LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM...

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN

LABORATORIUM MEKATRONIKA DAN ROBOTIKA

TAHUN 2018

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2018



TAHUN 2018



2018



TAHUN 2018



2018

VISILaboratorium Mekatronika dan Robotika memiliki visi kedepan sebagai pusat pendidikan

kerekayasaan mekatronika di Universitas Brawijaya khususnya dibidang robotika. Sehingga

dapat menghasilkan mahasiswa yang memiliki keahlian mekatronika dan robotika berdaya

saing global.

MISI1. Laboratorium Mekatronika dan Robotika aktif megkaji dan mengembangkan sistem

pendidikan teknologi dan kerekayasaan mekatronika, khususnya robotika.

2. Laboratorium Mekatronika dan Robotika secara aktif menyelenggarakan penelitian

dan kajian implementasi di bidang kerekayasaan mekatronika dengan selalu

mengedepankan wawasan nasional.

3. Laboratorium Mekatronika dan Robotika berperan aktif dalam mengembangkan dan

melaksanakan nilai-nilai etika moral akademik.

MOTTO“Niat, Semangat, Rela Berkorban”

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mekatronika dan Robotika Tahun 2018

Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Mekatronika dan Robotika

3. Nama Institusi : Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Goegoes Dwi Nursantoro, S.T., M.T.

5. Koordinator Penyusun : Nugroho Madiantoko, A.Md

6. Anggota Penyusun : 1) M. Aziz Muslim, ST., MT., Ph.D

2) Waru Djuriatno, ST., MT.

3) Eka Maulana, ST., MT., M.Eng

4) Meilan Sarbaini Siregar

5) Enggar Kabisafira Prawimuliasta

6) Gilang Luih Pinandita

7) Muhammad Gilang Ramadhan

8) Octaruddin Mahendra

9) Esa Ilham Akbar

10) Rizky Wahyu Nugroho

11) Nola Ribath

12) Luthfiyah Rachmawati

7. Periode : Januari s.d November Tahun 2018

Malang, November 2018

Pimpinan Unit Kerja,

Goegoes Dwi Nursantoro, S.T., M.T.NIP. 19711013 200604 1 001


ii Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................................... i

DAFTAR ISI .............................................................................................................................. ii

I. PENDAHULUAN............................................................................................................... 1

II. LINGKUP BAHASAN ....................................................................................................... 1

III. PELAKSANAAN ............................................................................................................... 2

IV. HASIL ................................................................................................................................. 2

1. Hasil Audit Internal ...................................................................................................... 2

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................................... 5

3. Umpan Balik Pelanggan............................................................................................... 5

a. Kepuasan Pelanggan dan Stakeholder .........................................................................5

b. Dengan Menggunkan e-Complain .............................................................................10

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ....................................................................................... 10

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................................ 12

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ..................................................... 14

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM....................................................................... 15

8. Saran dan Masukan untuk Perubahan SMM .............................................................. 15

V. PENUTUP ......................................................................................................................... 15


Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUANSebagai salah satu laboratorium pendidikan di Jurusan Teknik Elektro Universitas

Brawija, Laboratorium Mekatronika dan Robotika melayani mahasiswa maupun pihak luar

dalam hal praktikum, penelitian, dan pelatihan. Laboratorium Mekatronika dan Robotika

berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaik, oleh karena itu diperlukan evaluasi

berkala yang bertujuan untuk menjaga kualitas pelayanan.

Tinjauan manajemen disusun untuk meningkatkan efiisiensi dan efektifitas sistem

manajemen yang berlaku di Laboratorium Mekatronika dan Robotika. Hasil dari tinjauan

manajemen ini yang akan mejadi dasar jika ada perubahan sistem di periode yang akan

datang.

II. LINGKUP BAHASANMengacu system manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium

Mekatronika dan Robotika melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti

yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit

2. Umpan balik pelanggan

3. Kinerja proses bisnis

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.


2 Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

III. PELAKSANAANTinjauan manajemen di Laboratorium Mekatronika dan Robotika dilaksanakan pada

hari Kamis, 13 September 2018 bertempat di Laboratorium Mekatronika dan Robotika.

