TINJAUAN MANAJEMEN -...

TINJAUAN MANAJEMEN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2017

Visi

Menjadi fakultas unggul berstandar internasional dan berjiwa entrepreneur di

bidang sosial dan politik yang mampu berperan aktif dalam pembangunan

bangsa melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat.

Misi

Dalam upaya mewujudkan visi tersebut FISIP UB memiliki Misi sebagai berikut.

1. Mewujudkan fakultas sebagai lembaga pendidikan yang bermutu dan

bereputasi;

2. Melaksanakan sistem pendidikan tinggi yang sehat dan relevan dengan

dunia kerja, perubahan sosial, dan perkembangan global;

3. Melaksanakan sistem perkuliahan di bidang Sosiologi, Ilmu Komunikasi,

Psikologi, Hubungan Internasional, Ilmu Politik, dan Ilmu Pemerintahan

yang adaptif dan sensitif terhadap perkembangan ilmu dan teknologi;

4. Melaksanakan kegiatan penelitian ilmiah sesuai dengan perkembangan

fenomena sosial politik yang mampu berkontribusi secara nyata kepada

peningkatan daya saing bangsa;

5. Memanfaatkan ilmu pengetahuan melalui pengabdian masyarakat dalam

proses pembangunan nasional;

6. Mewujudkan keunggulan lulusan yang beriman, bertakwa, kompeten,

cerdas, terampil, berjiwa entrepreneur dan mampu bersaing dalam

bidang ilmu sosial dan politik di lingkup nasional dan internasional.

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Universitas Brawijaya

i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politk

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak

5. Koordinator Penyusun : Siti Kholifah, Phd

6. Anggota Penyusun : 1) Anang Sujoko, S.Sos,MSi, D.Comm 2) Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, MSi 3) Ni Komang Desy Setiawati AP, SIP, MSi 4) Juwita Hayyuning, S.IP, M.IP 5) Titi Fitrianita, S.Sos, MA 6) Sutan Rachman, SE 7) Nanik Puji Rahayu, SE 8) Dwi Setyo Handoko, SP 9) Anggiana Catur, S.Sos

7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2017

Malang, 10 November 2017

Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak

NIP. 196908141994021001


ii Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................... i

I. PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 4

III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 4

IV. HASIL ............................................................................................................ 5

1. Hasil Audit Internal ................................................................................... 6

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 7

3. Umpan Balik Pelanggan ........................................................................... 10

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 12

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 15

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 16

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 17

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 18

V. PENUTUP ..................................................................................................... 18



iii



1

I. PENDAHULUAN

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya didirkan pada

tanggal 8 April 2009 berdasarkan Sk Dirjen Dikti Nomer 536/D/T/2008 tentang

Penetapan Fakultas Ilmu Sosial yang Bersifat Mandiri. Berikutnya SK tersebut

ditindaklanjuti oleh Rektor melalui SK Rektor tertanggal 8 April 2008 dengan

nomor 090/SK/2008 tentang Pendirian Fakultas Ilmu Sosial Universitas

Brawijaya dengan dua (2) jurusan dan empat (4) program studi. Tanggal 8

April inilah yang ditetapkan setiap tahunnya sebagai hari kelahiran FISIP.

Selanjutnya pada tahun 2010, dibuka dua program stu baru yaitu Program

Studi Ilmu Politik dan Ilmu Pemerintahan, dan program Pasca Sarjana pada

tahun 2011.

Sebagai lembaga pendidikan, FISIP UB menyusun Visi, Misi dan Tujuan

dengan melibatkan Pimpinan Fakultas, Pimpinan Jurusan dan Program Studi,

Tenaga Pendidikan dan Perwakilan Mahasiswa dengan menggunakan

mekanisme Rapat Kerja Pimpinan Fakultas/Jurusan/Program Studi yang

menghasilkan konsep Visi, Misi dan Tujuan FISIP UB. Konsep tertulis tersebut

kemudian disosialisasikan kepada para stakeholder di FISIP UB untuk

mendapatkan umpan balik. Setelah mendapat persetujuan dalam forum Rapat

Kerja Fakultas, konsep Visi, Misi, dan Tujuan FISIP UB disampaikan dalam rapat

Senat Fakultas untuk disahkan menjadi dokumen fakultas.

