PENERAPAN KEBIJAKAN MUTU

PADA SUB BIDANG STANDAR

DI INSTANSI PUSAT LITBANG PERUMAHAN DAN

PERMUKIMAN

DISUSUN OLEH:

NAMA: ARIF SETIAWAN

NIM: 15/391180/PTK/10684

MAGISTER SARANA PRASARANA DAN TEKNOLOGI BAHAN

FAKULTAS TEKNIK DAN LINGKUNGAN

UNIVERITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA

2015

Kata Pengantar

Makalah berjudul “Penerapan Kebijakan Mutu pada Sub Bidang Standar di Instansi Pusat

Litbang Perumahan dan Permukiman” ini disusun sebagai Tugas Mata Kuliah Manajemen

Mutu. Penyusun menyadari bahwa makalah ini belumlah sempurna. Oleh karena itu, saran

dan kritik yang membangun sangat dibutuhkan untuk penyempurnaan makalah ini. Akhir

kata penyusun berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat.

Yogyakarta, 29 Oktober 2015

Pendahuluan

Pusat Litbang Perumahan dan Permukiman (Puskim) merupakan lembaga litbang yang

berada di bawah Badan Litbang Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

(PUPR) yang berlokasi di Cileunyi, Kabupaten Bandung. Visi dari Puskim adalah menjadi

institusi litbang yang terdepan dalam menghasilkan teknologi dan rumusan kebijakan

permukiman yang Bermanfaat, Aplikatif, Inovatif dan Kompetitif serta berwawasan

lingkungan. Standar Nasional Indonesia (SNI) khususnya bidang Permukiman dapat

dikatakan sebagai salah satu rumusan kebijakan. Selain itu salah satu misi dari Puskim

yaitu menyusun produk-produk Standar, Pedoman dan Manual bidang Permukiman.

Penulis bekerja di Puskim semenjak Desember 2010 dan ditempatkan pada salah satu

bidang di Puskim yaitu Bidang Standar dan Diseminasi. Berdasarkan Permen PU No

01/PRT/M/2007 tentang Ortala Departemen Pekerjaan Umum, disebutkan bahwa Bidang

Standar dan Diseminasi memiliki tugas pokok yaitu melaksanakan koordinasi perumusan

standar, fasilitas dan evaluasi penerapan standar, melaksanakan diseminasi dan informasi

serta pelayanan advis teknis bidang permukiman. Bidang Standar dan Diseminasi (Standis)

ini terdiri dari dua sub bidang (subbid) yaitu subbid Standar dan subbid diseminasi. Karena

penulis bertugas di subbid standar, maka makalah ini akan lebih banyak membahas

pelaksanaan kebijakan mutu yang ada di subbid standar.

Sesuai dengan tugas pokoknya, bidang standis, khususnya subbid standar melaksanakan

koordinasi perumusan standar, sebagai fasilitator serta mengevaluasi penerapan standar,

sehingga dibutuhkan suatu sistem manajemen mutu dalam rangka perbaikan kualitas dari

pelayanan yang dilakukan oleh subbid standar. Koordinasi perumusan standar yang

dimaksud disini yaitu koordinasi antara Puskim dengan Badan Standarisasi Nasional

(BSN) serta antara Puskim dengan pemangku kepentingan termasuk Konseptor, Badan

Litbang PUPR dan pihak-pihak lain yang terkait dalam proses perumusan standar.

Standar Prosedur Operasional Penyusunan SNI

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, subbid standar memiliki standar prosedur

operasional (SOP) yaitu SOP Penyusunan, Perumusan dan Penetapan SNI bidang

Permukiman.

SOP ini berupa beberapa tahapan proses yang terdiri dari:

1. Perencanaan

Tahap perencanaan dalam Penyusunan Perumusan dan Penetapan Standar dimulai dari:

- Penyusunan, perumusan, pembahasan dan penetapan usulan SNI dalam Program

Nasional Perumusan Standar (PNPS) sebagai Standar Nasional Indonesia (SNI),

Pedoman Teknis (PT) dan Manual (M) bidang permukiman, untuk SNI nantinya PNPS

di serahkan kepada Panita Teknis yang dilaksanakan oleh Badan Litbang PUPR, dan

dilanjutkan dengan penyampaian PNPS dari PT ke BSN.

