Dosen Pembimbing : Drs Noersal Samad MA

MANAJEMEN & TATA CARA

OPERASI HOTEL

Disusun oleh :

Agrifina Amanda Nathania

1353010011

S1 Hospitaliti dan Pariwisata

MODUL 7

TATA GRAHA (HOUSE KEEPING)

A. Pengertian TATA GRAHA :

Istilah TATA GRAHA berasal dari kata :

TATA artinya : menata atau mengatur

GRAHA artinya : bentuk bangunan / rumah / wisma / hotel

Dalam bahasa inggris TATA GRAHA disebut HOUSEKEEPING artinya :

HOUSE artinya : rumah / wisma / hotel

KEEPING artinya : memelihara atau merawat / to keep

Sehingga istilah TATA GRAHA adalah :

“Kegiatan pengaturan suatu bentuk bangunan yang di dalamnya telah mencakup pekerjaan-

pekerjaan : pembersihan, penataan, perawatan, dan pemeliharaan”

Dengan tujuan agar tercipta suatu kondisi yang bersih, sehat, rapi, indah, nyaman dan aman

baik untuk fisik bangunan tersebut maupun seluruh fasilitas di dalamnya.

Sedangkan Definisi Tata Graha (Housekeeping) :

“Bagian atau departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan,

memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut

tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya”

Arti kata Public Area adalah :

Area-area yang dilewati oleh orang banyak atau dilalui dan digunakan oleh orang banyak

(area umum). Yang termasuk area-area umum adalah :

Lounge

Lobby entrance

Corridors

Lifts

Food and Beverage Outlets

Locker and employee area

Back area offices

B. Peran dan Fungsi Tata Graha (Public Area)

1. Menciptakan lingkungan yang bersih, sehat, nyaman, aman dan indah.

Bersih : bebas dari kotoran dan noda

Sehat : bebas dari kuman dan bau

Nyaman : rapi, indah dan menyenangkan

Aman : terhindar dari kemungkinan kecelakaan

2. Memberikan first impression pada tamu

3. Menyiapkan kebutuhan tamu pada area-2 tertentu.

C. Struktur Organisasi Housekeeping

Beserta tugas dan tanggung jawab staff housekeeping department :

D. Tugas dan Tanggung Jawab Staff Housekeeping Department :

1. Executive Housekeeping

a) Bertanggung jawab atas jalannya operasional public area housekeeping department.

b) Mengawasi jalannya operasional pada housekeeping department.

c) Membuat laporan Daily Productivity pada housekeeping department.

d) Menyusun budget untuk housekeeping department.

2. Assistant Executive Housekeeper

a) Membantu Executive Housekeeper dalam menjalankan pekerjaannya.

PUBLIC AREA EXTANDANTROOM ATTENDANT

PUBLIC AREA SUPERVISORFLOOR SUPERVISOR

ASS.EXEC. HOUSEKEEPER

EXECUTIVE HOUSEKEEPER

b) Mengawasi pengadaan barang yang digunakan pada housekeeping department.

c) Menyusun project yang dilaksanakan oleh Room Attendant dan Public Area

Attendant.

3. Housekeeping Supervisor

a) Mengawasi pekerjaan room Attendant.

b) Mengecek kebersihan kamar tamu.

c) Mengecek tamu penting (VIP Guest) yang menginap di hotel.

d) Menangani keluhan tamu.

e) Mengawasi pekerjaan Public Area Attendant.

f) Bertanggung jawab atas floor section.

g) Membuat room work sheet.

4. Room Attendant

a) Membersihkan kamar tamu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh pihak

hotel.

b) Melakukan prosedur Turndown service pada waktu sore hari.

c) Menjaga kebersihan pantry pada floor sectionnya masing-masing.

d) Memelihara dan menjaga kebersihan serta kelengkapan perlatan yang digunakan

dalam bekerja.

5. Public Area Attendant

a) Menjaga kebersihan lobby area.

b) Menjaga kebersihan area karyawan.

c) Menjaga kebersihan area umum yang ada di hotel.

d) Menjaga kebersihan loket karyawan.

Tugas dan tanggung jawab dari Public Area Section :

1. Menciptakan lingkungan yang bersih, sehat, nyaman, indah dan menarik dan aman :

Bersih : bebas dari kotoran dan noda

Sehat : bebas dari kuman dan bau

Nyaman : rapi, indah dan menyenangkan

Aman : terhindar dari kemungkinan kecelakaan

2. Memberikan first impression yang mendalam saat tamu baru datang ke hotel.

3. Menyiapkan kebutuhan tamu pada area-area tertentu seperti :

Lobby, restaurant, public toilet.

Adapun petugas yang melaksanakan pembersihan pada seluruh area-area umum tersebut adalah :

Public Area Attendant, tugasnya adalah sebagai berikut :

Melaksanakan tugas kebersihan pada seluruh area-area yang dilewati oleh tamu / orang

banyak.

Dimana dalam pelaksanaanya biasa Public Area Attendant dibagi menjadi tiga shift dan tiap shift

ada group leader , misalnya :

a. Shift Pagi : Group A tugasnya : jam 07.00 – 15.00 WIB

Dusting, vacuuming, glass wiping, membuang sampah, mopping,

membersihkan guest toilet dan employee toilet.

b. Shift Siang : Group B tugasnya : jam 15.00 – 23.00 WIB

Melanjutkan shift pagi yang belum selesai seperti : Lobby dusting,

dusting, all public toilet, guest elevators, vacuuming all offices, locker

dan function room.

c. Shift Malam : Group C tugasnya : jam 23.00 – 07.00 WIB

Melakukan pembersihan secara menyeluruh (General Cleaning) :

1. Carpet Shampooing

2. Pembersihan corridors, stairs dan dinding lobby

3. Pembersihan ruang rapat, banquet setelah pesta atau rapat selesai

4. Pembersihan Loker Karyawan

Seksi-seksi pada Housekeeping Departemen :

1. Seksi Kamar, tugasnya :

a. Melaksanakan pembersihan dalam kamar tamu

b. Menyediakan / menata tempat tidur dan pembersihan kamar mandi

2. Seksi Area Umum, tugasnya :

Melaksanakan kegiatan pemeliharaan kebersihan dan kerapian di area umum di luar kamar

tamu, seperti : lobby, restoran, bar, dan lain-lain.

3. Seksi Linen dan Uniform Karyawan, tugasnya :

Mewakili Housekeeper secara khusus dalam mengelola seluruh lena dalam hotel dan uniform

karyawan. Pengelolaan :

- Pengiriman linen ke outlet-outlet

- Mengurus pencucian di laundry

- Menyimpan linen tersebut

- Mengelola uniform karyawan

4. Seksi Binatu, tugasnya :

Di hotel besar untuk seksi Binatu kadang-kadang berdiri sendiri di luar bagian tata graha

dipimpin oleh : Laundry Manager. Tugasnya :

a. Melaksanakan pencucian lena / linen yang digunakan di hotel

b. Uniform karyawan

c. Pakaian tamu hotel

5. Seksi Tata Graha, tugansya :

Mengurus administrasi dan komunikasi seluruh kegiatan Tata Graha. Kantor Tata Graha

dipimpin oleh : Sekretaris, yang membawahi Order Taker dan Office Clerk.

Hubungan Housekeeping Departemen dengan departemen lain :

Hubungan kerja Tata Graha dengan Binatu

Menangani pencucian pakaian dari para tamu dan juga pakaian milik karyawan dan

pencucian linen-linen yang dipakai housekeeping.

Hubungan kerja Tata Graha dengan Engineering

Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan perbaikan dan pemeliharaan alat

terutama yang menyangkut operasional tata graha serta peralatan dari tata graha yang

berada di kamar tamu.

Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Food and Beverage

Menangani pelayanan room service di kamar tamu serta pengiriman Fruit arrangement

untuk tamu VVIP / VIP di Executive room.

Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Purchasing

Bagian purchasing menangani pembelian dan penyimpanan barang-barang yang

dibutuhkan oleh tata graha, seperti : alat-alat pembersih, obat pembersih, perlengkapan

tamu, linen-linen untuk tata graha dan alat penunjang operasional seperti : formulir-

formulir.

Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Keamanan :

Pengawasan keamanan pada area-area tata graha meliputi : corridor, pantry, dan office

dan selain itu mengawasi keamanan barang-barang milik tamu dan keselamatan tamu.

Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian personalia (Kepegawaian) :

Meliputi :

a) Pengadaan tenaga kerja

b) Pengangkatan pegawai

c) Pelatihan pegawai

d) Pemutusan hubungan kerja

e) Cuti karyawan

f) Surat perjanjian untuk pegawai

g) Pembayaran gaji dan lembur pegawai

Hubungan kerja Tata Graha dengan Kantor Depan Hotel Departemen :

Meliputi :

a) Room Status

b) Kamar siap jual

c) Services

Hubungan kerja Tata Graha dengan Accounting :

Meliputi : Penggajian, pelaporan keuangan, anggaran biaya

OBYEK PEMBERSIHAN, ALAT DAN OBAT PEMBERSIH PUBLIC AREA :

A. Obyek Pembersihan

Bahan-bahan ataupun benda yang menjadi obyek pembersihan dapat kita bedakan, antara lain

1. Bahan dari kayu-kayuan : Kusen pintu/ Jendela, rotan, bamboo

2. Bahan dari metal : Kuningan, tembaga, chrome, metal

3. Bahan dari batu-batuan : Terazzo, marmer, keramik, porselin

4. Bahan dari sintetis : Plastik, vinyl

5. Bahan dari glass : Kaca, cermin

6. Bahan dari getah kulit : Lantai karet

7. Bahan dari linen : Sprei, taplak meja, gordyn, dll.

8. Bahan dari kertas : Wallpaper

9. Bahan dari kulit : Calf

10. Bahan dari campuran : carpet, dll.

B. Alat-alat kerja pembersih secara manual :

1. Cleaning Cloths / lap terdiri dari :

Dry Cleaning Cloth : untuk membersihkan bagian-bagian yang kering

Wet Cleaning Cloth : untuk mengelap bagian yang lembab

Dust Cloth : untuk mengelap debu / kotoran

Glass Cloth : untuk mengelap gelas

Chamois/kanebo : untuk membersihkan permukaan kaca-kaca

Floor cleaning cloth : untuk membersihkan lantai dengan lantai

2. Sapu (broom) :

Terbuat dari : rumput, ijuk, lidi atau plastic, gunanya :

Untuk menyapu debu / sampah pada permukaan lantai dan anak tangga

Cara meletakkan sapu yang baik : digantung atau dibalik keatas

3. Sikat (brush) :

Terbuat dari kayu atau plastic dan bulunya dari plastic atau ijuk. Jenisnya terdiri dari :

a. Sikat tangan (hand brush) : untuk sikat lantai

b. Sikat tangan (nylon brush/clothes brush) : untuk menyikat pakaian

c. Sikat lantai yang bertangkai panjang (longhandle brush / floor brush)

d. Sikat untuk langit-langit rumah (round head brush / ceiling room)

e. Sikat kamar jamban (WC) : toilet bowl brush

f. Sikat botol (bottle brush)

g. Sikat sepatu (shoe brush)

h. Sikat lantai sebagai pelengkap Floor Machine (Scrubbing Brush)

4. Mop (mopping) dan heavy duty pail (ember berserta pemerasnya)

Alat yang digunakan untuk membersihkan lantai dimana penggunaanya disertai dengan

bahan pembersih seperti air dan sabun cair atau bahan-bahan pembersih lainnya. Alat

tersebut dapat dipergunakan untuk membersihkan lantai marmer, keramik, teraso dan

sebagainya kecuali karpet. Adapun perlengkapan dari “heavy duty pail” adalah :

a. Mop dengan rumbai-rumbai katun / mop finger

b. Mop handle / tangkai mop

c. Alat pemeras / squeezer

5. Floor duster / lobby duster

Untuk membersihkan lantai sehari-hari dengan disemprot chemical sebelumnya.

6. Dust pan / serok debu

Untuk mengumpulkan atau menampung sementara debu / kotoran pada waktu menyapu

lantai.

7. Sponge / busa

Untuk membersihkan permukaan dinding keramik kamar mandi atau lain-lainnya seperti

toilet bowl, urinoir, wash basin, bak mandi.

8. Spray bottle / bottle sprayer / gun sprayer

Botol yang dapat diisi dengan obat seperti : glass cleaner atau chemical lainnya.

9. Window wiper

Alat yang digunakan untuk membersihkan kaca

10. Window brusher

Alat yang digunakan untuk membersihkan kaca dilengkapi dengan sikat.

11. Carpet sweeper

Alat yang digunakan untuk membersihkan karpet yang kotor, tetapi tidak dengan listrik

hanya manual.

12. Bucket/pail

Ember biasa yang digunakan untuk membersihkan kotoran-kotoran pada lantai

13. Kape / Scapper / Putty Knife

Alat yang digunakan untuk membersihkan kotoran-kotoran yang menempel pada lantai /

anak tangga.

14. Floor squeezer

Alat yang bertangkai panjang dan berkaret pada ujungnya yang berguna untuk menarik

air / air hujan / air sabun untuk dibuang.

15. Silet

Alat yang digunakan untuk membersihkan noda-noda pada kaca/mirror

16. Rubber gloves

Sarung tangan dari karet untuk melindungi tangan dari bahan-bahan kimia yang

digunakan sebagai obat pembersih.

17. Tangga / ladder

Alat yang digunakan untuk membersihkan tempat-tempat yang cukup tinggi agar dapat

terjangkau oleh tangan kita.

18. Masker

Gunanya untuk melindungi hidung dan mulut saat melarutkan chemical agar tidak

keracunan.

C. Alat-alat kerja (pembersih) secara elektronik (Cleaning Equipment)

1. Mesin penghisap debu dan air (wet and dry vacuum cleaner)

Mesin penghisap yang digunakan untuk menghisap debu atau air

2. Mesin pembersih lantai (Floor cleaning machine / Polishing Machine)

Mesin pembersih lantai yang digunakan untuk menyikat dan kemudian mengkilapkan

lantai.

3. Mesin pencuci karpet ada 2 jenis :

a. Dry carpet cleaning :

Alat yang digunakan untuk membersihkan karpet tetapi tidak menggunakan air tetapi

serbuk.

b. Shampooing Machine / extraction Machine :

Alat yang digunakan untuk membersihkan karpet / menyampoo karpet dengan

menggunakan bahan pembersih khusus untuk karpet.

4. Mesin pengering karpet / blower :

Alat pengering untuk karpet setelah proses pencucian

5. Hand polisher / mesin polish :

Mesin polish yang digerakkan dengan menggunakan tangan

6. Back pack vacuum cleaner :

Mesin penghisap debu dan air yang pemakaiannya digendong, diletakkan di punggung

kita.

D. Bahan dan Obat Pembersih (Cleaning Agent / Supplies)

Peran dari obat pembersih adalah :

Melenyapkan kotoran dari permukaan benda melalui proses pembersihan serta menjaga agar

kotoran tidak terlanjur mengendap.

Obat pembersih yang dapat menghilangkan kotoran seperti : sabun dan pasir dapat

dikategorikan sebagai cleaning agents.

Obat pembersih yang khusus (spesifik) harus dipilih untuk kebutuhan pembersihan tertentu.

Campuran yang mempunyai keampuhan (daya pembersih) yang kuat, belum tentu efektif

untuk suatu pencucian tertentu. Memilih obat pembersih harus tepat sesuai dengan yang

diperlukan dan sesuai dengan karakteristik kotoran.

Cleaning agents dibagi dalam tiga kategori, yaitu :

a. Detergents (berbusa banyak)

Sabun, merupakan produk detergen yang tertua dan masih merupakan bahan yang

paling efektif untuk menghilangkan kotoran. Detergent mempunyai kandungan bahan

alkalin ringan dan sangat efektif untuk melenyapkan kotoran pada lantai, dinding dan

berbagai jenis perlengkapan dan alat-alat dapur.

b. Abrasive Cleaner (kandungan serbuk kasar)

Kadang-kadang kotoran yang melekat sangat kuat pada permukaan benda dimana

alkalin atau bahan pembersih yang bersifat asam tidak akan mempan untuk

melenyapkan kotoran yang dimaksud.

Dalam kasus seperti tersebut diatas, diperlukan bahan pembersih yang mengandung

serbuk tajam (abrasive) yang digunakan untuk menghancurkan kotoran.

Abrasive seperti jenis VIM biasanya digunakan untuk mencuci alat-alat dapur dan

alat-alat makan.

c. Acid Type Cleaner (kandungan asam)

Untuk jenis kotoran yang tidak dapat dibersihkan oleh bahan pembersih jenis alkalin

seperti : noda karat, warna logam yang kusam pada barang-barang kuningan, maka

untuk membersihkannya harus menggunakan bahan pembersih yang mengandung

asam. Jenis obat pembersih ini harus dipilih dan digunakan secara tepat.