Secara umum, proses tinjauan manajemen Laboratorium Mekatronika dan Robotika adalah

sebagai berikut:

1. Persiapan tinjauan manajemen.

2. Pelaksanaan tinjauan manajemen.

3. Pelaporan tinjauan manajemen.

IV. HASILBerikut adalah hasil evaluasi manajemen Laboratorium Mekatronika dan Robotika pada

Tahun 2018.

1. Hasil Audit InternalAudit internal Laboratorium Mekatronika dan Robotika oleh GJM dalam rangka AIM

UKPA LAB siklus 16 tahun 2017, dilakukan pada hari rabu tanggal 27 November 2017, yang

berlangsung di Ruang Praktikum Laboratorium Komputasi dan Jaringan Jurusan Teknik

Elektro FTUB. Sebagai ketua Auditor saat itu adalah Indradi Wijatmiko,Dr.Eng., S.T.,

M.Eng.(Prac). dan Purnami, S.T., M.T. sebagai anggota auditor. Hasil temuan audit saat itu

adalah sebagai berikut :

NoKategori Temuan, StatusTemuan, Nama Auditor,

Tanggal Audit

Bidang yangdiaudit

Uraian Ketidaksesuaian danSaran

StatusAkhir

1. KTS, New, IWI PRN, 27Nov 2017

Tinjauan Manajemen TM telah disusun dengan baiknamun masih ada beberapa subbab yang belum sesuai denganacuan/template yang diberikan,sehingga ada beberapa hal yangperlu perbaikan: - Untuk babHasil AIM memverifikasi hasilAIM 2016, sebaiknyadilampirkan bukti atau buktidalam bentuk link (upload)sehingga temuan dapatdiverifikasi (tutup). Adabeberapa tindakan yang belumdapat diverifikasi, sepertitindakan web yang ditindak-lanjuti dengan bilinguan,namun pada saat link diklikbelum didapati fasilitasbilingual.

Open




Tinjauan Manajemen Belum terlihat adanya sub babtindakan koreksi dan tindakanpencegahan, pada sub bab yanglain tertulis saran dan koreksi,sebaiknya disesuaikan dengantemplate yaitu Saran danMasukan untuk perbaikanSMM (template tinjauanmanajemen)

Open


Tinjauan Manajemen Pada pembahasan hasil umpanbalik a(poin 4.3), evaluasidapat digunakan denganmemberikan poin/skor padatingkat sangat baik hinggasangat buruk sehinggamemberikan prosentase nilaikeseluruhan agar selanjutnyadapat dibahas sesuai denganKepmenpan 25 tahun 2004tentang IKM

Open


Tinjauan Manajemen Perubahan yang mempengaruhiSMM (poin 4.7) sebaiknyamenekankan pembahasanperubahan-perubahan yangterjadi pada selama periode TM(2016-2017)

Open


Tinjauan Manajemen Belum disampaikan terkaitbagaimana dan apakah TMtelah disampaikan kepadastakeholder internal yangrelavan

Open


Konversi DokumenSPMI

SOP telah dilaksanakan dengansangat baik sesuai denganacuan/template yang diberikan,beberapa hal dapat menjadiperbaikan: - Terdapat 2 lembaridentifikasi

Open



Pada flowchart belum terlihatwaktu/durasi lamanya prosespenyelesaian setiap proses

Open



Sub bab istilah dan definisidapat digunakan untukmemperjelas pihak yangterkait, seperti dosen peminjamapakah untuk SOP tersebutyang dimaksud dosenpeminjam adalah dosen teknikelektro saja, atau dosen UBatau boleh dosen secarakeseluruhan.

Open


Borang AIM Tabel hasil aim sebelumnya(2016) tidak terisi pada excelyang diberikan, namun padaTM disampaikan bahwa adabeberapa yang belum dapatdiselesaikan. Hasil audit AIM2016 tidak dapat dilaksanakan

Open



NoRencanaTindakan

Perbaikan atasTemuan

AkarPenyebab

TerjadinyaTemuan

RencanaTindakan untukMenghilangkanAkar Penyebab

Temuan

TargetWaktuSelesai

Verifikasi StatusAkhir

1. Melakukanperbaikan TMdanpenerjemahankonten websitekedalam bahasainggris

Belum begitumemahaimengenaitemplate TM,untuk kontenbilingual inidisebabkantidak adanyawaktu untukmelakukantranslate

Mencari referensiTM darilaboratoriumdijurusan lain danmengatur waktuuntuk melakukantranslate

3 Bln BelumDilaksanakan

Open

2. Membuat subbab tindakankoreksi dantindakanpencegahandalam TM

Adanyaperubahantemplate TMyang membuatsub babtersebutterlewati.

