PROSES PENJUALAN DAN PEMBELIAN BARANG

DI PT. MULTI GARMENTAMA

TUGAS

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Matakuliah Analisa Proses Bisnis

Kelas MI-14 Semester III

Oleh :

Kelompok Mix Fourteen

Haris Munandar 10506889

Moh. Habibi 10508656

Riyan Farismana 10508667

Baban Bakti N. 10508654

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2009

2

1. Objek Studi Kasus

Studi kasus dilaksanakan di PT. Multi Garmentama Jl. Bihbul Raya No.

99 km 6,7 Kopo Bandung pada proses penjualan dan pembelian barang dagang.

1.1. Sejarah Singkat PT. Multi Garmentama

PT. Multi Garmentama awalnya bernama PT. Menara Garisin, yaitu

sebuah perusahaan industri yang bergerak di bidang garment (pakaian jadi). PT.

Menara Garisin ini pada mulanya merupakan perusahaan keluarga yang tergolong

pada industri kecil dengan mengggunakan seperangkat peralatan yang sederhana

serta tenaga kerja yang masih sedikit.

Orientasi pemasaran produksi pada saat itu hanya ditujukan untuk

memenuhi kebutuhan masyarakat di daerah Bandung dan sekitarnya. Pada saat itu

hasil produksi yang dihasilkan oleh perusahaan berupa celana panjang, celana

pendek, kemeja panjang, kemeja pendek, kaos, jaket dan rompi.

Setelah perusahaan berjalan beberapa lama, hasil produksi mulai

digemari tidak hanya oleh masyarakat sekitar tapi juga oleh masyarakat luas.

Seiring dengan semakin bertambahnya permintaan dari konsumen juga pangsa

pasar yang memberikan harapan serta peluang yang baik, maka pada tahun 1992

didirikanlah PT. MENARA GARISIN yang mengambil lokasi di Jalan Bihbul

Raya No. 76 Kopo Bandung.

Setelah melakukan pengembangan industrinya kemudian perusahaan

diresmikan kembali pada tahun 1994 dengan nama baru yaitu PT. Menara

Garmentama dan berpindah lokasi di Jl. Bihbul Raya No. 103 Kopo Bandung.

Keadaan ini tidak berlangsung lama, karena adanya penggabungan usaha dari

3

pemilik saham baru, maka PT. Menara Garmentama ditutup dan didirikan

perusahaan baru dengan nama PT. Multi Garmentama pada tanggal 1 September

2000 dengan alamat Jl. Bihbul Raya No. 99 km 6,7 Kopo Bandung.

1.2. Struktur Organisasi PT. Multi Garmentama

Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi

dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai

suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk

gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan

garis-garis wewenang yang ada.

Struktur organisasi PT. Multi Garmentama Bandung adalah sebagai

berikut :

DIREKTUR UTAMA

GENERAL

MANAGER I

Product

Developmen

t

Marketing Accounting

Personalia

Teknik

Produksi

Washing

Proses

Produksi

Proses

Penunjang

Follow Up

Shipping

Gudang

Barang Jadi

Kas & Bank

Payroll

Cost

Accounting

General

Accounting

Umum

Kepegawaian

Keamanan

STRUKTUR ORGANISASI

PT. MULTI GARMENTAMA

PPIC

Gudang

Bahan Baku

Produksi

Purchasing

Keperluan

Produksi

Audit Intern

Follow Up

Gudang

Accesories

Cabang

4

1.3. Deskripsi Tugas (Job Description) PT. Multi Garmentama

Deskripsi tugas (Job Description) adalah suatu rincian yang menunjukan

posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan.

Periode tugas perlu dibuat agar masing-masing bagian mengerti akan

kedudukannya. Adapun deskripsi tugas yang ada didalam PT. Multi Garmentama

antara lain :

1. Direktur Utama

a. Menetapkan kebijaksanaan perusahaan dan program kerja tahunan untuk

seluruh kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

b. Mempunyai tanggung jawab luas terhadap seluruh pegawai maupun

kesejahteraan lainnya sesuai dengan ketentuan undang-undang yang ada.

c. Mempunyai hak untuk mengangkat dan memberhentikan karyawan juga

serta meminta pertanggung jawaban dari staf bagian tertentu.

