SUMMARY PART 5:

PLANNING, WRITING, AND COMPLETING REPORTS AND

PROPOSALS

Disusun oleh:

Cendikiani Ayu Pambudi 1106015895

Elissa Wihadi 1106075761

Indah Permata Sari 1106018070

Leli Astuti 1106010805

Riski Hanifah 1306453584

Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia

2014

Statement of Authorship

“Saya/kami yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir

adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang

saya/kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya. Materi ini tidak/belum pernah

disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali

saya/kami menyatakan dengan jelas bahwa saya/kami menyatakan dengan jelas

menggunakannya. Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat

diperbanyak dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.”

Nama : Cendikiani Ayu Pambudi 1106015895

Elissa Wihadi 1106075761

Indah Permata Sari 1106018070

Leli Astuti 1106010805

Riski Hanifah 1306453584

Tandatangan :

Mata Ajaran : Komunikasi Bisnis

Judul Tugas : Summary - Planning, Writing, and Completing Reports and Proposals

Tanggal : 17 Maret 2014

Dosen : Dwi Hartanti S.E., M.Sc. / Helen Riyani Tanzil S.E., MBA  

CHAPTER 13

PLANNING REPORTS AND PROPOSALS

A. Creating Effective Reports and Proposals

Laporan merupakan suatu akun tertulis yang bertujuan untuk mengkomunikasikan

sebuah informasi dari aspek bisnis. Proposal merupakan suatu kategori tertentu dari

sebuah laporan yang menggabungkan penyampaian informasi dan komunikasi persuasif.

Ada 3 bentuk laporan : (1) Information report, yang menyediakan data, fakta, dan tipe

informasi lainnya tanpa analisis atau rekomendasi. (2) Analytical report, menyediakan

informasi dan analisis, dan bisa juga rekomendasi. (3) Proposal.

Pada dasarnya pembuatan laporan itu sangat bervariasi tergantung dari keadaan.

Laporan bisa bersifat voluntary, atau sebagai response kepada manajer atau customer,

kepada pihak internal atau eksternal. Sehingga hasil laporan pun juga bervariasi dan

kompleks. Bisa satu halaman atau bahkan puluhan halaman bergantung pada kebutuhan

dan kemampuan untuk berkontribusi dalam kesuksesan organisasi.

B. Applying The Three-Step Writing Process to Reports and Proposals

1. Plan. Mencakup analisa situasi/masalah ; mengumpulkan informasi ; memilih media

yang tepat untuk menyampaikan pesan ; mengatur informasi seperti menentukan ide,

memilih pendekatan langsung atau tidak langsung, dan membuat outline dari

struktur laporan informasi.

2. Write. Beradaptasi dengan audiens dengan membangun hubungan dengan mereka,

lalu menulis pesan dengan memilih kata yang bisa membantu menciptakan kalimat

yang efektif.

3. Complete. Merevisi isi pesan, memproduksi pesan tersebut dengan menggunakan

elemen design yang efektif, mereview layout pesan , lalu menyampaikan pesan

kepada audiens.

C. Value of Work Plan in the development of long Reports

Rencana kerja biasanye mencakup elemen dibawah ini :

1. Pernyataan masalah yang mendefinisikan apa yang akan di teliti.

2. Pernyataan tujuan yang mendefinisikan mengapa menyiapkan sebuahh laporan.

3. Tugas yang akan dicapai dan urutan yang akan dihasilkan.

4. Deskripsi dari apa yang akan dihasilkan dari penelitian.

5. Review dari tanggung jawab, tugas, jadwal, dan kebutuhan sumber daya.

6. Rencana untuk menindaklanjuti setelah menyampaikan laporan.

7. Working outline, berisi outline laporan yang masih tentative

.

D. Planning Informational Reports

Terdapat 4 kategori umum perencanaan laporan informasi :

1. Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasi. Seperti plans, yang berfungsi

membangun harapan dan pedoman untuk mengarahkan tindakan dimasa depan ;

operating reports, yang menyediakan umpan balik mengenai berbagai fungsi

organisasi seperti penjualan, beban, inventory ; personal activity, yang menyediakan

informasi mengenai pengalaman individu seperti adanya sales calls, industry

conference, dan lain sebagainya.

2. Laporan untuk mengimplementasikan kebijakan dan prosedur. Seperti policy reports

untuk memberitahukan prosedur baru, dan position paper yang menguraikan posisi

resmi seorang individu.

3. Laporan untuk mendemonstrasikan mengenai ketaatan. Seperti laporan tahunan

pajak.

