TINJAUAN MANAJEMENlabnmt.fapet.ub.ac.id/wp-content/uploads/2018/10/... · tinjauan manajemen...

TINJAUAN MANAJEMEN

LABORATORIUM NUTRISI

DAN MAKANAN TERNAK

FAKULTAS PETERNAKAN

UNIVERSITAS BRAWIAJAYA

TAHUN 2017

TINJAUAN MANAJEMEN

Laboratorium Nutrisi dan

Makanan Ternak

Fakultas Peternakan

Universitas Brawijaya

2017

VISI :

Menjadikan Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak sebagai pusat

pengembangan sains dan teknologi terkemuka di kawasan regional, nasional maupun

internasional yang menghasilkan lulusan berkompeten dalam penguasaan dan

penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang nutrisi dan makanan ternak

MISI :

1. Melaksanakan pendidikan akademik untuk menghasilkan sarjana dan pasca

sarjana yang berkompeten dan mampu memanfaatkan dan menciptakan

peluang kerja.

2. Melaksanakan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat sebagai.

kontribusi nyata terhadap perkembangan sains dan teknologi di

bidang nutrisi dan makanan ternak

3. Meningkatkan jaringan kerjasama antar lembaga di tingkat regional, nasional

maupun internasional di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian

masyarakat

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak Tahun 2017

Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak. Fakultas Peternakan. Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak.

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Prof. Dr.Sc.Agr. Ir. Suyadi, MS

5. Pengarah : Dr.Ir.Mashudi,M.Agr.Sc

6. Koordinator Penyusun : Prof. Dr. Ir. Siti Chuzaemi, MS

7. Anggota Penyusun :

1) Dr. Ir. Herni Sudarwati, MS 2) Dr. Ir. Osfar Sjofjan, M.Sc 3) Dr. Ir. Eko Widodo, M.Agr. Sc. M.Sc. 4) Artharini Irsyammawati, S.Pt., MP 5) Asri Nurul Huda, S.Pt. MP. M.Sc 6) Yuli Frita Nuningtyas, S.Pt., M.Sc 7) Poespitasari Hazanah Ndaru, S.Pt.MP

8) Sugiyono 9) Alik Trisnasari, S.Pt

8. Periode : Januari s.d Desember Th 2017

Malang, 21 November 2017

Ka. Lab Nutrisi dan Makanan Ternak,

Prof.Dr.Ir.Siti Chuzaemi,MS

NIP. 195305141980022001


Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak. Fakultas Peternakan. Universitas Brawijaya ii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................................ i

DAFTAR ISI .................................................................................................................................... ii

I. PENDAHULUAN .........................................................................................................................1

Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak adalah laboratorium yang bergerak pada

disiplin ilmu nutrisi dan makanan ternak yaitu di bidang Ilmu Pakan Ruminansia,

Ilmu Pakan Non Ruminansia, Ilmu Hijauan Pakan yang masing-masing membawahi

kelompok dosen. Laboratorium ini diketuai oleh Prof.Dr.Ir.Siti Chuzaemi, MS dan

dibagi menjadi 4 divisi, yaitu: ............................................................................................1

II. LINGKUP BAHASAN 2

III. PELAKSANAAN 3

IV. HASIL 4

1. Hasil Audit Internal ..............................................................................................4

2. Hasil Audit Eksternal ..............................................................................................7

3. Umpan Balik Pelanggan ..............................................................................................7

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ........................................................................................... 16

Tabel 8. Skor terhadap capaian ............................................................................................. 19

No 19

Skor ............................................................................................................................................. 19

Capaian (%) .............................................................................................................................. 19

Uraian ......................................................................................................................................... 19

1 19

4 19

76-100 ........................................................................................................................................ 19

Persentase capaian menunjukkan pelaksanaan program kerja yang telah dijalankan.

Misalkan jumlah keseluruhan mahasiswa(aktif) 1653), rencana penerima beasiswa

10% (165 orang), realisasi pada tahun tersebut jumlah mahasiswa penerima


Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak. Fakultas Peternakan. Universitas Brawijaya iii

hanya 100 orang, berarti skor 100/165 x 100% =60 %, maka skor 3. Capain 0 %

jika program tidak dijalankan sama sekali. ................................................................... 19

2 19

3 19

51-75 .......................................................................................................................................... 19

3 19

2 19

26-50 .......................................................................................................................................... 19

4 19

1 19

1-25 ............................................................................................................................................. 19

5 19

0 19

0 19

5.Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ................................................................. 19

6.Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya .......................................................... 20

7.Perubahan yang Mempengaruhi SMM ............................................................................ 21

8.Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM .................................................................... 22

V. PENUTUP 23


Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak. Fakultas Peternakan. Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak adalah laboratorium yang bergerak pada

disiplin ilmu nutrisi dan makanan ternak yaitu di bidang Ilmu Pakan Ruminansia, Ilmu

Pakan Non Ruminansia, Ilmu Hijauan Pakan yang masing-masing membawahi kelompok

dosen. Laboratorium ini diketuai oleh Prof.Dr.Ir.Siti Chuzaemi, MS dan dibagi menjadi 4

divisi, yaitu:

1. Analisis Bahan Pakan Ternak

2. Tanaman Pakan Ternak

3. Industri Pakan Ternak

4. Biokimia

1. Divisi Lab. Analisis Bahan Pakan Ternak

Laboratorium ini bertanggung jawab dalam bidang analisis bahan pakan ternak,

dan dipimpin oleh Dr. Ir. Herni Sudarwati,MS. Laboratorium dilengkapi dengan

unit peralatan analisis proksimat. Peralatan yang ada di laboratorium meliputi

seperangkat alat analisis lemak, serat kasar, protein kasar, NDF, ADF, oven,

tanur, inkubator, waterbath, boom kalorimeter, spektrofotometer, freeze dryer,

shaker waterbath, sentrifuge, NH3, amoniak.