Memastikantemplate yangakan digunakansudah benar-benarfix


Open

3. Melakukanperbaikandalam halpengambilanhasil umpanbalik kemudiandilakukanpembahasan.

Form umpanbalik yangberada diwebsitelaboratoriumberulang kaliterkena virus,sehinggaharusmembuatulang

Memintaperlindungansecurity websitekepada PPTI UB


Open

4. MelakukanperbaikanpembahasanyangmempengaruhiSMM

Kurangnyadatapendukunguntukmelakukanpembahasanini

Melakukanpengambilan danpenyimpanan datayang diperlukandenagn lebih rapi.


Open

5. Melakukanpublikasiterhadap TMyang telahdibuat.

Dikarenakanwebsite seringterkena virus,sehinggapublikasihanyadisampaikanmelalui soc-med atau lisan

Memintaperlindungansecurity websitekepada PPTI UB


Open

6. Memperbaikilembaridentifikasisesuai denganformat yangtelah disepakati

Format lembaridentifikasiterutama padabagianpenanggungjawab masihbelum pastisehinggadiputuskanuntukmembuat 2

Meminta kepadaGJM untuk lebihprepare dalam halformat lembaridentifkasi padasetiap unit kerja,sehingga tidakmengambang


Open



format lembaridentifkasi

7. Melakukanperbaikanflowchartdenganmenambahkandurasi padasetiap proses

Adanyaperubahanformatflowchartyang membuatbingung dansulit untukdipahamidalammelakukankonversi

Meminta GJM utkmembuatflowchart sesuaidengan standarinternasional,sehingga mudahdipahami.


Open

8. Melakukanperbaikan padasub bab istilahdan definisidengan lebihdetail padasetiap unsur

Untuk SOPyang ada itusudah adadijurusansehingga kamihanyamengadopsi

Melakukankoordinasi denganjurusan untukmenyusun ulanSOP yang ada


Open

9. Melengkapiborang AIMsesuai denganTM

Tidak adapemberitahuanmengenaikekuranganini sehinggatidak dapatkita tindaklanjuti

Meminta GJMuntuk lebih aktifdalammemberikaninformasi terkaittemuan maupunhal-hal yangmeliputi AIM


Open

2. Hasil Audit EksternalAudit Eksternal laboratorium terakhir dilakukan ketika berlangsung proses

Akreditasi BAN PT terhadap jurusan pada tanggal 11 – 12 Mei 2015 oleh dua Auditor

Prof. Dr. Ir. Ansar Suyuti, MT. dan Prof. Dr. Eng. Ir. M. Ismail Yusuf, MT. Proses Audit

berlangsung di lantai 3 gedung Dekanat Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Sebagai

bagian dari unit kerja jurusan, Laboratorium Mekatronikai dan Robotika mendapat

kesempatan untuk di audit layanan pendidikan (pengajaran) dan penelitian meliputi hasil-

hasil penelitain dan pengabdian yang telah dilakukan anggota laboratorium. Baik yang

telah dipublikasikan dalam jurnal nasional maupun internasional. Audit dilakukan terhadap 7

standar layanan akreditasi BAN PT. Hasil dari Audit, menetapkan Jurusan Teknik Elektro

FTUB termasuk dalam kategori A.

