Pengantar Manajemen Kualitas

“TEAM BUILDING AND TEAMWORK”

Ihma Oktorina 122140075Iony Savirano 122140076Maharani Istiqomah 122140088

Abdurrahim Ramadhan Lubis 122140004

DOSEN : DR. DADANG S.

Kerjasama tim merupakan elemen dasar dari suatu total quality.

What Is A Team ?Sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama, dimana aspek dari tujuan bersama ini

sangatlah penting

OVERVIEW OF TEAM BUILDING AND TEAMWORK

Kemampuan suatu tim akan menghasilkan lebih dari kemampuan yang dimiliki masing – masing individual. Hal ini adalah salah satu alasan utama untuk mendukung kerja sama suatu tim.

Rationale For Team

Alasan diperlukannya kerjasama dalam suatu tim :• Tim dapat memuaskan kebutuhan sosial untuk memiliki status• Dua atau lebih (orang) lebih baik daripada hanya seorang saja.• Hasil bersama dari suatu tim akan lebih baik daripada jumlah dari

hasil yang dilakukan secara perorangan (individual).• Anggota suatu tim akan lebih mengenal satu sama lainnya,

membangun sebuah kepercayaan, dan hasilnya akan saling membantu satu sama lainnya.

• Kerjasama akan mempromosikan komunikasi yang lebih baik.• Kerjasama akan mengembangkan potensi dari masing – masing

anggota tim• Kerjasama akan menghasilkan tekanan positif terhadap sesama tim.

Kondisi dimana sekelompok orang dapat menjadi sebuah tim, sebagai berikut :

• Persetujuan yang berlaku dalam sebuah tim• Anggota terikat kepada aturan dasar sebuah tim• Distribusi yang adil terhadap tanggung jawab dan wewenang di

dalam sebuah tim• Orang yang dapat beradaptasi dengan adanya perubahan.

Learning to work together

Identitas pribadi anggota tim

Hubungan antar anggota tim Identitas dalam

organization

Salah satu alasan tim tidak selalu bekerja secara baik mungkin salah satunya adalah faktor bawaan manusia itu sendiri, kecuali jika dapat dipahami dan ditangani, bisa merusak keberhasilan. Faktor-faktor ini termasuk :

AND

Keunggulan dalam kinerja suatu tim merupakan tujuan utama dalam suatu perusahaan

Untuk memastikan keunggulan dalam kerja sama tim, pemimpin tim harus berusaha untuk mengembangkan karakteristik tim yang efektif seperti berikut ini : Saling mendukung Tantangan Satu tujuan Percaya Partisipasi Keahlian seseorang Pertanggungjawaban Penguatan

Membangun Sebuah Tim dan Membuat Mereka Bekerja

Menyusun dan ukuran dari suatu tim Tim harus terdiri dari orang-orang yang dapat memenuhi misi

dari tim tersebut secara efisien dan efektif. Susunan yang tepat dari sebuah tim sebagian bergantung pada

jenis tim yang bersangkutan (apakah itu perbaikan departemen, perbaikan proses atau berorientasi kepada suatu proyek tertentu)

Memilih anggota tim Langkah pertama yang dilakukan mengidentifikasikan semua

potensi yang dimiliki oleh seluruh anggota tim. (ini penting karena ada yang akan menjadi anggota tim yang lebih potensial dan diperlukan dari banyak jumlah anggota yang tersedia)

Tanggung jawab dari pemimpin tim Langkah pertama dalam memilih pemimpin tim adalah untuk

mengembangkan pemahaman tentang peran dan tanggung jawab secara individu.

Pemimpin tim melakukan fungsi-fungsi berikut :- Sebagai penghubung antara tim dan seluruh organisasi- Menyimpan seluruh catatan tim (laporan, agenda, korespondensi)

- Sebagai anggota tim dimana tetap berhati – hati untuk menghindari dominasi di dalam suatu diskusi tim.