Komitmen FISIP untuk melaksanakan evaluasi secara berkelanjutan

diejawantahkan melalui i sistem penjaminan mutu. Sistem Penjaminan Mutu di

Fakultas dibangun berdasarkan kebijakan penjaminan mutu ditingkat

Universitas. Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB membangun sistem penjaminan

mutu pada tahun 2006-2009 yang disebut dengan Sistem Penjaminan Mutu

Akademik (SPMA). System ini standar mutunya berdasarkan penggabungan

system Program Hibah Kompetisi (PHK) dan dari Dikti. Mulai tahun 2010 sampai

sekarang system penjaminan mutu UB disebut Sistem Penjaminan Mutu

Internal (SPMI). Sistem ini menggabungkan model system Manajemen Mutu

ISO 9001:2008, Dikti, PHK dan BAN-PT, dengan tujuan agar system ini bisa


2 Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017

secara fleksibel diimplementasikan dalam berbagai keperluan, sehingga system

ini efisien dan efektif. Dapat digunakan dalam penjaminan mutu internal

maupun eksternal (sertifikasi ISO dan akreditasi nasional maupun internasional)

Sejalan Guna mewujudkan sistem manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politikyang akuntabel sebagai salah satu prinsip Good Governance, dan

mengingat ketentuan mengenai prinsip pertanggung-jawaban Dekan atas

penyelenggaraan institusi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik telah

membentuk sistem monitoring dan evaluasi. Tujuan tim ini adalah untuk

membantu pimpinan dalam memonitor dan mengevaluasi apakah program yang

dijalankan telah sesuai dengan yang direncanakan dan hasil yang dicapai telah

sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan serta memberi

masukan untuk mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi dalam

pelaksanaan program-program yang direncanakan.Untuk memenuhi tuntutan

paradigma baru pengelolaan perguruan tinggi yang mengutamakan

perbaikan mutu secara berkelanjutan.

Sistem penjamian mutu dikatakan berjalan dengan baik jika telah

dilaksanakannya proses audit. SPMI UB telah melakukan audit system dan audit

kepatuhan. Pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2009 sistem audit di UB

disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA). Pada tahun 2010 sampai

sekarang menjadi Audit Internal Mutu (AIM). Sistem Penjaminan mutu dan

sistem audit dilingkup FISIP merupakan bagian dari proses audit dan

penjaminan mutu Universitas Brawijaya.

Dengan demikian UB telah melakukan audit sebanyak 15 siklus

penjaminan mutu internal terhadap Fakultas dan Jurusan/program studi.

Dampak dari implementasi SPMI adalah diperolehnya sertifikasi ISO 9001:2008

di Unit PJM, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat dan Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan pada tahun 2010. Pada tahun 2011 sertifikasi

ISO 9001:2008 dilakukan di Universitas melingkupi unit kerja di UB. Sistem

Penjaminan Mutu UB dapat diunduh di laman pjm.ub.ac.id dan di Fakultas di

laman fisip.ub.ac.id.



3

Penjaminan mutu akademik internal tingkat fakultas, jurusan, program

studi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin: a. Kepatuhan

terhadap standar akademik, kebijakan akademik, peraturan akademik serta

manual mutu akademik di bidang pendidikan; b. Kepastian bahwa lulusan

memiliki kompetensi sesuai dengan kompetensi lulusan yang ditetapkan di

setiap program studi; c. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki

pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi; d. Relevansi

program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan

stakeholders lainnya.

Pelaksana penjaminan mutu di lingkup FISIP dilaksanakan oleh Gugus

Jaminan Mutu (GJM) dan dilingkup Program Studi dinamakan Unit Jaminan

Mutu (UJM). GJM mempunyai tugas dan fungsi untuk memonitor dan

meningkatkan mutu akademik/ pendidikan FISIP UB secara berkelanjutan

dalam rangka mencapai visi dan misi yang ditetapkan serta memenuhi

kebutuhan stakeholder (kebutuhan masyarakat, kebutuhan dunia kerja

dan kebutuhan profesional) melalui penyelenggaraan Tridharma

Perguruan Tinggi. Melalui kegiatan yang berkelanjutan dalam menyusun

dokumen-dokumen (Manual Prosedur, Mutu Akademik, dan lain-lain) sebagai

fondasi yang diharapkan akan menjadi bagian sistem dan mekanisme kerja

(kelembagaan) di FISIP UB sebagai penunjang bagi implementasi melalui

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang berpayung pada Universitas

Brawijaya.

