAADMINISTRASI PENDIDIKAN KONSENTRASI

ILMU KEPENGAWASANUNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2015

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sekolah sebagai suatu institusi atau lembaga pendidikan yang melaksanakan

pelayanan belajar dan proses pendidikan. Sekolah bukan hanya dijadikan sebagai tempat

berkumpul antara guru dan peserta didik, melainkan suatu sistem yang sangat kompleks dan

dinamis. Suatu Sekolah memiliki sarana beberapa kelas dalam rangka menunjang kegiatan

pembelajaran, seperti yang telah dibahas pada pertemuan sebelumnya bahwa kelas adalah

sebuah ruang dilembaga pendidikan yang merupakan wadah tempat terjadinya proses

pembelajaran yang dilakukan oleh guru dengan mentransfer ilmu pengetahuan dan

keterampilan kepada siswa sehingga terjadilah perubahan tingkah laku

Salah satu kegiatan administrasi pendidikan dalam sekolah yang tak kalah pentingnya

adalah administrasi tata usaha. Kegiatannya berhubungan dengan informasi atau bahan

keterangan yang diwujudkan dalam bentuk warkat. Hampir semua kegiatan organisasi

memerlukan kegiatan administrasi tata usaha, guna mendukung kelancaran organisasi yang

bersangkutan. Demikian pula halnya dengan organisasi sekolah.

Kegiatan ketatausahaan dilakukan oleh berbagai orang yang diserahi tugas di bidang

pekerjaannya masing-masing. Banyak manfaat yang dapat diambil dari pekerjaan ini, karena

dapat memberikan keterangan yang dibutuhkan oleh Kepala Sekolah dari guru dan dari

bidang tata usaha untuk mengetahui secara tepat kegiatan yang sudah, sedang dan yang akan

berlangsung di sekolah serta untuk menilai kebijakan-kebijakan dan kemajuan sekolah.

Adapun tugas pokok administrasi personal tata usaha adalah sebagai berikut.

Mengadakan administrasi sekolah dengan sebaik-baiknya yang meliputi :

1) Progam Kerja Kepala Sekolah

2) RAPBS

3) Kalender Pendidikan

4) Daftar Pembagian Tugas

5) Struktur Organisasi Sekolah

6) Jadwal Pelajaran

7) Peraturan Tata Tertib Guru dan Tata Usaha

8) Acara kerja Kepala Sekolah

2

9) Jadwal Guru Piket

10) Buku Piket

11) Buku Pembinaan

12) Himpunan Hasil supervisi

13) Buku Pengumuman

14) Buku Notula Rapat

15) Buku Tamu Umum dan Khusus

16) Dokumen Pendirian sekolah

17) Daftar hadir guru, tenaga teknis kependidikan dan tenaga tata usaha

18) Form monitoring kegiatan 6 K di sekolah

19) Program satuan pelajaran, perangkat KBM lainnya untuk proses belajar mengajar tatap muka dikelas

20) Buku agenda surat keluar / masuk

Ada beberapa fungsi tata usaha sekolah yang menunjang kegiatan sekolah yaitu:

1. Pelayanan kepada Pimpinan Sekolah

Dalam menjalankan tugas, Kepala Sekolah banyak memerlukan data dan keterangan

untuk berbagai kepentingan antara lain:

a. Membuat perencanaan sekolah

b. Mengevaluasi kegiatan sekolah

c. Membina profesi guru

d. Menyusun kalender sekolah

e. Mengatur beban mengajar

f. Mengatur keuangan sekolah

g. Membantu mengatasi kesulitan belajar siswa

h. Menjawab pertanyaan orang tua siswa

i. Menyusun kegiatan ekstra kurikuler

j. Mengambil keputusan

Begitu banyak kegunaan data yang diperlukan oleh Kepala Sekolah sebagai pimpinan

pendidikan dalam lingkungannya. Berbagai data dan keterangan yang dibutuhkan tidak

mungkin semua dihafal di luar kepala karena terlalu banyak persoalan yang perlu

diperhatikan. Oleh karena itu, bantuan tata usaha dalam mencari, menyimpan, memelihara

3

dan menyajikan kembali data dan keterangan secara lengkap, jelas dan objektif yang dapat

disajikan dalam waktu yang relatif singkat bagi keperluan Kepala Sekolah.

Data dan keterangan yang dapat diberikan oleh tata usaha berupa:

1. Data personal yang menyangkut kepegawaian

2. Data kesiswaan

3. Data keuangan

4. Data perlengkapan dan inventaris sekolah

5. Data tentang kurikulum dan evaluasi belajar

6. Data tentang kegiatan ekstra kurikuler

7. Data tentang hubungan sekolah dengan masyarakat

2. Bantuan kepada Guru

Dalam hubungan dengan siswa, peranan guru sangat besar. Memang tugas utamanya

mengajar, tapi dalam menghadapi makhluk hidup yang mempunyai karakteristik

bermacam-macam mempunyai kesulitan tersendiri. Sehingga perlu pendekatan yang tidak

sama terhadap siswa, karena kebutuhannya berlainan. Untuk membantu guru agar dapat

mengkonsentrasikan dirinya dalam menjalani tugas-tugasnya, perlu diberi bantuan

sehingga beban tugasnya menjadi lebih ringan.

Bantuan kepada guru yang dapat diberikan oleh tata usaha sekolah antara lain:

a. Data tentang siswa dan latar belakangnya

b. Data kemajuan belajar

c. Data kehadiran

d. Data kelas

3. Pelayanan kepada Siswa

Penyediaan sarana belajar tidak lain agar siswa dapat tumbuh dan berkembang

sebagai suatu pribadi secara keseluruhan yang lengkap melalui perubahan tingkah laku

sebagai hasil proses pembelajaran.

Untuk dapat melayani kepentingan siswa, sekolah berkewajiban mengenal setiap diri

anak sebagai siswa yang menjadi asuhannya. Guru perlu mengetahui taraf kemajuan dan

perkembangan siswa dengan persis. Caranya dengan menyediakan segala macam data

dan keterangan yang objektif. Untuk melayani data dan keterangan ini diperlukan tempat

pengumpulan, penyediaan, dan pengelolaan agar dapat memberikan informasi yang

4

objektif kepada pihak-pihak yang memerlukan. Inilah peran tata usaha dalam membantu

kelangsungan proses pembelajaran.

4. Menyediakan berbagai Keperluan bagi Kelancaran Pengajaran

Dengan menyediakan segala keterangan yang diperlukan dalam pengajaran baik yang

diperlukan oleh guru maupun siswa, proses pembelajaran dapat berjalan dengan lancar.

Misalnya kepada guru, tata usaha menyediakan dokumen tentang siswa, kemajuan belajar

sebelumnya, latar belakang siswa dan sebagainya. Kepada siswa tata usaha dapat

memberikan bantuan sarana belajar seperti buku paket, alat-alat dan media belajar yang

akan digunakan siswa. Selain itu yang harus disediakan adalah fasilitas fisik material

yang menunjang kelancaran proses mengajar guru dan siswa. Dengan demikian baik guru

maupun siswa dapat mengkonsentrasikan kegiatannya kepada pelajaran.

5. Mengatur dan Memelihara berbagai Perlengkapan Sekolah

Pemakaian yang sering menyebabkan barang secara berangsur-angsur mengalami

keausan atau kerusakan. Pemeliharaan terhadap barang sering tidak dirasakan sebagai

suatu kebutuhan sebagaimana dirasakan saat barang belum tersedia.

Semua barang milik sekolah harus dipelihara agar pemakaiannya lebih tahan lama,

krena itu perlu dilakukan pemeliharaan yang teratur secara berkala. Tata usaha selain

bertanggung jawab dalam pemeliharaan barang-barang milik sekolah juga bertanggung

jawab dalam mengatur dan menyimpan pada tempat yang paling cocok dengan kebutuhan

pemakaiannya. Barang-barang yang tersimpan harus diperhatikan selain kegunaan dan

keamanannya juga harus diperhatikan seni menata dan meletakkannya agar harminis

secara keseluruhan serta dapat digunakan secara efektif.