- Melaksanakan rekomendasi tim serta bekerja dengan manajemen diatasnya untuk menerapkan yang berada di luar rekomendasi tersebut.

- Memotivasi, memonitor dan sebagai mentor bagi anggota tim lainnya.

Anggota Tim Lainnya Selain pemimpin tim, diperlukan tim sebagi pencatat dan quality

advisor Tanggung jawab seorang quality advisor :

- Fokus pada proses tim, bagaimana keputusan dibuat.- Membantu pemimpin tim untuk membagi – bagikan tugas kepada

anggotanya.- Membantu pemimpin tim untuk rencana dan persiapan untuk

rapat.- Membantu anggota tim belajar menggunakan pendekatan ilmiah

untuk mengumpulkan data, menganalisis data statistik dan menarik kesimpulan berdasarkan analisa statistik.

- Membantu merubah rekomandasi dari anggota tim menjadi suatu presentasi untuk menerangkan kepada management diatasnya.

- Menjaga kinerja yang tinggi dari anggota tim, baik proses, produk dan perbaikan kelanjutan.

Menciptakan Charter dalam suatu tim Menjelaskan alasan untuk menjadi suatu tim dan aturan dasar dalam

pengoprasiannya. Dua komponen yang utama adalah misi dari tim tersebut dan aturan dasar

yang dibuat dalam tim tersebut.Mengembangkan dukungan terhadap hubungan ke sesama rekan Tim bekerja paling efektif ketika anggota tim secara individu membentuk

hubungan ke sesama rekan dan saling mendukung secara positif, biasa disebut dengan “collegial relationship”.

Mereka dapat menjadi perbedaan antara tim berkinerja tinggi dan yang biasa-biasa saja

Anggota tim membantu memahami pentingnya kejujuran, keandalan, dan kepercayaan

Anggota tim bantuan mengembangkan saling kepercayaan atas kemampuan kerja mereka

Anggota tim membantu memahami tekanan yang dialami anggota tim lainnya

Anggota tim membantu belajar saling mendukung dalam melakukan pekerjaan mereka

Anggota tim membantu berpikir "kita" bukan "aku”Dasarnya adalah kompetensi, kepercayaan, komunikasi dan dukungan

terhadap sesama yang mebangun sebuah tim menjadi efektif.

Mempromosikan keragaman di dalam tim Bekerja sama untuk mendobrak hambatan dan mengubah

berbagai kelompok karyawan menjadi saling mendukung, tim yang saling melengkapi di mana efektivitas keseluruhan lebih besar daripada jumlah sebagian saja.

Keragaman dalam kerja sama tim dapat dipromosikan dengan menerapkan strategi berikut:- Terus menilai keadaan

Faktor yang mungkin merusak kerja sama tim yang harmonis harus diantisipasi, diidentifikasi, ditangani.

- Memberikan anggota tim kesempatan untuk belajarPendidikan dan pelatihan yang bertujuan untuk mempromosikan kepekaan terhadap dan apresiasi dari perbedaan manusia harus disediakan.

4 Cara yang efektif untuk meningkatkan kekompakan suatu tim, yaitu :1. Penilaian2. Perencanaan3. Pelaksanaan4. Evaluasi

4 Langkah Pendekatan Untuk Kekompakan Suatu

Tim

1. Menilai kebutuhan timMenilai apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan tim.

Tujuan : untuk mengetahui bagaimana cara membentuk suatu tim yang kompak (solid).

Keberhasilan membentuk suatu tim yg kompak dlm suatu perusahaan, setidaknya harus memiliki karakteristik sbb :1.Arahan yang jelas yg dipahami oleh semua anggota tim.2.“Para pemain” dalam tim.3.Upaya akuntabilitas yang sepenuhnya dipahami dan

diterima.

2. Merencanakan aktifitas kekompakan tim

Dibuat sesuai dengan hasil penilaian kebutuhan tim.

