Standard Operating Procedure

Tips

Kementerian Negara PAN2010

Ruang Lingkup SOP

meliputi berbagai prosedur pelaksanaan kegiatan tupoksi atau

pemberian pelayanan

pelayanan intern

Pelayanan ekstern

kepada masyarakat atau

kepada instansi pemerintah yang lain

Siklus SOP

Proses penyusunan SOP merupakan sebuah siklus:

1. Penilaian kebutuhan SOP (SOP Need Assesstment,

2. Pengembangan SOP (SOP Development),3. Penerapan SOP (SOP lmplementation),4. Monitoring dan evaluasi SOP (SOP

Monitoring arid Evaluation)

dan jika dari hasil evaluasi perlu dilakukan penyempurnaan ataupunpembuatan SOP yang baru, maka proses dimulai kembali dari tahapanpenilaian kebutuhan SOP.

Siklus SOP cont’d

Tahapan Penyusunan SOP

Persiapan

· Membentuk Tim

dan

kelengkapannya

· Melakukan

pelatihan-

pelatihan bagi

anggota tim

· Memberitahukan

kepada seluruh

unit tentang

kegiatan

penyusunan SOP

Penilaian

Kebutuhan

· Menyusun

rencana tindak

penilaian

kebutuhan

· Melakukan

penilaian

kebutuhan

· Membuat sebuah

daftar mengenai

SOP yang akan

dikembangkan

· Membuat

dokumen

penilaian

kebutuhan SOP

Pengembangan

· Pengumpulan

Informasi dan

Indentifikasi

Alternatif

· Analisis dan

Pemilihan

Alternatif

· Penulisan SOP

· Pengujian dan

Riviu SOP

· Pengesahan SOP

Integrasi dalam

Manajemen

· Perencanaan

penerapan

· Pemberitahuan

· Distribusi dan

aksibilitas

· Pelatihan

pemahaman

Monitoring dan

Evaluasi

· Monitoring

· Evaluasi

Langkah Penyusunan SOP

PERSIAPAN

Membentuk tim dan kelengkapannya

Tim Penyusun SOP

Tim

Penyusun

SOP

Tim

Penyusun

SOP

Tim

Penyusun

SOP

Tim

Penyusun

SOP

Level

Organisasional

Level

Unit Kerja

Langkah Penyusunan SOP cont’d

PERSIAPAN

Pedoman bagi tim dalam melaksanakan tugasnya.

Memberikan sumber-sumber yang dibutuhkan tim.

Menekankan komitmen pimpinan kepada tim.

Memberikan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim.

Memastikan bahwa seluruh unit tahu tentang upaya pimpinan untuk melakukan perubahan terhadap prosedur-prosedur.

Langkah Penyusunan SOP cont’d

PENILAIAN KEBUTUHAN SOP Aspek-aspek yg perlu dipertimbangkan

Lingkungan operasional

Kebijakan pemerintah

Kebutuhan Organisasi dan Stakeholders-nya

Menyusun Action Plan penilaian kebutuhan.

Melakukan penilaian kebutuhan.

Membuat sebuah daftar SOP yang akan dikembangkan.

Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP

Pengembangan SOP

Pengumpulan

Informasi dan

Identifikasi Alternatif

Analisis dan

Pemilihan AlternatifPenulisan SOP

Pengujian dan Riviu

SOPPengesahan SOP

1. Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatif

2. Analisis dan Pemilihan Alternatif

3. Penulisan SOP

4. Pengujian dan Riviu SOP

5. Pengesahan SOP

Dokumen SOP Halaman Judul

Unit kerja, tanggal pembuatan, tanggal revisi, tangal efektif, nomor dokumen, unit dimana dokumen SOP ini diterapkan, pengesahan oleh pejabat yang berkompeten

Daftar isi dokumen SOP Ruang Lingkup Ringkasan Definisi Prosedur

Keterkaitan Peringatan Kualifikasi Personel Peralatan dan Perlengkapan Prosedur Pendataan dan Pencatatan Kontrol Kualitas (Quality Control) dan Jaminan Kualitas (Quality

Assurance)

Format SOP

Langkah Sederhana (Simple Steps)

Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Grafik (Graphic)

Diagram Alir (Flowcharts)

Format SOP : Simple Steps

NomorTanggal

Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti

tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaianuntuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;

2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan danmenyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yangberwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;

3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah

melaksanakan cuti.Disahkan oleh:Kepala

Format SOP : Hierarchical Steps

NomorTanggal

Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:1. Mengisi formulir cuti tahunan:· Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian· Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa· Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan pengesahan

mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia· Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang

bersangkutan;2. Persetujuan atasan langsung dan pejabat yang berwenangmemberikan cuti:· Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir pengajuan dan

menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti· Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,

menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;3. Pelaksanaan cuti:· Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan satu

copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi· Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan kemajuan

pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;· Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:

Kepala

• Pegawai yang mengajukan

cuti, mengisi formulir cuti

tahunan

• Serahkan formulir ke Bagi-

an Kepegawaian

• Bagian Kepegawaian meneli

ti ketersediaan cuti bagi

pegawai yang mengajukan

dan menyerahkan kepada

yang bersangkutan

• Pegawai menandatangani

formulir dan menyerahkan

kepada atasan langsung

• Pegawai mengajukan

kepada atasan langsung

• Atasan langsung

menandatangani dan

menyampaikan kepada

pejabat yang berwenang

memberikan cuti

• Pejabat yang berwenang

memberikan cuti

menandatangani pengajuan

dan menyampaikan kembali

kepada atasan langsung

pegawai yang bersangkutan

• Atasan langsung

menyampaikan kepada yang

bersangkutan

• Pegawai yang mengajukan

cuti menyampaikan formulir

kepada Bagian Kepega-

waian, copy untuk unit

kerjanya dan copy untuk

yang bersangkutan

• Pegawai yang mengajukan

cuti wajib melaporkan

kemajuan pekerjaannya

sebelum cuti.

• Pelaksanaan cuti oleh yang

bersangkutan

Cuti

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Nomor :

Tanggal :

PersetujuanIsi formulir

Format SOP : Graphic

Format SOP : Flowcharts

Alur proses

Proses Pengambilan

keputusan

Konektor untuk

halaman yang sama

Konektor untuk

pergantian halaman

Start/akhir proses

Proses Serentak

Tips 1: Buat chek list

Output

Apa

Untuk siapa

Kapan

Bagaimana

Proses

Bagaimana caranya

Apa urutan aktivtas

Oleh siapa

Kapan

Berapa lama

Apa pengendaliannya

Apa & bgmn

dokumentasinya

Input

Apa

Dari mana /

siapa

Kapan

Bagaimana

memperolehnya

Tips 2 – Kaji Kembali

OutputTujuannya

Dampak

Pihak yang terkena

dampak

Manfaat

Kuallitas

PembatasanPeraturan

Sumber daya

Waktu

Ruang lingkup

Kendala lain

Tips 2 – Kaji Kembali

ProsesDapat lebih ….

• efisien?

• cepat ?

• aman?

• meningkatkan citra?

Jika terjadi keadaan yg tdk

normal…..

* siapa penanggung jawab?

* bagaimana prosesnya

* apa dokumentasinya

Tips 2 – Kaji Kembali

Input

Proses

Output

Cukup jelas & ringkas?

Tidak menimbulkan multi

tafsir?

Memerlukan penjelasan

tambahan?

Perlu “warnings/alert”?

Relevan

Benar-benar bermanfaat

Up to date?

Tips 31. Gunakan kalimat yang pendek.

2. Tajam & langsung pada sasaran => menjelaskan apa yang

harus dilakukan

3. Pilih kata-kata yang pendek namun tepat

4. Minimalkan penggunaan singkatan

5. Konsisten dalam menggunakan terminologi

6. Jangan berasumsi bahwa pembaca sangat “mengetahui”

7. Susun urutan aktivitas secara efisien, cermat, aman &

efektif.

Tips - 4 : SOP harus

1. Jelas

2. Konsisten

3. Dapat dipraktekkan / diterapkan

4. Tidak membingungkan

5. Logis, urutan prosesnya teratur dan mudah dipahami

6. Cukup Fleksibel

7. Ruang lingkup cukup sempit

8. Tidak ada duplikasi

Tips - 3 : SOP harus

Memakai Kalimat aktif :

“Ka Bidang PSKA meneliti, memeriksa , memvalidasi catatan dalam laporan keuangan yang dihasilkan komputer”

Bukan

“Laporan keuangan diperiksa oleh ……..”

Tips - 3 : SOP harus

Memakai Kalimat Instruksional:

“Ka Bidang PSKA meneliti, memeriksa ,memvalidasi catatan dalam laporan keuangan yang dihasilkan komputer”

Bukan

“Diharapkan agar Ka Bidang PSKA dapat meneliti, memeriksa, …..…..”

Tips - 4 : SOP harus

Singkat dan Jelas, buanglah kata-kata yang kurang berguna, yang hanya akan memperpanjang kalimat saja:

“Ka Bidang PSKA meneliti, memeriksa , membuatcatatan dalam laporan keuangan yang dihasilkankomputer”

Bukan

“Guna menjaga kualitas laporan, Ka Bidang PSKA dapat meneliti, memeriksa, …..…..”

SOP

SELESAI