The faster learning organization

halaman | 1

[Uwes A. Chaeruman – Yasmis Muchtar]

The Faster Learning Organization Meraih dan Mempertahankan Puncak Kompetisi

Disajikan oleh: Uwes A. Chaeruman & Yasmis Muchtar

PENDAHULUAN

Satu-satunya cara bagi suatu organisasi memperoleh dan membuat organisasi “sustain” dalam

era kompetitif adalah memastikan bahwa organisasi tersebut belajar lebih cepat dibandingkan

dengan para kompetotornya. Asumsi inilah yang mendasari Bob Guns dan Kristin Anundsen

membuat buku dengan judul: “The Faster Learning Organization: Gain and Sustain the

Competitive Advantage”.

Buku ini terbagi kedalam delapan (8) Bab yang membahas mulai dari apa, mengapa dan

bagaimana membuat organisasi belajar lebih cepat. Bab 1 membahas tentang apa dan

mengapa pentingnya suatu organisasi belajar lebih cepat. Bab 2 membahas bagaimana

organisasi belajar. Tapi Guns dan Anundsen menekankan pada perbedaan organisasi belajar

dan organisasi yang belajar lebih cepat (faster learning organization). Bab 3 membahas tentang

bagaimana memulai membuat organisasi belajar lebih cepat yang lebih menekankan pada

peran “leadership”. Bab 4 membahas tentang berbagai strategi yang dapat dilakukan untuk

membuat suatu organisasi belajar lebih cepat. Bab 5 merupakan kelanjutan dari bab 4, yaitu

membahas tentang jika beberapa strategi telah ddicoba diterapkan maka langkah berikutnya

adalah bagaiman agar strategi-strategi tersebut ter-institusionalisasi atau melembagi

(transforming) dan dapat berjalan dengan baik dalam organisasi. Bab 6 membahas cara

mempercepat belajar lebih cepat pada organisasi. Bab 7 membahas tentang berbagai

keterampilan yang diperlukan agar organisasi tetap belajar lebih cepat baik keterampilan-

keterampilan pada level eksekutif, pemimpin/manager, anggota team dan individu. Terakhir,

Bab 8, Guns dan Anundsen menutupnya dengan cara untuk memelihara dan mempertahankan

keberhasilan penerapan strategi organisasi yang mampu belajar lebih cepat.

Melalui makalah ini penulis mencoba membedah buku ini dengan cara menuangkan inti dari

bab per bab bahasan yang ada dalam buku ini. Mudah-mudahan dapat memberikan gambaran

yang utuh tentang konsep faster learning organization ini.

THE POWER OF LEARNING ORGANIZATION

Kekuatan organisasi belajar, menurut Guns dan Anundsen terletak pada kata “learning faster”.

Mereka menyatakan bahwa semua organisasi belajar, tapi tidak semua organisasi berbasis

belajar. Adalah berbeda antara organisasi berbasis kinerja (performance-based organization)

dengan organisasi berbasis belajar (learning-based organization).

Penulis:

Bob Guns Kristin Anandsen

halaman | 2


Performance-based vs Learning-based Organization

Organisasi berbasis belajar – memfokuskan pada membuat pekerjaan diselesaikan dengan lebih

baik. Dimana beajar dipandang sebagai cara terbaik untuk meningkatkan kinerja jangka

panjang. Organisasi berbasis belajar mau mengorbankan kinerja hari ini demi kinerja yang lebih

baik di masa mendatang. Organisasi berbasis kinerja, tidak mau berkorban untuk jangka

panjang, tapi melakukan yang etrbaik untuk jangka pendek.

Model Faster Learning Organization menganggap bahwa:

kinerja hari ini merupakan hasil dari belajar kemarin. Kinerja esok adalah hasil dari

belajar hari ini.

karena organisasi belajar senantiasa melakukan reinvestasi dalam belajar, maka

kinerjanya senantiasa meningkat sepanjang waktu (tidak fluktuatif).

Tapi, bagi organisasi berbasis kinerja, karena tidak melakukan reinvestasi dalam belajar,

maka kinerjanya akan naik turun atau bahkan turun drastis sampai tak mampu

bertahan.

Waktu

Apakah yang dimaksud dengan “faster” sama dengan “segera atau terburu-buru”? Tentu tidak.

Yang dimaksud dengan belajar lebih cepat (faster learning ) disini adalah cara-carayang lebih

sederhana dan lebih efisien untuk belajar, langkah yang singkat dalam proses belajar dan lebih

menekankan pada peluang untuk meningkatkan etrus menerus.

Kinerja

Performance-based organization

Learning-based organization

Learning / performance gap

halaman | 3


Karakteristik Faster Learning Organization

Ada tiga karakteristik faster learning organization, yaitu kemampuan untuk: 1) meningkatkan

kapabilitas strategis; 2) memperkuat kemampuan untuk berubah; dan 3) meningkatkan kinerja.