2. Divisi Lab. Tanaman Pakan Ternak

Laboratorium ini dipimpin oleh Artharini Irsyammawati , S.Pt., MP.Laboratorium

Tanaman Pakan Ternak yang terdiri 1 unit rumah kaca 120 m2 dan kebun koleksi

tanaman pakan seluas 200 m2. Laboratorium ini dikelola oleh Fakultas dan

dimanfaatkan oleh semua Jurusan dan program studi untuk praktikum mata

kuliah serta penelitian mahasiswa dan dosen. Laboratorium ini memiliki peralatan

yang meliputi lux meter, timbangan salter, pH meter.

3. Divisi Lab. Industri Pakan Ternak

Laboratorium ini bertanggung jawab dalam disiplin ilmu industri pakan ternak,

dan dipimpin oleh Dr.Ir. Eko Widodo, M.Agr.Sc. Laboratorium ini memiliki

peralatan yaitu mixer vertikal dan horizontal, mesin pellet, grind grinder,

fermentor prebiotik, granulasi, drum dryer, shiever, microwave extractor

sebanyak 3 buah, rak fermentor.



4. Divisi Lab. Biokimia

Laboratorium ini bertanggung jawab dalam disiplin ilmu biokimia dan dipimpin

oleh Dr.Ir.Osfar Sjofjan.,M.Sc. Laboratorium dilengkapi dengan unit peralatan

analisis kimia, enzim, dan mikrobiologi dari bahan pakan dan produk ternak.

Laboratorium ini memiliki peralatan yang meliputi glassware dan timbangan

analitik.

Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak melakukan evaluasi kegiatan selama 1

tahun sekali melalui penyebaran quisioner kepada pengguna lab yaitu mahasiswa

S1,S2,S3, dosen peneliti, dan masyarakat pengguna yang dirumuskan dalam IKM

(Indeks Kepuasan Masyarakat) dan dapat dilakukan evaluasi untuk dilakukan perbaikan

secara terus menerus.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka laboratorium

nutrisi dan makanan ternak melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup

seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit internal yang dilakukan di lingkup Nutrisi dan Makanan Ternak yaitu AIM

(Audit Internal Mutu) siklus 15 menghasilkan beberapa temuan yaitu laboratorium

memiliki prosedur-prosedur yang belum di dokumentasikan dalam bentuk MP,

pembuatan dokumen sasaran mutu, IPAL, dll.

2. Saat ini belum dilaksanakan audit eksternal di Laboratorium Nutrisi dan Makanan

Ternak.

3. Umpan balik pelanggan, dilakukan setiap 1 tahun sekali dengan cara menyebar IKM

(Indeks Kepuasaan Masyarakat) kepada pengguna lab yaitu mahasiswa S1,S2,S3,

dosen peneliti, dan masyarakat pengguna laboratorium serta menindak lanjuti

keluhan-keluhan responden.

4. Kinerja dan Evaluasi proses yang meliputi evaluasi capaian program kerja dan

capaian sasaran mutu laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak yang meliputi

evaluasi capaian program kerja pada kegiatan praktikum, penelitian dosen dan

kegiatan pelayanan pada masyarakat.

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan. Tindakan koreksi dilakukan untuk

mengevaluasi hasili temuan pada saat dilakukan AIM Siklus 15 dan tindakan



pencegahan yang dilakukan untuk meminimalisir terjadinya temuan maka

seharusnya dilakukan penyusunan SOP dalam setiap kegiatan untuk standarisasi

kegiatan.

6. Tindak lanjut tinjauan manajemen pada AIM Siklus 15. pada tindak lanjut tinjauan

manajemen dilakukan untuk menindaklanjuti temuan dan menjelaskan kendala

yang dihadapi serta rencana yang akan dicapai.Tindak lanjut tinjauan manajemen

tahun 2016 yaitu dengan penyusunan kebijakan dan sasaran mutu yang terukur

dan terdokumentasi, melakukan perbaikan sasaran mutu berdasarkan capaian

tahun sebelumnya, menyusun prosedur pencegahan terulangnya pekerjaan yang

tidak sesuai dan cara pemantauannya.

7. Perubahan yang mempengaruhi SMM (Baik internal maupun eksternal)

8. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal :Kamis 6 Desember 2016

Jam :14.00-16.00 WIB

Tempat :Ruang Sidang Utama Lt.4

Peserta :

1. Ketua Minat

2. Ketua Laboratorium

3. Ketua Divisi Biokimia

4. Ketua Divisi Analisis Bahan Pakan Ternak

5. Ketua Divisi Tanaman Pakan Ternak

6. Ketua Divisi Industri Pakan Ternak.



IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak Tahun 2015

berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).