- Pembahasan, penunjukan dan pembentukan Keanggotaan Sub Panitia Teknis, Gugus

Kerja Penyusunan SNI dan Nara Sumber Ahli/Pakar/Praktisi

- Penyusunan perangkat kinerja pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan

penyelenggaraan SNI bidang Permukiman, perangkat kinerja berasal dari staf subbid

Standar.

2. Persiapan

Berisikan Konsultasi dan koordinasi dengan pihak terkait serta mempersiapkan

kelengkapan dokumen teknis berupa naskah akademis rancangan SNI, naskah legalisasi

rancangan SNI, naskah pemeliharaan SNI serta naskah kaji ulang/evaluasi penerapan SNI.

3. Pelaksanaan

Penyelenggaraan rapat teknis hingga rapat konsensus, pembuatan naskah pemeliharaan,

naskah kaji ulang, naskah evaluasi penerapan SNI, serta pendampingan naskah rancangan

SNI (RSNI-4) dalam proses jajak pendapat (e-balotting), pendampingan naskah rancangan

akhir SNI (RASNI) dalam proses penetapan status menjadi SNI bidang permukiman.

4. Pemantauan dan Pengendalian

Pemantauan kinerja kerja pelaksanaan penyelenggaraan SNI berdasarkan Pedoman

Standardisasi Nasional (PSN), serta pengendalian terhadap kendala dan penanganan

pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan SNI bidang Permukiman.

5. Pelaporan;

Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan SNI sesuai dengan tahapan

yang telah disebutkan sebelumnya. Pelaporan dilakukan tiap akhir tahun.

Secara umum proses dari tahapan pelaksanaan kegiatan yang ada pada subbid standar dapat

dilihat pada Gambar 1.

Keterangan:

Kapus : Kepala Pusat Litbang Perumahan dan Permukiman

PT : Panitia Teknis (berada di Badan Litbang PUPR)

Gambar 1. Flowchart Tahap Penyusunan SNI

Pelaksanaan SOP di Subbid Standar

Dalam pelaksanaannya, semua staf di bawah subbid standar, memiliki tugas dan kewajiban

sesuai dengan tahapan dari proses penyusunan standar. Penugasan di berikan oleh Kepala

Subbid, berisi pembagian tugas yang harus dilaksanakan untuk menjamin proses

perumusan standar berjalan dengan baik dan sesuai jadwal.

Jenis tugas dan kewajiban yang ada di subbid standar sendiri cukup banyak, jika dilihat

dari tahapan perumusan standar pada Gambar 1, maka secara garis besar tugas dari kepala

beserta staf subbid standar yaitu: penyusunan konsep PNPS yang akan diajukan sebagai

dasar kegiatan penyusunan SNI tiap tahunnya, konsep, koordinasi dengan inisiator

penyusunan terkait naskah yang sudah disiapkan sebagai acuan dari SNI (bisa berasal dari

Standar Internasional yang sudah ada maupun hasil Penelitian dan kajian), pembuatan

konsep usulan konseptor SNI untuk diajukan dan disetujui oleh Kepala Puskim,

pelaksanaan rapat dari draft hingga pelaksanaan rapat konsensus yang hasilnya nanti akan

diserahkan ke pihak BSN untuk di proses lebih lanjut.

Selain proses di atas, setiap tahun dilaksanakan evaluasi dan kaji ulang terhadap SNI yang

sudah disusun oleh Puskim dan ditetapkan oleh BSN, hasil dari kaji ulang ini adalah

sebagai dasar dalam proses pemeliharaan SNI. Hasil dari kaji ulang berupa ketetapan

apakah suatu SNI akan di revisi, dihapus (abolisi) atau tetap. Jika suatu SNI ditetapkan

untuk direvisi, maka pada PNPS tahun selanjutnya SNI tersebut akan dimasukan ke dalam

PNPS untuk dilakukan revisi.

Kendala pelaksanakan SOP penyusunan SNI

Kendala paling signifikan di subbid standar adalah keterbatasan SDM yang ada, staf subbid

standar pada saat penulis masih bertugas, berjumlah empat orang dimana satu staf

merupakan petugas adminsitrasi. Pembagian tugas menjadi tumpang tindih sehingga

beberapa pekerjaan dilakukan oleh satu staf, serta pekerjaan cenderung dilakukan secara

marathon dan estafet, sehingga kendala pada salah satu pekerjaan dapat menghambat

pekerjaan selanjutnya. Selain itu faktor kejenuhan bagi staf dalam melaksanakan tugasnya

juga dirasa sangat mudah muncul, hal ini dikarenakan pekerjaan yang dilakukan cenderung

monoton. Hal ini sekarang lebih mulai berkurang karena oleh Kasubbid pada pembagian

tugas dilakukan secara rotasi, sehingga staf cenderung melakukan pekerjaan yang tidak

selalu sama selain itu juga diharapkan agar staf dapat lebih memahami proses dari tugas

pokok subbid standar secara lebih menyeluruh. Selain itu staf juga sering terkendala pada

saat proses pelaporan berbasis Sistem Manajemen Mutu, dikarenakan proses dokumentasi

dan pengarsipan dokumen penyusunan yang masih belum tertata secara rapi, serta perlu

ditingkatkannya koordinasi antar staf dalam pengarsipan dokumen.

Selain kurangnya SDM, beberapa faktor lain adalah kendala pada saat melakukan

koordinasi dengan pihak di luar subbid standar. Beberapa contoh kasus yang dialami

sendiri oleh penulis yaitu dalam hal penjadwalan rapat yang selalu bergantung ke pihak

lain, misalnya dalam kegiatan rapat konsensus, diperlukan kuorum dari dua pertiga anggota

Sub Panitia Teknis (SPT) yang berjumlah 11 orang, sehingga harus ada minimal 8 anggota

SPT yang hadir agar konsensus dapat secara resmi di tetapkan. Kendala ini diatasi dengan

staf secara aktif melakukan konfirmasi kehadiran dari seluruh anggota SPT, untuk

meminimalisir terjadinya rapat konsensus yang tidak kuorum. Selain itu dalam koordinasi

dengan pihak konseptor juga sering terdapat masalah, terutama dalam tahap perumusan,

hal ini dikarenakan sebagian besar dari konseptor yang bertugas dalam menyusun juga

memiliki tugas lain yang lebih utama di kantor, sehingga sering tugas penyusunan tidak

berjalan sesuai jadwal, selain itu tugas penyusunan SNI juga hingga saat ini belum memiliki

poin yang dapat menaikan nilai kredit bagi konseptornya, sehingga penyusunan SNI bagi

pihak internal Puskim sendiri terutama yang sebagian besar memiliki jabatan fungsional,

penyusunan SNI dinilai tidak terlalu menguntungkan.

Kendala lain yang cukup terasa yaitu pergantian kepala subbid yang ada. Pergantian kepala

subbid standar selama penulis bertugas (5 tahun) terjadi sebanyak 3 kali, beberapa

pergantian terjadi di pertengahan tahun, sehingga membutuhkan waktu yang relatif tidak

lama dalam beradaptasi dan mempengaruhi jadwal pelaksanaan tugas, baik dari staf dalam

menyesuaikan kepala subbid maupun sebaliknya, adaptasi ini harus dilakukan baik karena

perbedaan gaya memimpin dari kepala subbid yang baru, maupun cara pandang dari kepala

yang cenderung tidak sama dengan kepala sebelumnya, sehingga ikut merubah kinerja dari

staf.

Kesimpulan

Dapat dikatakan proses penyusunan SNI yang menjadi tugas pokok dari subbid standar

sudah berjalan dengan cukup baik. Masih banyak kekurangan-kekurangan disana sini,

namun melalui SOP berbasis Sistem Manajemen Mutu yang sudah ada penulis dapat

merasakan bahwa kinerja dari subbid standar selalu menuju ke arah yang lebih baik. Selalu

ada perbaikan-perbaikan dari beberapa sisi pada proses pelaksanaan penyusunan SNI.

Beberapa kendala utama yaitu kurangnya jumlah staf yang bertugas di subbid ini

seharusnya dapat diatasi dengan segera, hal ini memerlukan peran dari bidang lain yaitu

Bidang SDK baik melalui penambahan jumlah staf maupun rotasi staf di Puskim sehingga

pembagian pembebanan kerja agar lebih seimbang, sehingga kinerja SDM yang sudah ada

dapat optimal.