3. Umpan Balik Pelanggana. Kepuasan Pelanggan dan Stakeholder

Umpan balik pelanggan diperoleh dari Evaluasi Kepuasan pelanggan dan

Masukan/keluhan Pelanggan yang telah direkam ditiap akhir praktikum/kegiatan

eksternal laboratorium. Secara umum hasil evaluasi kepuasan pelanggan menunjukkan nilai



cukup baik, meski belum optimal. Berbagai layanan laboratorium direspon cukup bagus

oleh mahasiswa, antara lain dengan penyelenggaraan akademisi atau praktisi. Sedangkan

tingkat keluhan mahasiswa secara teknis disebabkan oleh penyediaan sarana prasarana yang

kadang mengalami kendala dan porsi praktikum yang terkadang terkendala oleh jumlah

pertemuan terbatas dengan materi padat. Analisis tingkat kepuasan pelanggan ini dilakukan

dengan menghitung suara yang masuk melalui kuisioner tertutup yang dibagikan pada saat

Ujian Akhir Praktikum / Jilid ditiap-tiap periode. Kelebihan sistem kuisioner tertutup ini,

selain tidak membutuhkan waktu lama juga juga mudah direkap hasil kuisionernya.

Kelemahannya, tidak dapat diketahui alasan pasti dari jawaban kuisioner tanpa nama

tersebut, mengingat jenis jawaban menggunakan pilihan ganda.

Untuk umpan balik pelanggan, Laboratorium Mekatronikai dan Robotika menggunakan 2

metode, yaitu :

a. Dengan Menggunakan Survey Layanan / Indeks Kepuasan MasyarkatDari hasil pengolahan data yang dilakukan didapatkan jumlah nilai sebagai berikut :

1. Apakah anda sudah puas dengan layanan yang kami berikan?a. Sangat Puas : 64

b. Cukup Puas : 37

c. Biasa Saja : 1

d. Tidak Puas : 0

Apakah anda puas dengan layanan yangkami berikan?














metode, yaitu :



b. Cukup Puas : 37

c. Biasa Saja : 1

d. Tidak Puas : 0

Sangat Puas63%

Cukup Puas36%

Biasa Saja1% Tidak Puas

0%















metode, yaitu :



b. Cukup Puas : 37

c. Biasa Saja : 1

d. Tidak Puas : 0

Sangat Puas63%




2. Apakah anda sudah puas dengan fasilitas yang kami miliki?a. Sangat Puas : 62

b. Cukup Puas : 36

c. Biasa Saja : 4

d. Tidak Puas : 0

3. Bagaimana tanggung jawab dan kedisiplinan asisten?a. Sangat Bagus : 50

b. Bagus : 51

c. Cukup : 1

d. Kurang : 0




b. Cukup Puas : 36

c. Biasa Saja : 4

d. Tidak Puas : 0


b. Bagus : 51

c. Cukup : 1

d. Kurang : 0

Sangat Puas61%

Cukup Puas35%

Biasa Saja4% Tidak Puas

0%

Apakah anda puas denganfasilitas yang kami miliki?

Sangat Puas49%

Cukup Puas50%

Biasa Saja1%

Tidak Puas0%

Bagaimana pendapat anda dengantanggung jawab dan kedisiplinan asisten?




b. Cukup Puas : 36

c. Biasa Saja : 4

d. Tidak Puas : 0


b. Bagus : 51

c. Cukup : 1

d. Kurang : 0

Apakah anda puas denganfasilitas yang kami miliki?

Sangat Puas49%

Bagaimana pendapat anda dengantanggung jawab dan kedisiplinan asisten?



4. Bagaimana tanggung jawab laboran?a. Sangat Bagus : 45

b. Bagus : 55

c. Cukup : 2

d. Kurang : 0

5. Bagaimana tanggung jawab dosen?a. Sangat Bagus : 35

b. Bagus : 64

c. Cukup : 3

d. Kurang : 0




b. Bagus : 55

c. Cukup : 2

d. Kurang : 0


b. Bagus : 64

c. Cukup : 3

d. Kurang : 0

Sangat Bagus44%

Bagus54%

Cukup2% Kurang

0%

Bagaimana pendapat anda dengantanggung jawab laboran?

Sangat Bagus34%

Bagus63%

Cukup3% Kurang

0%

Bagaimana pendapat anda dengantanggung jawab dosen?




b. Bagus : 55

c. Cukup : 2

d. Kurang : 0


b. Bagus : 64

c. Cukup : 3

d. Kurang : 0

Bagaimana pendapat anda dengantanggung jawab laboran?

Sangat Bagus34%

Bagaimana pendapat anda dengantanggung jawab dosen?



