1

1. Pendahuluan Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management

System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) yang bertujuan

membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari

maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima

tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest

payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan

pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil lain yang dicapai dengan

pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel.

Hotel Timor Dili merupakan salah satu usaha yang bergerak di bidang jasa

perhotelan yang ada di Timor Leste, merupakan hotel yang sedang berkembang

dan terus berupaya untuk meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari

berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan teknologi informasi manajemen. Selama

ini, sistem informasi manajemen yang ada di hotel Timor Dili masih dilakukan

dengan cara melakukan pencatatan pembukuan sehingga sistem tersebut perlu

dibenahi. Beberapa sistem yang dinilai perlu dibenahi adalah sistem pemesanan

kamar, chek in, mendata tagihan tamu guest folio, chek out dan pembayaran tamu.

Sistem tersebut perlu dibenahi dengan sistem baru yang terkomputerisasi

berbasiskan web yang dinilai efisien.

Berangkat dari keadaan tersebut, sejalan dengan kemajuan teknologi,

maka teknologi komputer dimanfaatkan untuk membangun sistem informasi

manajemen hotel pada hotel Timor Dili, karena dengan memanfaatkan teknologi

tersebut akan memberikan kemudahan kepada tamu untuk melakukan pemesanan

kamar. Sesuai dengan latar belakang tersebut akan dilakukan penelitian dengan

topik “Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Hotel

Berbasis Web (Studi Kasus : Hotel Timor Dili)”, yang membahas tentang

pemesanan kamar dan fasilitas hotel. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat

sebagai bahan masukan dan tambahan yang dapat dipertimbangkan dan digunakan

oleh manajemen hotel, terutama dalam meningkatkan pelayanan kepada tamu

hotel.

2. Kajian Pustaka Pada penelitian berjudul sistem informasi manajemen perhotelan puri

Indrakila Hotel dan Cottage Ungaran, tertulis bahwa dengan adanya sistem

informasi manajemen perhotelan dapat memudahkan petugas front desk hotel

dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel, serta

membuat beragam laporan yang diperlukan sehingga pelayanan kepada tamu dan

pengunjung menjadi lebih maksimal, cepat, dan akurat, untuk dapat melayani

tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara cepat dan memuaskan

sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel [1].

Penelitian lainnya tentang sistem informasi reservasi pada hotel Safari

Ende, yang membahas tentang bagaimana suatu sistem pengolahan reservasi

perhotelan yang mampu memberikan kemudahan perkembangan hotel tersebut

seperti bagaimana interface sistem yang dapat memudahkan pengguna

(operator/bagian resepsionis) dari suatu hotel untuk mengakses sistem tersebut.

Serta dianggap sangat perlu untuk pihak hotel harus memiliki pengolahan

2

database yang baik agar dikemudian hari dapat melihat informasi yang dibutuhkan

dari kegiatan suatu hotel [2].

Penelitian berjudul Sistem Informasi Reservasi Sewa Kamar Hotel

Berbasis Web (Studi Kasus Hotel Karlita Tegal), menjelaskan bagaimana

meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari berbagai sisi antara lain sisi

pemanfaatan teknologi infomasi dengan menggunakan aplikasi berbasis Web.

Sistem informasi reservasi dikembangkan dengan waterfall model, dan dibangun

dengan bahasa pemrograman PHP dan PhpMyAdmin sebagai sebuah tools untuk

membantu mengelola basis data MySql serta text editor Notepad++. Sistem

informasi reservasi dapat memberikan kemudahan bagi receptionist dan

pelanggan hotel dalam melakukan pemesanan kamar. Selain itu pengunjung juga

dapat memperoleh segala informasi fasilitas dan berita yang ada di Hotel Karlita

[3].

Berdasarkan penelitian-penelitian yang pernah dilakukan terkait sistem

informasi manajemen Hotel, maka dilakukan penelitian untuk membangun sistem

informasi manajemen hotel, dengan hotel Timor Dili sebagai objek penelitian.

Sistem yang dibangun diimplementasikan pada resepsionis hotel. Penelitian

tentang sistem informasi manajemen hotel membahas tentang pemesanan kamar

dan fasilitas hotel.

Sistem Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan memanfaatkan dalam mengambil keputusan saat ini atau

mendatang. Dasar dari informasi adalah data, kesalahan dalam mengambil atau

memasukkan data, dan kesalahan dalam mengolah data akan menyebabkan

kesalahan dalam memberikan informasi. Jadi data yang didapatkan dan

dimasukkan harus valid (benar) hingga bentuk pengolahannya, agar bisa

menghasilkan informasi yang dapat dipercaya [4].

Informasi dibutuhkan oleh manajemen untuk menghindari proses enthropi.

Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu sistem manajemen

yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak menentu. Informasi adalah hasil

pengolahan data yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga

processing systems atau information processing systems atau information

generating systems.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Data sebagai bahan

baku informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka, atau

simbol tertentu yang memiliki arti. Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin

berupa informasi bagi tingkat yang lainnya. Data diolah melalui suatu model

menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat

suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain

yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap dianggap

sebagai input, diproses kembali melalui model, dan begitu seterusnya membentuk

suatu siklus [4].