Kemampuan dalam meningkatkan kapabilitas strategis meliputi kemampuan bertindak realistis,

fokus pada visi dan tanggap terhadap perubahan industry. Kemampuan dalam meningkatkan

kemampuan untuk berubah meliputi perolehan pengetahuan yang memihak pelanggan,

penggunaan teknologi yang tepat guna, pengurangan siklus waktu, terus berinovasi, melatih

ketangguhan dan mendorong perubahan. Sementara kemampuan dalam meningkatkan kinerja

meliputi kemampuan memfokuskan pad peningkatan dan menjalankan team sebagai bisnis.

Model Faster Learning Organization

Model Faster Learning Organization dapat digambarkan sebagai berikut:

Vision : untuk mempertahankan keunggulan kompetitif melalui belajar denga cepat

Strategies : untuk merealisasikan visi FLO

executives

Tactics : untuk mengimplementasikan strategi (menggunakan metode percepatan

belajar)

Skills : untuk mengembangkan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan

strategi.

Teknologi :

Measurement

And Refinforcement

Executive Leader Team Member Individual

Learner

Visioning Facilitating group processing

Applying technical sompetence

Questioning, listening, reflecting

Facilitating strategic dialogue

Collaborative coaching

Contributing as team member

Reading. Writing, computation

Action modeling Managing Change

Leading teams Leveraging knowledge

Mental modeling

Strategic Thinking

Running a micro-bussiness

Learning how to learn

SURGE CULTIVATE TRANSFORM

HRD Leaders & Members

Untuk mendukung akses,

menyimpan dan transfer belajar

Untuk mengukur, monitor dan

mendukung perkembangan

implementasi strategi

halaman | 4


BAGAIMANA ORGANISASI BELAJAR

Agar suatu organisasi “survive” maka setiap orang didalamnya harus tahu betul tentang

organizational elarning, bagaimana oerganisasi belajar, apa saja tingkatan dan jenis belajar

dalam organisasi. Apakah yang dimaksud dengan organizational learning? Guns dan Anundsen

mendefinisikannya sebagai berikut:

“A simple definistion of organizational elarning is “figuring out what

works or what works better””

Secara lebih rinci, organizational learning adalah memperoleh dan menerapkan pengetahuan,

keterampilan, nilai, keyakinan dan sikap yang dapat meningkatkan pemeliharaan, pertumbuhan

dan perkembangan organisasi. JAdi, yang ditekankan disini adalah aplikasi belajar (application

of learning).

Level Belajar

Level belajar menurut Guns dan Anundsen terdiri dari lima tingkatan yaitu, akuisisi,

penggunaan, refleksi, perubahan, dan flow.

1. Akuisisi (Acquisition); adalah perolehan sikap, keyakinan, nilai, prinsip, informasi,

pengetahuan dan keterampilan. Bisa saja akuisis ini terjadi bahkan sebelum karyawan

direkrut.

2. Penggunaan (Use); adalah aktifitas penggunaan dari semua unsur yang diperoleh

tersebut.

3. Refleksi (Reflection); adalah upaya memikirkan gambaran utuh (big picture thinking)

yaitu upaya mempertanyakan, menganalisis dan memperbaiki asumsi. Pada akhirnya

bisa saja dengan melakukan refleksi akan membangun paradigm baru.

4. Perubahan (Change); adalah upaya mengembangkan strategi, mengalokasikan sumber

daya dan melakukan aksi untuk memastikan bahwa perubahan yang diharapkan

menghasilkan dampak yang tinggi.

5. Flow; adalah proses belajar terjadi secara kontinyu dan otomatis tanpa disadari.

Jenis Belajar

Disamping mengetahui tingkatan belajar, karywan juga harus menyadari betul tentang tipe

belajar. Tipe belajar menurut Guns and Anundsen diantaranya adalah sebagai berikut:

Belajar Tugas (Task Learning) – bagaimana melakukan sesuatu dan meningkatkan kinerja

tentang tugas-tugas khusus.

Belajar sistemik (systemic thinking) – memahami sistem dasar dan proses organisasi.

Bagaimana organisasi dikembangkan, diimpelmentasikan dan ditingkatkan.

halaman | 5


Belajar budaya (Culutral learning)– memahami nilai. Keyakinan, dan sikap yang dapat

memberikan landasan bekerja secara produktif.

Belajar kepemimpinan (leadership learning) – memahami bagaimana memimpin dan

mengelola individu, kelompok, team dan unit organisasi lebih besar.

Belajar Team (Team Learning) – memahami bagaimana fungsi dalam suatu team

berjalan secara efektif.