3. Melaksanakan aktivitas kekompakan tim

Dilakukan pada saat waktu yang tepat, dimana kelompok tim dibuat terlebih dahulu sebelumnya.

Kesalahan banyak perusahaan yg terburu-buru dalam melakukan pelatihan kekompakan tim tanpa dibuat terlebih dahulu tim tersebut.

Membangun tim a/ proses yang berkelanjutan.

Tujuannya untuk membuat suatu tim menjadi lebih baik seiring dengan berjalannya waktu.

IlustrasiPada sebelah kiri setiap bagian terdapat bagian yang kosong untuk mencatat persepsi anda tentang bagian tersebut. Untuk setiap bagian, catat persepsi anda tentang seberapa baik bagian tersebut mencerminkan tim anda, apakah pernyataan tersebut Sepenuhnya Benar (CT), Benar Sebagian (ST), Salah Sebagian (SF), atau Sepenuhnya Salah (CF)? Gunakan jumlah berikut untuk mencatat persepsi anda:CT=6ST=4SF=2CF=0

Arahan dan Pemahaman_______ 1. Tim memiliki misi yang disebutkan secara jelas._______ 2. Semua anggota tim memahami misi tersebut._______ 3. Semua anggota tim memahami lingkup dan batasan piagam tim._______ 4. Tim memiliki serangkaian tujuan yang mendukung misi tim.

_______ 5. Semua anggota tim memahami tujuan-tujuan tim._______6. Tim sudah mengidentifikasi aktivitas khusus yang harus

dilakukan untuk dapat mencapai tujuan-tujuan tim._______7. Semua anggota tim memahami aktivitas khusus yang

harus dilakukan untuk dapat mencapai tujuan-tujuan tim._______8. Semua anggota tim memahami kerangka waktu, jadwal

dan tenggat yang diperkirakan berkenaan dengan aktivitas-aktivitas khusus tersebut.

Karakteristik Anggota Tim_______9. Semua anggota tim terbuka dan jujur satu sama lain

pada sepanjang waktu._______ 10. Semua anggota tim saling percaya._______11. Semua anggota tim mengutamakan misi dan tujuan

tim daripada agenda pribadi pada sepanjang waktu._______12. Semua anggota tim nyaman bahwa mereka dapat

bergantung satu sama lain._______13. Semua anggota tim antusias dengan pencapaian misi

dan tujuan tim._______14. Semua anggota tim mau menerima tanggung jawab

atas kinerja tim.

Gambar 10-1 Penilaian Kebutuhan Kekompakan Tim

4. Evaluasi aktivitas kekompakan timApabila pelaksanaan aktivitas kekompakan tim sudah berjalan efektif maka lakukan proses evaluasi.

Caranya : dengan melakukan pencatatan ulang terhadap seluruh bagian pada saat proses penilaian kebutuhan tim.

Apabila aktivitas kekompakan tim tdk berjalan efektif maka lakukan pertemuan antar anggota tim, gunakan umpan balik untuk membahas kelemahan dan permasalahannya.

Tujuan menjaga dan meningkatkan efektifitas kekompakan tim.

Suatu perusahaan / organisasi untuk dapat terus menjaga eksisternsinya salah satu caranya yaitu adanya suatu tim yang kompak dalam menjalankan seluruh kegiatan perusahaan.

Institute for Corporate Competitiveness (ICC) dimana kelompok terkait.

_______ 15. Semua anggota tim mau bekerja sama agar misi tim dapat tercapai.

_______ 16. Semua anggota tim akan mengambil inisiatif dalam menggerakkan tim menuju tujuan akhirnya.

_______ 17. Semua anggota tim sabar satu sama lain._______ 18. Semua anggota tim memiliki sumber daya untuk

menemukan cara dalam mencapai misi tim meskipun terdapat kesulitan-kesulitan.

_______ 19. Semua anggota tim tepat waktu ketika hadir pada rapat, aktivitas tim yang lain dan tepat waktu dalam memenuhi tenggat.

_______ 20. Semua anggota tim toleran dan sensitif terhadap perbedaan anggota tim yang lain.

_______ 21. Semua anggota tim tetap gigih ketika aktivitas tim menemui kesulitan.

Sifat Karakter dan Kerjasama Tim

_______ 22. Tim memiliki iklim suportif bersama._______23. Semua anggota tim nyaman mengutarakan

pendapat, menyampaikan permasalahan dan menawarkan kritik yang konstruktif.

_______24. Semua anggota tim mendukung keputusan tim ketika keputusan dibuat.

_______25. Semua anggota tim memahami bagaimana tim menyesuaikan dengan organisasi secara menyeluruh.

Akuntabilitas_______26. Semua anggota tim tahu bagaimana

kemajuan/kinerja tim akan diukur._______27. Semua anggota tim memahami bagaimana

mengartikan kesuksesan tim._______28. Semua anggota tim memahami bagaimana

berurusan dengan anggota tim yang tidak efektif._______29. Semua anggota tim memahami bagaimana

keputusan tim dibuat._______30. Semua anggota tim mengetahui masing-masing

tanggung jawabnya.

_______31. Semua anggota tim mengetahui tanggung jawab dari para anggota tim yang lain.

_______32. Semua anggota tim memahami wewenangnya dalam lingkup tim dan wewenang para anggota tim yang lain.

_______ 33. Semua tujuan tim diprioritaskan._______34. Semua aktivitas khusus yang berkenaan dengan

tujuan tim ditugaskan secara benar dan memiliki tanggal penyelesaian yang direncanakan.

_______35. Semua anggota tim mengetahui apa yang harus dilakukan ketika tantangan yang tidak diperkirakan menghalangi kemajuan.

 Gambar 10-1 (Lanjutan)

Kejujuran/integritas Mementingkan diri sendiri Ketergantungan Antusiasme Tanggung Jawab Kerja sama Inisitaif Kesabaran Memiliki cukup sumber Daya Ketepatan waktu Toleransi/sensitivitas Kegigihan

Source : Institute for Corporate Competitiveness, Final Report: Team Success Study, 3rd ed. (Niceville, FL:Institute for CorporateCompetitiveness,2011), 3-4

Sifat Karakter yang Mendukung Kerja Sama Tim yang Berhasil

Apabila karyawan bekerjasama di dalam sebuah tim, maka manajer dan supervisor bukan bertindak sebagai Bos melainkan sebagai seorang pembina / team leader.

Tim itu dibina – Bukan dijadikan tempat menjadi Bos

• Manajer/supervisor harus dapat memahami perbedaan sebagai seorang bos dan pembina.

• Pembina adalah fasilitator yang bertanggungjawab membina tim dan terus berusaha meningkatkan kinerjanya.

Pembina menetapkan tujuan tim secara jelas

Pembina bertanggungjawab mengembangkan tim dan membangun tim

Pembina adalah mentor

Pembina mendorong rasa saling menghargai diantara mereka dan anggota tim dan antar anggota tim itu sendiri

Pembina menjadikan keragaman dalam sebuah tim menjadi nilai plus

Filosofi ini kemudian diterjemahkan ke perilaku sehari-hari dengan beberapa

cara

Artinya harus mampu membangun hubungan saling membantu, saling memperhatikan, mengasuh di antara anggota tim. Mengembangkan kapabilitas anggota tim, meningkatkan kontribusi setiap anggota tim dan membantu anggota tim mengembangkan karirnya adalah kegiatan mentoring. Pelatih yang baik adalah

layaknya seorang mentorMenurut David Cottrell, mentor yang efektif harus mampu membantu anggota tim dengan cara:• Mengembangkan kompetensi yang berkaitan dengan pekerjaannya• Membangun karakter• Mengajari mereka dengan budaya korporasi• Mengajari mereka tentang bagaimana menyelesaikan tugas dalam

organisasi• Membantu mereka memahami orang lain dan sudut pandang

mereka• Mengajari mereka bagaimana berperilaku pada kondisi atau situasi

yang baru dialami• Memberikan mereka penalaran yang berbeda di antara orang-orang.

• Membantu mereka mengembangkan nilai yang berorientasi pada

kesuksesan• Membantu mereka menempatkan dirinya dalam organisasi • Memberi kesempatan meraih sukses lebih tinggi

Rasa menghormati dibangun dari beberapa faktor

Kepercayaan membuat segalanya menjadi jelas

Menghargai orang lain sebagai aset

Komunikasi yang jelas dan tidak ditutup-tutupi

Etika itu tidak pandang bulu

Anggota Tim adalah aset

Keragaman Untuk mempertahankan kekompakan dalam satu tim

permasalahan mengenai perbedaan agama, ras, jenis kelamin, dll harus benar-benar dikesampingkan.

Semua orang dapat memiliki kesempatan yg sama untuk terus berkarya utnuk mencapai tujuan perusahaan.

Apabila keragaman ini menimbulkan masalah, maka lambat laun tanpa disadari rasa kepercayaan didlm suatu tim yg sdh ada akan terkikis sedikit demi sedikit.

Untuk menghindari hal tersebut, pelatih dapat melakukan hal berikut: Melakukan Audit Budaya Mengidentifikasi kebutuhan spesifik kelompok yang berbeda. Hadapi benturan budaya Hilangkan bias kelembagaan

• Penanganan konflik di dalam tim- Bagaimana orang menanggapi konflik dalam tim- Upaya penyelesaian konflik dalam tim

• Penghambat struktural dari tim

• Beberapa alasan bahwa seseorang tidak dapat bekerjasama tim dengan baik, pada gilirannya dapat menyebabkan konflik, yaitu:- Perubahan cepat dapat menyebabkan pegawai dapat

menyimpulkan bahwa mereka percaya tidak ada seorang pun selain diri mereka sendiri.

- Karyawan yang memiliki pandangan “me centered” sulit untuk bekerja dengan orang lain.

- Ego.- Ambisi untuk maju bersama.

Bagaimana orang menanggapi konflik di dalam tim

Tanggapan tehadap semua konflik dapat dikategorikan sebagai berikut:• Tanggapan pribadi yang negatif• Tanggapan tim yang negatif• Tanggapan tim yang positif- Menyelesaikan perbedaan pendapat sebagai hal yang

positif- Menyelesaikan perbedaan pendapat tanpa melibatkan

atasan

Pemimpin tim dan anggota dapat menggunakan beberapa strategi untuk menyelesaikan konflik:• Rencana kerja untuk membangun sebuah budaya di mana

individualitas dan perbedaan pendapat sebanding dengan kerjasama tim.

• Menentukan kriteria yang jelas untuk mengambil keputusan.

• Persaingan produktif.• Menyadari betapa sulitnya untuk bekerjasama dengan

efektif dan menghabiskan energi yang diperlukan untuk mendapatkan jumlah yang tepat.

• Memberikan pendapat dan kerjasama kedua tim ketika menyelesaikan masalah.

• Mengajarkan bagaimana cara mengelola perbedaan pendapat yang baik.

Upaya Penyelesaian Konflik Dalam Tim

Penghambat struktural adalah suatu prosedur administrasi, prinsip organisasi atau elemen budaya yang bekerja terhadap perubahan yang diberikan, dalam hal ini perubahan dari tim yang bekerja masing-masing.

Penghambat struktural kerjasama tim yang umumnya ditemukan di organisasi:• Struktur unit• Akuntabilitas• Tanggung jawab• Kompensasi dan pengakuan• Perencanaan dan pengendalian

Penghambat Struktural Tim

Penghargaan Terhadap Tim & Prestasi Individu

Sistem kompensasi yang berhasil adalah mengkombinasikan penghargaan antara individu dan tim.

Model untuk membangun system kompensasi individu dan tim:

Menentukan ukuran untuk pencapaian

prestasiMenentukan bagaimana

mengukur prestasi

Mengidentifikasi penghargaan yang akan

ditawarkan Mengintegrasikan terkait

dengan proses

Penghargaan Non Materi

Pengharaan non materi dapat efektif sebagaimana juga insentif yang bisa berupa tiket menonton, voucher belanja, cuti, tiket konser, seminar, tiket pesawat dan hadiah elektronik atau produk rumah tangga.

Pengakuan Kerja Tim & Anggota Tim

Beberapa contoh strategi penghargaan yang diterapkan organisasi:  Membuat surat kepada keluarga karyawan mengenai hasil kerja

karyawan yang memuaskan. Mengadakan makan siang bersama karyawan. Secara personal CEO mengucapkan “thank you for a job well

done”. Memberikan hadiah terkait dengan hobi karyawan tersebut. Memberikan tempat parkir khusus untuk karyawan terbaik pada

periode per bulan. Membuat “Wall of Fame” sebagai penghargaan performance.

Setiap organisasi harus membangun pengakuan dengan caranya masing-masing yaitu: Melibatkan karyawan dalam mengidentifikasi jenis dari

penghargaan. Melalukan perubahan list dari penghargaan secara periode. Memiliki variasi pilihan penghargaan untuk tiap level dari

performa.

Memimpin Multicultural TeamTantangan yang berkaitan dengan budaya yang sering muncul di pada kerja sama tim termasuk perbedaan: Pendekatan mengenai komunikasi Attitut dalam berkeja Attitut mengenai kewenangan Pendekatan untuk membuat keputusan

Berikut ini strategi yang dapat digunakan untuk menghadapi tantangan dalam memimpin multicultural team: Adaptasi Intervensi Structural Panduan Manajerial Exit

Studi KasusGoogle Inc adalah sebuah perusahaan publik di bursa saham NASDAQ . Perusahaan ini didirikan pada tahun 1998 oleh Larry Page dan Sergey Brin . Besar teamwork dimulai dengan visi yang jelas dan budaya yang tepat . Apa Google Inc dimulai dengan adalah visi mereka tentang informasi yang jelas kepada dunia. Menjaga dengan visi memberikan orang berarti apa yang mereka lakukan . Dengan tidak adanya visi, mengapa melakukan apa-apa , mengapa bekerja di Google Inc ? Selain itu, Google Inc senilai budaya dan bahkan memulai Budaya Chief Officer untuk mengembangkan dan memelihara budaya untuk menjaga nilai-nilai inti perusahaan . Google Inc memiliki mereka " Googleplex " . Ini adalah kantor utama yang memiliki kamar latihan , video game , bobot , mesin dayung , dan lain lain. Mereka bahkan menyediakan makanan gratis 24/7 bagi karyawan mereka .

Studi KasusAnda mungkin bertanya pada diri sendiri,apa ini harus dilakukan dengan kerja sama tim.Mereka membangun budaya mereka yaitu melihat akan membantu mengubah dunia dengan cara yang positif. Google Inc dibangun di atas kekuatan dari tim mereka sendiri. Tim mereka bahkan memiliki nama untuk diri mereka sendiri, yaitu seperti " Googler “, ini memberitahu bahwa Google Inc mengerti bahwa tim mereka adalah kunci keberhasilan mereka.Itulah mengapa mereka memberikan kembali kepercayaan kepada masing-masing anggota tim mereka.

Untuk memiliki tim yang hebat dan kerja sama tim yang sangat baik , anda membutuhkan visi besar yang

dipercaya dan diinginkan untuk orang-orang . Kemudian Anda perlu untuk mendapatkan orang yang

tepat.

Terima Kasih