5/19/2018 Tugas 3 PUST4105

1/3

Tugas 3

1. Jelaskan hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan cara yang

paling cocok untuk menyimpan rekod inaktif dilihat dari segi manajemen

rekod dan pemakai!2. Jelaskan tentang pemilihan tempat penyimpanan rekod inaktif!

Jawab

1. al-hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan cara yang paling

cocok untuk menyimpan rekod inaktif dilihat dari segi manajemen rekod

dan pemakai adalaha. Pengembangan Jadwal Pemusnahan

Jadwal pemusnahan dimuat dalam jadwal retensi rekod" keberadaan

jadwal untuk menjamin bahwa rekod tetap dipertahankan dalam

jangka yang sesuai dengan nilainya" juga digunakan untuk

memungkinkan transfer rekod dari kantor yang maha lsewanya kepenyimpanan sekunder.

b. Keputusan Menyangkut Media Penyimpanan#anajer rekod harus mengambil keputusan apakah rekod inaktif akan

tetap disimpan dalam format kertas ataukah format magnetik ataukanh

format optik. $erubahan bentuk rekod" misalnya dari kertas diubah

menjadi bentuk elektronik disebut migrasi. %alaupun terdapat

kemajuan dalam bidang teknologi micro&lm dan penyimpanan

komputer" masih banyak instansi atau perusahaan yang menyimpan

rekodnya dalam format kertas karena merupakan bentuk penyimpanan

yang paling murah.

c. Keputusan Menyangkut Fasilitas Penyimpanan'eputusan ini menyangkut jenis fasilitas yang paling sesuai bagi

sebuah instansi atau perusahaan" bagaimana merencanakan

pembiayaan fasilitas ing-griya (in-house) serta metode pemusnahan

yang paling sesuai.

2. $emilihan *asilitas $enyimpanan+ekod inaktif disimpan di sebuah tempat yang dikenal sebagai records

centre (pusat rekod). $ilihan tempat penyimpanan rekod inaktif adalah

sebagai berkut1. #enggunakan ruang yang tidak cocok untuk keperluan kantor namun

memenuhi persyaratan &sik dan lingkungan untuk menyimpan rekodinaktif. ,ocok untuk instansi atau perusahaan yang memiliki rekod

inaktif dalam olume kecil. +uang yang tersedia dapat juga digunakan

untuk menyimpan rekod semiaktif" yang jarang diakses" namun tetap

diperlukan untuk keperluan rujukan segera.

2. #endirikan ruang gudang untuk menyimpan rekod" lokasinya mungkin

jauh dari pusat instansi atau perusahaan" namun menghemat karena

harga tanah atau sewanya lebih rendah daripada harga tanah kantor

pusat instansi atau perusahaan.

3. #enggunakan jasa commercial records centre atau pusat rekodkomersial yang sepenuhnya dikelola oleh swasta. Jenisnya berariasi"

5/19/2018 Tugas 3 PUST4105

2/3

dari penyediaan jasa yang sangat sederhana hingga yang komplit

sesuai spesi&kasi yang dikehendaki pemakai.

/#/ ur %ahyu ugroho

0# 1334

5/19/2018 Tugas 3 PUST4105

3/3