1. Hasil Audit Internal

Audit Internal AIM siklus 15 di Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak telah

dilaksanakan pada tanggal 6 Desember 2015. Ketua auditor AIM siklus 15 adalah Prof.

Dr. Pratiwi Trisunuwati, MS dan sebagai anggota auditor adalah Dr. Ir. Irfan Djunaidi,

M.Sc. Hasil Audit Internal AIM siklus 15 menujukkan beberapa temuan yaitu meliputi:

No Uraian Butir Mutu Ya/Belum Keterangan (bukti dan alasan jika

belum menjalankannya)

MANAJEMEN

1 Laboratorium memiliki struktur

organisasi yang legal dan menunjukkan

hubungan semua fungsi yang ada dalam

laboratorium tersebut

Ya Ada, format harus disesuaikan dengan

standar GJM

2 Laboratorium memiliki kebijakan dan

sasaran mutu yang terukur dan

terdokumentasikan

Belum Dokumen sasaran mutu belum dibuat

3 Laboratorium memiliki daftar induk

semua dokumen yang dimiliki

Ya

4 Laboratorium memiliki/menggunakan

prosedur pengujian yang baku

Ya Sudah ada

5 Apabila laboratorium tidak mampu

menangani pekerjaan yang telah

disepakati, maka akan dilakukan

subkontrak ke laboratorium lain atas

persetujuan customer

Ya Ada, MP belum dibuat

6 Laboratorium mendokumentasikan

semua pembelian dan penggunaan

bahan/alat

Ya

7 Laboratorium mencari umpan balik dari

customer dan dianalisis minimal sekali

dalam setahun

Ya

8 Laboratorium memiliki borang

pengaduan customer dan

Ya



didokumentasikan

9 Laboratorium melakukan evaluasi

terhadap semua pekerjaan yang telah

dilakukan minimal sekali dalam setahun

dan didokumentasikan

Ya

10 Laboratorium melakukan perbaikan

sasaran mutu berdasarkan capaian

tahun sebelumnya

Belum Dokumen sasaran mutu belum dibuat

11 Laboratorium memiliki prosedur

tindakan perbaikan terhadap pekerjaan

yang tidak sesuai dengan mencari akar

masalah dan pemantauan tindakan

perbaikan

Ya belum didokumentasikan dalam bentuk MP


pencegahan terulangnya pekerjaan

yang tidak sesuai dan cara

pemantauannya

Belum belum didokumentasikan dalam bentuk MP

13 Semua rekaman kegiatan/pengujian di

simpan dengan baik dengan batas

waktu yang ditentukan

Ya

14 Laboratorium melakukan audit internal

secara berkala

Ya

15 Laboratorium melakukan kaji ulang

manajemen secara berkala dan

didokumentasikan

Ya belum didokumentasikan

TEKNIS

16 Setiap personil di laboratorium

melaksanakan pekerjaannya sesuai

kompetensinya (pendidikan/pelatihan/

pengalaman)

Ya harus menyiapkan sertifikasi pelatihan

17 Laboratorium telah mengendalikan

lingkungan sehingga pekerjaan dapat

dilakukan sesuai persyaratan yang

diperlukan

Belum IPAL belum ditangani

18 Laboratorium memiliki instruksi cara

penggunaan dan pengoperasian semua

peralatan

Ya

19 Semua peralatan yang digunakan dalam

pengujian telah terkalibrasi *

Ya Belum semua peralatan

20 Laboratorium melakukan kalibrasi

antara *

Belum




pengambilan sampel uji

Ya


penanganan bahan yang akan diuji

(transportasi, penerimaan, penanganan,

perlindungan, penyimpanan,

penyimpanan dan pembuangan sisa)

Ya

23 Laboratorium melakukan uji banding

pengujian ke laboratorium lain secara

berkala untuk mengetahui ketepatan

hasil uji

Ya

24 Laboratorium menerbitkan

sertifikat/laporan hasil pengujian *

Ya

Hasil tindak lanjut temuan pada AIM Siklus 15 yaitu telah dilakukan perbaikan

pembuatan dokumen Tinjauan Manajemen; perbaikan dan pembuatan dokumen MP

menjadi SOP pada setiap divisi meliputi: Divisi Analasis Bahan makanan Ternak, Divisi

Hijauan Makanan Ternak, Divisi Industri Pakan Ternak serta Divisi Biokimia; Perbaikan

IK (Instruksi Kerja) untuk setiap divisi; serta telah dilakukan perbaikan-perbaikan dalam

temuan pada AIM Siklus 15.

Rapat Koordinasi Temuan AIM siklus 15 dan Perbaikan Temuan



Tindak lanjut atas temuan dilakukan dengan mengadakan rapat yang membahas

tentang temuan-temuan pada AIM Siklus 15 serta dilakukan perbaikan terhadap temuan

pada AIM Siklus 15. Beberapa tindak lanjut atas temuan diantara adalah:

1. Telah melengkapi struktur organisasi dan tupoksi, dengan menambahkan peran Ketua

MInat Nutrisi dan Makanan Ternak, Ketua Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak,

Ketua Divisi Analisis dan Bahan makanan Ternak, Ketua Divisi Hijauan dan Makanan

Ternak, Ketua Divisi Industri Pakan Ternak, Ketua Divisi Biokimia serta Laboran.