B. Batasan Masalah

Rumusan masalah dalam makalah ini adalah:

1. Apakah pengertian Tata Usaha dan Tata Usaha Kelas?

2. Apakah Jenis-jenis Tata Usaha Kelas?

3. Apakah Aspek-Aspek Kegiatan dalam Tata Usaha Kelas?

4. Bagaimanakah Peran dan Kegunaan Tata Usaha Kelas?

5. Bagaimanakah Peran dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha Kelas?

5

C. Tujuan Makalah

Adapun yang menjadi tujuan dalam makalah ini adalah:

1. Untuk menjelaskan pengertian Tata Usaha dan Tata Usaha Kelas

2. Untuk menjelaskan Jenis-jenis Tata Usaha Kelas

3. Untuk menjelaskan Aspek-Aspek Kegiatan dalam Tata Usaha Kelas

4. Untuk menjelaskan Peran dan Kegunaan Tata Usaha Kelas

5. Untuk menjelaskan Peran dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha Kelas

6

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Usaha dan Tata Usaha Kelas

Ditinjau dari asal katanya “Tata Usaha” terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha” ,

masing – masing memiliki pengertian : “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan

“usaha” adalah energi atau tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud / tujuan.

Jadi menurut arti kata tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses

penyelenggaraan kerja.

a.       Arti sempit:

“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, mencatat, mengelola,

menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang

dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”.

b.      Arti luas

“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang

pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)

Pada dasarnya tata usaha berarti usaha menghimpun, mencatat, mengadakan dan

menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan tertulis di lingkungan suatu

organisasi atau unit kerja. Selain itu pengertian lain mengatakan bahwa tata usaha adalah

kegiatan menyusun, mencatat keterangan-keterangan dalam keseluruhannya. Sehingga dapat

disimpulkan bahwa fungsi tata usaha adalah melakukan pencatatan tentang segala sesuatu

yang terjadi di dalam suatu organisasi (jawatan, kantor, sekolah, kelas dan lain-lain) untuk

digunakan sebagai bahan keterangan dalam mengambil keputusan oleh seorang pemimpin.

Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi

sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai

dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan

menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Dari uraian di atas dapat kita rumuskan bahwa tata usaha kelas adalah adalah

kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan dan menggandakan, mengirim dan

menyampaikan berbagai keterangan tertulis dalam suatu kelas untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan di dalam program kelas sebagai unit kerja.

7

Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:

1) melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu

organisasi,

2) menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat

keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan

3) membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga administrasi

sekolah sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang

diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan administrasi.

B. Jenis-Jenis Tata Usaha Kelas

I. Catatan Kelas

Kriteria yang harus diperhatikan dalam sistem pencatatan yang baik diantaranya sebagai

berikut:

a. Pencatatan harus kumulatif, yaitu mencakup sejarah yang lengkap mengenai

siswa, mulai memasuki sekolah sampai siswa tamat dari sekolah.

b. Pencatatan mudah ditransformasikan, yaitu mudah dialihkan dalam catatan kumulatif

c. Pencatatan mengandung data relevan, yaitu sesuai dan tidak bertentangan dengan

keadaan sehari-hari yang nyata.

d. Pencatatan tidak terlalu banyak pengulangan

e. Pencatatan harus tahan lama, yaitu cukup permanen dan daya tahan yang agak lama.

f. Pencatatan hendaknya ringkas dab nerangkum, tetapi lengkap

Jenis-jenis catatan kelas

Catatan mengenai siswa

Catatan kelas bagi siswa berfungsi sebagai pembimbng dan penyuluhan siswa secara

individual atau klasikal. Catatan mengenai siswa meliputi :

1. Daftar presensi siswa

Daftar ini mengandung catatan kehadiran, ketidak hadiran, keterlambatan siswa pada

setiap mata pelajaran yang diikuti. Daftar ini dibuat setiap hari selama satu tahun

pelajaran.

8

2. Catatan pekerjaan siswa

Catatan pekerjaan siswa ialah catatan mengenai hasil yang dicapai dan proses yang

ditempuh dari tugas di kelas atau di rumah, baik secara individual maupun kelompok.