2. General Manager

General Manager dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh

beberapa kepala bagian dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.

a. Menyusun anggaran bagi semua kegiatan yang ada dibagiannya.

b. Menyusun rencana kerja dan kegiatan sesuai dengan tujuan fungsionalnya.

c. Membuat laporan berkala tentang kegiatan dari masing-masing bagian dan

program kegiatan yang telah diperintahkan atasan.

3. PPIC (Planning Production Inventory Control) atau perencana produk dan

pengawasan.

a. Menyusun rencana produksi berikut kalkulasi harga pokok.

5

b. Menyusun pengaturan mesin, tenaga kerja dan bahan baku yang

diperlukan.

c. Mengawasi jalannya proses produksi dan membuat laporan produksi.

4. Bagian Administrasi Gudang

a. Menyediakan berbagai keperluan kantor, seperti formulir-formulir dan

dokumen yang dibutuhkan.

b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang.

5. Bagian Gudang Bahan Baku

a. Mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang.

b. Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan bahan baku dengan dokumen

yang sah.

6. Bagian Pembelian (Purchasing)

a. Mengurus program pembelian dan mengkoordinir proses pelaksanaan

pembelian dan pengangkutan hasil pembelian.

b. Mengusahakan teknik-teknik lain dalam pembelian untuk mendapatkan

bahan baku yang berkualitas tinggi dan menguntungkan.

c. Membuat laporan dan mempertanggung jawabkan aktivitasnya kepada

kepala bagian produksi.

7. Kepala Bagian Produksi

a. Menyusun rencana produksi, pengaturan mesin, tenaga kerja agar dapat

mencapai tingkat efisiensi yang optmal.

b. Memproduksi barang sesuai dengan rencana, baik kuantitas, kualitas

maupun ketepatan waktu.

6

c. Mengawasi jalannya proses produksi dan atas hasil produksi.

8. Inspektor

Tugasnya adalah melakukan pengawasan standar mutu terhadap hasil

produksi barang setengah jadi ataupun barang jadi. Bagian ini menentukan apakah

barang bisa dilanjutkan atau tidak, maka bagian ini akan mengembalikan barang

tersebut kepada unit-unit produksi dimana kesalahan itu berasal.

9. Bagian Marketing

a. Merencanakan jumlah penjualan serta merencanakan penyalurannya.

b. Mengatur dan mempersiapkan surat-surat yang berhubungan dengan

penjualan.

c. Membuat laporan dan mempertanggung jawabkan aktivitasnya kepada

Direktur Utama.

10. Bagian Follow Up

Tugasnya adalah memonitor barang yang akan dan sedang dikerjakan

mulai dari pengadaan bahan baku dan target-target produksi yang harus dicapai

sampai dengan produksi tersebut selesai.

11. Bagian Gudang Barang Jadi

a. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaannya.

b. Menyimpan barang-barang sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas

barang tersebut.

c. Mengeluarkan barang-barang atas dasar surat permintaan pengiriman

barang.

7

12. Kepala Bagian Accounting

Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari membawahi beberapa

bagian diantaranya adalah :

a. Kas dan Bank

Tugas pokoknya adalah menerima uang yang berasal dari penjualan

kontan atau penerimaan pembayaran utang secara langsung maupun dari sales.

Disamping itu bertanggung jawab dalam setiap pengeluaran uang untuk

pembayaran baik secara tunai, cek atau giro dan juga membuat laporan kas.

b. Payroll

1. Menghitung upah karyawan dan staf produksi sesuai dengan ketentuan

yang berlaku dan membuat laporan dua mingguan.

2. Membuat rencana atau taksiran biaya upah dari jam hari kerja yang telah

diterima dan melaporkan kepada finance.

c. Cost Accounting

1. Menyusun kelompok-kelompok biaya yang berhubungan dengan kegiatan

produksi baik itu biaya tetap maupun biaya variabelnya.

2. Membuat harga pokok barang dan laporan harga pokok produksi

3. Membuat laporan persediaan bahan baku, bahan pembantu, barang dalam

proses dan persediaan barang jadi.

d. General Accounting

Tugas pokoknya adalah membuat laporan kas, bank dan kredit serta

mencatat, menghitung dan membuat laporan hutang dan piutang.

8

13. Kepala Bagian Personalia

Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari membawahi beberapa

bagian diantaranya adalah :

a. Bagian Umum

b. Bagian Kepegawaian

c. Bagian Keamanan

1. Menyelenggarakan dan mengatur urusan kepegawaian secara keseluruhan.

2. Mengadakan seleksi penerimaan pegawai dan penempatan pegawai baru.

3. Mengelola dasar struktur gaji, penetapan golongan dan jabatan serta

penyusunan daftar gaji.

4. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan tata usaha kepegawaian dan

ketertiban umum.

2. Tinjauan Proses Bisnis

Proses bisnis yang kami amati adalah pada proses penjualan dan

pembelian barang yang terjadi di PT. Multi Garmentama.

2.1. Proses Penjualan Barang PT. Multi Garmentama

Untuk mengamati proses penjualan barang di PT. Multi Garmentama,

maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk

kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map.

2.1.1. Prosedur Penjualan Barang PT. Multi Garmentama

Prosedur penjualan barang yang sedang berjalan pada PT. Multi

Garmentama Bandung adalah sebagai berikut :

9

1. Konsumen menyerahkan data barang yang akan dibeli kepada Kasir toko.

Kemudian Kasir akan memasukkan data barang dan membuat nota

penjualan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada konsumen,

rangkap ke 2 akan diarsipkan oleh kasir.

2. Berdasarkan arsip nota penjualan, Kasir kemudian membuat laporan

penjualan harian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada

Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan.

3. Setelah menerima rekapitulasi nota penjualan dan laporan penjualan harian

dari Kasir, Fashion Advisor kemudian membuat laporan penjualan

mingguan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 digunakan untuk membuat

surat permintaan barang dan rangkap 2 diserahkan ke bagian Marketing.

4. Fashion Advisor kemudian akan membuat surat permintaan barang,

berdasarkan laporan penjualan mingguan rangkap 1. Surat permintaan

barang rangkap 1 diberikan kepada bagian Marketing, sedangkan Surat

permintaan barang rangkap 2 akan diarsipkan.

5. Setelah menerima surat permintaan barang rangkap 2 dari Fashion

Advisor, bagian Marketing membuat order penjualan sebanyak 2 rangkap.

Rangkap 1 untuk membuat laporan penjualan bulanan dan rangkap 2

diserahkan kepada bagian Gudang.

6. Berdasarkan order penjualan dari bagian Marketing, maka bagian Gudang

akan membuat surat jalan jual yang kemudian diteruskan ke bagian

Administrasi. Bagian Gudang juga akan membuat laporan stok barang

10

berdasarkan order penjualan, sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan

ke bagian Marketing dan rangkap 2 diarsipkan.

7. Setelah surat jalan jual diterima dari bagian Gudang, maka bagian

administrasi akan membuat faktur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1

diberikan kepada Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan.

8. Setelah menerima faktur jual dari bagian Gudang, kemudian Fashion

Advisor akan mengecek faktur jual tersebut. Jika terdapat barang yang

cacat, maka akan dibuat nota retur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1

diberikan kepada bagian Pembelian dan rangkap 2 akan diarsipkan.

9. Berdasarkan order penjualan rangkap 1, laporan penjualan mingguan dan

nota retur jual dari Fashion Advisor serta laporan stok barang dari bagian

Gudang, maka bagian Marketing akan membuat laporan penjualan bulanan

sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk diarsipkan, rangkap 2 diberikan

kepada Bagian Keuangan sedangkan rangkap 3 diberikan kepada General

Manager.

10. Setelah menerima laporan penjualan bulanan dari bagian Marketing,

bagian Keuangan akan membuat Laporan Penjualan Keuangan sebanyak 2

rangkap. Rangkap 1 akan diarsipkan sedangkan rangkap 2 diberikan

kepada General Manager.

11

2.1.2. Flowmap Penjualan Barang PT. Multi Garmentama

Konsumen Kasir Fashion Advisor Marketing Gudang Administrasi General ManagerBagian Keuangan

Data Barang

21

Nota Penjualan

Membuat

Laporan

Penjualan Harian

21

Lap. Penjualan

Harian

1

Nota Penjualan

A.

LPH

2

Nota Penjualan

Membuat

Laporan

Penjualan

Mingguan

Membuat Surat

Permintaan

Barang

21

Surat Permintaan

Barang

Membuat

Laporan

Penjualan

Bulanan

3

2

A.

NP

A.

LPB

1

Lap. Penjualan

Harian

A.

SPB

3

Lap.Penjualan

Bulanan

21

Lap. Penjualan

Mingguan 2

Lap. Penjualan

Mingguan

1

Surat Permintaan

Barang

Membuat Order

Penjualan

21

Order

Penjualan

2

Order

Penjualan

Surat Jalan

Jual

Surat Jalan

Jual

Membuat

Faktur

21

Faktur

Jual

A. FJ

1

Faktur Jual

Data Barang

Membuat

Surat Jalan

2

Membuat Nota

Retur Jual

1

Nota Retur

Jual

21

Nota Retur

Jual

A.

NRJ

2

1

Lap. Penjualan

Keuangan

2

Lap.Penjualan

Bulanan

2

Lap.Penjualan

Keuangan

1

Lap. Penjualan

Bulanan

A.

LPK

Membuat

Laporan

Penjualan

Keuangan

Memasukkan

Data Barang

Membuat

Laporan Stok

Barang

Membuat

Nota Penjualan

A.

LSB

1

Laporan Stok

Barang

Data Barang

A.

LPH

Keterangan :

A.LPH : Arsip Laporan Penjualan Harian A.NP : Arsip Nota Penjualan

A.SPB : Arsip Permintaan Barang A.NRJ : Arsip Nota Retur Jual

A.LPB : Arsip Laporan Penjualan Bulanan A.FJ : Arsip Faktur Jual

A.LSB : Arsip Laporan Stok Barang

A.LPK : Arsip Laporan Penjualan Keuangan

12

2.2. Proses Pembelian Barang PT. Multi Garmentama

Untuk mengamati proses pembelian barang di PT. Multi Garmentama,

maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk

kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map.

2.2.1. Prosedur Pembelian Barang PT. Multi Garmentama

Adapun prosedur pembelian barang pada PT. Multi Garmentama

Bandung yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Bagian Pengadaan Barang menerima laporan stok barang dari bagian

Gudang. Jika stok barang yang ada di gudang sudah mendekati stok aman,

maka bagian Pengadaan Barang akan membuat permintaan pembelian

sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diserahkan ke

bagian Pembelian.

2. Setelah menerima permintaan pembelian dari bagian Pengadaan Barang,

bagian Pembelian kemudian membuat order pembelian sebanyak 3

rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke Suplier, rangkap 2 diserahkan ke

bagian keuangan dan rangkap 3 diarsipkan.

3. Bagian Gudang kemudian akan memeriksa barang dan surat jalan beli

yang diterima dari Suplier. Jika barang tersebut ada cacat maka bagian

Gudang akan membuat nota retur beli sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1

diserahkan ke Suplier sedangkan rangkap 2 diarsipkan. Tetapi jika barang

tersebut tidak ada cacat, maka bagian Gudang akan membuat laporan

penerimaan barang sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan ke bagian

Pembelian dan rangkap ke 2 diarsipkan.

4. Kemudian bagian pembelian akan mendapat faktur beli dari Suplier.

13

5. Berdasarkan order pembelian yang diterima dari bagian Pembelian, bagian

Keuangan akan mencetak kontra Bon sebanyak 3 rangkap. Rangkap 2

diserahkan kepada Suplier rangkap 3 diarsipkan dan rangkap 1 digunakan

untuk melakukan pembayaran. Setelah bagian Keuangan melakukan

pembayaran, maka akan dihasilkan kwitansi sebanyak 2 rangkap. Rangkap

1 diserahkan kepada Suplier dan rangkap 2 diarsipkan.

6. Faktur beli dari Suplier dan laporan penerimaan barang kemudian akan

menjadi dasar dalam pembuatan laporan pembelian. Bagian Pembelian

akan membuat laporan pembelian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1

diserahkan kepada General Manager dan rangkap 2 diarsipkan.

14

2.2.2. Flowmap Pembelian Barang PT. Multi Garmentama

2

Lap. Stok

Barang

Membuat

Permintaan

Pembelian

21

Permintaan

Pembelian

A.

OP

A.

PP

2

Lap. Stok

Barang

1

Permintaan

Pembelian

Membuat

Order

Pembelian

32 2

Order

Pembelian

Membuat

Kontra Bon

Gudang

32

1

Kontra Bon

Melakukan

Pembayaran

21

Kwitansi

1

Order

Pembelian

1

Order

Pembelian

2

Kontra Bon

1

Kwitansi

Surat Jalan

Beli

A.

LP

A.

NRB

1

Nota Retur

BeliMembuat

Lap.

Penerimaan

Barang

Surat Jalan

Beli

2

Membuat

Nota Retur

21

Nota Retur

Beli

Membuat

Lap.

Pembelian

2

Faktur BeliFaktur Beli

1

Lap.Pembelian1

Lap.Pembelian

Bagian

Pengadaan BarangBagian Pembelian Supplier Bagian Keuangan General Manger

A.

KB

A.

KWTLap.Penerimaan

Barang

A.

LSB

1

Lap.Penerimaan

Barang

A.

LPBE

Keterangan :

A. PP : Arsip Permintaan Pembelian A.KB : Arsip Kontra Bon

A. OP : Arsip Order Pembelian A.KWT : Arsip Kwitansi

A. LP : Arsip Laporan Pembelian A.NRB : Arsip Nota Retur Beli

A.LPBE : Arsip Laporan Penerimaan Barang

15

3. Benchmarking

Setelah dilakukan pemetaan proses pembelian dan penjualan barang pada

PT. MULTI GARMENTAMA, kami memutuskan untuk melakukan

benchmarking pada proses penjualan barang yang terjadi pada PT. MULTI

GARMENTAMA. Karena menurut kami, proses penjualan pada PT tersebut

belumlah dirasakan optimal. Selain itu, sistem pengarsipan data, laporan-laporan

penjualan dan pembelian barang yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis

juga memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan arsip.

Masalah lainnya adalah lambatnya proses pengolahan data penjualan

barang, yang disebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut,

sehingga sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan

barang.

Dalam hal ini, kami melakukan benchmarking PT. MULTI

GARMENTAMA dengan Bandung Book Center (BBC) yang meskipun tidak

terlalu besar, namun dalam proses penjualan yang dilakukannya dirasakan lebih

baik dari PT. MULTI GARMENTAMA.

Tabel Perbandingan

PT MULTI GARMENTAMA BANDUNG BOOK CENTER

Pelanggan meminta katalog produk

langsung ke perusahaan.

Pelanggan melihat katalog produk

secara online, sehingga pelanggan

tidak perlu datang langsung ke

perusahaan untuk meminta katalog

produk.

Pemesanan barang dilakukan melalui

telepon ataupun datang langsung ke

perusahaan, sehingga memungkinkan

terjadinya kesalahan dalam barang

yang dipesan.

Pemesanan barang dilakukan secara

online. Sehingga kemungkinan

kesalahan pemesanan kecil, karena

pemesanan barang dapat dilakukan

sesaat setelah pelanggan menemukan

16

barang yang dicarinya di katalog

online.

Proses penjualan dilakukan secara

manual, yaitu pelanggan mendatangi

perusahaan dan menyerahkan data

barang yang akan dibelinya.

Proses penjualan, selain dengan cara

manual, dilakukan juga penjualan

secara online, dimana pelanggan

dapat memilih buku yang ada di

katalog online, dan memesannya

untuk kemudian diantarkan oleh

pegawai BBC ke tempat pelanggan.

Laporan penjualan harian dilakukan

secara manual, yaitu dengan

mengumpulkan nota-nota penjualan

yang terjadi dalam satu dan

menghitungnya serta mencatatnya ke

dalam buku laporan.

Laporan penjualan harian dilakukan

secara komputerisasi, yaitu setiap

penjualan barang, maka data tersebut

akan langsung diproses oleh

komputer untuk dibuatkan laporan

harian.

Dokumen penjualan disimpan dengan

cara diarsipkan, sehingga sulit dicari

apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Dokumen penjualan disimpan dalam

data base komputer, sehingga mudah

dicari apabila sewaktu-waktu

dibutuhkan.

4. Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis tehadap proses penjualan dan pembelian yang

sedang berjalan saat ini, maka dapat disimpulkan bahwa secara garis besar sistem

yang ada sudah cukup baik, walaupun masih memiliki kelemahan antara lain :

a. Sistem pengarsipan data, laporan-laporan penjualan dan pembelian barang

yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis, memungkinkan terjadinya

kerusakan atau kehilangan arsip.

b. Lambatnya proses pengolahan data penjualan dan pembelian barang, yang

disebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut, sehingga

17

sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan dan

pembelian barang.

Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, maka menurut kami PT. Multi

Garmentama perlu menerapkan proses bisnis yang terkomputerisasi.