3

Hotel

Hotel merupakan gedung yang digunakan sebagai tempat penginapan

dengan tujuan penginapan dan menyediakan jasa pelayanan secara professional

bagi para tamu termasuk penyediaan makanan, minuman, dan fasilitas lainnya [5].

Jenis-jenis hotel

Penentuan jenis hotel tidak terlepas dari kebutuhan pelanggan dan ciri atau

sifat khas yang dimiliki wisatawan [6] : (1) City Hotel : Hotel yang berlokasi di

perkotaan, biasanya diperuntukkan bagi masyarakat yang bermaksud untuk

tinggal sementara (dalam jangka waktu pendek). City Hotel disebut juga sebagai

transit hotel karena biasanya dihuni oleh para pelaku bisnis yang memanfaatkan

fasilitas dan pelayanan bisnis yang disediakan oleh hotel tersebut; (2) Residential

Hotel : Hotel yang berlokasi di daerah pinggiran kota besar yang jauh dari

keramaian kota, tetapi mudah mencapai tempat-tempat kegiatan usaha. Hotel ini

berlokasi di daerah-daerah tenang, terutama karena diperuntukkan bagi

masyarakat yang ingin tinggal dalam jangka waktu lama. Dengan sendirinya hotel

ini diperlengkapi dengan fasilitas tempat tinggal yang lengkap untuk seluruh

anggota keluarga; (3) Resort Hotel : Hotel yang berlokasi di daerah pengunungan

(mountain hotel) atau di tepi pantai (beach hotel), di tepi danau atau di tepi aliran

sungai. Hotel seperti ini terutama diperuntukkan bagi keluarga yang ingin

beristirahat pada hari-hari libur atau bagi mereka yang ingin berekreasi; (4) Motel

(Motor Hotel) : Hotel yang berlokasi di pinggiran atau di sepanjang jalan raya

yang menghubungan satu kota dengan kota besar lainnya, atau di pinggiran jalan

raya dekat dengan pintu gerbang atau batas kota besar. Hotel ini diperuntukkan

sebagai tempat istirahat sementara, bagi mereka yang melakukan perjalanan

dengan menggunakan kendaraan umum atau mobil sendiri. Oleh karena itu hotel

ini menyediakan fasilitas garasi untuk mobil.

Manajemen Hotel Manajemen Hotel (Perhotelan) adalah studi dan praktek efektif serta seni

untuk menjalankan bisnis hotel, restoran dan bisnis pariwisata lainnya yang

berhubungan dengan bidang perjalanan supaya akan lebih lancar, nyaman,

berkualitas sehingga memenuhi bahkan melebihi harapan konsumen, yang pada

tujuannya adalah menghasilkan margin keuntungan yang lebih besar bagi

perusahaan. Tanpa manajemen perhotelan yang efektif, tidak akan ada standar

untuk pelayanan di hotel atau agen perjalanan. Manajemen hotel melibatkan

kombinasi berbagai keterampilan yang bisa dijelaskan sebagai berikut : [7]. (1)

Manajemen pemasaran : Manajemen pemasaran berhubungan dengan agen

perjalanan dan operator wisata serta Klien lainnya, Periklanan dan hubungan

Masyarakat juga biasanya ditangani oleh manajemen pemasaran; (2)

Pengembangan sumber daya manusia : Salah satu departemen yang paling penting

dari setiap staf hotel adalah manajemen sumber daya manusia. Manajemen

sumber daya manusia yang tepat dapat membedakan antara menjalankan hotel

dengan sangat baik atau buruk pada suatu Industri perhotelan. Manajer sumber

daya manusia dapat mengontrol hotel hampir secara keseluruhan. Hal ini

membuat pentingnya manajemen sumber daya manusia untuk hotel; (3)

4

Manajemen keuangan : General Manajer hotel bertugas mengontrol keuangan,

rumah tangga, kualitas pelayanan dan makanan, dekorasi, dan interior serta

pembentukan norma-norma yang harus diikuti oleh staf sambil memberikan

layanan mereka kepada para tamu; (4) Keterampilan hubungan antar manusia, dan

ketangkasan : Salah satu contoh dari keterampilan hubungan antar manusia, dan

ketangkasan adalah housekeeping yang bertugas melaporkan keadaan kamar yang

masih dalam perbaikan/Maintenance, serta dapat melaporkan perbedaan jumlah

orang / Pax dari data yang dilaporkan oleh Front Office pada saat Registration,

perbedaan pax akan sangat menentukan dapat mempengaruhi harga kamar

ataupun jumlah orang yang mengkonsumsi.

Terdapat 3 (tiga) faktor yang diperlukan untuk menerapkan pemasaran

jasa, yaitu [8] : (1) Instrumen Produk : Untuk memberikan kemudahan kepada

wisatawan sebagai pemakai jasa, produk dijual dalam bentuk paket dengan

memberikan pelayanan terpadu (integrated services); (2) Instrumen Distribusi :

Untuk memenuhi kebutuhan wisatawan, mereka tidak perlu berhubungan

langsung dengan perusahaan yang menjual jasa-jasa tersebut, tetapi cukup

membeli melalui perantara seperti Tour Operator, Biro Perjalanan Wisata, Hotel

Reservation Agent, Wholesaler, atau Representative Office; (3) Instrumen Promosi

: Agar Calon wisatawan dapat informasi yang lengkap dan akurat tentang produk

atau jasa yang hendak dijual, perlu ada promotion materials seperti brochures,

leaflets, booklet, poster atau tourist map, sehingga dengan memiliki sumber

informasi tersebut mereka dapat mempersiapkan perjalanan wisata dengan baik

dan memuaskan.

Fungsi Hotel

Macam-macam fungsi hotel antara lain sebagai berikut [9] : (1) Tempat/sarana

akomodasi untuk memenuhi kebutuhan tamu (wisatawan dan pelancong), sebagai

tempat beristirahat/ tinggal sementara waktu selama dalam perjalanan yang jauh

dari tempat asalnya; (2) Tempat pertemuan (rapat, seminar, konferensi, lokal

karya dan sebagainya) bagi para pengusaha, pimpinan pemerintah, para

cendekiawan, dan sebagainya; (3) Tempat bertemu, bergaul dan bersahabat bagi

semua bangsa yang akan datang; (4) Tempat untuk bersantai, rekreasi, rileks atau

menikmati kesenangan lainnya.

Departemen Dalam Hotel Departemen-departemen dalam perusahan hotel dapat dikelompokkan

sebagai berikut [10] : (1) Kantor Depan (Front Office) : Kegiatan pada kantor

depan ini meliputi : (a) Pemesanan kamar; (b) Penerimaan tamu; (c) Pencatat data

pribadi tamu (registration); (d) Penanganan surat dan informasi; (e) Penanganan

barang bawaan tamu; (f) Pelayanan telepon; (g) Pelayanan rekening hotel (Front

Office Cashiering); (h) Pelayanan lain-lain; (2) Tata Graha (House Keeping) :

Tugas dari bagian tata graha ini adalah mengurus kamar-kamar hotel dan ruangan

umum (Public Area). Adapun ruang lingkup kegiatan tersebut adalah : Pengaturan

kamar, Ruangan tamu, Penyedia perlengkapan kamar, ruang umum, alat

pembersih dan pakaian seragam karyawan hotel, Tambahan pelayanan tamu; (3)

Tata Boga (Food and Beverage). Tugas dari bagian Tata Boga adalah

menyediakan makanan kepada tamu hotel.

5

Pengertian Check-in dan Check-out

Check-in merupakan proses transaksi antara tamu dan pihak pengelola

hotel untuk menyewa kamar beserta fasilitasnya. Sedangkan Check-out

merupakan proses dimana tamu melapor bahwa dirinya sudah tidak menyewa

kamar lagi dan membayar rekening pembayaran dari total pembayaran

keseluruhan [10].

Sistem Informasi Manajemen Perhotelan

Kamus Besar Bahasa Indonesia [11] mendefinisikan kata manajemen

sebagai penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.

Berdasarkan definisi tersebut, manajemen hotel dapat diartikan sebagai proses

penggunaan sumber daya hotel secara efektif untuk mencapai sasaran yang telah

ditetapkan.

Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management

System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) yang bertujuan

membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari

maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima

tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest

payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan

pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil lain yang dicapai dengan

pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel

[12].

Aliran data yang dihasilkan sistem dapat dibagi dalam tiga katagori : (1)

Level paling atas untuk kebutuhan top manager. Kebutuhan akan data/informasi

bersifat jangka panjang, sangat tidak pasti, environmental, perencanaan dan

kebijaksanaan, dan laporan yang berbentuk ringkas; (2) Level menengah untuk

midle manager. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka menengah, relatif

lebih pasti, organizational, pelaksanaan kebijaksanaan dan perencanaan taktis, dan

laporan relatif terperinci; (3) Level bawah untuk lower manager. Kebutuhan akan

data/informasi bersifat jangka pendek, sedikit pasti, departmental, pelaksanaan

aktifitas harian dan pemeliharaan, dan laporan yang terperinci.

Ruang lingkup sebuah sistem manajemen hotel sangatlah luas, tergantung

kelengkapan fitur yang disediakan oleh program tersebut. Kelengkapan itu sendiri

sangat tergantung pada tipe atau jenis hotel dan struktur organisasi perhotelan.

Sistem manajemen hotel harus dapat menangani pekerjaan [12] : (1) Pada divisi

kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front office), dan bagian

tata graha (housekeeping); (2) Pada divisi accounting (accounting devision) untuk

semua bagian accounting; (3) Pada divisi restoran dan bar (bar and restourant

division); (4) Pada divisi marketing (marketing devision); (5) Pada divisi teknisi

dan peralatan (engginering division).