3. Catatan hasil tes

Catatan hasil psikotes yang telah distandarisasikan dari setiap siswa di kelasnya,

meliputi taraf intelegensi, bakat, sikap, kecepatan, ketelitian dan sebagainya.

4. Hasil-hasil evaluasi guru

Hasil evaluasi atau penilaian guru tehadap siswa dicatat dalam buku nilai yang

bersumber dari : penilaian partisipasi murid dalam kegiatan kelas, penilaian tugas-tugas

yang diberikan (individu/kelompok), serta penilaian ulangan atau ujian.

5. Catatan Anekdot

Catatan anekdot adalah catatan tentang kejadian sehari-hari mengenai siswa dalam

situasi yang kongkret.

6. Catatan sosiometris

Catatan sosiosimetris adalah catatan mengenai hubungan antar siswa dalam kelas.

Dengan alat ukur ini, guru dapat mengetahui:

a. Siswa yang paling tidak disenangi di kelas (terisolir);

b. Siswa yang paling disenangi di kelas (bintang);

c. Siswa yang merupakan “klik”.

Teknik penyusunannya adalah:

a. Menyuruh siswa sekelas untuk menuliskan dua nama temannya yang paling

disenanginya;

b. Dibuat suatu tabulasi;

c. Dibentuk sosiogram

Dari data sosiometris ini guru dapat:

a.  Memanfaatkannya bagi kepentingan bimbingan dan penyuluhan;

b.  Menciptakan iklim belajar yang sehat dalam berbagai situasi kelompok;

c.  Mencari kader-kader pemimpin kelompok untuk berbagai kegiatan kelas,

kelompok belajar, karyawisata dan sebagainya.

7. Catatan Partisipasi Siswa

Partisipasi yaitu ikut sertanya siswa dalam berbagai kegiatan kelas, sehingga

dapat di evaluasi dan hasilnya dapat di catat dalam buku atau kartu partisipasi. Fungsi

9

catatan ini adalah untuk : pembimbingan dan penyuluhan masing-masing murid dan

kepentingan evaluasi guru

8. Daftar Pribadi Siswa

Daftar ini bertujuan untuk mencatat pribadi setiap siswa di suatu kelas.

Pencatatannya dilakukan secara kumulatif mencakup sejarah siswa yang bersangkutan

diantaranya:

a.   Identitas siswa

b.   Keadaan jasmani dan kesehatan

c.   Perkembangan nilai dan sikap

d.   Sejarah pendidikan

Catatan Bagi Guru

Catatan jenis ini adalah catatan yang dibuat oleh guru yang bermanfaat untuk

kepentingan efektivitas pekerjaannya. Catatan bagi kepentingan guru ialah:

1.      Silabus Mata Pelajaran

2.      Persiapan Mengajar

3.      Buku Batas Pelajaran

4.      Kumpulkan soal ujian dan tugas

5.      Buku nilai

6.      Catatan hasil evaluasi siswa

7.      Buku notula rapat

8.      Buku agenda guru

II. Laporan-laporan kelas (Classroom Reports)

Laporan Kelas yang harus disusun oleh guru meliputi :

a.     Laporan kepada pimpinan sekolah. Jenis laporan ini diantaranya :

(1)   Persiapan mengajar (6) keuangan kelas

(2)   daftar presensi siswa (7) keadaan usia siswa

(3)   laporan hasil pelajaran (8) mutasi siswa, kenaikan kelas

(4)   pengorganisasisn siswa di kelas (9) daftar kelas

(5)   inventaris kelas (10) laporan khusus (kesehatan, dsb).

b.     Laporan kepada orang tua siswa. Laporan pendidikan kepaa orang tua siswa

dibagi atas:

(1)   Laporan tentang hasil pendidikan

10

(2)   laporan tentang perkembangan pendidikan

(3)   dialog dengan orang tua/wali siswa.

C. Aspek-Aspek Kegiatan Tata Usaha Kelas

Pada dasarnya aspek-aspek kegiatan tata usaha kelas mencakup sebagai berikut:

1. Menghimpun keterangan adalah mencari atau mengusahakan tersedianya data, baik

yang di kelas atau di sekolah maupun yang belum ada untuk digunakan dalam

mengambil keputusan oleh wali atau guru kelas.

2. Mencatat berarti kegiatan menulis berbagai informasi atau keterangan atau data, baik

berupa ikhtisar maupun secara keseluruhan sebagai petunjuk untuk menemukan

sesuatu agar dapat dibaca kembali, dikirim atau disimpan.

3. Mengolah dalam arti mengadakan dan menggandakan adalah kegiatan menganalisa

dan menghubung-hubungkan berbagai informasi atau data untuk disajikan dalam

bentuk yang dapat dipakai dan dimanfaatkan, yang pada gilirannya bilamana

diperlukan lebih dari satu perlu diperbanyak agar setiap personal yang

memerlukannya dapat memanfaatkannya untuk perkembangan dan kemajuan kelas

sebagai organisasi atau unit kerja.

4. Mengirim berarti menyampaikan berbagai informasi yang diperlukan oelh pihak lain,

baik untuk kepentingan kelas maupun oleh pihak lain, baik untuk kepentingan kelas

maupun kepentingan pihak yang diberi informasi dengan mempergunakan media lisan

atau tertulis.

5. Menyimpan dimaksudkan adalah kegiatan mengawetkan berbagai keterangan atau

data yang diperkirakan berguna di masa yang akan datang dalam mengelola kegiatan

kelas, dengan mempergunakan berbagai alat dan cara pada tempat yang aman serta

mudah ditemukan bilamana diperlukan.

Sedangkan Menurut Prajudi Atmosudirjo (1976: 159) kegiatan ketatausahaan

meliputi: Perencanaan, koordinasi, pengendalian, monitoring dan evaluasi kegiatan

ketatausahaan dan administrasi.Tugas-tugas

1. Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasisekolah (bulanan,triwulan,

semesteran dan tahunan) dalam rangka kelancaran kegiatan ketata usahaan/

administrasi;

2. Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi

ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau

11

pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi

yang baik;

3. Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: suratmenyurat,inventarisasi,

dokumentasi atau agenda, pembukuan keuangan, Mengatur dan

mendokumentasikanadministrai kepegawaian dan sarana; presensi pegawai,

penyajian data statistik, pembuatan laporan rutina atau insidental, dan menghimpun

data administrasi sekolah;

4. Mengkoordinasikanpegawai tata usaha dan teknisi dalam kelancaran pelaksanaan

tugas sesuai tanggungjawab masing-masing;

D. Peran atau Kegunaan Tata Usaha Kelas

Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga pendidikan menurut Afifudin

(2004:217) adalah sebagai berikut:

a. Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan sekolah

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pempinan sekolah, guru-guru atau personal

lainnya, terutama untuk keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan

pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.

c. Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang hidup

E. Peranan dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha

Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 1992, pasal 20 disebutkan

bahwa:”Tenaga kependidikan yang akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola satuan

pendidikan dan pengawas pada jenjang pendidikan dasar dan menengah, dipilih dari kalangan

guru.” Ini berarti, bahwa selain perananya untuk menyukseskan kegiatan administrasi sekolah

terutama dalam lingkup tata usaha di sekolah, guru perlu secara sungguh-sungguh menimba

pengalaman dalam administrasi sekolah terutama dalam hal tata usaha sekolah, jika karier

yang ditempuhnya nanti adalah pengawas, kepala sekolah atau pengelola satuan pendidikan

yang lain.

Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar

mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping

sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru

harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya. Di sekolah guru berada dalam

kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan

12

kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam

lingkup administrasi atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti

penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan,

pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan,

sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat

guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan adalah

pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan

bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut

terlibat.

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an

di sekolahnya. Di antaranya ;

1. Pencatatan Murid

Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas-persemester-

dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau

bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah

siswa dan perkembangannya pada setiap tahun ajaran.

Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka

untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat

kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang

prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat

dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai

bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak.

Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.

2. Pencatatan tentang Guru

Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data

pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian

pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat

berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan

berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya.

Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah

yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan

petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

13

3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)

Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan

mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.

4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha

Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis

dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis

dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-

menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;

a. Buku agenda

b. Buku arsip

c. Buku ekspedisi

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat

dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di

antaranya ialah:

1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru

3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid

4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada

proses surat menyurat.

F. Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha di Sekolah

Berdasarkan fakta yang ada, ternyata tidak semua guru memahami tugas dan

peranannya dalam tata usaha di sekolahnya. Karena mereka menganggap untuk urusan tata

usaha sudah ada pegawai yang bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas-tugas tata

usaha, sehingga para guru tersebut hanya fokus untuk mengajar di kelas dan menganggap

kewajiban mereka sebagai komponen sekolah sampai di situ saja.

Tata usaha adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan keberadaannya. Dikatakan di

atas, bahwa tata usaha memberi kontribusi dalam prestasi sekolah (akademik dan non

akademik). Pada umumnya guru diangkat berdasarkan syarat-syarat seperti : umur, ijazah,

kelompok kesehatan, kelakukan baik, tidak cacat dan sebagainya. Kedudukannya ialah

sebagai pembantu kepala sekolah. Tugasnya dalam tata usaha sekolah ialah sebagai

14

pembantu, yakni ikut melaksanakan tata usaha sekolah agar tercapai tujuan pendidikan yang

sebenarnya.

Pada masa yang lampau pada umumnya tugas dan kewajiban guru hanyalah mengajar

melulu, artinya hanya menyampaikan pengajaran, member tugas dam memeriksanya. Hal ini

di sekolah-sekolah kita sekaran sudah usang. Dalam banyak hal, pekerjaannya berhubungan

sekali dengan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata usaha, dan sebagainya.

Berbagai langkah dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi peran guru dalam tata usaha di

sekolah.

1. Guru harus patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya kepatuhan

lahir saja, melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak baik seorang guru kurang

patuh dan mengingkari tugas. Ia harus menyadari bahwa jika tidak menjalankan tugas

berarti menghalangi kelancaran tata usaha secara keseluruhan.

2. Guru bersikap terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung jawab yang terlalu

berat baginya atau bukan bidangnya atau di luar kemampuannya. Sikap menggerutu dan

pura-pura di depan merusak suasana kekeluargaan dan mengurangi kepercayaan

pimpinan kepadanya.

3. Guru harus siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu diperlukan

4. Guru harus mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan program kerja dalam

melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh sebagai penonton belaka

5. Guru harus mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut bersama-sama

melaksanakan tata usaha di sekolah

6. Guru harus menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung jawab dalam

keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab tertingginya adalah kepala

sekolah.

Dengan adanya saling pengertian antara pemimpin dan yang dipimpin, maka masing-

masing melaksanakan tugas masing-masing sebaik-baiknya sehingga tercapai tujuan

bersama. Adapun kegiatan partisipasi guru dalam tata usaha sekolah itu antara lain;

sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan kesejahteraan guru dan murid,

penyempurnaan kurikulum, pemilihan buku dan alat pelajaran, dan lain-lain.

Terhadap penyelenggaraan tata usaha di sekolah guru tidak lagi sebagai penonton

saja, melainkan sebagai subjek atau pemain atau partisipan. Motivasi partisipasi guru adalah

kesadaran karena ia tidak diajak ikut menetapkan serta membuat program kerja kegiatan

mengenai seluruh tata usaha sekolah. Cara melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung pada

besar kecilnya “dedication of life” nya. Kemerdekaan kita menugaskan kepada kita, sebagai

15

warga Negara yang terbuka, untuk lebih banyak berpartisipasi dalam menyelenggarakan tata

usaha sekolah.

Bagaimana hubungannya dengan tugas guru dalam bidang pendidikan? Kita wajib

dan diwajibkan berpartisipasi. Kurikulum dibuat oleh pemerintah atas dasar usul-usul daerah,

pembuatannya fleksibel (luwes) agar dapat disesuaikan dengan situasi daerah, dengan kata

lain ; agar daerah dapat berpartisipasi. Berbagai kegiatan ditentukan oleh daerah sendiri. Juga

tiap sekolah wajib menentukan kegiatan sendiri sesuai dengan kebutuhannya.

Para karyawan diberi kebebasan dan karenanya mempunyai tanggung jawab. Organisasi

sekolah, program kerja, usaha kesejahteraan ditentukan bersama oleh seluruh karyawan

sekolah. Hal itu semua dibicarakan dalam rapat dewan guru. Rapat dewan guru berguna ;

1. Dengan adanya rapat itu dijalankan demokratisasi administrasi pendidikan agar tiap

karyawan, dalam batas-batas tertentu mempunyai kebebasan berkerja dan karenanya

memiliki tanggung jawab atas tercapainya tujuan pendidikan dan pengajaran.

2. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan program kerja yang disetujui bersama, hingga

pelaksanaannya dapat berjalan tanpa pertentangan

3. Dengan adanya rapat itu dapat memperat persaudaraan serta menimbulkan saling

pengertian karena itu terbina kegembiraan bekerja sama, melaksanakan tugas Negara dan

bangsa.

4. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan supervise (pengawasan), evaluasi (penilaian),

dan bimbingan dengan baik.

Selanjutnya, rapat guru akan menimbulkan nilai negative bila ada di antara guru yang

berusaha memasukkan kepentingan organisasi politik ke dalam kehidupan sekolah atau

melalui program kerja sekolah

16

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Sejalan dengan paradigma baru dalam dunia pendidikan di Indonesia saat ini yakni

tersedianya pendidikan yang bermutu sebagai kebutuhan dari masyarakat luas. Pendidikan

yang bermutu hanya dapat dihasilkan oleh sekolah yang memiliki komponen pendidikan

yang bermutu pula dimana salah satu komponen tersebut adalah guru. Dalam kaitan ini, maka

guru sebagai unsur yang dominan dalam proses belajar mengajar perlu diarahkan untuk

senantiasa meningkatkan kualifikasi, kompetensi dan profesionalismenya.

Sebagai guru profesional, guru harus mampu mengelola kelas dengan baik sebagai

prasayarat untuk tercapainya proses dan tujuan pembelajaran di dalam kelas. Ketatausahaan

kelas merupakan salah satu kegiatan dalam proses manajemen kelas, yang meliputi:

menghimpun. Mencatat, Mengolah, Mengirim, dan Menyimpan seluruh aktivitas atau kegiatan yang

dilakukan siswa di dalam kelas. Seluruh proses kegitan ini harus ditulis dalam bentuk Catatan Siswa,

Catatan Bagi Guru, dan Laporan Kelas.

17

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirjo, Prajudi. 1976. Dasar-dasar Administrasi management dan Office Management.Jakarta: Gramedia

The Lian Gie.1974. Administrasi perkantoran modern. Yogyakarta: Nur cahaya

. https://revyareza.wordpress.com/2013/11/14/ketatausahaan-sekolah/. Ketatausahaan Sekolah. Di Akses tanggal 21 Februari 2015

. http://el-fandy.blogspot.com/2010/03/administrasi-tata-usaha.html. Administrasi Tata Usaha. Di Akses tanggal 21 Februari 2015

. https://mukhtar17luthfy.wordpress.com/2012/08/12/administrasi-tata-usaha/. Administrasi Tata Usaha. Di Akses tanggal 22 Februari 2015

. http://pascasarjana-stiami.ac.id/2014/07/peranan-tata-usaha-di-sekolah-dalam-mengelola-pendidikan-untuk-meningkatkan-hasil-pendidikan-yang-bermutu/. Peranan Tata Usaha di Sekolah dalam Mengelola Pendidikan untuk Meningkatkan Hasil Pendidikan yang Bermutu. Di Akses tanggal 22 Februari 2015

. http://annah66.blogspot.com/2013/10/pengertian-dan-fungsi-ketata-usahaan_23.html. Di Akses tanggal 22 Februari 2015

. http://koharudin-iing.blogspot.com/2011/06/pengelolaan-kelas_10.html. Di Akses tanggal 22 Februari 2015

18