Belajar strategis (strategic Learning) – memahami strategi bisnis dasar organisasi,

bagaimana organisasi dikembangkan, dilaksanakan dan ditingkatkan.

Belajar kewirausahaan (Entrepreneurial learning) – memahami kewirasusahaan dasar

dan bagaimana menjalankan team sebagai bisnis mikro.

Belajar reflektif (Reflective Learning) – mempertanyakan dan menganalisis asumsi

asumsi, model dan paradigma organisasi,

Belajar transformasional (Transformational Learning) – memahami bagaimana membuat

organisasi berubah secara signifikan.

Manfaat Faster Learning Organization

Untuk siapakah model Faster Learning diperlukan? FLO diperlukan bagi:

Organisasi “padang rumput” (Greenfield organization)– organisasi yang baru memulai

dari awal, belum memiliki budaya organisasi.

Organisasi dalam industri serba cepat (Organization in Fast-paced Industry) – organisasi

yang produk dan jasanya senantiasa berubah dengan cepat seperti perusahaan

software/hardware computer, telepon selular, dll)

Organisasi yang sedang “naik daun” (organization on Leading Edge) – organisasi yang

sedang berupaya terus mempertahankan status dan tetap menjadi yang terdepan.

Organisasi yang sedang terpuruk (Organization in Downturn) – organisasi yang sedang

berupaya untuk bangun kembali dari keterpurukan.

MELUNCURKAN FLO

Bagaimana memulai FLO? Guns dan Anundsen lebih suka menggunakan istilah launching (peluncuran)

sebagai upaya memulai FLO. Mereka menganalogikan hal ini dengan peluncuran sebuah roket seperti

digambarkan sebagai berikut:

halaman | 6


Booster

Destination F L O SUSTAINABLE

COMPETITIVE

ADVANTAGE

Stimulating leadership

FAST

ER L

EAR

NIN

G

Fuel Challenge of Change

Launch pad Openness to learning

halaman | 7


MERAJUT STRATEGI FLO

Guns dan Anundsen memodelkan strategi FLO dalam tiga klasifikasi, yaitu: 1) surge strategy; 2) cultivative strategy; dan 3) transform strategy yang dapat digambarkan sebagai berikut:

Surge Strategy

Guns dan Anundsen mengistilahkannya dengan “surge strategy” yang artinya strategi bedah. Maksudnya adalah para eksektif bertanggung jawab dalam membedah segala isu-isu potensial organisasi. Para eksekutif harus senantiasa fokus terhadap isu-isu strategis terkait dengan pengembangan organisasi/perusahaan. Guns dan Anundsen menjelaskan bahawa ada dua faktor penting dalam keberhasilan FLO. Yaitu: 1) komitmen kelompok eksekutif terhadapt faster learning sebagai jalan utama untuk meningkatkann kinerja; dan 2) adanya suatu metode identifikasi titik-titik pengaruh strategis dan metode untuk mempercepat belajar melalui isu-isu pengaruh tersebut.

Beberapa hal yang dapat dilakukan para eksekutif dalam melakukan strategi ini adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi peluang pengungkit strategis (strategic leverage opportunities)

2. Pilih peluang pengungkit dan benchmark peluang tersebut.

3. Kembangkan rencana proyek FLO berpusat diseputar peluang pengungkit tersebut

4. Dapatkan/cari cara lain dalam implementasi strategi

5. Monitor dan ukur perkembangan

halaman | 8


Cultivate Strategy

“Cultivate” adalah istilah pertanian yang artinya pemupukan atau dalam konteks ini adalah pembinaan.

Dalam hal ini Guns dan Anundsen menjelaskan peran Human Resource Personel sebagai unit yang

membina para karyawan untuk menjadi para pemelajar lebih cepat (faster learners). Cara yang dapat

dilakukan oleh HRD dalam membina karyawan menjadi faster learners diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Mendiskusikan apa yang dimaksud dengan fast learner.

2. Mengembangkan profile sosok seorang fast learner seperti apa saja.

3. Buat rating pengukuran prilaku dan keterampilan

4. Putuskan metode untuk menerapkan profile tersebut.

Guns dan Anundsen menggambarkan profile faster learner dalam hubungannya dengan aplikasi prilaku

dan keterampilan sebagai berikut:

Sebagai kesimpulan dari matriks diatas adalah bahwa:

1. Jika seseorang penerapan prilaku dan atau keterampilannya tinggi dan prilaku atau ketermapilan

tersebut sangat penting, maka perlu dipertahankan dan dibina.

2. Jika seseorang penerapan prilaku dan atau keterampilannya tinggi dan prilaku atau ketermapilan

tersebut tidak penting, maka perlu diajak diskusi lebih jauh.

3. Jika seseorang penerapan prilaku dan atau keterampilannya rendah dan prilaku atau ketermapilan

tersebut sangat penting, maka perlu dikembangkan atau direkrut.

4. Jika seseorang penerapan prilaku dan atau keterampilannya rendah dan prilaku atau ketermapilan

tersebut tidak penting, maka abaikan.

halaman | 9


MELAKUKAN TRANSFORMASI ORGANISASI Penjelasan di atas, baru membahas dua dari tiga strategi FLO. Strategi ketiga adalah bagaimana

melakukan transformasi organisasi yang dilakukan oleh para leader dan anggota dan seluruh team dalam

organisasi. Transformasi organisasi merupakan ujung tombak FLO, karena intinya terletak dalam strategi

ketiga ini. Untuk dapat melakukan transformasi organisasi, Guns dan Anundsen, memandu kita agar

memahami terlbih dahulu bagaimana suatu team bekerja, bagaimana suatu team belajar, dan bagaimana

suatu team dimotivasi.

Bagaimana Team Bekerja?

Esensi dari sebuah team adalah adanya saling ketergantungan dari setiap anggota team. Setiap anggota

team membutuhkan anggota team lain untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik. Kesaling

tergantungan ini secara otomatis akan membangun kolaborasi, dan dua hal ini akan mendorong

munculnya team dengan kinerja yang optimal. Dinamika kerja team, sangat membutuhkan visi, batasan

dan aturan dasar yang benar-benar jelas.

Bagaimana Team Belajar?

Team learning (belajar secara team) adalah proses dimana anggota team senantiasa memikirkan atau

memperhatikan mana yang berhasil baik atau apa saja yang berhasil dengan lebih baik, dengan

memfokuskan pada empat pertanyaan sebagai berikut:

Proses team yang mana yang memberikan nilai tambah untuk kebutuhan pelanggan?

Bagaimana kita membuat proses tersebut berjalan dengan lebih baik?

Bagaimana kita dapat mengakselerasi/mempercepat belajar kita tentang cara-cara untuk

meningkatkan proses tersebut.

Bagaimana kita dapat mendokumentasikan apa yang telah kita pelajari dan mentransfer cara-cara

tersebut terhadap proses team lain atau bagian lain dalam organisasi kita?

Proses belajar team terjadi seperti ini:

Seorang individu memiliki ide. Ide tersebut kemudian dishare kepada anggota team lain. Saat itu juga ide

atau gagasan mendapat tanggapan segera dari anggota team lain. Jika hal ini terjadi, maka akan terjadi

proses saling menstimulasi belajar satu sama lain. Hasilnya, apa? Guns dan Anundsen manamakannya

dengan proses “Micro Learning”. Akan menjadi “Macro-Learning” ketika hasil dari micro-learning tersebut

ditransfer untuk situasi atau proses lain.

halaman | 10


FLO SKILLS

Guns dan Anundsen menggambarkan matriks keterampilan Faster Learning Organization baik level

eksekutif, leader, anggota team, maupun individu seperti dalam matriks berikut:

Executive Leader Team Member Individual Learner

Visioning Facilitating Group

Process

Applying Technical

Competence

Questioning, listening,

reflecting

Facilitating strategic

dialogue

Collaborative coaching Contributing as a team

member

Reading, writing,

computation

Action modeling Managing change Leading teams Leveraging knowledge

Mental modeling Strategic thinking Running a micro-

bussines

Learning how to learn

MEMPERTAHANKAN DAN MEMELIHARA FLO

Diakhir bab bukunya, Guns dan Anundsen menutup dengan tips mempertahankan dan memelihara FLO,

yaitu:

1. Secara regular mereview visi dan kerangkakerja strategis pelaksanaan faster learning

2. Pastikan bahwa semua target belajar menantang tapi dapat dicapai (realitsis)\

3. Sajikan tugas belajar yang realistis relevan dan motovatif. Pastikan bahwa semua karyawan menyadari

bahwa hasil belajarnya memberikan kontribusi signifikan bagi organisasi.

4. Rayakan keberhasilan belajar, seberapa kecillpun keberhasilan tersebut. Hargai orang yang berhasil.

5. Jika perlu, lakukan rencana pelatihan kolaboratif skala besar dengan karyawan yang memiliki

pandangan negative terhadap belajar.

6. Pastikan target FLO berjalan dengan baik.

7. Senantiasa melakukan benchmarking terhadap belajar yang terjadi dalam organisasi dengan

membandingkannya dengan organisasi lain.

8. Ciptakan masa depan organisasi dengan merubah aturan dasar.

halaman | 11


Referensi;

Sepenuhnya diambil dari:

Guns, Bob and Anundsen, Kristin, “The Faster Learning Organization: Gain and Sustain the Competitive

Edge”, (Johanesberg, London, San Diego, Sydney, Toronto: Pfeiffer & Company, 1996).

The faster learning organization

Education

Transcript of The faster learning organization