Proses evaluasi kinerja lembaga fakultas secara periodik dilakukan oleh

Dekanat dan Senat Fakultas. Sedangkan evaluasi kegiatan akademik

dilaksanakan oleh Dekanat dan Gugus Jaminan Mutu (GJM) di tingkat fakultas,

serta oleh Pimpinan Jurusan/PS dan Unit Jaminan Mutu (UJM) di tingkat

jurusan/PS. Anggota GJM dan UJM selain berasal dari unsur dosen juga berasal

dari unsur mahasiswa. Selain itu, mulai tahun 2008 secara berkala Pusat

Jaminan Mutu (PJM) atas permintaan Rektor juga mengadakan audit internal

mutu akademik untuk mengevaluasi kinerja akademik jurusan/PS dan fakultas.

Dalam melaksanakan proses penjaminan mutu Fakultas, GJM dan UJM

telah membuat acuan standar mutu fakultas antara lain dokumen Standar



Akademik Fakultas, Kebijakan Akademik, Peraturan Akademik, Manual Mutu,

Manual Prosedur (MP Pendidikan dan Pengajaran, MP Penelitian dan

Pengabdian Masyarakat, MP dan SOP untuk masing-masing unit kerja, ) serta

Evaluasi Kinerja (evaluasi proses belajar mengajar, evaluasi DP3, evaluasi

EWMP). Dalam rangka melakukan peningkatan standar mutu, GJM dan UJM di

lingkup FISIP melaksanakan evaluasi standar mutu secara rutin, 2x dalam 1

tahun yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu Universitas. Dokumen

yang mendukung dan menunjang peningkatan standar mutu Fakultas telah

dibuat dan disosialisasikan kepada civitas akademika melalui rapat sosialisasi,

pemasangan banner, publikasi melalui laman www.fisip.ub.ac.id

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka FISIP

melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang

dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit

2. Umpan balik pelanggan

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program

kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal)

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan tinjauan manajemen di FISIP dilakukan bersamaan dengan

Rapat Pimpinan Fakultas yang dilaksanakan setiap akhir tahun. Dimana tinjauan

manajemen biasanya dilakukan ketika pimpinan dari masing-masing unit kerja

memaparkan capaian kinerja unit kerja dalam satu tahun yang kemudian

http://www.fisip.ub.ac.id/



5

dilanjutkan dengan mekanisme evaluasi melalui pemberian masukan atas

capaian masing-masing unit kerja.

Peserta dari Rapat Pimpinan FISIP ini adalah seluruh pimpinan unit kerja

di lingkup Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang meliputi : Dekan, Wakil

Dekan Bidang Akademik, Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan, Wakil

Dekan Bidang Kemahasiswaan, Kepala Tata Usaha, Kasubag Umum dan

Keuangan, Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan, Ketua Jurusan, Ketua

Program Studi, Ketua Gugus Jaminan Mutu, Ketua Unit Jaminan Mutu, serta

Ketua Laboratorium-laboratorium di FISIP. (Notulensi terlampir) Berikut adalah

dokumentasi pelaksanaan tinjauan manajemen dan rapat kerja akhir tahun

FISIP UB :

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun

2017 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen

(lihat Bab II).



1. Hasil Audit Internal

Mekanisme audit internal di level universitas dikelola oleh Pusat

Jaminan Mutu (PJM) melalui AIM UKPA (Audit Internal Mutu Unit Kerja

Pelaksana Akademik) yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun. Hingga

tahun ini AIM UKPA telah dilaksanakan hingga siklus ke 16. Sejak tahun

2016, PJM telah mendelegasikan pengelolaan AIM UKPA kepada Gugus

Jaminan Mutu (GJM) masing-masing fakultas dengan melibatkan auditor

internal di fakultas yang bersangkutan. Hasil audit baik di level program

studi, jurusan maupun fakultas kemudian digunakan sebagai mekanisme

evaluasi kinerja dan umpan balik bagi masing-masing unit kerja.

Audit Internal yang dilakukan di FISIP dilaksanakan melalui

mekanisme AIM UKPA Siklus 15 pada 25 November 2016 di Ruang Sidang

Dekanat Lantai 6 FISIP UB. FISIP diaudit oleh Prof. Dr. Hartutik, MP dan

Prof. Dr. Sanggar Kanto, MS dari Pusat Jaminan Mutu. Ruang lingkup

auditnya meliputi implementasi Standar Mutu Universitas Brawijaya,

Tinjauan Manajemen, Website dan Klarifikasi hasil AIM UKPA tahun

sebelumnya. Terdapat beberapa temuan dalam audit tersebut diantaranya

adalah :

Perlunya FISIP mendorong peningkatan jumlah dosen yang memiliki

kepangkatan fungsional dan percepatan guru besar.

