Teknik Penyusunan SOP-1

7/25/2019 Teknik Penyusunan SOP-1

1/61

LANGKAH TEKNIK PENYUSUNAN

SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASIKEDEPUTIAN BIDANG TATALAKSANA

2013


2/61

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN


1. IDENTIFIKASI SOP-AP BERDASARKAN TUGAS DAN

FUNGSI

Identifikasi Tugas

Identifikasi Fungsi

Identifikasi Sub-Fungsi

Identifikasi Output Identifikasi Aspek;

Merumuskan nama/judul SOP-AP.

Identifikasi dan merumuskan Langka/Akti!itas.


3/61

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN


2. MENYUSUN DOKUMEN DASAR DAN IDENTITASSOP-AP

Men"usun #$kumen #asar SOP-AP %Flowcharts&Mutu 'aku dan (eterangan)

Mengisi Identitas SOP-AP.

3. MENYUSUN ASESORIS SOP-AP *alaman judul/+$!er

(eputusan pimpinan (/L/Pemda %LembarPengesaan) #aftar isi Penjelasan singkat penggunaan.


4/61

PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK DAN

KESEJAHTERAAN


5/61

1. IDENTIFIKASI

SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

a. Iden!"!#a$! T%&a$& berdasarkan Peraturan "ang mengatur tugas

dan fungsi $rganisasi& seperti Peraturan Menteri/Peraturan

#aera/Peraturan

Seperti, Peraturan Menteri egara PA dan ' $m$r 0 Taun

011 Tentang Organisasi dan Tata (erja (ementerian PA dan

'

'. Iden!"!#a$! F%n&$!& berdasarkan Peraturan "ang mengatur

tugas dan fungsi $rganisasi& seperti Peraturan Menteri/Peraturan#aera/Peraturan

(. Iden!"!#a$! S%'-F%n&$!& juga berdasarkan Peraturan "ang

mengatur tugas dan fungsi $rganisasi tapi ini bersifat $psi$nal.

1


6/61

1. IDENTIFIKASI


d. Iden!"!#a$! O%)%& pada akekatn"a adala

mengidentifikasi $utput "ang diasilkan dari

pelaksanaan tugas dan fungsi "ang dimiliki. 'ila identifikasi dari struktur terenda maka $utput

"ang didapatkan bersifat sementara %parsial) maka

telusuri sampai $utput final %peningkatan scope);


7/61

Output "ang diasilkan berdasarkan tugas dan

fungsi !da# d!'aa$! )e*!+de ,a#% %taun

anggaran ataupun taun peren+anaan) karena

$utput tersebut merupakan pen+erminan tugas dan

fungsi "ang tidak dibatasi 2aktu dan selaluberulang pada peri$de-peri$de tertentu.

Output "ang diasilkan dalam kurun 2aktu

peren+anaan tertentu %3 taun/ taun) merupakan

$e'a&!an da*! $e%*% +%)% "ang searusn"adiasilkan $le $rganisasi "ang bersangkutan

dalam menjalankan tugas dan fungsi "ang dimiliki.

1. IDENTIFIKASI



8/61

Output "ang diasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi

"ang dimiliki inila "ang menjadi da$a* )enen%an a$)e#

/)*+$ed%* dan %d% SOP /a$)e# +%)% #ee*an&an.

Identifikasi $utput dari tugas dan fungsi "ang diidentifikasi

inila "ang merupakan ana a,a dan $*ae&!$untuk

mulai pen"usunan SOP. (eberasilan penentuan $utputmempengarui keberasilan dalam penentuan judul SOP

dan sekaligus mempermuda dalam langka identifikasi

akti!itas %kegiatan)& akt$r %pelaksana)& dan mutu baku

SOP.

1. IDENTIFIKASI



9/61

1. IDENTIFIKASI


e. Iden!"!#a$! A$)e#& pada akekatn"a adala

mengidentifikasi fungsi-fungsi manajemen

%pen"usunan&pelaksanaan& pembuatan&

pendistribusian& pelap$ran& dll) "ang akanmenjelaskan pr$ses lebi lanjut dari $utput.