Program Aplikasi Hotel

Mendirikan dan mengembangkan bisnis perhotelan memerlukan suatu

sistem yang handal dan terintegrasi agar strategi dan tujuan bisnis yang

direncanakan dapat diraih secara total. Dengan penerapan sistem perhotelan yang

baik dan mampu mengurangi cost secara signifikan, mampu meningkatakan

kinerja perusahaan dan menjaring customer loyality lebih banyak.

6

Program hotel hadir sebagai solusi penerapan manajemen hotel secara

terintegrasi dan menyeluruh melalui software manajemen perhotelan yang handal.

Program hotel ini dapat dikembangkan dimanapun termasuk hotel, apartemen,

resort dan lain sebagainya. Dengan mengunakan program hotel, perusahaan dapat

meningkatkan pelayanan kepada costumer secara lebih baik yang akan berdampak

positif pula pada peningkatan profit/keuntungan perusahan [12].

Beberapa penerapan kebutuhan manajemen hotel dapat disesuaikan

sebagai berikut [12] : (1) Data. Untuk mendukung jalannya aplikasi, dibentuk data

pendukung sebagai berikut : (a) Tarif dan Jenis Kamar. Pencatatan tarif harga dan

jenis sewa kamar yang ada pada hotel kamar, pencatatan nomor kamar yang ada

pada hotel yang disertai harga modal, tarif harga jual; (b) Fasilitas Kamar.

Pencatatan fasilitas yang ada pada tiap-tiap kamar; (c) Menu Makanan

Restaurant/Mini Bar. Pencatatan jenis menu makanan dan minuman yang tersedia

beserta daftar harga/modal. Pemesanan diberikan tagihan dalam bentuk Billing

yang tercetak oleh printer; (d) Bank Data Tamu. Kumpulan nama tamu yang

sudah menginap, akan komputer memberikan satu nomor kostumer; (e) Booking.

Pemesanan kamar dengan pihak pengelola hotel untuk memesan kamar

penginapan di hotel; (f) Daftar Rekanan. Daftar rekanan hotel yang diperbolehkan

menjadi piutang; (g) Cara pembayaran. Teknik cara tamu membayar di kasir

(cash, piutang); (h) Identitas Petugas. Daftar nama petugas/user; (i) Nama Negara.

Tamu yang menginap berdasarkan asal/negara; (j) Satuan Barang. Transaksi

barang makanan/minuman di restaurant; (k) Unit Kerja. Daftar unit kerja yang

ada di hotel; (l) Daftar Tarif Biaya/Departemen; Daftar seluruh tarif biaya (tarif

data elektronik); (m) Departemen Penerimaan. Pusat biaya pada kas penerimaan;

(n) Kumpulan Register Penerimaan. Daftar penerimaan yang terintegrasi; (2)

Transaksi. Input tagihan pada pencatatan transaksi terhadap : (a) Administrasi; (b)

Kamar penginapan; (c) Restaurant/mini Bar (print of sales); (d) Bar/karaoke; (e)

Laundry; (f) Rent Car; (g) Convention Hall; (h) Telepon; (3) Report (Laporan).

(a) Tamu yang sedang menginap; (b) Daftar pemakaian kamar (kosong, berisi);

(3) Uang kas masuk (harian/bulanan/tahunan); (4) Penerimaan petugas kasir dan

laba (per departmen); (5) Piutang rekanan; (6) Register penerimaan.

3. Metode dan Perancangan Sistem Metode perancangan yang digunakan pada Perancangan Sistem Informasi

Manajemen Hotel Timor Dili adalah Prototyping Model. Prototyping Model

merupakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak

digunakan. Prototyping Model dapat dilihat pada Gambar 1.

7

Gambar 1 Bagan Model Prototyping [13]

Tahap-tahap perancangan sistem dengan menggunakan Prototype Model,

dijelaskan sebagai berikut. Pada tahap Listen to customer, dilakukan proses

wawancara dengan Ibu Justina da Cruz de Fatima selaku Supervisor front Desk Hotel

Timor Dili. Data yang diperoleh dari hasil wawancara termasuk dokumen yang berkaitan

dengan topik penelitian, juga mengenai sistem informasi perhotelan yang ada di Hotel

Timor Dili mulai dari Kegiatan menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest

folio) dan pembayaran tamu (guest payment). Berdasarkan wawancara dan survei,

diperoleh proses bisnis hotel Timor Dili sebagai berikut : (1) Menerima pemesanan

kamar; Pelanggan menelpon hotel Timor Dili dan melakukan booking kamar

sesuai dengan permintaan pelanggan. Pelanggan menunggu pengecekan

ketersediaan kamar. Jika tidak tersedia kamar, pihak hotel akan memberitahukan

pelanggan agar melakukan booking di hotel lain. Jika kamar tersedia, pelanggan

melakukan deposit uang untuk pembayaran kamar dimuka. Resepsionis

melakukan konfirmasi atas data pribadi pihak pelanggan; (2)Melakukan

perubahan pemesanan kamar; Pelanggan melakukan perubahan atas reservasi

kamar. Resepsionis akan mencatat perubahan pesanan kamar di komputer.

