Teknik Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

1

Oleh : Drs. H. Gunarto, MM

Konsultan/Expert pada Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Sumberdaya

Pembangunan (LPPSP) Semarang

Bumi Wana Mukti A4/31 Semarang Telp/Fax 024-67105577

Email : g_gunarto@yahoo.com

outline

Format SOP1

Langkah-Langkah Penyusunan SOP2

Tugas Penyusunan SOP3

Penutup4

1. Format SOP

• Langkah sederhana (Simple Steps) kurang dari 10 langkah

• Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) 10 langkah lebih, ditatambah pengambilan keputusan.

• Grafik (Graphic), langkah panjang dan spesifik, disajikan dalam bentuk gambar/foto

• Diagram Alir (Flowcharts) Liner

• Diagram Alir Bercabang : SOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks)

1. Format SOP Umum

• Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts) .Menggunakan Lima Simbol Flowchart Format : sebutan pelaksana dipisahkan dari uraian kegiatan

2. Format SOP Adm. Pemerintahan(AP )

lanjutan

Lanjutan

Lanjutan

Contoh 3a

LanjutanContoh 3b

LanjutanContoh 4

Format SOP AP – Permenpan RB 35/2012

Format SOP

Format SOP sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa : “tidak ada format SOP yang baku (standar)”,

(yang mempengaruhi format SOP adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut).

Empat Faktor Penting dalam SOP

Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah: berapa banyak keputusan yang akan dibuat

dalam suatu prosedur;

berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur;

siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP;

apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.

Syarat Format SOP yang Baik

Format sederhana dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan SOP.

Format SOP

yang baik

2. Langkah-langkah Penyusunan SOP

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun2011

1. Persiapan

2. Identifikasi Kebutuhan SOP

3. Analisis Kebutuhan SOP

4. Penulisan SOP

5. Verifikasi dan Ujicoba SOP

6. Pelaksanaan

7. Sosialisasi

8. Pelatihan dan Pemahaman

9. Monitoring dan Evaluasi

a. Persiapan

Membentuk tim, pembekalan tim

melaksanakan dan/atau

mengkoordinasikan semua tahapan

penyusunan SOP

menyusun rencana pelaksanaan

sosialisasi pada masing-masing SKPD

Lanjutan

• Ketua: Kepala Bagian organisasi

• Sekretaris: Sekretaris yang ditunjuk oleh Sekda

• Anggota: Para sekretaris OPD

Tim padatingkat

Kabupaten

• menyusun rancangan SOP pada masing-masing unit kerja

Tim padatingkatOPD

b. Identifikasi Kebutuhan SOPO

PD Identifikasi

kebutuhanSOP masing-masing OPD dirumuskandenganmengacu padatugas danfungsi SKPD.

OPD Identifikasi

kebutuhan SOPdilakukanpada masing-masing OPD dan disusunmenuruttingkatan unit kerja.

OPD Hasil

identifikasikebutuhanSOP dirumuskandalamdokumeninventarisasijudul SOP.

c. Analisis Kebutuhan SOP

Dokumen inventarisasi judulSOP dijadikan bahan analisiskebutuhan SOP.

Hasil analisis dibuat dalamformat: nama dan kode nomorSOP yang ditetapkan dengankeputusan kepala daerah.

Format nama dan kode nomorSOP tercantum dalamLampiran I Permendagri 52 tahun 2011

AnalisisKebutuhan

SOP

Lanjutan

Hal yang perlu diperhatikan dalam analisiskebutuhan SOP: prosedur kerja harus sederhana dan fleksibel;

pengkajian dilakukan sebaik-baiknya untuk mencegahduplikasi pekerjaan;

pembagian tugas yang tepat;

pengawasan terus-menerus dilakukan;

penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya; dan

tiap pekerjaan yang diselesaikan harus denganmemperhatikan tujuan.