Masih terbatasnya jumlah dosen yang mengakses dana hibah baik

penelitian maupun pengabdian masyarakat

FISIP UB telah memiliki pedoman dalam perekaman data dan

informasi akan tetapi masih belum secara mudah dapat dilacak dan

digunakan secara efektif.

Persentase publikasi artikel ilmiah dosen pada jurnal internasional

bereputasi adalah masih kurang dari 25% per tahun.

Persentase publikasi buku dosen yang diterbitkan oleh penerbit

masih kurang dari 25% per tahun.

Persentase dosen yang berperan sebagai invited speaker pada

pertemuan ilmiah internasional masih kurang 10% per tahun



7

2. Hasil Audit Eksternal

Audit eksternal di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dilakukan oleh

BAN PT dala rangka akreditasi program studi. Selama kurun waktu 1 tahun

terakhir FISIP telah mendamping 3 (tiga) program studi yang melaksanakan

akreditasi yaitu, Prodi Ilmu Politik, Prodi Hubungan Internasional dan Prodi

Psikologi

a. Akreditasi Prodi Ilmu Politik

Audit eksternal Prodi Ilmu Politik dilaksanakan pada tanggal 10-11 Juni

2016 dengan dipimpin oleh Ketua Program Studi Ilmu Politik Dr Hilmy

Mochtar dan Sekretaris Prodi Ilmu Politik Maratul Mahmudah, S.IP, MIP.

Asesor dari BAN PT dipimpin oleh Prof. Dr Maswadi Rauf, MA dan Dr.

Dudi Heriyadi dengan temuan sebagai berikut :

Kurangnya dosen yang memiliki kepangkatan fungsional

Prestasi dosen dalam meraih hibah penelitian maupun pengabdian

masyarakat belum proporsional

Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Ilmu Politik FISIP

UB :



b. Akreditasi Prodi Hubungan Internasional

Audit eksternal Prodi Hubungan Internasional dilaksanakan pada 3

Desember 2016 dengan asesor Dr. Adi Suryadi, MA dan Dr. Drs. Edi

Santosi, SU. Sementara Prodi HI dipimpin langsung oleh Ketua Program

Studi Dian Mutmainah, MA dan Sekretaris Program Studi Yusli Effendi,

MA. Hasil visitasi tersebut adalah akreditasi Prodi HI nilainya B. Adapun

dalam visitasi tersebut terdapat beberapa temuan diantaranya :

Adanya rasio dosen mahasiswa yang cukup tinggi

Kurangnya dosen yang memiliki kepangkatan fungsional

Kurangnya dosen yang berpendidikan Doktor (S3)

Prestasi mahasiswa di kancah internasional cukup banyak namun

terbatas pada Model United Nations (MUN) perlu ditingkatkan

prestasi mahasiswa yang mengikuti kompetisi yang berbasis pada

penalaran dan karya ilmiah.

Perlu mempertimbangkan untuk mengadakan mata kuliah yang

benar-benar diturunkan dari visi dan misi program studi.



9

Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Hubungan

Internasional FISIP UB :

c. Akreditasi Prodi Psikologi

Audit eksternal Prodi Psikologi dilakukan pada tanggal 3 Maret 2017

dengan dipimpin langsung oleh Ketua Program Studi Psikologi Ilhamuddin, MSi

dan Sekretaris Program Studi Psikologi Nur Hasanah, MSi. Bertindak sebagai

asesor dari BAN PT Dr. Maria Goretti Adiyanti, MS dan Dr. Nanik Prihartanti,

MSi. Dari hasil akreditasi diperoleh peningkatan nilai akreditasi Prodi Psikologi

dari yang awalnya C meningkat menjadi B yang ditetapkan melalui SK

Akreditasi 1020/SK/BAN-PT/Akred/S/III/2017. Terdapat beberapa temuan

dalam visitasi ini diantaranya adalah :

Jumlah dosen yang memiliki kepangkatan fungsional masih rendah

Prestasi dosen dalam meraih hibah penelitian maupun pengabdian

masyarakat belum proporsional

Masa studi mahasiswa belum optimal

Prestasi mahasiswa dalam kancah internasional belum

berkesinambungan.



Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Psikologi FISIP UB

3. Umpan Balik Pelanggan

Secara berkala FISIP telah berupaya untuk mengumpulkan umpan balik

dari pelanggan/pengguna jasa sebagai salah satu sarana untuk

mengevaluasi dan memperbaiki kinerja institusi. Mekanisme umpan balik ini

didapat melalui IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat). Berikut beberapa hal

yang dapat diidentifikasi dari Survey IKM FISIP :

Dari hasil kuisioner yang diberikan kepada pelanggan (pengguna)

pelayanan FISIP UB tahun 2016 sebagian besar merasa puas terhadap apa

yang telah diberikan oleh FISIP baik dari segi SDM, Sarana dan

prasarananya. Akan tetapi masih ada harapan, kritik dan saran dari para

pengguna untuk peningkatan pelayanan yang diberikan. Diantaranya

sebagai berikut :

a. Bagian Akademik dan Kemahasiswaan



11

Pengurusan Skripsi dan Administrasi yang masih rumit

Karyawan akademik lebih ramah lagi.

Penambahan kuota kelas untuk KRS

Bagian akademik selalu standby

Penjaga perpus FISIP walaupun lagi masa UTS/UAS

diharapkan tetap buka

Permudah dalam pelayanan pembebasan beasiswa bidik misi

mahasiswa akhir

Jika ada informasi penting seperti jadwal kompre, plotingan

dosen pembimbing harap diberitahukan kepada mahasiswa

dari jauh-jauh hari sehingga mahasiswa dapat melakukan

persiapan.

Pelayanan publik harus berorientasi pada layanan

kemahasiswaan serta realisasi yang cepat atas kritik dan saran

yang telah masuk

Jam istirahat dan jam kembali bekerja sesuai waktu yang

ditentukan terutama pada petugas perpustakaan

b. Bagian Umum dan Perlengkapan

Sebaiknya Kualitas Pelayanan harus lebih baik, dan Birokrasi

harus lebih mudah dan tidak ribet, papan tulis, spidol, white

board dan Stop Kontak lebih diperbanyak disetiap meja , wifi

yang masih lemah

Fasilitas pembelajaran seperti papan, spidol harap diperbaruhi,

pengadaan komputer di setiap kelas untuk mempermudah

pembelajaran di kelas, wifi masih sangat lambat.

Sarana dan prasarana diperbaiki, toilet, WIFI, ruang kelas, AC.

Pelayanan administrasi pelayanan prima

Untuk prosedur pelayanan diharapkan lebih mudah dan

paperless sehingga meringankan mahasiswa dan karyawan

juga petugas

Semoga FISIP lebih canggih lagi karena udah banyak teknologi

digital jadi segala sesuatu yang berbentuk kertas maupun

birokrasi dikurangi, terutama soal persyaratan

c. Bagian Teknologi Informasi dan Komputer

Wifi kadang-kadang agak lemah

Peningkatan layanan on line

Harapannya dari segi layanan pengembangan perbaikan

jaringan internetnya

d. Dosen dan Karyawan (SDM)



Pelayanan disusaikan dengan mekanisme yang ada, karyawan

dan dosen mentaati dan menjalankan ketentuan dan aturan

yang sudah ada

Mempercepat / Memudahkan proses mahasiswa untuk lulus

tepat dengan penyesuaian terhadap kemampuan mahasiawa.

Mahasiswa butuh dosen sebagai tempat belajar dan bertukar

pendapat, tanpa ada lagi kekakuan (namun tetap ada tata

krama yang diterapkan)

SDM yang memberi pelayanan agar lebih ramah lagi

FISIP lebih meningkatkan kinerja pada SDMnya

Pelayanan mahasiswa benar-benar dipisahkan antara

emosional pribadi dengan tugas Pendidik profesional

(diperuntukan bagi dosen dan karyawan)

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Salah satu mekanisme yang digunakan untuk mengukur capaian kinerja

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik adalah dengan melihat indikator hasil

kinerja. Berikut adalah rekap hasil kinerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

hingga Triwulan IV :

Tabel 4.1. Hasil Kinerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik hingga Triwulan IV

No Indikator Kinerja Target

Fakultas

Triwulan IV

Tahun 2017

Capaian Akhir

Tahun 2017

Ketersediaan

Dokumen

Pendukung

1 Jumlah Dosen

Berkualifikasi S3

20 21 ADA

2 Jumlah Dosen Bergelar

Guru Besar

3 3 ADA

3 Jumlah Dosen Asing

1 1 ADA

4 Jumlah Dosen Terlibat

dalam Joint Supervision 1 2 ADA



13

dengan Institusi Luar

Negeri

5 Jumlah Dosen dan Tendik

yang Meningkat

Kompetensinya

10 42 ADA

6 Jumlah Mahasiswa Asing

3 0 TIDAK ADA

7 Jumlah Student Exchange

Inbound

5 9 ADA

8 Jumlah Student Exchange

Outbound

4 1 TIDAK ADA

9 Jumlah Kelas dengan

Fasilitas Teknologi

Pembelajaran Maju

3 0 TIDAK ADA

10 Jumlah Prodi Terakreditasi

Internasional

0 0 TIDAK ADA

11 Peringkat Institusi di Level

Internasional

12 Persentase Jumlah Prodi

Terakreditasi Unggul

13 Jumlah

Penghargaan/Akreditasi

dan Sertifikasi Institusi

14 Jumlah Kerjasama

Nasional, Lembaga

Pemerintah/Swasta,

7 14 ADA



Dunia Usaha/Pendidikan

15 Jumlah Kerjasama

Internasional

5 9 ADA

16 Jumlah Mahasiswa yang

Berwirausaha

20 72 ADA

17 Persentase Jumlah

Lulusan Bersertifikat

Kompetensi

90% 100 ADA

18 Persentase Lulusan yang

Langsung Bekerja

10% 9.72% ADA

19 Jumlah Mahasiswa Peraih

Juara I Kompetisi Tingkat

Internasional

1 11 ADA

20 Jumlah Publikasi

Internasional

10 5 ADA

21 Jumlah HKI yang

Didaftarkan

1 5 ADA

22 Jumlah Komersialisasi

Produk Inovasi, Penelitian

dan Paten

0 0 TIDAK ADA

23 Rasio Pendapatan PNBP

24 Rasio Afirmasi

10% 96 TIDAK ADA



15

25 Prestasi Mahasiswa

5 23 ADA

26 Waktu tunggu rata-rata

4.5 10 ADA

27 Produktifitas Publikasi

Internasional

10 5 ADA

28 Pengabdian Masyarakat

10 57 ADA

29 Produktifitas Hak

Kekayaan Intelektual

1 0 TIDAK ADA

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

FISIP selalu melakukan tindakan pencegahan dan perbaikan dari

setiap ketidaksesuaian kinerja dan masukan dari pelanggan yang mengacu

pada SOP Tindakan Korektif dan Preventif. Namun harus selalu dilakukan

evaluasi secara berkala. Salah satu mekanisme untuk memetakannya

adalah dengan melihat hasil e-complaint sehingga unit kerja terkait dapat

memetakan tindakan koreksi dan pencegahan yang seringkali muncul

dalam e-complaint. Berikut adalah rekapitulasi hasil e-complaint FISIP :

Hasil ecomplaint pengguna layanan FISIP 2017

1. Lamanya Proses penerbitan SK Yudisium dikarenakan birokrasi. Terjadi

pergantian pejabat namun administrasi belum tuntas sehingga

menyebabkan terhambatnya proses yudisium mahasiswa.

2. Penggunaan sarana dan prasarana yang kurang maksimal. Untuk ruang

kelas yang sudah ada AC tidak perlu menggunakan 2 kipas angin. Selain itu

penggunaan AC yang sudah terpasang menjadi tidak maksimal dikarenakan

hanya kipas angina yang dinyalakan.

3. Diharapkan ada perhatian khusus bagi mahasiswa lama yang kuliah

melebihi waktu 4 tahun agar cepat lulus



4. Petugas administrasi di akademik sudah sangat maksimal memberikan

layanannya namun kurang ramah. Terutama petugas akademik untuk Ilmu

komunikasi.

5. Tenaga administrasi bekerja kurang professional, ada yang tertidur saat

jam kerja, saat pelayanan sambil menggunakan handphone dan bermain

game. Tidak mengedepankan pelayanan kepada mahasiswa.

6. Dosen pembimbing yang sulit dihubungi dan sulit ditemui. Manajemen

ploting dosen pembimbing yang tidak disesuaikan dengan kondisi dosen &

mahasiswa.