Perubahan ini akan dikenakan charge sebesar 2 % atas depositnya; (3)

Menyiapkan pesanan kamar; Sebelum pelanggan datang, petugas hotel

merapihkan kamar yang dipesan sesuai dengan permintaan pelanggan, mengecek

peralatan mandi, dan perlengkapan snack yang tersedia atau tidak. Jika tidak

tersedia, akan ditulis dalam catatan persediaan hotel; (4) Menyerahkan pesanan

kamar. Setelah itu pelanggan melakukan konfirmasi atas booking room yang

dipesan lewat telepon. Resepsionis mengecek kembali data pelanggan apakah data

tersebut adalah valid. Pelanggan melakukan check-in atas kamar yang dipesan.

Resepsionis memberikan kunci kamar kepada pelanggan dan memberikan

voucher breakfast kepada pelanggan; (5) Membayar tagihan. Pelanggan

melakukan check-out setelah menggunakan kamar sesuai dengan dipesannya.

Resepsionis mencetak tagihan pembayaran pelanggan dan memberikannya kepada

pelanggan. Pelanggan melakukan pembayaran atas kamar hotel dan menyerahkan

kunci kamarnya. Resepsionis mencatat pembayaran pelanggan di komputer hotel;

(6) Merekonsiliasi kas. Resepsionis menyerahkan ringkasan pemesanan kamar ke

bagian keuangan. Bagian keuangan memeriksa bukti tagihan pembayaran yang

ada, dan menghitung jumlah nilai uang yang ada di tagihan pembayaran tersebut.

Kemudian menghitung kas yang diterima dan membandingkan dengan nominal

8

yang tertera pada billing dan membuat laporan keuangan atas seluruh pendapatan

hotel. Workflow proses bisnis hotel Timor Dili dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1 Workflow Proses Bisnis

Actor Activities

Pelanggan - Melakukan pesanan kamar

- Menelepon hotel timor dili

- Melakukan booking kamar

- Menunggu pengecekan kamar jika kamar tersedia

- Mendapat pemberitahuan dari resepsionis jika

kamar tidak tersedia.

Resepsionis - Menerima pesanan kamar

- Melakukan deposit uang

- Mengkonfirmasikan data pesanan pelanggan

Pelanggan - Merubah pesanan kamar

- Melakukan konfirmasi perubahan kamar

- Membayar charge/denda atas perubahan pesanan.

Resepsionis - Mencatat perubahan pesanan kamar dan denda.

Room Boy - Menyiapkan pesanan kamar

- Merapihkan kamar yang dipesan

- Mengecek peralatan mandi dan perlengkapan snack

yang tersedia

- Mencatat ketidak tersediaan peralatan mandi dan

snack

Pelanggan - Mendapatkan pesanan kamar

- Melakukan konfirmasi atas booking room

Resepsionis - Mengecek kembali data pelanggan apakah data

tersebut adalah valid

Pelanggan - Melakukan check-in atas kamar yang dipesan

Resepsionis - Memberikan kunci kamar kepada pelanggan

- Memberikan voucher breakfast kepada pelanggan

Pelanggan - Membayar tagihan

- Melakukan check-out

Resepsionis - Mencetak billing pelanggan

Pelanggan - Melakukan pembayaran

- Menyerahkan kunci kamarnya

Resepsionis - Mencatat pembayaran pelanggan di komputer hotel

- Merekonsiliasi kas

- Menyerahkan ringkasan pemesanan kamar ke

bagian keuangan

Bagian

keuangan

- Memeriksa bukti billing yang ada

- Menghitung jumlah nilai uang yang ada di billing

tersebut

- Menghitung kas yang diterima membandingkan

dengan nominal yang tertera pada billing

- Membuat laporan keuangan atas seluruh

pendapatan hotel

9

Selanjutnya pada tahap Build/revise mock-up; setelah memperoleh data

dan kebutuhan lainnya, langkah berikutnya adalah membangun perancangan

sistem dengan menggunakan diagram-diagram Unifield Modelling Language

(UML), setelah itu dilakukan pula perancangan database, dan perancangan

antarmuka. Kemudian rancangan sistem akan dibangun dengan menggunakan

bahasa pemrograman PHP dan MYSQL. Pada tahap Customer test-drives mock

up; dilakukan pengujian prototype yang sudah dibuat, untuk melihat sistem yang

akan dikembangkan sudah memenuhi kriteria atau tidak. Apabila sudah

memenuhi, maka akan dilanjutkan ke tahap berikutnya, namun apabila belum

maka akan kembali ke tahap awal yaitu pengumpulan kebutuhan, dan membangun

prototype kembali sesuai dengan apa yang diharapkan.

Perancangan Sistem

Setelah melakukan analisis kebutuhan sistem, tahap berikutnya adalah

melakukan perancangan sistem. Perancangan sistem dibuat dengan menggunakan

diagram-diagram UML (Unified Modeling Language).

Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan interaksi antara actor dengan sistem.

Untuk sistem informasi manajemen hotel Timor Dili ini akan dibuat dua buah use

case diagram, yaitu untuk Manager dan resepsionis, ditunjukkan pada Gambar 2.

Use Case Diagram manager menggambarkan tentang fungsionalitas dan

hubungan antara manager dengan sistem. Manager memiliki beberapa interaksi

dengan sistem yang bertugas untuk mengelola sistem dan pengaturan data sistem

di antaranya adalah mengelola data administrasi hotel dan data karyawan,

termasuk di dalamnya pengubahan, penambahan, serta penghapusan data. Hal

yang pertama kali dilakukan adalah melakukan login, edit data, input data, dan

delete data. Setelah fungsionalis manager selesai, manager melakukan logout.

Use case diagaram resepsionis menunjukkan proses pertama yang

dilakukan use case ini adalah masuk ke dalam alamat website resepsionis. Setelah

masuk di halaman utama website, resepsionis dapat melihat data kamar,

memasukkan data pemesanan kamar, memasukkan data check in, memasukkan

data check out, memasukkan data pelayanan, dan memasukkan data pembayaran.

Setelah melihat dan memasukkan semua data, maka terakhir logout sistem.

Gambar 2 Use Case Diagram Resepsionis dan Manager

10

Class Diagram Sistem

Class diagram adalah diagram yang digunakan untuk menampilkan

beberapa kelas yang sedang dikembangkan.

Class Diagram Sistem pada Gambar 3 dapat dijelaskan sebagai berikut.

Tabel tbl_kamar yaitu tabel yang berisi informasi tentang data kamar hotel. Tabel

tbl_kamar memiliki relasi dengan tabel tbl_booking, tabel tbl_checkin, dan tabel

tbl_jenis kamar. Sedangkan tabel tbl_checkin memiliki relasi dengan tabel

tbl_checkin pelayanan. Relasi tabel tbl_kamar dengan tabel tbl_booking adalah

One to Many dimana data booking untuk satu kamar dapat lebih dari satu, tetapi

tanggal booking harus berbeda. Relasi tabel tbl_kamar dengan tabel tbl_checkin

adalah One to Many dimana check in untuk satu kamar dapat lebih dari satu, tetapi

tanggal checkin harus berbeda. Relasi tabel tbl_jenis kamar dengan tabel

tbl_kamar adalah One to Many dimana data kamar untuk satu jenis kamar dapat

lebih dari satu. Relasi tabel tbl_checkin dengan table tbl_checkin pelayanan

adalah One to Many dimana data check in pelayanan dapat lebih dari satu untuk

satu check in.

Gambar 3 Class Diagram Sistem

4. Hasil Dan Pembahasan Pada web sistem infomasi manajemen hotel, user dibagi menjadi dua

tingkatan berdasarkan hak aksesnya yaitu: user manager (user yang bertugas

mengatur dan memelihara website hotel), dan user resepsionis.

Gambar 4 Halaman Home

11

Untuk melakukan login diperlukan username dan password. Jika login

valid, maka web akan menampilkan tampilan yang sesuai dengan hak akses saat

login. User dengan hak akses sebagai manager dan resepsionis dapat melakukan

aktivitas yang hampir sama, perbedaannya adalah manager dapat memanipulasi

data karyawan dan data pelayanan.

Pada tampilan form data jenis kamar, user manager/resepsionis mengisi

maupun melakukan proses input, update, edit dan delete data-data jenis kamar

seperti jenis kamar, harga, dan gambar. Tampilan halaman jenis kamar dapat

dilihat pada Gambar 5.

Gambar 5 Halaman Jenis Kamar

Pada tampilan form data kamar, manager/resepsionis dapat menambah,

melakukan proses edit dan menghapus data-data kamar seperti jenis kamar dan no

kamar. Tampilan form data kamar dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6 Halaman Data Kamar

Pada tampilan form data booking, manager/resepsionis dapat melakukan

proses input, update, edit, dan delete data-data nomor kamar, tanggal booking,

tanggal check in, tanggal check out, nama pelanggan, negara, email, dan telepon.

Tampilan form data booking dapat dilihat pada Gambar 7.

12

Gambar 7 Halaman Data Booking

Pada tampilan form check in, manager/resepsionis dapat menambah,

melakukan proses edit, menghapus, maupun melihat data pelayanan, tagihan

check in, dan dapat melihat menu check out, jika memilih button check out yang

tersedia pada form check in. Data-data check in antara lain nomor kamar, tanggal

check in, tanggal check out, nama pelanggan, negara, email dan telepon. Tampilan

form check in dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8 Halaman Check In

Pada tampilan form pelayanan, manager dapat menambah, maupun

melakukan proses edit dan hapus data-data pelayanan, nama pelayanan, tarif, dan

keterangan. Tampilan form pelayanan dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 9 Halaman Pelayanan

13

Pada tampilan form check out, hanya dapat menghapus data-data no

kamar, jenis kamar, check in, check out, total tagihan nama, negara, email, dan

telepon. Tampilan form check out dapat dilihat pada Gambar 10.

