BAB 18

AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Kelompok 2 :

1. Nurul Fajriah (023131223)

2. Nur C Afifi (023131236)

3. Dina Islami Rosyida (023131237)

4. Marietha Ayu Safitri (023131239)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS TRISAKTI

2015 / 2016

Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan

dan pembayaran kepada semua karyawan. Penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja

yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba bersih yang material. Audit atas siklus

penggajian dan personalia mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian

resiko pengendalian, pengujian pengendalian subtantif atas transaksi, prosedur analitis, serta

pengujian atas rincian saldo.

Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi:

Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian.

Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait.

Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua

perusahaan, bahkan perusahaan kecil sekalipun

Karena karakteristik tersebut, biasanya auditor menekankan pengujian pengendalian,

pengujian subtantif atas transaksi, dan prosedur analitis ketika mengaudit penggajian.

AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk

mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan

secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang diteima umum.

Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanya digunakan pada akhir

periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah

benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja

dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang

dihasilkan tetapi belum dibayar.

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA

DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir

dengan pembayaran kepada pegawai dan kepada pemerintah dan lembaga lainnya untuk

pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terutang.

Berikut ini adalah fungsi, dokumen terkait, dan pengendalian internal :

a. Kepegawaian dan Penempatan Pegawai :

1) Catatan kepegawaian ( personnel record ).

Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat

pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan tanggal berhenti

bekerja.

2) Formulir otorisasi pengurangan ( deduction authorization form ).

Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumblah

pembebasan untuk pemotongan pajak pengasilan, 401(K) dan program tabungan

pension lainnya, obligasi tabungan A.S. serta iuran serikat pekerja.

3) Formulir otorisasi tarif ( rate authorization form ).

Formulir ini digunakan untk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumber

informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau dalam

kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.

Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang

penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban

peggajian dalam setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam epat aktivitas

berikut diperlukan pengendalian yang memadai :

- Penyiapan kartu waktu oleh karyawan

- Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan

pembayaran bersih

- Penyiapan cek gaji

- Penyiapan catatan gaji

b. Pengelolaan Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji :

1) Kartu Absen ( time card )

Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai dan

berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat

berupa formulir kertas atau electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh

jam waktu atau pembaca kartu identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan

setiap minggu.

2) Tiket Waktu Kerja ( job time ticket )

Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang

dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan

oleh seorang karyawanmelakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam

departemen yang berbeda. Tiket waktu pekerjan seringkali diakukan secra

electronic dengan system pelaporan waktu dan beban

3) File Transaksi Penggajian

File yang dibuat oleh computer ini mencantumkan semua transaksi penggajian

yang diproses aoleh system akuntansi selama satu periode, seperti satu hari, satu

minggu, satu bulan, satu tahun.

4) Jurnal Penggajian ( Payroll journal ).

Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan

nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlsh pemotongan, serta

klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan

kedalam jurnal atau daftar juga diposting secara simultan ke buku besar umum dan

ke file besar induk penggajian.

5) Berkas Induk Penggajian ( payroll master file ).

Adalah file computer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian

bagisetiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar

selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini.

c. Pembayaran Gaji :

1) Cek Gaji ( payroll check )

Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran

atas jasa yang dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran

kotor dikurangi pajak dan potongan lainnya. Cek itu disimpan sebagai bagian dari

fungsi penyiapan penggajian, tetapi tanda tangan yang diotorisasi telahmembuat

cek tersebut sebagai aktiva. Setelah cek gaji dicairkanoleh karyawan, cek yang

dibatalkan lalu dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek gaji seringkali

disetorkan secara langsung dari rekening bank setiap karyawan.

2) Rekonsiliasi Rekening Bank Penggajian

Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas,

termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun

oenggajian impress (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah

dimana saldo bernilai kecil dipertahankan.

Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan cek atau transferdna

elektronik dari akun umum kevakun impress segera sebelum distribusi penggajian.

d. Surat Pemberitahuan Pajak, Penyiapan Surat Pemberitahuan dan Pembayaran

Pajak

1) Formulir W-2

Adalah formulir yang dikirim kesetiap karyawan untuk mengikhtisarkan setiap

menghasilan karyawan slama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, dan

potongan FICA (jaminan sosial). Informasi yang sama juga diserahkan kepada

internal revenue service dan komisi pajak Negara bagian serta local jika dapat

diberlakukan. Informasi ini disiapkan dari file induk penggajian dan biasanya

dibuat oleh komputer.

2) SPT pajak penghasilan

Adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local, Negara bagian, dan

federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak

perusahaan. Sifat dan tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung

pada jenis pajaknya. Formulir trsebut disiapkan dari informasi yang ada pada

induk file penggajian dan biasanya dibuat oleh computer.pembayaran pemotongan

pajak federal dan jaminan social akan jatuh tempo secara setengah mingguan atau

bulanan, tergantung pada julah pemotongan pajaknya.sebagian besar pajak

pengangguran negaara bagian jatuh tempo secara kuartalan.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN

PENGUJIAN SUBTANTIF ATAS TRANSAKSI

Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangan tersruktur  dan terkendali

dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhandan ketidak puasan

para karyawan, serta miminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang

terkait serta catatan penggajian biasanya diproses oleh computer. Karena perihal pembayaran

gaji relative umum dari perusahaan keperusahaan,maka harus tersedia system computer yang

berkualitas tinggi.

Karena memproses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program

harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan

pajak,umumnyaperusahaan menggunakan jasa penggajian dari luar untuk pemproses

penggajian. Auditor  juga dapat mengandalkan pada pengendalian internal organisasi jasa.

Hal ini bisa diterima jika auditor organisasi jasa menerbitkan laporan ( yang sering

kali disebut sebagai laporan SAS 70 ) Mengenai pengendalian internal organisasi jasa.

Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantive atatransaksi merupakan

bagian yang paling penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya

tidak bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi riiko salah saji yang material yang rendah

atau minimal, wlaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total

beban. Ada tiga alasan atas hal ini :

- Karyawan kemungkinan besar akan mengajkan keluhan kepada manajemen jika

mereka dibayar terlalu rendah.

- Semua transaksi penggajian tipikal seragam dan tidak rumit

- Trnsaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah Negara bagian dan

federal menyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan social, dan pajak

pegangguran.

1. Memahami pengendalian Internal – Siklus Penggajian dan Personalia

Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal,

pengujian pengendalian, dan pengujian substantive atas transaksi  bagi setiap tujuan

audit yang berkaitan dengan transaksi  diikhtisarkan.

- Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan keperusahaan. Karena itu,

auditor harus mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan

kelemahan yang merial untuk setiap organisasi.

- Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi peniaian risiko

pengendalian harus diuji dengan pengujian pngendalian.

- Jika klien merupakan sebuah perusahaan public, tingkat pemahaman pengendalian

dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini

tentang keefektifan pengendalian internal terhadap laporan keuangan.

- Pengujian substantive atas transaksi berfariasi tergantung pada risikopengendalian

yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh pengendalian

terhadap persediaan.

- Pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi akan

digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman

mungkin, dengan menggunakan program audit format kinerja.

2. Menilai Risiko Pengendalian yang Direncanakan

Dengan menggunakan pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia dapat ditentukan risiko pengendalian:

a. Pemisahan tugas yang memadai

Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam sikluspenggajian dan personalia,

terutama untuk mencegah pembayaran berlebihan dan pembayaran kepada karyawan

yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen

sumber daya manusia,yang pengendalian aktivitas penggajian kunci, seperti

menambahkan dan menghapus karyawan. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari

penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.

b. Otorisasi yang tepat

Hanya departemen sumbe daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah

dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta

pemotongan. Jumlah jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi

leh penelia karyawan. Persetujuan dapat dibubuhkan pada semua kartu waktu atau

dilakukan atas pengecualian hanya untuk jam lembur saja.

c. Dokumen dan catatan yang memadai

Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat system penggajian . kartu

waktu atau catatan memang diperlukan untuk karyawan perjam atau paruh waktu

tetapi tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayarkan berdasarkan

tingkat potongan atau system intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda.

d. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan

Akses kecek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangini

oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh

seorang yang independen dari fungsi pengendalian dan pencatatan waktu. Setiap cek

yang idak diklaim atau dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek

ditandatangani oleh mesin tandatangan , akses kemesin tersebut harus dibatasi.

e. Pengecekan yang independen atas kinerja

Penghitungan penggajian harus diverifikasi secara independen,termasuk perbandingan

total batch dengan laporan ikhtisar. Seorang anggota manajemenatau karyawan lain

yang bertanggung jawab harus mereview output penggajian untuk melihat salah saji

atau jumlah yang tidak biasa.

f. Penyiapan formulir pajak penggajian

Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor haru mereview

penghasilan dari setidaknya salah saji satu jenis formulir pajak penggajian yang

merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa pajak yang belum

dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai menyiapkan formulir pajak

secara benar.

g. Pembayaran pajak penggajian dan potongan lainya secara tepat waktu

Auditor harus menguji apakah klien telah memenuhi kewajiban hukmnya untuk

menyerahkan pembayaran semua pemotongan pajak penggajiansebagai bagian dari

pengujian penggajian walaupun pembayaran biasanya dilakukan dari pengeluaran kas

umum.

h. Hubungan antara penggajian dan penilaian persediaan

Jika penggajian merupakan bagian yang signifikan dari persediaan, yang merupakan

hal yang umum agi perusahaan manufaktur dan konstruksi, klasifikasi akun

penggajianyang tidak tepat dapat mempengaruhipenilaian aktiva material untuk akun

akun seperti barang dalam proses, barang jadi, atau konstruksidalam proses.

i. Pengujian atas karyawan yang tidak ada

Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan

(karyawan yang tidak ada ) seringkali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek

karyawan padahaldia sudah berhenti bekerja. Biasanya orang yang melakukan jenis

penggelapan ini adalah klerk penggajian, mandor, rekan karyawan, atau mungkin

mantan karyawan itu sendiri.

Merancang dan melaksanakan prosedur analistis untuk akun kewajiban penggajian

Merancang prosedur audit pengujian atas rincian saldo ukuran sampel akun kewajiban penggajian untuk item yg akan memenuhi tujuan dipilih audit yg berkaitan dengan saldo penetapan waktu

j. Pengujian atas kecurangan waktu

Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu lebih banyak

dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya

sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosdurnya

adalah merekonsilisasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan

catatanjam kerja yang indepeden, seperti yang seringkali diselenggarakan oleh

pengendalian produksi.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo Untuk Kewajiban

Penggajian

Tahap I

Tahap III

Tahap II

Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian disebut beban

penggajian akrual (accrued payroll expenses). Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo

utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah :

1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)

2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar

(pisah batas). Kedua tujuan ini adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji

atau akrual yang dihilangkan.

Mengidentifikasi risiko bisnis klien yg mempengaruhi akun kewajiban penggajian

Menetapkan salah saji yg dapat ditoleransi dan menilai risiko inheren untuk akun kewajiban penggajian

Menilai risiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia

Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substansi atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia

Akun Kewajiban Dalam Siklus Penggajian Dan Personalia

Jumlah Potongan Dari Gaji Karyawan

Gaji Dan Upah Akrual

Komisi Akrual

Bonus Akrual

Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, Atau Tunjangan Akrual Lainnya

Pajak Penggajian Akrual

Pengujian Atas Rincian Saldo Untuk Akun Beban

Kompensasi Pejabat

Beban Pajak Penggajian

Total Penggajian

Tenaga Kerja Kontrak

Tujuan Penyajian Dan Pengungkapan