". Me*%%$#an Naa4J%d%& perumusan nama SOP

AP ini merupakan gabungan dari %aspek 4 $utput)

bisa ditamba keterangan. 5ntuk mempermuda identifikasi pergunakanla

F$rmulir Identifikasi SOP AP 'erdasarkan T5SI "ang

ada


10/61

Sa"a 'isaSa"a 'isa


11/61

5ONTOH

FORMULIR IDENTIFIKASI

SOP AP BERDASARKAN TUSI(SEBELUM DIIDENTIFIKASI)


12/61

FORMULIR IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN TUGAS DANFUNGSI

Keterangan:Kolom 1 Nomor diii dengan nomor !r!t t!ga (sebaiknya dengan Huruf Kapital A);Kolom " T!ga diii dengan T!ga #erdaar$an Perat!ran %ang ada (sebaiknyadiisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1,2,3,);Kolom & F!ngi diii dengan F!ngi #erdaar$an Perat!ran %ang ada (sebaiknyadiisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor uruf ab!ad ke"il, misal: a, b,",);Kolom ' S!#(F!ngi diii dengan S!#(F!ngi %ang mer!)a$an #agian dari

F!ngi %ang adadengan diberi angka Arab berkurung satu misal: 1), 2), 3), (Hal ini

bersifat opsional, bila ada dan bila diperlukan terkait dengan kompleksitas fungsi yangdimiliki);Kolom # O!t)!t diii dengan O!t)!t %ang di*ail$an dari F!ngi+S!#(F!ngi%ang ada ($utput dapat lebi dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupanilai tamba (lama%tiruan%"opi) dari produk yang suda ada) dan diberi nomor urufalfabet berkurung satu, misal: a), b), "), ;Kolom & A)e$ diii dengan A)e$ %ang ter$ait dengan O!t)!t %ang#erang$!tan (Aspek ini biasanya berupa fungsi mana!emen, misal: penyusunan,

pelaksanaan, e'aluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi nomor angka Arabberkurung, misal: (a), (b), ("), ;Kolom , -!d!l SOP diii .!d!l SOP %ang terdiri dari !n!r O!t)!t dan A)e$

No/ T!ga F!ngi S!#(F!ngi

O!t)!t A)e$ -!d!lSOP

(1) (2) (3) (.) (#) (&) (/)


13/61

5ONTOH

FORMULIR IDENTIFIKASI

SOP AP BERDASARKAN TUSI(SESUDAH DIIDENTIFIKASI)


14/61

No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi

Output Aspek Nama/Judul SOP

A. Melaksanakanurusanbidangkepega2aian& dankesjatera

an&pendidikan danpelatian

Melaksanakan urusankegiatankepega2aian dankesejateraan

Pelaksanaan urusankepega2aian

an+anganLap$ran#isiplinPega2ai

Pembuatan PembuatanLap$ran #isiplinPega2ai

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgnmeningkatkan cakupan SOP Judul SOP Final

O%-)% F!na A$)e# Naa4J%d% SOP F!na

Lap$ran #isiplin Pega2ai Pembuatan Pembuatan Lap$ran #isiplin Pega2ai


15/61

No Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP

(1) (2) (3) (4) (5) () (!)

A. Melaksanakan urusanbidangkepega2aian&dankesjateraan&pendidikandan pelatian

Melaksanakan urusankegiatankepega2aiandankesejateraan

a. Melaksanakanurusankegiatankepega2aian

b. Melaksanakanurusankegiatankesejateraan

a) LaporanDisiplinPegawai

Pembuatan a) PembuatanLaporanDisiplinPegawai

b) SuratUsulanKenaikanPangkat

c) dll.

Pembuatan b) PembuatanSurat UsulanKenaikanPangkat

a) Daftar Gaji

b) Pembaaran GajiPegawai

c) dll!

Pembuatan

Pelaksanaan

a) PembuatanDaftar Gaji

b) PelaksanaanPembaaranGajiPegawai


16/61

&. Iden!"!#a$! dan e*%%$#an ana4A#!6!a$

Tentukan kegiatan a2al %dia2ali dari penanggung

ja2ab kegiatan); Tentukan kegiatan utama %pr$ses utama);

Tentukan kegiatan akir %$utput utama);

*ubungkan (egiatan A2al& (egiatan 5tama dan

(egiatan Akir dalam suatu 6+erita7 dengan S4P4O4( *itung jumla akt$r/pelaksana kegiatan;

5ntuk mempermuda identifikasi pergunakanlaF$rmulir Identifikasi Langka/Akti!itas SOP AP

1. IDENTIFIKASI



17/61

5ONTOH IDENTIFIKASI LANGKAH4AKTI7ITAS

A. Tentukan Langka A2al %Asdep menugaskan (abid untuk

men"usun k$nsep Lap$ran Perjalanan

#inas/($nsin"ering)

'. Tentukan Langka 5tama %(asubid meng$nsep Lap$ran

($nsin"ering );

8. Tentukan Langka Akir %Asdep menandatangai ($nsep

Lap$ran ($nsin"ering );

*ubungkan Langka A2al& Langka 5tama dan Langka

Akir dalam sebua 6+erita7 berurutan a2al - akir; .

Asdep menugaskan (abid untuk men"usun k$nsep

Lap$ran ($nsin"ering 0. (abid menugaskan (asubid

meng$nsep Lap$ran ($nsin"ering dan menugaskan staf

untuk diketik9. Asdep menandatangai ($nsep Lap$ran

($nsin"ering


18/61

5ONTOH

LEMBAR KERJA

IDENTIFIKASI LANGKAH4AKTI7ITAS/SEBELUM IDENTIFIKASI


19/61


20/61

FORMULIR

LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN4AKTI7ITAS

. ama SOP ,

0. :enis (egiatan ,

9. Penanggung :a2ab ,

a. Pr$duk ,

b. (egiatan ,

S+$pe/ruang lingkup ,

A. Daa Ke&!aan


21/61

ama (egiatan ,

Langka A2al ,

Langka 5tama ,

Langka Akir ,

B. IDENTIFIKASI KEGIATAN


22/61

Langka A2al ,

Langka 5tama , 0

9

5. IDENTIFIKASI LANGKAH


23/61

3

ang sudadiparaf (asubag5mpeg

3. dst


39/61

2. MENYUSUN DOKUMEN DASAR DAN

IDENTITAS SOP-AP

a. Men&!$! Iden!a$

Identitas "ang perlu dilengkapi dalam SOP adala,

. L$g$ dan ama 5nit tempat SOP diberlakukan&

0. $m$r SOP&

9. Tanggal Pembuatan SOP&

. Tanggal e!isi SOP&

3. Tanggal efektif berlakun"a SOP&


40/61


41/61

'5T5* PBB8AAA MATAC


42/61

5ONTOH

LEMBAR IDENTITAS SOP-AP


43/61

Nomor$ %%&/OT.'((/A.'/&&/'%&%

Tanggal Pembuatan: 11 November 2010

Tanggal Revisi: 11 November 2011

Tanggal !e"ti!: 20 November 2010

Disa#"an ole#: $e"retaris Daera#%

PBMBITA* #ABA* Drs. &bra#im Putra% '.$i.

(A'5PATB DDD. N&P. 19700615(19960)(1(991

Sekretariat #aera Nama $*P : Pembuatan +a,oran Disi,linPega-ai

STEMPE

L

LOCO


44/61

Da$a* H%#% K%a!"!#a$! Pea#$ana

1. No. )2 Ta#un 200/ tentang 1. 'ema#ami Peraturan Perunang(unangan

2. PP No. /1 Ta#un 2007 tentang mengenai *rganisasi Perang"at Daera#

). Permenagri No. 2. 'ema#ami ebi3a"an Daera# mengenai$*T

/. Pera No.

5. Per4u, No.

Kee*#a!an Pe*aaan4Pe*ena)an

1. $*P Pengunangan Ra,at 1. Peoman Penusunan $*T

2. $*P Penelenggaraan Ra,at 2. om,uter engan a,li"asi o!!ie an

se3enisna

). $*P . ). asil Telaa#an mengenai $*T

Pe*!n&aan Pendaaan dan Pen(aaan

Penusunan $*T selambat(lambatna

tanggal .. i"a terlambat ma"a .

4u"u enali Do"umen eorganisasian


45/61


46/61

3. MENYUSUN ASESORIS SOP-AP

ASESORIS SOP

*alaman :udul

(eputusan Pimpinan/Lembar Pengesaan

#aftar Isi

Penjelasan Singkat Penggunaan

3


47/61

ASESORIS SOP*alaman :udul/8$!er

Sanda* O)e*a!n& P*+(ed%*e$ /SOP

Keene*!an4Le'a&a4Peda

2011


J. ;;;;;;;;..

Tee)+n < ;;;;;;

Naa K+a ;;;;;

LOGO


48/61

5ONTOH

LEMBAR HALAMAN JUDUL45O7ER


49/61

STANDAR OPERATING PRO5EDURES /SOP

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR

NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

2011


REFORMASI BIROKRASI

JL. JENDERAL SUDIRMAN KA7 =>

TLP. /021 ?3>@3@19 FA. /021 ?3>@323

JAKARTA SELATAN


50/61

STANDAR OPERATING PRO5EDURES /SOP


DEPUTI BIDANG TATALAKSANA

2011

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DANREFORMASI BIROKRASI


TLP. /021 ?3>@3@19 FA. /021 ?3>@323

JAKARTA SELATAN


51/61

ASESORIS SOP

(eputusan Pimpinan/

Lembar Pengesaan

Ke)%%$an P!)!nan

Tenan&;.

2011


J. ;;;;;;;;..

Tee)+n < ;;;;;;

Naa K+a ;;;;;

LOGO


52/61

5ONTOH

LEMBAR HALAMAN KEPUTUSAN

PIMPINAN4LEMBAR PENGESAHAN


53/61

PERATURAN MENTERI NEGARA

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

$m$r , Taun 011

Tenan&

PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR /SOP


DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN NEGARA

PENDAYAGUNAAN APARATURNEGARA


REFORMASI BIROKRASI


TLP. /021 ?3>@3@19 FA. /021 ?3>@323

JAKARTA SELATAN


54/61

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR /SOP ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN

DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG TATALAKSANA

Ja#a*a9 A&%$%$ 2011De)%! B!dan& Taaa#$ana9

DR. I*. Dedd8 S. B*aa#%$%a9 BE9 MURP9 MS(

NIP.


REFORMASI BIROKRASI


TLP. /021 ?3>@3@19 FA. /021 ?3>@323

JAKARTA SELATAN


55/61

)AFTA* +S+

Kata Pengantar,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, +

Pendauluan,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,. ii

atar Belakang,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,. iii

*uang ingkup,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, iv

Tuuan,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,. v

0an1aat,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,.. vi

2alaman Pengesaan/Keputusan Pimpinan,,,,,,,,,,,,,,,,,,, vii

Penelasan Singkat Penggunaan,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,... viii

)a1tar +si,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, i3

)a1tar SOP AP Kedeputian Bidang Tatalaksana,,,,,,,,,,,,,,,,,.. &

Bagian & SOP AP Asdep Tata 2ubungan Pen4elenggaraan Pemerintaan,,,,., 5

Bagian & SOP AP Asdep Pengembangan Administrasi mum Pemerintaan,,,, (

Bagian & SOP AP Asdep Standarisasi Sarana dan Prasarana,,,,,,,,,.,, 6

Bagian & SOP AP Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintaan,..,, 7

Bagian & SOP AP Asdep Pemantauan dan 8valuasi Ketatalaksanaan.,,,,,.,, &6

ASESORIS SOP

Da"a* I$! dan Penea$an S!na Pen&&%naan


56/61

5ONTOH SOP


De)%! B!dan& Taaa#$anaKeene*!an PAN dan Re"+*a$! B!*+#*a$!

2011

anantaE01


57/61


58/61


59/61

(BSIMP5LA


60/61

TAHAPAN PENYUSUNAN SOP AP

PENYUSUNAN

DOKUMENTASI

IDENTIFIKASI

IDENTIFIKASI SOP-AP

BERDASARKAN TUGAS

DAN FUNGSIIdentifikasi Tugas

Identifikasi Fungsi

Identifikasi Sub-Fungsi

Identifikasi OutputIdentifikasi Aspek;

Merumuskan nama/judul

SOP-AP.

Identifikasi dan

merumuskan

Langka/Akti!itas.

MENYUSUN

DOKUMENDASAR DAN

IDENTITAS SOP-

AP

Men"usun #$kumen

#asar SOP-AP

%Flowcharts& Mutu'aku dan

(eterangan)

Mengisi Identitas

SOP-AP.

MENYUSUN

ASESORIS

SOP-AP

*alaman

judul/+$!er(eputusan

pimpinan

(/L/Pemda

%Lembar

Pengesaan)

#aftar isiPenjelasan

singkat

penggunaan


61/61

TERIMA KASIH

SELAMAT MEN5OBA

ananta.antasariE01

Teknik Penyusunan SOP-1

Documents

Transcript of Teknik Penyusunan SOP-1