Gambar 10 Halaman Check Out

Pada tampilan form pembayaran, manager/resepsionis dapat menambah,

mengubah maupun menghapus data-data tanggal bayar, jumlah pembayaran,

keterangan, nama pelanggan, negara, email, dan telepon. Tampilan form

pembayaran dapat dilihat pada Gambar 11.

Gambar 11 Halaman Pembayaran

Pada tampilan form karyawan, manager dapat menambah, mengubah

maupun menghapus data-data tanggal masuk, jabatan, nama karyawan, no

identitas, alamat, telepon, tempat lahir, tanggal lahir, status pernikahan, agama,

jenjang pendidikan, jurusan dan universitas. Tampilan form karyawan dapat

dilihat Gambar 12.

Gambar 12 Halaman Karyawan

14

Pengujian Sistem Setelah tahapan perancangan dan pembuatan aplikasi, maka pada tahap

akhir dilakukan pengujian aplikasi untuk mengetahui aplikasi yang dibuat dapat

berjalan dengan baik. Pengujian sistem yang dilakukan meliputi pengujian

validasi, pengujian performance, dan pengujian aplikasi pada user.

Validasi Dalam menguji validitas proses bisnis suatu sistem, diperlukan pengujian

sistem dengan cara memasukkan sejumlah data pada unit sistem yang utama, yang

telah diintegrasikan menjadi satu kesatuan dalam sistem ini, yaitu pengujian pada

unit sistem login, pencarian dan mengunggah informasi, sehingga dengan menguji

tiap unit sistem, secara tidak langsung pengujian sistem keseluruhan juga telah

dilakukan karena semua unit sistem tersebut memiliki output yang saling terkait

satu sama lain. Tabel 2 menunjukkan tabel pengujian validitas sistem yang telah

dilakukan. Tabel 2 Hasil Pengujian Validitas

No Point

Pengujian

Validasi

Input

Status Uji

1 Proses Login Valid Login Berhasil

2 Jenis Kamar Valid Data berhasil ditambah, ditampilkan,

diubah, dan dihapus

3 Data Kamar Valid Data berhasil ditambah, ditampilkan,

diubah, dan dihapus

4 Data Booking Valid Data berhasil ditambah, ditampilkan,

diubah, dan dihapus

5 Data Check

in

Valid Data berhasil ditambah, ditampilkan,

diubah, dan dihapus.

6 Data

Pelayanan

Valid Data berhasil ditambah, ditampilkan,

diubah, dan dihapus.

7 Data Check

out

Valid Data berhasil ditampilkan, dan

dihapus.

8 Data

Pembayaran

Valid Data berhasil ditambah, ditampilkan,

diubah, dan dihapus.

9 Data

Karyawan

Valid Data berhasil ditambah, ditampilkan,

diubah, dan dihapus.

10 Laporan Jenis

Kamar

Valid Data berhasil ditampilkan

11 Laporan Data

Kamar

Valid Data berhasil ditampilkan

12 Laporan Data

Booking

Valid Data berhasil ditampilkan

13 Laporan

Data Check

in

Valid Data berhasil ditampilkan

14 Laporan Data

Check out

Valid Data berhasil ditampilkan

15

15 Laporan Data

Pembayaran

Valid Data berhasil ditampilkan

16 Laporan Data

Jenis

Pelayanan

Valid Data berhasil ditampilkan

17 Laporan Data

Karyawan

Valid Data berhasil ditampilakn

18 Logout Valid Logout Berhasil

Hasil Evaluasi Prototype

Pada prototype 1 dilakukan evaluasi dengan hasil sebagai berikut: (1)

Evaluasi Prototype 1 : (a) Login belum ada pesan kesalahan; (b) Tabel jenis

kamar perlu ditambahkan gambar; (c) Tabel jenis kamar perlu ditambahi

keterangan yaitu berapa kamar yang tersedia. Hasil evaluasi prototype 1

dikembangkan menjadi prototype 2. Kemudian pada prototype 2 dilakukan

evaluasi. Hasilnya adalah sebagai berikut: (2) Evaluasi Prototype 2 : (a) Halaman

data kamar ditambah link top page atau kembali ke atas; (b) Form booking kamar

perlu validasi dan pemesanan untuk memasukkan email dan telepon; (c) Form

check in kamar perlu validasi dan pemesanan untuk memasukkan email dan

telepon. Hasil evaluasi prototype 2 dikembangkan menjadi prototype 3. Kemudian

pada prototype 3 dilakukan evaluasi. Hasilnya adalah sebagai berikut (3) Evaluasi

Prototype 3 : (a) Jumlah pembayaran tidak bisa diubah, dengan tujuan agar

resepsionis tidak dapat memanipulasi data pembayaran; (b) Perlu halaman print

untuk pembayaran. Hasil evaluasi prototype 3, dikembangkan menjadi prototype

4 yang telah dibahas pada bagian Pembahasan Web Sistem Informasi Manajemen

Hotel.

Pengujian Pengguna Untuk menguji kegunaan dari aplikasi yang telah dibuat, maka dilakukan

implementasi aplikasi yang telah dibuat, kemudian pengguna memberikan

penilaian melalui kuisioner yang telah diberikan. Analisis kualitas aplikasi yang

dilakukan berdasarkan nilai dengan menggunakan skala 1-5, dengan rincian

sebagai berikut: Skala 1 untuk sangat kurang; Skala 2 untuk kualitas kurang;

Skala 3 untuk kualitas cukup; Skala 4 untuk kualitas baik; dan Skala 5 untuk

kualitas sangat baik. Tabel 3 Penggujian Pengguna

No Obyek Pengujian Pengguna

1 Interface (Tampilan) 3

2 Menu Booking 3

3 Menu Check in 4

4 Menu Check out 4

5 Menu Pembayaran 3

6 User Friendly (Kemudahan Penggunaan) 4

16

Tabel 3 menunjukkan hasil pengujian pengguna sistem. Subyek yang

menguji aplikasi menilai interface dengan nilai 3 (Kualitas Cukup); Menu

booking, subyek yang menguji aplikasi menilai dengan skala 3 (Kualitas Cukup);

Menu check in, subyek yang menguji aplikasi menilai 4 (Kualitas Baik); Menu

check out, subyek yang menguji aplikasi menilai 4 (Kualitas Baik); Menu

pembayaran, subyek yang menguji aplikasi menilai 3 (Kualitas Cukup);

Kemudahan yang diberikan, Subyek yang menguji aplikasi menilai kemudahan

yang diberikan dengan skala 4 (Kualitas Baik).

Berdasarkan seluruh pengujian yang dilakukan maka Sistem Informasi

Manajemen Hotel Timor Dili yang dibangun dapat diimplementasikan dengan

baik, dan bermanfaat bagi Hotel Timor Dili.

5. Simpulan Berdasarkan hasil perancangan, implementasi, dan pengujian yang telah

dilakukan, sistem informasi yang dibangun dapat diimplementasikan pada

manajemen Hotel Timor Dili. Sistem informasi manajemen hotel berbasis web ini

dapat membantu pihak hotel dalam mengelola berbagai informasi hotel seperti

informasi data pemesanan, informasi data kamar, informasi data check in,

informasi data check out, informasi data tamu dan informasi data pembayaran.

Pengguna sistem informasi manajemen Hotel Timor Dili ini yaitu bagian

resepsionis dan manajer hotel, masing-masing bagian saling berhubungan dengan

menggunakan media intranet sehingga data yang dikelola adalah data yang up to

date. Saran untuk penelitian selanjutnya dalam pembuatan sistem informasi

manajemen hotel Timor Dili ini dapat disertakan juga sistem untuk pembayaran

online agar proses pemesanan lebih mudah.

6. Daftar Pustaka [1] Khusniatiy, 2007. Sistem Informasi Manajemen Perhotelan Dengan

Aplikasi Visual Basic Studi Kasus Pada Hotel Puri Indrakila Hotel dan

Cottage Ungaran. Jurusan Matematika. Fakultas Matematika dan Ilmu

Pengetahuan Alam. Universitas Negeri : Semarang.

[2] Jehan, 2010. Sistem Informasi Reservasi Pada Hotel Safari Ende. Jurusan

Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer.

STMIK AMIKOM : Yogyakarta.

[3] Ismail, 2011. Sistem Informasi Reservasi Sewa Kamar Hotel Berbasis Web

Studi Kasus Hotel Karlita Tegal. Program Studi Teknik Informatika,

Jurusan Matematika. Universitas Diponegoro UNDIP: Semarang.

[4] Supriyanto, Aji, 2005. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.

[5] Wardhana, Dhian Wisnu, 2004, analysis CRM terhadap Hotel Quality,

Program Study Magister Manajemen Jogjakarta, Thesis.

[6] Tarmoezi, Trizno, 2000, Hotel Front Office, Kesaint Blanc. Jakarta.

[7] Komar, Richard, 2006, Hotel Management (Manajemen Hotel), Penerbit :

Grasindo, Jakarta.

[8] W. Lazar dan E.J.Kelly (2006) Definisi pemasaran hotel. Retrieved

September 11, 2012. From: http://jurnal-sdm.blogspot.com

/2009/11/pemasaran-hotel-hotel-marketing.html.

17

[9] Arief, Abd Rahman, 2005, Ilmu perhotelan dan restoran, Bandung, Graha

Ilmu.

[10] Dimyati, Aan Surachlan SH, Pengetahuan Dasar Perhotelan, Cetakan III,

CV. Devin Galan, Jakarta, 1992.

[11] PBDEPDIKNAS (Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional), 2008,

KBBI Daring: Kamus Besar Bahasa Indonesia,

http:bahasa.kemdiknas.go.id/kbbi (diakses tanggal 10 september 2012).

[12] http://iamzeda.wordpress.com/2011/03/17/sistem-informasi-manajemen

perhotelan/.

[13] Pressman, Roger S, 2001. Software Engineering a Practitioner’s

Approach. New York : McGraw-Hill Higher Education.