6. Karakteristik Responden :a. Karakterisktik Jenis Kelamin Responden

Laki – Laki : 88

Perempuan : 14

b. Karakteristik Pekerjaan Responden

Mahasiswa S1 : 102

Mahasiswa S2 : 0

Mahasiswa S3 : 0

Pegawai : 0

Dosen : 0

Lainnya : 0

c. Karakteristik Penilaian Responden Untuk 5 Pertanyaan Survey

Sangat Puas / Sangat Bagus : 256

Bagus / Cukup Puas : 243

Cukup / Biasa Saja : 11

Kurang / Tidak Puas : 0



Dari hasil survey yang dilaksanakan pada Tahun 2018 menghasilkan nilai

baik dalam proses kinerja yang dilaksanakan oleh Asisten, Laboran dan Dosen

Pembimbing Praktikum. Kami menyadari bagaimanapun usaha yang kami

laksanakan untuk memberikan kepuasan kepada “pelanggan” dalam pelayanan

masih mempunyai banyak kekurangan, sebagimana pendapat responden yang masih

merasakan hal-hal kekurangan tersebut.

Untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat

tentunya harus adanya kerjasama yang baik antar personil yang ada di Laboratorium

Mekatronika dan Robotika. Selain itu perlu juga perhatian dari Jurusan Teknik

Elektro FTUB dalam hal pemenuhan kebutuhan-kebutuhan laboratorium dalam

rangka peningkatan pelayanan.

b. Dengan Menggunkan e-ComplainPrinsip SMM ISO 9001:2008 yang utama (ke-1), disebutkan bahwa prinsip

yang utama adalah fokus pada pelanggan. Salah satu tujuan SMM adalah customer

satisfaction. Sehingga penanganan terhadap keluhan sangat perlu diperhatikan,

karena keluhan muncul akibat ketidakpuasan

Berdasarkan penerimaan data sampai dengan laporan ini dibuat, ada beberapa

keluhan dari pengguna. Bentuk keluhan pengguna secara umum dijelaskan pada

tabel berikut :

No.Jenis/Aspek/

Bidang/ Layananyang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindak lanjut(atau rencana)

StatusAkhir

1. Peralatan Kadang kendalakerusakansarana prasarana

Dibuat MPEvaluasidan tindak lanjutpadasarana danprasarana

Close

2. Pengajaran/Praktikum

Jadwal Praktikum Padashift kedua / Shift Malam

Belum ada tindaklanjut

Open

4. Kinerja dan Evaluasi ProsesKinerja dan evaluasi kinerja laboratorium meliputi evaluasi capaian sasaran mutu

(indikator kinerja) dan capaian program kerja dari target capaian program kerja

laboratorium pertahunnya. Berikut skor capaian dari program kerja 2018.



No. Program Kerja Skor Capaian

A. A. Program Pengajaran

1. Penyelenggaraan Praktikum Robotika dan AplikasiMikrokontroler (D) 100 %.

2. Kelengkapan dokumen/monitoring praktikum (LaporanPraktikum, Absensi, Nilai) 100 %

B. Program Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

1. Penelitian dan Pengabdian Dosen 0 %

2. Skripsi Mahasiswa 50 %

3. Program Kreatifitas Mahasiswa 20 %

4. Penelitian Laboratorium (Pengembangan Laboratorium) 70 %

Indikator kinerja atau sasaran mutu dari penyelenggaraan bidang pengajaran,

penelitian dan pengabdian serta tata kelola perkuliahan, di tentukan dari base line tahun

sebelumnya. Masing-masing indicator kinerja atau sasaran mutu terlihat pada table

berikut.

No. Sasaran Mutu atau IndikatorKinerja Baseline Target Th.

2018CapaianTh.2018

Capaian%

1. Jumlah Praktikum Yang Dilayani 4 4 2* 50%

2. Jumlah Peserta Praktikum 120 120 60* 50%

3. Jumlah Peserta Yang LulusPraktikum 120 120 53* 44%

3. Rata-Rata Nilai Praktikum 75 75 70* 93%

4. Rata-Rata Nilai Surat Puas 75 75 70* 93%

5. Jumlah Kegiatan PenelitianMahasiswa 3 3 2 67%

6.Jumlah Karya Skripsi YangDikerjakan MenggunakanLaboratorium

2 2 1 50%

8. IKM Layanan Praktikum Puas Puas SangatPuas 100%

*: Belum hasil akhir, masih tersisa 2 praktikum yang sedang/belum berjalan

Sasaran mutu atau indikator kinerja yang tidak tercapai disebabkan adanya

pengembangan SDM anggota laboratorium yang belum semuanya aktif meneliti.