2. Melengkapi Tinjauan Manajemen: Tinjauan Manajemen telah dilakukan guna

membahas tentang temuan pada AIM Siklus 15, Tindak Lanjut Temuan serta pencapaian

sasaran mutu. Serta dilakukan proses evaluasi terhadap kinerja Laboratorium Nutrisi dan

Makanan Ternak.

3. Perbaikan MP menjadi SOP untuk setiap di Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak

yaitu meliputi SOP Divisi Analisis Bahan Pakan Ternak, SOP Divisi Hijauan Makanan

Ternak, SOP Divisi Industri Pakan ternak dan SOP Divisi Biokimia.

4. Perbaikan IK pada LAboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak.

2. Hasil Audit Eksternal Pada Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak Belum pernah dilaksankan audit

eksternal

3. Umpan Balik Pelanggan Kepuasaan staholderr atau pengguna yang dilakukan adalah kepuasaan mahasiswa

terhadap PBM (proses Belajar Mengajar) dan keluhan-keluhan yang terekap selama

2015/2016 Umpan Balik pelanggan di lakukan dengan membagikan kuisoner kepada

pengguna. Pada setiap divisi di Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak dilakukan

pendataan tentang Indeks Kepuasaan Masyarakat.

A. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)

Pada Divisi Analisis Bahan Makanan Ternak, metode survei dilakukan dengan

menggunakan kuisioner terstruktur yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan

dengan pelaksanaan pelayanan dan kemampuan laboran. Masing-masing pertanyaan

dilengkapi dengan 4 pilihan menurut tingkatan nilai dan disediakan ruang untuk

komentar tambahan/ saran pelanggan di bagian bawah. Data yang dikumpulkan berupa



data primer, diperoleh langsung dari pelanggan (responden) yang biasa menerima

pelayanan jasa dari laboratorium. Penyebaran kuisioner, ada yang secara langsung

pada saat pelanggan mengambil sertifikat hasil pengujian, dan ada yang dikirim melalui

email. Penentuan jumlah sampel pelanggan yang harus diambil berdasarkan hasil-hasil

survei tahun sebelumnya.

Tabel 1. Indeks Kepuasan Masyarakat Laboratorium Berdasarkan Kategori Mutu

Pelayanan

Nilai Interval

NRR

Nilai Interval

Konversi IKM

Mutu Pelayanan

Kinerja Unit

Pelayanan

IKM Unit

Pelayanan

Laboratorium

3,26 – 4,00 81,26 – 100,00 A SANGAT

BAIK

80,78

2,51 – 3,25 62,51 – 81,25 B BAIK

1,76 – 2,50

43,76 – 62,50

C

KURANG

BAIK

1,00 – 1,75 25,00 – 43,75 D TIDAK BAIK

Secara umum hasil survei kepuasan pelanggan tahun 2017 menunjukkan bahwa,

Laboratorium Analasis Bahan Pakan Ternak telah memberikan mutu pelayanan B

dengan kategori baik, karena berada dalam nilai interval Indeks Kepuasan Masyarakat

yaitu 62,51– 81,25. Hal ini terlihat dari Indeks Kepuasan Masyarakat yang diperoleh

IKM rata-rata Laboratorium Penguji pada 15 unsur pelayanan adalah 80,78.



Gambar 1. Persepsi pelanggan secara umum terhadap pelayanan

Laboratorium Analisis Bahan Pakan Ternak

Secara umum kualitas pelayanan o leh Mahas i swa pada Laboratorium Analisis

Bahan Pakan Ternak dipersepsikan Baik dengan mutu pelayanan B. Hal ini terlihat dari

Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang diperoleh pada 19 unsur pelayanan sebesar

75,146 berada dalam interval 62,51 – 81,25.

Pada Divisi Hijauan Makanan Ternak, metode survei dilakukan dengan

menggunakan kuisioner terstruktur yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan

dengan pelayanan jasa analisa laboratorium dan mencakup 17 unsur pelayanan, antara

lain data pelanggan, prosedur pelayanan, biaya analisa, kondisi/kenyamanan

lingkungan, Untuk memudahkan pelanggan dalam memberikan penilaian, diakhir

kuisioner disediakan kolom tambahan untuk kritik dan saran pelanggan. Data yang

dikumpulkan berupa data primer, diperoleh langsung dari pelanggan (responden)

yang biasa menerima pelayanan jasa dari laboratorium.dan mahasiswa yang sedang

melakukan penelitian/ emnggunakan laboratorium secara langsung dan Penyebaran

kuisioner, ada yang secara langsung pada saat pelanggan mengambil sertifikat hasil

pengujian, Penentuan jumlah sampel pelanggan yang harus diambil berdasarkan

hasil-hasil survei tahun sebelumnya.

