TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM...

TINJAUAN MANAJEMEN

LABORATORIUM KOMPUTER

FAKULTAS TEKNIK JURUSAN MESIN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2016

Visi

Laboratorium Komputer Jurusan Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

sebagai pusat pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat di bidang

teknik mesin yang memiliki keunggulan dan manfaat bagi masyarakat lokal dan

nasional juga sebagai sarana yang memadai serta ditunjang atmosfir akademik yang

kondusif.

Misi

1. Menyelenggarakan kegiatan praktikum dalam pemrograman komputer. 2. Meningkatkan profesionalisme kerja, keahlian dan ketrampilan asisten

Laboratorium Komputer dalam bidang komputer. 3. Menyelenggarakan berbagai pelatihan perangkat lunak dalam rangka

peningkatan kompetensi lulusan Jurusan Mesin. 4. Ikut serta dalam kegiatan yang bersifat pengembangan kemampuan, baik yang

bersifat penelitian maupun kompetisi.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Komputer Teknik Mesin 2016

Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Komputer

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Bayu Satriya Wardhana, ST, M. Eng.

5. KoordinatorPenyusun : Anang Triono, ST.

6. Anggota Penyusun : 1) M. Rizki Agusta 2) Candra Surya Permana 3) William Hartanto 4) M. Lukman TDP 5) Meylisa Julia Soeharto 6) M. Amir Saifuddin 7) Oldy Fahlovvi 8) Topan Dwi Putro 9) Ahmad Abdul Haq 10) Nandika Kus Margana 11) Wildan Hamdani 12) Admid Akbar Abadi 13) Amalia Dwi Anggraeni 14) Sela Naafi

7. Periode : Januari sd Desember 2015

Malang, 23 November 2016

Pimpinan Unit Kerja,

Bayu Satriya Wardhana, ST. M. Eng.

NIP. 19841007 201212 1001


ii Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................... i

I. PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 1

III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 1

IV. HASIL ............................................................................................................ 3

1. Hasil Audit Internal ................................................................................... 3

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 3

3. Umpan Balik Pelanggan ............................................................................. 3

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ....................................................................... 5

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................... 5

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ......................................... 6

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ......................................................... 7

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM .................................................. 7

V. PENUTUP ....................................................................................................... 7

Lampiran


Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Komputer adalah salah satu Laboratorium di jurusan teknik mesin

universitas brawijaya yang memberikan pelayanan kepada mahasiswa maupun pihak

luar dalam bentuk praktikum, penelitian dan pelatihan. Dalam menjalankan fungsinya,

Laboratorium Komputer selalu berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang

profesional dan tersandar. Sehingga, diperlukan evaluasi secara berkala dan

berkelanjutan untuk menjamin kualitas pelayanan yang diberikan.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu system manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka

Laboratorium Komputer melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup

seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit

2. Umpan balik pelanggan

3. Kinerja proses bisnis

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

II. PELAKSANAAN

Secara umum, tahapan pelaksanaan tinjauan manajemen di laboratorium komputer

jurusan mesin fakultas teknik adalah sebagai berikut:

1. Persiapan tinjauan manajemen

Persiapan tinjauan manajemen dilakukan dengan mengumpulkan seluruh

dokumen pendukung pelaksanaan AIM yang ada di laboratorium komputer serta

pengecekan status yang menjadi temuan pada website www.siaim.ub.ac.id

http://www.siaim.ub.ac.id/


2 Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya

Gambar 1. Data Temuan Pada AIM siklus 4

Gambar 2. Dokumen pendukung pelaksanaan AIM

2. Pelaksanaan tinjauan manajemen

Pelaksanaan tinjauan manajemen dilakukan secara bersama-sama, melibatkan

dosen, laboran dan asisten laboratorium komputer.

Gambar 3. Suasana Pelaksanaan Tinjauan Manajemen di laboratorium komputer



3. Pelaporan tinjauan manajemen

Pelaporan tinjauan manajemen dilakukan dengan menyatukan semua informasi ke

dalam laporan tinjauan manajemen.

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Komputer Tahun 2015 berikut ini

disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).

1. Hasil Audit Internal Laboratorium Komputer telah melaksanakan audit internal melalui kegiatan AIM

UKPA siklus 14. Dari kegiatan tersebut terdapat 3 temuan yang berstatus KTS

(Ketidak Sesuaian). Sedangkan yang lainnya telah dilakukan perbaikan dan

berstatus closed Berikut ini adalah rincian temuan dari proses AIM

sebelumnya;(terlampir)

2. Hasil Audit Eksternal

Sampai pelaksanaan AIM siklus ke 5, Laboratorium Komputer belum pernah

melakukan audit eksternal.

3. Umpan Balik Pelanggan

Umpan balik dari pelanggan (peserta praktikum dan pelatihan) diperoleh melalui

form kuisioner yang diberikan setiap akhir kegiatan. Data tahun 2015 pada semester

genap, dari 130 orang responden didapatkan skor sebagai berikut;

Gambar 4. Grafik Indeks Kepuasan Mahasiswa terhadap penyelenggaraan praktikum



Gambar 4. Adalah grafik yang menunjukkan informasi tentang indeks kepuasan

mahasiswa terhadap penyelenggaraan praktikum. Dengan menetapkan target sebesar

70 %, maka terdapat 4 hal yang berstatus open (temuan), sedangkan 5 hal lain

berstatus closed. Informasi tersebut ditampilkan pada tabel 1.

Tabel 1. Perbandingan hasil angket survei kepuasan pelanggan dengan target yang

telah ditetapkan

No. Perihal Target Hasil Status

1. Pemahaman prosedur praktikum.

70% 64% Open

2. Efektifitas prosedur praktikum.

70% 63% Open

3. Sikap asisten dalam melayani praktikan

70% 84% Closed

4. Waktu pelayanan yang diberikan

70% 65% Open

5. Cara asisten menerapkan prosedur kepada praktikan

70% 74% Closed

6. Sikap asisten dalam menanggapi keperluan praktikan

70% 76% Closed

7. Keterampilan asisten

70% 75% Closed

8. Penyediaan sarana 70% 60% Open

9. Pemanfaatan sarana

70% 77% Closed

Tabel 2. Layanan yang dikeluhkan oleh praktikan

No.

Jenis/Aspek/

Bidang/ Layanan yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut

(atau rencana)

Status

Akhir

1. Waktu praktikum Jadwal praktikum diharapkan tidak bentrok dengan jadwal kuliah.

Mahasiswa diminta menyertakan jadwal kuliah saat registrasi awal praktikum

Closed

2. Timeline penyusunan laporan praktikum

Praktikan tidak dapat memenuhi tenggat waktu penyusunan laporan praktikum

a. Jangka waktu penyusunan laporan praktikum disesuaikan lagi.

b. Meningkatkan koordinasi antara praktikan, asisten, dan dosen

Closed



4. Kinerja dan Evaluasi Proses Pada semester ganjil dan genap tahun ajaran 2015/2016 Laboratorium

Komputer telah melaksanakan kegiatan sebagai berikut;

Tabel 3. Kinerja laboratorium komputer tahun ajaran 2015/2016

No. Program Kerja Target

(orang)

Skor Capaian

A. Praktikum Pemrograman Komputer

1. Praktikum diikuti oleh mahasiswa jurusan teknik

mesin pada semester ke 2.

200

orang

224 orang

(terbagi dalam 30

kelompok)

B. Pelatihan Software

1. AutoDesk Inventor 5 orang 11 orang

2. AutoDesk AutoCAD 5 orang 8 orang

3. Matlab 5 orang 3 orang

4. Catia 5 orang 12 orang

4. Abaqus 5 orang 2 orang

Dari tabel tersebut terlihat bahwa untuk kegiatan praktikum telah memenuhi

target, sedangkan untuk kegiatan software matlab dan abaqus belum memenuhi

target.

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

No. Masukan Tindakan Perbaikan

Status (Open/Close

d)

Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1. Waktu kegiatan praktikum ditambah

Waktu praktikum ditambah dari 1 jam menjadi 1,5 jam

Closed Praktikan diwajibkan datang 15 menit sebelum praktikum dimulai.

B. Evaluasi Kepuasan

1. Penjelasan Asisten kurang bisa dipahami

Pembekalan materi tahap lanjut untuk asisten

Closed Koordinasi antara asisten dan dosen perihal materi praktikum

2. Kebersihan dan kerapihan ruang laboratorium

Membersihkan dan merapikan ruang laboratorium secara berkala

Closed Membuat jadwal piket kebersihan bagi asisten



C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1. Tidak ada analisis kecukupan

saran dan prasarana. Sarana dan

Prasaran mengacu pada standar

BKSTM. Standar BKSTM sedang

dalam pembahasan. Perlu gap

analisis sarana dan prasarana

kondisi existing dan analisa

kebutuhan.

Membuat gap analisis kecukupan sarana dan prasarana laboratorium, membandingkan kondisi existing dengan kebutuhan.

Open Memaksimalkan sarana dan prasarana yang ada dengan mengatur jadwal praktikum secara efektif dan efisien.

2. Tidak ada Analisis kompetensi

untuk setiap jabatan, Tidak ada

Perencanaan pengembangan

SDM contoh: rencana mengikuti

pelatihan secara berkala.

Membuat kompetensi jabatan anggota lab dan perencanaan pengembangan kompetensi SDM lab

Open Membuat kriteria yang terstandar ketika rekruitmen asisten

3. Tidak ada MP persyaratan lulus

praktikum dan MP Pengunduran

diri dari praktikan. Perlu

disosialisasikan kepada kelompok

praktikan sebelum dilaksanakan

praktikum. (Ada Produk yang

tidak sesuai dengan rencana,

mahasiswa tidak lulus)

Membuat MP yang mengatur tentang persyaratan lulus dan pengunduran diri praktikan

Open Sosialisasi prosedur praktikum kepada peserta praktikum ketika registrasi awal.

D. Evaluasi Program Kerja

1. Jumlah praktikan terlalu banyak bila dibanding dengan sarana dan prasarana yang tersedia

Penggunaan sarana secara bergantian

Closed Membatasi kuota praktikum untuk tiap semester

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

No.

Rekomendasi Tinjauan

Manajemen Sebelumnya

Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

1. Memperbaiki timeline pelaksanaan praktikum

Prosedur - Mewajibkan peserta praktikum untuk menyerahkan jadwal kuliah saat registrasi

- Jadwal kuliah padat -Jumlah peserta praktikum banyak - Praktikum

- Melakukan sinkronisasi jadwal kuliah dengan jadwal praktikum



prokom masih merupakan paket bagi mahasiswa semester 2

2. Kurangnya

koordinasi antara

asisten, ketua

laboratorium dan

dosen pengampu

Prosedur Menyertakan lampiran tentang jumlah praktikan/ kelompok, timeline penyusunan laporan pada surat tugas dosen pengampu

Jadwal yang padat dari pemangku kepentingan

Diadakan rapat bersama antara ketua laboratorium, asisten, dan dosen pengampu praktikum

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM Mulai tahun ajaran 2015/2016 praktikum pemrograman komputer dibuka untuk

semester ganjil dan genap sehingga semestinya rasio kecukupan antara praktikan

dengan sarana dan prasarana akan semakin baik.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM Saran dan masukan diperoleh dari umpan balik setiap kegiatan praktikum dan

pelatihan. Beberapa saran untuk perbaikan SMM diantaranya;

a. Prosedur pelaksanaan praktikum diperjelas

b. Waktu pelaksanaan praktikum ditambah dan diatur jadwalnya agar tidak bentrok

dengan waktu kuliah.

c. Time line penyusunan praktikum disesuaikan dengan kegiatan perkuliahan

V. PENUTUP

Tinjauan manajemen format baru ini disusun dalam rangka mensukseskan

pelaksanaan AIM siklus 15 tahun 2016. Diharapkan ke depannya, pembuatan tinjauan

manajemen akan menjadi agenda rutin tiap tahunnya. Selaku manajemen laboratorium

komputer jurusan mesin, kami selalu mengharapkan kritik dan saran yang membangun

agar terjadi perubahan ke arah yang lebih baik. Kritik dan saran dapat disampaikan ke;

Laboratorium Komputer Jurusan Mesin

Jl. Mayjend Haryono 167, Malang , 65145 (Gedung Mesin 3 lantai 2)

(0341) 8051752 ext 1285

Website : www.mecl.ac.id

Mail : [email protected]

http://www.mecl.ac.id/

mailto:[email protected]


Laboratorium Komputer Teknik Mesin Universitas Brawijaya

Lampiran 1. Temuan pada AIM siklus 14 yang berstatus open

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM...

Documents

Transcript of TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM...