Temario

•Ciclo de Vida

•Introducción a la gestión

•Marco Lógico y Gestión

•Gerencia de proyectos

•Definición del Proyecto

•Programación de la Ejecución

•Licitación y Contratación

•Seguimiento y Control

•Informe de Término

Temario

EAR - DPPI - ILPES

CEPAL/ILPESCEPAL/ILPES

Temario

• El Ciclo de Vida de los Proyectos• Introducción a la Gestión de Proyectos• Marco Lógico y Gestión de Proyectos • Gerencia de Proyectos• Definición del Alcance del Proyecto• Programación de la Ejecución• Licitación y Contratación• Seguimiento y Control• Informe de Término de Proyecto y

Evaluación Ex-Post

• El Ciclo de Vida de los Proyectos• Introducción a la Gestión de Proyectos• Marco Lógico y Gestión de Proyectos • Gerencia de Proyectos• Definición del Alcance del Proyecto• Programación de la Ejecución• Licitación y Contratación• Seguimiento y Control• Informe de Término de Proyecto y

Evaluación Ex-Post

•Ciclo de Vida









Temario

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Etapas en laProgramación de la Ejecución

• Desagregación en actividades• Ordenamiento de las actividades• Computación de la malla

•Ciclo de Vida









Temario

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Desagregación en Actividades

• Identificación de las actividades– Elegir el nivel de desagregación

– Aplicar un método de desagregación

Pasos a seguir:

• Descripción de las actividades• Identificación de las dependencias

•Ciclo de Vida









Temario

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Selección del Nivel de Desagregación

• Grueso (grandes categorías)– Estudios a nivel de perfil– Seguimiento agregado de la ejecución

• Medio (subcategorías / grandes actividades)– Estudios de prefactibilidad o factibilidad– Prediseños de ingeniería– Control y seguimiento por el mandante (dueño)

• Detallado (actividades, subactividades, tareas)– Diseños– Planificación y seguimiento en obra

•Ciclo de Vida









Temario

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{Grueso Medio Detallado

Ejemplo de Niveles de Desagregación

Despeje terreno

Instalación faena

Excavaciones

Fundaciones

Pisos y muros

Techumbre

Instalaciones

Terminaciones

Multicancha

Alcantarillado

Agua

Gas

Electricidad

Replanteo en obra

Excavaciones

Preparación cama

Construcción cámaras

Colocación tuberías

Ventilaciones

Prueba de presión

Relleno y compactación

{

•Ciclo de Vida









Temario

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Métodos de Desagregación

• Desagregación por productos– ¿Que debemos entregar para lograr el objetivo?

• Desagregación por tareas– ¿Que debemos hacer para lograr el objetivo?

Ambos métodos pueden mezclarse libremente según convenga.

•Ciclo de Vida









Temario

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Diagrama Jerárquico

A

B

A.1

A.2

B.1

B.2

B.3

A.2.1

A.2.2

B.2.1

B.2.2

Proyecto

•Ciclo de Vida









Temario

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Tabla

Código Actividad

A.1 Provisión estaciones de trabajoA.2 Instalación de la redA.2.1 Provisión servidoresA.2.2 Instalación cableado

A Instalación equipos

B Instalación de programas

B.2.1 Desarrollo aplicacionesB.2.2 Prueba e instalación

B.1 Instalación sistema operativoB.2 Instalación aplicaciones

B.3 Configuración de la red

•Ciclo de Vida









Temario

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Recomendaciones para laDesagregación en Actividades

• Nombre: Acción + Objeto• Códigos estructurados• Responsable único• Tamaño recomendable: aquel que permita:

– Fácil comprensión

– Buena comunicación

– Precisión en las estimaciones

•Ciclo de Vida









Temario

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Descripción de las Actividades

• Código• Nombre• Descripción• Responsable• Materiales

requeridos• Máquinas y equipos• Recursos humanos• Duración, jornada y

calendario

• Costo• Supuestos• Riesgos

•Ciclo de Vida









Temario

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Mini-Taller Estimaciones(Individual)

En un par de minutos estime y anote:

1. El tiempo que le tomaría salir de la sala, conseguir una taza de café, beberla y regresar a clases.

2. El costo por invitado a una boda (en US$).

Sin preguntas!

•Ciclo de Vida









Temario

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Ejemplo deDescripción de una Actividad

• Código: A.2.2

• Nombre: Instalación cableado red

• Descripción: Provision e instalación de 340 mt. de cables con terminales tipo RJ-45 entre todos los nodos de la red. Incluye horadado de paredes y pisos donde se requiera, retapes y pinturas de terminación. Los cables se fijarán con grampas aisladas cada 25 cm.

• Responsable: Horacio Palacios

• Materiales requeridos: 350 m. de cable, 4 kg. de grampas aisladas, 65 terminales tipo RJ-45, 10 kg. mezcla para retapes, 1 galón de pintura blanca.

•Ciclo de Vida









Temario

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• Máquinas y equipos: 1 rotomartillo, 1 taladro, 4 brocas eléctricista 10 mm., 1 engrampadora, 2 martillo, 3 alicates electricista, 2 brochas 1'',

• Recursos humanos: 2 instaladores, 2 ayudantes

• Duración, jornada y calendario: 7 días hábiles, jornada de 8 hr. de lunes a viernes, feriados legales.

• Costo: US$ 1.350

• Supuestos: Libre acceso a todos las oficinas durante el horario laboral. Tiempo promedio por nodo: 15 m., avance cableado: 10m/hr.

• Riesgos: Conflicto con instalaciones existentes. Demoras en acceso a oficinas.

Ejemplo deDescripción de una Actividad

•Ciclo de Vida









Temario

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Relaciones entre Actividades

• Causas:– Secuencias técnicas

– Limitación de recursos

– Oportunidad de la inversión

• Tipos de relación:– Relación Término - Comienzo

– Relación Comienzo - Comienzo

– Relación Término - Término

– Relación Comienzo - Término

•Ciclo de Vida









Temario

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Tipos de relación

Término - Término

Instalar Tubería Alcanta.

Hormigonar Piso

Comienzo - Comienzo

Excavar Fundaciones

Hormigonar Fundaciones

Comienzo - Término

Colocar Techumbre

Instalar Cableado Electri.

Término - Comienzo

Construir Muro Pintar Muro

Además puede especificarse un desfase.

1s

4d2s

•Ciclo de Vida









Temario

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Ejemplo deRelaciones entre Actividades

Código NombreActividades dependientes

A Despeje terreno B (t-c)B Instalación faena C.1 (t-c), D (t-c)

C.1 Excavaciones C.2 (t-c), C.5 (t-c)C.2 Fundaciones C.3 (t-c)C.3 Pisos y muros C.4 (t-c)C.4 Techumbre C.6 (t-c)C.5 Instalaciones C.6 (t-c)C.6 TerminacionesD Multicancha

•Ciclo de Vida









Temario

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Métodos de ordenamiento de las actividades

• Matrices• Grafo Flecha - Actividad• Grafo Nodo - Actividad

BA C.1

D

C.6

C.2

C.5

C.3C.4

1 20 34

5

6 7

7A B

C.1

D

C.2

C.5

C.3

Fin

C.4

C.6

•Ciclo de Vida









Temario

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Matriz

122111100

0 1 1 1 1 1 1 2 1

•Ciclo de Vida









Temario

EAR - DPPI - ILPES


Grafo flecha - actividad

Código Nombre Actividades relacionadasA Despeje terreno B (t-c)B Instalación faena C.1 (t-c), D (t-c)

C.1 Excavaciones C.2 (t-c), C.5 (t-c)C.2 Fundaciones C.3 (t-c)C.3 Pisos y muros C.4 (t-c)C.4 Techumbre C.6 (t-c)C.5 Instalaciones C.6 (t-c)C.6 TerminacionesD Multicancha

BA C.1

D

C.6

C.2

C.5

C.3C.4

1 20 34

5

6 7

•Ciclo de Vida









Temario

EAR - DPPI - ILPES


Grafo nodo - actividad

Código Nombre Actividades relacionadasA Despeje terreno B (t-c)B Instalación faena C.1 (t-c), D (t-c)

C.1 Excavaciones C.2 (t-c), C.5 (t-c)C.2 Fundaciones C.3 (t-c)C.3 Pisos y muros C.4 (t-c)C.4 Techumbre C.6 (t-c), C.5 (c-t)+7C.5 Instalaciones C.6 (t-c)C.6 TerminacionesD Multicancha

7A B

C.1

D

C.2

C.5

C.3

Fin

C.4

C.6

•Ciclo de Vida









Temario

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Cálculo de la malla

• Fechas más tempranas• Fechas más tardías• Holguras• Ruta crítica

•Ciclo de Vida









Temario

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Fechas más tempranasde inicio y término

Son las fechas más tempranas en que se puede iniciar y concluir una actividad respetando las relaciones con otras actividades y sin afectar las fechas de inicio y término de ellas.

15515

24

20

35

45Fin

2030

7

Ini-cio

1 6 6 2121 36 36 56 56 101 101 121

73

121 151 151

21 45

108

•Ciclo de Vida









Temario

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Fechas más tardíasde inicio y término

Son las fechas más tardías en que se puede iniciar y concluir una actividad respetando las relaciones con otras actividades y sin afectar la fecha de término del proyecto.

15515

24

20

35

45

Fin

20

30

1 6 6 2121 36 36 56 56 101 101 121

73

121 151 151

21 45

108 7

Ini-cio

1 6 6 2121 36 36 56 56 101 101 121

86

121 151 151

127151

121

•Ciclo de Vida









Temario

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Holguras de inicio y término

Las holguras de inicio y término de una actividad corresponden a la diferencia entre las fechas más tardías y más tempranas de inicio y término, respectivamente. Usualmente son iguales, por lo que se habla sólo de la Holgura Total de la Actividad.

Fin

1 6 6 2121 36 36 56 56 101 101 121

73

121 151 151

21 45

108 7

Ini-cio

1 6 6 2121 36 36 56 56 101 101 121

86

121 151 151

127 151

121

0 0 0

106

0

13

0 0 0

•Ciclo de Vida









Temario

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Holgura total vs. Holgura libre

La holgura libre de una actividad corresponde a la diferencia entre la fecha más temprana de término de la actividad y la menor de las fechas más tempranas de inicio de las actividades dependientes.

20 d 30 d

30 d

101 121 121 151

81 111

121 141 141 171

111 141

Holgura total = 30 d

Holgura libre = 10 d

•Ciclo de Vida









Temario

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Ruta Crítica

Corresponde al conjunto de actividades cuya holgura de inicio y/o de término es nula, y las relaciones que hacen críticos sus inicios o términos.

Fin

1 6 6 2121 36 36 56 56 101 101 121

73

121 151 151

21 45

108 7

Ini-cio

1 6 6 2121 36 36 56 56 101 101 121

86

121 151 151

127 151

121

000

106

0

13

0 00

000 0 0 0

0

•Ciclo de Vida









Temario

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Malla en MS Project

•Ciclo de Vida









Temario

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Carta Gantt

•Despeje terreno

•Instalación faena

•Excavaciones

•Fundaciones

•Pisos y muros

•Techumbre

•Instalaciones

•Terminaciones

•Multicancha

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 140 150

•Ciclo de Vida









Temario

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Carta Gantt en MS Project

•Ciclo de Vida









Temario

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Taller

PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

•Ciclo de Vida









Temario

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Curvas de uso de recursos

Código Nombre Duración Trabajadores CostoA Despeje terreno 5 6 250

B Instalación faena 15 20 3000

C.1 Excavaciones 15 12 800C.2 Fundaciones 20 14 4300C.3 Pisos y muros 45 25 21750C.4 Techumbre 20 10 12800C.5 Instalaciones 35 15 27000C.6 Terminaciones 30 8 18500D Multicancha 24 9 6700

Representan gráficamente las necesidades de recursos humanos, de maquinaria, de materiales y de financiamiento durante la ejecución del proyecto.

•Ciclo de Vida









Temario

EAR - DPPI - ILPES


Curvas de uso de recursos

•Despeje terreno

•Instalación faena

•Excavaciones

•Fundaciones

•Pisos y muros

•Techumbre

•Instalaciones

•Terminaciones

•Multicancha

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 140 1506

2012

1425

10

15

89

6 20 21 23 14 25 40 25 10 8Nº trabajadores

Estos datos pueden ser llevados a un gráfico.

•Ciclo de Vida









Temario

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Curva de uso de trabajadores

•Ciclo de Vida









Temario

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Factibilidad y Optimización

• Plazos

• Financiamiento

• Disponibilidad de recursos

• Optimización de uso de recursos

De-

manda

Alcance

Plaz

o

Recursos, costo

•Ciclo de Vida









Temario

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¿Qué hacer si el plazo es insuficiente?

• Reasignar recursos de actividades no críticas a las críticas.

• Poner más actividades en paralelo.• Utilizar recursos adicionales.

– Personal (hrs. extra, contratar)– Maquinaria– Subcontratar

• Dar incentivos.• ''Fast-tracking''• ''Esquivar el bulto''

– Redefinir el alcance del proyecto– Extender el plazo

•Ciclo de Vida









Temario

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¿Qué hacer si hay recursos sobrecargados?(Sobreasignados)

• Sobretiempos• Conseguir ayuda (reasignar gente)• Desplazar actividades no críticas• Extender duración (si hay holgura)• Asignación no lineal del recurso• Reducir alcance de la actividad• Mejorar la eficiencia

•Ciclo de Vida









Temario

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Ejemplo:Sobreasignación de Trabajadores

•Ciclo de Vida









Temario

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Ejemplo:Nivelación de Trabajadores

•Ciclo de Vida









Temario

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Optimización del uso de recursos

• Evitar movilizar y desmovilizar reiteradamente.• Evitar concentración excesiva en un período.• Coordinar con otros proyectos.

•Ciclo de Vida









Temario

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Ejemplo:Optimización del uso de recursos

•Ciclo de Vida









Temario

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Taller

CURVAS DE USO DE RECURSOSNIVELACIÓN Y OPTIMIZACIÓN

•Ciclo de Vida









Temario

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Programación de la ejecución

• Desagregación en actividades• Estudio de las actividades y sus relaciones• Cálculo de la malla• Curvas de uso de recursos• Factibilidad y optimización• Análisis e incorporación de riesgos• Métodos PERT y CPM• Documentación y presentación

• Desagregación en actividades• Estudio de las actividades y sus relaciones• Cálculo de la malla• Curvas de uso de recursos• Factibilidad y optimización• Análisis e incorporación de riesgos• Métodos PERT y CPM• Documentación y presentación

•Ciclo de Vida









Temario

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Riesgos estratégicos

• Gran tamaño del proyecto– Extenso plazo de ejecución

– Gran número de instituciones involucradas

– Numerosos participantes

– Alto costo

•Ciclo de Vida









Temario

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• Deficiente estructura administrativa– Estructura poco o mal definida

– No hay metodología de administración de proyectos

– Planificación y control deficientes

– Pobre definición de objetivos y metas

– Inestabilidad institucional o del personal

– Inexperiencia en administración de proyectos

– No existe promotor (dueño) del proyecto

•Ciclo de Vida









Temario

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• Falta de experiencia– Nuevos equipos o máquinas

– Nuevos procesos o programas

– Proveedores desconocidos

– Falta de capacitación del personal

•Ciclo de Vida









Temario

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• Otros factores– Oposición de la comunidad

– Oposición de grupos de interés

– Inestabilidad social o económica

– Alto impacto ambiental

•Ciclo de Vida









Temario

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Factores de riesgo

• Pérdida de personal clave• Inexperiencia con la tecnología• Lentidud en la toma de decisiones• Falta de proveedores confiables• Baja calificación del personal• Reestructuración institucional• Cambios en las prioridades• Trabajos no programados• Recortes presupuestales• Cambios en el proyecto

• Supuestos no validados• Crisis económica• Baja moral• Accidentes• Enfermedades• Desastres naturales• Problemas climáticos• Resistencia al cambio• Oposición comunitaria• Fallas en los servicios básicos• Falta de servicios

complementarios

•Ciclo de Vida









Temario

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Factores de riesgo

• Económicos• Sociales• Políticos• Organizacionales• Presupuestales• Habilidades, Capacitación• Técnicos• Legales• Geográficos, climáticos

Para su análisis es recomendable considerar aspectos:

No al Proyecto!

•Ciclo de Vida









Temario

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¿Que hacer con el riesgo?

Lo incorporamos en la planificación:

• Evitables: Incorporamos actividades orientadas a evitarlos.

• Inevitables: Los incorporamos en el presupuesto.

Factor de riesgo TipoFrecuen-

cia

Costo Ocurren-

cia

Costo esperado

Lluvias torrenciales Ine. 6 3500 21000Atraso desembolsos Evi. 2 500 1000

Terremoto Ine. 0.05 15000 750

Déficit de personal calificado

Evi. 1 6000 6000

•Ciclo de Vida









Temario

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Método PERTProgram Evaluation and Review Tecnique

• Malla de eventos unidos por ligazones orientadas.

• Para cada ligazón se estima:– Tiempo optimista (to)

– Tiempo pesimista (tp)

– Tiempo posible (tm)

• En base a estos valores se calcula el tiempo esperado (te) para cada ligazón:– Se asume una distribución beta

– te = (to + 4tm + tp) / 6– Varianza = [(tp-to)/6]2

• Se calcula el tiempo esperado y varianza del proyecto como la suma de los tiempos esperados y varianzas de las actividades que hacen parte del camino crítico.

•Ciclo de Vida









Temario

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Sistema CPM(Critical Path Method)

• Relaciona el plazo de ejecución de cada actividad con su costo.

Atraso

Rotura innecesaria

Costo

Tiempotn

Cn

tr

Cr Punto de rotura

Punto normal

•Ciclo de Vida









Temario

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Sistema CPM(Critical Path Method)

• Determina el plazo óptimo para el proyecto considerando:

– Costo directo

– Costo indirecto

– Costo de oportunidad

– Multas

Plazo óptimo

C.min.

Costo total

Costo

TiempoTiempo derotura

Tiemponormal

•Ciclo de Vida









Temario

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Aceleración de mallas

A B

CIni Fin

Normal MínimoActividad

Duración Costo $ Duración Costo $

A 5 100 3 140

B 10 150 6 350

C 12 240 8 280

•Ciclo de Vida









Temario

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Aceleración de mallas

A B

CIni Fin

Normal MínimoActividad

Duración Costo $ Duración Costo $ C

A 5 100 3 140 20B 10 150 6 350 50C 12 240 8 280 10

490 15

510 14Acelero A530 13Acelero A

Acelero B 580 12Acelero B y C 640 11

•Ciclo de Vida









Temario

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EjemploCosto total vs. Plazo de ejecución

605660

715770

825880

935990990

920

860

800

740

680630

580

1,595 1,580 1,575 1,570 1,565 1,560 1,565 1,570

550600650700750800850900950

1,0001,0501,1001,1501,2001,2501,3001,3501,4001,4501,5001,5501,6001,650

11 12 13 14 15 16 17 18días

$

Serie1

Serie2

Serie3

•Ciclo de Vida









Temario

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Documentación debe incluir:

• Definición del alcance del proyecto

• Bases administrativas generales y específicas

• Especificaciones técnicas• Memorias de cálculo• Descripción de las

actividades• Malla del proyecto• Carta Gantt

• Curvas de uso de recursos• Presupuesto y flujo de

caja• Listado de supuestos• Análisis de riesgos y

planes de contingencia• Organigrama para la

ejecución• Antecedentes recopilados• Planos

•Ciclo de Vida









Temario

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Presentación a las autoridadesy a la comunidad

• Ayuda a conseguir apoyo y compromiso• Reduce la oposición• Aumenta la visibilidad• Permite conocer otros puntos de vista• Activa responsabilidades

•Ciclo de Vida









Temario

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La planificación debe aterrizar!

El Calendario MaestroFecha Código Tarea Resp. Participan Atraso

2-mayo DOC-1Iniciar prep. Bases

AdministrativasPBG

2-mayo DOC-2 Iniciar prep. Especificaciones MAF POR, SVN10-mayo LIC-1 Preparar aviso llamado RNT11-mayo LIC-1 Contratar publicación aviso CVM

16-mayo DOC-1Completar Bases Administrativas

PBG POR, SVN

18-mayo DOC-2 Completar Especificaciones MAF19-mayo DOC-3 Reproducir documentación MEG19-mayo LIC-2 Preparar registro venta bases MEG20-mayo LIC-3 Venta de bases RNT

25-mayo DOC-4 Inicio recepción aclaraciones PBGMAF, POR,

SVN

5-junio DOC-4 Completar aclaraciones PBG MAF, POR, SVN

6-junio LIC-4Despachar respuestas

aclaracionesMEG

7-junio CON-1 Inicio preparación contrato JAA24-junio LIC-5 Apertura propuestas PBG MAF, MEG

24-junio ASI-1 Inicio estudio propuestas PBGMAF, POR,

SVN25-junio CON-1 Término preparación contrato JAA

15-julio ASI-1 Término estudio propuestas PBGMAF, POR,

SVN

y los Calendarios Personales

•Ciclo de Vida









Temario

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Taller

DETERMINACIÓN E INCORPORACIÓN DE RIESGOS EN UN PROYECTO

•Ciclo de Vida









Temario

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Asignación no lineal

Duración: 10 días 8 trabajadores

Total: 10x8 = 80 días-hombre

Total: 5x6 +5x10 = 80 días-hombre

8 8 8 8 8 8 8 8 8 8

6 6 6 6 6 10 10 10 10 10

Temario

Documents

Transcript of Temario