4. Laporan untuk mendokumentasikan kemajuan bisnis. Seperti laporan status dan

daftar resiko proyek.

E. Key Elements for Business Plan

Perencanaan bisnis formal adalah yang akan ditampilkan ke khalayak luar seperti

investor dan bankir, biasanya mengandung unsur-unsur berikut : ringkasan dari konsep

bisnis, misi dan tujuan perusahaan, latar belakang perusahaan dan industri pesaing, serta

deskripsi produk dan pelayanan, analisis target pasar dan kunci persaingan, diskusi

kelompok manajemen, kesimpulan dari strategi pemasaran, desain dan membuat rencana,

rencana operasi, jadwal utama dengan kejadian yang penting, analisis kritikal resiko dan

masalah, proyeksi dan persyaratan keuangan, dan deskripsi permintaan diluar strategi.

F. Identify Three Steps to Ensure Effectiveness in Online Reports and Other Website

Contents

Dimulai dengan merencanakan bentuk dan tujuan garis edar sebelum menulis isinya.

Selanjutnya, pastikan anda membawa pembaca dalam pengawasan. Berikan mereka

banyak arahan yang fleksibel jadi mereka dapat membuat jalan mereka sendiri mengikuti

informasi berguna yang menarik yang mereka temukan. Jangan paksa mereka untuk

mengikuti skema yang kaku halaman per halaman. Terakhir, uraikan informasi ke dalam

potongan agar mudah diamati dan diserap dengan cepat.

G. Explain Three Types of Report Analysis

Secara umum analisis laporan ditulis untuk memperkirakan kesempatan, seperti

analisi pasar dan laporan hak yang seharusnya. Laporan dibuat untuk mengatasi masalah,

termasuk kesalahan dan kegagalan analisis laporan. Dan laporan untuk menunjang

keputusan termasuk kemungkinan dan pembenaran laporan.

Tiga langkah pokok cara untuk mengelompokkan analisis laporan yaitu dengan cara :

- memfokuskan pada kesimpulan

- memfokuskan pada masukan

- memfokuskan pada argument yang logis

H. Responding to Request For Proposal

Menjelaskan bagaimana anda berbicara dengan menuliskan proposal seharusnya

berbeda dengan ketika anda memberikan respon kepada permintaan formal proposal

(Request For Proposal : RFP). Hal yang penting untuk dipertimbangkan ketika

menanggapi RFP adalah mengikuti petunjuk RFP sampai ke detail yang kecil, karena

setiap penyimpangan bisa menjadi dasar untuk menolak proposal anda. Dengan proposal

yang tidak diminta, anda dapat memberi gelar cukup kebebasan dalam menentukan apa

informasi yang masuk dan bagaimana cara mengelolanya. Namun, ketika menanggapi

suatu RFP anda harus menyediakan semua informasi yang diminta dan mengikuti skema

organisasi ditentukan RFP tersebut.

CHAPTER 14

WRITING REPORTS AND PROPOSALS

A. Adapting Your Audience

Agar laporan dan proposal menjadi efisien, berlaku sensitif-lah dengan kebutuhan

audiens , sesuaikan dengan audiens yang dituju dengan menciptakan hubungan dengan

audiens, dan dapat mengontrol gaya dan nada. Menjadi sensitif dengan kebutuhan

audiens maksudnya adalah mempertahankan etiket, bersikap positif, dan menggunakan

bahasa yang bias tapi bebas. Membangun hubungan dengan audiens maksudnya

membuat laporan untuk orang yang dituju (internal maupun eksternal) mengerti apa yang

ditulis dan dapat membayangkan bagaimana organisasi yang sedang diceritakan. Oleh

karena itu, pemilihan konten dan bahasa dilakukan dengan hati-hati. Mengontrol gaya

dan nada maksudnya yaitu bagaimana cara menyampaikan informasi dengan baik kepada

audiens. Jika audiens sudah dikenal, dapat menggunakan gaya bahasa yang informal

sesuai dengan situasi dan budaya. Sedangkan gaya bahasa formal dapat digunakan ketika

berhubungan dengan organisasi lain atau ketika menyampaikan informasi yang panjang

serta kompleks.

B. Composing Reports and Proposals

1. Introduction : berisi tentang bagaimana kita mengangkat sebuah masalah dalam

laporan atau proposal, mengenalkan topik masalahnya dan mengungkapkan

alasannya mengapa hal tersebut penting, melihat kembali gagasan utama, serta

menentukan bagaimana gaya bahasa yang akan digunakan dalam menulis.

2. Body : menampilkan analisa, interpretasi, dari informasi yang didapatkan

sepanjang penelitian. Bisa juga berisi tentang bukti-bukti yang dapat mendukung

kesimpulan dan rekomendasi.

3. Close : menekankan poin utama dari sebuah pesan dan mengulangi kembali

kesimpulan dan rekomendasi yang telah dibuat; merangkum keuntungan yang

didapat oleh pembaca; serta memberikan rincian tentang siapa yang harus

melakukan, kapan, dimana, dan bagaimana.

C. Drafting Report Content

Karakteristik isi laporan yang efektif :

1. Accurate : informasi yang diberikan berisi fakta yang aktual.

2. Complete : didukung dengan adanya ilustrasi, penjelasan, dan memberikan

penjelasan kepada pembaca tentang apa yang harus mereka ketahui agar mereka

terbantu dalam mengambil keputusan.

3. Balanced : menyajikan semua sisi permasalahan secara adil dan merata, dan

mencakup semua informasi yang ada walaupun informasi tersebut tidak sesuai

dengan pemikiran pribadi.

4. Clear and logical : mengidentifikasi ide-ide dan mengatur agar ide tersebut

mudah untuk dimengerti sehingga dibutuhkan kalimat yang jelas dan terstruktur.

5. Documented properly : jika menggunakan sumber primer dan sekunder ,

cantumkan sumbernya.

Report Introduction : meliputi authorization, kapan, bagaimana, dan oleh siapa

laporan tersebut disetujui; problem/opportunity/purpose; scope; background,

kondisi historis atau faktor yang mendasari laporan ; sources and method, meliputi

sumber primer dan sekunder yang digunakan, metode yang digunakan seperti

kuesioner ; definition, mengenai hal-hal yang tidak familier bagi audiens ;

limitations , faktor diluar kendali yang mempengaruhi kualitas laporan; dan report

organization.

Report Body : meliputi penjelasan dari permasalahan ; fakta, penjelasan statistik,

dan tren ; hasil dari penelitian ; analisa potensial ; keuntungan dan kerugian,

kesimpulan dan rekomendasi (untuk direct report); alasan untuk mendukung

rekomendasi dan kesimpulan ; dan lain sebagainya.

Report Close : penutup laporan tergantung dari tipe laporan yang dibuat apakah

informational, analytical, atau proposal serta pendekatan yang digunakan apakah

pendekatan langsung atau tidak langsung. Untuk laporan yang panjang penutup

laporan dibagi menjadi kesimpulan, rekomendasi, dan actions.

D. Drafting Proposal Content

Strategies to Strengthen Proposal Argument :

1. Demonstrate your knowledge : apapun yang ditulis harus menunjukkan kepada

pembaca bahwa Anda memiliki pengetahuan dan pengalaman untuk

menyelesaikan masalah.

2. Provide concrete information and examples : menguraikan rencana dan

memberikan detail tentang bagaimana pekerjaan tersebut akan dilakukan serta

memberikan contoh konkret yang membujuk pembaca.

3. Research the competition : dalam hal ini, perusahaan secara efektif bersaing

dengan target pelanggan.

4. Prove that your proposal is workable : proposal yang dibuat harus sesuai dan

layak untuk audiens.

5. Adopt a “you” attitude : berhubungan dengan produk, jasa, atau personil untuk

kebutuhan yang tepat bagi pembaca baik proposal yang diminta maupun yang

tidak diminta.

6. Package your proposal attractively : memastikan bahwa proposal yang ditulis

telah sempura, mengundang pembaca, dan layak untuk dibaca.

Proposal Introduction :

Mempresentasikan dan merangkum permasalahan yang ingin di selesaikan. Berisi

tentang background or statement of the problem or opportunity, solution, scope,

organization.

Proposal Body :

Isi proposal yang efektif berisi tentang proposed approach, yang mendeskripsikan

apa yang akan ditawarkan ; work plan, menjelaskan bagaimana mencapai apa yang

akan dilakukan ; statement of qualification , mendeskripsikan pengalaman

organisasi, personil, dan fasilitas ; dan cost .

Proposal Close :

Merangkum poin kunci, menekankan keuntungan yang akan didapat pembaca,

membujuk pembaca untuk menerima proposal yang dibuat, memastikan bahwa

proposal yang dibuat itu singkat, tegas, dan dapat meyakinkan pembaca.

E. Drafting Online Content :

Aspek yang perlu diperhatikan agar pembuatan online content menjadi lebih efektif :

1. Berhati-hatilah untuk membangun kepercayaan dengan audiens. Pastikan bahwa

content yang dibuat akurat, current, complete, dan authoritative.

2. Sesuaikan content yang dibuat untuk audiens global.

3. Buat web dengan friendly-content.

4. Menyajikan informasi yang dibuat dengan ringkas, dan dengan format yang

skimmable.

5. Tulis link yang efektif. Karena link yang efektif dalam online report membantu

pembaca tahu persis apa yang diharapkan sebelum mereka meng-klik.

F. Helping Readers Find Their Way

1. Heading and Links :

Membantu pembaca mudah membaca laporan yang dibuat. Selain itu, pembaca

yang sibuk dapat dengan cepat mengerti isi dari laporan dengan membaca scanning

pada heading.

2. Transitions :

Laporan yang baik menggunakan transisi untuk membantu pembaca pindah dari

satu bagian dari laporan ke bagian selanjutnya.

3. Previews and Reviews :

Preview section mengenalkan informasi penting dengan membantu pembaca siap

untuk mendapatkan informasi baru. Hal tersebut berguna saat informasi yang

diberikan kompleks, unexpected, dan tidak familiar. Review section ada setelah isi

materi dan merangkum informasi yang ada. Review section ini membantu pembaca

menyerap rincian yang ada dalam sebuah gambar yang besar atau laporan yang

panjang.

G. Using Technology to Craft Report and Proposals

Beberapa hal penting untuk mengembangkan laporan dan proposal :

1. Templates

2. Linked and embedded document

3. Electronic forms

4. Electronic document

5. Multimedia document

CHAPTER 15

COMPLETING REPORTS AND PROPOSALS

A. Revising Your Reports and Proposals

Revisi terhadap konten dilakukan untuk memastikan bahwa laporan yang dibuat

jelas, padat, dan menarik.

B. Producing Your Reports and Proposals

1. Komponen Laporan Formal

Komponen yang ada di dalam laporan tergantung pada jenis laporan yang akan

ditulis, seberapa panjang isi laporan, apa yang pembaca ekspektasi dan butuh.

a. Bagian Pembuka

Merupakan bagian yang penting karena bagian pembuka dapat membantu

audience untuk menentukan apa yang akan dibaca dan bagaimana mereka

membaca laporan tersebut.

i. Cover : Pilih cover yang menarik dan tepat sesuai dengan topik laporan.

Pastikan cover berisi informasi yang dibutuhkan oleh pembaca.

ii. Title Fly and Title Page : Title Fly merupakan judul laporan yang

dituliskan dalam 1 halaman, biasanya hanya untuk formalitas.

Sedangkan Title Page berisi judul laporan, identitas orang atau

organisasi yang mengotorisasi laporan, identitas orang/organisasi yang

membuat laporan, dan kapan laporan tersebut disubmit

iii. Letter of Authorization and Letter of Acceptance : Letter of

Authorization adalah dokumen perintah membuat laporan, sedangkan

Letter of Acceptance adalah pernyataan perjanjian untuk membuat

laporan.

iv. Letter of Transmittal : Berisi pengenalan sekilas gambaran laporan

kepada pembaca.

v. Table of Content : bagan ulasan dan urutan dari informasi yang ada pada

laporan. Table of content harus diverifikasi dengan baik untuk

memastikan isi yang tertulis sudah akurat, lengkap, dan konsisten.

vi. List of Illustration

vii. Synopsis or Executive Summary : penjelasan laporan secara ringkas

yang berisi poin-poin penting, dan dirancang untuk memberikan

pembaca quick preview dari konten yang ada dalam laporan.

b. Bagian Isi dari Laporan

i. Introduction : pendahuluan yang baik mampu membuat pembaca tertarik

dan mengerti mengenai informasi yang ingin disampaikan dengan

menceritakan tentang apa yang akan dibahas, alasan mengapa laporan itu

penting. Namun pastikan jangan terlalu berlebihan.

ii. Body : bagian ini berisi informasi relevan seperti analisa, logika,

intepretasi dari suatu informasi yang mendukung kesimpulan dan

rekomendasi.

iii. Close : bagian penutup harus merangkum ide pokok yang ingin

disampaikan, menyoroti kesimpulan dan rekomendasi yang diberikan,

serta membuat daftar ekspektasi tindakan yang diharapkan untuk

dilakukan oleh pembaca.

c. Bagian Tambahan

i. Appendix : lampiran yang berisi konten-konten tambahan terkait dengan

laporan yang tidak terdapat dalam isi laporan karena terlalu

banyak/panjang dan tidak seluruh informasi nya relevan terhadap isi

laporan.

ii. Bibliograpy : daftar bacaan yang memperkaya tulisan sehingga tetap

dicantumkan penulis dengan atau tanpa dirujuk langsung di dalam teks.

Daftar pustaka alhasil memuat semua daftar bacaan sang penulis yang

disusun berdasarkan alfabetis, sama halnya dengan daftar rujukan

(references), tanpa memuat nomor halaman dari bagian sumber yang

dirujuk.

iii. Index : Indeks membantu pembaca mencari kata di antara ribuan kata,

memudahkan pembaca memeriksa apakah subyek tertentu dibicarakan,

menolong pembaca untuk segera menemukan topik yang ia cari melalui

kata-kuncinya.

2. Komponen Proposal Formal

a. Bagian Pembuka

Komponen cover, title fly, title page, table of contents, dan list of illustrations

secara umum sama seperti pada laporan formal. Namun, dalam komponen-

komponen berikut, terdapat sedikit perbedaan :

i. Copy of The RFP

Sebuah RFP terkadang meminta anda untuk memuat salinan dari RFP

tersebut pada bagian pembuka proposal.

ii. Synopsis or Executive Summary

Sinopsis atau executive summary seringkali kurang bermanfaat dalam

sebuah proposal formal dibandingkan dalam sebuah laporan formal.

Pada proposal, penyajian sinopsis atau executive summary dianggap

berlebihan dan tidak perlu karena letter of transmittal sudah cukup untuk

mendapatkan perhatian pembaca.

iii. Letter of Transmittal

Sifat dari letter of transmittal pada proposal bergantung pada apakah

proposal tersebut diminta atau tidak diminta. Jika proposal tersebut

memang diminta, gunakan letter of transmittal sebagai sarana untuk

menyampaikan pesan positif, tonjolkan aspek-aspek dari proposal yang

dapat memberikan anda keunggulan kompetitif. Jika proposal tersebut

tidak diminta, gunakan letter of transmittal sebagai sarana untuk

menyampaikan pesan persuasif, yang meyakinkan bahwa proposal

tersebut layak untuk dibaca.

b. Bagian Isi dari Proposal

Konten dan kedalaman dari setiap komponen bergantung pada apakah proposal

tersebut diminta atau tidak diminta, serta apakah proposal tersebut bersifat

formal atau informal.

i. Introduction : menyajikan dan memberikan inti dari masalah yang

hendak diselesaikan dan solusi terkait masalah tersebut, serta

menjelaskan keuntungan yang diperoleh pembaca dari solusi yang

ditawarkan

ii. Body : menjelaskan rincian yang terdapat dalam solusi secara lengkap

iii. Close : menekankan keuntungan yang diperoleh pembaca dari solusi

yang ditawarkan dan mendorong pembaca untuk membuat tindakan

C. Proofreading Your Reports and Proposals

Pada tahap ini, kita melakukan review secara menyeluruh terhadap proposal untuk

terakhir kalinya, sebelum proposal dibagikan kepada pembaca. Dalam mereview, kita

harus memperhatikan apakah terdapat inkonsistensi, komponen yang tidak lengkap atau

tidak ada, serta kesalahan penulisan (huruf dan tanda baca).

D. Distributing Your Reports and Proposals

Distribusi dapat dilakukan secara fisik, yakni dengan menggunakan jasa pengiriman

maupun kita sendiri yang memberikan proposal tersebut kepada pembaca. Selain itu,

distribusi juga dapat dilakukan secara elektronik.

E. Writing Requests for Proposals

- Terdapat enam komponen dalam RFP :

1. Company background : mencakup latar belakang perusahaan, prioritas bisnis,

dan informasi lainnya yang diperlukan pembuat proposal

2. Project description

3. Requirements : menjelaskan seluruh ekspektasi perusahaan terhadap para

pembuat proposal

4. Decision criteria : berisi kriteria yang digunakan perusahaan dalam menilai

(menerima atau menolak) proposal

5. Proposal requirements : menyebutkan aspek yang harus ada pada proposal yang

akan diterima, seperti bagian-bagian yang harus ada, media penyampaian,

jumlah salinan, dan sebagainya

6. Submission and contact information : menyebutkan kapan, di mana, dan

bagaimana para pembuat proposal dapat menghubungi perusahaan