7. Jadwal Wisuda yang tidak pasti.

8. Dosen Pembimbing yang tidak konsisten dalam membimbing sehingga

menyebabkan mahasiswa mengulang pengajuan judul & proses bimbingan

dari awal.

Hasil e-complaint ini diidentifikasi oleh Tim Perencanaan Sistem

Informasi, Kehumasan dan Kerjasama (PSIK) FISIP dan kemudian

didistribusikan ke masing-masing unit kerja yang dituju oleh keluhan

tersebut. Sebagian besar keluhan adalah berupa pelayanan akademik dan

kemahasiswaan serta sarana dan prasarana perkuliahan. Bentuk tidak

lanjut dari penanganan keluhan ini adalah melalui himbauan langsung oleh

pimpinan unit kerja terkait. Mekanisme tindakan koreksi dan tindakan

pencegahan termuat dalam SOP Tindakan Koreksi dan Pencegahan FISIP

UB.

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Beberapa catatan dari Tinjauan Manajemen sebelumnya adalah FISIP

sudah melaksanakan poin-poin yang dilaporkan ke dalam tinjauan manajemen

namun diperlukan ketertiban dalam pelaporan kegiatannya. Kedua, laporan

tinjauan manajemen belum dibuat sesuai template dari PJM.

No.

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut

yang SUDAH

dilakukan

Kendala

yang

dihadapi

Rencana selanjutnya



17

1. Perlunya tertib dokumen agar setiap pelaksanaan yang dilakukan di FISIP dapat terdokumentasikan dengan baik

Penataan sistem dokumentasi

Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan di ruang lingkup fakultas

Belum adanya sistem dokumentasi

FISIP sedang berupaya untuk mengembangkan sistem dokumentasi yang integratif dan kompatibel dengan semua jenis audit.

2.

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

a. Terdapat perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) yang

disahkan pada bulan Maret 2017 dimana terdapat beberapa

perubahan status program studi menjadi jurusan yaitu Prodi Psikologi

menjadi Jurusan Psikologi. Kemudian terdapat 3 program studi yaitu :

ilmu politik, ilmu pemerintahan dan hubungan internasional yang

kemudian bergabung menjadi jurusan PPHI (Politik, Pemerintahan

dan Hubungan Internasional).

b. Adanya perubahan manajemen kelembagaan yang tadinya berada di

level prodi yang kemudian beralih ke level jurusan.

c. Terdapat perubahan struktur laboratorium dimana kini laboratorium-

laboratorium prodi dan jurusan tidak lagi berada di bawah

wewenang prodi/jurusan namun dibawah Lab Terpadu FISIP.

d. Adanya perubahan struktur UKPPA dimana Kepala tata Usaha kini

membawahi dua Sub bagian yaitu : (1) Sub bagian Umum dan

Keuangan; (2) Sub bagian Akademik dan Kemahasiswaan.

e. Perubahan Sistem Penjaminan Mutu Internal dimana terdapat

beberapa penyesuaian standar mutu yang ditetapkan di level

uiversitas.



f. Selain itu dari sisi eksternal terdapat perubahan mekanisme

pengajuan akreditasi melalui SAPTO (Sistem Akreditasi Perguruan

Tinggi Online).

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Berikut adalah beberapa masukan dan saran untuk perbaikan

SMM ke depannya :

a. Perlunya masing-masing unit kerja untuk melaksanakan tertib dokumen.

Hal ini diperlukan bukan semata-mata untuk kepentingan audit internal

dan persiapan akreditasi namun juga sebagai bagian dari tata kelola

dokumen yang baik. Penataan sistem dokumentasi yang baik akan

merupakan salah satu sarana penting dalam menunjang keberhasilan

sistem penjaminan mutu baik di level program studi, jurusan maupun

fakultas.

b. Perlunya mengembangkan sistem dokumentasi yang integratif yang

compatible dengan seluruh jenis audit. Sehingga unit kerja tidak perlu

lagi menyesuaikan penataan sistem dokumentasi setiap kali pelaksanaan

audit internal.

V. PENUTUP

Secara umum pelaksanaan tinjauan manajemen di Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik sudah dilakukan dengan teratur setiap tahunnya. Namun

diperlukan kesadaran bersama untuk tertib dokumen sehingga kedepannya

diharapkan hasil tinjauan manajemen ini dapat menjadi masukan dan bahan

evaluasi bagi perbaikan FISIP kedepannya.

TINJAUAN MANAJEMEN -...

Documents

Transcript of TINJAUAN MANAJEMEN -...