5. Tindakan Koreksi dan Tindakan PencegahanDaftar tindakan koreksi diperoleh dari keluhan, evaluasi kepuasan, temuan

audit,evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu. Dari daftar yang sudah dibuat, maka

bisa ditetapkan rencana atau tindakan yang sudah dilakukan. Dapat ditetapkan pula

status dari tindakan koreksi tersebut. Yang tidak kalah penting dari penetapan status

tersebut adalah merumuskan tindakan pencegahan agar masalah tersebut tidak terjadi lagi di

masa mendatang. Daftar tindakan dapat dibuat dalam bentuk tabel berikut

No. Masukan TindakanPerbaikan

Status(Open/C

losed)Tindakan

Pencegahan

A. Keluhan

1. Peralatan sering bermasalahketika digunakan praktikum

Perlu dilakukanpengecekan alatsecara berkala

Closed Melakukanpengecekan alatpraktikum setiapawal periodepraktikum.

2. Jadwal Shift 2 pada malamhari

Koordinasi denganjurusan

Open Belum ada

B. Evaluasi Kepuasan

1. Tidak Ada

C. Temuan Audit(termasuk yang eksternal)

1. TM telah disusun dengan baiknamun masih ada beberapa subbab yang belum sesuai denganacuan/template yang diberikan,sehingga ada beberapa hal yangperlu perbaikan: - Untuk babHasil AIM memverifikasi hasilAIM 2016, sebaiknya dilampirkanbukti atau bukti dalam bentuk link(upload) sehingga temuan dapatdiverifikasi (tutup). Ada beberapatindakan yang belum dapatdiverifikasi, seperti tindakan webyang ditindak-lanjuti denganbilinguan, namun pada saat linkdiklik belum didapati fasilitasbilingual.

Melakukan perbaikanTM dan penerjemahankonten websitekedalam bahasainggris

Open Mencari referensiTM darilaboratoriumdijurusan lain danmengatur waktuuntuk melakukantranslate

2. Belum terlihat adanya sub babtindakan koreksi dan tindakanpencegahan, pada sub bab yang

Membuat sub babtindakan koreksi dantindakan pencegahan

Closed Memastikantemplate yang akandigunakan sudah



lain tertulis saran dan koreksi,sebaiknya disesuaikan dengantemplate yaitu Saran dan Masukanuntuk perbaikan SMM (templatetinjauan manajemen)

dalam TM benar-benar fix

3. Pada pembahasan hasil umpanbalik a(poin 4.3), evaluasi dapatdigunakan dengan memberikanpoin/skor pada tingkat sangat baikhingga sangat buruk sehinggamemberikan prosentase nilaikeseluruhan agar selanjutnyadapat dibahas sesuai denganKepmenpan 25 tahun 2004tentang IKM

Melakukan perbaikandalam halpengambilan hasilumpan balik kemudiandilakukanpembahasan.

Closed Memintaperlindungansecurity websitekepada PPTI UB

4. Perubahan yang mempengaruhiSMM (poin 4.7) sebaiknyamenekankan pembahasanperubahan-perubahan yang terjadipada selama periode TM (2016-2017)

Melakukan perbaikanpembahasan yangmempengaruhi SMM

Closed Melakukanpengambilan danpenyimpanan datayang diperlukandenagn lebih rapi.

5. Belum disampaikan terkaitbagaimana dan apakah TM telahdisampaikan kepada stakeholderinternal yang relavan

Melakukan publikasiterhadap TM yangtelah dibuat.