Tabel 2. Indeks Kepuasan Mahasiswa Laboratorium Hijauan dan Makanan Ternak

Berdasarkan Kategori Mutu dan Pelayanan



Nilai Interval

NR

R

Nilai Interval

Konversi IKM

Mutu Pelayanan

Kinerja Unit

Pelayanan

IKM Unit

Pelayanan

Laboratorium

3,26 – 4,00 81,26 – 100,00 A SANGAT

BAIK

80,504

2,51 – 3,25 62,51 – 81,25 B BAIK

1,76 – 2,50

43,76 – 62,50

C

KURANG

BAIK

1,00 – 1,75 25,00 – 43,75 D TIDAK BAIK


Laboratorium Tanaman dan Makanan Ternak Fakultas Peternakan Universitas Brawijaya

telah memberikan mutu pelayanan B dengan kategori Baik, karena berada dalam nilai

interval Indeks Kepuasan Masyarakat yaitu 62,51-81,25. Hal ini terlihat dari Indeks

Kepuasan Masyarakat yang diperoleh berkisar antara 78-84 dengan IKM rata-rata

Laboratorium Penguji pada 17 unsur pelayanan adalah 80,504. Mengingat nilsi IKM survei

yang baru dilakukan untuk pertama kalinya di Laboratorium Hijauan Dan Makanan

Ternak menunjukkan bahwa dari ke tujuhbelas unsur pelayanan, menunjukkan bahwa

harapan dan keluhan mahasiswa terhadap laboratorium terpenuhi meskipun belum

mencapai nilai yang maksimal. Unsur pelayanan yang paling memuaskan oleh responden

adalah Kesesuaian persyaratan pelayanan dengan jenis pelayanannya dan Kemudahan

prosedur/tata cara pelayanan di laboratorium (NRR = 3,36), Kesesuaian biaya yang

dibayarkan dengan biaya yang telah ditentukan (NRR = 3,34), Kewajaran biaya untuk

pelayanan dan Kenyamanan dan keamanan lingkungan pelayanan (NRR = 3,32),

dan yang merupakan unsur kurang memuaskan adalah Kemampuan laboran dalam

memberikan pelayanan, Tanggung jawab laboran dalam melakukan pelayanan (NRR =

3,12).

Pada Divisi Biokimia, metode survei dilakukan dengan menggunakan kuisioner

terstruktur yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan pelaksanaan

pelayanan dan kemampuan laboran. Masing-masing pertanyaan dilengkapi dengan 4

pilihan menurut tingkatan nilai dan disediakan ruang untuk komentar tambahan/ saran

pelanggan di bagian bawah. Data yang dikumpulkan berupa data primer,

diperoleh langsung dari pelanggan (responden) yang biasa menerima

pelayanan jasa dari laboratorium. Penyebaran kuisioner, ada yang secara langsung



pada saat pelanggan mengambil sertifikat hasil pengujian, dan ada yang dikirim melalui

email. Penentuan jumlah sampel pelanggan yang harus diambil berdasarkan hasil-hasil

survei tahun sebelumnya.

Tabel 3. Indeks Kepuasan Masyarakat Laboratorium Biokimia Berdasarkan Kategori Mutu

Pelayanan

Nilai

Interval

NR

R

Nilai Interval

Konversi IKM

Mutu

Pelayanan

Kinerja Unit

Pelayanan

IKM Unit Pelayanan

Laboratorium

3,26 – 4,00 81,26 – 100,00 A SANGAT

BAIK

78,157

2,51 – 3,25 62,51 – 81,25 B BAIK

1,76 – 2,50

43,76 – 62,50

C

KURANG

BAIK

1,00 – 1,75 25,00 – 43,75 D TIDAK BAIK


Laboratorium Biokimia Fakultas Peternakan Universitas Brawijaya telah

memberikan mutu pelayanan B dengan kategori Baik, karena berada dalam nilai

interval Indeks Kepuasan Mahasiswa yaitu 62,51-81,25. Hal ini terlihat dari Indeks

Kepuasan Mahasiswa yang diperoleh berkisar antara 75-87 dengan IKM rata-rata

Laboratorium Penguji pada 19 unsur pelayanan adalah 78,157.

B. Keluhan Pengguna

Pada Divisi Analisis Bahan Pakan Ternak, beberapa saran dan komentar

yang disampaikan pelanggan menjadi pertimbangan kedepannya, yang mana

telah kami rangkum seperti pada Tabel berikut.

Tabel 4. Saran dan Keluhan Responden Pada Divisi Analisis Bahan Pakan Ternak

No. Pelaksanaan Pelayanan

Kemampuan SDM Lain-lain Keterangan

1. Pelayanan dan respon terhadap pelanggan terus dipertahankan dan ditingkatkan

Penjelasan persyaratan dan analisis sudah baik

- Layanan Admin



2. - - Dalam rangka analisis sampel hendaknya didukung dengan peralatan lab yang baru dan memadai,dan bila terjadi kerusakan alat segera dilaporkan.

Laboratorium

3. Perlu membuka rekening dengan sistem pembayaran online untuk pembayaran biaya analisa, sehinga mempercepat proses penyelesaian kuitansi dan penerimaan hasil uji.

- - Layanan administrasi

4. Kejelasan waktu dan konsistensi informasi perlu ditingkatkan sehingga tidak ada miss komunikasi

- - Layanan

administrasi

5. - Keramahan pelayan perlu dipertahankan

- Laboran

6. Keadilan dalam mendapat fasilitas dan bimbingan dari laboran bagi pelanggan Masyarakat maupun umum

- - Pelayanan

pengujian

Secara keseluruhan dari semua kondisi dan penjelasan diatas menunjukkan

bahwa, sebagai sebuah l aboratorium yang sudah terakreditasi dalam memberikan

pelayanan kepada pengguna jasa, laboratorium Analisis Bahan Pakan Ternak sudah

memenuhi standard pelayanan publik (sesuai UU no 25 tahun 2009) dengan tetap

mengacu pada standar SNI ISO/IEC 17025:2008.



Pada Divisi Hijauan dan Makanan Ternak, beberapa saran dan komentar

yang disampaikan pelanggan menjadi pertimbangan kedepannya, yang mana

telah kami rangkum seperti pada Tabel berikut:

Tabel 5. Saran dan Keluhan Responden Pada Divisi Hijauan Makanan Ternak

No Pelayanan Jjasa Lingkungan Lain-lain Ket.

1. - Nyaman namun kurang luas lahan

Perbaiakn lahan dan penambahan jenis tanaman pakan

Laboratorium

hijauan

2. Peningkatan SDM laboran untuk membantu mengarahkan penggunaan laboratorium untuk meminimalisir kesalahan

Nyaman Perlu adanya laboran untuk mendampingi saat penggunaan lab.

Layanan administrasi

3. Konfirmasi untuk mahasiswa yang selesai menggunakan laboratorium agar dapat digunakan untuk mahasiswa lainnya

Nyaman Perlu diberikan papan jadwal penggunaan laboratorium untuk mahasiswa/pengguna yang dalam antrian peminjaman lab.

Layanan

administrasi

4. Respon yang lebih cepat dan tepat terhadap mahasiswa yang akan menggunakan laboratorium

Nyaman - Layanan administrasi

5. Perlunya peningkatan

pelayanan yang ada

saat ini

Nyaman Layanan

administrasi

6. Perbaikan dan peningkatan

sarana

penunjang

laboratorium.

Nyaman Dalam meningkatkan

pengetahuan

guna

meningkatkan

skill dan

kompetensi dari

mahasiswa,

perlu dilakukan

Sarana lab.

7. - Nyaman - Layanan

administrasi



Jika dilihat dari hasil pengukuran dan komentar serta saran yang diberikan oleh

Responden, terdapat beberapa penyebab rendahnya nilai kedua unsur pelayanan

laboran tersebut, antara lain:

1. Harapan atau kebutuhan responden (mahasiswa) mengenai

ketepatan waktu pengguanan laboratorium bisa terpenuhi karena

pada tahun berjalan ada kendala, disebabkan kurang informative

nya laboran yang ada di laboratorium. Kurang tersedianya faritas tanaman

yang beragam untuk menunjang proses belajar, serta lahan yang terbatas.

2. Harapan pelanggan terhadap adanya kuisioner ini adalah semakin beragamnya

varitas tanaman pakan ternak yang ada di laboratorium dan pendampingan

yang lebih dari labora untuk meminimalisir kerusakan atau kecelakaan saat

menggunakan laboratorium.

Laboratorium sebagai unit pelayanan publik, terus menerus melakukan

perbaikan (continous improvement) dengan tetap mengacu pada standar ISO/IEC

17025: 2008. Untuk mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas dan memenuhi

tingkat kepuasan pelanggan, semua ini membutuhkan proses dan komitmen

dari semua pihak. Manajemen Laboratorium dengan persetujuan Ketua

Laboratorium melakukan upaya meningkatkan kompetensi personil laboratorium

melalui pelatihan. Umpan balik dan saran dari pelanggan pada hasil survei akan

dipenuhi.

Pada Divisi Biokimia, beberapa saran dan komentar yang disampaikan

pelanggan menjadi pertimbangan kedepannya, yang mana telah kami rangkum

seperti pada Tabel berikut:

Tabel 6. Saran dan Keluhan Responden Pada Divisi Biokimia

No Pelayanan Jasa Kemampuan SDM Lain-lain Ket.

1. Pelayanan dan Respon terhadap Mahasiswa harus ditingkatkan

Penjelasan dan analisis yang dilakukan baik

Kerapian dari

laboratorium

perlu

ditingkatkan

Layanan

Administrasi



2. Peningkatan SDM laboran untuk membantu mengarahkan penggunaan laboratorium untuk meminimalisir kesalahan

Cukup

mendampingi

Perlu adanya laboran untuk mendampingi saat penggunaan lab.

Layanan

Administrasi

3. Konfirmasi dan komunikasi antara mahasiswa dan laboran perlu ditingkatkan untuk menghindari kesalah pahaman

- Perlu diberikan papan jadwal penggunaan laboratorium untuk mahasiswa/pengguna yang dalam antrian peminjaman lab.

Layanan

administrasi

4. Respon yang lebih cepat dan tanggap terhadap mahasiswa yang akan menggunakan

laboratorium

- - Laboran

5. Perlunya peningkatan pelayanan yang ada saat ini

Nyaman Layanan

administrasi dan Laboran

6. Perbaikan dan peningkatan sarana penunjang laboratorium.

Nyaman Dalam meningkatkan pengetahuan guna meningkatkan skill dan kompetensi dari mahasiswa, dan sebagai penunjang dalam analisis

Sarana lab.

Jika dilihat dari hasil pengukuran dan komentar serta saran yang diberikan oleh

Responden, terdapat beberapa penyebab rendahnya nilai kedua unsur pelayanan

tersebut, antara lain :

1. Harapan atau kebutuhan responden (mahasiswa) mengenai keterbaruan peralatan

laboratorium sangat dibutuhkan untuk menunjang proses belajar,dan alisis yang

dilakukan, di laboratorium. Kewajaran biaya juga menjadi kendala mengingat peralatan



penunjang dirasa masih kurang sementara biaya yang dikeluarkan belum sesuai

dengan hasil yang didapat.

2. Harapan pelanggan terhadap adanya kuisioner ini adalah adanya pembaruan

peralatan penunjang laboratorium yang diharapkan mampu meningkatkan hasil analisi

yang dilakukan di laboratorium.

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Pada Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak terdapat program kerja pada

kegiatan praktikum, penelitian mahasiswa, penelitian dosen, serta pelayanan pada

masyarakat. Berikut tabel Program kerja Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak

beserta skor capaian.

Tabel 7. Capaian Program Kerja

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Praktikum

1. Membuat rancangan pengembangan praktikum 100%

2. Membuat jadwal penggunaan laboratorium sesuai dengan

jumlah peserta praktikum pada masing-masing mata kuliah

88%

3. Menyusun dokumen-dokumen laboratorium 100%

4 Peningkatan sarana dan prasarana lab 90 %

B. Penelitian Mahasiswa

1. Peningkatan sarana dan prasarana lab 100%

2. Peningkatan kualitas layanan 90%

3. Peningkatan kualitas laboran 90 %

C. Penelitian Dosen

1. Peningkatan sarana dan prasarana lab 100%

2. Peningkatan kualitas layanan 100%

3. Peningkatan kualitas laboran 100%

D. Pelayanan Terhadap Masyarakat

1. Peningkatan sarana dan prasarana 90 %

2. Peningkatan kualitas layanan 100 %

3 Peningkatan kualitas laboran 100 %



Tabel 8. Capaian Sasaran Mutu

No. Sasaran Mutu atau

Indikator Kinerja

Baseline Target

Th.2017

Capaian

Th.2017

% Capaian

Tahun

2016

Sasaran Mutu 1

1.1 Standar Laboran

a. Minimal kualifikasi

dan kompetensi

laboran

100 100 100 100

b. Minimal kualifikasi

dan kompetensi

tenaga laboran

75 100 80 80

1.2 Standar Sarana dan

Prasarana

100 100 100 100

a. Ketersediaan alat 80 100 85 85

b. Ketersediaan

ruangan yang

memadai

80 100 85 85

c. Ketersediaan daya

listrik

90 100 95 95

1.3 Standar Pengelolaan

a. Penyusun kebijakan

(melibatkan semua

unsur organisasi);

100 100 100 100

b. Pelaksana di

laboratorium;

100 100 100 100

c. Pengawas dan

penjaminan mutu;

100 100 100 100



d. Penunjang

akademik atau sumber

belajar; dan

100 100 100 100

e. Pelaksana

administrasi atau tata

usaha.

100 100 100 100

1.4 Standar Pembiayaan

a. Sumber pendanaan

pendidikan (dari pusat)

80 100 90 90

Sasaran Mutu 2

2.1 Sasaran Mutu

Praktikum

a.Ketersediaan

ruangan untuk

praktikum

80 100 85 85

b.Ketersediaan alat

dan bahan

80 100 90 90

Sasaran Mutu 3

Sasaran Mutu

Penelitian Dosen

3.1 Ketersediaan laboran 100 100 100 100

3.3 Standart penggunaan

alat

100 100 100 100

3.3 Ketersediaan alat 90 100 90 90

4 Sasaran Mutu 4

Sasaran Mutu

Pelayanan Lab

4.1 Standart Pelayanan

Lab

90 100 100 100



4.2 Ketersediaan alat 90 100 90 90

4.3 Pelayanan terhadap

masyarakat pengguna

90 100 100 100

4.4 Keterampilan laboran 100 100 100 100

Tabel 8. Skor terhadap capaian

No Skor Capaian (%) Uraian

1 4 76-100 Persentase capaian menunjukkan

pelaksanaan program kerja yang telah

dijalankan. Misalkan jumlah keseluruhan

mahasiswa(aktif) 1653), rencana

penerima beasiswa 10% (165 orang),

realisasi pada tahun tersebut jumlah

mahasiswa penerima hanya 100 orang,

berarti skor 100/165 x 100% =60 %,

maka skor 3. Capain 0 % jika program

tidak dijalankan sama sekali.

2 3 51-75

3 2 26-50

4 1 1-25

5 0 0

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Secara umum tindakan koreksi pada Laboratorium Makanan Ternak memiliki

beberapa masukan pada audit AIM siklus 15 yang dilaksanakan pada 6 Desember 2016.

Hal ini dijelaskan terperinci pada tabel dibawah ini beserta tindakan perbaikan yang

perlu dilakukan.

Tabel 9. Tabel Tindakan Perbaikan

No. Masukan Tindakan Perbaikan

Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

A. Manajemen

1. Laboratorium memiliki

kebijakan dan sasaran mutu

yang terukur dan terdokumentasikan

Diminta untuk

menyiapkan

dokumen sasaran mutu



2. Laboratorium melakukan

perbaikan sasaran mutu

berdasarkan capaian tahun

sebelumnya

Membuat Dokumen

sasaran mutu

3 Laboratorium memiliki

prosedur pencegahan

terulangnya pekerjaan yang

tidak sesuai dan cara

pemantauannya

Membuat MP

B. Teknis

1. Laboratorium telah

mengendalikan lingkungan sehingga pekerjaan dapat

dilakukan sesuai persyaratan yang diperlukan

Memperbaiki IPAL

2 Laboratorium melakukan kalibrasi antara *

Melakukan kalibrasi secara berkala

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Pada audit siklus 15 yang telah dilakukan pada 6 Desember 2016 terdapat

beberapa rekomendasi tinjauan manajemen yang memerlukan tindak lanjut. Pada tabel

di bawah ini terdapat beberapa rekomendasi tinjauan manajemen dan upaya tindak

lanjut yang telah dilakukan, serta kendala yang dihadapi dan rencana selanjutnya yang

akan dicapai.

Tabel 10. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen AIM Siklus 15

No.

Rekomendasi Tinjauan

Manajemen Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut yang

SUDAH dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

1. Laboratorium memiliki struktur organisasi yang legal dan menunjukkan hubungan semua fungsi yang ada

Telah dilakukan perubahan yang mencakup seluruh fungsi

- Mengembangakan kebijakan sesuai dengan struktur



dalam laboratorium tersebut

yang ada di dalam laboratorium tersebut.

organisasi dalam hal pengembangan laboratorium

2. Laboratorium memiliki kebijakan dan sasaran mutu yang terukur dan terdokumentasikan

Telah disusun sasaran mutu yang terukur

Pengumpulan data data

Mengembangkan sasaran mutu.

3. Apabila laboratorium tidak mampu menangani pekerjaan yang telah disepakati, maka akan dilakukan subkontrak ke laboratorium lain atas persetujuan customer

Telah dilakukan penyusunan MP yang telah di revisi menjadi SOP.

Penetapan standar operasional prosedur sesuai dengan kebijakan yang ada

Melakukan perbaikan SOP sesuai siklus yang akan datang

4. Laboratorium melakukan perbaikan sasaran mutu berdasarkan capaian tahun sebelumnya

Telah disusun dokumen sasaran mutu

Peningkatan capaian kinerja dan sasaran mutu

5. Laboratorium memiliki prosedur tindakan perbaikan terhadap pekerjaan yang tidak sesuai dengan mencari akar masalah dan pemantauan tindakan perbaikan

Telah didokumentasikan dalam bentuk dokumen SOP

Jenis dan merek peralatan serta perbaikan alat berbeda-beda serta biaya

Perbaikan SOP sesuai dengan kebijakan yang berlaku

6 Laboratorium memiliki instruksi cara penggunaan dan pengoperasian semua peralatan

Perbaikan IK Kolektif data Meiliki kebijakan dalam pengoprasian alat laboratorium

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Perubahan Sistem Manual Mutu merupakan kebijakan Universitas dalam hal

mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang semakin hari semakin



berkembang. Secara umum perubahan tersebut dapat mempengaruhi sistem

manajemen baik di lingkungan internal maupun eksternal.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Sistem Manual Mutu yang digunakan sebagai pedoman menjalankan proses

pendidikan, tidak ada perubahan yang nyata untuk mengadakan perubahan pada SMM

tersebut. Perubahan dan penambahan hanya pada tingkat manual prosedur yang

mengalami penyesuaian dengan keadaan yang sebenarnya. Melengkapi manual

prosedur dan pedoman verifikasi dan validasi alat ukur. Serta meningkatkan kompetensi

serta luaran dari kegiatan praktikum, penelitian dan pelayan kepada masyarakat

khususnya di Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak.



V. PENUTUP

Berdasarkan tinjauan manajemen yang telah dilakukan dan tindak lanjut terhadap

beberapa temuan yang telah dilakukan perbaikan dalam pembuatan dokumen tinjauan

manajemen, sasaran mutu, SOP dan perbaikan pada IK (instruksi kerja) serta profil

laboratorium. Perbaikan tinjauan manajemen dilakukan untuk mengetahui kekurangan

dan kendala dalam perbaikan mutu Laboratorium Nutrisi dan Makanan Ternak.

TINJAUAN MANAJEMENlabnmt.fapet.ub.ac.id/wp-content/uploads/2018/10/... · tinjauan manajemen...

Documents

Transcript of TINJAUAN MANAJEMENlabnmt.fapet.ub.ac.id/wp-content/uploads/2018/10/... · tinjauan manajemen...