Lanjutan

NO. JUDUL SOP NOMOR SOP

Tabel Nama SOP dan Kode Nomor

SOP

Analisis kebutuhan SOP akan

menghasilkan nama dan kode nomor

SOP

d. Penulisan SOP

mengacu pada peraturan perundang-undangan;

ditulis dengan jelas, rinci dan benar;

memperhatikan SOP lainnya; dan

dapat dipertanggungjawabkan.

Persyaratan Penyusunan SOP

Lanjutan

kegiatannya dilaksanakan secara rutinatau berulang-ulang;

menghasilkan output tertentu;dan

kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang/pihak.

Kriteria Kegiatan yang memerlukan SOP

Lanjutan

Cara Pengisian:(1) Nomor Standar

Operasional Prosedur

Diisi dengan nomor Standar

Operasional Prosedur, yaitu (No

Komponen, Unit Kerja, Bagian, No

Standar Operasional Prosedur)

(2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan

Standar Operasional Prosedur

(3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar

Operasional Prosedur di revisi

(4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku

(5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang

berkompeten yang mengesahkan

(6) Nama Standar

Operasional Prosedur

Diisi dengan nama prosedur yang

akan distandarkan

(7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-

undangan yang menjadi dasar

disusunnya Standar Operasional

Prosedur

8 Kualifikasi

pelaksana

Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi

pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan

perannya pada prosedur yang distandarkan

9 Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan

prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain

yang distandarkan

10 Peralatan/perl

engkapan

Diisi dengan penjelasan mengenai daftar

peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

11 Peringatan Diisi dengan:

Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan

resiko yang akan timbul ketika prosedur

dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.

Peringatan memberikan indikasi berbagai

permasalahan yang mungkin muncul dan berada

diluar kendali pelaksana ketika prosedur

dilaksanakan dan berbagai dampak yang

mungkin ditimbulkan.

Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara

mengatasinya.

13 Uraian

prosedur

Langkah kegiatan secara rinci dan

sistematis dari prosedur yang

distandarkan

14 Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan

suatu proses/aktivitas

15 Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar

peralatan dan perlengkapan yang

dibutuhkan

16 Waktu Diisi dengan lama waktu yang

dibutuhkan dalam melakukan suatu

proses/kegiatan

17 Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu

proses/kegiatan

18 Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan

Kepala SKPD

e. Verifikasi dan Uji Coba

Rancangan SOP yang dibuat pelaksana di verifikasi.

Verifikasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan pejabat yang menangani SOP.

Rancangan SOP hasil verifikasi dilakukan ujicoba.

Ujicoba dilakukan secara mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikanoleh atasan secara berjenjang.

f. Pelaksanaan

telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan;

adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai;

sumberdaya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai;

telah disosialisasikan dandidistribusikan kepada seluruhpegawai dilingkungan unit kerja; dan

mudah diakses dan dilihat.

SyaratPelaksanaan

g. Sosialisasi

Pelaksanaan SOP harus terlebih dahulu disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja.

SOP harus diintegrasikan dengan pengaturan-pengaturan lainnya di dalam organisasi.

h. Pelatihan dan Pemahaman

Pelatihan dan pemahaman dilakukandalam bentuk rapat, bimbinganteknis, pendampingan ataupunpada pelaksanaan sehari-hari.

i. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring• Monitoring dilakukan dengan cara observasi,

interview dengan pelaksana, diskusi kelompokkerja.

Evaluasi• Evaluasi sebagai bahan penyempurnaan SOP.

• Evaluasi dilakukan setiap akhir tahun.

• Evaluasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan koordinator serta berkoordinasi dengan Biro Organisasi dan/atau Bagian Organisasi.

3. Praktek Penyusunan SOP

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah :

Identifikasi Kebutuhan SOP

Analisis Kebutuhan SOP

Penulisan SOP

Dalam penulisan SOP :

Silakan Bp/Ibu menggunakan template Tabel SOP

yang sudah tersedia

Lanjutan

Template Tabel SOP Excel

Template Tabel SOP Word

Contoh SOP Percepatan Pelayanan Kemendagri