Closed Memintaperlindungansecurity websitekepada PPTI UB

6. SOP telah dilaksanakan dengansangat baik sesuai denganacuan/template yang diberikan,beberapa hal dapat menjadiperbaikan: - Terdapat 2 lembaridentifikasi

Memperbaiki lembaridentifikasi sesuaidengan format yangtelah disepakati

Closed Meminta kepadaGJM untuk lebihprepare dalam halformat lembaridentifkasi padasetiap unit kerja,sehingga tidakmengambang

7. Pada flowchart belum terlihatwaktu/durasi lamanya prosespenyelesaian setiap proses

Melakukan perbaikanflowchart denganmenambahkan durasipada setiap proses

Closed Meminta GJM utkmembuat flowchartsesuai denganstandarinternasional,sehingga mudahdipahami.

8. Sub bab istilah dan definisi dapatdigunakan untuk memperjelaspihak yang terkait, seperti dosenpeminjam apakah untuk SOP

Melakukan perbaikanpada sub bab istilahdan definisi denganlebih detail pada

Closed Melakukankoordinasi denganjurusan untukmenyusun ulan SOP



tersebut yang dimaksud dosenpeminjam adalah dosen teknikelektro saja, atau dosen UB atauboleh dosen secara keseluruhan.

setiap unsur yang ada

9. Tabel hasil aim sebelumnya(2016) tidak terisi pada excelyang diberikan, namun pada TMdisampaikan bahwa ada beberapayang belum dapat diselesaikan.Hasil audit AIM 2016 tidak dapatdilaksanakan

Melengkapi borangAIM sesuai denganTM

Closed Meminta GJM untuklebih aktif dalammemberikaninformasi terkaittemuan maupun hal-hal yang meliputiAIM

D. Evaluasi Program Kerja

1. Julmah peserta mata kuliahyang banyak dibanding dengansarana dan prasarana yangtersedia

Penggunaan saranayang bergantian

Closed Membatasi kuotapeserta untuk tiapsemester

2. Program riset Laboratorium Mengatur timelineLaboratorium

Closed Koordinasi setiapsemester

E. Evaluasi Sasaran Mutu

1. Tidak Ada

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

No.Rekomendasi

Tinjauan ManajemenSebelumnya

AspekTindak Lanjutyang SUDAH

dilakukanKendala yang

dihadapiRencana

selanjutnya

1. Evaluasi kinerja dankesesuaian hasil

Prosedur Seluruhkomponenlaboratoriumtelah melakukanevaluasi padaselurush aspek,baik itu kinerja,program kerja,maupun saranayang ada

Terkendalanyawaktu untukmelakukanriset, saranayang sudahmulai harusdiupdate dankinerja yangharusdipertahankan

Pendataanulang sarpras,mengaturulang timelinelaboratorium,peningkatanmutupelayanan



7. Perubahan yang Mempengaruhi SMMPerubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen dibagi menjadi dua, yaitu

lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Pengaruh dari lingkungan eksternal meliputi

adanya kritik dan saran untuk kemajuan Laboratorium Mekatronika dan Robotika yang

kemudian dapat menciptakan perubahan ke arah yang lebih baik. Pengaruh dari lingkungan

internal seperti adanya evaluasi internal yang dapat menjadikan kinerja SDM di dalam

Laboratorium Mekatronikai dan Robotika menjadi lebih baik.

8. Saran dan Masukan untuk Perubahan SMMSaran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders internal berupa evaluasi

internal laboratorium yang dilakukan secara berkala. Saran dan masukan ini diharapkan dapat

meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi. Sedangkan yang diperoleh dari

stakeholders eksternal melalui adanya keluhan dan masukan dalam forum dialog, berupa

peningkatan layanan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan masukan internal

dan eksternal diharapkan dapat memberikan kritik dan saran yang membangun untuk

meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi Laboratorium Mekatronika dan

Robotika.

V. PENUTUPUntuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat tentunya harus adanya

kerjasama yang baik antar personil yang ada di Laboratorium Mekatronika dan Robotika.

Selain itu perlu juga perhatian dari Jurusan Teknik Elektro FTUB dalam hal pemenuhan

kebutuhan-kebutuhan laboratorium dalam rangka peningkatan pelayanan.

Kami menyadari bagaimanapun usaha yang kami laksanakan untuk memberikan

kepuasan kepada “pelanggan” dalam pelayanan masih mempunyai banyak kekurangan,

sebagimana pendapat responden yang masih merasakan hal-hal kekurangan tersebut.

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM...

Documents

Transcript of LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM...